INFORME N° 002/CCI/IGN

PARA : GRAL BRIG RODRÍGUEZ MONGE MARCOS JEFE DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO NACIONAL

DE : CRL EP RISCO CHOQUE FÉLIX VLADIMIR

PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONTROL

INTERNO DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO

NACIONAL

ASUNTO : INFORME DEL PLAN DE TRABAJO PARA LA

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO EN EL INSTITUTO GEOGRÁFICO

NACIONAL

FECHA : SURQUILLO, 12 DE SETIEMBRE DE 2018

1. ANTECEDENTES

El Control Interno en las entidades del sector público debe ser entendido dentro del

contexto de sus características específicas, tomando en cuenta su enfoque para lograr

objetivos institucionales de gestión, la utilización de los fondos públicos, la importancia

del ciclo presupuestario y de planeamiento y la complejidad de su funcionamiento.

Esto significa hacer un balance entre los valores tradicionales como la legalidad, la

integridad y la transparencia, presentes por su naturaleza en los asuntos públicos y los

valores gerenciales modernos como la eficiencia y la eficacia. Las entidades públicas

requieren del cumplimiento de normativas que dependiendo de las funciones asignadas

o de los sistemas administrativos pueden ser abundantes y especializadas.

En éstas se reglamenta la gestión de la entidad y la forma de operar. Los ejemplos

incluyen la ley de presupuesto, los tratados internacionales, la ley general de

contratación pública, las leyes sobre la administración y gestión pública, la ley de

contabilidad, la ley de derechos civiles y protección del medio ambiente, las

regulaciones sobre el manejo de los impuestos y las acciones que eviten el fraude y la

corrupción.

Es así que con la dación de la Ley N° 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Control y de la Contraloría General de la República, se establece que el control

gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y

resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia y eficacia,

transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así

como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes

de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su

mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.

La citada Ley Orgánica, establece que el control interno comprende las acciones de

cautela previa, simultánea y verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control,

con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta

y eficientemente, siendo responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar

el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y

el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con

el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.

Asimismo, la Ley N° 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado,

establece que la Contraloría General de la República es la entidad competente para

dictar la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación y

funcionamiento del control interno en las entidades del Estado, así como su respectiva

evaluación.

Por otra parte, el Ministerio de Economía, con la dación en la Ley N° 30372, Ley de

Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2016, en su Quincuagésima Tercera

Disposición Complementaria Final, establece la obligación de todas las entidades de los

tres niveles de gobierno de implementar su Sistema de Control Interno en un plazo

máximo de treinta y seis (36) meses, contados a partir de su entrada en vigencia; para

lo cual la Contraloría General de la República emitirá las disposiciones conteniendo los

plazos por cada fase y nivel de gobierno y los demás lineamientos que sean necesarios.

Complementariamente, se tiene la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la

Gestión dl Estado y el Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política

Nacional de Modernización del Gestión Publica al 2021.

Específicamente, la Contraloría General de la República emitió la Resolución de

Contraloría N° 149-2016-CG, que aprueba la Directiva N° 013-2016-CG/GPRO

denominada “Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del

Estado” y la Resolución de Contraloría N° 004-2017-CG, que aprueba la “Guía para la

implementación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno en las entidades del

Estado”, con la finalidad de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Quincuagésima

Tercera Disposición Complementaría Final de la Ley N° 30372, Ley de Presupuesto del

Sector Público para el año fiscal 2016, con el fin de fortalecer el control interno en las

entidades del Estado para el eficiente, transparente y correcto ejercicio de la función

pública en el uso de los recursos del Estado.

El desarrollo del Control Interno busca complementarse con nuevos modelos como el

“Cuadro de Mando Integral” que reposa en una gestión por procesos altamente

desarrollada, en la que ambos se orientan, en última instancia, hacia la elevación

creciente y sostenible de la eficiencia y eficacia de la organización. Estudios sobre el

tema realizados en los últimos lustros coinciden en reconocer un conjunto de

necesidades de primer orden, como son:

a. La necesidad de que el Control Interno se integre al desarrollo del conjunto de

actividades que forman parte de la misión de la organización, de manera que forme

parte de los procesos regulares de trabajo y, al tiempo, se identifique como un

proceso continuo y singular, constituyéndose en un sistema.

b. La necesidad de que los objetivos del sistema de Control Interno se correspondan y

refieran a los propósitos fundamentales de la organización, esencialmente

vinculados a su eficiencia y eficacia estratégica y operacional.

c. La necesidad de unificar el significado que el Control Interno tiene para todos los

miembros de la organización y demás personas implicadas.

2. OBJETIVO

Definir el curso de acción a seguir para cerrar las brechas identificadas en el Informe de

Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Instituto Geográfico Nacional (IGN).

