IbI…IIdaIInII

IaI

IIIanIaI.

.

Assalamu’aIaIIII

WI. Wb.

P R E S E N T A S I S I D A N GP E N E L I T I A N T U G A S A K H I R

Peneliti:2507100089 | Refi Efendi

Dosen Pembimbing:Syarifa Hanoum ST., MT. | 132311408

L/O/G/O

Pengukuran Performansi Corporate Shared Service(Departemen Information Technology)PT. PERTAMINA (Persero) dengan MenggunakanKerangkaSTUDI KASUS: IT MARKETING AND TRADING SURABAYA

:: PRESENTASI PROPOSALPENELITIAN TUGAS AKHIR ::

IT Scorecard

ConII

nII

PROSES DAN ANALISIS

PENDAHULUAN

PENUTUP

PENDAHULUAN

:: oVERView Pendahuluan ::

IT DeparTmenT

Alignment

IT Scorecard

Problem ITPertamina

Company

Performance Measurement

(Kaplan dan Norton, 2001)

(Jessica Keyes, 2005)

Problem IT Pertamina

Banyak sisi yang harus dibenahi:- Duplikasi peran fungsi Shared Service- Transformasi-IT Development katalis, frontier, clean energy)

World classoil company

Sistem dan tatanan IT standar internasional

(Information-driven corporation)

(Media Pertamina, 2011)

:: oVERView Pendahuluan ::

(Bergeron, 2002)

Merumuskan strategic objective CSS (Departemen IT) yang selaras dengan

strategic objective perusahaan

Mendefinisikan KPI CSS (DepartemenIT) khususnya IT M&T Surabaya

Mengukur kinerja Departemen IT berbasis IT Scorecard

PROSES DAN ANALISIS

II III

IIIABAI

A

:: PROSES ::

ScoringSystem

Traffic LightSytem

IT Scorecard

AHP

BalancedScorecard

menerjemahkan visi danstrategi perusahaan kedalam tujuan-tujuan danpengukuran-pengukuranyang dilihat dari 4 perspektif

menghitung scorekinerja KPI dengan

membandingkanantara nilai actual

dengan target yang telah ditentukan

indikator atau tandaapakah score KPI`s memerlukan suatu

perbaikan atau tidak

metode dalam melakukanperencanaan strategi TI yang diturunkan dari Balanced Scorecard dengan perspektifyang disesuaikan

model pendukung keputusan yang menguraikanmasalah kompleks ke dalam kelompok-kelompoknya,

kemudian diatur menjadi suatu bentuk hirarki, sehinggapermasalahan akan tampak lebih terstruktur

dan sistematis

BaIancId

IcoIIca

Id

Strategic Objective Perusahaan

2008-2013Membangun Landasan yang Kuat di Rumah Sendiri

2013-2018Menjadi Perusahaan EnergiNasional Terkemuka di KawasanAsia Tenggara

2018-2023Menjadi Perusahaan Energi Nasional KelasDunia

(Arsip Laporan Magang dan Website Pertamina)

Identifikasi StrategiStrategi Perusahaan

Strategi Bisnis

Strategi Perusahaan

Strategi Bisnis Hulu & Hilir

Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) 2011-2015

1. Peningkatan laba bersihhingga tahun 20152. Menjadi perusahaan energi yang berkelas dunia3. Pengalokasian investasiuntuk pengembangan sektorhulu

Strategic Objective dan KPI Pertamina

Strategy Map Perusahaan

II

IcoIIca

Id

BACK

Perumusan SO CSS (Departemen IT)

Identifikasi Visi & Misi CSS (Departemen IT)

Visi:“Menjadi penyedia layanan teknologi informasi dan komunikasi(TIK) berkelas dunia untuk industri minyak dan gas di kawasanregional”

Keyword Visi:

Misi:1. Memposisikan TIK sebagai pendaya strategis untuk mencapai sasaran

bisnis dengan berfokus pada efektivitas, efisiensi, kerahasiaan, integritas, ketersediaan, kepatuhan, dan kehandalan;

2. secara terus menerus meningkatkan kontribusi dan value TIK bagibisnis Pertamina dan anak perusahaan;

3. menyediakan teknologi informasi, pengembangan, dan pemeliharaanaplikasi serta memproses proses bisnis Pertamina dan anakperusahaan dengan model outsourcing”

Keyword Misi:

Alokasi SO ke dalam departemen-departemen di bawahnyadengan Menggunakan Vertical Alignment Matrix

F : Fully cascadedP : Partially cascadedC : Contributing

Identifikasi SO Perusahaan yang dapat Didukung Pencapaiannyaoleh Kontribusi Departemen IT

Keterangan :Bintang hijau : fully cascadedBintang kuning : kontribusi yang tidak terlalu signifikan (contributing)

Model SO CSS (Departemen IT) dari Proses Identifikasidan Alokasi

• Mengendalikan biaya IT• Memastikan IT memberikan nilai tambah bisnis• Meningkatkan kontribusi TIK dalam perusahaan

Corporate Contribution Perspective

• Menerapkan Service Level Agreement (SLA)• Membangun partnership atau kerjasama industri

