PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SISWA BERBASIS VISUAL BASIC 6.0

(Studi Kasus SMK Negeri 1 Jiwan)

Antok Wibowo (09211069)

Program Studi Teknik Informatika STT Dharma Iswara MadiunJl. Auri no 4, Madiun. Telp. 0351-469128

ABSTRAK

AntokWibowo.2014. Analisa Dan Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Administrasi Siswa Berbasis Visual Basic 6.0 Studi kasus Di SMKN 1 Jiwan Pembimbing Budiyanto, S.Kom.

Dalam perkembangan teknologi di bidang pendidikan, masing-masing pihak sekolah dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Tapi masih sedikit juga yang peduli dengan perkembangan tekhnologi yang menguntungkan tersebut. Di SMKN 1 Jiwan cara penginputan administrasi Siswa yang masih dilakukan secara manual. Dengan permasalahan tersebut, maka penulis hendak mengadakan penelitian untuk mengembangkan sistem informasi administrasi yang sistematis yang mengacu pada optimalisasi penggunaan komputer yang ada serta mampu menghasilkan data dan informasi yang akurat serta cepat sehingga dapat mengurangi kesalahan pengolahan. Pembuatan sistem aplikasi ini menggunakan software Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2003.

Kata Kunci: Informasi, Administrasi, Visual Basic 6.0, SMKN 1 Jiwan.1. PENDAHULUAN1.1. Latar belakang

Dunia pendidikan merupakan sebuah bagian yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan bermasyarakat pada umumnya. Pendidikan memang selalu identik dengan proses belajar mengajar, karena hal tersebut memang merupakan kegiatan utama dalam dunia pendidikan. Namun disamping kegiatan belajar mengajar ada banyak hal yang mendukung untuk dapat berlangsungnya kegiatan belajar mengajar tersebut. Salah satunya adalah kegiatan pada bagian administrasi. Dapat di lihat bahwa tanpa dukungan kinerja bagian administrasi pada kegiatan mengajar tentunya akan bertambah sulit untuk menciptakan suasana akademik yang stabil. Bagian administrasi merupakan bagian yang sehari – harinya melakukan kegiatan rutin menulis, menghitung serta mengolah data

pada suatu instansi pendidikan.Pengembangan Sistem Informasi

Berbasis Komputer sudah sering kita jumpai di hampir disetiap perusahaan sebagai sarana pendukung yang tidak kalah pentingnya, yang bisa dipergunakan untuk pengolahan data mengenai ketepatan dan kecepatan di dalam pelayanan informasi. Adanya Sistem Informasi Berbasis Komputer akan sangat membantu suatu instansi pendidikan untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dalam memberikan laporan. Dalam tugas mengelola data administrasi siswa, bagian administrasi menghadapi beberapa kendala, diantaranya ada staf guru yang membantu menangani administrasi siswa SMK dan alur penyimpanan data siswa yang mengharuskan dua kali penulisan pada buku induk yang seharusnya dapat ditulis dengan cukup satu kali, sehingga

1

membutuhkan media penyimpanan data transaksi siswa yang besar untuk seluruh siswa.

Dengan pertimbangan diatas, maka penulis hendak mengadakan penelitian Tugas Akhir untuk mengembangkan sistem informasi administrasi yang sistematis yang mengacu pada optimalisasi penggunaan komputer yang ada serta mampu menghasilkan data dan informasi yang akurat serta cepat sehingga dapat mengurangi kesalahan pengolahan. Untuk itu penulis mengambil judul “Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Administrasi Siswa berbasis Visual Basic 6.0”.

1.2. Perumusan MasalahBerdasarkan latar belakang

pemilihan judul yang telah diuraikan di atas maka dapat dirumuskan masalahnya sebagai berikut :

1. Bagaimana perancangan sistem informasi administrasi siswa ini dapat menyimpan data siswa yang telah membayar dengan akurat, sehingga tidak terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan?

2. Bagaimana perancangan sistem administrasi siswa ini mampu untuk membantu bendahara agar lebih efektif dan efisien dalam pencarian data siswa yang telah membayar?

