7/26/2019 jklhn,m

1/12

SISTEM - SISTEM PENGARSIPAN

I. Pendahuluan

A. Latar Belakang

Seorang pimpinan yang memiliki intenita !ungi Mana"erial yang tinggi# angat memerlukan

$antuan ekretari untuk meringankan tuganya. Pimpinan yang angat i$uk tidak mungkin dapat

mengingat egalanya# maka ekretari haru mampu mem$antu pimpinan dalam menyuun aripatau mengatur arip ehingga dapat dengan mudah diketemukan kem$ali pada aat diperlukan.

Setiap ekretari haru menguaai item pengaripan yang koniten# ehingga dokumen-dokumen

dapat dengan mudah dan %epat diketemukan pada aat di$utuhkan.

B. Tu"uan Penulian

Adapun tu"uan daripada penulian makalah ini adalah untuk dapat le$ih mengetahui tentang %ara-

%ara atau teknik-teknik pengaripan yang $aik. &an "uga# tu"uan daripada penulian makalah ini

adalah untuk memenuhi peryaratan akademi# yakni untuk memenuhi tuga dari mata kuliah

'Mana"emen (eekretariatan).

II. Pem$ahaan

Sitem pengaripan adalah %ara pengaturan atau penyimpanan arip e%ara logi dan itemati

dengan memakai a$"ad# numerik * nomor# huru! ataupun kom$inai huru! dan nomor e$agai

identita arip yang terkait.

Ada + ma%am item pengaripan.

A. Sitem A$"ad ,Alpha$eti%al illing Sytem

Sitem A$"ad adalah item penyimpanan arip dengan memakai metode penyuunan menurut

a$"ad. /mumnya dipakai untuk arip yang daar penyuunannya dilakukan terhadap nama orang#

nama peruahaan * organiai# nama tempat# nama $enda dan u$"ek maalah.

Nama-nama diam$il dari nama i pengirim ,urat mauk dan nama alamat yang ditu"u ,urat

keluar.

0ara menemukan dan menentukan %iri * tanda dari uatu dokumen yang akan di"adikan petun"uk

atau tanda pengenal ,%aption untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen diimpan.

Adapun kata tangkap dapat $erupa 1

- Nama orang- Nama peruahaan * organiai

- Nama tempat * daerah

- Nama $enda * $arang

- Itilah u$yek atau angka ,tergantung item pengaripan yang dipakai

Menentukan %iri * tanda dengan %ara menentukan urutan unit-unit atau $agian dari kata tangkap

yang akan diuun menurut a$"ad.

Indek adalah arana untuk menemukan kem$ali dengan %ara mengidenti!ikai urat tere$ut

melalui penun"ukan uatu tanda pengenal yang dapat mem$edakan urat atu dengan urat yang

lainnya# atau $agian dari uatu nama yang di"adikan tanda pengenal urat.

/nit adalah $agian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian endiri# atau $agian terke%il

dari uatu nama. Sedangkan nama# merupakan "udul * %aption. 2adi etiap "udul memiliki $agianyang die$ut unit.

(ode adalah uatu tanda atau im$ol yang di$erikan atau yang di$u$uhkan pada lem$aran arip

yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arip.

(oding adalah uatu kegiatan mem$erikan tanda atau im$ol pada arip. Adapun !ungi dari kode

atau im$ol adalah menun"ukkan ii yang terkandung didalam arip yang $erangkutan.

Petun"uk ilang adalah alat petun"uk dari indek yang tidak dipakai kepada indek yang dipakai#

atau petun"uk hu$ungan antara indek yang dipakai dengan indek lain yang dipakai.

Ada dua ma%am petun"uk ilang.

7/26/2019 jklhn,m

2/12

a. Petun"uk ilang langung

Adalah petun"uk ilang yang menun"ukkan tentang eeorang yang memiliki le$ih dari atu nama

atau atu dokumen yang $erii le$ih dari atu maalah.

$. Petun"uk ilang tak langung

Adalah petun"uk ilang yang dipakai untuk menun"ukkan hu$ungan antara atu maalah dengan

maalah lainnya yang aling men"elakan atau aling mem$antu.Proedur yang haru dilakanakan untuk mengaripkan urat adalah 1

- Mem$a%a urat atau dokumen dengan teliti dan ekama

- Perika apakah urat udah diertai dengan tanda iap untuk diimpan.

