Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

21

BAN IV PERENCANAAN

Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa diharapkan mampu : 1. menyebutkan unsur-unsur perencanaan 2. mengidentifikasi jenis-jenis perencanaan 3. menjelaskan pentingnya perencanaan 4. menjelaskan proses perencanaan 5. menjelaskan kaidah perencanaan PENDAHULUAN

Perencanaan adalah penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan kegiatan-kegiatan dan aktifitas yang akan dilaksanakan. Fungsi perencanaan manajer meliputi usaha pemilihan berbagai alternatif tujuan, strategi, kebijaksanaan, serta taktik yang akan dijalankan. Jelas usaha tersebut merupakan pengambilan keputusan yang mempengaruhi jalannya perusahaan di waktu-waktu yang akan datang.

Proses pengambilan keputusan ini haruslah bersifat ilmiah,yaitu menuruti persyaratan tertentu, sedang rencana yang dibuat haruslah juga memenuhi sifat-sifat serta tujuan tertentu. Selanjutnya kita hendaknya mengetahui kaidah perencanaan. Setelah rencana terprogram yaitu bahwa perencanaan itu meliputi pemrograman rencana kerja yang konprehensif dan menyeluruh pada semua bagian, maka selanjutnya kebijaksanaan, taktik dan strategi perlu digariskan, dan kemudian pelaksanaan rencana tersebut haruslah konsisten dan konsekuen.

1.Pengertian

Perencanaan adalah : • Penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan. • Penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang

diinginkan. • Fungsi manajemen yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai

alternative • Dari tujuan-tujuan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan

program-program. • Proses mendefinisikan tujuan-tujuan organisasi dan bagaimana mencapai

tujuan tersebut. • Penentuan segala sesuatu sebelum dilakukan kegiatan-kegiatan.

Jadi: Perencanaan yang dibuat haruslah bersifat sebagai berikut:

1. Menyumbang pada pencapaian tujuan-tujuan organusasi. 2. Merupakan dasar tolok fungsi manajemen yang lain, yaitu, pengorganisasi,

pengarahan, pengkoordinasian dengan pengawasan.

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

22

3. Merupakan fungsi dari setiap orang yang berada dalam organisasi,baik horizontal maupun dertikal.

4. Efisien, artinya:bila dilaksanakan, rencana tersebut dapat mencapai tujuan secara berhasil dengan biaya yang sekecil-sekecilnya.

2. Unsur-unsur perencananaan

Pada umumnya, rencana harus memberikan jawaban kepada enam pertanyaan berikut:

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan? 2. Apakah sebabnya tindakan itu yang harus dikerjakan? 3. Dimana tindakan itu dilaksanakan? 4. Kapan tindakan itu dilaksanakan? 5. Siapa yang mengerjakan tindakan itu? 6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut?

Louis A. Allien berpendapat bahwa kegiatan-kegiatan pada fungsi

perencanaan terdiri atas: 1. Meramalkan

Memperkirakan keadaan yang datang-datang sekarang dapat mengambil tindakan antisifatif.

2. Menetapkan sasaran, maksud dan tujuan Menentukan semua pekerjakan

3. Programming. Menetapkan urutan-urutan kegiatan berdasarkan prioritas

4. Scheduling Menentukan waktu yang tepat

5. Menyusun anggaran (Budgeting) 6. Mengembangkan prosedur 7. Menetapkan dan menafsikan kebijaksanaan

Menjamin keseragaman dan keselarasan tindakan-tindakan dalam Menguasai masalah-masalah dan situasi pokok. 3.Jenis-jenis perencanaan

George A.Steiner,dalam top management planning.mengelompokan perencanan berdasarkan:

1. Periode waktu: • Jangan pendek • Jangka panjang • Jangka menengah • Kontiu/abadi

2. Pokok soal: • Pemasangan • Produksi • Personalia • Pembelanjaan

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

23

• Lit bang • Fasilitas dll

3. Unit organanisasi: • Proyek • Departemenn • Bagian,seksi • Kelompok fungsional • Cabang • Perusahaan sebagai keseluruhan

4. Karakteritik: • Sederhana atau rumit • Komprehensif atau sempit • Utama (penting) atau kecil (kurang penting) • Kualitas atau kuantitas • Stratesis atau taktis • Rahasia atau dapat diketahui umum • Tertulis atau tak tertulis • Formal atau non formal • Pelaksanaan sulit atau mudah • Rasional atau tak rasional • Ekonomis/murah atau mahal

5. Unsur: • Tujuan • Maksud • Misi • Obyektif • Strategi • Program • Kebijaksanaan • Prosedur dan metode standar • Pedoman, aturan

Tujuan adalah segala sesuatu yang menjadi arah akhir yang dituju olae organisasi dengan memanfaatkan rencana satu kali pakai dan atau rencana yang terus-menerus dipakai.

