HANDLING TAMU - pdf.nsc.ac.id TAMU- آ  selalu siap menerima ... Etika sekretaris Berpenampilan...

download HANDLING TAMU - pdf.nsc.ac.id TAMU- آ  selalu siap menerima ... Etika sekretaris Berpenampilan rapi,

of 24

  • date post

    10-Jul-2020
  • Category

    Documents

  • view

    5
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of HANDLING TAMU - pdf.nsc.ac.id TAMU- آ  selalu siap menerima ... Etika sekretaris Berpenampilan...

  • HANDLING TAMU EVADA EL UMMAH KHOIRO, S.AB.,M.AB

    PERTEMUAN 5

    PRODI D3 ADM. NIAGA SMT 2

    TH AJARAN 2016/2017

  • A. Pengertian Tamu Kantor

    Adalah Seseorang atau kelompok yang datang ke sebuah perusahaan untuk

    kepentingan tertentu.

    •Mulai dari membuat janji

    •Konfirmasi, sampai

    •Menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor

    Tugas sekretaris: mengatur pertemuan antara

    pimpinan dengan tamu- tamu.

    •Menciptakan suasana yang menyenangkan

    •Agar tamu merasa nyaman

    •Mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama

    FUNGSI:

  • KEWAJIBAN SEKRETARIS

    Harus mengetahui dan memahami sifat pertemuan

    Tahu kedudukan atau pangkat

    Memahami perilaku tamu yang datang ke kantor

    Sekretaris wajib menanyakan nama

    Sekretaris wajib menanyakan keperluan

    Sekretaris wajib mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya

  • B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu (prinsip umum)

    Prioritas perlu dipertimbangkan:

    • Apabila sudah ada janji, tepati waktu

    • Apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat

    Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum,

    Berikan sapaan ramah kepada tamu

  • Secara khusus, hal yg harus

    dipehatikan:

    Penanganan ruangan tamu

    Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi. Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti:

    - buku tamu - kartu pengenal tamu - majalah/koran - brosur/katalog perusahaan - tempat sampah/asbak

    Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat

  • Melayani tamu:

     Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.

    Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.

     Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.

     Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

     Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.

  •  Ketika mengantar tamu ketempat tujuan

    1. Berjalan agak kedepan

    2. Posisi sedikit miring sambil

    3. Sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan

    tamu.

     Membukakan pintu untuk tamu

    1. kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong

    (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk,

    2. bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan

    persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.

     Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan

    menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh

    kantor.

  • C. Yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu

    1. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang

    paling jauh dengan pintu.

    2. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang

    sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.

    3. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya

    mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih

    dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

    4. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang

    dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.

    5. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah

    dan sopan

  • Etika sekretaris

    Berpenampilan rapi, bersih dan segar

    Berperilaku sopan dan ramah

    Ekspresi wajah yang hangat

    Menghafal nama tamu

    Senang bergaul dan luwes

    Menjadi pendengar yang baik

    Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku

    Bersikap hormat kepada tamu

    Memiliki semangat kerja yang tinggi

    Nada suara yang enak dan jelas

    Tenang dan menangani complain secara profesional

    Tidak menginterupsi pembicaraan tamu

    Tulus melayani tamu

  • D. Cara pelayanan tamu kantor Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya

    Memberikan kesan yang paling menyenangkan

    Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan pelayanan sebaik- baiknya secara wajar

    Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu

    Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor

    Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan

    Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu

  • Petunjuk Praktis Menghadapi Tamu

    Kantor

    Bersiaplah setiap saat

    dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.

    Perhatikan wajah

    Ceria dengan sikap bersahabat

    Bila sedang menelpon dan tamu masuk

    Beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk.

    Setelah telepon selesai

    Berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya

    Sapalah tamu terlebih dahulu

    “Selamat siang ada yang bisa saya bantu....”

  • Suara Tidak terlalu keras dan tidak tinggi

    Sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan

    Bila anda mengenal tamu

    Sapalah dengan menyebut namanya

    Sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan

    Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama

    Tanyakan secara sopan nama dan dari mana

    seperti “Bolehkah saya tahu nama bapak?”

    atau “Bapak dari perusahaan mana?”

  • LANGKAH MENERIMA TAMU

    Ucapkan salam

    Mengisi daftar tamu

    Mengantar tamu

    Tamu diterima oleh sekretaris pimpinan

    Tamu dipersilahkan menunggu

    Memberitahu kepada pimpinan

    Mengantar tamu datang dan pulang

  • Contoh bentuk percakapan saat menerima tamu:

    “Selamat Pagi/Siang/Bapak/Ibu

    ada yang bisa saya bantu”

    Jangan menggunakan kata sapaan seperti

    Mbak/Mas

  • Saat meminta tamu untuk mengisi

    form data tamu:

    “Mohon maaf Bapak/Ibu untuk

    kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”

    “Jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk Bapak/Ibu.”

  • Saat mengatakan bahwa

    pimpinan tidak ada: 1 “Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami

    tidak ada di tempat.

    Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya”

    2 “Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat

    Bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain?

    Bagaimana kalau besok?”

    (Sebutkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia)

  • F. Formulir Kedatangan Tamu

     Hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan

    telpon

     Informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap

    untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya

     Form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu

    berkunjung ke perusahaan.

     Harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang

    bersangkutan.

  • Contoh Formulir

    Kedatangan Tamu

  • E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya:

    Ta m

    u d

    e n

    g a

    n p

    e rj

    a n

    ji a

    n •Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin

    • Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta

    Ta m

    u ta

    k d

    ik e

    n a

    l

    • Sapa dan tanyakan keperluannya

    • Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk

    • Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu

    Ta m

    u m

    e n

    o la

    k m

    e m

    b e

    ri ta

    h u

    k e

    p e

    rl u

    a n

    n y

    a •Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , jelaskan alasan Anda

    •Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar

  • Ta m

    u a

    ta u

    p e

    la n

    g g

    a n

    y a

    n g

    d a

    ta n

    g ta

    n p

    a p

    e rj

    a n

    ji a

    n •Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu

    •Sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan

    A n

    g g

    o ta

    k e

    lu a

    rg a

    a ta

    u te

    m a

    n a

    ta sa

    n •Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain

    Ta m

    u y

    a n

    g t

    a k

    d ii n

    g in

    k a

    n • Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu

    •Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusaha mengusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikanny