FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA -...

1

PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN

SMA ISLAM AL-AZHAR DAN SMA AL-IZHAR JAKARTA :

SUATU PERBANDINGAN

SkripsiDiajukan untuk Memenuhi Persyaratan memperoleh

Gelar Sarjana ilmu Perpustakaan

Disusun Oleh :

FARHAN FAHMI

NIM: 103025027581

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2009

2

PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN

SMA ISLAM AL-AZHAR DAN SMA AL-IZHAR JAKARTA :

SUATU PERBANDINGAN

SkripsiDiajukan untuk Memenuhi Persyaratan memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan

Disusun Oleh :

FARHAN FAHMI

NIM: 103025027581




JAKARTA

2009

3

LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa:1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi

salah satu persyaratan memperolehgelar strata 1 di UIN Syarif HidayatullahJakarta

2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkansesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil asli karya saya ataumerupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerimasanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Ciputat, 20 Mei 2009

Farhan Fahmi

4

PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAANSMA AL-AZHAR DAN SMA AL-IZHAR JAKARTA :

SUATU PERBANDINGAN

SkripsiDiajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk

Memenuhi Syarat-syarat MencapaiGelar Sarjana Ilmu Perpustakaan

OlehFARHAN FAHMI

NIM: 103025027581

Di Bawah Bimbingan

Drs. Rizal Saiful Haq, MANIP: 19530319199504 1001




JAKARTA

2009

5

ABSTRAK

FARHAN FAHMI. Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan SMA Islam Al-Azhar dan SMA Al-Izhar Jakarta : Suatu Perbandingan

Skripsi ini membahas tentang pengembangan koleksi di perpustakaan SMAIslam Al-Azhar dan SMA Al-Izhar Jakarta. Pengembangan koleksi yang dibahas diskripsi ini antara lain Community Analysis (analisis pemakai), Selection Policies(kebijakan seleksi), Selection (seleksi), Acquisition (pengadaan), Weeding(penyiangan) dan Evaluation (evaluasi).

Untuk memperoleh informasi-informasi yang berkaitan dengan objekpenelitian, penulis menggunakan metodologi penelitian kualitatif melalui wawancara,pemanfaatan dokumen dan studi dokumentasi.

Adapun tujuan penulis meneliti hal ini untuk mengetahui apakah elemen-elemen pengembangan koleksi telah diterapkan di kedua perpustakaan tersebut. Dandari hasil penelitian didapatkan bahwa perpustakaan SMA Al-zhar dan SMA Al-Izhartidak memiliki kebijakan pengembangan koleksi tertulis namun mereka telahmenjalankan elemen-elemen pengembangan koleksi dengan cukup baik.

6

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah atas segala rahmat dan karunia Allah SWT, skripsi ini

akhirnya selesai juga meskipun telah melewati batas waktu yang telah direncanakan

sebelumnya.

Selama proses penyelesaian skripsi ini berlangsung, penulis telah banyak

mendapatkan bantuan dan dukungan. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan

terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Rizal Saiful Haq, MA., selaku Ketua Jurusan IPI sekaligus

pembimbing skripsi yang dengan ketelitian dan kesabarannya ikhlas

membimbing penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

2. Bapak DR H Abdul Chair, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Ida Farida, MLS sebagai penguji skripsi ini yang dengan ketelitiannya

menjadikan hasil akhir skripsi ini jauh lebih baik dari sebelumnya.

5. Seluruh dosen yang telah memberikan ilmu kepada penulis selama di bangku

kuliah, semoga menjadi amal jariyah Bapak dan Ibu semua. Dan kepada para

Dosen yang telah menaruh harap kepada saya, semoga harapan yang telah

disampaikan tidak saya kecewakan.

6. Kepala Seksi Kurikulum dan Sumber Belajar SMP SMA Al-Azhar Drs.Ali

Mashar, MPd dan kedua pustakawan andalannya Bunda Nisa dan Bunda Yayu

yang tak bosan membantu penulis selama proses penelitian.

7. Kepala Perpustakaan Al-Izhar Pondok Labu (PIIPL) Ibu Sri Darma Lokandari

dan jajaran pustakawannya terutama Bapak Sutisna yang sangat hangat

menyambut setiap permintaan penulis guna melengkapkan data dalam skripsi

ini.

8. Orang tua; Ibunda tercinta yang memberiku kebebasan dan Ayahanda yang

memberiku nama Farhan, Kedua kakak yang banyak memberikan fasilitas

serta adikku Bassam yang banyak memberikan pelajaran.

7

9. Rekan-rekan dan alumni IPI terutama angkatan 2003 yang banyak

memberikan motivasi agar skripsi ini segera diselesaikan.

10. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Terima kasih atas

bantuannya.

Akhirnya penulis berharap semoga amal dan niat baik Dosen, keluarga, rekan-

rekan semua dibalas oleh Allah SWT dengan kebaikan yang berlipat. Semoga skripsi

ini bermanfaat dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 20 Mei 2009

Farhan Fahmi

8

DAFTAR ISI

ABSTRAK…………………………………………………………………. . i

KATA PENGANTAR.……………………………………………………... ii

DAFTAR ISI………………………………………………………………… iv

DAFTAR TABEL……………………………………………………………… vii

DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………….. viii

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………… 1

A. Latar Belakang Masalah……………………………………………… 1

B. Masalah dan Pembatasan Masalah …………………………………… 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian……………………………………….. 5

D. Metode Penelitian……………………………………………………... 6

E. Sistimatika Penulisan………………………………………………….. 6

BAB II TINJAUAN LITERATUR…………………………………………….. 8

A. Pengertian dan Tujuan Pengembangan Koleksi………………………. 8

B. Manfaat Pengembangan Koleksi……………………………………… 9

C. Pengembangan Koleksi Sebagai Sistem………………………………. 9

D. Eleman – Elemen Pengembangan Koleksi: …………………………. 11

i. Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi……………………….. 12

ii. Analisa Pemakai…………………………………………………. 15

iii. Seleksi dan Ketentuannya………………………………………… 17

iv. Pengadaan………………………………………………………… 21

v. Weeding atau Penyiangan Koleksi………………………………. 23

vi. Evaluasi Koleksi…………………………………………………. 25

BAB III GAMBARAN UMUM………………………………………………. 29

A. Perpustakaan SMP-SMU ISLAM AL-AZHAR…………………….. 29

1. Sejarah Singkat Al-Azhar……………………………………….. 29

2. Sejarah Perpustakaan SMP-SMA Al-Azhar…………………….. 29

3. Visi dan Misi……………………………………………………. 30

4. Letak Geografis………………………………………………….. 31

9

5. Administrasi dan Struktur Organisasi Perpustakaan…………….. 32

6. Staf Perpustakaan………………………………………………... 32

7. Gedung dan Perlengkapan……………………………………….. 32

8. Koleksi Perpustakaan…………………………………………….. 33

9. Pelayanan Perpustakaan………………………………………….. 34

B. Perpustakaan SMP-SMU ISLAM AL-IZHAR……………………….. 36

1. Sejarah Singkat Al-Izhar………………………………………….. 36

2. Sejarah Perpustakaan SMP-SMA Al-Izhar………………………. 36

3. Visi dan Misi……………………………………………………... 37

4. Letak Geografis…………………………………………………… 38

5. Administrasi dan Struktur Organisasi Perpustakaan……………… 39

6. Staf Perpustakaan…………………………………………………. 39

7. Gedung dan Perlengkapan………………………………………… 40

8. Koleksi Perpustakaan……………………………………………… 42

9. Pelayanan Perpustakaan…………………………………………… 42

BAB IV HASIL PENELITIAN…………………………………………………. 46

A. Perpustakaan SMP-SMU ISLAM AL-AZHAR……………………….. 46

1. Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi………………………… 46

2. Analisa Pemakai…………………………………………………… 46

3. Seleksi Koleksi…………………………………………………….. 48

4. Pengadaan Koleksi………………………………………………… 49

5. Penyiangan (Weeding)…………………………………………….. 50

6. Evaluasi Koleksi…………………………………………………… 50

B. Perpustakaan SMP-SMU ISLAM AL-IZHAR………………………... 51

1. Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi………………………… 51

2. Analisa Pemakai…………………………………………………….52

3. Seleksi Koleksi…………………………………………………….. 52

4. Pengadaan Koleksi………………………………………………….53

5. Penyiangan (Weeding)…………………………………………….. 54

6. Evaluasi Koleksi…………………………………………………... 54

C. Hasil Perbandingan dan Kesimpulan .......................…..……………… 55

A. Kebijakan Pengembangan Koleksi Tertulis ..…………………….. 56

B. Analisa Pemakai………………………………………………….. 56

10

C. Seleksi Koleksi…………………………………………………… 57

D. Pengadaan Koleksi……………………………………………….. 57

E. Penyiangan (Weeding)…………………………………………… 58

F. Evaluasi Koleksi…………………………………………………. 58

G. Faktor Pendukung Lainnya………………………………………. 59

D. KESIMPULAN………………………………………………………… 60

A. Kesamaan………………………………………………………….. 60

B. Perbedaan………………………………………………………….. 60

C. Keunggulan…………………………………………………………60

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………… 63

LAMPIRAN

11

DAFTAR TABEL

Hal

TABEL 1 Tingkat Pendidikan Staf Perpustakaan Al-Azhar......................................... 32

TABEL 2 Tingkat Pendidikan Staf Perpustakaan Al-Izhar .......................................... 40

TABEL 3 Hasil perbandingan kebijakan pengembangan koleksi ................................. 55

TABEL 4 Hasil perbandingan analisa pemakai........................................................... 55

TABEL 5 Hasil perbandingan seleksi koleksi............................................................. 56

TABEL 6 perbandingan pengadaan koleksi................................................................ 57

TABEL 7 Hasil perbandingan weeding...................................................................... 57

TABEL 8 Hasil perbandingan evaluasi koleksi........................................................... 58

TABEL 9 Hasil perbandingan faktor pendukung lainnya ............................................ 58

12

DAFTAR GAMBAR

Hal

GAMBAR 1 Collection Development Proces …………………….………………… 11

GAMBAR 2 Peta Lokasi SMP SMA Al-Azhar, Jakarta……………………………… 31

GAMBAR 3 Struktur Organisasi Perpustakaan Al-Azhar …………………………… 32

GAMBAR 4 Peta Lokasi Perguruan Islam Al-Izhar ………………………………….. 38

13

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan Sekolah merupakan bagian penting dari komponen pendidikan

yang tidak dapat dipisahkan keberadaannya dari lingkungan sekolah. Bahkan

keberhasilan lembaga pendidikan baik pendidikan dasar, menengah dan atas

tergantung pada sistem pembelajaran yang dimotori oleh empat komponen utamanya,

yaitu siswa, guru, kurikulum (sistem) dan sarana prasarana termasuk perpustakaan.

Empat komponen utama tersebut tidak akan memperoleh hasil maksimal manakala

satu diantaranya tidak berjalan dengan semestinya karena komponen yang satu

dengan komponen yang lainnya saling melengkapi satu sama lain.

Sarana dan prasarana dalam hal ini perpustakaan hampir selalu menjadi nomor

terakhir dalam hal perhatian dari masyarakat sekolah. Dalam kenyataannya di

lapangan banyak sekolah-sekolah yang menaruh concern (perhatian lebih) terhadap

tiga komponen yang disebutkan pertama daripada komponen yang disebut terakhir

yaitu perpustakaan. Padahal manfaat perpustakaan tidak hanya dirasakan oleh siswa

saja melainkan seluruh warga sekolah termasuk guru, seperti yang diungkapkan oleh

C. Larasati Milburga, bahwa tujuan perpustakaan sekolah untuk mempertinggi daya

serap dan kemampuan siswa dalam proses pendidikan serta membantu memperluas

cakrawala pengetahuan guru, siswa dalam lingkungan sekolah.1

Tidak hanya itu saja, keberadaan perpustakaan sekolah telah menjadi suatu

keniscayaan sebagaimana yang termuat dalam Undang – Undang Nomor 20 Tahun

1 C. Larasati Milburga, Membina Perpustakaan Sekolah, (Yogyakarta: Kanisius, 1996), h 57

14

2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.yang kemudian diatur melalui Peraturan

Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional. Dalam

Peraturan Pemerintah tersebut antara lain disebutkan “setiap satuan pendidikan wajib

memiliki prasarana yang memiliki lahan, ruang kelas, ruang pimpinan satuan

pendidikan, ruang pendidik, ruang tata usaha, ruang perpustakaan,…… yang

diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan“ 2.

Selain undang-undang di atas, UU No 43 tahun 2007 yang belum lama

disahkan semakin menguatkan posisi perpustakaan dan pustakawan dikancah

pendidikan. Maka berdasarkan Undang – Undang dan Peraturan Pemerintah tersebut

setiap satuan pendidikan, baik sekolah dasar, menengah dan atas harus memiliki dan

memperhatikan perpustakaan serta mengelolanya dengan sebaik-baiknya.

Untuk menuju perpustakaan sekolah yang berdayaguna tidaklah semudah

membalikkan telapak tangan, dibutuhkan pengetahuan atau manajemen perpustakaan

sekolah yang komprehensif khususnya dalam hal pengembangan koleksi mengingat

koleksi perpustakaan merupakan salah satu pilar penting selain pemakai dan

pustakawan.

Tiga pilar utama yang akan memperkokoh perpustakaan, menurut Zulfikar

Zein adalah pemakai perpustakaan yang aktif dan disiplin, pustakawan yang memiliki

sikap tulus hati, ramah, berpikiran positif, supel, pro aktif, dedikatif, dan professional

serta koleksi3.

Lebih lanjut Zulfikar menambahkan koleksi yang banyak, lengkap, dan

beragam. Yang dimaksud koleksi disini adalah semua bahan pustaka yang

2 Standar Nasional Pendidikan, (Jakarta : Lekdis, 2005), h.35, dapat diakses dihttp://www.depdiknas.go.id/inlink.php?to=snp, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19Tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan. Terdapat juga dalam buku Undang-undang .R.I.Nomor:20 Thn 2003 tentang sisdiknas, (Jakarta: CV. Mini Jaya Abadi, 2003), cet, ke-1, h. 31

3 Penyebab Kurang Optimalnya Penggunaan Perpustakaan Sekolah Sebagai Sumber IlmuPengetahuan. hal.3 dalam http://media.diknas.go.id/media/document/4468.pdf

15

dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan guna memenuhi kebutuhan

pemakai.4 Hakekatnya koleksi tidak sebatas dikumpulkan, diolah atau disimpan saja

tetapi diperlukan suatu cara atau sistem terpadu yang dikenal dengan istilah

pengembangan koleksi perpustakaan atau Developing Library Collections, yang

terdiri dari Community Analysis (analisis pemakai), Selection Policies (kebijakan

seleksi), Selection (seleksi), Acquisition (pengadaan), Weeding (penyiangan) dan

Evaluation (evaluasi).5

Namun dalam menjalankan sistem terpadu atau pengembangan koleksi di atas

tidak semua perpustakaan sekolah dapat menjalankannya. Sebagai contoh, data yang

dilansir oleh Fuad Hasan, Mendiknas pada tahun 2001 mengungkapkan dari sekitar

70.000 Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) baru 34 % yang memiliki

perpustakaan standar, dan dari sekitar 14.000 Sekolah Menengah Umum hanya sekitar

54 % yang memiliki perpustakaan standar,6 Data-data tersebut menunjukkan bahwa

tidak mudah untuk menjalankan sistem pengembangan koleksi.

Rachmat Natadjumena mengatakan pada seminar sehari dengan tema

Optimalisasi peran perpustakaan dalam meningkatkan kualitas pendidikan di

sekolah, “hanya dua persen dari sekitar 168.000 sekolah dasar (SD) di seluruh

Indonesia yang memiliki perpustakaan yang memenuhi syarat keberadaan sebuah

perpustakaan. Padahal, kegiatan belajar – mengajar di sekolah sangat dipengaruhi

oleh ketersediaan literatur yang ada di perpustakaan7.

Penyebab atau kendala yang dihadapi perpustakaan sekolah pada umumnya

berkisar pada dua hal yakni, Pertama, kurangnya dana yang bisa digunakan untuk

4 Sukarman, Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi ( Jakarta:Perpustakaan Nasional RI, 2000), h. 5

5 Edward Evans, Developing Library Collections, ( Litleton : Libraries Unlimited, 1979 ) h. 56 Penyebab Kurang Optimalnya Penggunaan Perpustakaan Sekolah Sebagai Sumber Ilmu

Pengetahuan, http://media.diknas.go.id/media/document/4468.pdf7Rachmat Natadjumena, Perpustakaan Sekolah Minim dan Memprihatinkan” Harian Kompas,

15 November 2000

16

menambah jumlah koleksi secara teratur. Dan yang Kedua, tidak adanya tenaga yang

secara khusus diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara koleksi yang

ada 8

Penulis menyimpulkan jika suatu perpustakaan sekolah dikelola dengan sangat

baik, ditopang anggaran memadai dan pustakawan yang kompeten maka perpustakaan

sekolah tersebut dapat dipastikan ”sehat” dan dapat “menyehatkan” siswa dan guru

(lingkungan sekolah). Adalah suatu hal yang tidak wajar bila satuan pendidikan dalam

hal ini sekolah menengah atas (SMA) yang ditopang anggaran memadai dan

pustakawan yang kompeten tidak berjalan dengan maksimal apalagi jika sekolah

tersebut berlabel sekolah swasta favorit (terbaik). Hal inilah yang menarik minat

penulis untuk meneliti apakah perpustakaan SMA swasta dengan segala kelebihannya

telah menjalankan sistem pengembangan koleksinya dengan baik? Apakah benar

bahwa anggaran perpustakaan yang memadai sangat mempengaruhi kesuksesan

pengembangan koleksi?

Dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas dan melihat latar

belakang yang ada penulis ingin melakukan penelitian yang mendalam dengan

mengambil judul Skripsi Pengembangan Koleksi Perpustakaan SMA Al-Azhar

dan SMA Al-Izhar Jakarta : Suatu Perbandingan

B. Masalah dan Pembatasan Masalah

A. Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, penulis merumuskan beberapa masalah

yang menjadi fokus penelitian kedalam beberapa pertanyaan sebagai berikut :

8 Sulistia,et al, Manajemen Perpustakaan Sekolah, ( Jakarta : Universitas Terbuka, 1995 ) h. 4

17

1. Bagaimana Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar menerapkan

elemen – elemen pengembangan koleksinya.

2. Apakah semua kegiatan pengembangan koleksi di SMA Al-Azhar dan

SMA Al-Izhar telah memenuhi standar ?

3. Apakah ketersediaan dana yang cukup menjadi faktor kunci dalam

suksesnya sistem pengembangan koleksi ?

B. Pembatasan Masalah

Untuk menghindari penafsiran yang luas terhadap masalah yang dibahas

dalam penelitian ini maka penulis memberikan batasan bahwa penulisan ini

hanya membahas dan membandingkan Sistem Pengembangan Koleksi pada

Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar yang terdiri atas kebijakan

umum pengembangan koleksi, analisa pemakai, seleksi koleksi, pengadaan

koleksi, penyiangan (weeding), dan evaluasi koleksi.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan penelitian

a. Untuk mengetahui apakah Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-

Izhar memiliki kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis.

b. Untuk mengetahui apakah kedua perpustakaan tersebut menerapkan

elemen-elemen pengembangan koleksi.

2. Manfaat Penelitian

a. Mendapatkan sebuah gambaran tertulis tentang manajemen pengembangan

koleksi yang baik dan aplikatif.

b. Khususnya sebagai bahan pertimbangan bagi kedua pimpinan

perpustakaan sekolah dalam menjalankan pengembangan koleksi kearah

18

yang lebih baik dan bagi perpustakaan-perpustakaan sekolah lain pada

umumnya.

D. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode penelitian

kualitatif dimana hasil dari penelitian ini berupa kata-kata tertulis atau lisan dari

orang-orang dan perilaku yang dapat diamati9. Untuk menguatkan hasil penelitian

dalam mengumpulkan data penulis menggunakan beberapa cara antara lain :

1. Wawancara10, yaitu dengan mewawancarai langsung Pustakawan yang

bertugas dalam bidang pengembangan koleksi pada Perpustakaan SMA Al-

Azhar dan SMA Al-Izhar

2. Pemanfaatan dokumen, yaitu dengan menambah literatur berupa buku, jurnal,

artikel dan bahan lainnya guna mendukung landasan teori penelitian.

3. Studi dokumentasi, yaitu memperhatikan arsip-arsip atau data-data sekolah

yang berhubungan dengan penelitian ini, dalam hal ini peneliti menggunakan

data-data mengenai jumlah siswa, guru, koleksi perpustakaan dan grafik atau

tabel yang terdapat di Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar.

E. Sistematika Penulisan

Sistimatika penulisan penelitian ini terbagi kedalam 6 (enam) bab yang terdiri

dari:

BAB I PENDAHULUAN

Pada Bab ini dikemukakan latar belakang penelitian, masalah dan pembatasan

masalah, tujuan penelitian, metode penelitian serta sistematika penulisan.

