Divisi Kamar Departemen HOTEL ORGANISASI I-: Untuk melaksanakan misi, tujuan dan sasaran global dan departemen yang, setiap perusahaan harus membangun struktur formal yang menggambarkan hirarki yang berbeda dari manajemen, pengawasan, dan karyawan (staf) tingkat. Sangat Struktur ini wasit sebagai struktur organisasi. Selain itu, struktur organisasi menunjukkan hubungan pelaporan rentang manajemen, dan fungsi staf / line. Ada dua jenis hubungan yang mungkin ada antara dua fungsi pada setiap bagan organisasi. Ini adalah: 1. Garis padat: (yaitu: hubungan semacam ini menunjukkan Akuntabilitas Direct Line. Untuk menggambarkan, jika posisi A dan B dihubungkan dengan garis yang solid, itu berarti (misalnya) bahwa A akan melaporkan kepada B, bahwa B akan memberitahu A apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, dan bagaimana hal itu. Terakhir, B bertanggung jawab (yaitu bertanggung jawab) untuk A. 2. Dotted Garis: (yaitu ---------) hubungan semacam ini memberikan hak kedua posisi dihubungkan dengan garis putus-putus untuk memiliki tingkat tinggi Kerjasama dan Komunikasi tapi tidak akuntabilitas sambungan langsung. Biasanya dalam industri hotel, di mana satu-satunya tujuan adalah untuk memuaskan para tamu, posisi, apapun tingkat dalam hirarki yang ditempatinya, akan mengkoordinasikan upaya mereka bersama-sama sehingga dapat memberikan kualitas, produk standar untuk pelanggan mereka. Oleh karena itu, contoh garis putus-putus banyak di bagan organisasi Hotel. Setiap struktur organisasi harus fleksibel, untuk mencerminkan dinamika lingkungan yang selalu berubah dan, karenanya dapat bertahan hidup. Sesuai, bagan organisasi harus ditinjau secara berkala untuk menentukan apakah organisasi yang sebenarnya masih sesuai dengan kebutuhan lingkungan (yaitu tamu, karyawan, teknologi, kebutuhan pesaing ...) atau tidak. Sebuah analisis SWOT (yaitu: trengths S, eaknesses W, O pportunities, dan hreats T) akan menjadi awal yang baik untuk memulai perubahan dalam struktur organisasi atau tidak. Last but not least, itu adalah sangat penting bahwa tidak ada 2 hotel yang memiliki persis bagan organisasi yang sama, dan bahwa sebuah hotel mungkin memiliki perubahan struktur organisasi dari waktu ke waktu. Sebab, organisasi grafik harus disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan masing-masing individu properti. DEPARTEMEN HOTEL II-: 1. Divisi Kamar: Dalam statistik yang dilakukan oleh US Penginapan Industri pada tahun 1995, telah menunjukkan bahwa sebagian besar hotel pendapatan (60,2%) yang dihasilkan dari Divisi Kamar Departemen di bawah bentuk penjualan kamar. Departemen ini sangat memberikan layanan tamu diharapkan selama mereka tinggal di Hotel. Terakhir, Divisi Departemen Rooms biasanya terdiri dari lima departemen yang berbeda: a) Kantor depan b) Reservasi c) Rumah tangga d) Layanan berseragam e) Telepon Di bawah ini adalah deskripsi singkat dari departemen yang berbeda dekomposisi Divisi Kamar Departemen, bersama dengan tanggung jawab terkait utama mereka: a) Front Office: kamar tamu Jual; mendaftar tamu dan kamar tamu desain Mengkoordinasikan layanan tamu Memberikan informasi Menjaga statistik kamar akurat, dan persediaan kunci kamar Menjaga laporan rekening tamu dan permukiman keuangan lengkap yang tepat b) Reservasi: Menerima dan memproses permintaan reservasi untuk akomodasi semalam masa depan. Dengan pengembangan teknologi, Departemen Reservasi dapat, pada real time, mengakses jumlah dan jenis kamar yang tersedia, berbagai tarif kamar, dan perabot, bersama dengan