3. METODOLOGÍA

3.1. El Informe de diagnóstico del Sistema de Control del IGN dió como resultado un

conjunto de acciones a ser implementadas con la finalidad de cerrar las brechas

que fueron identificadas. Se ha determinado la necesidad de priorizar el conjunto

de acciones a implementar según su factibilidad de acuerdo a los criterios de

priorización y la escala de calificación conforme se aprecia en la siguiente matriz:

Criterios Escala de calificación

Criticidad

Muy crítico = 3 Crítico = 2 No crítico = 1

Impacto

Gran impacto = 3 Mediano impacto = 2 Bajo impacto = 1

Factibilidad

Alta = A Mediana = M Baja = B

3.2. Criterios de priorización.

a. Criticidad: Este criterio tiene que ver con el grado de urgencia e importancia

que tiene una acción respecto a su implementación en la entidad.

b. Impacto: Este criterio tiene que ver con las repercusiones que tiene la acción a

implementar respecto a la superación de la debilidad que la genero.

c. Factibilidad: Este criterio mide la capacidad que tiene la entidad para

implementar la acción en el corto, mediano o largo plazo.

4. PLAN DE ACCIÓN

Para la elaboración del Plan de Trabajo se han considerado los resultados obtenidos del

Informe de Diagnóstico del Sistema de Control Interno del IGN. Las acciones

consideradas guardan correlación con los planes operativos de la entidad con el fin de

asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo. Las acciones a

implementar para el cierre de brechas y generar oportunidades de mejora han sido

clasificadas según su pertenencia a los diferentes componentes de Control Interno, tal

como se muestra a continuación:

4.1. Componente: Ambiente de Control

4.1.1. Filosofía de la Dirección

- Reuniones periódicas del Comité de Control Interno para verificar el

cumplimiento de la implementación del Sistema de Control Interno

en el IGN.

- Programar un mayor número de charlas y/o talleres en la que

participe el personal militar y civil del IGN a fin de interiorizar el

conocimiento del Sistema de Control Interno.

- Considerar el Control Interno como política institucional.

- Incluir en el Plan de Capacitación cursos sobre el Sistema de Control

Interno, a efectos de actualizar los conocimientos adquiridos por el

personal militar y civil del IGN.

4.1.2. Integridad y valores éticos

- Realizar charlas periódicas sobre el código de ética institucional.

4.1.3. Administración Estratégica

- Disponer el monitoreo continuo de los avances del POI del IGN.

- Difundir los lineamientos del PEI hasta los niveles inferiores del IGN.

4.1.4. Estructura Organizacional

- Continuar el seguimiento del trámite que sigue el proyecto de Ley del

IGN en el Sector Defensa.

- Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de

actualizar los documentos de gestión del IGN (CAP y MOF).

4.1.5. Administración de recursos humanos

- Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de

mejorar la escala remunerativa del personal civil.

- Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en la entidad.

- Formular el Plan de Desarrollo de Personas (PDP) del IGN.

- Coordinar con el COPERE (Ejército) para incrementar la asignación de

personal militar al IGN.

4.1.6. Competencia profesional

- Continuar el proceso de tránsito a la Ley Servir con la finalidad de

estructurar las competencias profesionales del personal militar y civil

del IGN y reformular el CAP correspondiente.

- Coordinar con COPERE (Ejército) a fin de prolongar la permanencia

del personal del área administrativa en el IGN.

4.1.7. Órgano de Control Institucional

- Disponer que los órganos del IGN atiendan a la brevedad y en los

plazos establecidos los requerimientos de información del OCI del

IGN.

4.2. Componente: Evaluación de riesgos

4.2.1. Planeamiento de la administración de riesgos

- Implementar la Ley de Seguridad en el Trabajo en el IGN a fin de

efectuar una adecuada planificación de administración de riesgo.

4.2.2. Identificación de los riesgos

- Programar en el Presupuesto Institucional un mayor número de

cámaras de seguridad y renovación de las redes de luz y agua en

algunos sectores del IGN.

- Capacitar al personal en la identificación de riesgos en la entidad.

4.2.3. Valoración de los riesgos

- Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en el IGN.

4.2.4. Respuesta al riesgo

- Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en el IGN.

4.3. Componente: Actividades de control gerencial

4.3.1. Procedimiento de autorización y aprobación

- Actualizar los documentos de gestión de la entidad.

4.3.2. Segregación de funciones

- Continuar el proceso de tránsito a la Ley Servir con la finalidad de

optimizar la segregación de funciones en los distintos niveles

jerárquicos de la entidad.

4.3.3. Evaluación costo-beneficio

- Realizar talleres con el personal del IGN para promover el

conocimiento de la evaluación costo beneficio en la entidad.

4.3.4. Controles sobre los accesos a los recursos o archivos

- Realizar una mayor capacitación con el personal del IGN a fin de

garantizar la seguridad de los recursos y archivos de la entidad.

4.3.5. Verificación y conciliación

- Actualizar la documentación normativa relativa a verificaciones y

conciliaciones.

4.3.6. Evaluación de desempeño

- Capacitar al personal en las tareas de evaluación y desempeño

institucional.

4.3.7. Rendición de cuentas

- Capacitar permanente al personal encargado de las rendiciones de

cuentas, incidiendo en el cumplimiento de sus funciones y

responsabilidades.

- Sensibilizar al personal sobre el proceso de rendición de cuentas en

el ejercicio de sus funciones, como del uso de los bien y recursos

recibidos de la entidad (Difusión, charlas).

4.3.8. Documentación de procesos, actividades y tareas

- Capacitar al personal del IGN en la elaboración de procesos de

adquisición de bienes y contratación de servicios.

4.3.9. Revisión de procesos, actividades y tareas

- Capacitar al personal del IGN en la revisión de procesos, actividades

y tareas.

4.3.10. Controles para las tecnologías de la información y comunicación

- Programar en el presupuesto institucional la adquisición de un data

center y un Sistema Backup para asegurar la integridad de la

información en caso de contingencias.

4.4. Componente: Información y comunicación

4.4.1. Funciones y características de la información

- Definir niveles de acceso al sistema de información del IGN.

- Gestionar la asignación de mayor presupuesto para la elaboración de

cartografía básica oficial.

4.4.2. Información y responsabilidades

- Implementar medidas para asegurar una comunicación eficiente

entre el personal operativo y administrativo.

4.4.3. Calidad y suficiencia de la información

- Implementar los procedimientos de control de calidad para la

elaboración de la cartografía básica oficial y otros procesos.

4.4.4. Sistema de información

- Continuar implementando el sistema de información potenciado los

servidores y terminales.

4.4.5. Flexibilidad al cambio

- Promover charlas y talleres con la finalidad de sensibilizar al personal

para migrar la resistencia al cambio.

4.4.6. Archivo institucional

- Implementar el archivo institucional con mayor mobiliario y

sistematización de la información.

- Capacitar al personal con relación al ordenamiento y procedimiento

de los archivos existentes.

4.4.7. Comunicación interna

- Implementar un sistema de intranet de la entidad.

4.4.8. Comunicación externa

- Estricto cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la

información pública.

- Implementar el geoportal institucional mediante la actualización de

sus sistemas.

4.4.9. Canales de comunicación

- Continuar mejorando los sistemas existentes (portal web, RRPP,

imagen institucional, etc).

4.5. Componente: Supervisión

4.5.1. Actividades de prevención y monitoreo

- Continuar mejorando los procedimientos para el monitoreo

existentes mediante la adopción de medidas específicas para cada

proceso.

- Evaluar las actividades de prevención y monitoreo, reajustándolas

(actualización) en caso de ser necesarias al término de cada proceso.

4.5.2. Seguimiento de resultados

- Continuar mejorando los procedimientos para el seguimiento de

resultados a nivel CCI y OCI.

- Los órganos del IGN deberán formular un informe de resultados al

término de cada proceso para ser evaluado por el comité de control

interno de la entidad.

4.5.3. Compromiso de mejoramiento

- Fomentar la identificación y compromiso del personal mediante

charlas, talleres y actividades de integración.

4.5.4. Autoevaluación

- Captar al personal para realizar actividades de autoevaluación.

5. MATRIZ PRIORIZADA DE LAS ACCIONES A SER IMPLEMENTADAS EN EL PLAN DE

TRABAJO PARA EL CIERRE DE BRECHAS

Considerando la metodología establecida se procedió a realizar la programación de las

acciones a implementar en el Plan de Trabajo para el cierre de brechas, teniendo el

resultado siguiente:

Matriz priorizada con prioridad A (8 acciones)

Acciones a implementar Factores a ponderar Resultado

Criticidad Impacto Factibilidad

Continuar el seguimiento del trámite que sigue el proyecto de Ley del IGN en el Sector Densa.

3 3 A 9A

Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de actualizar los documentos de gestión del IGN (CAP y MOF).

3 3 A 9A

Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de mejorar la escala remunerativa del personal civil.

3 3 A 9A

Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en la entidad.

3 3 A 9A

Programar un mayor número de charlas y/o talleres en la que participe el personal militar y civil del IGN a fin de interiorizar el conocimiento del Sistema de Control Interno.

2 3 A 6A

Disponer que los órganos del IGN atiendan a la brevedad y en los plazos establecidos los requerimientos de información del OCI del IGN.

2 3 A 6A

Capacitar al personal del IGN en la elaboración de procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios.

2 2 A 4A

Promover charlas y talleres con la finalidad de sensibilizar al personal para migrar la resistencia al cambio.

2 2 A 4A

Matriz priorizada con prioridad B (16 acciones)

Acciones a implementar Factores a ponderar Resultado

Criticidad Impacto Factibilidad

Coordinar con el COPERE (Ejército) para incrementar la asignación de personal militar al IGN.

3 3 B 9B

Definir niveles de acceso al sistema de información del IGN.

3 3 B 9B

Implementar el archivo institucional con mayor mobiliario y sistematización de la información.

3 3 B 9B

Capacitar al personal en las tareas de evaluación y desempeño institucional.