3. Bagaimana perancangan sistem ini mampu membantu petugas untuk menginputkan data nilai raport siswa?

4. Bagaimana perancangan sistem ini mampu membantu petugas untuk menginputkan data siswa yang keluar / dikeluarkan dari sekolah?

5. Bagaimana perancangan sistem ini mampu membantu petugas untuk menentukan siswa yang naik kelas / tinggal kelas secara otomatis?

1.3. Batasan MasalahAgar sebuah program yang

menyediakan informasi tidak menyimpang dari tujuan sebenarnya, maka penulis membatasi masalah pada

1. Kegiatan transaksi pembayaran siswa.2. Kegiatan penginputan data siswa.3. Kegiatan penginputan nilai raport.4. Kegiatan penginputan data siswa yang

keluar / dikeluarkan.5. Kegiatan merekap data siswa yang naik

kelas dan siswa yang tinggal kelas.

1.4. Kegunaan PenelitianMaksud dari penelitian ini adalah

untuk merancang sebuah sistem informasi administrasi siswa yang berguna bagi SMK Negeri 1 Jiwan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Dan tujuan dari penelitian ini adalah untuk menemukan suatu cara pemecahan masalah yang tepat dalam pengolahan data administrasi siswa pada SMK Negeri 1 Jiwan.

1.5. Metode PenelitianPenelitian dilakukan pada

Sekolah SMK Negeri 1 Jiwan, dan metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode investigasi, wawancara dan observasi langsung. Investigasi dilakukan dengan cara mengambil contoh-contoh form dan bentuk laporan yang biasa digunakan dalam pembayaran SPP. Selanjutnya metode wawancara dilakukan terhadap pihak yang akan menggunakan sistem informasi ini, yang merupakan bagian keuangan dan siswa. Langkah observasi langsung dilakukan dengan mendatangi langsung sekolah, melihat proses pembayaran SPP murid secara langsung,memantau pembuatan laporan tunggakan dan pembayaran SPP. Metode perancangan yang akan digunakan yaitu menggunakan pendekatan terstruktur dengan pembuatan Diagram Context, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan pembuatan program aplikasi menggunakan aplikasi Visual Basic 6 untuk membuat program, pembuatan report dengan Crystal Report, dan penyimpanan data menggunakan format Access. Pemilihan DFD ini karena secara terstruktur dapat memotret proses-

2

proses dan sub-proses pada pada masing-masing proses sampai kepada suatu tingkat terdalam dari alur data dan proses pada sistem yang akan dibuat nantinya. Aplikasi Microsoft Visual Basic 6 dipilih karena kemudahan dalam mengembangkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan sistem yang ada

2. LANDASAN TEORI2.1. Sistem Informasi

Tata Sutabri (2012:5) menyebutkan, bahwa terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan. Yang berbeda adalah cara pendekatannya.

Dalam Jurnal Wardani, dkk (2012) Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2006:168).

Menurut Bonnie Soeherman dan Marion Pinontoan dalam jurnal ( Wardani dkk:2012), sistem informasi merupakan serangkaian komponen berupa manusia, prosedur, data, dan teknologi (seperti komputer) yang digunakan untuk melakukan sebuah proses untuk pengambilan keputusan

guna penunjang keberhasilan bagi setiap organisasi dalam pencapaian tujuan.

2.2. Visual Basic 6.0Visual Basic 6.0 adalah

bahasa pemprograman windows yang berbasis grafis (GUI-Graphical User Interface) yang lebih nyaman dan lebih mudah digunakan untuk membuat aplikasi, baik aplikasi kecil untuk keperluan sendiri ataupun sistem enterprise yang besar, serta aplikasi terdistribusi yang dijalankan melalui internet (Busran dan Putri Mandaran:2012).

Basic merupakan bahasa pemrograman yang banyak digunakan oleh programmer pemula. Bahasa ini mudah digunakan dan tidak banyak ketentuan yang mengikat, dibandingkan bahasa prosedural seperti Bahasa C atau Pascal. Pada Visual Basic perancangan aplikasi dimulai dari mendefinisikan tujuan program, merancang keluaran sebagai media komunikasi dengan pengguna, dan menuliskan kode programnya (Roni Setiawan dan Edhy Sutanta:2009).

Bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dapat digunakan untuk menyusun dan membuat program aplikasi pada sistem operasi windows. Program aplikasi dapat berupa program database, program grafis dan lain sebagainya. Didalam Visual Basic 6.0 terdapat komponen - komponen yang sangat membantu dalam pembuatan program. Dalam pembuatan program aplikasi pada Visual Basic 6.0 dapat didukung oleh software seperti Microsoft Access, Microsoft Excel, Seagate Crystal Report.

Untuk dapat menyusun dan membuat suatu program aplikasi dari VB 6.0, tentunya harus mengetahui fasilitas – fasilitas yang disediakan agar proses penyusunan dan pembuatan program tersebut berjalan dengan baik.

3

2.3. Basis Data Hendra Jatnika (2012:10)

menyebutkan bahwaBasis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, dan dilengkapi dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.

Sedang pengertian database menurut Bambang Hariyanto (2004) dalam jurnal (Indra Warman dan Wiliandri : 2011) adalah :”kumpulan data (elementer) yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi dalam sistem tertentu”.Komponen Sistem Basis Data :a) Basis data sebagai inti dari sistem

basis data.b) Perangkat Keras (hardware)

sebagai pendukung operasi pengoalahan data

c) Perangkat Lunak (software) untuk perancangan dan pengelolaan basis data

d) Manusia (brainware) yang mempunyai peran penting dalam sistem tersebut, yaitu sebagai pemakai atau para spesialis informasi yang mempunyai fungsi sebagai perancang atau pengelola.

2.4. DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) disebut juga dengan Diagram Arus Data (DAD). DFD adalah: suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan: darimana asal data, dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto, 2008) dalam jurnal (Rita Afyenni:2014).

2.5. ERD (Entity Relationship Diagram)Entity Relationship Diagram

(ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan antar penyimpanan atau data storage yang terdapat pada Data Flow Diagram (DFD) menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data (Muhammad Syahrizal:2012).

Model data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Entity Relationship Diagram (ERD), sarana untuk menggambarkan hubungan antar data di dalam sistem. Dimaksudkan untuk komponen-komponen himpunan suatu entitas dan himpunan relasi yang menggambarkan fakta yang digunakan sebagai kebutuhan pembuatan sistem.(Rikhiana dan Abdul:2013)

Ada beberapa macam hubungan yang terjadi antara 2 entity:a. One to One Relationship,

merupakan hubungan antara satu entity dengan entity yang lain.

b. One to Many Relationship, merupakan hubungan dimana satu anggota entity mempunyai hubungan dengan beberapa anggota entity lain yang berbeda.

c. Many to One Relationship, merupakan hubungan dimana satu anggota entity mempunyai hubungan dengan satu anggota entity lain yang berbeda.

d. Many to Many Relationship, merupakan hubungan dimana beberapa entity mempunyai hubungan dengan beberapa anggota entity yang lain pada entity yang berbeda.

e. Dengan menggunakan metode hubungan entity dalam perencanaan database, dapat dilakukan beberapa langkah untuk membedakan huubungan antara file yang ada:

4

f. Menentukan entity yang ada dalam database dengan masing-masing attibute.

g. Menentukan semua hubungan yang dapat terjadi antar entity yang ada.

h. Menentukan hubungan yang ada, termasuk one to one, one to many, many to many, many to many juga menentukan apakah hubungan tersebut obligatory atau non- obligatory.

Setelah tahap ini selesai dilaksanakan, maka telah tersedia suatu database yang telah didesain dengan baik dan siap digunakan dalam kondisi yang seefisien mungkin dan dapat memberikan informasi secara tepat dan benar.

2.6. FlowchartFlowchart adalah penyajian

yang sistematis tentang proses dan logika dari kegiatan penanganan informasi atau penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program.

Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

3. METODOLOGI PENELITIAN3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian yang dilakukan dalam Tugas Akhir ini adalah penelitian kualitatif karena peneliti melakukan pengumpulan data dengan cara bertatap muka langsung dengan orang-orang di tempat penelitian.