9 Bogdan dan Taylor (1975:5) dalam Moleong: Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung :Rosda, 2006), h 410 Ibid h.5

19

BAB II TINJAUAN LITERATUR

Berisi tentang pengertian dan tujuan pengembangan koleksi, serta penjelasan

komponen-komponen pengembangan koleksi di antaranya adalah analisis

komunitas pemakai, kebijakan seleksi, kebijakan pengadaan, kebijakan weeding

serta evaluasi koleksi perpustakaan.

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN SMA AL-AZHAR DAN

SMA AL-IZHAR JAKARTA

Bab ini berisi tentang sejarah singkat berdirinya SMA Al-Azhar dan SMA-Al

Izhar, visi, misi dan tujuan didirikannya kedua sekolah tersebut. Termasuk pula

jumlah siswa, guru serta sarana dan prasarana. Dalam bab ini juga dibahas tentang

sejarah berdirinya Perpustakaan SMA Al-Azhar dan SMA Al-Izhar beserta visi,

misi dan strukturnya.

BAB IV HASIL PENELITIAN

Membahas tentang hasil penelitian seputar pengembangan koleksi yang telah

dilakukan di kedua objek penelitian.

BAB V HASIL PERBANDINGAN

Pada bab ini hasil penelitian dianalisa dalam bentuk tabel perbandingan. Tabel

tersebut dibandingkan satu per satu berdasarkan elemen-elemen pengembangan

koleksi seperti kebijakan umum pengembangan koleksi, analisa pemakai, seleksi

koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan (weeding), dan evaluasi koleksi.

Kemudian di akhir bab ini disampaikan kesimpulan berdasarkan penelitian

yang telah dibandingkan dan memberikan saran-saran yang berhubungan dengan

pelaksanaan penelitian.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

20

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

D. Pengertian dan Tujuan Pengembangan Koleksi

Jika orang awam ditanyakan seputar perpustakaan, pasti yang terlintas di

benak mereka adalah suatu ruangan yang berisi buku-buku atau koleksi. Paradigma

sederhana tersebut menyiratkan bahwa koleksi adalah representasi dari suatu

perpustakaan. Oleh sebab itu salah satu daya tarik perpustakaan adalah koleksinya,

terlebih lagi jika koleksi yang dimiliki banyak dari segi kuantitas, lengkap dari segi

cakupan ilmu, dan beragam dari segi cabang keilmuan. Koleksi yang banyak,

beragam dan lengkap adalah kebutuhan setiap perpustakaan. Tanpa adanya koleksi,

perpustakaan tidak akan bisa beroperasi.

Untuk itu koleksi tidak hanya sebatas diadakan (pengadaan) tetapi juga

dikelola dengan suatu cara tertentu baik sebelum atau sesudah koleksi tersebut

didapatkan. Proses tersebut dalam dunia Ilmu Perpustakaan dikenal dengan istilah

pengembangan koleksi, yaitu kegiatan yang bermaksud mencapai titik temu antara

kebutuhan pemakai dengan koleksi.

Dalam arti yang lebih luas pengembangan koleksi adalah kegiatan pustakawan

dalam menyediakan sumber informasi dan memberikan pelayanan informasi kepada

pemakai sesuai dengan kebutuhan dan minatnya tanpa melupakan, dana, sarana serta

prosedur dan tata kerja11. Sedangkan menurut Darmono pengembangan koleksi

mencakup semua kegiatan untuk memperluas semua koleksi yang ada di

11 Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan & Pustakawan, ( Yogyakarta : Kanisius, 1992 )

21

perpustakaan, terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi

bahan pustaka12.

E. Manfaat Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi memiliki beragam manfaat bagi perpustakaan yang

menerapkannya, antara lain :

a. mengetahui kondisi pengguna perpustakaan dari segi geografis, demografis

maupun psikografisnya.

b. mendapatkan koleksi yang sesuai dengan minat dan kebutuhan pemakai.

c. terjalinnya komunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung antara

petugas perpustakaan (pustakawan) dengan pengguna perpustakaan.

d. mampu mengelola dana dan sarana dalam proses pengadaan koleksi secara

efektif.

e. terbukanya informasi kekinian (current) yang berpengaruh pada proses

pengadaan dan penyiangan koleksi serta terbukanya kesempatan kerjasama

dengan perpustakaan lain.

f. dapat menghasilkan pedoman atau prosedur pengembangan koleksi yang

dapat dimanfaatkan di waktu atau tahun-tahun yang akan datang.

Dengan pengembangan koleksi yang dilakukan perpustakaan akan mendorong

masyarakat untuk datang ke perpustakaan untuk mencari dan memenuhi informasi

yang mereka perlukan karena bila pengembangan koleksi tidak berkembang maka

perpustakaan akan ditinggalkan pembacanya13

C. Pengembangan Koleksi Sebagai Sistem

12 Darmono, Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah, (Jakarta : Grasindo,2001),h.4513 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta : Gramedia, 1991), h. 34

22

Dalam berbagai literatur nasional maupun asing yang membahas sebuah bab

tentang pengembangan koleksi hampir seluruhnya mengangkat sub topik di bawahnya

berupa kegiatan-kegiatan pokok yang terdapat dalam pengembangan koleksi,

misalnya membuat kebijakan pengembangan koleksi, seleksi bahan pustaka,

pengadaan bahan pustaka, penyiangan bahan pustaka dan evaluasi bahan pustaka.

Namun, kegiatan-kegiatan pokok atau dapat kita sebut sebagai elemen – elemen

pengembangan koleksi berbeda nama dan urutannya antara satu buku dengan buku

lainnya. Misalnya Sutarno NS mengurutkan kegiatan – kegiatan pengembangan

koleksi berupa :

Menyusun rencana operasional pengembangan koleksi, menghimpun alatseleksi, melakukan survei minat pemakai, melakukan survei bahan pustaka,membuat dan menyusun desiderata, menyeleksi bahan pustaka, pengadaanbahan pustaka, meregistrasi bahan pustaka, dan mengevaluasi dan menyiangikoleksi14

Sementara Darmono menggariskan kegiatan pokok pengembangan koleksi

antara lain penyusunan kebijaksanaan, penetapan prosedur seleksi, pengadaan koleksi,

serta evaluasi15. Sedangkan menurut Peter Clayton & G E Gorman dalam Managing

Information Resources in Libraries: Collection Management in Theory and Practice,

mengurutkan sebagai berikut :

a. manajemen koleksi dan kebijakan pengembangan koleksi

b. conspectus, yakni salah satu pendekatan dalam evaluasi koleksi

c. berbagi sumber dan pengembangan kerjasama koleksi

d. seleksi : kebijakan dan prosedur

e. sumber (alat) seleksi,

f. proses pengadaaan dan prosedur

g. manajemen pendanaan, dan

14 Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2003), h. 90 – 9115 Darmono, h.45

23

h. evaluasi koleksi dan pengecekan16

Dan, terakhir disusun secara sistematis oleh Evans yang meliputi enam

langkah utama antara lain :

a. Community Analysis (analisis pemakai)

b. Selection Policies (kebijakan seleksi)

c. Selection (seleksi)

d. Acquisition (pengadaan)

e. Weeding (penyiangan) dan

f. Evaluation (evaluasi).

Bahkan Evans menguraikannya dalam bentuk ilustrasi yang dapat dilihat

dibawah ini :

Gambar 1 Collection Development ProcessBy G.Edward Evans17

16 Peter Clayton & G E Gorman, Managing information resources in libraries : collection managementin theory and practice, (London : Library Association Publishing, 2001), h.xiii17 Edward Evans, Developing Library Collections, ( Litleton : Libraries Unlimited, 1979 ) h. 20

CommunityAnalysis

SelectionPolicies

Selection

Acquisition

Weeding

Evaluation

LibraryStaff

24

Dengan memperhatikan beberapa definisi dan uraian di atas, pengembangan

koleksi dapat dikatakan sebagai sistem. Sistem disini bermakna rangkaian dari metode

yang disusun secara teratur18 hal ini sejalan dengan karakteristik pengembangan

koleksi yang terdiri atas beberapa elemen yang saling terkait, disusun sedemikian rupa

hingga menghasilkan sebuah metode pengembangan koleksi.

D. Eleman – Elemen Pengembangan Koleksi :

Setelah memperhatikan referensi-referensi yang ada terkait tata urutan

pengembangan koleksi dari berbagai sisi, penulis mengambil kesimpulan bahwa

pengembangan koleksi memiliki elemen-elemen pokok yang terdiri dari kebijakan

umum pengembangan koleksi, analisis pemakai, seleksi dan ketentuannya, pengadaan

koleksi, penyiangan (weeding), dan evaluasi koleksi.

Pendapat di atas hampir mirip dengan teori Evans hanya saja elemen pertama

dan elemen ketiga yang berbeda. Penulis mengambil kesimpulan, bahwa elemen

pertama kebijakan umum pengembangan koleksi penting untuk menjelaskan segala

kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan koleksi sehingga pada elemen

berikutnya tidak perlu membahas kebijakannya kembali. Kemudian, karena kata

kebijakan bermakna lebih umum sedangkan kata ketentuan lebih bermakna khusus.

Di bawah ini akan dijelaskan satu per satu elemen-elemen pengembangan koleksi di

atas.

1. Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi

Kegiatan pengembangan koleksi biasanya berbeda-beda antara satu

perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Perbedaan ini dipengaruhi oleh beberapa

18 Muhammad Ali, Kamus Lengkap Indonesia Modern, (Jakarta : Pustaka Amani,[s.a.]), h452

25

faktor seperti kebijaksanaan pemerintah, kondisi ekonomi yang berpengaruh terhadap

kebijaksanaan pendanaan, suasana dan lingkungan pendidikan, keadaan penerbitan,

kebiasaan pemakai, sikap masyarakat, serta faktor-faktor lain yang bersifat lokal

(kondisi setempat).

Karena berbagai faktor tadi, maka kesamaan standar untuk pengembangan

koleksi perpustakaan sulit untuk dirumuskan. Masing-masing perpustakaan akan

mengembangkan koleksinya, sesuai dengan faktor-faktor yang mempengaruhinya19.

Kebijakan dalam megembangkan koleksi sangat diperlukan untuk

mengarahkan kinerja pustakawan secara sistematis. Kebijakan pengembangan koleksi

adalah kebijakan yang tertulis, tanpa adanya suatu kebijakan tertulis, maka

pengembangan koleksi berjalan tanpa arah dan tujuan yang jelas.

Dalam artikelnya Melling Simandjuntak mengatakan bahwa kebijakan

pengembangan koleksi adalah garis-garis besar pengelolaaan koleksi yang dibuat

tertulis20. IFLA dalam Pedoman Perpustakaan Sekolah yang dikeluarkannya juga

memperhatikan hal yang sama sebagaimana yang tertulis berikut ini :

…Karena itu, kebijakan tersebut harus tertulis dengan sebanyak mungkin keterlibatan yangberjalan secara dinamis, melalui banyak konsultasi yang dapat diterapkan, serta hendaknyadisebarkan seluas mungkin melalui media cetak... 21

Kebijakan pengembangan koleksi yang secara tertulis dapat berfungsi sebagai

berikut :

a. Pedoman bagi para pustakawan (penyeleksi). Dengan adanya kebijakan tertulismereka bekerja lebih terarah karena sasaran jelas dan dana yang terbatasdimanfaatkan lebih bijaksana.

b. Sebagai sarana komunikasi kebijakan untuk para pemakai, administrator, dewanPembina dan pihak lain tentang apa cakupan dari ciri-ciri koleksi yang telah ada danrencana untuk pengembangan selanjutnya.

19 Darmono, h.4520 Melling Simandjuntak, Dana Yang Terbatas dan Kebijakan Pengembangan Koleksi Sebagai

Pedoman Seleksi Bahan-bahan Pustaka, Majalah Ikatan Pustakawan Indonesia, 4 (April, 1983)h.174

21 Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO, http://www.ifla.org/VII/s11/pubs/school-guidelines.htm h. 6 - 7

26

c. Sarana perencanaan. Kebijakan memberi informasi yang akan membantu dalamproses alokasi dana22.

Selain menyampaikan pentingnya kebijakan pengembangan koleksi dalam

bentuk tertulis, IFLA juga menambahkan bahwa kebijakan tidak boleh ditulis oleh

pustakawan sekolah sendirian, tetapi harus melibatkan para guru dan manajemen

senior. Konsep kebijakan harus dikonsultasikan secara luas di sekolah dan mendapat

dukungan melalui diskusi terbuka yang mendalam.

Lebih lanjut, dalam pembuatan kebijakan pengembangan koleksi sangat perlu

memperhatikan kurikulum sekolah, metode pembelajaran di sekolah, memenuhi

standar dan kriteria nasional dan lokal, kebutuhan pengembangan pribadi dan

pembelajaran murid dan kebutuhan tenaga pendidikan bagi staf. Selain itu kebijakan

dan rencana merupakan dokumen aktif yang harus selalu ditinjau ulang23.

Selanjutnya, bagaimana dengan isi kebijakan tertulis itu sendiri, Yuyu Yulia

memberikan gambaran tentang isi sebuah kebijakan pengembangan koleksi. Isi

kebijakan pengembangan koleksi diawali dengan penjelasan singkat tentang misi

perpustakaan dan sasaran yang ingin dicapai, serta deskripsi singkat masyarakat yang

dilayani. Kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

a. Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaandan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi.

b. Metode pemilihan, pengaturan anggaran komposisi masyarakat yang dilayani daninformasi berupa : pedoman dan kriteria seleksi, dan daftar timbangan buku ( revieu)atau tipe timbangan buku yang digunakan untuk seleksi.

c. Masalah-masalah khusus didaftarkan dengan rinci, misalnya jenis bahan pustaka yangtidak dikoleksi, berapa kopi dari satu judul, penjilidan, penggantian buku atau bahanpustaka lain yang hilang.

d. Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan, dibagi atas bidangsubjek dan keterangan mengenai prioritas. Tiap bidang subjek disarankan uintukdirinci sebagai berikut :

1) Tingkat kedalaman, yaitu koleksi yang sudah ada, penambahan yang sedangberjalan, penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan program.

2) Bahasa3) Cakupan priode kronologis

22 Yuyu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993) h.1723 Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO, h.6-7

27

4) Format yang dibeli atau yang tidak dibeli5) Siapa yang bertanggung jawab atas seleksi,

e. Bahan pustaka yang berbahasa asingf. Jenis bahan pustaka beserta definisi tiap-tiap jenis dan kategorinya, keterangan mana

yang dibeli, mana yang tidak, dan pentingnya bahan pustaka tersebut bagi koleksiatau pemakai,

g. Hadiah dan cara penanganannya.h. Pinjam antar perpustakaan, jaringan dan bentuk kerjasama lain yang berpengaruh

pada pengembangan koleksi.i. Kriteria dan tata cara penyiangan.j. Sikap perpustakaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan

intellectual freedom24.

Jadi dapat disimpulkan beberapa hal penting pada elemen kebijakan umum

pengembangan koleksi adalah :

a. kebijakan pengembangan koleksi harus tertulis,

b. pembuatan kebijakan tertulis memerlukan diskusi, masukan dan pembahasan

dari pihak sekolah (tidak hanya pustakawan),

c. kebijakan yang dibuat harus mempertimbangkan hal-hal yang berkaitan

langsung dengan kondisi organisasi induk (sekolah) seperti kurikulum,

pendanaan, kebijakan pemerintah atau dinas terkait, suasana dan lingkungan

pendidikan, kebiasaan pemakai, dan lain-lain,

d. kebijakan dan rencana perpustakaan merupakan dokumen aktif yang harus

selalu ditinjau ulang.

2. Analisa Pemakai

Keberhasilan penggunaan perpustakaan ada ditangan pemakai yang harus

memiliki sikap belajar yang tepat dan intelectual curiosity25. Tetapi tidak semua

pengguna perpustakaan memiliki kedua sifat tersebut sehingga pustakawanlah yang

harus proaktif untuk dapat mencapai kepuasaan pemakai paling tidak mendekatkan

mereka pada koleksi yang tepat sesuai latar belakang kebutuhannya.

24 Yuyu, Yulia, h. 1725 Towa.P.Hamakonda, Pedoman Penggunaan Perpustakaan, (Universitas IKIP Kristen Satya

Watjana,1970) h 2

28

Untuk mendekatkan bahkan menemukan kebutuhan pemakai, pustakawan

harus terlebih dahulu mengenal siapa pemakai perpustakaannya. Hal ini penting

karena layanan yang diberikan oleh perpustakaan melalui pustakawannya harus tepat

tidak boleh salah sasaran. Sebagai ilustrasi sebuah toko penjual alat-alat pancing tidak

akan laku manakala kondisi pasar atau market-nya bermata pencaharian sebagai

petani. Maka tidak mungkin perpustakaan yang mayoritas koleksinya berbicara

tentang hukum didirikan didaerah pegunungan atau pedalaman, akan terjadi ketidak

cocokan (mismatch).

Jadi, sekelompok pustakawan yang tergabung dalam institusi bernama

perpustakaan wajib mengetahui dan memahami pemakai. Proses mengenal dan

memahami pemakai secara lebih luas dikenal dengan istilah Community Analysis.

Pengertian analisis pemakai adalah suatu proses yang menggambarkan suatu

kebutuhan dari pemakai yang menggunakan format survei dalam memenuhi

kebutuhan pemakai, pembelajaran terhadap pemakai dan analisa dari pustakawan26.

Pemakai perpustakaan mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda-beda.

Oleh karena itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan

koleksi yang bisa menunjang program perpustakaan:

a. Jenis dan bahan yang tepat untuk masyarakat pemakai. Di sini timbul

pertanyaan, siapakah sebenarnya para pemakai ini. Apakah perpustakan cukup

melayani pemakai yang menjadi anggota saja, ataukah melayani mereka yang

datang kemudian.

b. Jumlah pemakai yang dilayani, keragaman pendidikan, profesi dan

sebagainya.

c. Dapat memenuhi tuntutan masyarakat pemakai.

26 G.Edrwad Evans, h.97

29

Adapun informasi yang diperlukan perpustakaan agar dapat mengenal

pemakainya adalah dengan cara memeriksa laporan-laporan kegiatan tahunan, buletin

atau terbitan sekolah serta observasi, dengan cara menyebarkan kuesioner.27

Selain itu untuk lebih mengenal dan memahami pengguna perpustakaan perlu

dilakukan pemetaan pemakai, proses ini dinamakan segmentasi. Adapun metode

untuk melakukan segmentasi yang lazim digunakan di institusi yang berorientasi pada

profit adalah28 :

a. Segmentasi geografis, misalnya berdasarkan daerah atau region, pedesaan atau

perkotaan

b. Segmentasi demografis, misalnya berdasarkan umur, pekerjaan,

kewarganegaraan, dan agama

c. Segmentasi psikografis, contohnya kelas sosial dan tipe personalitas

d. Segmentasi tingkah laku, misalnya intensitas penggunaan produk, loyalitas

terhadap merek.

Pada penutup artikel yang membahas tentang empat segmentasi di atas,

Hendro Wicaksono menambahkan bahwa segmentasi psikografis adalah salah satu

metode yang banyak digunakan untuk memetakan konsumen atau pengguna

berdasarkan nilai dan gaya hidup yang dianut. Lebih lanjut, metode ini bisa digunakan

untuk lingkungan institusi non-profit seperti perpustakaan. Bahkan, sebagai contoh

Perpustakaan Nasional Singapura telah menggunakan metode tersebut untuk

memetakan sekaligus lebih mengenal para penggunanya dan terbukti mampu

membuat strategi pemasaran yang lebih baik untuk penggunanya29.

27 Siti Sumarningsih, Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Al-Maktabah, III, I (April, 2001), h. 228 Hendro Wicaksono, Pasarkan Layanan Perpustakaan Anda Dengan Tepat!, Visi Pustaka, (Jakarta :Perpustakaan Nasional), vol.9 No.I, 1 April 2007, h. 1129 Hendro Wicaksono, h.17

30

Meski perpustakaan sekolah tidak sedinamis atau heterogen perpustakaan

umum, cara segmentasi tetap dapat dilakukan karena sesungguhnya tidak ada

pengguna perpustakaan (siswa) yang berlatar belakang sama. Dengan melakukan

segmentasi, pustakawan sekolah dapat mengetahui karakteristik siswa seperti latar

belakang ekonomi, tingkat kecerdasan, minat baca, kemawasan informasi terhadap

teknologi dan lain-lain.

3. Seleksi dan ketentuannya

Tahap selanjutnya dalam pengembangan koleksi adalah menyeleksi bahan

pustaka. Penyeleksian dilakukan setelah staf perpustakaan melakukan penganalisaan

pemakai. Karena dari penganalisaan terhadap pemakai dapat diketahui siapa yang

menjadi masyarakat pengguna perpustakaan, apa yang menjadi kebutuhan pengguna,

bagaimana karakteristik pengguna dan lain-lain. Setelah perpustakaan menganalisa

pemakai, maka tahap selanjutnya menyeleksi bahan pustaka yang akan disediakan

perpustakaan. Dalam penyeleksian, pustakawan tetap harus mempertimbangkan

pemakai (user) yang dilayani. Hal ini dimaksudkan agar penyeleksian benar-benar

dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

Seleksi merupakan proses memutuskan bahan pustaka apa yang dibutuhkan

perpustakaan, memutuskan juga pilihan – pilihan diantara informasi – informasi yang

subjeknya sama tanpa meninggalkan nilai dan kualitas30.