3 2 B 6B

Los órganos del IGN deberán formular un informe de resultados al término de cada proceso para ser evaluado por el comité de control interno de la entidad.

2 3 B 6B

Realizar charlas periódicas sobre el código de ética institucional.

2 3 B 6B

Realizar talleres con el personal del IGN para promover el conocimiento de la evaluación costo beneficio en la entidad.

2 3 B 6B

Implementar un sistema de intranet de la entidad.

2 3 B 6B

Difundir los lineamientos del PEI hasta los niveles inferiores del IGN.

2 2 B 4B

Capacitar permanente al personal encargado de las rendiciones de cuentas, incidiendo en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

2 2 B 4B

Capacitar al personal con relación al ordenamiento y procedimiento de los archivos existentes.

2 2 B 4B

Evaluar las actividades de prevención y monitoreo, reajustándolas (actualización) en caso de ser necesarias al término de cada proceso.

2 2 B 4B

Captar al personal para realizar actividades de autoevaluación

2 2 B 4B

Coordinar con COPERE (Ejército) a fin de prolongar la permanencia del personal del área administrativa en el IGN.

2 2 B 4B

Actualizar la documentación normativa relativa a verificaciones y conciliaciones.

2 1 B 2B

Continuar mejorando los procedimientos para el monitoreo existentes mediante la adopción de medidas específicas para cada proceso.

1 2 B 2B

Matriz priorizada con prioridad M (21 acciones)

Acciones a implementar Factores a ponderar Resultado

Criticidad Impacto Factibilidad

Formular el Plan de Desarrollo de Personas (PDP) del IGN.

3 3 M 9M

Capacitar al personal en la identificación de riesgos en la entidad.

3 3 M 9M

Actualizar los documentos de gestión de la entidad.

3 3 M 9M

Sensibilizar al personal sobre el proceso de rendición de cuentas en el ejercicio de sus funciones, como del uso de los bien y recursos recibidos de la entidad (Difusión, charlas).

3 3 M 9M

Capacitar al personal del IGN en la revisión de procesos, actividades y tareas.

3 3 M 9M

Programar en el presupuesto institucional la adquisición de un data center y un Sistema Backup para asegurar la integridad de la información en caso de contingencias.

3 3 M 9M

Gestionar la asignación de mayor presupuesto para la elaboración de cartografía básica oficial.

3 3 M 9M

Implementar los procedimientos de control de calidad para la elaboración de la cartografía básica oficial y otros procesos.

3 3 M 9M

Continuar implementando el sistema de información potenciado los servidores y terminales.

3 3 M 9M

Implementar el geoportal institucional mediante la actualización de sus sistemas.

3 3 M 9M

Fomentar la identificación y compromiso del personal mediante

3 3 M 9M

charlas, talleres y actividades de integración.

Implementar medidas para asegurar una comunicación eficiente entre el personal operativo y administrativo.

2 3 M 6M

Programar en el Presupuesto Institucional un mayor número de cámaras de seguridad y renovación de las redes de luz y agua en algunos sectores del IGN.

2 3 M 6M

Realizar una mayor capacitación con el personal del IGN a fin de garantizar la seguridad de los recursos y archivos de la entidad.

2 3 M 6M

Estricto cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la información pública.

2 3 M 6M

Continuar mejorando los sistemas existentes (portal web, RRPP, imagen institucional, etc).

2 3 M 6M

Continuar mejorando los procedimientos para el seguimiento de resultados a nivel CCI y OCI.

2 3 M 6M

Considerar el Control Interno como política institucional.

2 2 M 4M

Incluir en el Plan de Capacitación cursos sobre el Sistema de Control Interno, a efectos de actualizar los conocimientos adquiridos por el personal militar y civil del IGN.

2 2 M 4M

Disponer el monitoreo continuo de los avances del POI del IGN.

2 1 M 2M

Reuniones periódicas del Comité de Control Interno para verificar el cumplimiento de la implementación del Sistema de Control Interno en el IGN.

1 2 M 2M

6. CONCLUSIONES

6.1. El Plan de Trabajo para la Implementación del SCI en el Instituto Geográfico

Nacional tiene como objetivo fortalecer el SCI existente al nivel de lograr un nivel

puntuación que le permita contar con un grado de desarrollo mayor a la inicial.

6.2. El Plan de Trabajo para la Implementación del SCI del Instituto Geográfico Nacional

se desarrolló orientado a la entidad, dado que la entidad aún se encuentra

desarrollando las acciones correspondientes para implementar la Gestión por

Procesos.

6.3. La ejecución de las acciones del Plan de Trabajo para implementación del SCI son

responsabilidad de los órganos encargados de su implementación, los cuales

deberán informar respecto a los avances de su ejecución.

6.4. Las acciones planteadas en el Plan de Trabajo suman 45, las cuales han sido

priorizadas por el grado de factibilidad (A=Alta, M=Mediana y B=Baja)

7. RECOMENDACIONES

Remitir el Plan de Trabajo del SCI, aprobado por el Comité de Control Interno, al jefe del

Instituto Geográfico Nacional para que formalice su aprobación y disponga que las

Direcciones y Oficinas ejecuten las acciones contenidas en el citado Plan de acuerdo a

los plazos establecidos.