Penelitian ini mengambil tempat di SMK Negeri 1 Jiwan Kabupaten Madiun. Tempat penelitian dilakukan di Jl. KH. Ahmad Dahlan, Desa Wayut Kec.Jiwan Kab.Madiun. Dengan waktu penelitian pada tanggal : 1 April 2014 sampai dengan 31 Juli 2014. Sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan oleh Panitia pelaksanaan Tugas Akhir STT Dharma Iswara Madiun

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian

No Bulan

April Mei Juni Juli

Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Analisis Kebutuhan

4 Permodelan / Desain

5 Implementasi/coding

6 Pengujian

7 Penulisan Laporan TA

3.2 Sumber DataPenulis melakukan berbagai jenis

pengumpulan data yang bertujuan untuk

mendapatkan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini. Data tersebut dibagi menjadi dua jenis yaitu:

5

a. Data Primer, adalah data yang diperoleh langsung dari subjek penelitian dan objek yang diteliti. Data ini terutama diperoleh dari Petugas Administrasi di SMK Negeri 1 Jiwan.

b. Data Sekunder, adalah data yang sudah ada dan penyusunannya tidak dilakukan sendiri oleh Penulis. Data ini diperoleh dari dokumen Instansi, melalui pencarian referensi/bahan-bahan, dan buku-buku literatur yang berhubungan dengan masalah yang diangkat. Hal ini dilakukan untuk mendukung keseluruhan penelitian yang dilakukan dengan memperkuat dan melandasi data primer yang didapat.

Alat pengumpul data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :a. Investigasi

Investigasi dilakukan dengan cara mengambil contoh-contoh form dan bentuk laporan yang biasa digunakan dalam pembayaran administrasi siswa SMK Negeri 1 Jiwan.

b. WawancaraWawancara dilakukan terhadap pihak SMK Negeri 1 Jiwan yang akan menggunakan sistem informasi ini, yang merupakan bagian keuangan sekolah, pihak yayasan dan siswa.

c. ObservasiObservasi langsung dilakukan dengan mendatangi langsung SMK Negeri 1 Jiwan, melihat proses pengolahan administrasi siswa secara langsung, memantau pembuatan laporan tunggakan dan pembayaran administrasi siswa.

3.3 Rancangan Penelitian3.3.1 Persiapan

Dalam tahap ini dilakukan refleksi awal untuk mengetahui bagaimana proses sistem administrasi siswa terjadi, mewawancarai langsung pada petugas yang bersangkutan, setelah itu melakukan pengamatan selama

proses pengolahan administrasi siswa berlangsung.

3.3.2 Tahap PerancanganDalam tahap ini merupakan

proses menentukan, mengembangkan, memahami permasalahan, pemberian solusi serta menguji kelayakan solusi. Yang termasuk dalam tahap perancangan dalam penelitian ini yaitu:1. Analisa Permasalahan Sistem

Kegiatan ini dilakukan untuk menganalisa data-data yang telah diperoleh. Evaluasi yang dilakukan dititik beratkan pada hal-hal yang berhubungan dengan aliran data sistem administrasi siswa.

2. Identifikasi Kebutuhan SistemPada tahap ini dilakukan identifikasi kebutuhan sistem, untuk mendukung perancangan sistem informasi yang berkaitan dengan kebutuhan data dan informasi.

3. Perancangan SistemSetelah melakukan analisa sistem yang ada dan melakukan identifikasi kebutuhan sistem, tahap selanjutnya yaitu melakukan perancangan sistem.

3.3.3 Tahap Pelaksanaan Dalam tahap ini kegiatan

yang dilakukan yaitu memberikan sosialisasi tentang sistem administrasi siswa yang baru. Serta memberikan contoh cara menggunakan sistem yang benar kepada siswa dan petugas administrasi siswa. Sehingga pada saat penggunaan aplikasi tidak terjadi human error.

3.3.4 Tahap Pengamatan Pada tahap ini kegiatan

yang dilakukan adalah pengamatan

6

terhadap proses pengolahan data administrasi. Bagaimana alur yang terjadi, serta bagaimana pelayanan yang diberikan petugas terhadap siswa yang bersangkutan

3.3.5 Tahap EvaluasiDalam tahap evaluasi ini

dilakukan pengujian terhadap sistem untuk memeriksa komponen-komponen sistem yang akan diimplementasikan sehingga dapat dipastikan bahwa komponen-komponen dari sistem dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Kemudian melakukan pengujian pada sistem yang telah dirangkai, antara lain:1. Melakukan pengujian bahasa

pemrograman, yaitu untuk menghindari adanya kemungkinan kesalahan bahasa (language error) ataupun kesalahan penulisan (syntax error).