Kegiatan penyeleksian adalah kegiatan professional yang dilakukan oleh

bidang Akusisi. Untuk melakukan kegiatan tersebut para seletor harus mengetahui

prinsip dasar seleksi bahan pustaka. Ketentuan tentang bagaimana melakukan seleksi,

30 G.Edrwad Evans, h. 28 – 29

31

siapa yang berhak melakukan seleksi, alat bantu untuk pengembangan seleksi,

menjadi tanggung jawab pustakawan yang bertugas dibidang Akusisi.31

Beberapa hal yang menjadi kriteria umum dalam kegiatan seleksi bahan

pustaka yaitu :

a. Tujuan, cakupan, dan kelompok pembaca dari bahan pustaka tersebutb. Tingkat kesulitan (derajat keterbacaan) dari bahan bacaanc. Otoritas, kejujuran dan kredibilitas pengarang dan penerbit dari bahan pustaka

tersebutd. Bidang subjek dari bahan pustakae. Perbandingan dengan bahan pustaka yang sejenisf. Faktor waktug. Format fisikh. Hargai. Menunjang kurikulumj. Permintaan32

Setelah kriteria umum dalam penyeleksian, maka dalam penyeleksian juga

mempunyai profil penyeleksi atau persyaratan yang harus dimiliki pustakawan

dibidang Akusisi yakni sebagai berikut :

a. Informet, artinya pustakawan harus selalu mempunyai informasi lengkap

mengenai semua terbitan terbaru serta membacanya sehingga dapat memilih

yang terbaik dari setiap kelompok. Selain itu juga pustakawan bidang Akusisi

perlu memahami beberapa hal antara lain :

1) Harus mengetahui keistimewaan setiap pengarang serta kaitannya dengan

pengarang atau subjek tertentu.

2) Mengenal semua penerbit, kekuatan dan kelemahan, serta pelanggaran

hukum yang pernah dilakukan oleh penerbit

31 Nelwaty, Pedoman Tekhnis Pengembangan Koleksi Layanan Perpusnas RI., Op Cit ., h.2022 Siti Maryam, et al., Laporan Penelitian, “ Kegiatan Pembinaan Dan Pengembangan Koleksi

Perpustakaan Pada Beberapa Perpustakaan Perguruan Tinggi Swasta di Wilayah Priangan Timur,(Bandung: Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran, 1998) h.20

32

b. Educated, artinya pustakawan harus mempunyai pengetahuan yang luas dan

selalu mengikuti perkembangan zaman, serta harus mempunyai pendidikan

yang lebih dalam bidangnya.

c. Akrab, artinya penyeleksi harus mengenal karakteristik para pengguna secara

akrab seperti :

1) Mengenal pendidikan dan pengalaman pengguna

2) Memiliki informasi minat baca masyarakat secara detail dan teliti

3) Mampu mengkaitkan kesulitan membaca pengguna dengan tingkat

pendidikannya

d. Impartial-Netral, artinya seorang pustakawan dalam melakukan penyeleksian

bahan pustaka harus bebas dari segala praduga atau prasangka, sehingga bebas

dan adil.

e. Mengetahui semua koleksi yang dimiliki perpustakaan, sehingga tahu persis

bagaimana yang perlu dikembangkan33.

Untuk alat penyeleksian yang tujuannya menentukan bahan pustaka yang akan

dipilih secara tepat. Soejono Trimo (1986) menyebutkan beberapa alat bantu

penyeleksian bahan pustaka yakni sebagai berikut :34

a. Pakar ahli resources persons, yakni para ahli yang diminta rekomendasinya

berkaitan dengan koleksi sesuai dengan bidang ilmunya.

b. Bibliografi (Current, restrocpevtive) local, nasional maupun internasional

c. Majalah-majalah professional atau book review dalam harian

d. Katalog-katalog penerbit, toko buku, dealer, serta lembaga tertentu

33 Neneng Komariah, et al., Laporan Penelitian, “Pemanfaatan Alat Bantu Seleksi Bahan PustakaDalam Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan”, (Jatinangor, Fakultas Ilmu KomunikasiUniversitas Padjadjaran, 2002), h.20

34 Ibid. h.22

33

Kemudian selain alat bantu di atas ada beberapa alat identifikasi dan verifikasi

bahan pustaka yang digunakan seperti kurikulum, Satuan Acara Perkuliahan (SAP)

atau silabus mata kuliah, usulan para guru dan murid35.

Menurut Soeatminah36 agar pembinaan koleksi dapat dilaksanakan dengan

efektif dan efisien ada beberapa prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam

mengadakan seleksi buku pada umumnya :

a. Prinsip Relevansi. Koleksi hendaknya disesuaikan dengan program

pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat

perguruan tinggi. Perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang

program yang ada.

b. Prinsip Individualisasi. Pembinaan koleksi hendaknya berorientasi pada minat

dan kebutuhan pemakai secara individual atau pribadi agar dapat membantu

perkembangannya. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi yaitu tenaga

pengajar, tenaga peneliti, mahasiswa dan lain-lain.

c. Prinsip Kelengkapan. Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri dari buku ajar

yang langsung dipakai dalam perkuliahan saja, tetapi juga harus meliputi

bidang ilmu yang terkait erat dengan program yang ada secara lengkap.

d. Prinsip Kemutakhiran. Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini

berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan

pustaka sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.

e. Prinsip Kerjasama. Koleksi hendaknya merupakan hasil kerjasama semua

pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi yaitu antara

pustakawan, tenaga pengajar, dan mahasiswa.37

35 Noerhayati S, Pengelolaan Perpustakaan, jil 2 (Bandung : Penerbit Alumni,1988), h.3936 Soeatminah, h. 67.

34

4. Pengadaan

Koleksi sumber daya buku yang sesuai hendaknya menyediakan sepuluh buku per

murid. Sekolah terkecil hendaknya memiliki paling sedikit 2.500 judul materi

perpustakaan yang relevan dan mutakhir agar stok buku berimbang untuk semua umur,

kemampuan dan latar belakang. Paling sedikit 60% koleksi perpustakaan terdiri dari buku

nonfiksi yang berkaitan dengan kurikulum38.

Dengan membanjirnya informasi dalam skala global, perpustakaan sekolah

diharapkan tidak hanya menyediakan buku bacaan saja namun juga perlu menyediakan

sumber informasi lainnya, seperti bahan audio-visual dan multimedia, serta akses

informasi ke internet. Selain itu perpustakaan sekolah mempunyai fungsi kembar yaitu

melayani kurikulum dan melayani hasrat baca anak – anak39.

Proses mendapatkan koleksi itulah baik melalui pembelian, hadiah, program

pertukaran atau kerjasama yang disebut dengan pengadaan koleksi40. Isi perpustakaan

haruslah selalu mencerminkan kemajuan – kemajuan manusia disegala bidang. Oleh

karena itu, secara kontinyu bahan – bahan baru harus ditambahkan. Dan, perpustakaan

yang isinya (koleksinya) jarang atau tidak pernah ditambah dengan penerbitan –

penerbitan baru, tentu saja akan ketinggalan zaman, dan para pemakai lambat laun

akan berkurang.41

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan buku, bahwa buku

harus bisa untuk membantu anak-anak memahami peradabannya sendiri, dapat menjadi

petunjuk untuk aktivitas diluar sekolah dan membentuk nilai estetika, serta memberi

inspirasi42.

37 Soeatminah, h. 67.38Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO, h. 1339 Ibid, h.3940 G.Edrwad Evans, h. 2941 Noerhayati S, h.3742 Ibid, h.42 – 43

35

Selain itu dalam proses pengadaan tidak boleh hanya melihat dari segi

kuantiítas tetapi juga harus melihat segi kualitas seperti yang dikatakan Ratchliffe

(1980) jumlah koleksi yang besar (large library) bukan faktor yang menentukan

tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan. Tingginya nilai koleksi perpustakaan

(great library) dalam artian koleksi memiliki relevansi dengan kebutuhan pengguna

adalah factor utama yang akan menentukan tingkat pemanfaatan koleksi oleh sivitas

akademika43.

Beberapa pertimbangan lain dalam mengadakan bahan pustaka adalah

dengan mendatangkan bahan pustaka yang telah mendapatkan setidaknya dua ulasan

atau resensi, mendukung program minat baca, dan memperhatikan daftar rekomendasi

bacaan44.

5. Penyiangan (weeding)

Kebutuhan pengguna perpustakaan akan berubah dari waktu kewaktu,

disamping itu dengan makin berkembangnya ilmu dan teknologi, maka beberapa

bahan pustaka menjadi usang isinya, untuk menjaga agar koleksi perpustakaan dapat

bermanfaat bagi penggunanya maka selain koleksi itu perlu ditambah, koleksi perlu

pula disiangi.45 Penyiangan atau (weeding) adalah kegiatan yang tidak boleh

dihindari, justru weeding merupakan suatu keharusan. Weeding atau penyiangan

bermakna proses mempertimbangkan buku yang akan disisihkan dari jajaran koleksi

yang tidak ada manfaatnya lagi46.

43 Wishnu Hardi, Conspectus: Sebuah Metode Analisis Koleksi Untuk Pembentukan JaringanPerpustakaan Perguruan Tinggi, Visi Pustaka, (Jakarta : Perpustakaan Nasional),vol 7. no.2,Desember 2005

44 http://www.geocities.com/lisajunedenton/collection.html45 Yuyu, Yulia, h. 20146 Leonard Montague Harrod, Harrod’s Librarian’s Glossary: 9.000 Term Used in Information

Management, Library Science, Publishing, The Book Trdes and Archive Management, (England:Gower Publishing Company Limited, 1995) h.676

36

Peraturan tertulis mengenai penyiangan perlu dimiliki oleh sebuah

perpustakaan, agar pelaksanaan penyiangan konsisten dari waktu kewaktu.47 Salah

satu contoh peraturan weeding tertulis yang dikeluarkan oleh Lindbergh School

District, St. Louis, Missouri, berikut ini :

The following guidelines should be considered. Materials should be removedwhen it is determined that :a. Materials are worn, torn, or spoiled; or if pages or parts are missing or have

significant disfigurement as to destroy the value.b. Materials contain information that is out-of-date, factually inaccurate or if the

illustrations are out-moded or perpetuate sexual, racial, or cultural stereotypes.c. The technical quality of nonprint materials is poor: (a) when visuals are poor, faded,

or off-color, or (b) when sound reproductions are faulty or inferior.d. Materials do not fit the general purpose of the library media center48.

5.1 Kriteria Penyiangan

Penyiangan koleksi tidak bisa dilakukan begitu saja tanpa beberapa

pertimbangan, berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diperhatikan sebelum

melakukan weeding :

a. Sebaiknya pustakawan memilki peraturan tertulis tentang penyiangan, dengan

demikian ada pegangan dalam melaksanakan penyiangan dari waktu ke waktu.

b. Hendaknya perpustakaan meminta bantuan dari para spesialis subjek dari

bahan pustaka yang akan disiangi, untuk bersama – sama menentukan apa

yang perlu yang perlu dikeluarkan dari koleksi perpustakaan serata apa yang

harus dilakukan terhadap penyiangan itu.

c. Pedoman penyiangan koleksi, yaitu :

1) Subjek tidak sesui lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

2) Bahan pustaka yang sudah usang isisnya.

3) Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari

koleksi.

47 Yuyu, Yulia, h. 20148 Weeding Policy http://www2.lindbergh.k12.mo.us/lmsc/weeding.PDF

37

4) Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.

5) Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan

gantinya.

6) Bahan pustaka yang jumlah eksemplarnya terlalu banyak, tetapi

frekuensi pemakainya rendah.

7) Bahan pustaka terlarang

5.2 Prosedur Penyiangan

a. Pustakawan (bersama dengan guru atau peneliti yang berwenang),

mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi

berdasarkan pedoman penyiangan.

b. Untuk mempercepat proses penyiangan bisa saja pustakawan membuat daftar

dari bahan pustaka yang mungkin sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi.

Namun tidak dianjurkan untuk menyiangi bahan pustaka itu hanya membaca

daftar itu, melihat langsung bahan pustaka tersebut perlu dilakukan sebelum

memutuskan untuk mengeluarkan dari koleksi.

c. Buku yang dikeluarkan dari koleksi , kartu- katunya dikeluarkan dari katalog

buku yang bersangkutan, begitu juga kartu katalognya, baik untuk katalog

pengarang, judul, sunjek, dan sebagainya dicabut dari jajaran katalog.

d. Buku- buku tersebut di cap, dikeluarkan dari koleksi perpustakaan sebagai

bukti bahwa bahan pustaka itu sudah bukan milik perpustakaan lagi.

e. Apabila bahan tersebut masih dapat dipakai orang lain , maka dapat disishkan

untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan.

f. Bila perpustakaan merasa ragu bahwa buku yang dikeluarkan dari koleksi itu

mungkin masih dicari pengguna sekali-kali, maka buku-buku seperti itu dapat

disusun digedung dahulu, agar masih bisa dicari kembali dengan mudah.

38

Apabila dalam beberapa tahun buku tersebut tidak dibutuhkan lagi maka buku

tersebut dapat dikeluarkan dari perpustakaan.

g. Bahan yang lain dimusnahkan dengan memperhatikan peraturan yang berlaku

tentang penghapusan barang milik negara, terutama untuk perpustakaan yang

bernaung dibawah badan pemerintah.49

6. Evaluasi

Segala sesuatu yang telah kita putuskan perlu ditinjau kembali, apakah sudah

mencapai tujuan yang telah ditentukan atau belum, demikian pula halnya dengan

koleksi perpustakaan bila perpustakaan sudah membuat suatu kebijakan

pengembangan koleksi, kemudian telah membeli serta mengembangkan koleksinya

sering kali timbul pertanyaan apakah koleksi yang dibeli tersebut sudah sesui dengan

standar tertentu.50

Evaluasi perlu dilakukan oleh perpustakaan sebagai penyeleksi, ada beberapa

kriteria evaluasi yang harus dipahami yaitu :

1. Tujuan, cakupan dan kelompok pembaca.

Setiap bahan pustaka yang dibuat untuk tujuan tertentu, tujuan ini dapat

diketahui dari judul, daftar isi, indeks, atau dari uraian singkat isi buku pada

sampul. Cakupan dapat diketahui dari daftar isis dan keterangan dari penerbit.

Setiap bahan pustaka yang baik biasanya menyebutkan sasaran yang hendak

dicapai, biasanya informasi ini dapat diketahui dari keterangan penerbit atau

pengantar.

2. Tingkat kesulitan dapat diperkirakan dengan memperhatikan siapa penerbitnya

dan jenis/ bahan lain apa yang biasa diterbitkannya, pengarangnya siapa dan

bidang subjek apa.

49 Yuyu, Yulia, h. 19950 Ibid, h. 20

39

3. Otoritas, kejujuran dan kreadibilitas pengarang dan penerbit jika yang

mengevaluasi mengetahui pengarah adalah seorang pakar yang otoritasnya

dibidang yang bersangkutan, maka biasanya akan dipilih apabila kriteria

pertama terpenuhi.

4. Bidang subjek, bila bahan pustaka tersebut termasuk bidang subjek yang

diprioritaskan diperpustakaan atau ada permintaan secara terus menerus maka

pertimbangan lain dinomor duakan.

5. Perbandingan bagaimana karya tersebut jika dibandingkan dalam hal cakupan,

tujuan dan kelompok pembaca dengan buku lain yang sudah ada

diperpustakaan.

6. Faktor waktu, selain buku klasik yang tidak berkurang nilainya walaupun

sudah tua, faktor waktu menjadi kriteria penting, faktor waktu juga tergantung

pada bidang sunjek, misalnya sains dan teknologi lebih cepat berkembang dari

humaniora.

7. Faktor fisik, masalah tipografi ( mudah dibaca ) dan penjilidan, jika ada

ilustrasi dan photo bagaimana kualitas produksi ilustrasi dan photo.

8. Harga, untuk bahan pustaka dengan harga diatas rata- rata perlu pertimbangan

apakah pengeluaran tersebut dapat dipertanggungjawabkan, apakah benar-

benar sangat dibutuhkan, apakah banyak dipakai ?

9. Menunjang kurikulum, merupakan kriteria yang objektif untuk perpustakaan

perguruan tinggi dan sekolah

40

10. Permintaan, jika ada permintaan suatu buku tertentu, pembelian harus

dipertimbangkan, meskipun menurut kriteria lain buku tersebut kurang

memenuhi syarat.51

Selain faktor – faktor tadi beberapa indikator penggunaan koleksi juga

berguna untuk memantau dan mengevaluasi koleksi seperti laporan pinjaman per

anggota komunitas sekolah, jumlah kunjungan perpustakaan per anggota komunitas

sekolah, peminjaman bahan pusataka per bidang ilmu, pinjaman per jam buka

perpustakaan (selama jam sekolah dan setelah jam sekolah berakhir). Dan yang tidak

kalah penting adalah dengan menyebar dan menganalisa hasil survei kepuasan

pengguna perpustakaan.52

Dengan menjalankan pengembangan koleksi pada umumnya dan evaluasi

koleksi pada khususnya diharapkan akan lahir perpustakaan yang mampu menghadapi

perubahan zaman (arus informasi), dinamika pemakai dan berdaya guna bagi

lingkungan sekitar.

51 Haryono, Pembinaan dan Pengembangan koleksi pada pusat Perpustakaan Islam Indonesia MasjidIstiqlal Jakarta, Skripsi Sarjana Ilmu Perpustakaan, ( Jakarta: Perpustakaan Fakultas Adab danHumaniora, 2005), h. 34

52 Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO, h. 7 - 8

41

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN

AL-AZHAR DAN AL-IZHAR JAKARTA

PERPUSTAKAAN AL-AZHAR JAKARTA

Sejarah Singkat Al-Azhar

Al-Azhar adalah sebuah nama yang sangat dikenal oleh kalangan pendidik dan

orang tua murid sebagai lembaga pendidikan islami yang favorit dan prestisius.

Sejarah Al-Azhar berawal pada tanggal 7 April 1952 dengan dibentuknya suatu

yayasan yang bernama Yayasan Pendidikan Islam (YPI).

42

Sepak terjang YPI dimulai dari pembangunan Masjid Agung pada tahun 1953

hingga 1958. Masjid yang diberi nama Al-Azhar oleh Imam Masjid Al-Azhar dari

Mesir kala berkunjung ke Indonesia itu berdiri diatas lahan seluas 43.755 m2 yang

berlokasi di Blok K-I, Persil No.2 Kelurahan Selong Jalan Sisingamangaraja,

Kebayoran Baru, Jakarta53

Setelah berhasil membangun Masjid Agung, YPI Al-Azhar bergerak pada

ranah pendidikan dengan didirikannya TK Islam Al-Azhar dan SD Islam Al-Azhar

pada 1 Agustus 1964 serta SLTP dan SMU Islam Al Azhar pada 3 Januari 197654.

Sejarah Perpustakaan SMP – SMA Al-Azhar

Pada tahun 1982 Perpustakaan Al-Azhar masih berupa ruangan sederhana

yang bernama Perpustakaan SMP deangan seorang guru Mata Pelajaran Bahasa

Indonesia yang ditunjuk sebagai koordinatornya. Kemudian pada tahun 1988

Perpustakaan SMP dengan SMA digabung dengan bentuk fisik sebuah gedung dua

lantai (gedung tersebut kini menjadi gedung TK). Sebagai penanggung jawab

perpustakaan diserahkan kepada Kepala Sub Urusan Pusat Sumber Belajar

Ibu Muslicah,BA. Mulai tahun 2001 hingga sekarang Perpustakaan SMP SMA

Al-Azhar Kebayoran menempati ruangan di gedung baru tepatnya dilantai tujuh. Dan

pengawasannya berada di bawah Kepala Seksi Kurikulum dan Sumber Belajar SMP

SMA Drs.Ali Mashar MPd55.

Kini ruang Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar semakin bagus dari segi fisik

dan non fisiknya, ruang bercat hijau tersebut terdiri dari ruang AVA (ruang belajar

yang dilengkapi sarana multimedia), ruang baca ; baik yang menggunakan meja dan

53 Badruzzaman Busyairi, Setengah Abad Al-Azhar: 7 April 1952 – 7 April 2002, (Jakarta : YPI AlAzhar,2002)54 Badruzzaman Busyairi, h.9355 Yayu Rahayu, Bagian Pengolahan Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar, Wawancara, Kebayoran 10September 2008

43

kursi maupun tanpa kursi dan meja atau lesehan. Selain itu Perpustakaan SMP SMA

Al-Azhar dilengkapi dengan beberapa unit komputer yang bisa digunakan untuk

mengakses internet serta Air Conditioner (AC) sebagai penambah kenyamanan para

pemakai perpustakaan.

Visi dan Misi

Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar memiliki visi dan misi yang sama dengan

visi dan misi Perguruan Al-Azhar, yaitu56:

Visi :

Mewujudkan cendekiawan yang bertaqwa, akhlak mulia, cerdas, terampil, sehat

jasmani dan rohani, percaya diri, berkepribadian kuat, berwatak pejuang, mampu

mengembangkan diri dan keluarga, bertanggung jawab atas pembangunan umat dan

bangsa.

Misi :

Terutama adalah pengembangan sistem instruksional yang merupakan sarana utama

untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan belajar mengajar.

Letak Geografis

Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar yang bernaung pada YPI Al-Azhar terletak

di Jalan Sisingamangaraja, Kebayoran Baru, Jakarta. Dengan batas wilayah sebagai

berikut; batas wilayah utara Jalan Raden Patah 3 dan SMU 82. Sementara batas

wilayah timur adalah Jalan Pattimura, dan batas wilayah selatan dengan Departemen

Pekerjaan Umum, Jalan Raden Patah.

56 Brosur Perpustakaan SMP – SMA Al-Azhar dan Poster Visi dan Misi YPI Al-Azhar

44

Gambar 2 : Peta Lokasi SMP SMA AL-Azhar, Jakarta

Administrasi dan Struktur Organisasi Perpustakaan

Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar memiliki alur kerja atau model struktur

sebagai berikut57 :

Majelis Pendidikan

Kabid. Pendidikan SMP,SMA dan Kursus

Kasie. Kurikulum dan Sumber belajar

Koordinator

57Nazmunnisa, Profile Perpustakaan SMP – SMA Al-Azhar (Jakarta : YPI Al-Azhar)

45

Staf Perpustakaan Staf AVA dan Produksi media Laboratorium

Gambar 3 : Struktur Organisasi Perpustakaan Al-Azhar

Staf Perpustakaan

Saat ini pengelola atau petugas Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar terdiri dari

tiga orang dengan kualifikasi pendidikan sebagai berikut58 :

Tabel 1 : Tingkat Pendidikan Staf Perpustakaan Al-Azhar

Jumlah Tingkat Pendidikan

1 orang S1 Teknologi Pendidikan IKIP (UNJ)

1 orang S1 Teknologi Pendidikan IKIP dan pendidikan D3 PengelolaanInformasi Pertanian IPB

1 orang S1 Teknologi Pendidikan IKIP dan pendidikan D3 PengelolaanInformasi Pertanian IPB

Gedung dan Perlengkapan

Gedung atau ruang Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar telah mengalami dua

kali perubahan. Pada tahun 1982 perpustakaan menempati sebuah ruangan dengan

kondisi sederhana dengan luas yang tidak terlalu besar. Kemudian di tahun 1988

ruang perpustakaan pindah ke sebuah gedung baru berlantai dua. Terakhir, pada tahun

2001 ruang Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar pindah ke gedung sekolah baru

berlantai tujuh, dilantai tujuh itulah ruang perpustakaan berada dan hingga kini

ruangan tersebut permanen digunakan untuk perpustakaan.

Ruang dengan luas 18 x 38 meter itu telah dilengkapi dengan sarana yang

dapat meningkatkan kinerja dan pelayanan para pemakainya. Sarana yang dimiliki

oleh perpustakaan antara lain :

a. 19 unit komputer

58 Yayu Rahayu, Bagian Pengolahan Perpustakaan SMP – SMA Al Azhar, Wawancara, 10 September2008

46

b. 1 unit Laptop

c. 1 unit LCD

d. Home Theatre (biasa digunakan untuk memutar film)

e. Ruang Audio Visual

f. Kamera digital

g. Kamera video

Koleksi Perpustakaan

Berdasarkan data jumlah koleksi Perpustakaan Al-Azhar diketahui hingga kini

perpustakaan Al-Azhar memiliki koleksi sebanyak 20.197 eksemplar dengan 9.891

judul. Sedangkan koleksi referensi sebanyak 776 judul dengan jumlah 1.907

eksemplar59.

Selain koleksi di atas perpustakaan Al Azhar juga menghimpun koleksi

berupa terbitan berseri seperti :

a. Koran ; Jakarta Pos, Kompas, Media Indonesia, dan Republika yang

dilanggan setiap hari.

b. Majalah Gatra, dilanggan satu kali seminggu.

c. Majalah Annida, dilanggan dua minggu sekali

d. Majalah ilmiah populer National Geographic

e. Majalah Ilmu Komputer, Muslimah, Noor, Parenting, dilanggan satu bulan

sekali

f. Terbitan YPI Al-Azhar yakni Warta Al-Azhar setiap satu bulan satu kali.

Pelayanan Perpustakaan

59 Nazmunnisa, Laporan Jumlah Koleksi Perpustakaan SMP – SMA Al-Azhar Tahun 1982 s.d 2008

47

Kegiatan dan tujuan bagian pelayanan perpustakaan pada dasarnya adalah

memenuhi kebutuhan pengguna dan mempermudah pengguna dalam menemukan

informasi yang dibutuhkannya, dan juga memberi kemudahan dalam menggunakan

koleksi atau informasi yang dimiliki perpustakaan.

Adapun masyarakat pengguna yang dilayani oleh Perpustakaan di YPI

Al-Azhar adalah murid, guru dan karyawan. Bagian pelayanan Perpustakaan YPI

Al-Azhar terdiri atas empat bagian besar, yaitu pelayanan sirkulasi, referensi,

bimbingan pembaca, dan pelayanan klasikal.

Pelayanan sirkulasi yaitu layanan yang terdiri atas layanan peminjaman dan

layanan pengembalian buku. Sedangkan pelayanan referensi yaitu pustakawan

menjawab pertanyaan-pertanyaan referensi yang dilontarkan pengguna perpustakaan,

mampu membantu pengguna dalam menggunakan koleksi referensi dan mencari

informasi yang terdapat dalam koleksi referensi. Untuk pelayanan referensi ini dibuat

pencatatan khusus, agar penggunaan koleksi referensi dapat terpantau.

Kemudian Bimbingan Pembaca, di sini pustakawan memberi bimbingan cara

mencari buku atau informasi yang mereka cari agar para pengguna atau anggota

perpustakaan tidak selalu bergantung kepada pustakawan dalam mencari sebuah buku.

Dan Pelayanan Klasikal, yaitu pelayanan yang diberikan pada satu kelas.

Caranya adalah dengan memberikan informasi kepada guru, tentang koleksi

perpustakaan yang sesuai dengan bidang studi yang diajarkannya, serta jumlah

masing-masing judul buku tersebut.

Selain keempat pelayanan tadi, Perpustakaan Al-Azhar juga memberikan

pelayanan lain guna memenuhi kebutuhan penggunanya seperti layanan internet,

dalam hal ini penyediaan komputer online yang dapat digunakan untuk mencari

maupun mengunjungi situs – situs tertentu guna menemukan informasi yang

48

diinginkan para anggota perpustakaan. Serta layanan produksi media yaitu

perpustakaan menyediakan alat – alat audio visual yang dapat digunakan siswa untuk

membuat karya – karya seperti pembuatan film dokumenter, rekam suara, slide dan

produk media lain yang bertujuan meningkatkan intelektual dan kreatifitas siswa.

Perpustakaan Al-Izhar Jakarta

Sejarah Singkat Al-Izhar

Perguruan Islam Al-Izhar Pondok Labu, Jakarta Selatan bernaung di bawah

Yayasan Anakku. Perguruan Islam Al-Izhar yang beralamat di jalan RS. Fatmawati

Kav. 49 Pondok Labu Jakarta Selatan ini telah beroperasi sejak tahun 1987. Perguruan

Islam Al-Izhar telah mendapatkan akreditasi dari pemerintah dari tahun 1999 dan

jumlah siswa saat ini dari tingkat TK, SD, SMP dan SLTA mencapai 1387 orang

dengan jumlah guru 136 orang dan karyawan 149 orang.

49

Perguruan Islam Al-Izhar sebagai sekolah dengan dukungan lingkungan dan

lokasi strategis serta menerapkan pola pendidikan yang komprehensif telah menjadi

salah satu tempat pendidikan yang amat diminati, terutama oleh keluarga kalangan

menengah atas. Berdiri sejak tahun 1987 Perguruan Islam Al-Izhar telah membangun

berbagai sektor pendukung untuk memungkinkannya terus berkembang sebagai

sebuah sekolah modern.

Sejarah Perpustakaan Al Izhar

Sistem pendidikan sekolah yang diterapkan dengan mengedepankan pola

hidup seimbang dan mengakomodir pola pikir masyarakat kota dengan pola hubungan

keluarga yang terbuka, ini sangatlah menuntut adanya perhatian pengelola yayasan

untuk terus menerus mengadakan inovasi, menjaga keseimbangan dalam prioritas

pembangunan sekolah. Salah satu wujud nyata di Perguruan Islam Al-Izhar saat ini

mempunyai dua unit perpustakaan, yaitu perpustakaan untuk TK dan SD kelas rendah

(yaitu kelas 1 sampai dengan kelas 3), dan perpustakaan yang diperuntukan bagi

siswa tingkat SD kelas tinggi (yaitu kelas 4 dan kelas 6) serta siswa tingkat SMP dan

SMA.

Perpustakaan pertama didirikan pada tahun 1990 Al-Izhar yang kini menjadi

perpustakaan TK/SD, dan perustakaan kedua didirikan pada tahun 1992 untuk tingkat

SLTP dan SLTA. Pemisahan dua unit perpustakaan itu dilakukan karena ada

pemikiran yang mendasar, bahwa karakter anak pada setiap tingkat pendidikan itu

berbeda. Oleh karena itu, sebagaimana juga direkomendasikan dalam ilmu

perpustakaan, perpustakaan tentu saja perlu memberi ruang yang cukup bagi

tersedianya layanan dan fasilitasnya sesuai dengan tingkat perkembangan pemakai.

Ini untuk memungkinkan bahwa proses belajar di perpustakaan itu menjadi maksimal,

karena pemakai dapat menemui lingkungan yang pas dengan pola pikir, karakter,

kehendak dan tingkat daya nalarnya. Di lingkungan suatu sekolah kebutuhan

50

informasi para siswa itu sebenarnya berbeda antara satu tingkat dengan tingkat

lainnya. Antara TK, SD, SMP dan SMA pasti mempunyai kebutuhan, tampilan dan

lingkungan informasi yang spesifik.

Dengan dasar pemikiran yang kreatif, Al-Izhar telah menyimpulkan untuk

menggabungkan empat tingkat pendidikan itu menjadi dua dalam hal penyediaan

layanan perpustakaan, yaitu perpustakaan TK/SD untuk siswa TK dan SD terutama

untuk kelas 1 sampai dengan 3. Sedangkan perpustakaan SMP/SMA untuk siswa

SMP dan SMA namun pengelompokan tersebut tidak menutup akses bagi semua

siswa di semua tingkat pendidikan60.

Visi dan Misi

Visi :

Membantu pelaksanaan motto Perguruan Islam Al-Izhar yaitu beriman,

mandiri, kreatif, dan cerdas

Misi :

Menjadikan Perpustakaan PIIPL sebagai sarana pengembangan dan penunjang

kegiatan pendidikan, sarana penyimpanan hasil karya tulis siswa dan guru

serta sumber ilmu pengetahuan, informasi, dan dokumentasi61.

Letak Geografis

Komplek Sekolah Al-Izhar terletak di Jalan RS. Fatmawati Kav. 49 Pondok

Labu, Jakarta Selatan. Pada sisi selatan dan Timur, Al-Izhar bersebelahan dengan

60 Rizal Syaiful Haq, Perpustakaan Dan Pendidikan : Pemetaan Peranserta Perpustakaan DalamProses Belajar Mengajar (Jakarta : Fakultas Adab dan Humaniora UIN Jakarta, 2007) h.72 -7361 Brosur Perpustakaan PIIPL

51

Kampus Bina Sarana Informartika. Sedangkan pada sisi utara Al-Izhar terdapat

perumahan, Jalan Haji Kemang, begitu pula dengan batas wilayah bagian barat yang

dipadati pemukiman.

Gambar 4 : Peta Lokasi Perguruan Islam Al-IzharAdministrasi dan Struktur Organisasi Perpustakaan

UNIT SEKOLAHTK, SD, SMP, SMA ADM & KEU

PERSONALIA

PENGADAANKOLEKSI

SiePENGOLAHAN

KOLEKSI

DISKRIPSIKATALOG

KLASIFIKASI &

SieAUTOMATIS

RANCANGANPROGRAM

PENGOLAHANDATA

SieLAYANAN

SIRKULASIBAHAN

PUSTAKA

SEKSIPERPUSTAKAAN

KELAS

KEPALAPERPUSTAKAAN

52

Gambar 5 : Struktur Organisasi Perpustakaan Al-Izhar

Staf Perpustakaan / tenaga pengelola

Sampai saat ini tenaga pengelola petugas perpustakaan Perguruan Islam

Al-Izhar berjumlah 8 orang, dengan kualifikasi pendidikan sebagai berikut :

Tabel 2 : Tingkat Pendidikan Staf Perpustakaan Al-Izhar

No JENJANG PENDIDKAN PUSTAKAWAN JML

1 S1 Sarjana Bahasa Inggris 1 orang

2 Sarjana Ilmu Perpustakaan 1 orang

3 D3 Diploma Ilmu Perpustakaan 1 orang

4 Sarjana Muda Ekonomi 1 orang

5 D3 Diploma Ilmu Komputer 1 orang

6 D3 Perkantoran 1 orang

AUDIO VISUAL

OPAC

PENJILIDAN &FOTO COPYPERBAIKAN

PEMELIHARAAN

53

7 SLTA Sekolah Lanjutan Tingkat Atas 2 orang

Jumlah 8 orang

Disamping pendidikan formal dibidangnya masing – masing, mereka juga

mendapat pelatihan dibidang ilmu perpustakaan, dan juga sistem pembelajaran.

Gedung dan Perlengkapan

Perpustakaan Perguruan Islam Al-Izhar memiliki gedung perpustakaan yang

bersifat permanen. Untuk tingkat TK dan SD, lokasi perpustakaan menyatu dengan

ruang belajar, akan tetapi mempunyai desain yang berbeda dari ruang kelas. Ruang

tersebut memang didesain untuk perpustakaan. Perpustakaan SMP/SMA kini

menempati gedung tersendiri dengan luas sekitar 650 meter persegi, dan terpisah dari

gedung dan ruang-ruang belajar. Meskipun begitu jarak antara gedung perpustakaan

dengan ruang belajar tidak jauh sehingga mudah diakses oleh para siswa maupun

guru.

Sarana perlengkapan perpustakaan Perguruan Islam Al-Izhar termasuk cukup

lengkap. Perpustakaan tersebut telah dilengkapi dengan sarana yang dapat

meningkatkan kinerja dan pelayanan para pemakainya. Sarana yang dimiliki oleh

perpustakaan antara lain : komputer, internet, mesin foto copy, telepon.

a. Komputer tersebut dimanfaatkan untuk keperluan :

1) Beberapa unit komputer untuk mendukung operasional pekerjaan.

2) 3 unit komputer yang difungsikan untuk layanan OPAC.

3) 2 unit komputer yang difungsikan untuk layanan internet.

4) 2 unit komputer yang difungsikan untuk layanan CDROM.

5) Semua komputer difungsikan dengan menggunakan LAN (Local Area

Network).

b. Peruntukan ruang perpustakaan terdiri dari :

54

1) Ruang Pimpinan / Kepala Perpustakaan

2) Ruangan yang khusus untuk Audio Visual (A/V) dengan kapasitas

pemakai sebanyak 30 orang siswa.

3) Ruangan koleksi referensi.

4) Ruangan koleksi umum.

5) Ruang lobi perpustakaan, dimana para pemakai dapat dengan santai

membaca koran, majalah dan sebagainya.

6) Ruang kerja untuk pustakawan.

7) Ruang sirkulasi.

c. Sarana lain yang dimiliki perpustakaan Al-Izhar diantaranya :

1) Meja baca sebanyak sekitar 20 unit.

2) Tempat duduk sebanyak sekitar 90 unit.

3) Study carrel 6 unit.

4) Setiap ruang perpustakaan dilengkapi mesin pendingin udara (AC).

Koleksi Perpustakaan

Sesuatu yang berbeda dengan umumnya perpustakaan sekolah negeri atau

madrasah adalah bahwa perpustakaan Al Izhar ini tidak menjadikan jenis buku paket

(buku pelajaran yang digunakan di kelas) sebagai bagian dari koleksi perpustakaan.

Jenis – jenis bahan pustaka yang menjadi bagian koleksi perpustakaan Al Izhar ini

adalah sebagai berikut :

a. Koleksi buku pelajaran non buku paket. Koleksi buku pelajaran ini adalah

buku–buku yang dapat memberi pengayaan bagi para siswa dalam memahami

atau mendalami berbagai topik pembahasan yang dipelajari di kelas.

55

b. Koleksi buku fiksi. Yaitu buku–buku cerita anak–anak dan remaja.

Diharapkan dengan membaca buku-buku jenis ini semakin meningkatkan

minat baca para siswa dan meningkatkan juga daya imajinasi mereka.

c. Koleksi referensi dan Audio Visual serta Multimedia.

d. Koleksi karya para siswa. Koleksi jenis ini semuanya adalah hasil karya para

siswa, yang merupakan hasil-hasil dari tugas-tugas penulisan ilmiah dibawah

bimbingan para guru mereka. Selain itu koleksi jenis ini juga bersumber dari

hasil karya lomba para siswa.

e. Koleksi Khusus. Koleksi jenis ini diantaranya terdiri dari benda – benda

budaya seperti boneka dengan pakaian daerah, souvenir atau benda lainnya

yang berasal dari suku – suku bangsa di Indonesia dan dunia.

Pelayanan Perpustakaan

Layanan Pengguna di Perpustakaan Perguruan Islam Al-Izhar menggunakan

sistim Open Acces (sistim terbuka), yaitu pemakai mengakses sendiri koleksi yang

diperlukan pada rak koleksi. Meskipun demikian, untuk koleksi khusus dan koleksi

audio-visual, pemakai tidak dapat mengakses secara mandiri, tetapi harus melalui

petugas perpustakaan. OPAC (On Line Public Access Catalog). Cara mudah

menelusur/temu kembali bahan pustaka melalui system computer. Pengoperasiannya

disetiap unit.

a. Jenis Layanan Pengguna meliputi :

1) Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan kegiatan rutin yang sama seperti yang terjadi

di perpustakaan manapun. Setiap hari sesuai dengan jam kerja/jam buka

perpustakaan, pemakai melakukan kunjungan perpustakaan dan

melakukan sejumlah aktifitas belajar di perpustakaan, baik menelusur

56

informasi dengan membaca maupun mengakses informasi melalui bahan

yang tersedia. Disamping itu pengguna dapat juga melakukan transaksi

peminjaman dan pegembalian bahan pustaka.

2) Layanan Referensi

Layanan referensi adalah layanan berupa bantuan, petunjuk dan bimbingan

untuk menemukan bahan informasi.

3) Layanan Audio Visual.

4) Layanan Pembaca

5) Layanan Story Telling

Kegiatan story telling dilakukan bagi pustakawan yang telah menjiwai

aktifitas belajar anak sambil bermain. Kegiatan ini menjadi kegiatan yang

spesifik di perpustakaan anak, karena ia memiliki imbas yang besar dan

luas bagi proses pembelajaran sekaligus memberi dampak bagi promosi

untuk kedekatan anak dengan perpustakaan.

6) Layanan Orientasi Perpustakaan (llibrary orientation)

Kegiatan orientasi perpustakaan ini dilakukan untuk membangun

kompetensi dasar bagi pengguna. Guru baru, para siswa baru dan

pengguna pada umumnya mendapat orientasi yaitu dengan teknik melalui

tatap muka (direct orientation), melalui pendekatan informal (informal

approach) misalnya melalui brosur, melalui guru dan majalah dinding.

7) Layanan Foto Copy/Jilid

57

Layanan foto copy yaitu pelayanan untuk memudahkan pengguna

mengkopi informasi yang diperlukan dan manfaat bagi perpustakaan untuk

keamanan dan keutuhan koleksi lebih terpelihara.

8) Kegiatan Bulan Bahasa

Kegiatan ini berlangsung pada bulan Agustus sampai bulan Oktober setiap

tahunnya. Kegiatan ini para siswa dapat memilih bidang yang

diperlombakan dan untuk mereka disediakan hadiah.

Adapun bidang yang dilombakan diantaranya :

a) Pembuatan Sinopsis

Pembuatan sinopsis adalah lomba meringkas buku. Siswa memilih

buku yang akan disinopsis sesuai dengan minat dan kesukaannya

secara bebas dari judul yang telah ditentukan oleh pustakawan dan para

guru bahasa mereka.

b) Buku Menarik dan Buku Unik

Berbeda dengan sinopsis dimana siswa membangun imajinasinya dan

menulis ringkasan dari suatu sumber yang diekpresikan dalam bentuk

buku.

c) Penyumbang Buku Terbanyak

Dalam bulan bahasa ini juga perpustakaan menggelar suatu kegiatan

untuk pertumbuhan koleksi perpustakaan, yaitu penyumbang buku

terbanyak. Ini merupakan paket kegiatan amal yang diberi apresiasi.

Siswa dan orang tua mereka mendapat kesempatan baik untuk

memberikan infak dalam bentuk wakap buku kepada perpustakaan.

d) Lomba Mewarnai Tokoh Buku

58

Lomba ini khusus bagi abak-anak TK dan SD kelas satu dan kelas dua.

Dibantu guru dan pustakawan untuk memilih sebuah buku fiksi yang

disukai di perpustakaan.

9) Layanan Internet

Dalam rangka meningkatkan layanan perustakaan, di perpustakaan

Perguruan Islam Al-Izhar juga menggunakan fasilitas dan layanan internet

dengan menggunakan sistem jaringan lokal (Local Area Network) dan

penggunaannya hanya untuk intern sekolah.

