Tahap Perencanaan Dr. Lily W.

Tahap-Tahap Pengembangan

Tugas Tahap Perencanaan Tugas Tahap PerencanaanMengembangkan solusi desain dan arsitektur Menciptakan spesifikasi fungsional Mengembangkan rencana proyekMembuat jadwal proyekMenyiapkan pengembangan dan pengujian lingkungan. Penutup Tahap Perencanaan. Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat rencana untuk membantu membimbing tim Anda melalui tahap pelaksanaan dan penutupan proyek. Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu Anda untuk mengatur waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu.

Perencanaan Proyek SI (Cont.)Tahap Perencanaan Proyek mengikuti Tahap Inisiasi Proyek dan merupakan fase yang paling penting dalam manajemen proyek. Upaya yang dilakukan dalam perencanaan dapat menghemat waktu yang tak terhitung jumlahnya karena kebingungan dan pekerjaan ulang pada fase berikutnya.

Ada 10 langkah Perencanaan Proyek yang perlu diambil untuk menyelesaikan Tahap Perencanaan Proyek secara efisien. Langkah-langkah dan template yang dibutuhkan untuk melakukan hal tersebut, akan ditampilkan dalam diagram berikut.

Proses dasar dari Tahap Perencanaan ProyekLingkup Perencanaan. Mempersiapkan Struktur Perincian Kerja. Perincian Struktur Organisasi. Rencana Sumber DayaPengembangan Jadwal Proyek. Perencanaan Anggaran.Fase Inisiasi Proyek mendefinisikan beberapa hal yang memfasilitasi. Ini dapat berupa: - Rencana Pengadaan. - Perencanaan Komunikasi. - Perencanaan Kualitas.- Perencanaan Manajemen Risiko. - Perencanaan Manajemen Konfigurasi.

Tanggung Jawab Tim ProyekManager Proyek bertanggung jawab untuk mengembangkan Rencana Proyek sehingga memastikan bahwa semua persyaratan/keperluan perencanaan proyek terpenuhi. Fungsional/Manajemen personil yang bertanggung jawab memastikan bahwa sumber daya yang memadai tersedia untuk proyek tersebut. Stakeholder kunci harus menyetujui Rencana Proyek sebelum pindah ke tahap berikutnya.

Peralatan Manajemen ProyekMengingat berbagai alat-alat manajemen proyek yang tersedia, kunci untuk memilih yang benar adalah pemahaman bahwa alat-alat yang berbeda dibutuhkan sepanjang tahapan yang berbeda dari sebuah siklus hidup proyek.

Rencana BisnisSebuah rencana bisnis berkisar pada aspek strategis proyek dan dimaksudkan untuk memungkinkan manajer proyek dan tim inti membuat keputusan yang cerdas dan terdidik setiap sehari dengan membantu mengatur dan meletakkan serangkaian sumber daya sepadan dengan tujuan yang akan dicapai

Rencana Manajemen Risiko ProyekKarena semua proyek melibatkan beberapa tingkat risiko, rencana pengelolaan risiko proyek diperlukan untuk menetapkan dan mendokumentasikan prosedur yang akan digunakan untuk mengelola risiko di seluruh kehidupan proyek. Prosedur yang digunakan untuk mengelola risiko didefinisikan pada tahap perencanaan, didokumentasikan dalam rencana manajemen risiko proyek, dan kemudian dilakukan melalui kehidupan proyek.

Rencana Manajemen Risiko ProyekAda empat tahap perencanaan manajemen risiko: Identifikasi Risiko; Kuantifikasi Risiko; Respon Risiko; Pemantauan Resiko dan Penilaian Kontrol.

MilestonesMilestones adalah semacam batas waktu di dalam proyek untuk tugas tertentu. Milestones menjaga proyek sesuai jalurMilestones juga baik ketika Anda harus membagi pekerjaan untuk anggota tim. Tidak sulit sekali untuk membuat milestone. Anda hanya membagi proyek menjadi bagian-bagian yang harus dilakukan dan Anda mengatur batas waktu untuk masing-masing dari mereka. Setelah melakukan hal ini, mulailah bagian awal: pekerjaan untuk proyek tersebut.

Gantt ChartsManfaat bagi manajemen proyek: Pemotongan biaya proyek dan mengurangi skala waktu Koordinasi dan mempercepat perencanaan Menghilangkan waktu idle/tunggu Memperoleh penjadwalan yang lebih baik dan kontrol untuk kegiatan subkontraktor Mengembangkan prosedur pemecahan masalah yang lebih baik Pemotongan waktu untuk keputusan rutin, namun memungkinkan lebih banyak waktu untuk pengambilan keputusan

Contoh PERT dan Gantt Chart

Analisis RisikoSelama analisis risiko Anda tidak harus fokus hanya pada risiko teknis karena seringkali risiko datang dari berbagai tempat yang tidak terduga, seperti organisasi, masalah tim, masalah kemitraan dll.Ini biasanya menghasilkan rencana tindakan untuk menghindari resiko atau meminimalkan konsekuensinya. Setiap langkah Anda harus ingat bahwa ada dua jenis risiko: - pertama, risiko yang Anda sadari, dan - kedua adalah risiko yang Anda tidak sadari. Tugas Anda adalah untuk memastikan bahwa risiko Anda adalah lebih jauh dari yang tidak dikenal.

KesimpulanApakah Anda tahu bahwa tahap perencanaan suatu proyek TI dapat membuat atau menghancurkan proyek itu? Mayoritas pekerjaan manajer proyek selama tahap perencanaan melibatkan penyelesaian tiga inisiasi kegiatan-proyek kunci dan organisasi, definisi proyek dan perencanaan, dan review dan persetujuan manajemen. Setelah anggota tim proyek menyimpulkan seluruh kegiatan kunci dari tahap perencanaan, mereka akan memiliki output yang akan menjadi masukan bagi tahap analisis dari siklus hidup proyek, yakni :- Kasus bisnis. - Desain konseptual- Rencana proyek

KesimpulanKasus bisnis, desain konseptual, dan rencana proyek disampaikan kepada manajemen untuk diperiksa. Setelah persetujuan manajemen diberikan untuk proyek, dibutuhkan rencana proyek sign-off (mengakhiri). Sign- off ini menunjukkan bahwa manajemen telah memberikan persetujuan kepada proyek untuk melanjutkan. Rencana proyek sign-off adalah tonggak yang harus dipenuhi selama tahap perencanaan. Hal ini menunjukkan bahwa fase perencanaan dari siklus hidup proyek TI telah selesai. Proyek ini sekarang dapat melanjutkan ke tahap analisis.