berbagai fasilitas yang ada di hotel Harus ada dekat hubungan-kapal dengan Penjualan dan Pemasaran Divisi mengenai Kelompok Besar Reservasi c) Rumah tangga: menginspeksi kamar sebelum mereka tersedia untuk dijual Membersihkan diduduki dan kosong kamar Mengkomunikasikan status tamu ke Departemen Front Office Membersihkan dan menekan linen properti, handuk, dan pakaian tamu (jika dilengkapi untuk melakukannya, gratis atau untuk biaya yang telah ditentukan) Menjaga daur ulang dan non-daur ulang persediaan d) berseragam Layanan: Bell Dukun: Pastikan layanan bagasi antara lobi dan kamar Pintu Petugas: Pastikan layanan bagasi dan kontrol lalu lintas di pintu masuk hotel (s) Petugas Valet Parking: Pastikan layanan parkir untuk mobil tamu Transportasi Personil: Pastikan layanan transportasi untuk tamu dari dan ke hotel Concierge: Membantu tamu dengan membuat reservasi restoran, mengatur transportasi, dan mendapatkan tiket untuk teater, olahraga, atau acara khusus lainnya 5. Departemen Telepon: Jawaban dan mendistribusikan panggilan ke ekstensi yang sesuai, apakah ekstensi tamu, karyawan, atau manajemen Tempat bangun panggilan Sistem Monitor otomatis komunikasi darurat Koordinat 'Melindungi Privasi tamu' 2. Makanan & Minuman Department: Menurut US Lodging 1995 statistik, F & B Department merupakan generator pendapatan terbesar kedua hotel khas dengan rata-rata 23,1 untuk penjualan makanan, dan 8,6% untuk penjualan minuman. Di sebuah hotel bintang lima, gerai makanan dan minuman mungkin memiliki bentuk sebagai berikut: Layanan Cepat Layanan Tabel Restoran Khusus Warung Kopi Bar Lounge Klub Banquets Fungsi Catering Pernikahan, Ulang tahun ... 3. Sales & Marketing Division: Sebuah hotel yang khas biasanya harus memiliki divisi penjualan dan pemasaran. Namun, jika ukuran staf, bisnis volume, ukuran kamar, kedatangan kelompok diharapkan cukup rendah, hotel mungkin memiliki staf marketing ditempatkan di bawah departemen reservasi (yaitu Tidak perlu untuk Divisi Penjualan & Pemasaran). Sebuah khas Sales & Marketing Division terdiri dari empat departemen yang berbeda: a) Penjualan b) Pelayanan c) Pengiklanan d) Hubungan masyarakat Divisi Akuntansi 4.: Divisi Akuntansi memantau kegiatan keuangan properti. Beberapa kegiatan yang dilakukan di Divisi Akuntansi tercantum di bawah ini: a) Membayar faktur yang beredar b) Salurkan pernyataan yang belum dibayar c) Jumlah Mengumpulkan berutang d) Proses penggajian e) Terakumulasi data operasional f) Mengkompilasi laporan keuangan g) Membuat deposito bank h) Mengamankan pinjaman uang tunai i) Melakukan kontrol dan pengolahan fungsi lainnya 5. Teknik dan Pemeliharaan Divisi: Departemen ini sangat mempertahankan struktur properti dan alasan serta peralatan listrik dan mekanik. Beberapa hotel mungkin sangat divisi ini dengan nama yang berbeda, seperti pembagian pemeliharaan, operasi properti dan departemen pemeliharaan ... 6. Divisi Keamanan: Keamanan personil divisi biasanya disaring dari dalam rumah personil, petugas keamanan atau polisi pensiunan, di keterampilan fisik tertentu, dan pengalaman sebelumnya. Beberapa fungsi divisi keamanan tercantum di bawah ini: a) Patroli properti b) Monitor peralatan pengawasan c) Menjamin keselamatan dan keamanan tamu, pengunjung, dan karyawan 7. Divisi Sumber Daya Manusia: Beberapa tugas divisi sumber daya manusia adalah sebagai berikut: a) Bertanggung jawab untuk rekrutmen eksternal & internal yang b) Menghitung gaji karyawan, kompensasi, dan pemotongan pajak ... c) Mengadministrasikan dokumen karyawan, memantau kehadiran ... d) Menjaga hubungan baik dengan Serikat Buruh e) Menjamin keselamatan karyawan dan kondisi kerja 8. Divisi lain: Semua departemen dan / atau divisi yang disebutkan di atas harus ada di sebuah hotel bintang lima yang khas, namun mungkin ada beberapa generator pendapatan yang spesifik untuk hotel tertentu, namun tidak ada orang lain. Di bawah ini adalah daftar dari beberapa kemungkinan divisi tambahan atau lainnya yang mungkin ada di sebuah hotel: a) Outlet ritel (yaitu: Toko disewakan kepada pihak luar atau dikelola oleh hotel) b) Fasilitas Rekreasi (ex: Fitness Pusat, lapangan tenis, dan Cinema saloons ...) c) Konferensi Pusat d) Kasino III- KAMAR DIVISION DEPARTEMEN: Fungsi utama yang dilakukan oleh Divisi Kamar Departemen adalah: a) Reservasi, pendaftaran, ruang & tugas tingkat b) Memenuhi layanan tamu dan update status kamar c) Menjaga & mengendap rekening tamu d) Membuat catatan sejarah tamu e) Mengembangkan & memelihara sebuah database yang komprehensif informasi tamu f) Koordinat Layanan Tamu Prioritas tunggal dari Divisi Kamar Departemen akan menjamin kepuasan tamu, yang terjadi ketika, harapan tamu sesuai dengan apa hotel menyediakan. Untuk mencapai kepuasan tamu, departemen kantor depan harus menyiapkan: a) Hati-hati dirancang struktur organisasi kantor depan b) Tujuan yang komprehensif, strategi dan taktik c) Shift kerja yang direncanakan d) Deskripsi pekerjaan yang dirancang dengan baik e) Spesifikasi pekerjaan yang dirancang dengan baik 1. Struktur Organisasi: Front Office struktur organisasi harus dirancang sesuai dengan Fungsi. Melakukan sehingga tidak hanya meningkatkan kontrol Front Office memiliki lebih dari Operasi, tetapi juga menyediakan tamu dengan perhatian yang lebih khusus. Divisi tersebut sesuai dengan fungsi, bagaimanapun, tidak praktis dalam hotel ukuran menengah dan kecil karena fakta bahwa hotel ini sangat tidak dimiliki sumber daya yang cukup dan memadai moneter untuk memastikan keberadaan setidaknya 3 jobholders (yaitu satu untuk setiap shift ) untuk setiap posisi pekerjaan. Oleh karena itu, di hotel ukuran menengah, petugas kantor depan mungkin bertanggung jawab untuk lebih dari satu posisi kerja. Hal ini dipastikan melalui lintas pelatihan. Di sisi lain, di hotel ukuran kecil, satu atau dua petugas front office (s) mungkin bertanggung jawab atas semua kegiatan front office. A) fungsi khas dan posisi di bawah Divisi Kamar Departemen: Front Desk Agent: Register tamu, dan mempertahankan ketersediaan ruang informasi Kasir: Menutup folio tamu, dan benar check out tamu Account Clerk Piutang: Tulisan biaya dalam folio tamu yang benar dan update folio 'Saldo Malam Auditor: Mengontrol tugas Panitera Piutang, dan mempersiapkan laporan harian kepada manajemen (ex: Hunian Laporan dan Pendapatan Laporan) Mail & Informasi Clerk: Membawa Pesan, menyediakan Arah untuk tamu, dan mempertahankan Mail Telepon Operator: Mengelola Switchboard dan koordinat Panggilan bangun Pemesanan Agen: Tanggapi Permintaan Reservasi dan menciptakan Reservation Rekaman Berseragam Layanan Agen: Menangani Tamu bagasi, mengawal tamu ke kamar mereka, dan membantu para tamu untuk sedikit informasi yang diminta 2. Tujuan dan Strategi Dalam setiap organisasi, tujuan dan strategi harus disiapkan mengingat pernyataan misi hotel dan tujuan dan sasaran secara keseluruhan. Sebuah contoh mungkin: Tujuan global: Meningkatkan Tingkat Hunian Hotel dengan 25% Departemen Tujuan: Peningkatan Jumlah Walk-in sebesar 50% Strategi: Meningkatkan Penjualan Angka oleh tamu yang menggambarkan dan Hotel