ANEXO

1. Modelo de reporte de avance sobre la ejecución del Plan de Trabajo.

2. Matriz del Plan de Trabajo para el cierre de brechas

Ministerio de Defensa

Comité de Control Interno

“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad”

ANEXO 1: Reporte de avance sobre la ejecución del Plan de Trabajo

I. Descripción de la acción:

1.1 Acción No (Señalar el numero de la Acción según Plan de Trabajo) (Descripción de la Acción según Plan de Trabajo) 1.1.2 Acción Especifica (Descripción de la acción específica correspondiente a cada acción según Plan de Trabajo) 1.2 Responsable Operativo de la Acción Informe el resultado) (Descripción de responsable operativo de la acción según Plan de Trabajo) 1.3 Órgano de apoyo y asesoramiento de la acción según Plan de Trabajo

II. Ejecución de la acción

2.1 Frecuencia de la evaluación Trimestral 2.2 Estado de cumplimiento de la Acción específica señalada en el numeral 1.1.2 (Marque con una X el estado de la acción)

Ejecutada En proceso No ejecutada

Medio de verificación Fecha de inicio Fecha de termino

(señalar y adjuntar el medio de verificación que dé cuenta del Estado de cumplimiento de la acción específica, teniendo en consideración, el medio señalado en el Plan de Trabajo)

(señalar la fecha de inicio efectiva de la acción específica, teniendo en consideración, los plazos establecidos en el Plan de Trabajo, en caso no coincidan señalar el motivo en la sección III)

(Señalar fecha de término efectiva de la acción específica, teniendo en consideración los plazos establecidos en la Plan de Trabajo, en caso no coincidan señalar el motivo en la sección III)

III. Información adicional respecto al cumplimiento de la Acción.

3.1. Dificultades/Observaciones/Comentarios sobre el cumplimiento de la Acción. (Señalar las dificultades, observaciones, comentarios sobre el cumplimiento de la Acción).

……………………………………………… Crl EP RISCO CHOQUE Vladimir

Instituto Geográfico Nacional PERÚ

OBJETIVO Determinar las acciones a seguir a fin de cerrar cada brecha identificada en el Informe de Diagnóstico del SCI - IGN

N° Descripción de las acciones

Prioridad

RESPONSABLE Cronograma de Trabaja

Responsabilidad

Órgano de Apoyo y/o asesoramiento

Fecha de inicio

Fecha de término

Acciones Especificas Medio de Verificación

2018 2019

O C T

N O V

D I C

E N E

F E B

M A R

A B R

M A Y

J U N

J U L

A G O

S E T

O C T

N O V

D I C

1

Continuar el seguimiento del trámite que sigue el proyecto de Ley del IGN en el Sector Defensa.

9A

SUB JEFATURA IGN

OAJ-OPP 01/10/18 PERMAN

Mantenerse en contacto frecuente con los órganos del MINDEF que revisan el proyecto de Ley

Documento de remisión del proyecto de Ley hacia la PCM y luego al Congreso X X X X X X X X X X X X X X X

2

Continuar realizando el proceso de tránsito a la Ley Servir a fin de actualizar los documentos de gestión del IGN (CAP y MOF).

9A OFICINA

ADMINISTRATIVA OPP 01/10/18 15/12/18

Verificar el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso de tránsito a la Ley SERVIR

Resolución de SERVIR señalando la culminación del proceso de implementación de Ley SERVIR en el IGN

X X X

3 Implementar la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo en la entidad.

9A OFICINA

ADMINISTRATIVA OPP 01/10/18 15/12/18

Verificar la formulación del Mapa de Riesgos, Matriz IPER y otros documentos

Documentos de capacitación Mapa de Riesgos, Matriz IPER, Registros y Reglamentos de Seguridad y Salud en el Trabajo

X X X

4

Programar un mayor número de charlas y/o talleres en la que participe el personal militar y civil del IGN a fin de interiorizar el conocimiento del Sistema de Control Interno.

6A

COMITÉ DE CONTROL INTERNO

CCI 01/10/18 15/12/18

Programación de charlas y talleres de sensibilización de Control Interno

Informe escrito sobre la realización de charlas y talleres

X X X

5

Disponer que los órganos del IGN atiendan a la brevedad y en los plazos establecidos los requerimientos de información del OCI del IGN.

6A

SUB JEFATURA IGN

OA 01/10/18 15/12/18 Supervisión de la atención a los requerimientos del OCI

Oficio de respuesta a requerimientos del OCI X X X

COMITÉ DE CONTROL INTERNO

CCI 01/10/18 PERMANENTE

Seguimiento al cumplimiento de la presentación de la documentación al OCI

Oficio de respuesta a requerimientos del OCI

X X X X X X X X X X X X X X X

6

Capacitar al personal del IGN en la elaboración de procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios.

