KEPANITIAAN DAN

PEMBAGIAN

TUGAS

IKAROHIS SMAN 1 MAGETAN

JANUARI 2013

PELATIHAN

TA’A

RU

Fo Alumni SMAN 1 Magetan

lulusan 2010o Mahasiswa Fakultas

Pertanian Universitas

Brawijaya Angkatan 2010

Tomy SofyantoMagetan, 3 Mei 1991085746404045@tomy_sofyan

PEN

GA

LAM

AN

O

RG

AN

ISA

SI

SMA• Ta’mir Masjid Al Hakim SMAN 1

MAGETAN 2008-2009

• Wakil Ketua Pramuka SMAN 1

Magetan 2008-2009KAMPUS• Ketua Umum Tim Mentoring

Pusat UAKI UB 2013• Ketua Umum Forsika FP UB

2012• Ketua Divisi Mentee Tim

Mentoring Pusat UAKI UB 2011

• Koordinator Alumni ROHIS

SMAN 1 Magetan Angkatan

2010-sekarang• Anggota Kesatuan Aksi

Mahasiswa Muslim Indonesia

(KAMMI) Komisariat Brawijaya

2010-sekarang

TAU

JIH

“ Wahai pemuda! Gerakan ini

akan menang jika kita memiliki

iman kuat, tulus dan ikhlas

kepadanya, punya semangat yang

berkobar – kobar, kesiapan

berkorban dan beramal untuk

mewujudkannya. Empat rukun

ini : Iman, Ikhlas, semangat dan

amal, merupakan ciri khas

pemuda.

Sesungguhnya dasar iman adalah

hati yang hidup, asas ikhlas ialah

hati yang suci murni, landasan

semangat yaitu perasaan yang

kuat dan amal adalah tekad yang

selalu segar “

(Pesan Imam Hasan Al Banna untuk

para pemuda )

JALA

N D

AKW

AH

Seindah-indah rupawan dunia,

takkan seelok rupa kita di surga

Semanis-manis madu dunia,

takkan semanis madunya surga

Secantik-cantik wanita dunia,

takkan secantik bidadari surga

Serindu-rindu pada saudara,

takkan serindu kita pada Rasul-Nya

Berat dakwah yang kita pikul,

Berat asa yang kita bawa,

Berat cinta pada saudara nan jauh sana

Do’a, harap, tujuan hidup dan misi yang besar

Menuai cinta saudara..

berawal ROHIS SMAN 1 Magetan..

Berlanjut FORSIKA Pertanian

Serta Tim Mentoring Brawijaya..

JALA

N D

AKW

AH

Mengukir Islam di atas segalanya...

Kejernihan pikir dan kemurnian cinta

Akankah ada di dalam jiwa

Kelapangan hati dan kepekaan rasa

Akankah ada dalam sanubari kita

Sebagai insan yang sedang berusaha

Mulai dari hati nuraniMulai dari diri sendiri

Dan di mulai pada saat ini

Untuk menegakkan agama Ilahi

Islam is my way....Tomy Sofyanto(dalam jejak dakwah)

AMANAH , TANGGUNG JAWAB PEMIMPIN DAN ANGGOTA

Hal –

Hal yang

Mem

bantu

Terl

aksa

nanya T

ugas

Pem

impin

1.Ikhlas karena ALLAH semata,

2.Peka terhadap pengawasan dan penjagaan

ALLAH SWT.3.Memohon pertolongan dan perlindungan

ALLAH4.Memiliki rasa tanggung jawab besar.

5.Memberikan perhatian yang cukup kepada

masalah tarbiyah dan menyiapkan penerus.

6.Terjalinnya rasa kasih sayang dan ukhuwah

yang tulus di kalangan anggota organisasi

7.Pimpinan harus benar – benar

merencanakan program yang tepat, tujuan,

tahapan, cara, sarana, persiapan sesuai

dengan kemampuan.8.Setiap anggota organisasi harus merasakan

bagaimana beratnya amanah dan tanggung

jawab pimpinan.9.Pimpinan harus memiliki cita – cita & tekad

berjuang.

