Jbptunikompp Gdl Duditachma 21263 5 Babiii

BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek

BAB III PEMBAHASAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1

Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek Penulis melakukan kerja praktek di PT. Indosat Tbk Regional Jawa Barat

mulai tanggal 1 Juli sampai dengan 31 Juli 2008, penulis ditempatkan di bagian akuntansi untuk membantu bagian account payable dalam mengerjakan kegiatan sehari-hari yang ada di perusahaan. Penulis terlebih dahulu mendapat pengarahan dan penjelasan dari pembimbing perusahaan.Hasil pelaksanaan kerja praktek ini penulis mengambil sebuah judul lapora yaitu Prosedur Atas Pengeluaran Kas Untuk Uang Muka (Cash Advance) dan Pertangungjawaban (Settlement) di PT. INDOSAT Tbk REGIONAL JAWA BARAT.

3.2

Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek Sesuai dengan Program Kerja Praktek Fakultas Ekonomi Universitas

Komputer Indonesia, maka penulis melaksanakan kerja paraktek di PT. Indosat Tbk Regional Jawa Barat mulai tanggal 1 Juli sampai dengan 31 Juli 2008. Teknis pelaksanaan Kerja Praktek yang dilakukan penulis adalah dengan cara mengumpulkan data-data di bagian akuntansi untuk membantu bagian account payable, sebelumnya penulis diberikan kesempatan oleh pembimbing perusahaan untuk melakukan Kerja Praktek terlebih dahulu kemudian menentukan apa saja yang

17


dibutuhkan oleh penulis dalam penuyusunan laporan Kerja Praktek, setelah itu pihak perusahaan memberikan data-data yang dibutuhkan oleh penulis untuk penyusunan laporan Kerja Praktek. Adapun teknik pelaksanaan kegiatan penulis dalam melakukan Kerja Praktek di PT. Indosat Tbk Regional Jawa Barat adalah sebagai berikut : 1. Mendapatkan penjelasan tentang tata tertib kerja praktek. Penjelasan tersebut diperoleh dari pembimbing Kerja Praktek di PT. Indosat. 2. Pembuatan absensi (untuk mahasiswa kerja praktek) 3. Mendapatkan penjelasan umum tentang perusahaan. a. Penjelasan umum tentang kepegawaian dan struktur organisasi PT. Indosat Tbk Regional Jawa Barat. Informasi dan penjelasan tersebut diperoleh dari pembimbing kerja praktek. b. Informasi singkat mengenai sejarah umum perusahaan. Informasi tersebut diperoleh dari pembimbing kerja praktek. 4. Perkenalan dengan para staf dan karyawan Bagian Akuntansi (Account Payable). 5. Melakukan observasi mengenai keadaan atau kondisi tempat kerja praktek. 6. Mendapatkan pengarahan dan bimbingan mengenai prosedur pengluaran kas untuk uang muka dan pertanggungjawaban di PT. Indosat Tbk Regional Jawa Barat. Pengarahan dan bimbingan tersebut diperoleh dari pembimbing kerja praktek. 7. Melakukan pengecekan kelengkapan dokumen pengajuan Uang Kas.

18


8. Menginput data users yang mengajukan uang muka dan membuat form permohonan. 9. Melakukan layanan dalam merealisasikan pengeluaran kas untuk uang muka. 10. Menginput data users (karyawan). Pelaksanaan kerja praktek yang dilakukan penulis disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan perusahaan, khususnya Bagian Akuntansi.

