HANDLING TAMU - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/5-HANDLING TAMU-  · Apabila materi pembicaraan hanya...

download HANDLING TAMU - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/5-HANDLING TAMU-  · Apabila materi pembicaraan hanya perlu

of 24

  • date post

    07-Mar-2019
  • Category

    Documents

  • view

    221
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of HANDLING TAMU - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/5-HANDLING TAMU-  · Apabila materi pembicaraan hanya...

HANDLING TAMUEVADA EL UMMAH KHOIRO, S.AB.,M.AB

PERTEMUAN 5

PRODI D3 ADM. NIAGA SMT 2

TH AJARAN 2016/2017

A. Pengertian Tamu Kantor

Adalah Seseorang ataukelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk

kepentingan tertentu.

Mulai dari membuat janji

Konfirmasi, sampai

Menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor

Tugas sekretaris: mengaturpertemuan antara

pimpinan dengan tamu-tamu.

Menciptakan suasana yang menyenangkan

Agar tamu merasa nyaman

Mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama

FUNGSI:

KEWAJIBAN SEKRETARIS

Harus mengetahui dan memahami sifat pertemuan

Tahu kedudukan atau pangkat

Memahami perilaku tamu yang datang ke kantor

Sekretaris wajib menanyakan nama

Sekretaris wajib menanyakan keperluan

Sekretaris wajib mengantar tamu bertemu denganpimpinan yang akan ditemuinya

B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu (prinsip umum)

Prioritas perlu dipertimbangkan:

Apabila sudah ada janji, tepati waktu

Apabila sedang ada tugas di luar kantor harusmemberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat

Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum,

Berikan sapaan ramah kepada tamu

Secara khusus, hal yg harus

dipehatikan:

Penanganan ruangan tamu

Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti:

- buku tamu- kartu pengenal tamu- majalah/koran- brosur/katalog perusahaan- tempat sampah/asbak

Tunjukanlahsikap untukselalu siapmenerimamemberikanbantuan danbersahabat

Melayani tamu:

Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan ataupenampilan.

Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atassampai bawah.

Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.

Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedarmenengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang ditujudan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidaksopan.

Ketika mengantar tamu ketempat tujuan

1. Berjalan agak kedepan

2. Posisi sedikit miring sambil

3. Sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan

tamu.

Membukakan pintu untuk tamu

1. kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong

(buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk,

2. bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan

persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.

Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan

menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh

kantor.

C. Yang Harus dilakukan sekretarissaat menerima tamu

1. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang

paling jauh dengan pintu.

2. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang

sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.

3. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya

mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih

dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

4. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang

dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.

5. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah

dan sopan

Etika sekretaris

Berpenampilan rapi, bersih dan segar

Berperilaku sopandan ramah

Ekspresi wajah yang hangat

Menghafal namatamu

Senang bergauldan luwes

Menjadi pendengar yang baik

Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukankebiasaan-kebiasaanjelek, seperti menggigitkuku

Bersikap hormatkepada tamu

Memiliki semangatkerja yang tinggi

Nada suara yang enak dan jelas

Tenang dan menanganicomplain secaraprofesional

Tidak menginterupsipembicaraan tamu

Tulus melayanitamu

D. Cara pelayanan tamu kantorMengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya

Memberikan kesan yang paling menyenangkan

Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar

Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu

Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuaidengan kebijkan kantor

Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan

Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agatmeninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu

Petunjuk Praktis Menghadapi Tamu

Kantor

Bersiaplahsetiap saat

dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percayadiri.

Perhatikanwajah

Ceria dengan sikap bersahabat

Bila sedangmenelpon dantamu masuk

Beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamududuk.

Setelah teleponselesai

Berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya

Sapalah tamuterlebih dahulu

Selamat siang ada yang bisa saya bantu....