Dengan internet pengguna perpustakaan cukup membuka komputer di

ruangan yang memiliki fasilitas internet dan dapat mengakses informasi

tentang perpustakaan dan koleksinya.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

PERPUSTAKAAN AL-AZHAR JAKARTA

Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi

Untuk mewujudkan perpustakaan yang berkembang seiring zaman dan sesuai

dengan kebutuhan pemakai dibutuhkan sebuah visi yang mampu mengarahkan

potensi dan kinerja perpustakaan kearah yang lebih baik. Untuk itu dibutuhkan

sebuah kebijakan tertulis yang salah satu isinya adalah rencana jangka panjang atau

dikenal dengan istilah visi.

Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar memiliki visi mewujudkan cendekiawan

yang bertaqwa, akhlak mulia, cerdas, terampil, sehat jasmani dan rohani, percaya diri,

59

berkepribadian kuat, berwatak pejuang, mampu mengembangkan diri dan keluarga,

bertanggung jawab atas pembangunan umat dan bangsa. Selain pernyataan visi,

panduan pengelolaan perpustakaan SMP SMA Al-Azhar juga memuat tentang

prosedur operasional perpustakaan seperti prosedur pengadaan, pengolahan,

pelayanan dan lain lain62.

Panduan tersebut disusun oleh Yayasan Pendidikan Islam (YPI) Al-Azhar

pada tahun 1999/2000 dan rencananya akan ditinjau ulang pada tahun ini (2009)

untuk menyesuaikan dengan peraturan atau himbauan pemerintah yang

mempengaruhi kegiatan pendidikan di Al Azhar.

Namun setelah penulis amati panduan pengelolaan perpustakaan yang dimiliki

perpustakaan SMP SMA Al-Azhar bukanlah kebijakan tertulis yang dimaksud dalam

bab 2 yang berisi penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan

perpustakaan dan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi, pedoman dan kriteria

seleksi, jenis bahan pustaka yang tidak dikoleksi, kriteria penyiangan dan lain-

lainnya. Meski demikian perpustakaan SMP SMA Al-Azhar telah menerapkan

elemen-elemen pengembangan koleksi.

Analisa Pemakai

Salah satu cara menemukan kebutuhan pemakai perpustakaan adalah dengan

cara mengetahui siapa dan bagaimana pemakai perpustakaan (analisa pemakai).

Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar melayani 637 siswa SMP yang terdiri dari 316

laki-laki dan 321 perempuan, dan melayani 847 siswa, 446 laki-laki dan 401

perempuan dari dua SMA yakni SMA 1 dan SMA 3.

62 YPI Al-Azhar, Buku Pedoman Pengelolaan Pusat Sumber Belajar Al Azhar, (Jakarta : YPI AlAzhar,1999/2000)

60

Untuk mengetahui karakteristik dan kebutuhan siswa idealnya perpustakaan

mengeluarkan angket namun Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar tidak mengeluarkan

angket. Setelah dikonfirmasi, Nazmunnisa salah seorang pustakawan Al-Azhar

membenarkan bahwa perpustakaannya tidak mengeluarkan angket dengan alasan

“setiap tahun disini ada mahasiswa yang mengadakan penelitian dan mereka selalu

membuat angket tentang Pusat Sumber Belajar, dimana perpustakaan termasuk kajian

didalamnya”63.

Lebih lanjut Nazmunnisa menjelaskan angket tersebut dibuat rutin setahun

sekali oleh mahasiswa-mahasiswa yang mengadakan penelitian skripsi atau tugas

perkuliahan lainnya. Adapun mengenai isi angket tersebut seputar inisiatif

pustakawan terhadap pengguna, kondisi koleksi, kenyamanan pemakai dan lain

sebagainya.

Maka dapat disimpulkan proses analisa pemakai yang dilakukan pustakawan

Al-Azhar jauh dari standar dan berpotensi tidak tepat sasaran, karena angket yang

dibagikan adalah hasil pemikiran mahasiswa perorangan yang tidak mengetahui seluk

beluk perpustakaan dan besar kemungkinan tidak melalui hasil diskusi dengan

pustakawan.

Seleksi Koleksi

Tidak semua media informasi atau bahan pustaka dikoleksi dalam sebuah

perpustakaan mengingat tempat, isi yang terkandung serta biaya, oleh karena itu

perlunya dilakukan seleksi koleksi. Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar menggunakan

63 Nazmunnisa, Bagian Pengolahan Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar, Wawancara, Kebayoran, 23Maret 2009

61

Buku Pedoman Administrasi Pusat Sumber Belajar yang dikeluarkan YPI AL Azhar

sebagai panduan dalam melakukan seleksi.

Ketika ditanyakan apa kriteria seleksi bahan pustaka, Yayu Rahayu menjawab

”termuat didalam buku Pedoman kami, koleksi tidak melanggar Al-Qur’an, Hadist,

Pancasila dan HAM”64.

Dalam pelaksanaannya seleksi dilakukan oleh pustakawan langsung sehingga

pustakawan Al-Azhar dituntut untuk mawas informasi khususnya informasi seputar

penerbitan buku. Untuk mencapainya pustakawan Al-Azhar rutin melakukan

browsing melalui media internet yang tersedia untuk mengetahui perkembangan

buku–buku baru dan media pembelajaran lainnya. Selain itu katalog penerbit, katalog

toko buku serta informasi dari pengguna langsung menjadi tambahan informasi untuk

menjalankan proses seleksi tersebut.

Pengadaan Koleksi

Pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar dilakukan melalui

beberapa cara seperti pembelian, penerimaan hadiah atau sumbangan. Untuk hadiah,

YPI Al Azhar mengeluarkan kebijakan bagi siswa-siswi kelas 3 (XII) yang akan lulus

untuk memberi hadiah berupa 1 buku untuk perpustakaan. Agar buku-buku yang

disumbang tidak berjudul sama atau berlebihan, pustakawan berinisiatip menyajikan

judul-judul yang harus dipenuhi siswa-siswi tersebut.

Mengenai kriteria bahan pustaka yang diadakan seperti halnya seleksi

mengikuti buku Pedoman Pengelolaan Pusat Sumber Belajar Al-Azhar. Beberapa

data yang ditemukan bahwa di Perpustakaan Al-Azhar menerapkan perbandingan 1 :

64 Yayu Rahayu, Bagian Pengolahan Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar, Wawancara, Kebayoran, 23Maret 2009

62

4 antara buku fiksi dengan non fiksi. Selain itu buku paket yang tersedia hanya satu

eksemplar per mata pelajaran, alasannya ”karena setiap siswa telah memilikinya dan

bila perpustakaan mengoleksi dengan banyak maka rak – rak buku akan sangat

penuh” ujar Yayu menjelaskan65.

Dalam prosedur permintaan buku baru di Perpustakaan Al-Azhar terbilang

mudah selain menggunakan lembaran permintaan yang tersedia para siswa atau

anggota perpustakaan dapat juga menyampaikan permintaan buku baru langsung

secara lisan kepada pustakawan yang bertugas, hal ini tentu memudahkan para

anggota dan membuat kedekatan antara pustakawan dengan pemakai yang

dilayaninya. Sedangkan untuk memenuhi permintaan pemakai tadi, pustakawan lebih

mengutamakan koleksi yang menunjang kegiatan belajar mengajar hal ini dilakukan

bila anggaran pembelian terbatas mengingat frekuensi pengadaan koleksi hanya

empat kali dalam setahun dengan anggaran rata-rata per pembeliannya sebesar

Rp 10.400.000,-

Penyiangan (Weeding)

Tidak semua jenis koleksi di perpustakaan dapat dipertahankan, seiring

berjalannnya waktu beberapa koleksi akan mengalami beberapa kondisi diantaranya

rusak secara fisik, isi tidak lagi relevan dengan zaman, dan hadirnya koleksi sejenis

yang telah direvisi. Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar secara periodik melakukan

weeding atau penyiangan sebanyak satu kali dalam setahun. Setelah weeding

dilakukan pustakawan akan memilah koleksi – koleksi yang ada, bila koleksi telah

rusak akan dibuang, lalu bagaimana dengan koleksi yang masih layak pakai?

Nazmunnisa mengatakan “akan disumbangkan kepada sekolah-sekolah dilingkungan

YPI Al-Azhar dan pesantren yang telah mengajukan surat permohonan

65 Yayu Rahayu, Bagian Pengolahan Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar, Wawancara, Kebayoran, 23Maret 2009

63

sebelumnnya”66. Kemudian mengenai pelaporannya “kami catat dalam buku

penghapusan, dicatat tanggal, nomor induk, nomor kelas, judul dan pengarang”67 ujar

Yayu menambahkan..

Evaluasi Koleksi

Para pustakawan di Al-Azhar diberi kewenangan oleh yayasan untuk memilih,

mengelola dan mengevaluasi koleksi yang ada. Evaluasi koleksi dilakukan secara

kondisional atau tidak terikat dengan waktu. Ketika penulis bertanya tentang dasar

dalam melakukan evaluasi mereka menawab “melihat masukan dari pengguna

perpustakaan, perubahan kurikulum, kondisi fisik koleksi, dan statistik pemanfaatan

koleksi oleh siswa”68

PERPUSTAKAAN AL-IZHAR JAKARTA

Kebijakan Umum Pengembangan Koleksi

Perguruan Islam Al-Izhar Pondok Labu yang disingkat PIIPL memiliki visi

menjadi pusat pendidikan yang unggul dalam menghasilkan intelektual Islam yang

berkualitas internasional. Sebagai perpustakaan yang bernaung dibawah PIIPL,

perpustakaan dituntut menjadi sarana pengembangan dan penunjang kegiatan

pendidikan, sarana penyimpanan hasil karya tulis siswa dan guru serta sumber ilmu

pengetahuan, informasi, dan dokumentasi69

Dalam aplikasi kerja, para pustakawan Al-Izhar memiliki garis pedoman yang

dibuat oleh pimpinan dan pustakawan dari hasil rapat kerja mereka yang biasa

66 Nazmunnisa, Bagian Pengolahan Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar, Wawancara, Kebayoran, 23Maret 200967 Yayu Rahayu, Bagian Pengolahan Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar, Wawancara, Kebayoran, 23Maret 200968 Nazmunnisa, Bagian Pengolahan Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar, Wawancara, Kebayoran, 23Maret 200969 Brosur Perpustakaan PIIPL

64

dilakukan diawal tahun. Raker atau rapat kerja tersebut membahas seputar kegiatan –

kegiatan perpustakaan yang akan dilakukan setahun kedepan, pengadaan buku, dan

evaluasi.

Selain raker awal tahun, tradisi seluruh unit fungsional di PIIPL rutin

mengadakan rapat setiap hari selasa, Sutisna, pustakawan Al-Izhar menyebutnya

“Rapat Selasaan”70. Pada Rapat Selasaan setiap pekannya itu, pustakawan dan

pimpinan perpustakaan akan menggali lebih jauh seputar kegiatan, permasalahan dan

evaluasi kinerja. Dengan tradisi ini para pustakawan Al-Izhar khususnya lebih

terbuka dalam menyampaikan saran dan juga lebih terbuka dalam menerima kritik.

Analisa Pemakai

Salah satu cara menemukan kebutuhan pemakai perpustakaan adalah dengan

cara mengetahui siapa dan bagaimana pemakai perpustakaan (analisa pemakai).

Perpustakaan PIIPL melayani 418 siswa SMP dan melayani 365 siswa SMA.

Untuk mengetahui minat baca, motivasi, dan kebutuhan siswa Perpustakaan

PIIPL mengeluarkan angket yang biasa diadakan setahun sekali. Adapun mengenai isi

angket tersebut seputar71 :

a. Berapa judul buku yang Anda baca setiap pekan ?b. Jenis bacaan apa yang paling Anda sukai ?c. Apa pandangan Anda terhadap koleksi Perpustakaan PIIPLd. Apakah di Perpustakaan PIIPL Anda pernah tidak menemukan buku atau

bacaan yang Anda cari ?e. Apa yang menggerakkan Anda untuk berkunjung ke perpustakaan ?f. Apakah Anda ingin atau sudah tergabung sebagai Relawan Perpustakaan ?g. Apa saran Anda untuk kemajuan Perpustakaan PIIPL ?

Selain angket untuk siswa, Perpustakaan PIIPL “juga mengeluarkan angket untuk

para guru” sambung Sri Darma Lokandari menjelaskan72.

70 Sutisna, Bagian Pengembangan dan Administrasi Koleksi Perpustakaan PIIPL, Wawancara, 4Februari 200971 Angket Perpustakaan PIIPL Untuk Siswa72 Sri Darma Lokandari, Kabag. Perpustakaan PIIPL, Wawancara, 2 Februari 2009

65

Seleksi Koleksi

Kriteria media pembelajaran atau bahan pustaka yang dikembangkan di

Perpustakaan PIIPL antara lain untuk menunjang proses kegiatan belajar mengajar

sesuai perkembangan ilmu dan teknologi, bermutu dan bersifat mendidik73.

Dalam melakukan seleksi bahan pustaka, pustakawan PIIPL menggunakan

alat seleksi berupa katalog buku terbaru dari penerbit, pameran buku – buku IKAPI

dan resensi buku. Dan, pengambil keputusan hasil seleksi para pustakawan adalah

Kabag. Perpustakaan PIIPL. Pustakawan yang melakukan seleksi dituntut untuk

mawas informasi khususnya informasi seputar penerbitan buku. Untuk mencapainya

pustakawan Perpustakaan PIIPL rutin melakukan browsing melalui media internet

yang tersedia untuk mengetahui perkembangan buku – buku baru dan media cetak

seperti surat kabar dan majalah.

Pengadaan Koleksi

Pengadaan koleksi di Perpustakaan PIIPL dilakukan melalui beberapa cara

seperti pembelian dan penerimaan atau hadiah. Mengenai kriteria bahan pustaka yang

diadakan Perpustakaan PIIPL mengutamakan bahan pustaka yang bermutu, up to

date, tidak berbau unsur SARA, dan sesuai materi untuk KBM (Kegiatan Belajar

Mengajar). Dari data yang ditemukan, di Perpustakaan PIIPL menerapkan

perbandingan 50 : 50 antara buku fiksi dengan non fiksi. Selain itu buku paket tidak

diadakan hal ini dikarenakan buku paket telah disediakan di perpustakaan kelas74.

Dalam prosedur permintaan buku baru di Perpustakaan PIIPL baik guru

maupun siswa menggunakan lembaran permintaan yang tersedia (formulir). Hasil

73 Sri Darma Lokandari, Kabag. Perpustakaan PIIPL, Wawancara, 2 Februari 2009

74 Sri Darma Lokandari, Kabag. Perpustakaan PIIPL, Wawancara, 2 Februari 2009

66

dari formulir tersebut akan dilaporkan untuk disetujui pengadaannya oleh Kepala

Sekolah setiap satuan unit. Dari hasil wawancara didapatkan bahwa Perpustakaan

PIIPL mengedepankan fleksibilitas hal ini dilihat dari pengadaan buku yang

dilakukan oleh para guru yang langsung membeli buku baru, setelah diperhatikan

dengan kebutuhan dan kesesuaian maka “harga buku yang dikeluarkan para guru

akan diganti dengan menunjukkan kwitansi pembelian” ujar Sutisna75.

Selain fleksibilitas diatas pembeliaan atau pengadaan bahan pustaka baru di

Perpustakaan PIIPL juga fleksibel atau kondisional sesuai kebutuhan namun bila

dilihat dari frekuensi pembelian paling sedikit dilakukan tiga bulan sekali. Mengenai

anggaran pengadaan selain dari Biro Akademik, Perpustakaan PIIPL telah mampu

membeli bahan pustaka baru dari hasil uang denda yang dikumpulkan76.


Tidak semua jenis koleksi di perpustakaan dapat dipertahankan, seiring

berjalannnya waktu beberapa koleksi akan mengalami beberapa kondisi diantaranya

rusak secara fisik, isi tidak lagi relevan dengan zaman, dan hadirnya koleksi sejenis

yang telah direvisi. Perpustakaan PIIPL melakukan weeding atau penyiangan

sebanyak dua tahun sekali dengan memperhatikan buku – buku yang sudah tidak up

to date, jumlah eksemplar terlalu banyak dan rusak.

Setelah weeding dilakukan pustakawan akan memilah koleksi – koleksi yang

ada, bila koleksi telah rusak akan dibuang dan bila koleksi masih layak pakai akan

disumbangkan kepada Pesantren atau Yayasan atau LSM atau sekolah – sekolah yang

75 Sutisna, Bagian Pengembangan dan Administrasi Koleksi Perpustakaan PIIPL, Wawancara, 4Februari 200976 Ani, Bagian Layanan Perpustakaan PIIPL, Wawancara, 4 Februari 2009

67

biasa (rutin) mengajukan surat permintaan kepada Perpustakaan Perguruan Islam Al-

Izhar Pondok Labu77.

Evaluasi Koleksi

Kepala Bagian Perpustakaan PIIPL dan para pustakawan rutin mengadakan

Rapat Selasaan sepekan sekali untuk membahas kegiatan, permasalahan, dan evaluasi

kinerja. Terkadang Rapat Selasaan juga membahas evaluasi koleksi.

Evaluasi koleksi seperti diungkapkan Kepala Perpustakaan PIIPL dilakukan

dengan cara seperti :

Menyebarkan angket kepada guru dan siswa

Stock Opname, dilakukan minimal dua tahun sekali

Melihat data statistik buku – buku yang diminati dan yang tidak diminati78

C. HASIL PERBANDINGAN DAN KESIMPULAN

Kegiatan pengembangan koleksi biasanya berbeda-beda antara satu

perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Perbedaan ini dipengaruhi oleh beberapa

faktor seperti kebijaksanaan pemerintah, kondisi ekonomi yang berpengaruh terhadap

kebijaksanaan pendanaan, suasana dan lingkungan pendidikan, keadaan penerbitan,

kebiasaan pemakai, sikap masyarakat, serta faktor-faktor lain yang bersifat lokal

(kondisi setempat).

Karena berbagai faktor tadi, sehingga kesamaan standar untuk pengembangan

koleksi perpustakaan sulit untuk dirumuskan. Masing-masing perpustakaan akan

mengembangkan koleksinya, sesuai dengan faktor-faktor yang mempengaruhinya.

77 Sutisna, Bagian Pengembangan dan Administrasi Koleksi Perpustakaan PIIPL, Wawancara, 4Februari 200978 Sri Darma Lokandari, Kabag. Perpustakaan PIIPL, Wawancara, 2 Februari 2009

68

Tetapi setidaknya ada indikator-indikator umum yang bisa digunakan untuk

membandingkan kedua perpustakaan yang menjadi objek penelitian ini. Indikator-

indikator dibawah ini diperoleh dari referensi yang ada, salah satunya dari Evans

dengan bukunya Developing Library Collection dan juga indikator pembanding

lainnya yang diperoleh secara acak selama penelitian berlangsung. Berikut ini hasil

perbandingan pengembangan koleksi di Perpustakaan YPI Al Azhar dengan

Perpustakaan Al Izhar (PIIPL).

Kebijakan Pengembangan Koleksi Tertulis

Tabel 3 : Hasil perbandingan kebijakan pengembangan

koleksi tertulis

No Indikator pembanding Al Azhar Al Izhar

1 Kebijakan pengembangan koleksi tertulis dan sesuai

standar

Tidak

Ada

Tidak

Ada

2. Kebijakan dibuat secara bersama – sama

(pustakawan dilibatkan)

Tidak Ya

3. Kebijakan tersebut didiskusikan Tidak Ya

4. Kebijakan rutin diperbaharui Tidak Ya

69

Penjelasan Tabel 3 :

Baik perpustakaan Al-Azhar maupun Al-Izhar tidak mempunyai kebijakan

pengembangan koleksi tertulis. Yang penulis temukan pada perpustakaan Al-Azhar

hanya pedoman pengelolaan perpustakaan, sedangkan pada perpustakaan Al Izhar

hanya memiliki pedoman kerja yang diperoleh dari hasil Rapat Kerja diawal tahun.

Analisa Pemakai

Tabel 4 : Hasil perbandingan analisa pemakai


1 Mengeluarkan angket analisa kebutuhan pemakai Tidak Ada Ada

2. Frekuensi penyebaran angket Tidak ada 1 tahun 1x

3. Mengetahui kebutuhan siswa yang dilayani Kurang Ya


Perpustakaan Al Izhar mengeluarkan angket setahun sekali sedangkan

perpustakaan Al Azhar tidak, namun pustakawan AL Azhar memanfaatkan angket

penelitian mahasiswa yang selalu hadir setahun sekali. Saat pustakawan PIIPL

ditanya karakteristik siswa yang mereka layani, mereka menjawab dengan baik

dengan menjelaskan 4 karakteristik seperti kritis, aktif, menyukai dunia teknologi

informasi dan update terhadap informasi penerbitan buku. Sedangkan pustakawan Al

Azhar kurang memahami karakteristik pemakai meski mereka dapat menjawab

dengan 3 hal yaitu menengah keatas, kurang mandiri dan kurang disiplin tetapi

dengan mereka tidak mengeluarkan angket sendiri membuat mereka tidak bisa

mengetahui lebih dalam siapa dan apa kebutuhan siswa-siswi mereka.

Seleksi Koleksi

70

Tabel 5 : Hasil perbandingan perbandingan seleksi koleksi


1 Memperhatikan pedoman seleksi Ya Ya

2. Pustakawan memiliki silabus atau kurikulum Ya Ya

3. Pustakawan update terhadap dunia penerbitan Ya Ya


Kedua perpustakaan memiliki acuan dalam melakukan seleksi bahan pustaka

serta masing-masing pustakawan rutin melihat perkembangan dunia penerbitan salah

satunya melalui fasilitas internet yang tersedia ditempat kerja mereka. Hal penting

lain yang ditemukan adalah, pustakawan PIIPL dan Al Azhar proaktif meminta

silabus kepada unit pendidikan yang mengurusi kurikulum.

Pengadaan Koleksi

Tabel 6 : Hasil Hasil perbandingan pengadaan koleksi


1 Pustakawan berwenang penuh dalam pengadaan

koleksi

Ya Ya

2. Frekuensi pengadaan koleksi 2x per

semester

3x per

semester

3. Anggaran pengadaan koleksi per semester Rp 20 Jt Rp 90 jt

4. Display / menampilkan buku baru setelah pengadaan 2 pekan 2 pekan


Meski kedua perpustakaan telah memiliki jadwal rutin pengadaan, namun

dalam aplikasinya kedua perpustakaan juga melakukan pembelian atau pengadaan

bahan pustaka sewaktu-waktu dengan alasan bahan pustaka yang ingin dibeli sangat

dibutuhkan segera.


71

Tabel 7 : Hasil perbandingan weeding


1 Kriteria weeding sesuai kebijakan Ya Ya

2. Frekuensi weeding 1x / pekan 1x / tahun

3. Tindakan setelah weeding Disumbangkan disumbangkan


Dari hasil pengamatan dan wawancara pustakawan Al-Azhar lebih fleksibel

dalam proses pengembangan koleksi salah satunya kegiatan weeding dan evaluasi

yang dilakukan dengan tidak terikat waktu. Untuk bahan pustaka yang diweeding

dicatat dalam Buku Penghapusan sebagaimana diatur dalam buku pedoman Pusat

Sumber Belajar YPI Al-Azhar. Namun, sebagaimana disampaikan di awal (bab dua)

kebijakan pengembangan koleksi harus tertulis artinya tidak diperkenankan

menjalankan proses pengembangan koleksi yang terlalu fleksibel karena nantinya

akan sulit menilai keberhasilan pelaksanaannya.

Evaluasi Koleksi

Tabel 8 : Hasil perbandingan evaluasi koleksi


1 Format Evaluasi Fleksibel Rapat

2. Frekuensi evaluasi koleksi 1x / pekan 1x / pekan

3. Tindakan setelah evaluasi koleksi langsung

dilaksanakan

Menjalankan

hasil rapat


Sebuah kreatifitas dalam pembagian kerja yang dilakukan pustakawan PIIPL

untuk mengevaluasi koleksi adalah dengan membagi 7 staff yang ada untuk

menangani rak – rak per kelas, misalnya pustakawan 1 bertanggung jawab segala hal

72

yang berhubungan dengan koleksi dikelas 000-200 ; pustakawan 2 bertanggung

jawab terhadap koleksi dikelas 201-400 dan seterusnya.

Faktor pendukung lainnya

Tabel 9 : Hasil perbandingan faktor pendukung lainnya


1 Jumlah Staf perpustakaan 3 org 8 org

2. Jumlah koleksi fiksi 3.631 eks 3.795 eks

3. Total Koleksi 20.197 eks 17.122 eks

4. Luas perpustakaan 684 m2 650 m2

5. Frekuensi kegiatan perpustakaan Tidak ada Sebulan 1x


Hal yang penting yang nampaknya tidak terlalu diperhatikan oleh pimpinan

atau Yayasan Al Azhar adalah tidak memiliki rencana penambahan sumber daya

pustakawan, padahal secara kuantitas siswa yang mereka layani sangat banyak (lebih

dari 800 siswa). Dan mungkin pula faktor ini yang menyebabkan tidak tergarapnya

kegiatan-kegiatan promosi perpustakaan dan pembuatan angket tahunan.

D. KESIMPULAN

Pengembangan koleksi yang diterapkan di Perpustakaan SMP SMA YPI Al-

Azhar dan Perpustakaan SMP SMA Al-Izhar (PIIPL) telah diteliti. Satu per satu

elemen pengambangan koleksi seperti analisis pemakai, seleksi, pengadaan koleksi,

penyiangan (weeding), dan evaluasi koleksi telah dikaji. Hasil penelitian

menunjukkan beberapa kesamaan, perbedaan dan keunggulan.

1. Kesamaan

Kesamaan-kesamaan di bawah ini dirangkum berdasarkan hasil penelitian pada

bab sebelumnya, antara lain:

73

a. Perpustakaan melayani dua jenjang pendidikan SMP dan SMA

b. Perpustakaan didirikan dan selanjutnya dikordinasikan kepada yayasan

c. Perpustakaan yang berada dalam naungan sekolah, berlabel sekolah Islam

favorit

d. Secara umum, kondisi fisik dan perlengkapan perpustakaan lengkap dan dalam

kondisi baik.

e. Pelajar yang dilayani adalah siswa dengan latar belakang ekonomi keluarga

menengah keatas.

2. Perbedaan

Jumlah siswa yang dilayani Perpustakaan YPI Al-Azhar lebih banyak dari siswa

yang dilayani Perpustakaan Al-Izhar

3. Keunggulan

Keungulan pada kedua perpustakaan, penulis rangkum dengan melihat hasil tabel

perbandingan pada bab sebelumnya, yaitu:

a. Yayasan Pendidikan Islam Al-Azhar mengeluarkan buku pedoman atau

kebijakan pengelolaan perpustakaan.

b. Pustakawan Al-Izhar rutin mengadakan rapat untuk evaluasi, program kerja,

dan diskusi seputar perpustakaan (Rapat Selasaan).

c. Pustakawan Al-Izhar rutin (1tahun sekali) mengeluarkan angket untuk

keperluan analisis pemakai dan analisis kebutuhan.

d. Pengadaan koleksi di Perpustakaan Al-Izhar lebih sering daripada pengadaan

koleksi di Perpustakaan YPI Al-Azhar.

e. Anggaran dana pengadaan koleksi di Perpustakaan Al-Izhar jauh lebih banyak

dari Perpustakaan YPI Al-Azhar.

74

f. Pustakawan YPI Al Azhar lebih sering melakukan pengecekan koleksi

disetiap rak untuk diweeding atau untuk evaluasi namun,

g. Pustakawan Al-Izhar mengembangkan pola evaluasi, weeding, dan tanggung

jawab koleksi per kelas kepada setiap staffnya.

h. Ruang Perpustakaan YPI Al-Azhar lebih luas dari Ruang Perpustakaan Al-

Izhar

i. Frekuensi kegiatan promosi perpustakaan di Al-Izhar terencana dan berjalan

dengan baik, dan

j. Jumlah staff di Perpustakaan Al-Izhar lebih banyak daripada Perpustakaan

YPI Al-Azhar

Memperhatikan hasil rangkuman penelitian di atas, penulis menyimpulkan bahwa

pengembangan koleksi di Perpustakaan Al-Izhar Pondok Labu (PIIPL) lebih baik dari

pengembangan koleksi di Perpustakaan YPI Al-Azhar.

Kemudian dengan memperhatikan tujuan penelitian pada bab satu penulis

memperoleh point penting bahwa pengembangan koleksi dapat termanfaatkan dengan

baik bila terpenuhi beberapa syarat penting, antara lain :

a. kebijakan pengembangan koleksi harus ada dan tertulis, karena dengan

adanya kebijakan tertulis kinerja perpustakaan dalam hal ini

pengembangan koleksi akan mudah dievaluasi karena ada indikator-

indikator yang dapat diukur.

b. dibuat melalui hasil diskusi pustakawan dan pimpinan sekolah dengan

mempertimbangkan kurikulum dan faktor-faktor lain seperti ekonomi,

sosial dan hal lain yang berkaitan dengan kondisi lokal (setempat).

c. dalam aplikasinya pengembangan koleksi akan efektif bila dijalankan

dengan kolaborasi antara pustakawan dan guru karena guru dapat

75

mengarahkan dan memanfaatkan perpustakaan dalam proses belajar dan

mengajar.

d. dukungan yayasan atau pimpinan sekolah yang terwujud dalam

penyerahan tanggung jawab dan kepercayaan serta sokongan dana yang

cukup adalah hal yang patut dimiliki setiap perpustakaan sekolah.

e. kehadiran SDM pustakawan yang cukup secara kuantitas dengan

pemikiran yang visioner, memiliki sifat terbuka dalam masukan serta

update dalam mengikuti trend siswa (pemakai perpustakaan), serta dunia

teknologi dan penerbitan adalah kualifikasi penting yang wajib dimiliki

pustakawan sekolah.

DAFTAR PUSTAKA

Ali, Muhammad. Kamus Lengkap Indonesia Modern. Jakarta: Pustaka Amani,[s.a.]

Basuki, Sulistio. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia, 1991

Busyairi, Badruzzaman. Setengah Abad Al-Azhar: 7 April 1952 – 7 April 2002.Jakarta:

YPI Al Azhar, 2002

Clayton. Peter..dan Gorman.GE. Managing Information Resources in Libraries:Collection Management in Theory and Practice. London: Library AssociationPublishing, 2001

Darmono. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo, 2001

Evans, G.Edward. Developing Library Collections. Litleton: Libraries Unlimited,1979

Hamakonda, Towa.P. Pedoman Penggunaan Perpustakaan. Universitas IKIP KristenSatya Watjana: Salatiga, 1970

Hardi, Wishnu. “Conspectus: Sebuah Metode Analisis Koleksi Untuk PembentukanJaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi” Visi Pustaka, ,vol 7. no.2

76

(Desember 2005) Jakarta: Perpustakaan Nasional

Harrod, Leonard Montague. Harrod’s Librarian’s Glossary: 9.000 Term Used ininformation Management, Library Science, Publishing, The Book Trdes andArchive Management. England: Gower Publishing Company Limited, 1995

Haryono. Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Pada Pusat Perpustakaan IslamIndonesia Masjid Istiqlal Jakarta. Skripsi Sarjana Ilmu Perpustakaan. Jakarta:Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora, 2005

Komariah, Neneng, et al., Laporan Penelitian, Pemanfaatan Alat Bantu SeleksiBahan

Pustaka Dalam Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Bandung:Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran, 2002

Maryam, Siti, et al. Laporan Penelitian, Kegiatan Pembinaan Dan PengembanganKoleksi Perpustakaan Pada Beberapa Perpustakaan Perguruan Tinggi

Swasta diWilayah Priangan Timur. Bandung: Fakultas Ilmu Komunikasi UniversitasPadjadjaran, 1998

Milburga, C.Larasati. Membina Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Kanisius,1996

Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Rosda, 2006

Natadjumena, Rachmat. Perpustakaan Sekolah Minim dan Memprihatinkan dalamKompas (Jakarta), 15 November 2000

Nazmunnisa. Laporan Jumlah Koleksi Perpustakaan SMP – SMA Al-Azhar Tahun1982

s.d 2008. Jakarta: Pusat Sumber Belajar Perpustakaan Al-Azhar, 2008

_______. Profile Perpustakaan SMP – SMA Al-Azhar. Jakarta: Pusat Sumber BelajarPerpustakaan Al-Azhar, 2008

Nelwaty. Pedoman Tekhnis Pengembangan Koleksi Layanan Perpustakaan NasionalRI.

Jakarta: Perpustakaan Nasional, 2002

Noerhayati S, Pengelolaan Perpustakaan, Bandung: Penerbit Alumni,1988

Pedoman Pengelolaan Pusat Sumber Belajar Al Azhar, Jakarta: YPI Al Azhar, 1999

Pedoman Perpustakaan Sekolah IFLA/UNESCO. darihttp://www.ifla.org/VII/s11/pubs/school-guidelines.htm

Penyebab Kurang Optimalnya Penggunaan Perpustakaan Sekolah Sebagai SumberIlmu

Pengetahuan.dari http://media.diknas.go.id/media/document/4468.pdf

77

Penyebab Kurang Optimalnya Penggunaan Perpustakaan Sekolah Sebagai SumberIlmu

Pengetahuan. dari http://media.diknas.go.id/media/document/4468.pdf

Simandjuntak, Melling. “Dana Yang Terbatas dan Kebijakan Pengembangan KoleksiSebagai Pedoman Seleksi Bahan-bahan Pustaka”. Majalah Ikatan PustakawanIndonesia, No 4 (April, 1983)

Soeatminah. Perpustakaan Kepustakawanan & Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius,1992

Sukarman. Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi.Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2000

Sulistia, et.al. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Universitas Terbuka, 1995

Sumarningsih, Siti. “Pengembangan Koleksi Perpustakaan” Al-Maktabah, III, I(April, 2001)

Sutarno NS. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003

Syaiful Haq, Rizal. Perpustakaan Dan Pendidikan : Pemetaan PeransertaPerpustakaan

Dalam Proses Belajar Mengajar. Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora UINJakarta, 2007

Undang-undang R.I. Nomor:20 Thn 2003. Jakarta: CV. Mini Jaya Abadi, 2003Weeding Policy dari http://www2.lindbergh.k12.mo.us/lmsc/weeding.PDF

Wicaksono, Hendro. “Pasarkan Layanan Perpustakaan Anda Dengan Tepat!” VisiPustaka, vol.9 No.I, (April, 2007)

Yulia, Yuyu. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka, 1993

78

BERITA WAWANCARA

Nama Responden : Nazmunnisa dan Yayu Rahayu

Jabatan : Pustakawan Al-Azhar

Tempat Wawancara : Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar

Waktu Wawancara : 3 kali dalam waktu (hari) yang berbeda;

1. 10 September 2008

2. 17 Desember 2008

3. 23 Maret 2009

Hasil wawancara: 10 September 2008, Yayu Rahayu

1. Bagaimana sejarah berdirinya Al-Azhar dan Perpustakaan SMP SMA Al-

Azhar?

Jawaban:

berawal dari dibentuknya yayasan yang bernama Yayasan pendidikan

Islam (YPI) Al-Azhar sekitar tahun 1952, lebih tepatnya ada dalam buku Setengah

Abad Al-Azhar (pustakawan menunjukkan kepada penulis buku yang dimaksud),

79

sedangkan perpustakaan, dulu tahun 82 masih berupa ruangan sederhana

dengan guru Bahasa Indonesia yang menjadi koordinatornya. Kemudian pada

tahun 88 Perpustakaan SMP dengan SMA digabung dengan bentuk fisik sebuah

gedung dua lantai (sekarang menjadi gedung TK) penanggung jawabnya

Ibu Muslicah, BA.

Mulai tahun 2001 hingga sekarang Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar

menempati ruangan di gedung baru tepatnya dilantai tujuh. Pengawasannya

berada di bawah Kepala Seksi Kurikulum dan Sumber Belajar SMP SMA Drs.Ali

Mashar MPd.

2. Apa visi dan misi didirikannya Perpustakaan SMP SMA Al-Azhar?

Jawaban:

Visi dan misinya sama dengan visi dan misi Perguruan Al-Azhar (sambil

menunjukkan poster visi dan misi di tembok perpustakaan) yaitu mewujudkan

cendekiawan yang bertaqwa, akhlak mulia, cerdas, terampil, sehat jasmani dan

rohani, percaya diri, berkepribadian kuat, berwatak pejuang, mampu

mengembangkan diri dan keluarga, bertanggung jawab atas pembangunan umat

dan bangsa.

Dan misinya, pengembangan sistem instruksional yang merupakan sarana

utama untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan belajar mengajar.

3. Berapa jumlah koleksi buku yang ada saat ini di Perpustakaan SMP SMA

Al-Azhar?

Jawaban : Totalnya mencapai 20.197 eksemplar

4. Berapa jumlah staf perpustakaan SMP SMA Al-Azhar?

Jawaban :

Tiga orang dengan kualifikasi; 1 orang S1 Teknologi Pendidikan IKIP

(UNJ) dan dua orang S1 Teknologi Pendidikan IKIP dan pendidikan D3

Pengelolaan Informasi Pertanian IPB

Hasil wawancara: 17 Desember 2008, Yayu Rahayu

1. Kebijakan umum pengembangan koleksi (PK)

a. PK mengedepankan aspek pendidikan atau rekreasi ?

Jawaban: Kedua-duanya

b. PK mengedepankan aspek kualitas atau permintaan pemakai ?

Jawaban: Kedua-duanya

80

c. PK mengedepankan aspek kualitas atau kuantitas ?

Jawaban: Kualitas

d. Filosofi dalam PK adalah idealisme atau realisme ?

Jawaban:

Sesuai kebutuhan pemakai tetapi juga dengan memperhatikan peraturan

tentang seleksi koleksi. Selama ini antara idealisme (peraturan) dengan

kebutuhan pengguna (realisme) relevan.

e. Siapa yang menyusun kebijakan PK ?

Jawaban:

Institusi, dalam hal ini Yayasan dengan memperhatikan kebutuhan pengguna

f. Apakah kebijakan PK ada atau tertulis ?

Jawaban: Ada dan tertulis

g. Apakah rutin diperbaharui ?........ setahun sekali atau ?

Jawaban: Tidak rutin diperbaharui, tetapi kalau ada info baru dari pemerintah

baru diperbaharui

h. (pertanyaan umum) Apakah perpustakaan ini memiliki rencana tertulis

(work plan) untuk mengembangkan koleksi dan SDM satu atau dua

tahun kedepan?

Jawaban: Ya

2. Analisis Pemakai

a. Berapa jumlah anggota perpustakaan disini :

SMP ; laki-laki : …316….. perempuan : …321….

SMA ; laki-laki : …446….. perempuan : …401…

b. Apakah perpustakaan Anda mengeluarkan angket untuk menggali

kebutuhan pemakai ?

Jawaban:

ya, tetapi angket yang kami gunakan adalah angket yang dibuat oleh

Mahasiswa yang magang disini, dan setiap tahun pasti ada, satu kali.

Hasil wawancara: 17 Desember 2008, Nazmunnisa dan Yayu Rahayu

3. Seleksi dan ketetuannya

a. Apa kriteria bahan pustaka (buku dll) yg dikembangkan ?

Jawaban: Koleksi yang sesuai dan dibutuhkan oleh pengguna

b. Alat seleksi apa yg digunakan untuk menyeleksi bahan pustaka ?

81

Jawaban: Buku Pedoman Administrasi Pusat Sumber Belajar

c. Siapa yg meilih buku atau pengambil keputusan ?

Jawaban: Pustakawan

d. apakah Anda mengetahui (update) terhadap perkembangan buku –

buku yang terbit, bestseller dan sebagainya ?

Jawaban: Ya

e. Cara apa yang Anda lakukan agar tetap update ?

Jawaban: Melalui browsing di internet, catalog penerbit, katalog toko buku,

informasi dari pengguna

4. Pengadaan koleksi; 17 Desember 2008, Nazmunnisa

a. Apa kriteria penerimaan buku ?

Jawaban:

Sesuai dengan aturan pad buku Pedoman Administrasi Pusat Sumber Belajar

b. Apa kriteria penolakan buku ?

Jawaban:

Tidak sesuai dengan Buku Pedoman Administrasi Pusat Sumber Belajar

c. Brp jumlah perbandingan antara fiksi dengan nonfiksi ?

Jawaban: 2:8

d. Bagaimana prioritas pengadaan buku kaitannya dengan dana ?

Jawaban: Diprioritaskan untuk memenuhi kebutuhan guru dan murid yang

menunjang Kegiatan Belajar Mengajar

e. Apakah buku paket diadakan ? bila tidak diadakan mengapa ?

Jawaban: Ya tetapi hanya sample saja (masing mapel 1 buku), karena setiap

murid sudah mempunyai buku paket. Jika diadakan sejumlah murid, rak

buku akan penuh.

f. Bagaimana prosedur permintaan pemakai terhadap buku baru ?

Jawaban:

i. Memberikan data tertulis mengenai judul atau pengarang buku yang

dibutuhkan

ii. Memberikan informasi secara lisan mengenai judul atau pengarang buku

yang dibutuhkan, dan pustakawan mencatatnya untuk kemudian

diadakan.

g. Jumlah frekuensi dalam pengadaan selama satu tahun ? satu kali, dua

kali atau kondisional ?

82

Jawaban: Tiga kali

5. Penyiangan (weeding); 17 Desember 2008, Nazmunnisa dan Yayu Rahayu

a. Apa kriteria weeding yg diterapkan di perpustakaan ini ?

Jawaban: rusak, jarang terjamah

b. apa yang dilakukan selanjutnya terhadap buku yang di weeding ?

(dibuang/disumbang atau..)

Jawaban:

i. untuk koleksi-koleksi yang masih layak pakai, disumbangkan

ii. untuk koleksi-koleksi yang rusak dibuang

6. Evaluasi koleksi

a. Bagaimana evaluasi koleksi dilakukan ?

Jawaban: kondisional, tidak berkala

b. Siapa saja yang melakukan evaluasi koleksi ?