Sif

at

dan A

khla

k

yang H

aru

s D

imilik

i Seti

ap P

em

impin

(bagia

n 1

)

1. Senantiasa mengharapkan akhirat

dengan ikhlas karena ALLAH semata.

2. Berdaya ingat kuat, bijak, cerdas,

berpengalaman dan berwawasan luas,

berpandangan jauh ke depan dan

tajam, Berperangai penyantun, kasih

sayang, lemah lembut dan ramah.( Q.S 3

: 159 )3. Bersahabat.( Q.S 5 : 54 )

4. Berani dan sportif, tidak pengecut dan

membabi buta.( Q.S Al Fath : 29 )

5. Shidiq. ( Q.S Al Ahzab : 23 – 24 )

6. Tawadhu. ( Q.S Asyu’ara : 215 )

7. Memaafkan, menahan amarah dan

berlaku ihsan.( Q. S 3 : 134 )

8. Menepati janji dan sumpah setia. ( Q.S Al

Fath : 10 )9. Sabar. ( Q. S 2: 153 )

Sif

at

dan A

khla

k

yang H

aru

s D

imilik

i Seti

ap P

em

impin

(bagia

n 2

)

10. ‘Iffah ( kesucian jiwa ) dan kiram ( tidak

mudah untuk tunduk kepada hawa

nafsu dan yang mengotori jiwa. ) Q. S

Al Hasyr : 9.11. Wara’ ( menjauhkan dari hal syubhat )

dan zuhud ( meninggalkan hal berbuat

dosa ).12. Adil dan jujur. ( Q.S 5 : 8 )

13. Tidak mengungkit – ungkit dan

menyombongkan diri.

14. Memelihara hal – hal yang dimuliakan

ALLAH. (Q.S Al Hajj : 30 )

15. Berlapang dada dan tidak melayani

pengumpat dan pengadu domba.

16. Tekad yang bulat, tawakkal dan yakin.

( Q.S Athalaq : 3 )17. Sederhana dalam segala hal.

18. Bertahan dalam kebenaran dengan

teguh dan pantang mundur.

19. Menjauhi sikap pesimistis

Bebera

pa P

etu

nju

k

Perg

aula

n A

nta

ra

Pem

impin

dan

Anggota

(bagia

n 1

)

1. Pemimpin harus pandai memilih orang

tepat dalam memegang jabatan.

2. Tidak boleh bersikap pesimitis dan buruk

sangka.3. Pemimpin dapat bergaul rapat dengan

anggotanya.4. Memperbaiki pembagian tugas dan

menentukan spesialisasi supaya tidak

tumpang tindih.5. Menentukan, mengatur dan

memudahkan jalur komunikasi di setiap

peringkat. 6. Berusaha sungguh – sunguh

meningkatkan posisi kepemimpinan dan

melatih anggota sesuai dengan bidang

masing – masing. 7. Penting memberikan kebebasan kepada

anggota untuk memilih sarana dan cara

yang paling baik untuk membantu

pelaksanaan tugasnya.

Bebera

pa P

etu

nju

k

Perg

aula

n A

nta

ra

Pem

impin

dan

Anggota

(bagia

n 2

)

8. Selalu membangkitkan semangat kerja sama

dengan anggota.9. Harus membiasakan diri bermusyawarah

dengan manggotanya.

10.Menentukan keputusan dan perintah yang

hendak dilaksanakan.

11.Diadakannya pertemuan rutin

12.Memperhatikan setiap rangkaian dan mata

rantai dalam komunikasi,

13.Perlu dikaji situasi yang menyebabkan

anggota yang melakukan kesalahan tersebut.

14.Mewaspadai dalam menjalankan tindakan

pemecatan dan pembekuan keanggotaan

karena kesalahan yang dilakukan.

15.Memperhatikan setiap anggota yang

diberikan amanah dan cepat menegurnya jika

melakukan kesalahan.

16.Perlu mendorong dan meningkatkan semangat

anggota.17.Semua anggota bekerja semata – mata karena

ALLAH .18.Memiliki pengetahuan lengkap tentang

perjalanan gerakan, pelaksanaan dan aktivitas

yang dilakukan para pelaksana.