Suara Tidak terlalu keras dan tidak tinggi

Sehingga memberikan kesan ramah danmenyenangkan

Bila andamengenaltamu

Sapalah dengan menyebut namanya

Sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan

Bila tamu tidakmemberikanidentitasnyaatau kartunama

Tanyakan secara sopan nama dan dari mana

seperti Bolehkah saya tahu nama bapak?

atau Bapak dari perusahaan mana?

LANGKAH MENERIMA TAMU

Ucapkan salam

Mengisi daftar tamu

Mengantar tamu

Tamu diterima oleh sekretaris pimpinan

Tamu dipersilahkan menunggu

Memberitahu kepada pimpinan

Mengantar tamu datang dan pulang

Contoh bentuk percakapan saatmenerima tamu:

SelamatPagi/Siang/Bapak/Ibu

ada yang bisa sayabantu

Jangan menggunakankata sapaan seperti

Mbak/Mas

Saat meminta tamu untuk mengisi

form data tamu:

Mohon maafBapak/Ibu untuk

kelengkapan informasisilahkan isi form data yang kami sediakan.

Jika berkenan, sayabisa menuliskannyauntuk Bapak/Ibu.

Saat mengatakan bahwa

pimpinan tidak ada: 1 Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami

tidak ada di tempat.

Bapak/Ibu bisameninggalkan pesan, dansaya pastikan pimpinankami akan menghubungiBapak/Ibu secepatnya

2 Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat

Bagaimana kalau sayabuatkan janji bertemudengan pimpinan kami di hari lain?

Bagaimana kalaubesok?

(Sebutkan hari dan jam lain sesuai denganagenda yang tersedia)

F. Formulir Kedatangan Tamu

Hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan

telpon

Informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap

untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya

Form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu

berkunjung ke perusahaan.

Harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang

bersangkutan.

Contoh Formulir

Kedatangan Tamu

E. Jenis-jenis tamu dan carapelayanannya:

Tam

ud

en

ga

np

erj

an

jia

n Usahakan tamumenunggusesingkat mungkin

Jangan diajakngobrol terlalulama kecuali bilatamu yang meminta

Tam

uta

kd

ike

na

l

Sapa dan tanyakankeperluannya

Bila tamu dapatditerima persilahkanduduk

Bila tamu ditolakberikan alasan yang tepat dantawarakan untukmembuat janjiterlebih dahulu

Tam

um

en

ola

km

em

be

rita

hu

ke

pe

rlu

an

ny

a Persilahkan tamuuntuk mengisiformulir tamudengan lengkap , jelaskan alasanAnda

Walaupun tamubersikeras, tetapperlalukan dengansopan dan sabar

Tam

ua

tau

pe

lan

gg

an

ya

ng

da

tan

gta

np

ap

erj

an

jia

n Bersikap taktis untukmemprioritaskanpenerimaan tamu

Sesuaikan dengankeperluan, situasikantor, dankesibukan pimpinan

An

gg

ota

ke

lua

rga

ata

ute

ma

na

tasa

n Bila yang bersangkutan masukpada saat atasansedang ada rapat, sapa dan katakanbahwa atasansedang ada rapatatau tamu lain

Tam

uy

an

g t

ak

diin

gin

ka

n Tetaplah bersikapramah dan sopan, sarankan untukmembuat janjiterlebih dahulu

Apabila ia tetapmenunggu meskipunanda telahberusahamengusirnya secarahalus,sikap yang tepat adalah tidakmemperdulikannya, (ingat janganpasang muka kecutatau judes)

Pra

mu

nia

ga

ata

usa

lesm

an Perlakukan

dengan baik

Katakandengan jujurdan sopanbahwaperusahaantidakmemerlukannya saat ini

Tam

ula

nju

tu

sia

ata

uc

ac

at

fisi

k Perlakukansewajarnya,waspada danbersiaplahmembantubila diperlukan

An

gg

ota

ke

lua

rga

ata

ute

ma

nd

ek

at

sek

reta

ris

Terima secarawajar, tidakgaduh

Bila hendakmembicarakan masalahyang