Informasi Dan Proses Bisnis

Nama: Ricardo Harris SinagaNIK : 180138962

Tugas Personal ke-3 Minggu 03

1. Mengapa suatu organisasi perlu menyiapkan dokumentasi sistem?. Apa manfaat

dokumetasi sistem bagi suatu organisasi?.

2. Apa yang Sdr ketahui tentang teknik dokumentasi: proses map, DFD, ERD, dan system

flowchart? Apa karakteristik dari masing-masing teknik dokumentasi tersebut?.

3. Teknik dokumentasi manakah yang mampu menjelaskan apa dan siapa yang

melaksanakan kegiatan-kegiatan sistem?.

JAWABAN

1. Suatu organisasi/perusahaan perlu menyiapkan sistem dokumentasi karena setiap

organisasi perlu mengetahui apa dan bagaimana sistem yang akan dibangun dan

dikembangkan serta apakah sistem tersebut sudah memenuhi prosedur dan standar

sistem. Sistem dokumentasi berperan sebagai acuan referensi yang nantinya akan

diperlukan dalam pembangunan dan pengembangan sistem. Dengan adanya

dokumentasi sistem, perusahaan dapat meriview semua pekerjaan yang ada dan proses

bisnis yang berlangsung. Dengan demikian, apabila ada kendala, perusahaan akan

dengan cepat menyesuaikan dan mengambil keputusan.

Pada perusahaan saya bekerja, prosedur proses bisnis berjalan sistem dokumentasi

sudah menggunakan reporting system yang berupa web, yaitu iBrite, iBooster, dan

iFinger.

Saat ini sistem dokumentasi yang divisi saya gunakan ialah iBrite. Sistem dokumentasi ini

berperan sebagai pengontrol dari progres yang dikerjakan sehari-hari, itulah sebabnya

sistem dokumentasi ini memegang peran penting bagi perusahaan saya bekerja. Karena

dari iBrite dapat dilihat update-an terbaru serta progres apa sja yang sudah running dan

sudah di approval oleh manager untuk selanjutnya di report ke iBooster untuk

disalurkan ke tenoss.


2. Teknik Dokumentasi

a. Proses Map

Pemetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari suatu

organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi

tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit

(Robert Damelio, 1996).

Penggunaan peta proses lainnya adalah :

Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya

manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi.

Untuk mengidentifikasikan peluang improvement.

Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja.

Berikut hierarki proses

Keterangan:

Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan

berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi nilai

tambah, dan menjadikannya keluaran bagi customer.

Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam

mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari proses, bila major

process terlalu kompleks.


Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam

sebuah organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work processyang harus

dilakukan.

Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk

menyelesaikan suatu task.

Keterangan:

Business Process Map - Sub Business Process Map merupakan hubungan

keterkaitan antara proses dengan proses.

Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan

pelaku.

Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku

dengan aktifitas.

b. DFD

DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan

konsep dekomposisi. Dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun

perancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada

pemakai maupun pemrogram.

Berikut terknik dokumentasi DFD menurut Yourdan:


Langkah Penggambaran DFD

1. Context Diagram

Diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem

dengan sistem luar

2. Dekomposisi Sistem /Hirarchy Input-Proses-Output (HIPO)

Jenjang proses dari context, Level-0, Level-1,…

Proses yang sudah tidak didekomposisi disebut proses primitif.

3. Diagram Level-0

Diagram ini adalah dekomposisi dari Context Diagram

4. Diagram Level-1, Level-2, ….

Level-1 adalah dekomposisi Level-0

Level-2 adalah dekomposisi Level-1

Dan seterusnya


c. ERD

ERD merupakan suatu model untuk menggambarkan hubungan pemakai dan berisi

obyek-obyek dasar yang disebut entity dan hubungan antar entity-entity tersebut

yang disebut relationship yang mempunyai hubungan antar relasi.

Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu

basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48):

1. Satu ke satu (One to One)

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A

berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

2. Satu ke banyak (One to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas

pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan

dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

3. Banyak ke banyak (Many to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas

pada himpunan entitas B.

Langkah Penggambaran ERD

1. Mengidentifikasi dan menetapkan entitas yang terlibat

2. Menentukan atribut dari setiap entitas

3. Menentukan atribut primary key (PK) dari setiap entitas

4. Menentukan relationship antar entitas satu dengan entitas yang lain


5. Menentukan atribut dari setiap relationship (jika ada)

6. Menentukan tingkat cardinalitas

7. Menentukan participant constraint (batasan relationship)

d. System Flowchart

System flowchart adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat

media input output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.

Langkah Penggambaran System Flowchart

START : Berisi instruksi untuk persiapan perlatan yang diperlukan sebelum

menangani pemecahan masalah.

READ : Berisi instruksi untuk membaca data dari suatu peralatan input.

PROCESS : Berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemecahan persoalan sesuai

dengan data yang dibaca.

WRITE : Berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan ke perlatan output.

END : Mengakhiri kegiatan pengolahan


3. Menurut saya, teknik dokumentasi yang mampu menjelaskan apa dan siapa yang

melaksanakan kegiatan-kegiatan sistem ialah teknik dokumentasi Flowchart dan Use

Case.

Jika pada Flowchart dan Use Case, setiap aktivitas dijelaskan dengan entitas/aktor

sehingga memudahkan analis terutama pembaca awam mudah untuk mengartikandan

membacanya. Pada Use Case, actor tergambar jelas dengan symbol orang sehingga

memudahkan untuk mengetahui kegiatan apa saja yang dapat actor tersebut lakukan

apakah termasuk kegiatan include ataukah kegiatan extends serta input dan output apa

saja yang actor tersebut hasilkan.

Berikut symbol Use Case


Referensi

http://magnatransformaprovidencia.blogspot.com/2013/09/peta-proses-bisnis-dan-sop.html

http://anakmulus.blogspot.com/2011/05/data-flow-diagram-dfd_30.html

http://blog.re.or.id/erd-entity-relationship-diagram.htm

http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/06/anharku-flowchart.pdf

http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/06/anharku-flowchart.pdf

http://blog.re.or.id/erd-entity-relationship-diagram.htm

http://anakmulus.blogspot.com/2011/05/data-flow-diagram-dfd_30.html

http://magnatransformaprovidencia.blogspot.com/2013/09/peta-proses-bisnis-dan-sop.html

Informasi Dan Proses Bisnis

Documents

Transcript of Informasi Dan Proses Bisnis