Jawaban: Pustakawan, pengguna (memberikan masukan)

Wawancara tambahan : 23 Maret 2009, Yayu Rahayu

7. Bagaimana karakteristik siswa (Al-Azhar) yang Anda ketahui?

Jawaban: menengah keatas, kurang mandiri, kurang disiplin

8. Apakah Pustakawan memiliki silabus atau kurikulum KBM ?

Jawaban: ada, proaktif meminta ke bagian kurikulum

9. Untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap buku ditanyakan kepada

pustakawan sebutkan buku-buku bestseller 1-2 bulan terakhir?

Jawaban:

Maryamah Karpov, kambing Jantan, ma’yan, Jejak Langkah, Kegagalan CIA,

Enteria

10. Berapa kali dalam setahun koleksi diadakan?

Jawaban: 2x dalam setahun atau 1x per semester

11. Bagaimana dgn anggaran pengadaan koleksi (limited/unlimitted/ < 5jt/

>5jt….)?

Jawaban: di atas lima juta

12. Berapa waktu yg dibutuhkan untuk mendisplay/menampilkan buku baru

setelah buku diadakan (1pekan/2pekan/…) ?

Jawaban: 2 pekan

13. Bagaimana dengan frekuensi weeding?

83

Jawaban: fleksibel, sepekan sekali tetapi hampir tiap hari kami mengecek ke rak

buku. Bila ditemukan buku rusak langsung kami angkat, kemudian kami lihat

statistik buku bila ada buku yang sangat jarang dipinjam atau tersentuh akan kami

pertimbangkan untuk diangkat juga.

14. Bagaimana format Evaluasi koleksi dilakukan (rapat evaluasi/.…)?

Jawaban: fleksibel, langsung dikomunikasikan di antara staff, kami jarang

melakukan rapat evaluasi rutin, namun bila ada program kami akan buat rapat


15. Berapa luas (m2) perpustakaan?

Jawaban: 684m2

16. Bagaimana dengan frekuensi kegiatan perpustakaan?

Jawaban: tidak ada

BERITA WAWANCARA

Nama Responden : Hj. Sri Darma Lokandari

Jabatan : Kepala Perpustakaan Al-Izhar (PIIPL)

Tempat Wawancara : Perpustakaan SMP SMA Al-Izhar (PIIPL)

Waktu Wawancara : 2 Februari 2009

1. Kebijakan umum pengembangan koleksi (PK)

a. PK mengedepankan aspek pendidikan atau rekreasi ?

Jawaban: Sangat mengedepankan unsur pendidikan dan rekreasi

b. PK mengedepankan aspek kualitas atau permintaan pemakai ?

Jawaban: tentu kualitas yang dikedepankan, dan permintaan pemakai sebagai

pertimbangan

c. PK mengedepankan aspek kualitas atau kuantitas ?

Jawaban: mengedepankan aspek kualitas

d. Filosofi dalam PK adalah idealisme atau realisme ?

Jawaban:

Idealisme dan kedua-duanya

e. Siapa yang menyusun kebijakan PK ?

Jawaban:

84

Kepala Bagian Perpustakaan bersama dengan pustakawan dan disetujui oleh

Kepala Biro Akademik

f. Apakah kebijakan PK ada atau tertulis ?

Jawaban: sebagian tertulis

g. Apakah rutin diperbaharui ?........ setahun sekali atau ?

Jawaban: ya, setiap tahun pengembangan koleksi selalu nertambah dan

disesuaikan dengan kebutuhan.

h. (pertanyaan umum) Apakah perpustakaan ini memiliki rencana tertulis

(work plan) untuk mengembangkan koleksi dan SDM satu atau dua

tahun kedepan?

Jawaban: perpustakaan Al-Izahr mempunyai rencana program kerja jangka

pendek dan jangka panjang, bulanan, tahunan dan dua tahunan.

2. Analisis Pemakai

a. Berapa jumlah anggota perpustakaan disini :

SMP, jumlah siswa-siswi 418 orang, dengan guru 34 orang sedangkan SMA

jumlah siswa-siswinya 365 orang dengan guru 39 orang

b. Apakah perpustakaan Anda mengeluarkan angket untuk menggali

kebutuhan pemakai ?

Jawaban:

ya, sesuai kebutuhan, bisa satu tahun sekali bisa dua tahun sekali dikeluarkan

angket untuk guru dan siswa.

3. Seleksi dan ketetuannya

a. Apa kriteria bahan pustaka (buku dll) yg dikembangkan ?

Jawaban: untuk menunjang proses belajar mengajar sesuai perkembangan ilmu

dan teknologi, bermutu dan bersifat mendidik

b. Alat seleksi apa yg digunakan untuk menyeleksi bahan pustaka ?

Jawaban: pameran buku IKAPI, katalog bukuterbaru dari penerbit, dan resensi

buku

c. Siapa yg memilih buku atau pengambil keputusan ?

Jawaban: guru-guru dan siswa-siswi bisa memilih namun persetujuan ada di

kepala sekolah dan pengurus perguruan

85

d. apakah Anda mengetahui (update) terhadap perkembangan buku – buku

yang terbit, bestseller dan sebagainya ?

Jawaban:

ya, informasi dari surat kabar, majalah maupun dari internet, dan lain-lain

e. Cara apa yang Anda lakukan agar tetap update ?

Jawaban: mencari informasi terbaru dari para penerbit buku, informasi dari

kepala sekolah dan para guru disesuaikan dengan media pembelajaran saat

kini, dan informasi dari distributor, toko buku dan lain-lain

4. Pengadaan koleksi;

a. Apa kriteria penerimaan buku ?

Jawaban:

Bermutu dan update, tidak berbau SARA, sesuai materi untuk KBM

b. Apa kriteria penolakan buku ?

Jawaban:

Komik fantasi, buku-buku yang tidak sesuai untuk pendidikan (pornografi,

dan lain-lain)

c. Brp jumlah perbandingan antara fiksi dengan nonfiksi ?

Jawaban: non fiksi 60, fiksi 40

d. Bagaimana prioritas pengadaan buku kaitannya dengan dana ?

Jawaban: pengadaan buku disesuaikan dengan dana anggaran yang telah

disetujui oleh Yayasan.

e. Apakah buku paket diadakan ? bila tidak diadakan mengapa ?

Jawaban: buku paket hanya diadakan di perpustakaan kelas bukan di

perpustakaan utama, disini jumlahnya terbatas.

f. Bagaimana prosedur permintaan pemakai terhadap buku baru ?

Jawaban: Mengisi formulir pengajuan buku yang telah disediakan oleh

perpustakaan, disetujui oleh kepala sekolah setiap unit

g. Jumlah frekuensi dalam pengadaan selama satu tahun ? satu kali, dua

kali atau kondisional ?

Jawaban: kondisional sesuai keperluan

5. Penyiangan (weeding);

a. Apa kriteria weeding yg diterapkan di perpustakaan ini ?

86

Jawaban: buku-buku yang tidak sesuai atau sudah tidak up to date, jumlah

eksemplar terlalu banyak, dan rusak atau halaman hilang

b. apa yang dilakukan selanjutnya terhadap buku yang di weeding ?

(dibuang/disumbang atau..)

Jawaban:

Disumbangkan kepada sekolah-sekolah maupun yayasan-yayasan yang

membutuhkan

6. Evaluasi koleksi

a. Bagaimana evaluasi koleksi dilakukan ?

Jawaban: menyebarkan angket kepada siswa dan guru-guru, melalui atau

mengadakan stock opname minimal 2 tahun sekali dan melihat data statistik

b. Siapa saja yang melakukan evaluasi koleksi ?

Jawaban: Kabag perpustakaan dan para pustakawan

Wawancara tambahan :

Nama Responden : Sutisna

Jabatan : Bagian Pengembangan dan Administrasi Koleksi

Perpustakaan PIIPL (PIIPL)

Tempat Wawancara : Perpustakaan SMP SMA Al-Izhar (PIIPL)

Waktu Wawancara : 4 Februari 2009

7. Bagaimana karakteristik siswa (Al-Azhar) yang Anda ketahui?

Jawaban:

Kritis, melek IT, update terhadap informasi khususnya buku baru dan aktif

8. Apakah Pustakawan memiliki silabus atau kurikulum KBM ?

Jawaban: kita proaktif minta dengan unit sekolah per semester

9. Untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap buku ditanyakan kepada

pustakawan sebutkan buku-buku bestseller 1-2 bulan terakhir?

Jawaban:

Laskar Pelangi, YouTube, Kambing Jantan, Harus Bisa.

10. Berapa kali dalam setahun koleksi diadakan?

Jawaban: 3x dalam 1 semester

87

11. Bagaimana dgn anggaran pengadaan koleksi (limited/unlimitted/ < 5jt/

>5jt….)?

Jawaban: di atas lima juta

12. Berapa waktu yg dibutuhkan untuk mendisplay/menampilkan buku baru

setelah buku diadakan (1pekan/2pekan/…) ?

Jawaban: 2 pekan

13. Bagaimana dengan frekuensi weeding?

Jawaban: rapat selasaan (per pekan) dan rapat tahunan

14. Bagaimana format Evaluasi koleksi dilakukan (rapat evaluasi/.…)?

Jawaban: sesuai job description, 7 staff dibagi-bagi misalnya saya ngurusin dua

kelas koleksi misalnya kelas 000-200


15. Berapa luas (m2) perpustakaan?

Jawaban: 650m2

16. Bagaimana dengan frekuensi kegiatan perpustakaan?

Jawaban: perbulan baik internal dari kita maupun eksternal atau acara sekolah

1. Misi Perpustakaan SMP,SMA Islam al Azhar :Terutama adalah pengembangan sistem instruksional yang merupakan sarana

utama untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan belajar mengajar.

Visi Perpustakaan SMP,SMA Islam Al AzharMewujudkan cendekiawan yang bertaqwa, akhlak mulia, cerdas, terampil, sehatjasmani dan rohani-percaya diri, berkepribadian kuat, berwatak pejuang, mampumengembangkan diri dan keluarga, bertanggung jawab atas pembangunan umatdan bangsa.

2. a.. Tujuan UmumPerpustakaan bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan prosesbelajar mengajar melalui pengembangan sistem instruksional. Hal inidilaksanakan dengan menyediakan berbagai macam pilihan untuk menunjangkegiatan kelas tradisional dan untuk mendorong penggunaan cara cara yangbaru (non-tradisional) yang paling sesuai untuk mencapai tujuan programakademis dan kewajiban kewajiban yang bersifat kelembagaan yangdirencanakan lainnya.

b. Tujuan KhususSecara khusus PSB bertujuan untuk :a. Menyediakan berbagai macam pilihan komunikasi untuk menunjang

kegiatan kelas tradisional.

88

b. Mendorong penggunaan cara cara belajar baru yang paling cocok untukmencapai tujuan program akademis.

c. Memberikan pelayanan dalam perencanaan, produksi, operasional dantindakan lanjutan untuk pengembangan sistem instruksional.

d. Melaksanakan latihan untuk para tenaga pengajar mengenai pengembangansistem instruksional dan integrasi teknologi dalam proses belajar mengajar.

e. Memajukan usaha penelitian yang perlu tentang penggunaan mediapendidikan.

f. Menyebarkan informasi yang akan membantu memajukan penggunaanberbagai macam sumber belajar dengan lebih efektif dan efisien.

g. Menyediakan pelayanan produksi bahan pengajaran.h. Memberikan konsultasi untuk modifikasi dan desain fasilitas sumber

belajar.i. Membantu mengembangkan standar penggunaan sumber sumber belajar.j. Menyediakan pelayanan pemeliharaan atas berbagai macam peralatan.k. Membantu dalam pemilihan dan pengadaan bahan bahan media dan

peralatan.l. Menyediakan pelayanan evaluasi untuk membantu menentukan efektivitas

berbagai cara pengajaran.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan bertujuanmeningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses belajar mengajar. JadiPerpustakaan bukan semata mata suatu tempat atau gudang penyimpananberbagai macam peralatan dan bahan pengajaran.

3. Struktur Organisasi

Majelis Pendidikan

Kabid. Pendidikan SMP,SMA dan Kursus

Kasie. Kurikulum dan Sumber belajar

Koordinator

Staf Perpustakaan Staf AVA dan Produksi mediaLaboratorium

4. Landasan hukum

Ditunjang/berdasarkan Undang undang sebagai berikut :1. TAP MPR RI no. 11/MPR/1993 (GBHN).2. UU RI no.2 th.1989 (Undang undang Pendidikan Nasional) Bab VIII pasal 35.3. Khusus bagi Al Azhar adalah RIP Al Azhar.

89

PELAYANAN PERPUSTAKAAN

1. Pelayanan Sirkulasi Yaitu layanan peminjaman dan pengembalian buku.

Peminjaman Buku

(i) Buku yang akan dipinjam, kartu bukunya dikeluarkan, dan diisi dengan nama dan kelas si peminjam, sertatanggal kembali buku.

(ii) Lalu kartu tersebut dimasukkan ke dalam kanton peminjaman(iii) Slip tanggal kembai diisi dengan tanggal kembali.(iv) Kartu buku dan kantong peminjaman disusun berdasarkan tanggal kembali(v) Petugas mencatat peminjaman pada kartu peminjaman

Pengembalian Buku

(i) Bila suatu buku pinjaman dikembalikan, lihat tanggal kembali yang tertera pada slip tanggal kembalibuku tersebut.

(ii) Telusuri tanggal tersebut pada jajaran kantong peminjaman.(iii) Keluarkan kantong buku dari jajarannya.(iv) Cabut kartu buku dari kantong peminjaman, dan masukkan ke dalam kantong buku yang ada di

bagian belakang buku.(v) Kembalikan kantong peminjaman kepada si peminjam.

2. Pelayanan Referensi

Pustakawan harus mengetahui jenis buku referensi yang dimiliki perpustakaannya dan mempelajari carapenelusuran masing-masing jenis referensi. Pustakawan harus mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan referensiyang dilontarkan pengguna perpustakaan, mampu membantu pengguna dalam menggunakan koleksi referensi danmencari informasi yang terdapat dalam koleksi referensi. Untuk pelayanan referensi ini dibuat pencatatan khusus,agar penggunaan koleksi referensi dapat terpantau.

3. Bimbingan Pembaca

Seringkali pengguna perpustakaan merasa canggung atau tidak terbiasa dengan perpustakaan, tidakmengerti guna perpustakaan selain untuk membaca cerita-cerita. Mereka juga seringkali tidak mengetahui bagaimanamencari informasi yang ada di perpustakaan, dan lain sebagainya. Biasanya ketidaktahuan ini menyebabkan sipengguna tidak tahu bahwa sebenarnya perpustakaan memiliki informasi yang mereka cari, atau dapat menjawabmasalah-masalah yang sedang mereka hadapi. Untuk itu pustakawan harus tanggap dan sigap dalam membantupengguna. Tentunya bantuan yang diberikan sebaiknya yang tidak menyebabkan si pengguna tergantung padapustakawan, yaitu tidak dengan cara memberi langsung buku yang diperlukan, tetapi dengan memberi bimbingan caramencari buku atau informasi yang mereka cari itu.

4. Pelayanan Klasikal

Salah satu cara untuk mengoptimalkan penggunaan koleksi perpustakaan adalah dengan pelayananklasikal, yaitu pelayanan yang diberikan pada satu kelas. Caranya adalah dengan memberikan informasi kepada guru,tentang koleksi perpustakaan yang sesuai dengan bidang studi yang diajarkannya, serta jumlah masing-masing judulbuku tersebut. Untuk pelayanan klasikal ini disiapkan buku khusus untuk mencatatnya

TATA KERJA PELAYANAN

Kegiatan dan tujuan bagian pelayanan perpustakaan pada dasarnya adalah memenuhi kebutuhan pengguna danmempermudah pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkannya, dan juga memberi kemudahan dalam menggunakankoleksi/informasi yang dimiliki perpustakaan.

90

Adapun masyarakat pengguna yang dilayani oleh perpustakaan di YPI Al Azhar adalah murid, guru dan karyawanpada sekolah induk masing-masing perpustakaan tersebut.

Bagian pelayanan terdiri dari 3 bagian, yaitu : peraturan pelayanan, administrasi pelayanan dan kegiatan pelayanan.

1. PERATURAN PELAYANAN

1.1. KEANGGOTAANSetiap koleksi perpustakaan dapat digunakan di dalam perpustakaan oleh semua masyarakat pengguna perpustakaan.Sedangkan untuk dapat menggunakan koleksi perpustakaan ke luar perpustakaan (meminjam), maka setiap penggunaterlebih dahulu harus menjadi anggota perpustakaan. Peraturan keanggotaan dibedakan antara murid dengan guruatau karyawan, sebagai berikut :

1.1.1. Guru/karyawanSetiap guru dan karyawan sekolah yang telah diangkat menjadi guru atau karyawan tetap di YPI Al Azharmaupun yayasan kerjasama secara otomatis adalah anggota perpustakaan, jadi tidak diperlukan pendaftaranlagi.

1.1.2. MuridSetiap murid secara otomatis adalah anggota perpustakaan, jadi tidak diperlukan pendaftaran lagi.

1.2. PERATURAN PEMINJAMAN

1.2.1.WAKTU PEMINJAMAN

1.2.1.1. Guru/karyawanDisarankan setiap guru/karyawan dapat meminjam buku maksimal 5 buah, dengan lamapeminjaman selama 2 minggu.

1.2.1.2. MuridBanyak koleksi yang dapat dipinjamkan adalah 4 buah dengan lama peminjaman 1minggu.

1.2.2.SANKSI-SANKSI1.2.2.1. Setiap keterlambatan diberi sanksi/denda untuk buku referensi Rp. 5000/hari dan non

referensi Rp. 200.-/hari.1.2.2.2. Setiap koleksi yang hilang/rusak harus diganti dengan koleksi yang sama atau sejenis dengan

mutu subyek yang sama.1.3. PENAGIHAN

Bila koleksi yang dipinjam terlambat dikembalikan, maka seminggu setelah tanggal pengembalian seharusnya, yangtertera pada kartu buku, dilakukan penagihan pada pengguna yang bersangkutan. Proses penagihan dibedakan antaraguru dan murid, sebagai berikut :

1.3.1. GURU/KARYAWANSurat penagihan bagi guru/karyawan disampaikan pada yang bersangkutan. Bila masih berlarut, disampaikanmelalui kepala sekolah.

1.3.2. MURIDSurat/nota penagihan murid melalui guru piket. Bila masih berlarut, disampaikan kembali melalui wali kelasatau guru BP, dan bila masih juga berlarut, disampaikan melalui kepala sekolah.

Penjelasan :

1. SELEKSI

91

Kegiatan ini dimulai dengan penyeleksian/pemilihankoleksi yang akan dibeli dan pada waktu meminta sumbangan. Pemilihankoleksi ini dilakukan berdasarkan :

a. Usulan dari guru dalam bentuk format yang berisi :(i) Nomor

Diisi dengan nomor urut pengisian.(ii) Nama guru

Adalah nama guru yang memberikan usulan.(iii) Bidang studi

Yaitu bidang studi yang diajarkan oleh guru yang menyampaikanusulan.

(iv) Judul bukuYaitu judul buku yang diusulkan untuk diadakan.

(v) PengarangYaitu nama pengarang buku yang diusulkan

(vi) PenerbitYaitu nama penerbit yang menerbitkan buku yang diusulkan

(vii) HargaDiisi dengan harga satuan atau harga per set buku yang diusulkan

(viii) JumlahYaitu jumlah buku yang diperlukan

b. Usulan dari murid

c. Usulan dari pustakawan sendiri yang bersifat menunjang mata pelajarandan menambah wawasan bagi pembaca (guru dan murid)

Ketiga usulan tersebut diseleksi lagi berdasarkan :

- sesuai dengan agama dan falsafah negara.- sesuai dengan kebijaksanaan sekolah.- menunjang PBM/KBM.

Untuk memiliki koleksi yang diperlukan tersebut, perpustakaan melakukandua macam kegiatan, yaitu pembelian dan sumbangan.

2. PEMBELIANDilakukan dengan dana yayasan dengan memperhatikan kriteria

3. SUMBANGANSumbangan didapat dengan cara :

a. Mengajukan sumbangan dari murid kelas akhir.b. Mengajukan sumbangan pada peringatan hari-hari besar Islam danNasional.

c. Sumbangan dari orang tua dan instansi baik Pemerintah maupun nonPemerintah.

92

Pengolahan

BAGAN SISTEMATIKA KERJA

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

Penjelasan :

Bahan pustaka

diseleksi

Membubuhkanstempel

dibukuindukkan

Mencantumkan nomor induk

pada koleksi

Membuat konsep katalog

Menentukan tajuk subyek dannomor klasifikasi

? Mengetik kartu katalog

Diperlengkapanbuku

Disusun di rak sesuaicall number

Filing kartu

katalog

Konsep *)Katalog

KoLeksi

*) ditulis dalam buku besar bergaris dengan format aturan menulis sama sepertiformat katalog

93

Koleksi yang masuk ke perpustakaan diperiksa, apakah sesuai dengan pesananatau tidak, rusak atau tidak dan diperiksa juga keutuhan halamannya. Khususuntuk pembelian, bila tidak sesuai atau rusak atau terdapat halaman yang tidakutuh, perpustakaan dapat menyampaikannya ke bagian pengadaan atau penjualyang menawarkan.