19.Meminta pandangan dan saran anggota

tertentu yang berguna kelancaran strategi

da’wah.20.Anggota tidak boleh diberi amanah kecuali ia

telah menguasai bidang tersebut.

21.Orang yang terlalu bersemangat sebenarnya

sangat berbahaya jika diberikan amanah yang

strategis.22.Meningkatkan moral anggotanya

23.Memperhatikan kelurusan, keaslian dan

kemantapan jalan da’wah serta menjauhi

penyimpangan.

Bebera

pa P

etu

nju

k

Perg

aula

n A

nta

ra

Pem

impin

dan

Anggota

(bagia

n 3

)

24.Memadukan antara generasi pertama dan

generasi penerus dalam setiap kegiatan.

25.Mewaspadai terhadap usaha musuh yang

berpura – pura bergabung sebagai batu

loncatan untuk tujuan mereka.

26.Memelihara tabiat gerakan da’wah dengan

seluruh potensi yang ada.

27.Waspada dan berhati – hati dalam

mengeluarkan keputusan yang menyangkut

darah seorang muslim, kecuali setelah di cek

dengan teliti.

Bebera

pa P

etu

nju

k

Perg

aula

n A

nta

ra

Pem

impin

dan

Anggota

(bagia

n 4

)

JOB DESC (Job Description)

Kerj

a T

im

Dalam sebuah kepanitiaan bukanlah

kerja seorang Ketua Pelaksana saja. Namun

menjadi sebuah kerja

tim panitia didalamnya.“Jangan menjadi Superman tapi jadilah

Superteam.”

Berjalannya suatu acara

yang dilaksanakan bukanlah menjadi tujuan

mutlak suatu Kepanitiaan dibentuk. Namun Kesolidan Tim

Panitia juga diasah di

Kepanitiaan yang diadakan.“Teamwork...Teamwor

k.. Teamwork..,”

Contoh Suatu Job desc Kepanitiaan

PERSAMAAN DAN PERBEDAAN DI SMA DGN DI KAMPUSSampel SMA = ROHIS SMAN 1 MagetanSampel Kampus = Mentoring Universitas Brawijaya Malang

Persamaan :1. Kapel, Bendpel, Sekpel, Konsumsi (persamaan nama)2. Sie Kegiatan (SMA) dg Sie Acara (Kampus). (persamaan tugas)

Perbedaan :1. Di SMA dibedakan Publikasi, Dekorasi & Dokumentasi, di

Kampus menjadi satu Sie PDD2. Di SMA adanya Sie Keamanan, Kampus tidak3. Di Kampus ada Sie Kestari, SMA tidak4. Di SMA ada Wakapel, Kampus tidak5. Di SMA hanya Sie Humas, Kampus ada Sie Humas & Danus6. Di SMA hanya Sie Peralatan, Kampus lebih kompleks Sie

Transportasi, Akomodasi dan Peralatan

7. Di SMA belum ada Jobdesc panitia secara jelas dan terperinci, Kampus sudah ada

8. dll

Job Desc Kepanitiaan Grand Opening Recharge Emotional Spiritual Quotiont (GNORES-Q) Universitas Brawijaya

Ketua Pelaksana

Tomy SofyantoFakultas Pertanian UB

Sie Acara1. Membuat anggaran dana untuk

keperluan acara

2. Menyusun susunan acara dan kronologis (run down) acara juga sesegera mungkin dikoordinasikan dengan seluruh panitia.

3. Menentukan pemateri, MC, dan pengisi acara lainnya yang sebelumnya dikonsultasikan dengan orang yang berpengalaman atau kompeten di bidangnya dan dan menjelaskan konsep acara (formal,semi formal, atau informal)

4. Membuat kisi-kisi materi seminar/training dan memberikannya pula ke pemateri

5. Terus memfixkan pemateri (siapa, kapan, dimana, materi apa yang akan disampaikan)

6. Jangan lupa Meminta CV pemateri

7. Menyediakan souvenir untuk pemateri

8. Mengadakan gladi bersih untuk memudahkan pelaksanaan pada hari H

9. Briefing koordinasi terakhir dengan seluruh panitia sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain tahu jika ada perubahan-perubahan baru mengenai pelaksanaan acara.

