JUMIKA Vol 7 No 1 (2020) – PISSN :2355-7494 – EISSN : 2541- 6316

16

JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA Halaman Jurnal: http://jurnal.stmik-dci.ac.id/index.php/jumika/

Halaman LPPM STMIK DCI: http://lppm.stmik-dci.ac.id

SISTEM INFORMASI ARSIP DOKUMEN SISWA DIGITAL

DI SMA DAN SMK PASUNDAN 2 KOTA TASIKMALAYA

Deni Ahmad Zakaria1, Toto2

Prodi Teknik Informatika, STMIK DCI, deni@stmik-dci.ac.id1

Prodi Manajemen Informatika, STMIK DCI, Tototasikmalaya1177@gmail.com2

ABSTRAK Penulisan ini menyangkut aspek pengolahan data arsip. Memudahkan seseorang

dalam pengolahan atau pengelolaan data arsip membutuhkan sebuah perangkat seperti aplikasi. Berdasarkan masalah diatas, maka dari itu harus melakukan analisis agar penyusun diperoleh hasil yang ditemukan dari kebutuhan yang dibutuhkan untuk sebuah software yang di rancang. Analisis ini dilaksanakan dengan mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dari pengguna maupun pihak yang terkait dan melakukan ansi memakai metode penelitian. Berdasarkan dari membuat studi kasus ini bisa disimpulkan bahwasannya, sudah membuat atau merancang dari perangkat Sistem Informasi yang dibuat supaya membantu pengguna agar proses pengolahan data arsip dapat menampil sebuah informasi untuk pihak sekolah SMA & SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya.

Kata Kunci : Sistem informasi, Aplikasi Arsip Digital, Web. I. PENDAHULUAN

Institusi pendidikan membutuhkan sistem untuk mengumpulkan dan mengolah, mengontrol atau melihat supaya dapat melihat kembali dan juga dapat menyalurkan sebuah informasi. Sebuah alat elktronik seperti computer dapat membantu proses pekerjaan lebih mudah. Sistem informasi memiliki nilai yang tinggi dari pada sistem yang diproses secara konvensional, sama seperti pada suatu instansi pendidikan yang mempunyai jumlah dokumen yang cukup maka sangat butuh penanganan secara khusus.

Di jaman maju ini manusia banyak menciptakan teknologi yang semakin canggih dan efektip dan lebih epesien.

Begitu juga proses kemajuan teknologi di jaman sekarang ini pemerintah maupun swasta agar dapat mengolah sangatlah diperlukan sebuah informasi tepat dan lebih cepat. Agar membantu penyediaan sebuah informasi atau berita. Arsip sangatlah penting untuk kehidupan atau penyimpanan, oleh karena itu arsip sangat benar-benar mendukung dalam membuat proses bekerjaan untuk dilakukan semua pegawai di dalam sebuah organisasi. Arsip Bertujuan menyediakan sebuah data informasi secepat dan seakurat mungkin. agar dapat dari pencapaian sebuah tujuan itu sangat memerlukan pengolahan data arsip yang efektif dan epesien harus dengan cara dipahami sebuah pronlem terdapat

Deni Ahmad Jakaria, Toto / Jurnal Manajemen Informatika Vol 7. No. 1 (2020) 16 - 24

17

dalam sebuah apabila arsip diperlukan penataan yang sistematis lebih efektif, karena sistem kegiatan penattan arsip dan penemuan kembali.

Di sekolah SMA dan SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya yang merupakan suatu penyedia layanan dalam bidang pendidikan, dalam penyimpanan dokumen berbentuk ijazah atau dokumen yang masih proses secara manual oleh staf tu atau Ka Admin. Ka Admin menyinypan sebuah dokumen di dalam lemari arsip, penyimpanan secara arsip secara fisik dapat menimbulkan hal yang tidak diinginkan atau di dalam penelusuran sangat diperlukan ruangan untuk pengolah data penyimpanan sangat luas diakrenakan saking banyak jumlah data dokumen dibuat dan juga ditermia dari pihak sekolah SMA dan SMK Pasundan 2 Tasikmalaya, juga akan memakan waktu yang lama.

Dengan permasalahan di atas telah disebutkan, sekolah SMA maupun SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya perlu mengupdate dari cara meyimpan data dokumen arsip saat ini orang-orang menggunakan yang manual agar menjadi sebuah data arsip dokumen terkomputerisasi.