4A OFICINA

ADMINISTRATIVA

UNIDAD ABASTO -

OPP 01/10/18 15/12/18

Programación de charlas y talleres de capacitación

Informe escrito sobre la realización de charlas y talleres de capacitación X X

ENTIDAD INSTITUTO GEOGRÁFICO NACIONAL

Anexo N° 2 (Matriz del Plan de Trabajo para el cierre de Brechas)

N° Descripción de las acciones

Prioridad

RESPONSABLE Cronograma de Trabaja

Responsabilidad

Órgano de Apoyo y/o asesoramiento

Fecha de inicio

Fecha de término

Acciones Especificas Medio de Verificación

2018 2019

O C T

N O V

D I C

E N E

F E B

M A R

A B R

M A Y

J U N

J U L

A G O

S E T

O C T

N O V

D I C

7

Promover charlas y talleres con la finalidad de sensibilizar al personal para migrar la resistencia al cambio.

4A OFICINA

ADMINISTRATIVA UP- OPP 01/10/18 15/12/18

Programación de charlas de sensibilización de desarrollo personal e institucional

Informe escrito sobre las acciones realizadas

X X X

8

Coordinar con el COPERE (Ejército) para incrementar la asignación de personal militar al IGN.

9B OFICINA

ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/11/18 15/12/18

Formulación de la relación nominal de requerimientos de personal militar para el AF-2019

Oficio remitido sobre el pedido de asignación de personal militar al IGN

X

9

Implementar el archivo institucional con mayor mobiliario y sistematización de la información.

9B OFICINA

ADMINISTRATIVA ORA-

OEINFO 01/04/19 15/04/19

Gestionar implementación de mobiliario y equipos adecuados para los archivos de la entidad

Documento en la que se ha gestionado implementar el archivo institucional

X

10 Capacitar al personal en las tareas de evaluación y desempeño institucional.

6B SUB JEFATURA IGN UP-OPP 01/11/18 30/11/18 Programación de charlas de capacitación

Informe de realización de charlas de capacitación

X

11

Los órganos del IGN deberán formular un informe de resultados al término de cada proceso para ser evaluado por el comité de control interno de la entidad.

6B SUB JEFATURA

IGN OPP PERMAN PERMAN

Supervisión de los procesos que se realizan en la gestión

Informe sobre resultados al termino de cada proceso

X X X X X X X X X X X X X X X

12

Realizar charlas periódicas sobre el código de ética institucional.

6B

OFICINA ADMINISTRATIVA

UP-ORP 01/10/18 30/11/18

Programación charlas de capacitación sobre el código de ética de la entidad al personal militar y civil de la entidad

Informe sobre la realización de charlas de capacitación

X X

13

Realizar talleres con el personal del IGN para promover el conocimiento de la evaluación costo beneficio en la entidad.

6B SUB JEFATURA

IGN OPP

U ABASTO 01/10/18 30/11/18

Programación de charlas y talleres para promover el conocimiento de la evaluación costo-beneficio

Informe sobre la realización de charlas y talleres

X X

14 Implementar un sistema de intranet de la entidad.

6B SUB JEFATURA

IGN OEINFO

ORP 01/10/18 30/11/18

Supervisar con la implementación del sistema de intranet

Desarrollo de un sistema de intranet en la entidad

X X

N° Descripción de las acciones

Prioridad

RESPONSABLE Cronograma de Trabaja

Responsabilidad

Órgano de Apoyo y/o asesoramiento

Fecha de inicio

Fecha de término

Acciones Especificas Medio de Verificación

2018 2019

O C T

N O V

D I C

E N E

F E B

M A R

A B R

M A Y

J U N

J U L

A G O

S E T

O C T

N O V

D I C

15 Difundir los lineamientos del PEI hasta los niveles inferiores del IGN.

4B SUB JEFATURA

IGN OPP-UP 01/10/18 30/10/18

Realizar charlas y talleres para la difusión de los lineamientos del PEI

Informe de realización de charlas y talleres

X

16

Capacitar permanente al personal encargado de las rendiciones de cuentas, incidiendo en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

4B OFICINA

ADMINISTRATIVA UT -UE 01/10/18 30/11/18

Programar charlas y talleres de capacitación sobre rendición de cuentas

Informe de realización de charlas y talleres

X X

17

Capacitar al personal con relación al ordenamiento y procedimiento de los archivos existentes.

4B OFICINA

ADMINISTRATIVA ORA - USG 01/10/18 30/11/18

Programar charlas y talleres de capacitación sobre el ordenamiento y procedimiento de los archivos existentes

Informe de realización de charlas y talleres

X X

18

Evaluar las actividades de prevención y monitoreo, reajustándolas (actualización) en caso de ser necesarias al término de cada proceso.