10. Koordinasi dengan sie lain:

Sie Humas

Koordinasi berhubungan dengan pemateri, tamu undangan,

Sie Kestari

Berhubungan dengan surat permohonan pemateri, CV pemateri

Sie Danus

Untuk mengetahui ada atau tidaknya sponsor yang meminta waktu untuk presentasi.

Untuk mengetahui produk-produk sponsor yang bisa dipakai untuk doorprise

Sie Konsumsi

Koordinasi mengenai waktu makan/ pembagian konsumsi

Sie PDDM

Konsep acara untuk setting ruangan

Iklan dari sponsor yang harus ditampilkan

Backsound atau tampilan yang mendukung acara

Sie Transkoper

Koordinasi mengenai kebutuhan peralatan selama acara berlangsung

Koordinasi waktu penjemputan dan waktu kehadiran pemateri

Sie Humas dan DanusA. Danus

1. Membuat list sponsor

2. Meminta proposal sponsorship ke sie kestari sesuai dengan format yang disepakati. Perlu diperhatikan, rata-rata sponsor mau memberi bantuan jika kita mengirim proposal min.1 bulan bulan sebelum hari H. jadi kita harus gerak cepat!!

3. Mengupayakan penambahan dana usaha bagi kelancaran acara melalui berbagai upaya kewirausahaan (berjualan,dll..) mencari uang sebanyak-banyaknya (yang halal ^^)

4. Menjalin kerjasama dengan sponsor untuk membantu terselenggaranya acara, misalnya sumbangan uang, publikasi (seperti Indosat pada tahun kemarin), konsumsi, souvenir, acara

5. Jangan lupa untuk terus berhubungan dengan tempat-tempat pengajuan sponsorship dan permohonan dana. Usahakan semaksimal mungkin sampai mereka mau memberikan sponsor dan bantuan dana

6. Membuat deadline pencantuman logo sponsor di publikasi (pamphlet, leaflet, dll). Usahakan 3 minggu sebelum hari H sudah memegang logo semua sponsor.

7. Kerjasama dengan sie PDDM, berikan

logo sponsor ke mereka untuk diproses. Pastikan jika pencantuman logo sponsor sesuai dengan kesepakatan dengan pihak yang memberi sponsor.

8. Setelah hari H, Jangan lupa untuk meminta sie kestari untuk membuat LPJ untuk diberikan kepada pihak-pihak yang telah memberikan sponsor dan bantuan dana. Berikan bukti pencantuman logo dalam media sponsor ke masing-masing sponsor yang logonya tercantum di masing-masing media sponsor.

B. Humas

1. Membuat anggaran dana untuk keperluan humDan

2. Mencari semua tanda tangan dan stempel pihak-pihak yang terdapat pada proposal, LPJ dan surat-surat terkait

3. Menghubungi dan mengantarkan undangan kepada para tamu undangan untuk datang ke acara (PR 3, PPA, Presiden EM, Ketum UAKI, dll)

4. Membantu sie acara untuk menghubungi pemateri / institusi yang diundang untuk mengisi acara

5. Membantu PDDM untuk perizinan publikasi di UB

Sie Kestari (dibantu Sekpel)1. Membuat anggaran dana untuk

keperluan kestari

2. Membuat dan menggandakan proposal +surat permohonannya

3. Membuat dan menggandakan proposal sponsorship+surat permohonannya

4. Membuat dan menggandakan LPJ+surat permohonannya

5. Membuat surat tugas panitia (jika diperlukan)

6. Membuat daftar hadir peserta hari-H

7. Membuat daftar hadir mentor pada hari-H

8. Membuat daftar hadir panitia hari-H

9. Membuat name tag panitia (atau bisa pin)

10. Membuat sertifikat panitia

11. Membuat berita acara

12. Membuat daftar ijin keluar

panitia dan peserta hari-H

13. Membuatkan surat-surat utk sie lain, jangan lupa mengurutkan nomornya; misalnya:

14. Koordinasi dengan sie terkait Sie Humas

surat undangan pemateri, ketum UAKI, pres EM, PR III, PPA, dll

Sie Acara

surat permohonan pemateri dan Membuat draft CV pemateri

surat permohonan pengisi acara Sie Danus (Zila)