- Menetapkan %aption atau "udul urat

- Mengindek tanda pengenal euai peraturan

- Mem$uat petun"uk ilang

- Mem$eri kode urat

- Menyortir# yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arip men"adi atu kelompok menurut kode

yang ada pada arip.

- Menyuun menurut uunan a$"ad.

- Menyimpan arip# yaitu mendapatkan arip pada uatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarip item a$"ad adalah

- illing %a$inet3 adalah lemari arip untuk menempatkan !older dan guide. 4aitu untuk menyimpan

dokumen# urat-urat kantor. /mumnya mempunyai $e$erapa la%i.

- older3 adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arip# $er$entuk egi

empat# $erlipat dua eperti map tetapi tanpa daun penutup.

- Guide ,petun"uk3 merupakan petun"uk dan pemiah antar !older-!older. Bentuk dari guide adalah

egi empat dan $erukuran ama dengan !older. Ter$uat dari karton te$al.

B. Sitem Perihal ,Pokok Ii Surat

Sitem perihal adalah %ara penyimpanan dan penemuan kem$ali urat $erpedoman pada perihal

urat atau pokok ii urat.

4ang perlu diperiapkan untuk item perihal adalah.

5. &a!tar Indek3 adalah da!tar yang memuat eluruh kegiatan * maalah * hal-hal yang dilakukandieluruh kantor dimana item ini diterapkan.

Maalah-maalah tere$ut kemudian diuraikan lagi. Maalah-maalah pokok tere$ut dalam

pem$agian utama# edangkan uraian maalahnya die$ut dalam pem$agian pem$antu# apa$ila

uraian maalah maih di$agi lagi men"adi maalah yang le$ih ke%il# die$ut u$ pem$agian

pem$antu.

6. Perlengkapan menyimpan urat

- illing 0a$inet

- Guide

- older

- (artu kendali

7. Pem$erian kode urat8. Penyimpanan urat# dengan %ara

- Mem$a%a urat untuk mengetahui ii urat

- Mem$eri kode urat

- Men%atat urat dalam kartu kendali

+. Menyimpan kartu kendali.

0. Sitem Nomor

&i dalam item nomor ada 8 ma%am

5. Sitem nomor menurut &e9ey ,Sitem &eimal * (lai!ikai

7/26/2019 jklhn,m

3/12

Sitem ini menetapkan kode urat $erdaarkan nomor yang ditetapkan untuk urat yang

$erangkutan.

4ang diperlukan dalam item ini adalah

a. Perlengkapan yang diperlukan adalah

- illing %a$inet

- Guide- older

$. &a!tar klai!ikai nomor

%. (artu kendali

&alam klai!ikai# nomor adalah da!tar yang memuat emua kegiatan * maalah yang terdapat

dalam kantor. Setiap maalah di$eri nomor tertentu.

&alam da!tar ini terdapat tiga pem$agian yaitu

- Pem$agian utama# memuat kegiatan * maalah pokok dari kantor

- Pem$agian pem$antu# memuat uraian maalah yang terdapat pada pem$agian utama

- Pem$agian ke%il memuat uraian maalah yang terdapat pada pem$agian pem$antu.

Guna da!tar klai!ikai adalah

- Se$agai pedoman pem$erian kode urat

- Se$agai pedoman untuk memperiapkan dan menyuun tempat penyimpanan urat

/raian guide# !older# dan urat dalam !illing %a$inet

- &alam etiap la%i !illing %a$inet diperlukan 5: guide

- &i$elakang etiap guide ditempatkan 5: !older

- Surat yang ter$aru dalam etiap !older ditempatkan paling depan

0ara penyimpanan urat

- Surat di$a%a le$ih dahulu untuk mengetahui permaalahannya

- Mem$eri kode urat

- Men%atat urat kedalam kartu kendali

- Men%atat urat pada kartu indek

- Menyimpan urat

- Penyuunan urat dalam !older etiap urat yang $aru elalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali

6. Sitem nomor menurut Terminal &igit

&idalam item ini kode penyimpanan dan kode penemuan kem$ali urat memakai item

penyimpanan menurut teminal digit# yaitu item penyimpanan $erdaarkan pada nomor urut

dalam $uku arip.