1.3 Pemabahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek 3.3.1 Landasan Teori Dalam setiap kegiatannya, perusahaan memerlukan prosedur sistem informasi yang baik agar dapat mengurangi kecurangan yang mungkin saja terjadi, dan tentu untuk mengurangi kesalahan pencatatan, sistem tersebut lebih baik dirancang secara terkomputerisasi. Sistem informasi berbasis komputer menurut Bodnar da Hopwood dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan : Adalah suatu kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, sedangkan sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem berbasis yang dirancang untuk mengubah suatu data akuntansi menjadi sebuah informasi. (2003;67)

19


3.3.1.1 Pengertian Kas Dalam PSAK No. 2 paragraf 43, mengharuskan perusahaan untuk mengungkapkan komponen kas dan setara kas serta harus menyajikan rekonsiliasi jumlah tersebut dalam laporan arus kas dengan pos yang sama dengan pos yang ada di neraca. Oleh karena itu penting untuk memahami secara jelas tentang definisi kas yang dimaksud dalam laporan ini. Dalam Statement Of Financial Accounting Standard No. 95, FASB menyatakan bahwa suatu laporan arus kas harus menjelaskan selisih yang terjadi antara saldo awal dan saldo akhir serta setara kas (cash equivalent). Hal ini berarti dalam laporan kas, kas memiliki pengertian yang lebih luas yang tidak hanya terbatas pada saldo kas yang tersedia di perusahaan (cash on hand) dan kas di bank, tetapi juga termasuk perkiraan-perkiraan yang dikenal sebagai setara kas (cash equivalent). Dalam laporan ini menurut Sofyan Syarif Harahap dalam bukunya Analisa Kritis Atas Laporan Keuangan mendefinisikan : Kas adalah uang dan surat berharga lainnya yang dapat diuangkan setiap saat serta surat berharga lainnya yang sangat lancer yang memenuhi syarat setiap saat dapat ditukar menjadi kas, tanggal jatuh temponya sangat dekat. Kecil resiko perubahan nilai yang disebabkam perubahan tingkat bunga. (2000;258)

20


Sedangkan menurut Dwi Prastowo dan Rifka Julianty dalam bukunya Analisa Laporan Keungan adalah : Kas merupakan konsep dana yang paling berguna, karena keputusan para investor, kreditor dan pihak lainnya terfokus pada penilaian arus kas dimasa datang. (2005 ; 34)

Dalam laporan ini menurut Sofyan Syafri Harahap dalam bukunya Analisa Kristis Atas Laporan Keuangan mendefinisikan : Kas adalah uang dan surat berharga lainnya yang dapat diuangkan setiap saat serta berharga lainnya yang sangat lancar yang memenuhi syarat setiap saat dapat ditukar menjadi kas, tanggal jatuh temponya sangat dekat. Kecil resiko perubahan nilai yang disebabkan perubahan tingkat bunga. (2001;258) Sedangkan menurut Dwi Prastowo dan Rifka Julianty dalam bukunya Analisa Laporan Keuangan adalah : Kas merupakan konsep dana yang paling berguna, karena keputusan para investor, kreditor dan pihak lainnya terfokus pada penilaian arus kas di masa datang. (2005 ; 34)

21


Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas merupakan konsep dana yang berbentuk uang atau surat berharga yang berguna bagi para investor dan kreditor untuk penilaian di masa yang akan datang.

3.3.1.2 Pengertian Pertanggungjawaban (Settlement) Pertanggungjawaban merupakan suatu konsep penting dalam akuntansi yang dikembangkan dalam rangka meningkatkan kapasitas akuntansi manajemen sehubungan dengan fungsinya sebagai alat Bantu manajemen. Menurut Mulyadi dalam buku Akuntansi Manajemen, Konsep, Manfaat, dan Rekayasa mendefinisikan : Sistem akuntansi pertanggungjawaban mwrupakan metode pengendalian biaya yang akan dikembangkan kemudian setelah sistem biaya standar. Biaya dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban dihubungkan dengan manajer yang memiliki wewenang untuk mengkonsumsi sumber daya. (2000;201) Menurut Hansen, Mowen Akuntansi Manajemen yang diterjamahkan oleh Ancella A. Hermawan, M.B.A, mendefinisikan: Akuntansi pertanggungjawaban adalah sistem yang menggunakan berbagai hasil yang dicapai oleh setiap pasar pertanggungjawaban menurut informasi yang dibutuhkann para manajer mengoperasikan pusat pertanggungjawaban mereka. (2000;63)

22


Dari

definisi

diatas

dapat

disimpulkan

bahwa

sistem

akuntansi

pertanggungjawaban merupakan suatu sistem akuntansi yang disusun menurut struktur organisasi yang digunakan dalam perusahaan, dimana dalam struktur organisasi tersebut terdapat pusat-pusat pertanggungjawaban, sehingga pengumpulan dan pelaporan biaya dan pendapat baik yang berupa rencana ataupun yang sesungguhnya terjadi dapat dilakukan menurut tingkat manajemen organisasi.

