FAQ KM untuk Organisasi Masyarakat Sipil

Oleh:

Firdaus Cahyadi

Yayasan SatuDunia

I. Tentang FAQ ini

Frequently Asked Questions (FAQ) atau pertanyaan yang sering muncul dalam

Knowledge Management (KM) untuk OMS (Organisasi Masyarakat Sipil) ini adalah

beberapa pertanyaan yang sering dimuncul saat pelatihan, workshop dan diskusi terkait

dengan KM di kalangan aktivis OMS. Jawaban dari pertanyaan ini diambil dari modul

KM untuk OMS oleh Idaman Andarmosoko1.

FAQ ini disusun untuk memudahkan pemahaman aktivis OMS terhadap KM.

Harapannya, KM dengan mudah dipahami oleh aktivis OMS dan kemudian

diimplementasikan di organisasinya.

FAQ ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu besar harapan SatuDunia untuk

mendapatkan masukan terhadap FAQ.

II. FAQ KM untuk Organisasi Masyarakat Sipil

1. Apa itu fakta?

Fakta adalah kejadian yang teramati. Sesuatu disebut fakta bila hal tersebut benar-benar

terjadi dan teramati. Sebagai contoh; bukan merupakan fakta meskipun kejadian di lokasi

benar-benar terjadi, bila saat ini saya mengatakan (tanpa berada di lokasi kejadian) bahwa

jam 10.00 pagi, Jalan Raya Gatot Subroto, Jakarta macet total. Hal tersebut tidak bisa

disebut fakta karena kejadian tidak teramati secara langsung.

Begitu pula tidak bisa disebut sebuah fakta bila seseorang mengatakan bahwa besok

Yogyakarta akan diguyur hujan lebat. Meskipun keesokan harinya, hujan lebat benar-

benar terjadi di Yogyakarta. Hal tersebut dikarenakan kejadian belum terjadi saat

seseorang tersebut mengatakannya.

2. Apa itu data?

Data adalah fakta yang tercatat. Tercatat itu bisa dicatat secara elektronik maupun daun

lontar. Dapat pula berupa tulisan atau icon atau gambar-gambar.

3. Apa itu informasi?

Informasi adalah fakta/data terungkap (terungkap maknanya). Informasi selalu berujung

pada pengambilan keputusan. Pembukuan adalah data-data, yaitu catatan atas fakta

kejadian seseorang menyerahkan uang tertentu pada orang lain. Pembukuan tidak punya

makna, namun setelah diolah jadi laporan keuangan atau neraca rugi laba, maka

terungkaplah bahwa misalnya perusahaan tersebut merugi, atau perusahaan tersebut boros

pada bidang tertentu.

Contoh informasi lainnya adalah jadwal kereta. Dengan mengetahui jadwal kereta, kita

bisa memutuskan kita akan naik kereta apa dan jam berapa.

4. Apa itu pengetahuan?

1 Modul pelatihan Knowledge Management (KM) untuk OMS oleh Idaman Andarmosoko

Sesuatu yang diketahui yang berkaitan dengan kompetensi. Sementara kompetensi

sendiri adalah kemampuan mengakibatkan perubahan, sesuai dengan suatu penugasan

yang spesifik.

Contoh kasus kompetensi adalah misalnya ada dua juru reparasi AC, si Polan dan si

Badu, kepada mereka masing-masing dihadapkan sebuah alat AC yang rusak, dan mereka

ditugasi untuk memperbaiki. Apabila AC yang ditangani oleh Polan menjadi baik

kembali, sedangkan AC yang ditangani Badu tetap rusak, maka si Polan lebih kompeten

daripada si Badu.

5. Apa itu pengetahuan tecit?

adalah pengetahuan yang

- dipahami atau diterapkan (dihidupi) secara bawah sadar

- sulit diartikulasikan

- dikembangkan dari pengalaman

- dipindah/share melalui proses bersama-sama, misalnya pemagangan.

Contoh:

6. Apa itu pengetahuan Explisit?

Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang tersurat, tertulis atau tertuang. Tertuang

ini bisa dalam tulisan, gambar dsb. Pengetahuan eksplisit dengan demikian dapat

dipindahkan dari satu orang ke orang lain.