&alam item ini yang perlu diperiapkan adalah

- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan urat yang terdiri ata3 !illing %a$inet 5: la%i# guide

,etiap la%i 5: guide# dan !older ,etiap guide 5: !older

- (artu kendali3 yang digunakan dalam item ini ama dengan kartu kendali yang digunakan dalam

item lain. 4ang $er$eda diini adalah mengindek nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan

penemuan kem$ali urat.- 0ara mengindek nomor kode e$agai $erikut

a. &ua angka dari $elakang e$agai unit 5# yaitu menun"ukkan nomor la%i dan nomor guide

$. Satu angka etelah unit 5 e$agai unit 6 yaitu menun"ukkan nomor !older

%. Sia eluruh angka eudah unit 6 e$agai unit 7 yaitu menun"ukkan urat yang keekian dalam

!older

- 0ara penyimpanan urat3 urat dengan nomor kode ++75;# $erarti urat tere$ut diimpan dalam

la%i 5:-5

7/26/2019 jklhn,m

4/12

Sitem ini merupakan kom$inai dari Sitem Nomor &e%imal &e9ey dan Sitem Nomor Terminal

&igit. 4ang di"adikan kode la%i dan guide adalah dua angka yang $erada di tengah# edangkan dua

angka yang $erada di depannya menun"ukkan kode map# kemudian dua angka yang $erada

di$elakangnya menun"ukkan urutan urat yang keekian didalam map.

&alam item ini kode angka haru $er"umlah enam# ehingga terdapat dua angka ditengah# dua

angka di depan dan dua angka di$elakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka haruditam$ahkan angka nol di depannya ampai $er"umlah enam angkla. 0ara penyimpanannya ama

dengan Sitem Nomor Terminal &igit.

8. Sitem nomor Sounde= ,phoneti% ytem

Sitem Sounde= adalah item penyimpanan 9arkat $erdaarkan pengelompokan nama dan

tuliannya atau $unyi pengu%apannya hampir $eramaan. &alam item ini nama-nama diganti

dengan kode ,notai yang terdiri dari 5 huru! dan 7 angka.

Suunan penyimpanannya adalah menurut a$"ad yang diikuti urutan nomor.

&. Sitem Geogra!i * >ilayah

Sitem geogra!i atau 9ilayah adalah uatu item penyimpanan arip $erdaarkan pem$agian

9ilayah atau daerah yang men"adi alamat uatu urat.

Surat diimpan dan diketemukan kem$ali menurut kelompok atau tempat penyimpanan

$erdaarkan geogra!i * 9ilayah * kota dari urat $eraal dan tu"uan urat dikirim.

&alam hu$ungan ini urat mauk dan urat keluar diimpan dan ditempatkan dalam !older yang

ama# tidak dipiah-piahkan. &alam penyimpanannya menurut item ini haru di$antu dengan

item a$"ad atau item tanggal.

4ang perlu diperiapkan dalam menerapkan item ini

- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan item ini adalah3 !illing %a$inet# guide# !older#

dan kartu kendali.

- Penyimpanan urat melalui proedur

a. Melihat tanda pem$e$a dalam urat# yaitu tanda yang menyatakan $ah9a urat tere$ut telah

eleai diproe dan $oleh diimpan.

$. Mem$a%a urat

%. Mem$eri kode uratd. Men%atat urat pada kartu kendali

e. Menggolongkan urat menurut 9ilayahnya maing-maing

!. Menyimpan urat

g. Menyimpan kartu kendali

- Penemuan kem$ali3 %ara menemukan kem$ali adalah ama eperti item-item lainnya.