Rencana satu kali pakai adalah rencana yang dipakai untuk mencapai tujuan khusus tertentu, dan setelah tujuan tercapai rencana tersebut tidak dipakai lagi.

Rencana yang terus-menerus dipakai diciptakan untuk kegiatan yang berulang kembali sehungga dimungkinkan pendekatan yang distandarisasikan.

Maksud merupakan peranan pokok suatu organisasi; ini merupakan tujuan yang relatif luas suatu organisasi, misalnya maksud didirikannya universitas ialah

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

24

mengembangkan ilmu pengetahuan melalui pendidika, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

Taktik dan strategi adalah program yang luas untuk mencapai tujuan organisasi sehingga misis terlaksana.

Kebijaksanaan merupakan pedoman umum untuk mengambil keputusan. Kebijaksanaa digariskan agar orang mengetahui apa yang dapat atau yang tidak dapat diperbuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Prosedur atau metode standar adalah serangkaian perintah yang terperinci untuk menjalankan kegiatan yang berurutan dan aturan tertentu.

Aturan merupakan pernyataan bahwa kegiatan tertentu harus atai tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.

6. Pentingannya perencanaan

• Rencana dapat maniadakan ketidakpastian masa datang dan dapat menaggulangi perubahan-perubahan:

• Dengan digariskan tujuan maka kegiatan dapat terfokus • Rencana merupakan dasar bagi pengawasan • Rencana dapat dijadikan dasar untuk membuat perencanaan berikutnya

secara riil • Rencana itu ekonomis karena segala kegiatan terpusatkan untuk

mencapai tujuan secara konsekuen • Dengan rencana itu kleksibel,artinya dapat berubah arah tanpa biaya

ekstra dalam rangka mencapai tujuan.

7. Kaidah dan proses perencanaan Pada hakikatnya adalah: forecast, karena dengan forescast

digariskan peristiwa yang diharapkan terjadi pada waktu yang akan datang. Kaidah perencanaan dapat dibagi 2 kelompok: 7.1. Kaidah intern

Terdiri atas estimasi kekuatan dengan kelemahan:baik dalam hal:pemasaran,produksi,personalia,pembelajaan,administrasi,keuangan maupun: tujuan strategi ,taktik, dan kebijaksanaan.

7.2. Kaidah ekstern

• Tersedianya sumber daya yang diperlukan: bahan mentah teknologi • Pengaruh lingkungan: politik, hukum, ekonomi, social, budaya,

etika, agama, dan hankam. • Saingan kegiatannya

Untuk membuat suatu rencana yang baik, beberapa langkah yang harus

diambil sebagai berikut: 1. menentukan tindakan tugas-tugas 2. mengobservasi dan memganalisa 3. mengadakan kemungkinan-kemungkinan 4. membuat sintesia

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

25

5. menyusun perencanaan

Menurut, James. A.F. Stone pendekatan formal perencanaan adalah sebgai berikut:

1. Memilih tujuan 2. menganalisa lingkungan 3. menentukan tujuan yang dapat diukur 4. sub-unit menentukan tujuan 5. membandingan rencana sub-unit dengan rencana strategis 6. menentukan perbedaan yang ada 7. memilih alternatif terbaik 8. melaksanakan rencana strategis 9. menilai dan mengawasi kemanajuan rencana

Jadi; rencana merupakan tulang punggung kegiatan.organisasi yang mengadakan perencanaan dan mempunyai rencana dapat dikatakan akan lebih berhasil dibandingkan dengan organisasi yang tidak mengadakan perencanaan atau yang ridak mempunyai rencana, karena sifat-sifat yang baik dari perencanaan dan rencana itu merupakan prses belajar yang baik dan menghasilkan sesuatu yang baik pula

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

26

BAB V PENGORGANISASIAN

Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa diharapkan mampu : 1. menjelaskan teori-teori organisasi 2. membuat skema bentuk-bentuk dan struktur organisasi 3. menerapkan prinsip-prinsip organisasi 4. menunjukkan hubungan antar bagian dalam departementasi dan pembagian

kerja 5. menjelaskan pendelegasian dan desentralisasi wewenang 6. menjelaskan wewenang dan kekuasaan 7. menjelaskan hubungan budaya dan organisasi I. Pengertian Organisasi

Organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu “organon” dan bahasa latin “organum” yang artinya alat, bagian, anggota atau badan. • Organsiasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai

suatu tujuan bersama • Organisasi adalah suatu system kerjasama dari aktifitas-aktifitas yang

dilakukan oleh 2 orang atau lebih Jadi unsur-unsur organisasi adalah 1. Orang (2 atau lebih) 2. Wadah 3. Aktifitas 4. Tujuan bersama

II. Teori Organisasi Teori organisasi dikelompokkan : 2.1. Teori Klasik

Dengan adanya revolusi industri (1790-1900) keadaan industri dan perdagangan maju, *Aplikasi iptek berkembang � terjadi produksi massal, konsumsi massal dan pasar massal. *Urbanisasi meningkat � kapasitas produksi naik *Tetapi timbul kompliks masyarakat proletar lawan yang kaya (borjuis). *Kota lawan desa. *Ketidak-merataan meningkat. *Perlu untuk pemerintahan yang kuat untuk menanganinya. � Weber mengusulkan penerapan teori birokrasi

Fayol memberikan konsep dan teori fungsionalisme Urwick memiliki konsep keteknikan � di Eropa

� Fayol dengan scientific management � di AS Akibat dari semua ini adalah : 1. Bawahan terikat pada 1 orang yaitu atasannya 2. Kecenderungan kearah supervisi yang ketat 3. Karyawan hanya sebagai petugas pelaksana

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

27

4. Tidak begitu memperhatikan manusia sebagai manusia “mahluk sosial” dan perilaku manusia.

2.2. Teori Neo-Klasik

1. Pembagian kerja : menimbulkan situasi dimana pedoman kerja tidak ada dan disiplin menjadi berkurang : bingung, takut bertanya dan merasa diri diabaikan � timbul : depersonalisasi dan dysfunction � jadi tidak kooperatif

2. Proses skalar dan fungsional menimbukan problema dalam delegasi wewenang dan tangung jawab.

3. Tentang struktur organsiasi, terutama yang menyebabkan friksi antara orang-orang operasional (lini) dan orang staf.

4. Rentang pengawasan � Supervisi yang ketat

Maka Teori Neo-Klasik mengusulkan : a. Partisipasi orang dalam proses pengambilan keputusan b. Memperluas kerja, sehingga tidak terlalu spesialis tetapi generalis

mengetahui segalanya c. Manajemen didasarkan pada proses bottom-up, memberi

kesempatan pada junior memegang tampuk manajemen d. Adanya ratio atasan-bawahan tergantung pada kemampuan

manajemen, sistem komunikasi, pengawasan formal serta luas sentralisasi

e. Supervise bebas demokratis dll.

2.3. Teori Organisasi Modern Teori klasik membicarakan konsep : koordinasi, skalar dan

vertical, dengan pendekatan struktural dan sistem tertutup. Teori modern cenderung ke sistem terbuka, analitis konseptual, didasarkan pada data empiris, yang sifatnya sintesa integratif. Sistem terbuka itu pada hakikatnya merupakan transformasi masukan yang menghasilkan produk-produk transformasi; terdiri dari : aliran informasi, bahan dan energi. Sistem terdiri dari : subsistem, tujuan, manajerial, teknis psiko sosial dan struktural. Organisasi terdiri dari : antar hubungan bagian dalam suatu sistem yang dihubungkan dengan elastis.

III. Bentuk dan Struktur Organisasi Menurut pola hubungan kerja, wewenang dan tanggung jawab bentuk organisasi dibedakan : 1. Bentuk organisasi garis 2. Bentuk organisasi fungsional 3. Bentuk organisasi garis dan staf 4. Bentuk organisasi fungsional dan staf

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

28

Direktur

Keuangan Pemasaran Produksi

4 5 6 1 2 3 7 8 9

Direktur

Pemasaran URS Teknik Perencanaan Personalia

Proyek A Proyek C Proyek B

Direktur

Penasihat Produksi Penasihat Hukum

Produksi Pemasaran Keuangan Kepegawaian

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

29

IV. Prinsip-prinsip Organisasi Agar suatu organisasi berjalan dengan baik, beberapa prinsip organisasi sebagai berikut : 1. Perumusan tujuan dengan jelas 2. Pembagian kerja 3. Delegasi kekuasaan (delegation of authority) 4. Rentang kekuasaan 5. Tingkat pengawasan 6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab (unity of command and

responsibility) 7. Koordinasi

V. Departementasi dan Pembagian Kerja Departementasi merupakan pengelompokkan kegiatan kerja yang hampir

sama dan erat hubunganya satu dengan yang lainnya. Pembagian kerja merupakan pemecahan tugas sedemikian rupa sehingga orang perorang di dalam organisasi bertanggung jawab pada dan melaksanakan kegiatan tertentu saja.