Jasa 3. Kerja Shift: Front Office Manager akan menjadwalkan / karyawan nya sesuai dengan musim, volume usaha, dan staf yang tersedia di tangan penjadwalan yang paling umum digunakan adalah Tradisional Penjadwalan, yang mengasumsikan bahwa setiap karyawan akan bekerja 40 Jam per minggu. Selain itu, hotel harus memastikan 3 shift per hari, masing-masing berlangsung selama 8 jam. Kemungkinan contoh untuk penjadwalan tradisional ditunjukkan di bawah ini: Hari Pergeseran 07:00-03:00 Evening shift 15:00-23:00 Night Shift 11:00-07:00 Kadang-kadang, karena tidak tersedianya staf, musiman, dan bisnis volume, manajer Front Office mungkin dipaksa untuk mengadopsi Penjadwalan Alternatif, yang mungkin diatur dalam pola berikut: a) Jam Kerja Fleksibel atau flextime: semacam ini penjadwalan alternatif hak karyawan akan mulai bekerja, misalnya, satu jam lebih awal, hanya untuk pergi lagi satu jam lebih awal. b) Jadwal Kerja Compressed: Karyawan, alih-alih bekerja 5 hari per minggu, 8 jam per hari, mungkin bekerja 4 hari per minggu, 10 jam per hari. Oleh karena itu, dikompresi kerja penjadwalan berarti bekerja sepanjang 40 jam per minggu dalam waktu kurang dari standar 5 hari per minggu. c) Berbagi pekerjaan: semacam ini penjadwalan hak bahwa dua atau lebih bagian-timer menempati pekerjaan satu waktu penuh. Manajer Front Office akan hati-hati menjadwalkan karyawan mereka untuk meminimalkan konflik yang timbul antara hotel dan karyawan kebutuhan. Di hotel besar yang beroperasi di bawah sistem sepenuhnya otomatis, beberapa program paket perangkat lunak penjadwalan dapat dipasang untuk membantu dan membantu manajer dalam penjadwalan yang efektif. 4. Deskripsi Pekerjaan: Job description daftar semua tugas dan subtasks yang membentuk posisi kerja. Selain itu, mungkin menguraikan hubungan pelaporan, tanggung jawab, kondisi kerja, peralatan dan bahan yang akan digunakan. Semua deskripsi pekerjaan harus disesuaikan dan disesuaikan untuk mencerminkan kebutuhan masing-masing properti hotel yang tunggal, dan posisi bekerja. Selain itu, deskripsi pekerjaan harus berorientasi pada tugas bukan karyawan-oriented, yang berarti bahwa hotel akan mencoba untuk mencari karyawan yang dapat ditampung deskripsi pekerjaan mereka, tidak desain pekerjaan agar sesuai dengan keterampilan pelamar kerja tertentu. Deskripsi Pekerjaan harus direvisi secara berkala untuk mengatasi tuntutan dan kebutuhan industri yang terus berubah dan untuk menanggapi kebutuhan canggih tamu. Meskipun demikian, manajer akan membiarkan karyawan mereka terlibat dalam proses revisi. Deskripsi pekerjaan dapat digunakan sebagai: a) Untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan b) Alat untuk melakukan training atau pelatihan ulang c) Mencegah duplikasi tugas d) Memastikan kinerja setiap tugas pekerjaan e) Menentukan tingkat staf yang sesuai 5. Pekerjaan Spesifikasi: Spesifikasi Pekerjaan Daftar pribadi kualitas, keterampilan, dan sifat-sifat seseorang perlu memiliki dalam rangka untuk melakukan tugas-tugas dengan sukses diuraikan dalam deskripsi pekerjaan. Itu sebabnya, departemen terlebih dahulu merancang deskripsi pekerjaan, dan spesifikasi pekerjaan nanti! Spesifikasi pekerjaan biasanya berfungsi sebagai dasar untuk lowongan pekerjaan iklan, dan sebagai alat untuk mengidentifikasi karyawan untuk tujuan promosi. Di dalam spesifikasi pekerjaan khas, faktor kunci di bawah akan ada: a) Pengalaman kerja b) Pendidikan formal c) Pengetahuan umum d) Pelatihan sebelumnya e) Persyaratan fisik f) Kemampuan komunikasi g) Keterampilan peralatan