3.3.1.3 Pengertian Prosedur Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi mendefinisikan : Prosedur adalah suatu urutan kegiatan krelikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanggugan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (2001;5) Menurut Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer mendefinisikan : Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. (2004;264) Maka dari definisi diatas dapat disimpulakan bahwa prosedur adalah uraian kegiatan atau aktivitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.

23


3.3.1.4 Pengertian Uang Muka (Cash Advance) Wareen dkk (2005) menulis dalam bukunya Pengantar Akuntansi, edisi 21 mendefinisikan : Uang muka merupakan pos yang pertama kali dicatat sebagai aktiva tetapi diharapkan menjadi beban dikemudian hari atau selama operasi normal bisnis di suatu perusahaan. (2005;148) Dari definisi diatas uang kas dapat disimpulkan bahwa uang muka adalah pembayaran dimuka yang pertama kali dicatat sebagai aktiva, tetapi masih menjadi beban.

3.3.1.5 Pengertian Pengeluran Kas Proses bisnis account payable menurut Bodnar dan Hopwood berkaitan dengan pengeluaran kas dimana bagian account payable mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran kas, dokumen tersebut telah di telaah, lalu disertakan juga dokumen kelengkapannya, dan diproses untuk menyaipkan sebuah voucher. Account payable memulai pemrosesan pembayaran, yang meliputi perhitungan jumlah yang jatuh tempo. Voucher diposting ke buku besar account payable, lalu voucher yang disetujui diteruskan kebagian pengeluaran kas. Bagian pengeluaran kas mengontrol pengeluaran cek tersebut seperti halnya pengeluaran tunai. Biasanya, cek digunakan untuk mayoritas pengeluaran yang besar. Konsep dana pembayaran untuk uang muka tidak dibatasi untuk control kas kecil. Dana

24


pembayaran di muka adalah dana yang dipelihara pada jumlah tertentu yang telah ditentukan sebelumnya oleh perusahaan. Dalam sistem account payable diperlukan pengendalian dalam hal pengeluaran kasnya. Menurut Marshal dan Paul Sistem Informasi Akuntansi mengatakan bahwa Siklus pengeluaran adalah suatu rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. (2005;187) Menurut Krismiaji Sistem Informasi Akuntansi mengatakan bahwa hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengendalian pengeluaran kas adalah : 1) Otorisasi transkasi Dimana bagian account payable harus mengotorisasi pengeluaran kas, dan bagian keuangan menyetujuinya. 2) Pengamanan terhadap cek Cek harus dibuat atas dasar paket voucher, cek harus mempunyai nomor urut tercetak, hanya ditandatangani jika dibuat dengan benar, dan ditandatangani stidaknya oleh 2 pejabat bila nilainya melebihi angka tertentu, selain itu cek yang masih beredar harus dicatat. 3) Pemisahan tugas Diperlukan pemisahan tugas antara bagian account payable dan bagian pengeluaran kas, lalu bagian pengeluaran kas dengan bagiab buku besar, selain itu bagian buku besar juga harus terpisah dari bagian account payable. 4) Dokumen dan catatan yang memadai Harus dilakukan pengcekan terhadap paket voucher, khususnya faktur asli. Dibatalkan segera cek ditandatangani, lalu account payable harus diposting setiap hari, dan jurnal pengeluaran kas juga harus dibuat setiap hari. (2005;67)

25


Dari definisi diatas dapat ditari kesimpulan bahwa pengeluaran kas adalah suatu kegiatan rangkaian bisnis yang berhubungan dengan pemabayaran, pengeluaran tersebut harus diperlukan pengendalian.