E. Sitem Tanggal ,0hronologi

Sitem tanggal adalah item penyimpanan urat yang didaarkan kepada tanggal urat diterima

,untuk urat mauk dan tanggal urat dikirim ,untuk urat keluar

4ang diperlukan untuk item ini adalah

- Perlengkapan yang diperlukan3 !illing %a$inet# didepan la%i di%antumkan "udul 'tahun)# guide

e$anyak 56 $uah# maing-maing untuk atu $ulan# !older# dan kartu kendali.- Pem$agian item tanggal

a. Pem$agian utama menggam$arkan tahun ,"udul la%i

$. Pem$agian pem$antu menggam$arkan $ulan ,"udul guide

%. Pem$agian ke%il menggam$arkan tanggal ,"udul !older

- Suunan guide dan !older dalam !illing %a$inet

a. La%i menggam$arkan tahun

$. Guide menggam$arkan $ulan

%. older menggam$arkan tanggal

7/26/2019 jklhn,m

5/12

- Penyimpanan urat# langkah-langkah dalam penyimpanan urat

a. Menetapkan kode urat e$elum diimpan

$. Men%atat urat pada kartu kendali

%. Menyimpan urat.

III. Penutup

A. (eimpulan2adi dalam item pengaripan ada + ma%am %ara pengaturan atau teknik penyimpanan arip e%ara

logi dan itemati. 4aitu dengan memakai

a. Sitem A$"ad ,Alpha$eti%al illing Sytem

$. Sitem Perihal ,Pokok Ii Surat

%. Sitem Nomor

d. Sitem Geogra!i * >ilayah

e. Sitem Tanggal ,0hronologi

Maing-maing item dapat digunakan euai dengan "eni arip# atau urat pada uatu organiai

atau peruahaan.

7/26/2019 jklhn,m

6/12

5 Sistem Pengarsipan..

2une 67# 6::< $y a$id?are

Bismillah..

Aalamu@alaikum..

Mom. Eka kalo ngih tuga emang gak pernah tanggung..hihhi

Ma a%ih mom dah $ikin kita gak ngantuk di kela..

Se$agai perem$ahan nih dia tugana..

Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturanatauteknik penyimpanan

arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem erihal (okok !si Surat)

c. Sistem "omor

d. Sistem #eogra$is % &ilayah

e. Sistem 'anggal (hronologis)

Maing-maing item dapat digunakan euai dengan "eni arip# atau urat pada uatu

organiai atau peruahaan.Sitem pengaripan adalah %ara pengaturan atau penyimpanan

arip e%ara logi dan itemati dengan memakai a$"ad# numerik * nomor# huru! ataupun

kom$inai huru! dan nomor e$agai identita arip yang terkait.

Ada 5 macam sistem pengarsipan.

A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sitem A$"ad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan

menurut abjad./mumnya dipakai untuk arip yang daar penyuunannya dilakukan

terhadap nama orang# nama peruahaan * organiai# nama tempat# nama $enda dan u$"ek

maalah.

Nama-nama diam$il dari nama i pengirim ,urat mauk dan nama alamat yang ditu"u ,urat

keluar.

0ara menemukan dan menentukan %iri * tanda dari uatu dokumen yang akan di"adikan

petun"uk atau tanda pengenal ,%aption untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen

diimpan.

Adapun kata tangkap dapat $erupa 1

"ama orang

http://abidzare.wordpress.com/author/abidzare/http://abidzare.wordpress.com/author/abidzare/

7/26/2019 jklhn,m

7/12

"ama perusahaan % organisasi

"ama tempat % daerah

"ama benda % barang

!stilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Menentukan %iri * tanda dengan %ara menentukan urutan unit-unit atau $agian dari kata

tangkap yang akan diuun menurut a$"ad.

Indek adalah arana untuk menemukan kem$ali dengan %ara mengidenti!ikai urat tere$ut

melalui penun"ukan uatu tanda pengenal yang dapat mem$edakan urat atu dengan urat

yang lainnya# atau $agian dari uatu nama yang di"adikan tanda pengenal urat.

/nit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri* atau

bagian terkecil dari suatu nama.Sedangkan nama# merupakan "udul * %aption. 2adi etiap

"udul memiliki $agian yang die$ut unit.

(ode adalah uatu tanda atau im$ol yang di$erikan atau yang di$u$uhkan pada lem$aran

arip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arip.

+odingadalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.Adapun !ungi

dari kode atau im$ol adalah menun"ukkan ii yang terkandung didalam arip yang

$erangkutan.