Pembagian kerja pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.

Beberapa dasar dalam departementasi :

• Departemen fungsional Pekerjaan dapat dikelompokkan menurut fungsi dari organisasi.

Perusahaan bisnis meliputi fungsi seperti : produksi, pemasaran, keuangan, akunting dan personalia

Rumah sakit meliputi fungsi seperti : bedah, psikiatri, rumah tangga, farmasi dan pesonalia.

• Departemen territorial

Pembentukan kelompok atas dasar daerah geografis. Logikanya adalah bahwa semua kegiatan dalam daerah tertentu seharusnya ditugaskan kepada seorang manajer.

Manajer Umum

Produksi

Produksi Kontrol Maintenance

Distribusi

Penjualan Iklan Analisis Pasar

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

30

• Departemen produk Dalam banyak perusahaan besar yang produknya beraneka ragam, kegiatan dan personalianya dikelompokkan atas dasar produk

• Departementasi pelanggan Contoh departemntasi yang berorientasi pada pelanggan adalah lembaga pendidikan. Beberapa lembaga pendidikan menyelenggarakan kuliah-kuliah tetap dan kuliah ekstensi. Dalam praktek, dasar-dasar penggolongan itu tidaklah dianut secara konsekuen, sebab seringkali didasarkan atas kombinasi dari beberapa dasar yang tersebut di atas.

VI. Pendelegasian dan Desentralisasi Wewenang

Pendelegasian merupakan alokasi atau pembebanan tugas, wewenang dan permintaan akan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Untuk efektifnya pendelegasian ada beberapa syarat :

1. Rencana dan kebijaksanaan harus jelas 2. Tugas dan wewenang harus dibatasi dengan yang diharapkan 3. Orang yang diberi tugas disiplin yang terbaik 4. Komunikasi secara terbuka 5. Sistem pengawasan perlu diciptakan

Manajer

Kabag. Penjualan

Daerah Sumbar

Daerah Sumut

Daerah Aceh

Manajer

Kabag. Penjualan

Minyak Goreng Kosmetik Daging Susu Makanan Ringan

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

31

Tindak lanjut ialah perlunya diadakan desentralisasi wewenang secara konsekuen. Akan tetapi biasanya orang takut untuk mengadakan desentralisasi karena :

1. Biayanya tidak sedikit 2. Hilangnya uniformitas kebijaksanaan 3. Terlalu luasnya pengawasan 4. Proses pengambilan keputusan yang sulit dll

Desentralisasi pada suatu saat pasti diperlukan karena :

1. Kecenderungan orang ingin bebas mengambil keputusan 2. Dinamika usaha memerlukan putusan cepat 3. Makin bertambahnya orang yang mampu mengelola organisasi 4. Teknik pengawasan berkembang dengan baik.

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

32

BAB VI PENGARAHAN

Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa diharapkan mampu : 1. menjelaskan dasar-dasar pengarahan 2. memahami pemberian perintah 3. menjelaskan motivasi dan teori motivasi 4. menjelaskan kepemimpinan dan gaya kepemimpinan I. DASAR - DASAR PENGARAHAN

Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnell dalm : “Principles Of Management : An Analysis Of Managerial Functions “ mengatakan bahwa dasar pengarahan itu :

1. Sumbangan individu terhadap tujuan organisasi tergantung pada komunikasi antara yang diarahkan dan yang mengarahkan.

2. Harmonisasi antara tujuan individu dengan tujuan organisasi 3. Pengarahan harus efesien untuk mencapai tujuan 4. Kesatuan perintah 5. Teknik pengarahan yang tepat 6. Komunikasi yang baik 7. Kemampuan memimpin yang baik 8. Supervisi langsung 9. Tarap pengertian yang tinggi 10. Informasi yang disampaikan secara langsung 11. Pemanfaatan organisasi tak formal

II. PEMBERIAN PERINTAH • Perintah Adalah : Suatu instruksi resmi dari seorang atasan kepada bawahan

untuk mengerjakan atau tidak melakukan sesuatu guna merealisasikan tujuan (Perusahaan)

Jadi : Dari batasan ini, dapat disimpulkan bahwa ada beberapa unsur dari perintah sebagai berikut :

1. Instruksi Resmi 2. Atasan dan bawahan 3. Mengerjakan atau tidak mengerjakan kegiatan 4. Realisi Tujuan

• Sehingga ; perintah itu harus memiliki prinsip, sebagai berikut : 1. Perintah harus jelas 2. Perintah harus positif 3. Perintah harus diberikan kepada orang yang tepat 4. Perintah diberi X dijabarkan satu persatu 5. Perintah harus bersifat motivasi

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

33

6. Perintah adalah aspek berkomunikasi

III. MOTIVASI Motivasi berasal dari kata “motive” ( ind : motive ) yaitu segala sesuatu

yang membuat seseorang bertingkah laku tertentu atau paling tidak berkeinginan untuk bersikap tertentu.