3.3.2

Prosedur Account Payable (Pengeluaran kas) Untuk (Cash Advance) Gambaran umum bisnis Account Payable pada PT. Indosat adalah untuk :

a. Membuat form permohonan dengan mengunakan APF (Approval Payment Form). b. APF diberikan kepada bagian fungsi akuntansi untuk dilakukan verifikasi oleh bagian staff. c. Melakukan jurnal dan posting. d. APF diverifikasi oleh manajer. Prosedur uang muka pada PT. Indosat dimulai dari users yang membuat form permohonan dengan mengggunakan Approval Payment Form ( APF ). Dokumen APF serta dokumen yang sudah dibuat diberikan oleh karyawan ke bagian account payable, di bagian ini dokumen-dokumen tersebut diterima dibagian fungsi akuntansi untuk dilakukan verifikasi oleh bagian staff. Setelah dilakukan verifikasi oleh fungsi akuntansi dokumen-dokumen tersebut lalu dijurnal dan diposting ke System Application Production ( SAP ). Dokumen yang sudah diposting lalu diverifikasi ulang oleh manajer lalu dilakukan pengecekan ke SAP untuk mengetahui berapa kali karyawan meminta uang muka, apabila karyawan telah melakukan permintaan uang sebanyak 2 kali dan belum

26


melakukan settlement maka bagian account payable dapat menolak permohonan cash advance dari karyawan. Apabila karyawan belum pernah meminta uang muka atau karyawan telah melakukan pertangggungjawaban atas uang muka yang pernah dibuat maka bagian yang berwenang akan menyetujui dokumen APF dari karyawan tersebut, dokumen yang telah disetujui diserahkan oleh fungsi akuntansi ke fungsi pembendaharaan. Setelah menerima dokumen dari fungsi akuntansi, fungsi pembendaharaan lalu memeriksa serta menyiapkan dokumen pendukung untuk pembayaran kepada karyawan, selain itu fungsi pembendaharaan juga memasukkan transaksi tersebut ke program AP, setelah itu fungsi pembendaharaan menyiapkan alat untuk pembayaran lalu mengeksekusinya ke bank, seteah karyawan menerima uang melalui bank maupun cash sesuai dengan permohonan APF atau cash advance yang telah dibuat. Uang muka digunakan untuk membiayai suatu acara dan bukan digunakan untuk membeli suatu barang. Apabila cash advance yang diajukan lebih dari Rp. 1.000.000 maka karyawan harus mengambilnya melalui bank, namun apabila cash advance yang diajukan kurang dari Rp. 1.000.000 maka karyawan dapat mengambilnya secara langsung melalui kasir. Proses transaksi ini dapat dilihat di daftar lampiran-lampiran gambar 2 dan 3.

27


3.3.3

Prosedur Pertanggungjawaban (Settlement) Atas Cash Advance Pada prosedur pertanggungjawaban di PT. Indosat Tbk ini karyawan paling

lambat melakukan pertanggungjawaban 2 minggu atas pengajuan cash advance dengan melampirkan dokumen settlement pada APF serta dokumen pendukungnya termasuk bukti transfer apabila lebih dan menyerahkannya ke bagian account payable yang diterima oleh fungsi akuntansi. Dokumen settlement yang sudah dibuat diverifikasi oleh staff dibagian fungsi akuntansi, setelah itu dilakukan proses clearing atas advance payment yang dilakukan oleh karyawan dengan hasil sama dengan, kurang, atau lebih. Manajer melakukan verifikasi atas dokumen yang ada serta melakukan pengecekan ke SAP, setelah dilakukan pengecekan lalu disetujui berdasarkan clearing document SAP, apabila settlement kurang atau lebih dokumen dikembalikan ke bagian pembendaharaan untuk diproses kembali, namun apabila settlement sama denganuang muka yang diajukan maka settlement dikirim ke bagian G/L untuk di filling (dipisahkan menurut akunnya). Apabila settlement ternyata kurang bayar maka karyawan menerima kembali uang,namun apabila settlement lebih bayar maka karyawan harus mengembalikan sisanya ke kasir yang berada di fungsi pembendaharaan. Untuk memantau karyawan dalam melaksanakan settlement maka dibuat list of advance employee pada SAP, serta dapat dilihat berdasarkan nama karyawan atau berdasarkan periode, sistem ini bertujuan untuk melihat sudah berapa kali karyawan meminta cash advance serta untuk memantau waktu jatuh tempo karyawan harus melakukan settlement. Apabila waktu untuk melakukan settlement untuk karyawan