Petun"uk ilang adalah alat petun"uk dari indek yang tidak dipakai kepada indek yang

dipakai# atau petun"uk hu$ungan antara indek yang dipakai dengan indek lain yang dipakai.

Ada dua macam petunjuk silang.

a. etunjuk silang langsung

Adalah petun"uk ilang yang menun"ukkan tentang eeorang yang memiliki le$ih dari atu

nama atau atu dokumen yang $erii le$ih dari atu maalah.

b. etunjuk silang tak langsung

Adalah petun"uk ilang yang dipakai untuk menun"ukkan hu$ungan antara atu maalah

dengan maalah lainnya yang aling men"elakan atau aling mem$antu.

rosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah ,

-embaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

eriksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

-enetapkan caption atau judul surat

-engindeks tanda pengenal sesuai peraturan

-embuat petunjuk silang

-emberi kode surat

7/26/2019 jklhn,m

8/12

-enyortir* yaitu memilahmilah atau mengelompokkan arsipmenjadi satu

kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

-enyusun menurut susunan abjad.

-enyimpan arsip* yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat

penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarip item a$"ad adalah

Filling cabinet3 adalah lemari arip untuk menempatkan !older dan guide. 4aitu untuk

menyimpan dokumen# urat-urat kantor. /mumnya mempunyai $e$erapa la%i.

-Folder3 adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arip# $er$entuk

egi empat# $erlipat dua eperti map tetapi tanpa daun penutup.

- #uide (petunjuk)3 merupakan petun"uk dan pemiah antar !older-!older. Bentuk dari guide

adalah egi empat dan $erukuran ama dengan !older. Ter$uat dari karton te$al.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sitem perihal adalah %ara penyimpanan dan penemuan kem$ali urat $erpedoman pada

perihal urat atau pokok ii urat.

4ang perlu diperiapkan untuk item perihal adalah.

5. &a!tar Indek3 adalah da!tar yang memuat eluruh kegiatan * maalah * hal-hal yang

dilakukan dieluruh kantor dimana item ini diterapkan.

Maalah-maalah tere$ut kemudian diuraikan lagi. Maalah-maalah pokok tere$ut dalam

pem$agian utama# edangkan uraian maalahnya die$ut dalam pem$agian pem$antu#

apa$ila uraian maalah maih di$agi lagi men"adi maalah yang le$ih ke%il# die$ut u$

pem$agian pem$antu.

6. Perlengkapan menyimpan urat

- Filling abinet

#uide

Folder

+artu kendali

7. Pem$erian kode urat

8. Penyimpanan urat# dengan %ara

- Mem$a%a urat untuk mengetahui ii urat

- Mem$eri kode urat

- Men%atat urat dalam kartu kendali

+. Menyimpan kartu kendali.

7/26/2019 jklhn,m

9/12

C. Sistem omor

&i dalam item nomor ada 8 ma%am

5. Sitem nomor menurut &e9ey ,Sitem &eimal * (lai!ikai

Sitem ini menetapkan kode urat $erdaarkan nomor yang ditetapkan untuk urat yang

$erangkutan.

4ang diperlukan dalam item ini adalah

a. Perlengkapan yang diperlukan adalah

- illing %a$inet

- Guide

- older

$. &a!tar klai!ikai nomor

%. (artu kendali

&alam klai!ikai# nomor adalah da!tar yang memuat emua kegiatan * maalah yang terdapat

dalam kantor. Setiap maalah di$eri nomor tertentu.

&alam da!tar ini terdapat tiga pem$agian yaitu

- Pem$agian utama# memuat kegiatan * maalah pokok dari kantor

- Pem$agian pem$antu# memuat uraian maalah yang terdapat pada pem$agian utama

- Pem$agian ke%il memuat uraian maalah yang terdapat pada pem$agian pem$antu.

Guna da!tar klai!ikai adalah

- Se$agai pedoman pem$erian kode urat

- Se$agai pedoman untuk memperiapkan dan menyuun tempat penyimpanan urat

/raian guide# !older# dan urat dalam !illing %a$inet

- &alam etiap la%i !illing %a$inet diperlukan 5: guide

- &i$elakang etiap guide ditempatkan 5: !older

- Surat yang ter$aru dalam etiap !older ditempatkan paling depan

0ara penyimpanan urat

- Surat di$a%a le$ih dahulu untuk mengetahui permaalahannya

- Mem$eri kode urat

- Men%atat urat kedalam kartu kendali

- Men%atat urat pada kartu indek

- Menyimpan urat

- Penyuunan urat dalam !older etiap urat yang $aru elalu ditempatkan di urutan paling

depan

7/26/2019 jklhn,m

10/12

- Menyimpan kartu kendali

6. Sitem nomor menurut Terminal &igit

&idalam item ini kode penyimpanan dan kode penemuan kem$ali urat memakai item

penyimpanan menurut teminal digit# yaitu item penyimpanan $erdaarkan pada nomor urut

dalam $uku arip.

&alam item ini yang perlu diperiapkan adalah

- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan urat yang terdiri ata3 !illing %a$inet 5: la%i# guide

,etiap la%i 5: guide# dan !older ,etiap guide 5: !older

- (artu kendali3 yang digunakan dalam item ini ama dengan kartu kendali yang digunakan

dalam item lain. 4ang $er$eda diini adalah mengindek nomor kode untuk keperluan

penyimpanan dan penemuan kem$ali urat.

- 0ara mengindek nomor kode e$agai $erikut

a. &ua angka dari $elakang e$agai unit 5# yaitu menun"ukkan nomor la%i dan nomor guide

$. Satu angka etelah unit 5 e$agai unit 6 yaitu menun"ukkan nomor !older

%. Sia eluruh angka eudah unit 6 e$agai unit 7 yaitu menun"ukkan urat yang keekian

dalam !older

- 0ara penyimpanan urat3 urat dengan nomor kode ++75;# $erarti urat tere$ut diimpan

dalam la%i 5:-5

7/26/2019 jklhn,m

11/12

!. Sistem "eogra#is $ %ilayah

Sistem geogra$is atau ilayahadalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan

pembagian ilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat diimpan dan diketemukan kem$ali menurut kelompok atau tempat penyimpanan

$erdaarkan geogra!i * 9ilayah * kota dari urat $eraal dan tu"uan urat dikirim.

&alam hu$ungan ini urat mauk dan urat keluar diimpan dan ditempatkan dalam !older

yang ama# tidak dipiah-piahkan. &alam penyimpanannya menurut item ini haru di$antu

dengan item a$"ad atau item tanggal.

4ang perlu diperiapkan dalam menerapkan item ini

- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan item ini adalah3 !illing %a$inet# guide#

!older# dan kartu kendali.

- Penyimpanan urat melalui proedur

a. Melihat tanda pem$e$a dalam urat# yaitu tanda yang menyatakan $ah9a urat tere$ut

telah eleai diproe dan $oleh diimpan.

$. Mem$a%a urat

%. Mem$eri kode urat

d. Men%atat urat pada kartu kendali

e. Menggolongkan urat menurut 9ilayahnya maing-maing

!. Menyimpan urat

g. Menyimpan kartu kendali

- Penemuan kem$ali3 %ara menemukan kem$ali adalah ama eperti item-item lainnya.

&. Sistem 'anggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal

surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

4ang diperlukan untuk item ini adalah

- Perlengkapan yang diperlukan3 !illing %a$inet# didepan la%i di%antumkan "udul 'tahun)# guide

e$anyak 56 $uah# maing-maing untuk atu $ulan# !older# dan kartu kendali.

- Pem$agian item tanggal

a. Pem$agian utama menggam$arkan tahun ,"udul la%i

$. Pem$agian pem$antu menggam$arkan $ulan ,"udul guide

%. Pem$agian ke%il menggam$arkan tanggal ,"udul !older

- Suunan guide dan !older dalam !illing %a$inet

7/26/2019 jklhn,m

12/12

a. La%i menggam$arkan tahun

$. Guide menggam$arkan $ulan

%. older menggam$arkan tanggal

- Penyimpanan urat# langkah-langkah dalam penyimpanan urat

a. Menetapkan kode urat e$elum diimpan

$. Men%atat urat pada kartu kendali

%. Menyimpan urat.