Pengetahuan eksplisit dapat secara persis diartikulasikan dan disampaikan untuk diserap

orang lain.

Contoh pengetahuan:

Setelah membaca cara membuat pesawat kertas itu, seseorang dapat memiliki kapasitas

untuk membuat pesawat dari kertas.

7. Apa beda informasi dan pengetahuan?

Tabel berikut ini menggambarkan sekilas tentang perbedaan antara informasi dan

pengetahuan

Pembedaan informasi dan pengetahuan

parameter Informasi Pengetahuan

outcome kemampuan mengambil keputusan Kompetensi

bersemayam kebanyakan di rekaman, dokumen - di rekaman (eksplisit) - di benak (tacit)

indikasi - database - dokumentasi

- laporan

- improvisasi - inovasi

- replikasi

- generasi (melahirkan baru)

modus transfer - publikasi

-

- pembelajaran

- (lihat juga tentang SECI)

8. Apa itu menejemen?

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai

sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai

dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara

benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal2

9. Apa itu manejemen pengetahuan?

Sebuah proses perencanaan, pengorganisasian pengetahuan yang ada di dalam organisasi

untuk mencapai tujuan dan cita-cita organisasi.

10. Apa itu SECI?

Dalam bukunya The Knowledge Creating Company, Ahli bisnis jepang Nonaka dan

Takeuchi menggali proses yang dibutuhkan untuk terjadinya penciptaan pengetahuan

yang efektif. Nonaka dan takeuchi menjabarkan penciptaan pengetahuan sebagai hasil

dari suatu spiral proses interaksi antara pengetahuan tacit(or know-how, which is hard to

express but can be demonstrated) dan pengetahuan eksplisit (which can be articulated in

words).

Interaksi antara pengetahuan tacit dan eksplisit dapat terjadi pada empat proses kunci

yaitu socialisation, externalisation, combination and internalisation. Keempat proses ini

disebut sebagai proses SECI yang bisa menunjukkan atau memetakan apakah terjadi

fasilitasi pengetahuan dan belajar dalam proyek atau kerja yang berlangsung.

Pedekatan SECI

Socialisation:

berbagi pengetahuan tacit

Externalization:

ubah tacit menjadi eksplisit

Internalization

Mengubah ekplisit menjadi

tacit

Combination:

menggabungkan beberapa

pengetahuan eksplisit

2 http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

Sosialisasi

terdiri dari berbagi pengetahuan tacit dengan orang lain, Pengetahun tacit dapat

disosialisasikan dengan cara mentoring, peniruan, observasi, dan latihan, semua ini

adalah proses berbagi pengetahuan tacit.

Eksternalisasi

adalah penciptaan pengetahuan konseptual, yaitu proses konversi dari pengetahuan tacit

ke pengetahuan eksplisit. Pengetahuan tacit dikonseptualisasikan melalui citra gambar

dan kata kata, dalam hal ini kerja penulisan mentransformasikan pengetahuan menjadi

bentuk yang eksplisit. "Konversi pengetahuan" secara eksternalisasi merupakan hasil dari

dialog orang2 yang bersama-sama mentransformasikan pengetahuan tacit menjadi

pengetahuan eksplisit.

Kombinasi

adalah konversi bentuk pengetahuan dengan cara menggabungkan beragam pengetahuan

eksplisit. Tentu saja dalam kombinasi terjadi pertukaran juga. Kombinasi misalnya

penyusunan panduan, pertukaran dokumen bahan penyusun lewat email, dsb.

Internalisasi

Mengkonversikan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Dilakukan antara lain

melalui "learning by doing’. Internalisasi terjadi setelah modus-modus lain

(socialisation,externalisation and combination), telah "medarah daging" di benak orang-

orang sebagai suatu pengetahuan tacit, yang juga punya perwujudannya dalam model dan

gambaran mental.

11. Apa itu Best Practice?

Best Practice adalah kumpulan pengalaman keberhasilan dan kesuksuksesan dalam

mengerjakan sesuatu. Contoh best practice adalah tips memilih durian yang baik.

12. Apa itu Bad Practice?

adalah kumpulan pengalaman dari kegagalan dalam mengerjakan sesuatu.