28


hampir habis maka bagian account payable segera melakukan settlement agar karyawan tersebut dapat meminta kembali uang muka apabila memerlukannya. Settlement, selain itu agar uang muka tersebut dapat masuk kedalam akun biaya pada saat clearing period nantinya. Dalam pengajuan untuk uang muka serta pertanggungjawabannya diperlukan dokumen-dokumen untuk memudahkan dalam memverifikasi dan melakukan pengecekan. Dalam hal ini dokumen yang diperlukan oleh karyawan pada saat mengajukan cash advance adalah : 1. Proposal Proposal digunakan oleh karyawan untuk memberikan informasi rincian dana yang diperlukan, serta untuk kegiatan apa uang muka itu digunakan oleh karyawan, sehingga bagian account payable dapat menganalisis apakah pengajuan uang muka itu sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak, dan mempermudah dalam mengawasi penggunaan dana tersebut pada saat karyawan melakukan settlement nantinya. Selain itu untuk mengetahui siapa karyawan yang mengajukan cash advance tersebut. 2. Approval Payment Form Untuk Cash Advance Dokumen APF yaitu dokumen yang digunakan untuk mengetahui orang yang bertanggungjawab dalam menggunakan cash advance, selain itu APF juga digunakan sebagai dokumen pembantu oleh bagia account payable untuk memasukkannya ke akun mana berdasarkan mata anggaran yang tercantum pada form, dokumen ini harus diverifikasi terlebih dahulu oleh

29


bagian account payable sebelum disetujui oleh beberapa line manager sebelum cash advance tersebut diberikan kepada karyawan. Sedangkan untuk pertanggungjawaban atau settlement diperlukan dokumendokumen sebagai berikut : 1. Approval Payment Form Untuk Settltment Dokumen APF untuk settlement diisi oleh karyawan untuk menginformasikan berapa dana uang muka yang telah terpakai. Dokumen ini berisi tentang jumlah biaya yang digunakan oleh karyawan serta jumlah uang muka yang akan diajukan dan selisih antara jumlah biaya serta jumlah uang muka, sehingga dapat dilihat apakah settlement tersebut sama dengan, kurang, atau lebih dengan cash advance yang diajukan. Dokumen ini divalidasi oleh beberapa line manager serta diverifikasi oleh setiap bagian. 2. Kwitansi Kwitansi digunakan sebagai dokumen pendukung atas APF yang dibuat. Kwitansi ini berisi bukti-bukti biaya yang dipakai oleh karyawan. Dokumen ini dicocokkan dengan dokumen settlement untuk mengetahui apakah jumlah biaya yang dipakai sama dengan settlement yang dibuat.

Analisis dengan adanya landasan teori serta prosedur-prosedur yang telah dijelaskan diatas, penulis menganalisa prosedur-prosedur yang telah diaplikasikan di PT. Indosat Tbk telah sesuai dengan landasan teori yang ada. PT. Indosat juga mempunyai beberapa dokumen yang harus di isi oleh karyawan untuk memenuhi

30


syarat prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Prosedur pertanggungjawaban harus secepatnya dilakukan paling lambat 2 (dua) minggu setelah uang muka diterima. Prosedur-prosedur yang ada di PT. Indosat telah sesuai dengan apa yang ada dalam landasan teori.

31

Jbptunikompp Gdl Duditachma 21263 5 Babiii

Documents

Transcript of Jbptunikompp Gdl Duditachma 21263 5 Babiii