4B COMITÉ DE

CONTROL INTERNO CCI 01/10/18

PERMANENTE

Evaluación de los procesos que se realizan en el IGN

Informe de la realización de estas evaluaciones

X X X X X X X X X X X X X X X

19 Capacitar al personal para realizar actividades de autoevaluación.

4B OFICINA

ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/10/18 30/10/18

Programar charlas y talleres de capacitación sobre actividades de autoevaluación

Informe de realización de charlas y talleres

X

20

Coordinar con COPERE (Ejército) a fin de prolongar la permanencia del personal del área administrativa en el IGN.

4B OFICINA

ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/10/18 30/11/18

Formulación de documentación para gestionar ante el COPERE (Ejército)

Documentos remitidos al COPERE sobre la prolongación de la permanencia en el IGN del personal del área administrativa

X X

21

Actualizar la documentación normativa relativa a verificaciones y conciliaciones.

2B OFICINA

ADMINISTRATIVA UAJ-URP 01/10/18 30/11/18

Formular la normatividad relativa a verificaciones y conciliaciones

Directiva que norme las verificaciones y conciliaciones

X X

N° Descripción de las acciones

Prioridad

RESPONSABLE Cronograma de Trabaja

Responsabilidad

Órgano de Apoyo y/o asesoramiento

Fecha de inicio

Fecha de término

Acciones Especificas Medio de Verificación

2018 2019

O C T

N O V

D I C

E N E

F E B

M A R

A B R

M A Y

J U N

J U L

A G O

S E T

O C T

N O V

D I C

22

Continuar mejorando los procedimientos para el monitoreo existentes mediante la adopción de medidas específicas para cada proceso.

2B COMITÉ DE

CONTROL INTERNO CCI 01/10/18

PERMANENTE

Implementar las evaluaciones de los procesos que se realizan en el IGN

Informe de las evaluaciones realizadas

X X X X X X X X X X X X X X X

23 Formular el Plan de Desarrollo de Personas (PDP) del IGN.

9M JEFE DEL IGN UP-OPP 01/10/18 30/11/18 Elaboración del Plan de Desarrollo de Personas

Plan de Desarrollo de Personas del IGN

X

24 Capacitar al personal en la identificación de riesgos en la entidad.

9M OFICINA

ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/10/18 30/11/18

Programar charlas y talleres de capacitación para la identificación de riesgos de la entidad

Documento sobre la realización de la capacitación a darse

X X

25 Actualizar los documentos de gestión de la entidad.

9M SUB JEFATURA

IGN OPP 01/10/18 30/11/18

Cumplimiento en la elaboración de los documentos de gestión

MOF, MAPRO Y CAP actualizados

X X

26

Sensibilizar al personal sobre el proceso de rendición de cuentas en el ejercicio de sus funciones, como del uso de los bien y recursos recibidos de la entidad (Difusión, charlas).

9M OFICINA

ADMINISTRATIVA UT - UE 01/10/18 30/11/18

Programar charlas y talleres de capacitación sobre el proceso de rendición de cuentas

Informe sobre las charlas y talleres

X X

27

Capacitar al personal del IGN en la revisión de procesos, actividades y tareas.

9M OFICINA

ADMINISTRATIVA UP-OPP 01/10/18 15/12/18

Programar charlas y talleres de capacitación sobre revisión de procesos, actividades y tareas

Informe sobre las charlas y talleres

X X X

28

Programar en el presupuesto institucional la adquisición de una data center y un Sistema Backup para asegurar la integridad de la información en caso de contingencias.

9M OFICINA

ADMINISTRATIVA U ABASTO

OPP 01/10/18 15/12/18

Incluir la adquisición de un data center y un sistema de backup en el Proyecto de Inversión Pública del IGN

Proyecto de Inversión Pública conteniendo la adquisición de un data center y sistema de backup

X X X

N° Descripción de las acciones

Prioridad

RESPONSABLE Cronograma de Trabaja

Responsabilidad

Órgano de Apoyo y/o asesoramiento

Fecha de inicio

Fecha de término

Acciones Especificas Medio de Verificación

2018 2019

O C T

N O V

D I C

E N E

F E B

M A R

A B R

M A Y

J U N

J U L

A G O

S E T

O C T

N O V

D I C

29

Gestionar la asignación de mayor presupuesto para la elaboración de cartografía básica oficial.

9M SUB JEFATURA

IGN

DIR. CASTOGRAFICA OPP

01/08/18 30/11/18

Formulación de un Proyecto de Inversión Pública para mejorar las capacidades del IGN en cuanto a la elaboración de cartográfica básica oficial

Documento de gestión para la asignación de más recursos

X X

30

Implementar los procedimientos de control de calidad para la elaboración de la cartografía básica oficial y otros procesos.

9M OFICINA

ADMINISTRTATIVA

DIR. CARTOGRA

FICA UC

01/10/18 30/03/19

Implementar la elaboración de procesos para mejorar la calidad del producto

Proyecto de Inversión Pública con viabilidad

X X X X X X

31

Continuar implementando el sistema de información potenciado los servidores y terminales.

9M OFICINA

ADMINISTRATIVA OEINFO-

URP 01/10/18 30/11/18

Implementar con equipos de última generación los servidores y terminales

Documento de gestión solicitando dichos equipos

X X

32

Implementar el geoportal institucional mediante la actualización de sus sistemas.

9M OFICINA

ADMINISTRATIVA OEINFO-

URP 01/10/18 15/11/18

Implementar información actualizada de la entidad

Informe sobre la actualización de los sistemas

X X

33

Fomentar la identificación y compromiso del personal mediante charlas, talleres y actividades de integración.

9M OFICINA

ADMINISTRATIVA UP-URP 01/10/18 30/11/18

Programación de charlas y talleres sobre identificación y compromiso del personal en actividades de integración

Informe sobre las charlas y talleres

X X

34

Implementar medidas para asegurar una comunicación eficiente entre el personal operativo y administrativo.

6M OFICINA

ADMINISTRATIVA

ORP-UP 01/10/18 30/11/18

Implementar la comunicación entre el personal operativo y administrativo

Informe sobre la implementación

X X

N° Descripción de las acciones

Prioridad

RESPONSABLE Cronograma de Trabaja

Responsabilidad

Órgano de Apoyo y/o asesoramiento

Fecha de inicio

Fecha de término

Acciones Especificas Medio de Verificación

2018 2019

O C T

N O V

D I C

E N E

F E B

M A R

A B R

M A Y

J U N

J U L

A G O

S E T

O C T

N O V

D I C

35

Programar en el Presupuesto Institucional un mayor número de cámaras de seguridad y renovación de las redes de luz y agua en algunos sectores del IGN.

6M OFICINA

ADMINISTRATIVA

US USG OPP

01/10/18 30/10/18 Gestión, presupuestal para la adquisición de cámaras de seguridad

Documento sobre las gestiones realizadas para la adquisición de nuevas cámaras

X

36

Realizar una mayor capacitación con el personal del IGN a fin de garantizar la seguridad de los recursos y archivos de la entidad.

6M OFICINA

ADMINISTRATIVA ORA-UP 01/10/18 30/11/18

Programar charlas y talleres sobre seguridad de los recursos y archivos de la entidad

Informe sobre las charlas y talleres

X X

37

Estricto cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la información pública.

6M SUB JEFATURA

IGN OEINFO

URP 01/10/18

PERMANENTE

Verificar el cumplimiento de plazos de la Ley de Transparencia

Portal de Transparencia del IGN actualizado permanentemente

X X X X X X X X X X X X X X X

38

Continuar mejorando los sistemas existentes (portal web, RRPP, imagen institucional, etc).

6M OFICINA

ADMINISTRATIVA ORP-

OEINFO 01/10/18

PERMANENTE

Supervisar la optimización de los sistemas existentes

Verificación de la situación de optimización de los sistemas existentes

X X X X X X X X X X X X X X X

39

Continuar mejorando los procedimientos para el seguimiento de resultados a nivel CCI y OCI.

6M

TODAS LAS OFICINAS UNIDADES

Y DIR

TODAS LAS OFICINAS UNIDADES

Y DIR

01/10/18 30/12/18 Cumplimiento a los requerimientos del OCI y CCI

Documento de respuesta ante los requerimientos del CCI y OCI

X X X

40 Considerar el Control Interno como política institucional.

4M JEFATURA

IGN

CCI OPP

01/10/18 30/12/18

Considerar el Control Interno dentro de los lineamientos de la Política Institucional

Lineamientos de la Política Institucional del IGN considerando al Control Interno

X X X

N° Descripción de las acciones

Prioridad

RESPONSABLE Cronograma de Trabaja

Responsabilidad

Órgano de Apoyo y/o asesoramiento

Fecha de inicio

Fecha de término

Acciones Especificas Medio de Verificación

2018 2019

O C T

N O V

D I C

E N E

F E B

M A R

A B R

M A Y

J U N

J U L

A G O

S E T

O C T

N O V

D I C

41

Incluir en el Plan de Capacitación cursos sobre el Sistema de Control Interno, a efectos de actualizar los conocimientos adquiridos por el personal militar y civil del IGN.

4M OFICINA

ADMINISTRATIVA UP 01/10/18 30/11/18

Considerar en el PDP del IGN cursos de capacitación sobre Control Interno

PDP del IGN considerarlo cursos de capacitación sobre Control Interno

X X

42 Disponer el monitoreo continuo de los avances del POI del IGN.

2M SUB JEFATURA

IGN 0PP 01/10/18 30/12/18

Supervisar el monitoreo de los avances del POI

Presentar un informe trimestral de los avances del POI

X X X

43

Reuniones periódicas del Comité de Control Interno para verificar el cumplimiento de la implementación del Sistema de Control Interno en el IGN.

2M COMITÉ DE

CONTROL INTERNO CCI 01/10/18 30/11/18

Programar reuniones periódicas para verificar la implementación del SCI en el IGN

Actas de las reuniones realizadas

X