BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Flow Map

Dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat ini mempunyai dua

buah flowmap yaitu flow map surat masuk dan surat keluar. Dimana flow map ini

menndefinisikan dari sebuah sistem pengarsipan surat dimulai dari datangnya

surat sampai dengan surat keluar(balasan).

3.1.1 Flow Map Surat Masuk

Pada flow map proses surat masuk ini mempunyai fungsinya masing-

masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :

1. User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa

surat masuk yang didalamnya berupa data surat masuk kemudian

akan melalui proses penyimpanan surat masuk kemudian proses edit

jika ada kesalahan input.

2. Surat masuk, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka

dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data

isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah

pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada

poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat

ditampilkan lewat proses preview.

40

3. Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini

mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat masuk

kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah.

Gambar 3.1 Flow Map Surat Masuk

41

3.1.2 Flow Map Surat Keluar

Pada flow map proses surat keluar ini mempunyai fungsinya masing-

masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :

4. User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa

surat keluar yang didalamnya berupa data surat keluar kemudian akan

melalui proses isi surat keluar dan penyimpanan surat masuk

kemudian proses edit jika ada kesalahan input.

5. Surat keluar, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka

dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data

isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah

pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada

poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat

ditampilkan lewat proses preview.

6. Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini

mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat keluar

kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah.

42

Gambar 3.2 Flowmap surat keluar

43

3.2 Perancangan Basis Data

3.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

3.3 Aliran Informasi

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental

merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan

data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara

berurutan.

44

Gambar 3.4 Diagram Konteks

3.3.1 Data Flow Diagram (DFD)

Terdapat 2 proses utama yaitu: proses daftar hadir masuk dan proses

daftar hadir keluar.

3.3.1.1 DFD Level 1

1: Surat Masuk

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan

data dari surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan

tertentu.

2: Surat Keluar

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan

data dari surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan

tertentu.

45

Gambar 3.5 DFD Level 1

3.3.1.2 DFD Level 2 Proses Surat Masuk

1.1: Tambah

User menginputkan data isi surat masuk berupa tanggal agenda,

asal surat, tanggal surat, no surat, perihal, keterangan.

1.2: Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada

kesalahan input data pada proses tambah.

1.3: Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang

sudah di input dan tersimpan di database.

46

1.4: Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat

yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk

laporan.

Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses Surat Masuk

3.3.1.3 DFD Level 2 Proses Surat Keluar

2.1: Tambah

User menginputkan data isi surat keluar berupa tanggal agenda, no

agenda, ditujukan kepada, perihal, keterangan.

2.2: Edit

47

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada

kesalahan input data pada proses tambah.

2.3: Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang

sudah di input dan tersimpan di database.

2.4: Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat

yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk

laporan.

Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses Surat Keluar

48

3.4 Perancangan Arsitektur Menu

Perancangan arsitektur menu aplikasi pengarsipan surat KOPERTIS Wilayah

IV menggunakan arsitektur network.

Gambar 3.8 Arsitektur menu

49

3.5 Perancangan Skema Relasi

Gambar 3.9 Skema Relasi

3.6 Perancangan Antarmuka

Gambar 3.10 Perancangan Antarmuka Menu Utama

50

Gambar 3.11 Perancangan Antarmuka Pengolahan Data Surat Masuk

51

Gambar 3.12 Perancangan Antarmuka Isi Surat Masuk

52

Gambar 3.13 Perancangan Antarmuka Edit Data Surat Masuk

53

Gambar 3.14 Perancangan Antarmuka Laporan Surat Masuk

54

Gambar 3.15 Perancangan Antarmuka Pengolahan Data Surat Keluar

55

Gambar 3.16 Perancangan Antarmuka Isi Data Surat Keluar

56

Gambar 3.17 Perancangan Antarmuka Edit Data Surat Keluar

57

Gambar 3.18 Perancangan Antarmuka Laporan Surat Keluar

58

3.7 Perancangan Pesan

Gambar 3.19 Perancangan Pesan Input Data Dibatalkan

59

Gambar 3.20 Perancangan Pesan Data Tidak Ditemukan

60

Gambar 3.21 Perancangan Pesan Keluar

61