2. Testing logika program yaitu untuk menghindari adanya kemungkinan kesalahan dalam menerapkan logika yang tidak dapat diterima oleh komputer pada waktu proses terjadi.Untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan, maka sistem yang dibuat harus melalui proses pengujian agar kesalahan yang terjadi dapat diketahui dan diperbaiki.

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN4.1. Sistem yang sedang berjalan

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Dari hasil penelitian yang dilaksanakan mengenai sistem administrasi siswa pada SMKN 1 Jiwan penulis menemukan beberapa masalah antara lain :

1. Bagaimana perancangan sistem informasi administrasi siswa ini dapat menyimpan data siswa yang telah membayar dengan akurat, sehingga tidak terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan?

2. Bagaimana perancangan sistem administrasi siswa ini mampu untuk membantu bendahara agar lebih efektif dan efisien dalam pencarian data siswa yang telah membayar?

3. Bagaimana perancangan sistem ini mampu membantu petugas untuk menginputkan data nilai raport siswa?

4. Bagaimana perancangan sistem ini mampu membantu petugas untuk menginputkan data siswa yang keluar / dikeluarkan dari sekolah?

5. Bagaimana perancangan sistem ini mampu membantu petugas untuk menentukan siswa yang naik kelas / tinggal kelas secara otomatis?

4.1.1. Analisis kelemahan sistem Pada saat ini telah banyak

sekolah-sekolah negeri maupun swasta yang bermunculan. Untuk mengatasi persaingan tersebut, SMKN 1 Jiwan ini harus bisa lebih di majukan dalam sarana dan prasarananya, termasuk juga sistem yang sudah ada di SMKN 1 Jiwan. Hal ini diharapkan dapat membantu pihak sekolah untuk mengimbangi sekolah lain yang tentunya lebih maju

4.1.2. Analisis PIECESAlat ukur yang digunakan untuk

menentukan proses penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES , meliputi :

7

1. Performance ( kinerja )Analisis kinerja adalah

kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif . Kinerja dapat diukur dari Throughput dan Response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan oleh suatu sistem tertentu. Response time yaitu waktu yang dapat dibutuhkan oleh sistem untuk memberikan jawaban dan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan.

Melihat kondisi pada SKNN 1 Jiwan, dalam memproses pengolahan data pembayaran masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan Response time. Berikut beberapa hal yang terjadi akibat kelemahan kinerja sistem :

Jumlah beban kerja yang harus ditanggung oleh petugas lebih besar karena transaksi pembayaran masih manual.

Pencarian data dan proses transaksi pembayaran serta pelaporan memerlukan waktu lama.

Penerapan system baru sangat memungkinkan dapat meningkatkan kinerja petugas, karena system yang baru dirancang sedemikian rupa, sehingga mampu meningkatkan kinerja dari petugas dalam melakukan pengolahan data pembayaran.

2. Information ( informasi )Informasi merupakan suatu

hasil dari data yang diolah sedemikian rupa, sehingga mempunyai manfaat bagi yang menerimanya. Informasi yang baik adalah informasi yang dihasilkan dapat memenuhi keinginan dari pengguna. Beberapa hal yang menjadi standart kualitas informasi adalah akurat, tepat waktu dan relevan. Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal yaitu

manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan benilai bila manfaat lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.

Pada SMKN 1 Jiwan masih banyak hal yang kurang efektif dalam penyajian informasi pembayaran. Misalkan penyajian laporan pembayaran, hal ini sangat mempengaruhi kualitas informasi. Pada SMKN 1 Jiwan juga masih menggunakan pengolahan data secara manual, sehingga informasi yang dihasilkan sering mengalami keterlambatan dikarenakan jumlah data yang cukup banyak. Dengan menggunakan sistem yang baru diharapkan akan mampu menyajikan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu.