User Orientation Perspective

• Meningkatkan availability sistem• Meningkatkan layanan operasional yang efektif dan efisien• Mengoptimalkan sistem bisnis proses (ERP)

Operational Excellence Perspective

• Meningkatkan kompetensi pekerja• Melakukan perbaikan dan antisipasi untuk masalah IT yang

bisa timbul• Riset dalam teknologi informasi terkini

Future Orientation Perspective

Perumusan SO CSS (Departemen IT) yang diturunkan padaIT M&T Surabaya (1)

Peninjauan dari struktur CSS (Departemen IT), maka terdapattiga kali penurunan untuk SO IT M&T Surabaya

Penurunan 1 : CSS ke IT OperationSO CSS yang tidak dapat diturunkan pada IT Operation, yaitu SO perspekif User Orientation membangun partnership dan SO perspektifFuture Orientation riset dalam teknologi informasi terkini.

Penurunan 2 : IT Operation ke IT RegionSO IT Operation yang tidak dapat diturunkan pada IT Region yaitu SO perspektif Corporate Contribution meningkatkan kontribusi TIK dalamperusahaan.

Penurunan 3 : IT Region ke IT M&T SurabayaSO IT Region yang tidak dapat diturunkan pada IT M&T Surabaya yaitu SO perspektif Operational Excellence meningkatkan layananoperasional yang efektif dan efisien.

Perumusan SO CSS (Departemen IT) yang diturunkan padaIT M&T Surabaya (1)

terdapat 7 (tujuh) SO yang diturunkan pada IT M&T Surabaya

Key Performance Indicators (KPI) IT M&T Surabaya (1)

Formulasi perhitungan KPI

Perumusan SO CSS (Departemen IT) yang diturunkan padaIT M&T Surabaya (2)

Strategy Map IT M&T Surabaya

AII IAnaIIIIcaI

IIIIaIcII

IIocIIII

BACK

Pengukuran Kinerja Departemen IT (IT M&T Surabaya) [1]

Pembobotan dengan Menggunakan AHPSkala tingkat kepentingan

Pembobotan Antar Perspektif

Grafik Hasil Perhitungan

Pembobotan Antar SO (1)

Pengukuran Kinerja Departemen IT (IT M&T Surabaya) [2]

Pembobotan Antar SO (1)

Pembobotan Antar KPI

Prosentase Bobot Kepentingan Antar KPI

Rekapitulasi Pembobotan Perspektif, SO, dan KPI Departemen IT M&T Surabaya

I

IIIII

II

BACK

Pengukuran Kinerja Departemen ITPencapaian KPI IT M&T Surabaya

Perhitungan Traffic light system

c

IIIII

IIIII

II

BACK

Identifikasi KPI yang Harus Diperbaiki

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Perhitungan Nilai Pencapaian Kinerja IT Keseluruhan

Analisis Pencapaian Kinerja

Analisis Penyusunan Rekomedasi

Kegiatan Kerja IT M&T Surabaya tidak terealisasi

pencapaiannya sesuaitarget

Realisasi Kegiatan KerjaIT

HSE Awareness

Kurangnya perencanaan yang matang dari pihak Manajemen IT

Koordinasi belum massif denganbagian yang berkepentingan

Kondisi internal yang terkonsentrasi lebih pada tugas utama

Kurang inovasi dalam pengalihankegiatan agar biaya termanfaatkandengan optimal

Kurang koordinasi IT dengan HSE agar ada kontrol lebih pada pelaksanaan HSE Awareness

Analisis Root Cause KPI Kritis

Rekomendasi Perbaikan KPI Kritis

Rekomendasi Strategic Initiative

PENUTUP

Terdapat SO yang tidak didapatkan pada CSS (Departemen IT) yaitu meningkatkan kontribusiTIK dalam perusahaan dan membangunpartnership atau kerjasama industri

Dari hasil penyelarasan SO perusahaanserta pengidentifikasian dari visi dan misiperusahaan diperoleh 11 SO untuk CSS

(Departemen IT)

Dari hasil penurunan ke IT M&T Surabayadidapat 7 SO yang menghasilkan 13 KPI

Kinerja perspektif terbaik dimiliki oleh perspektif user orientation dengan nilai sebesar 121,57% dan kinerja perspektif

terburuk dimiliki oleh perspekti corporate contribution dengannilai sebesar 97,02%. Namun kinerja IT secara keseluruhan

cukup memuaskan dengan nilai sebesar 102,3%

Bobot perspektif terbesar dalam departemen ini dimiliki olehperspektif operational excellence dengan bobot kepentingan

sebesar 57.5%. Sedangkan perspektif financial memiliki bobotkepentingan terendah yaitu sebesar 6.3%. Hal ini menunjukkan

bahwa departemen IT fokus pada service provider

KPI kritis yang harus mendapatkan perhatian lebihdari manajemen adalah Ketercapaian realisasi

Kegiatan Kerja IT dan HSE Awareness

DAFTAR PUSTAKA

Referensi

dLL…

L/O/G/O

Always There