Proposal sponsor + surat pengantarnya

Surat permohonan dana donatur Sie Transkoper

surat-surat peminjaman peralatan selama acara berlangsung

surat-surat peminjaman ruang untuk segala kegiatan GNORES-Q

Sie Publikasi, Dekorasi, Dokumentasi dan Multimedia 1. Membuat anggaran

dana untuk keperluan PDDM

2. Membuat segala bentuk publikasi terkait acara ini (spanduk, poster, pamflet)

3. Membuat design sertifikat, proposal sponsorship, name tag panitia

4. Mengatur desain dekorasi ruangan seminar seindah

mungkin (+back drop)

5. Mendokumentasikan acara (kamera, diusahakan juga video..)

6. Mengurus segala hal yang berhubungan dengan multimedia pada hari H acara

7. Jika memungkinkan, PDDM membuat video testimony tentang Mentoring utk ditampilkan hari-H

Sie Transportasi, Akomodasi dan Peralatan1. Membuat anggaran dana

untuk keperluan Transkoper

2. Menyediakan transportasi dan akomodasi untuk pemateri jika diperlukan

3. Membantu/memfasilitasi sie – sie lain yang membutuhkan transportasi

4. Mengurus peminjaman tempat acara

5. Survey lokasi acara, fasilitas apa saja yang tersedia (jumlah mikrofon, jumlah meja, jumlah tempat duduk, LCD, pencahayaan) dan fasilitas apa saja yang perlu ditambahkan sendiri

6. Menyediakan segala perlengkapan yang diperlukan (semua sie) pada hari-H, termasuk penyewaan

dsb

7. Mengatur tata letak serta dekorasi ruangan sesuai desain dari PDDM

8. Melakukan pengecekan peralatan, maupun ruangan-ruangan (termasuk kamar mandi dsb) saat gladi bersih

9. Saat hari-H, sie transkoper ada yang Stand by di ruangan yang dipergunakan selama acara untuk memudahkan apabila ada kebutuhan mendadak yang di luar perencanaan, contoh: microfon tiba-tiba ada yang mati, permintaan peralatan dari pemateri, perubahan setting lokasi (karena penyesuaian dengan keadaan), dll

Sie Konsumsi1. Membuat anggaran dana untuk keperluan

konsumsi2. Mencari informasi sebanyak-banyaknya tentang

catering/tempat pemesanan konsumsi yang murah, jenis-jenis roti, dll

3. Pertimbangkan biaya dan waktu pemesanan. Usahakan jauh hari sebelumnya, untuk memudahkan koordinasi dengan pihak catering/tempat pemesanan konsumsi

4. Pastikan jumlah peserta/panitia/undangan yang akan diberi makan, beberapa hari sebelumnya untuk memudahkan perhitungan konsumsi.

5. Menyiapkan konsumsi untuk peserta dan panitia pada hari-H

6. Menyediakan snack/konsumsi untuk pemateri, undangan, dll

TIMELINE KERJA PANITIA

TUGAS SEKARANG!!

• Membentuk kelompok per Sie dlm kegiatan (ikhwan dan akhwat).

• Membuat job desc per Sie (mentahan dulu)

• Persentasi tugas per Sie.

RUNDOWN 13.30-13.45 PERSIAPAN TEMPAT 13.45-14.00 ABSENSI PESERTA 14.00-14.15 PEMBUKAAN 14.15-ASHAR MATERI I 15.45-17.45 MATERI II

MATERI I = MATERI SLIDE MATERI II = PELATIHAN PRAKTEK +

PRESENTASI = PRAKTEK 30 MENIT & PRESENTASI 30 MENIT = TABULASI 60 MENIT