13. Apa itu Lesson Learnt?

Hasil analisa dari best practice dan bad practice sehingga bisa mengetahui penyebab

utama mengapa sebuah keberhasilan dan kegagalan dalam mengerjakan sesuatu. Setelah

mengetahui penyebabnya utama mengapa keberhasilan dan kegagalan itu maka seseorang

dapat mereplikasi, improvisasi bahkan melakukan inovasi terhadap cara kerja.

14. Apa itu improvisasi?

Adalah melakukan perubahan atas cara, bisa jadi perubahan ini membawa hasil atau

efisiensi yang lebih tinggi

Contoh Improvisasi:

Awalnya:

Setelah itu:

15. Apa itu inovasi?

Adalah melakukan suatu dengan cara yang sama sekali baru.

Contoh Inovasi:

Awalnya:

Mengalami Improvisasi:

Mengalami Inovasi

Mengalami Improvisasi lanjutan

16. Apa itu Trajectory KM?

Trajectory KM adalah track dari penerapan KM di sebuah perusahaan. Biasanya dimulai

dengan meeting awal dengan pimpinan managemen sebuah organisasi. Dalam pertemuan

awal itu dibangun komitmen untuk menempuh trajectory KM. Setelah pertemuan awal

akan diikuti dengan dengan workshop atau lokakarya KM untuk memperkenalkan KM

kepada staff organisasi. Setelah lokakarya, akan disusul dengan assesment dan

penyusunan draft rencana KM organisasi tersebut.

17. Apa itu Assesment?

Apabila membangun manajemen, termasuk manajemen pengetahuan, diibaratkan sebagai

membangun rumah, atau menambahkan lantai atau sayap bangunan baru pada suatu

bangunan, maka asesmen ini bisa diibaratkan sebagai kerja mengukur tanah, memeriksa

situasi. Kerja yang kemudian dapat menentukan bisa tidaknya, sejauh mana

pengembangan dapat dilakukan dan dengan cara apa pembangunan tersebut dapat

dilakukan.

18. Apa itu Coaching KM?

Coaching (pendampingan) adalah kegiatan kemitraan dengan klien melalui proses

memprovokasi pikiran secara kreatif sehingga menginspirasi mereka untuk

memaksimalkan potensi pribadi dan professional mereka”3

Mari kita tinjau secara singkat beberapa kata kunci dari definisi ICF4 di atas:

“Kemitraan”. Hal ini berarti bahwa proses coaching adalah berdasarkan hubungan

kesetaraan antara seorang Coach dan kliennya. Maksudnya keseteraan ini berarti tidak

ada pihak yang otoritasnya lebih tinggi. Berdasarkan prinsip kemitraan dan kesetaraan

inilah maka kami beranggapan bahwa istilah coaching lebih tepat diterjemahkan ke

bahasa Indonesia sebagai pendampingan.

“Memprovokasi pikiran”. Menurut kami, inilah yang membedakan coaching dengan jenis

pengembangan pribadi lainnya. Proses memprovokasi pikiran berbeda dengan instruksi,

mengarahkan, atau perintah satu arah saja. Memprovokasi pikiran cenderung dalam

bentuk dialog, diskusi, atau tanya jawab antara seorang Coach dan kliennya yang

memancing proses berpikir mendalam di diri klien tersebut.

Dari proses memprovokasi pikiran tersebut akan menggali dan “menginspirasi” klien

menemukan jawaban-jawaban dari diri klien sendiri yang mungkin mereka tidak sadari

sebelumnya.

Peran seorang Coach bukan hanya memastikan klien menemukan jawaban dari masalah

mereka, namun juga memastikan bagaimana jawaban tersebut diterapkan oleh klien

dalam bentuk tindakan-tindakan nyata yang pada akhirnya akan “memaksimalkan”

potensi pribadi atau profesional mereka, bergantung dalam konteks apa proses coaching

itu sedang dilakukan.

19. Apa itu Kerangka Kerja KM?

Kerangka kerja Knowledge Management (KM) adalah sebuah arahan kontribusi KM

yang harus dikerjakan untuk mencapai tujan dan cita-cita organisasi

.

3 http://adithia.blogspot.com/2013/02/pengertian-coaching.html

4 “International Coach Federation”