Motivasi merupakan hal – hal yang menyebabkan, menyatukan serta memperhatikan orang berprilaku tertentu. Motivasi dipengaruhi oleh kondisi fisik, kebutuhan seseorang serta kondisi sosial orang.

IV. KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan merupakan proses mempengaruhi dan mengarahakan kegiatan yang berhubungan dengan tugas anggota atau kelompok organisasi.

Sistem kepemimpinan dikelompokan ke dalam : 1. EKSPLOITATIF, yaitu yang bersifat “ MEMERAS ” bawahan, bawahan

harus mencapai tujuan, kalau tidak dihukum. 2. OTORITATIF, yaitu yang “ KERAS “ terhadap bawahan, bawahan boleh

memberi komentar pada perintah. 3. KONSULTATIF, yaitu yang meminta pendapat dari bawahan, tujuan

digariskan, perintah umum di keluarkan setelah diskusi dengan bawahan. 4. PARTISIPATIF, dimana tujuan yang digariskan dan keputusan diambil oleh

kelompok dalam organisasi.

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

34

BAB VII PENGKOORDINASIAN

Tujuan Instruksional Khusus: Setelah mengikuti mata kuliah ini, mahasiswa diharapkan mampu : 1. menjelaskan dasar-dasar koordinasi 2. menjelaskan komunikasi dan informasi

Pengkoordinasian merupakan usaha mensinkronkan dan menyatukan segala

kegiatan dalam organisasi agar tercapai tujuan secara efektif dan efisien. Pengkoordinasian merupakan tugas yang “sulit“ dilakukan karena berbagai

perbedaan yang ada dalam organisasi, misalnya : perbedaan tujuan individu, waktu, hubungan perseorangan, dan lain - lain.

I. DASAR KOORDINASI

Biasanya organisasi menciptakan mekanisme koordinasi tertentu. Menurut Joseph A. Litterer dalam : “The Analysis Of Organizations “, ada 3 mekanisme koordinasi, yaitu : 1. Mekanisme Hierarki : dimana berbagai kegiatan dihubungkan dibawah satu

kekuasaan pusat. 2. Mekanisme Administratif , yang berhubungan dengan pekerjaan yang rutin

sifatnya. 3. Mekanisme Sukarela : dimana individu atau kelompok melihat adanya

kebutuhan, menciptakan program dan menerapkannya. Mekanisme mana yang dipilih tergantung pada situasi, biasanya dipakai ketiga-tiganya. Sehingga menghasilkan koordinasi : 1. Berdasar Rencana :

Biasanya dipakai bila organisasi stabil dan keadaan dapat diperkirakan terlebih dahulu.

2. Berdasar Umpan Balik : Biasanya dipakai bila organisasi atau keadaan tidak stabil, berubah - ubah, dan tak dapat diperkirakan. Dilaksanakan berdasarkan informasi dari bawahan, dianalisa bersama, diputuskan, diberikan pada bawahan dan statusnya.

3. Koordinasi Horizontal Yaitu koordinasi antara karyawan satu tingkatan yang berbeda-beda fungsinya.

4. Koordinasi Vertikal Yaitu koordinasi antara atasan dengan bawahan. Bagaimanapun juga koordinasi atau dapat dicapai dengan mudah. Bila sistem komunikasi yang ada dalam organisasi baik. Kemampuan organisasi untuk mengadakan kegiatan yang kompleks tergantung pada cara bagaimana orang

Manajemen Industri Kimia – A. Kahar

FMIPA KIMIA - UNMUL

35

mempergunakan sistem komunikasi demi koordinasi dan sebaliknya. Makin efisien komunikasi dalam organisasi makin besar toleransi dan rasa saling trergantung dan bersatu para anggota dan semakin mudah komunikasi.

KOMUNIKASI DAN INFORMASI Komunikasi merupakan peristiwa dimana pemberi berita dan penerima

berita memperoleh pandangan yang sama tentang suatu berita. Dalam komunikasi orang mendapatkan informasi. Informasi adalah segala sesuatu yang dikomunikasikan : Dalam hal ini pengetahuan tentang sesuatu informasi merupakan inti sistem komunikasi dan memberikan bahan dasar pengambilan keputusan.