II. LANDASAN TEORI 2.1 Sejarah

SMA dan SMK Pasundan 2 Tasikmalaya berdiri sejak tahun 1988 yang berada di Jalan RE. Martadinata-Jati Tasikmalaya. Sekarang SMA Pasundan 2 telah berkembang , merupakan yayasan atau sekolah menjadi sebuah pilihan masyarakat, dari penjelasan dari adanya daya Tarik siswa maupun siswi yang baru lulus dan mendaftar ke sekolah SMA maupun SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya mengalami daya Tarik yang bagus dan juga memberikan peringkat yang sangat baik berturut-turut. Keberadaan sekolah SMA

dan SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya dalam upaya mencerdaskan kehidupan bangsa.

2.2 Arsip Arsip menurut penyusun atau penulis yaitu merupakan sebuah peristiwa atau yang didalamnya itu berbentuk sebuah media dengan pengembangannya dapat dibuat dan juga diterima langsung oleh sebuah lembaga tersebut. Arsip merupakan suatu data dokumen atau sebuah data yang bisa berupa teks atau tulisan dan bisa sebuah gambar dari yang lalu, dapat disimpan di dalam media teks atau tertulis elektronik juga arsip dilampirkan oleh sebuah instansi resmi, dan juga dipelihara ditempat untuk sebuah referensi.

2.3 Pengertian Sistem

Untuk menjelaskan arti sistem ini penulis menguntip beberapa pendapat, Berikut beberapa pengertian sistem secara umum :

a. Sistem merupakan sebuah kumpulan komponen prosedur saling berkaitan dengan bekerja yang sama berbentuk suatu jaringan kerja agar mencapai sebuah tujuan atau sebuah tujuan yang dituju.

b. Sistem yaitu sekumpulan elemen yang terikat dimana dimaksudkan agar mencapai satu tujuan tertentu. (Abdul Kadir, 2013:61).

c. Selanjutnya Sistem merupakan sekumpulan atau organisasi dari komponen merupakan membentuk satu kesatuan.

d. Sistem merupakan sekumpulan sebuah jaringan kerja dari prosedur yang saling terhubung dan berkumpul bersama melakukan sasaran tertentu. (Jeperson Hutahaean, 2014:2).

Deni Ahmad Jakaria, Toto / Jurnal Manajemen Informatika Vol 7. No. 1 (2020) 16 - 24

18

2.4 Pengertian Informasi

Pendapat penyusun informasi yaitu sebuah data diolah untuk ditujukan kepada seseorang maupun orang lain yang sangat membutuhkan. Sebuah informasi dapat menjadi sangat berguna sekali sehingga penerima informasi yang dibutuhkan tersebut.

2.5 Pengertian Sistem informasi

Sistem informasi yaitu kumpulan sekelompok yang saling berkaitan ataupun yang bekerja sama, untuk digunakan membuat ataupun pencatatan dan pengolahan data dokumen untuk para pembuat suatu keputusan supaya dapat membuat suatu keputusan yang lebih baik.

Sebuah sistem informasi juga bisa di sebut sekumpulan berupa mahluk hidup atau berupa seseorang atau manusia, procedure dan teknologi yang digunakannya dapat menghasilkan sebuah informasi dan dapat bernilai dalam membuat atau pengambilan sebuah keputusan.

2.6 Analisis dan Perancangan Sistem 2.6.1. Pengertian Analisis Sistem

Definisi analisis sistem juga dapat diuraikan sebuah sesuatu informasi yang bisa utuh dalam komponennya serta dapat mengevaluasi untuk dapat diidentifikasi pada permasalahan-permasalahan yang ada, juga kebutuhan sangatlah diharapkan agar tedapat usulan perbaruan. tahap ini merupakan tahapan yang sangat kritis.

2.6.2. Pengertian Perancangan Sistem

Pada tahap sistem ini dilakukan sesudah tahap analisis, karena sesudah tahap analisis seorang analisis tersebut harus lebih jelas maupun sfesifikasi dan juga dikerjakan. Perancangan tersebut terbagi menjadi 2 bagian, diantaranya

sistem dengan cara jelas dan satu lagi fisik . Dari uraian diatas disimpulkan bahwa sistem tersebut bisa diuraikan :

1. Pertama selanjutnya setelah analisis tersebut didalam siklus dari sistem tersebut.

2. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan secara fungsional.

3. Mempersiapkan sebuah rancangan bangun implementasi dari sistem yang baru atau diusulan.

4. Mengimplementasikan sistem yang terbaru atau mau dikembangkan.

5. Sebuah rencana sistem yang terbaru yang diperbaharui. Perancangan sistem adalah suatu

determinasi dari data sesuai dibutuhkan oleh sistem yang baru. Jika sistem yang terkomputerisasi maka perancangan agar memasukan spesifikasi dari tipe-tipe perangkat yang digunakan.

III. ANALISIS SISTEM 3.1 Sistem Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.1

Analisis Sistem yang sedang berjalan

Deni Ahmad Jakaria, Toto / Jurnal Manajemen Informatika Vol 7. No. 1 (2020) 16 - 24

19

3.2 Hasil Analisis Masalah yang timbul dalam sistem

pengolahan data pengarsipan berkas yang dilakukan masih secara manual. Dengan penggunaan aplikasi sistem pengolahan data pengarsipan berkas di sekolah SMA/SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya diharapkan bias membantu menyelesaikan masalah tersebut, dan dimaksudkan untuk

1. Mempermudah sistem pengolahan data pengarsipan berkas

2. Mempermudah pencarian data pengarsipan berkas

3. Mempermudah penyajian informasi data dokumen siswa dalam bentuk sebuah aplikasi computer.

IV. PERANCANGAN SISTEM 4.1. Flowmap yang diusulkan

Gambar 4.1

Flowmap yang diusulkan

4.2. Tahap Perancangan Didalam rancangan sebuah sistem,

penyusun gunakan dengan secara jelas. Dimulai dari perancangan dari awal mula bentuk paling umum, diantaranya diagram kontekss, dan kemudian diagram tersebut dialihkan sampai berbentuk lebih jelas dari strategi sudah dirancang lalu digunakan penyusun :

1. Berawal dengan membuat sebuah diagram konteks, yaitu sebuah model menggambarkan sebuah diagram tersebut di deskrifsikan dari yg divutuhkan oleh sebuah sistem.

2. Sesudah membuat atau mengimplementasikan sebuah diagram tersebut akan menjadi sebuah berbentuk yang lebih jelas, yaitu Diagram Level 0. Membawahkan diagram tersebut menjadi Diagram Level 0 lebih dahulu penyusun yang akan menganalisis untuk mengidentifikasi yang terdapat didalam sistem tersebut.

3. Apabila terjadi pada proses dalam Diagram level 0 tersebut, dirasa kurang jelas, penyusun sendiri mengalihkan untuk mendapatkan diagram level 1 dari proses diatas. Jikalau merasa masih terjadi proses kurang jelas lagi, penyusun akan mengembalikan atau membuat tersebut hingga proses tersebut puas dan juga untuk penyusun.

4. Diatas diagram tersebut, dapat diteropong data yang berjalan dan kedalam sebuah sistem. Bentuk jelas melalui sebuah informasi penyusun mencatat data.

5. Dari setiap proses tersebut secara detail dari diagram telah dibuat, mengimplementasikan tersebut dengan cara lebih jelas agar pengguna menggunakannya spesifikasi proses.

Deni Ahmad Jakaria, Toto / Jurnal Manajemen Informatika Vol 7. No. 1 (2020) 16 - 24

20

6. Selanjutnya membuat entitas diagram dan mendefinisikan atribut, merupakan dari sebuah perancangan basis data dari peranan sistem.

4.2.1. Diagram Konteks Didalam Sistem Arsip Digital

Dokumen Siswa Pada Sekolah SMA/SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya Berbasis Web, Penulis membuat diagram context yang terdapat di bagian sistem untuk mengelola hak dari sistem user biasa yang menjadi staff admin dan sistem user administrator yang menjadi Kepala Admin.

Gambar 4.2 Sistem informasi Arsip Digital siswa yang

di buat.

4.2.2 DFD (Dara Flow Diagramm)

Gambar 4.3 DFD Level 0 Diagram yang dibuat

4.2.3 Entity Relationsship Diagram (ERD) ERD salah satu atau salahsatu model

jaringan khusus untuk mengimplementasikan sebuah rancangan atau gambaran susunan data dari sistem pada level pemisah tinggi, yang didalamnya ada beberapa informasi yang terkadang di dalam data dan saling berhubungan.

Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Deni Ahmad Jakaria, Toto / Jurnal Manajemen Informatika Vol 7. No. 1 (2020) 16 - 24

21

V. IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Implementasi Program

Dalam mengimplementasikan program yang penulis buat, maka menggunakan hardware dan software antara lain :

1. Perangkat Keras yang digunakan a. Processor intel celeron 2957 U @

1.40 GHz b. Memori 4 MB RAM c. Harddisk 500 Gb d. Layar 14” Widescreen

2. Perangkat Lunak yang digunakan

a. Server Web Xampp win32-5.6.31-0

b. Notepad ++ versi 5.6.8 c. Windows 10 Ultimate 64-bit d. Peramban Google Chrome e. Microsoft Word 2010

5.2. Tampilan Program

1. Tampilan Form Menu

Gambar 5.1

Tampilan Menu

2. Tampilan Form Ardis

Gambar 5.2 Form Ardis

3. Tampilan Menu Ardis

Gambar 5.3 Menu Ardis

4. Tampilan Form Ardos

Gambar 5.4 Fom Ardos

5. Tampilan From Menu Ardos

Gambar 5.5 Menu Ardos

Deni Ahmad Jakaria, Toto / Jurnal Manajemen Informatika Vol 7. No. 1 (2020) 16 - 24

22

6. Form Login Admin

Gambar 5.6 Login Admin

7. Form Pencarian Data Arsip

Dokumen Siswa

Gambar 5.7 Pencarian Data Arsip

8. Form Input Data Siswa

Gambar 5.8

Input Data Siswa

9. Form Input Program Keahlian

Gambar 5.9 Input Program keahlian

10. Form Input Tambah User

Gambar 5.10 Form Input Tambah User

11. Form Input Tambah Dokumen

Gambar 5.11

Form Input Tambah Dokumen

Deni Ahmad Jakaria, Toto / Jurnal Manajemen Informatika Vol 7. No. 1 (2020) 16 - 24

23

12. Form Input Tambah Lemari

Gambar 5.12 Form Tambah Lemari

13. Form Input Tambah Bendel

Gambar 5.13

Fom Input Tambah Bendel

14. Forrm Data Siswa

Gambar 5.14 Form Data Siswa

15. Form Data prokli

Gambar 5.15

Form Data Prokli

VI. KESIMPULAN DAN SARAN Sesudah mencoba melakukan

analisis sistem yang berjalan, penyususn menemukan beberapa hal yang harus ditambahkan. Sehingga dengan rancangan sistem baru ini diharapkan dapat bermanfaat dan membantu dalam meningkatkan dan mempercepat proses penyampaian informasi mengenai siswa, arsip dokumen, lemari, di SMA & SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya.

6.1 KESIMPULAN

Di dalam penelitian ini penyusun menarik beberapa kesimpulan, yaitu:

1. Pendataan dengan komputerisasi akan membantu dan mempercepat kinerja setiap pegawai.

2. Proses pencarian data akan lebih mudah dan cepat.

3. Dengan adanya Sistem Arsip Dokumen Siswa ini mempermudah dan mempercepat penyimpanan data sebagai mestinya.

6.2 SARAN

Adapun Saran yang akan dikemukakan penyusun berkaitan Sistem Arsip Digital Dokumen Siswa Berbasis Web di SMA dan SMK Pasundan 2 Kota Tasikmalaya adalah:

1. Untuk menerapkan sistem informasi yang baru ini diperlukan pelatihan kepada personil terkait dalam penggunaan sistem ini.

2. Melakukan perawatan terhadap hardware dan software .

Deni Ahmad Jakaria, Toto / Jurnal Manajemen Informatika Vol 7. No. 1 (2020) 16 - 24

24

DAFTAR PUSTAKA Maniah, S.Kom., M.T. dan Dini Hamidin,

S.Si., MBA., MT. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.2017. Yogyakarta.Penerbit Deepublish.

Bonnie Soeherman dan Mation Pinontoan.

Designing Information System.2008.Jakarta.PT Elex Media Komputindo.

Saputra, Agus. Trik dan Solusi Jitu

Pemograman PHP.2011. Jakarta.PT. Elex Media Komputindo.

Adyanata Lubis, S.Kom., M.Kom.Basis Data Dasar. 2016. Yogyakarta.Penerbit Deepublish.

Kusmini, S.Kom.,StrategiPerancangan dan

Pengelolaan Basis Data.2007. Yogyakarta.Penerbit Andi

Achmad Solichin. Pemrograman Web

dengan PHP dan MySQL. 2016. Jakarta.Penerbit Budi Luhur.

Toto. Haryanto, Dadang. 2019.

PERANCANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAAN DI SMA DAN SMK PASUNDAN 2 KOTA TASIKMALAYA. JUMANTAKA. Vol 1 No 1.