3. Economy ( ekonomi )Analisis ekonomi merupakan

analisis yang berhubungan dengan masalah keuangan organisasi/perusahaan. Pada analisis ekonomi dilakukan analisis terhadap biaya-biaya operasional yang dikeluarkan setiap tahunnya. Tujuan dari analisis ini adalah untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan tetapi kegiatan tetap berjalan.

Pada SMKN 1 Jiwan untuk menghemat pengeluaran biaya, maka harus mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana yang ada. Pada sistem yang lama yang masih menggunakan secara manual akan meyebabkan pembengkakan biaya, hal ini dikarenakan banyak alat tulis yang digunakan untuk pencatatan pembayaran. Sedangkan pada sistem baru akan mengurangi penggunaan alat tulis, sehingga dapat meminimalis biaya yang dikeluarkan

8

4. Control ( pengendalian )Pengendalian dalam sebuah

sistem sangat diperlukan. Keberadaannya diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi kesalahan pada sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya pengendalian, maka jika ada bagian yang mengalami gangguan akan segera diperbaiki.

Pada SMKN 1 jiwan pengendalian terhadap sistem yang ada belum dilakukan secara maksimal, salah satunya kurangnya pengendalian terhadap kesalahan pencatatan dan keamanan data administrasi. Hal tersebut dikarenakan pencatatan data pembayaran masih manual. Dengan adanya perbaikan system diharapkan dapat dilakukan pengendalian terhadap kesalahan pencatatan data administrasi siswa.

5. Efficiency ( efisiensi )Efisiensi berhubungan

dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan secara maksimal. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan. Efisiensi dapat diukur dengan membandingkan antara output dan input.

Pada SMKN 1 Jiwan masih terlihat kurang efisien dalam melakukan pengolahan data pembayaran. Hal ini dikarenakan system yang ada saat ini kurang mengoptimalkan fasilitas yang ada, pemanfaatan komputer sebagai media pengolahan data belum digunakan secara maksimal. Sistem baru yang akan diterapkan merupakan perbaikan dari system lama, dengan memanfaatkan penggunaan computer secara maksimal akan mampu

meningkatkan efisiensi dalam melakukan pengolahan data.

6. Service ( pelayanan )Pada sebuah sekolah

pelayanan siswa sangatlah penting. Karena dengan pelayanan yang baik maka siswa merasa nyaman, sehingga tidak akan mengganggu proses kegiatan belajar mengajar.

Pada SMKN 1 Jiwan peningkatan pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui pengolahan data pembayaran yang selama ini terkesan lambat. Dengan sistem baru diharapkan dapat meningkatkan pelayanan menjadi lebih cepat dan akurat dalam penyajian informasi yang dibutuhkan.

4.2. Fungsi dan Kegunaan Sistem Bagi Perusahaan4.2.1. Sistem Informasi bagi SMKN

1 JiwanInformasi merupakan data yang

telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data, sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu, dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.

Maka semua data yang tersaji pada SMKN 1 Jiwan akan diolah dan diproses sehingga menjadi suatu informasi yang berguna dan bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

4.2.2. Kegunaan Sistem Informasi bagi SMKN 1 JiwanAdapun kegunaan sistem ini

bagi SMKN 1 Jiwan adalah :1. Meningkatkan ilmu

pendidikan khususnya dalam bidang IPTEK bagi pendidik.

9

2. Meningkatkan kualitas lembaga dari segi pelayanan pembayaran biaya pendidikan.

3. Mengoptimalkan perangkat kerja yang ada untuk mencapai hasil yang maksimal.

4.2.3. Cara Kerja Sistem Gambaran umum sistem yang

baru, yaitu pada tahap pertama admin melakukan login ke sistem dan melakukan input data siswa yang kemudian tersimpan dalam database, dan nantinya akan di proses oleh sistem jika dibutuhkan.

Ketika terjadi transaksi pembayaran biaya pendidikan, admin akan menginputkan data sesuai dengan kebutahan. Setelah transaksi pembayaran selesai, siswa akan mendapatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan, dan admin dapat langsung menyimpan transaksi tersebut dalam sebuah laporan tanpa harus mencatatnya kembali.

Ketika terjadi proses penginputan Nilai raport, admin menginputkan memanggil data siswa kemudian menginputkan nilai siswa dalam system dan kemudian disimpan dalam database nilai.

4.3. Diagram Aliran Data4.3.1. Perancangan Diagram Konteks

Gambar 4.1 Diagram Konteks

4.3.2. Perancangan Data Flow Diagram (DFD)

a. DFD Level 1

Gambar 4.2 DFD Level 1

4.3.3. Perancangan Flowchart

Gambar 4.3 Flowchart Sistem Administrasi Siswa

4.4. Perancangan Database

10

Basis data merupakan kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi, disusun secara logis sehingga menghasilkan informasi yang bernilai guna dalam proses pengambilan keputusan.

Perancangan basis data sangat diperlukan dalam pembangunan sebuah sistem yang efisien dalam penyimpanan data. Perancangan basis data diperlukan untuk mempermudah pengelompokan data di dalam tabel serta digunakan untuk menghindari pengulangan data dan untuk menormalisasikan basis data.

4.5. Implementasi dan PembahasanImplementasi sistem (system

implementation) merupakan tahap dimana sistem informasi telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar-benar bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat penggunaan memanfaatkan sistemnya. Petunjuk penggunaan

a. Form Login Sistem ini dibuat disertai

dengan login user. Hal ini untuk bertujuan agar pihak yang berkepentingan saja yang dapat menjalankan program, misalnya bagian tata usaha pada SMKN 1 Jiwan. Pada tampilan login dibawah ini user harus mengimputkan nama dan password terlebih dahulu.

Gambar 4.4 Form Login Pengguna

b. Form Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan awal setelah user berhasil melakukan login. Pada menu utama terdapat terdapat sub-sub menu yang disediakan program.

Gambar 4.5 Form Menu Utama

c. Form Input dan Edit Siswa Form ini, merupakan data

siswa pada SMKN 1 Jiwan. Pada form ini user dapat melakukan penyimpanan, perubahan dan penghapusan data siswa.

Gambar 4.6 Form Input dan Edit Siswa

d. Form Transaksi Pembayaran SPP Form ini disediakan untuk

memudahkan dalam pencatatan transaksi pembayaran SPP siswa, dapat dilakukan berdasarkan pada kode SPP nis dan nama, kelas, semester, serta total jumlah bayar.

11

Gambar 4.7 Form Transaksi Pembayaran SPP

e. Form Nilai SiswaForm ini disediakan untuk

memudahkan dalam pencatatan nilai ujian siswa per semester. Yang nantinya menentukan siswa tersebut naik kelas atau tinggal kelas.

Gambar 4.8. Form Nilai Siswa

f. Form Pencarian Siswa Form ini disediakan untuk

memudahkan dalam pencarian data siswa yang suda melakukan transaksi pembayaran SPP, kriteria pencarian dapat dilakukan berdasarkan pada nis.

Gambar 4.8 Form Pencarian siswa

g. Form Laporan Siswa Berdasarkan Tahun

Form ini berfungsi untuk melakukan pencarian data siswa yang akan dicetak berdasarkan tahun.

Gambar 4.9 Form Laporan Berdasarkan Tahun

Setelah mengisi tahun yang akan dicari klik tombol cetak, maka akan muncul preview laporan data siswa berdasarkan tahun.

12

Gambar 4.10 Form Laporan Siswa Berdasarkan Tahun

Selanjutnya akan ditampilkan laporan yang di inginkan, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan.

h. Form Laporan Siswa Berdasarkan Bulan

Form ini berfungsi untuk melakukan pencarian data siswa yang akan dicetak berdasarkan bulan

Gambar 4.11 Form Laporan SPP Per Bulan

Setelah mengisi tahun yang akan dicari klik tombol cetak, maka akan muncul preview laporan data siswa berdasarkan bulan.

Gambar 4.12 Form Laporan SPP Per Bulan

Selanjutnya akan ditampilkan laporan yang di inginkan, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan.

i. Form Laporan SiswaForm ini berfungsi untuk

memberikan tanda bukti kepada siswa setelah melakukan pembayaran SPP berupa kwitansi pembayaran.

Gambar 4.13 Form Laporan SPP Per Transaksi

Setelah mengisi form pembayaran, selanjutnya dicari klik tombol cetak, maka akan muncul preview laporan data siswa berdasarkan transaksi terakhir. Setelah form preview keluar klik gambar printer untuk mencetak.

13

Gambar 4.14 Form Kwitansi Pembayaran Per Transaksi

j. Form PenggunaForm ini berfungsi untuk

menentukan pengguna system ini dan hak akses dari pengguna sistem. Agar penggunaan system dapat berjalan sesuai dengan mestinya.

Gambar 4.15 Gambar Form Pengguna

Dalam form ini, admin dapat menambahkan pengguna baru untuk sistem ini, mengedit, atau menghapus pengguna sistem yang telah ada

5. KESIMPULAN DAN SARAN5.1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan analisis yang telah penyusun lakukan di SMKN 1 Jiwan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem ini dapat menangani proses pembayaran SPP sehingga lebih membantu petugas pembayaran SPP dalam menangani proses dan pengolahan data pembayaran,

sehingga tidak akan terjadi double working seperti penggunaan pada sistem lama.

2. Data yang berhubungan dengan pembayaran SPP tersimpan secara terkomputerisasi pada database yang dapat melakukan penyimpanan, pengubahan, penghapusan dan pencarian data serta pembuatan laporan.

3. Penggunaan sistem ini mempermudah proses pembayaran, mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan pencetakan laporan.

4. Sistem ini dapat menghasilkan bukti pembayaran untuk siswa, tetapi untuk menghemat waktu dan biaya, kwitansi dapat diambil kapan saja saat dibutuhkan siswa sebagai laporan kepada wali murid, jadi pencetakan kwitansi ini hanya dilakukan sewaktu-waktu bila diperlukan.

5.2. SaranDari beberapa kesimpulan yang

telah diambil, maka dapat dikemukakan saran-saran yang akan sangat membantu untuk pengembangan perangkat lunak ini selanjutnya.

1. Dengan berkembangnya sistem informasi khususnya basis data diharapkan SMKN 1 Jiwan memiliki keinginan yang besar untuk mengembangkan sistem informasi yang ada.

2. Adanya sistem baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalah dan segera diperbaiki

3. Pada sistem ini belum terdapat validasi pembayaran tunggakan untuk dapat memberikan sanksi pada siswa yang melakukan pembayaran tunggakan lebih dari waktu yang ditentukan

14

DAFTAR PUSTAKA

Afyenni, 2014, Perancangan Data Flow Diagram Untuk Sistem Informasi Sekolah (Studi Kasus Pada Sma Pembangunan Laboratorium Unp).

Busran dan Mandarani P., 2012, Analisa Komputasi Enkripsi dan Dekripsi Data Gambar, Teks dan Audio Dengan Menggunakan Algoritma rc4 Berbasis Visual Basic 6.0.

Jatnika H., 2012, Pengantar Sistem Basis Data, Yogyakarta:Andi.

Kristin T.W., Bambang E.P., Sukadi. 2012. Pembangunan Sistem Informasi Akademik Lembaga Bimbingan Belajar Spectrum.

Maskur., Adang H.G., Sriyono, Gatot S, 2010, Sistem Perhitungan Produksi Radioisotop MO-99 Dan Generator MO-99/TC-99m Menggunakan Microsoft Access.

Minarni dan Saputra F.H., 2011, Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Pada Politeknik Kesehatan Padang.

Rikhiana E.D. dan Fadlil A., 2013, Implementasi Sistem Pakar Untuk Mendiagnosa Penyakit Dalam Pada Manusia Menggunakan Metode Dempster Shafer.

Setiawan R. dan Sutanta E., 2009, Membangun Aplikasi Chating Berbasis Multiuser.

Sutabri T., 2012, Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta:Andi.

Syahrizal M., 2012, Perancangan Sistem Aplikasi Pembuatan Roster Mata Kuliah Pada Perguruan Tinggi.

Warman I. dan Wiliandri, 2011, Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Kota Padang (Studi Kasus : Kecamatan Nanggalo).

15