I. PRAKATALOGAN

Bila koleksi yang diterima sudah sesuai dengan permintaan, maka dapat diolahlebih lanjut. Berikut ini langkah-langkah pengolahan koleksi yang dilakukan diPerpustakaan Al Azhar, secara berurutan :

1. Pembubuhan cap

Setiap koleksi diberi cap :a. Cap kepemilikan perpustakaan

Dicantummkan di tiga tempat yaitu : di balik halaman judul, di halamanrahasia (kebijakan sekolah) dan di halaman terakhir buku (akhir teks bukutersebut). Halaman rahasia ditetapkan sesuai kebijakan sekolah masing-masing, misalnya pada halaman 11 untuk buku yang berjumlah halamankurang dari 25 dan pada halaman 27 untuk buku dengan jumlah halamanlebih dari 25.

b. Cap inventarisDicantumkan pada halaman judul, pada bagian yang kosong dan tidakmengganggu teks.

2. Membukuindukkan

Setiap buku/koleksi diinventarisir ke dalam buku induk.a. Koleksi buku umum

Dibukuindukkan dalam buku induk buku, dengan cara pengisian sebagai

berikut :

(i) Nomor urutNomor urut buku dicatat dalam buku induk. Penulisannya dimulai dengan nomor 001 dan terus berurutan walaupun

berganti tahun.

(ii) Nomor indukPenulisan nomor induk hampir sama dengan nomor urut, yaitu dimulai dengan nomor 001, namun setiap awal tahun

atau bulan Januari tahun berikutnya dimulai dengan 001 lagi (mis : bulan Desember 2000 nomor induk terakhir sampaiangka 998, maka untuk nomor induk bulan Januari 2001 dimulai dengan 001 lagi, bukan 999).

(iii) PengarangPeraturan pengisian kolom ini secara umum adalah sebagai berikut :

- Gelar/jabatan pengarang (Drs., Ir., MSc., Raden, Haji, dll) tidak perlu dicantumkan.- Nama pengarang yang terdiri dari dua kata atau lebih ditulis dengan cara menuliskan kata yang

paling akhir terlebih dahulu dengan huruf kapital, diikuti tanda koma, lalu kata pertama diikuti katakedua dan seterusnya. Contoh : Ahmad Rally Siregar ditulis : SIREGAR, Ahmad Rally.

94

- Bila pengarang adalah perusahaan atau lembaga atau instansi, dicantumkan sebagaimana tercantumpada buku dan kata pertama ditulis dengan huruf kapital. Contoh : Lembaga Pembinaan danPengembangan Manajemen ditulis LEMBAGA Pembinaan dan Pengembangan Managemen.

- Bila pengarang adalah suatu lembaga pemerintah yang hanya ada satu di suatu negara (misalnyaDepartemen Agama), maka sebelum menuliskan nama departemen tersebut dituliskan pula namanegaranya dengan huruf kapital. Contoh Departemen Agama RI, maka ditulis INDONESIA.Departemen Agama. Agar lebih dalam untuk mengetahui hal ini, sebaiknya sekolah mempunyaibuku peraturan Katalogisasi Judul terbitan Perpustakaan Nasional.

(iv) Judul bukuJudul sebuah buku adalah yang tercantum pada halaman judul buku, bukan cover atau sampul buku. Judul buku

ditulis sesuai dengan apa yang tercantum pada judul buku tersebut, tidak ditambah atau dikurang, namun ditulis persisseperti tertera pada buku itu.

(v) Tempat, nama dan tahun penerbitanDiisi dengan “dimana, oleh perusahaan apa dan bilamana” buku tersebut diterbitkan. Caranya adalah sebagai berikut :Tempat terbit : Nama penerbit, Tahun terbit.

Contoh : Jakarta : Gema Insani Press, 1996.

Bila dalam buku tidak tercantum :

- Tempat terbit, maka ditulis [s.l.]Contoh : [s.l.] : Gema Insani Press, 1996.

- Nama penerbit, maka ditulis [s.n.]Contoh : Jakarta : [s.n.], 1996.

- Tahun terbit, maka ditulis [s.a.]Contoh : Jakarta : Gema Insani Press, [s.a.].

(vi) Volume atau jilidDiisi dengan mencantumkan volume atau jilid buku yang dibukuindukkan, misalnya : Fikih Islam jil.1, maka pada kolom ini dicantumkan angka 1.

(vii) Edisi dan cetakanDiisi dengan edisi dan cetakan buku yang biasanya tercantum pada balik halaman judul.

(viii) EksemplarDiisi dengan jumlah suatu judul buku yang sama, yang dibukuindukkan.

(ix) BahasaKolom ini terbagi menjadi 3 sub kolom, yaitu : Indonesia, Arab dan Inggris. Kolom ini diisi sesuaidengan bahasa yang digunakan dalam buku.

- Bila buku itu baru (C1) maka pada kolom bahasa ditulis angka 1.- Namun bila buku tersebut merupakan C2 dan Cn, maka pada kolom bahasa ditulis tanda

penghubung (-).Dengan data ini dapat diketahui jumlah judul koleksi.

(x) TerbitanKolom ini terbagi menjadi 2 sub kolom, yaitu dalam negeri dan luar negeri. Pengisiannya sesuaidengan di mana buku tersebut diterbitkan, di dalam ataukah di luar negeri. Pengisian sama dengankolom bahasa.

(xi) SumberDiisi sesuai dengan cara perolehan buku tersebut, apakah dari pembelian, sumbangan, denda ataulainnya dan cantumkan harganya untuk mengetahui nilai investarisasi.

(xii) KeteranganDiisi dengan keterangan status buku tersebut, apakah buku pertama (ditulis ‘C1’), buku kedua (ditulis‘C2’) dan seterusnya. Bila berjilid, sertakan keterangan jilid/volumenya, dengan ditandai huruf ‘V’,contoh : C1V1.

b. Koleksi buku paketDibukuindukkan pada buku induk paket dengan cara pengisian sebagai berikut :

(i) NomorDiisi dengan nomor urut buku paket yang dibukuindukkan. Setiap judul buku mendapat satu nomorurut walaupun terdiri lebih dari satu eksemplar, tetapi pada buku itu sendiri ditulis no.urut misalnyano.1 s.d. no 50 bila jumlah buku tersebut ada 50 buah Bila judul buku yang dicatat telah ada padanomor sebelumnya, maka pada kolom ‘nomor’ ini dicantumkan nomor urut terdahulu.

Contoh : pada nomor urut 001 tercantum buku “Kimia untuk SMU”, setelah nomor urut 006, ternyatajudul itu ada lagi, maka pada kolom “nomor” dicantumkan angka 001, bukan 007.

No.001 itu diberikan untuk buku pelajaran yang sesuai dengan daftar pelajaran yang tertulis padaraport yaitu Pendidikan Agama dan seterusnya. Atau cara penomoran buku induk buku pelajaran ini

95

boleh dengan melihat susunan mata pelajaran dalam raport. Misalnya : Agama no.01, PMP/PPKnno.02 dan seterusnya.

(ii) TanggalYaitu tanggal pencatatan.

(iii) JudulDiisi dengan judul buku paket sesuai dengan judul yang tertera pada halaman judul.

(iv) KelasSetiap buku paket selalu diperuntukkan khusus untuk kelas tertentu, dan hal tersebut tercantum padahalaman judul dan sampul buku. Kolom ini diisi dengan kelas yang dimaksud oleh buku pakettersebut.

(v) JilidDiisi dengan jilid/volume buku paket tersebut.

(vi) CawuDiisi dengan keterangan Cawu berlakunya buku tersebut.

(vii) JumlahDiisi dengan jumlah eksemplar buku tersebut.

(viii) KeteranganDiisi dengan informasi yang berkaitan dengan buku tersebut, misalnya jumlah yang hilang, rusak dsb.

3. Mencantumkan nomor induk pada buku

Langkah teraknir dari membukuindukkan ini adalah mencantunkan nomor induk pada bukunya, yaitu pada capinventaris yang terdapat pada halaman judul. Mencantumkannya disertai dengan status copy buku tersebut. Caramenulisnya adalah sebagai berikut : nomor induk/tahun

Contoh : 040/1995

C2

Keterangan : 040 : nomor induk

1995 : tahun koleksi dibukuindukkan

C2 : keterangan copy buku tersebut. Ada 2 buah atau urutan bukuyang kedua dari jumlah buku tersebut.

Cara pengisiannya dapat dilihat pada lampiran 3, gbr.2. hlm 23

II. PENGATALOGAN

1. Pembuatan Konsep Katalog

Buku yang telah dibukuindukkan, kemudian dibuatkan konsep katalog, yang terdiri dari nomor klasifikasi, deskripsibibliografis buku (judul, pengarang, cetakan, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit), deskripsi fisik buku (tebaldan ukuran buku) serta jejakan (subyek buku dan pengarang tambahan). Khusus untuk ukuran buku, bila ukuran bukutidak bulat, maka dibulatkan ke atas, misalnya : 24,6 cm maka dicantumkan pada konsep katalog : 25cm. Bila suatubuku berukuran fisik melebar, maka pada bagian deskripsi fisik ditulis lengkap tinggi x lebar.

Misalnya : 311 hlm. : ilus. ; 15 x 30 cm.

Penulisan konsep kartu ini sebaiknya urut sesuai nomor di buku induk dan ditulis di dalam buku folio bergaris. Bilabuku tersebut merupakan Cn, maka tetap ditulis nomor urutnya dan tidak perlu dibuatkan konsep lagi, tetapi ditulis :“lihat konsep nomor ……. Tahun …….(lihat, C1-nya no....th....) Kemudian pada konsep yang ditunjuk tersebutdicantumkan nomor induk tersebut sebagai Cn-nya.

Biasanya yang didahulukan adalah deskripsi bibliografis, fisik dan jejakan selain subyek buku. Untuk nomorklasifikasi dan subyek buku, ditentukan terakhir setelah deskripsi fisik dan bibliografis selesai. Penentuan nomorklasifikasi di Perpustakaan Al Azhar berdasarkan sistem klasifikasi Desimal Dewey (Dewey Decimal ClassificationsSystems). Sedangkan penentuan subyek didasarkan pada Daftar Tajuk Subyek Untuk Perpustakaan yang dikeluarkanoleh Perpustakaan Nasional RI.

96

2. Pengetikan Katalog

Setelah konsep katalog ini lengkap, maka diketik kartu katalognya. Untuk satu judul buku dibuat 4 jenis kartukatalog, yaitu : katalog shelflist, katalog judul, katalog pengarang dan katalog subyek

3. Filing Katalog

Kartu-kartu katalog yang telah diketik, disusun berdasarkan jenisnya dan masing-masing disusun berdasarkan abjad.Sedangkan kartu shelflist, biasanya disusun tersendiri berdasarkan call number dan ditempatkan di dekat petugas ditempat pengolahan buku

III. PASCAKATALOGAN

1. Perlengkapan buku

Setelah konsep katalog dibuat, buku diberi perlengkapan buku, berupa :

a. Slip tanggal kembali, ditempel di halaman terakhir buku dan tidak menganggu teksb. Kantong buku, ditulis judul buku dan nomor induk, lalu ditempel di bagian dalam cover belakang buku.c. Kartu buku, ditulis nama pengarang, judul buku, call number dan nomor induk, lalu dimasukkan ke dalam

kantong buku.d. Label tahun, ditempelkan pada punggung buku, 2,5 cm dari atas. Keterangan tahun adalah tahun buku induk,

bahan label adalah kertas schotlight berwarna dan tiap tahun buku induk berbeda.e. Label call number, ditempelkan pada punggung buku 3 cm dari bawahf. Khusus untuk koleksi refensi, diberi tanda “R” pada punggung buku bagian tengah.g. Menyampul buku dengan sampul plastik tranparans agar buku rapi, tidak cepat rusak, namun cover buku tetap

terlihat.

Setelah lengkap, buku disusun di rak (shelfing) sesuai dengan kelas dan call numbernya. Khusus koleksi referesidisusun tersendiri, namun tetap berdasarkan call number. Untuk koleksi referensi berseri disusun berdasarkan CallNumber judul seri sehingga koleksi tersebut tidak terpisah dari judul seri (contoh : Khasanah Pengetahuan bagiAnak).

IV. Buku Penghapusan

Untuk buku-buku yang hilang atau rusak ditulis datanya pada buku penghapusan (lamp. 11, hlm. 31) dengan carapengisian sebagai berikut :

(i) NomorAdalah nomor urut pendataan.

(ii) TanggalDiisi dengan tanggal pendataan.

(iii) Nomor indukDiisi dengan nomor induk buku yang hilang.

(iv) KelasDiisi dengan nomor klasifikasi buku yang hilang.

(v) JudulDiisi dengan judul buku yang hilang.

(vi) PengarangDiisi dengan nama pengarang buku yang hilang.

7. Sirkulasi

Yaitu layanan peminjaman dan pengembalian buku.

Peminjaman Buku

97

(vi) Buku yang akan dipinjam, kartu bukunya dikeluarkan, dan diisi dengan nama dan kelas si peminjam, sertatanggal kembali buku.

(vii) Lalu kartu tersebut dimasukkan ke dalam kanton peminjaman(viii) Slip tanggal kembai diisi dengan tanggal kembali.(ix) Kartu buku dan kantong peminjaman disusun berdasarkan tanggal kembali(x) Petugas mencatat peminjaman pada kartu peminjaman

Pengembalian Buku

(vi) Bila suatu buku pinjaman dikembalikan, lihat tanggal kembali yang tertera pada slip tanggal kembalibuku tersebut.

(vii) Telusuri tanggal tersebut pada jajaran kantong peminjaman.(viii) Keluarkan kantong buku dari jajarannya.(ix) Cabut kartu buku dari kantong peminjaman, dan masukkan ke dalam kantong buku yang ada di

bagian belakang buku.(x) Kembalikan kantong peminjaman kepada si peminjam.

2. Pelayanan Referensi

Pustakawan harus mengetahui jenis buku referensi yang dimiliki perpustakaannya dan mempelajari carapenelusuran masing-masing jenis referensi. Pustakawan harus mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan referensiyang dilontarkan pengguna perpustakaan, mampu membantu pengguna dalam menggunakan koleksi referensi danmencari informasi yang terdapat dalam koleksi referensi. Untuk pelayanan referensi ini dibuat pencatatan khusus,agar penggunaan koleksi referensi dapat terpantau.

3. Bimbingan Pembaca

Seringkali pengguna perpustakaan merasa canggung atau tidak terbiasa dengan perpustakaan, tidakmengerti guna perpustakaan selain untuk membaca cerita-cerita. Mereka juga seringkali tidak mengetahui bagaimanamencari informasi yang ada di perpustakaan, dan lain sebagainya. Biasanya ketidaktahuan ini menyebabkan sipengguna tidak tahu bahwa sebenarnya perpustakaan memiliki informasi yang mereka cari, atau dapat menjawabmasalah-masalah yang sedang mereka hadapi. Untuk itu pustakawan harus tanggap dan sigap dalam membantupengguna. Tentunya bantuan yang diberikan sebaiknya yang tidak menyebabkan si pengguna tergantung padapustakawan, yaitu tidak dengan cara memberi langsung buku yang diperlukan, tetapi dengan memberi bimbingan caramencari buku atau informasi yang mereka cari itu.

4. Pelayanan Klasikal

Salah satu cara untuk mengoptimalkan penggunaan koleksi perpustakaan adalah dengan pelayananklasikal, yaitu pelayanan yang diberikan pada satu kelas. Caranya adalah dengan memberikan informasi kepada guru,tentang koleksi perpustakaan yang sesuai dengan bidang studi yang diajarkannya, serta jumlah masing-masing judulbuku tersebut. Untuk pelayanan klasikal ini disiapkan buku khusus untuk mencatatnya

8. Tata Kerja Pelayanan

Kegiatan dan tujuan bagian pelayanan perpustakaan pada dasarnya adalah memenuhi kebutuhan pengguna danmempermudah pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkannya, dan juga memberi kemudahan dalam menggunakankoleksi/informasi yang dimiliki perpustakaan.

Adapun masyarakat pengguna yang dilayani oleh perpustakaan di YPI Al Azhar adalah murid, guru dan karyawanpada sekolah induk masing-masing perpustakaan tersebut.

Bagian pelayanan terdiri dari 3 bagian, yaitu : peraturan pelayanan, administrasi pelayanan dan kegiatan pelayanan.

98

1. PERATURAN PELAYANAN

1.4. KEANGGOTAANSetiap koleksi perpustakaan dapat digunakan di dalam perpustakaan oleh semua masyarakat pengguna perpustakaan.Sedangkan untuk dapat menggunakan koleksi perpustakaan ke luar perpustakaan (meminjam), maka setiap penggunaterlebih dahulu harus menjadi anggota perpustakaan. Peraturan keanggotaan dibedakan antara murid dengan guruatau karyawan, sebagai berikut :

1.4.1. Guru/karyawanSetiap guru dan karyawan sekolah yang telah diangkat menjadi guru atau karyawan tetap di YPI Al Azharmaupun yayasan kerjasama secara otomatis adalah anggota perpustakaan, jadi tidak diperlukan pendaftaranlagi.

1.4.2. MuridUntuk menjadi anggota perpustakaan harus menyerahkan :

- 3 (tiga) lembar pas foto, ukuran 2 X 3 cm, dan- Mengisi formulir keanggotaanKarena setiap murid diwajibkan menjadi anggota perpustakaan, maka pustakawan disarankan bekerjasamadengan bagian Tata Usaha sekolah dalam proses penerimaan anggota baru tersebut.

Setiap anggota perpustakaan ditulis datanya pada buku induk anggota perpustakaan dengan pengisian sebagai berikut :

(i) Nomor Induk Anggota (NIA)Adalah nomor induk yang terdiri dari : nomor urut pendaftaran/perp/bulan/tahun. Misalnya : 027/perp/VII/1999.

(ii) NamaAdalah nama lengkap murid yang menjadi anggota dan apabila dirasa perlu, sertakan pula nama panggilan, dalamtanda kurung, hal ini perlu untuk pesan pada teman-temannya.

(iii) KelasDiisi dengan kelas murid yang menjadi anggota.

(iv) Tempat/tanggal lahirDiisi dengan tempat dan waktu kelahiran murid yang menjadi anggota.

(v) Orang tuaDiisi dengan nama orang tua atau wali murid yang menjadi anggota.

(vi) Alamat/teleponDiisi dengan alamat anggota disertai nomor telepon yang dapat dihubungi.

(vii) Menempelkan satu lembar pas foto anggota yang berukuran 2 X 3 cm. Pada sisi kanan atau kiri.

Kemudian dibuatkan kartu anggota dan kantong peminjamannya. Pengisian kartu anggota adalah sebagai berikut :

(i) Nomor AnggotaDiisi dengan nomor anggota sesuai dengan buku induk anggota.

(ii) Nama, umur, orang tua, sekolah/kelas, dan alamat, diisi sesuai data yang tertera di buku induk anggota.(iii) Mencantumkan tanggal pembuatan kartu.(iv) Menempelkan pas foto anggota ukuran 2 X 3 di sebelah kiri tanggal dan tanda tangan pustakawan.(v) Membubuhkan stempel perpustakaan di antara tanda tangan pustakawan dengan pas foto.

Kartu anggota ini diserahkan pada murid yang menjadi anggota perpustakaan disertai kantong peminjaman. Setiap murid diberiempat buah kantong peminjaman sehingga setiap murid secara otomatis akan meminjam maksimal empat buku dalam waktuyang bersamaan. Pada kantong peminjaman ini terdapat informasi sebagai berikut :

(i) NamaAdalah nama lengkap murid/anggota

(ii) KelasKelas anggota

(iii) AlamatAlamat anggota yang dapat dihubungi

Kantong peminjaman ini harus dibawa setiap kali seorang anggota ingin meminjam buku perpustakaan.

99

1.5. PERATURAN PEMINJAMAN

1.5.1.WAKTU PEMINJAMAN

1.5.1.1. Guru/karyawanDisarankan setiap guru/karyawan dapat meminjam buku maksimal 5 buah, dengan lamapeminjaman selama 2 minggu.

1.5.1.2. MuridBanyak koleksi yang dapat dipinjamkan adalah 4 buah dengan lama peminjaman 1minggu.

1.5.2.SANKSI-SANKSI1.5.2.1. Setiap keterlambatan diberi sanksi/denda untuk buku referensi Rp. 5000/hari dan non

referensi Rp. 200.-/hari.1.5.2.2. Setiap koleksi yang hilang/rusak harus diganti dengan koleksi yang sama atau sejenis dengan

mutu subyek yang sama.1.6. PENAGIHAN

Bila koleksi yang dipinjam terlambat dikembalikan, maka seminggu setelah tanggal pengembalian seharusnya, yangtertera pada kartu buku, dilakukan penagihan pada pengguna yang bersangkutan. Proses penagihan dibedakan antaraguru dan murid, sebagai berikut :

1.6.1. GURU/KARYAWANSurat penagihan bagi guru/karyawan disampaikan pada yang bersangkutan. Bila masih berlarut, disampaikanmelalui kepala sekolah.

1.6.2. MURIDSurat/nota penagihan murid melalui guru piket. Bila masih berlarut, disampaikan kembali melalui wali kelasatau guru BP, dan bila masih juga berlarut, disampaikan melalui kepala sekolah.

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA -...

Documents

Transcript of FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA -...