FAKTOR - FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN · PDF filePROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN...

Sistem Informasi Manajemen, Febby Novita, P056132032.46E, 2013

0

FAKTOR - FAKTOR YANG

MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN

KESUKSESAN DALAM PEMBANGUNAN

DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

DI SUATU PERUSAHAAN

TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc

Disusun Oleh :

FEBBY NOVITA

[P056132032.46E]

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

NOVEMBER 2013

Sistem Informasi Manajemen, Febby Novita (P056132032.46E)

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................. 1

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................... 2

I. PENDAHULUAN ....................................................................................................... 3

I.1. LATAR BELAKANG ................................................................................. 3

I.2. PERUMUSAN MASALAH ........................................................................ 5

I.3. TUJUAN ...................................................................................................... 5

II. TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................................... 6

II.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ...................................................... 6

II.2. PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS .......................... 13

III. PEMBAHASAN ..................................................................................................... 13

III.1. PERMASALAHAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI ...................... 17

III.2. KATEGORISASI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI ........................ 18

III.3. FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SI ................. 19

IV. PENUTUP ............................................................................................................... 22

IV.1. KESIMPULAN ........................................................................................... 26

IV.2. SARAN ........................................................................................................ 27

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 28


2

DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1. Komponen Sistem Informasi ................................................................. 6

Gambar II.2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi ....................................................... 7

Gambar II.3. Skema Sistem Informasi Teknologi ........................................................ 9

Gambar II.4. E-commerce Website Work .................................................................... 11

Gambar II.5. Framework untuk E-commerce .............................................................. 11

Gambar II.6. Skema Bisnis E-commerce .................................................................... 12

Gambar II.7. Tiga Peran Utama Sistem Informasi ...................................................... 13

Gambar II.8. Siklus Pengembangan Sistem Informasi ................................................ 15


3

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. LATAR BELAKANG

Penggunaan sistem informasi untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan kini

telah menjadi suatu tuntutan agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh

karena itu penerapan sistem informasi yang tepat diharapkan dapat menjadi suatu nilai

tambah untuk menjaga agar mata rantai perusahaan tetap berputar dalam menghadapi

persaingan secara global dengan menyediakan data dan informasi yang akurat agar dapat

digunakan dalam setiap pengambilan keputusan bisnis. Berdasarkan hal tersebut, dan

kondisi dinamika bisnis yang sangat dinamis dan penyebaran informasi yang sangat cepat

dan tersebar, maka saat ini perusahaan memerlukan penerapan sistem informasi yang bisa

menyalurkan berbagai informasi dengan cepat, tepat dan spesifik dan dapat membantu

dlam pengambilan keputusan bisnis.

Mengingat penerapan sistem informasi sangat penting bagi perusahaan, maka penerapan

sistem informasi tersebut harus dilakukan dengan sebaik baiknya agar dapat mencapai

tujuan yang diinginkan. Penerapan sistem informasi tersebut bisa saja berhasil ataupun

gagal tergantung bagaimana manajemen yang mengurus pengelolaan sistem informasi

tersebut. Karena sistem informasi tersebut merupakan sebuah program yang saling

berkaitan, dan merupakan sebuah sistem, maka faktor faktor pendukung sistem tersebut

dapat mempengaruhi penerapan sistem informasi tersebut.

Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi,, prosen bisnis struktur

dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khussnya dalam

lingkungan bisnis yang dinamis.

Persaingan, perubahan dan ketidakpastian mewarnai kehidupan lingkungan bisnis.

untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu untuk menangkap, menciptakan

dan memanipulasi informasi internal dan eksternal secara efektif, sehingga manajemen

memiliki pengetahuan untuk mendeteksi secara efektif kapan perubahan kondisi

membutuhkan tanggapan strategi. Untuk menghadapi banyaknya tantangan dalam industri,

maka perusahaan dapat mengimplementasikan sebuah sistem informasi. Penggunaan

sistem informasi diharapkan dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi sebuah


4

perusahaan di dunia bisnis, serta teknologi informasi yang diimplementasikan dengan tepat

dapat menjadi faktor kunci keberhasilan bisnis mereka.

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil

keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang

diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tidak

mengherankan jika keputusan atas investasi sistem informasi menjadi sesuatu hal yang

penting dalam suatu organisasi dan perhatian terhadap faktor-faktor penentu kesuksesan

pengembangan sistem informasi menjadi suatu hal yang penting bagi suatu organisasi.

Teknologi informasi menyerap bagian terbesar dari total modal investasi dari

sebuah perusahaan. Perusahaan berharap dengan menggunakan platform IT untuk

menjalankan proses baru, inovasi produk dan layanan, mendapatkan respon yang lebih

tinggi, dan menerapkan lingkungan perusahaan baru yang bertujuan mengubah struktur

internal mereka menjadi organisasi yang lebih baik.

Salah satu tugas paling menantang yang dihadapi oleh perusahaan adalah

pelaksanaan yang efektif dari IT, karena memerlukan orang untuk memahami, menyerap,

dan beradaptasi dengan persyaratan baru. Banyak yang mengatakan bahwa orang

menyukai kemajuan tetapi membenci perubahan. Sistem informasi tidak akan pernah

berkembang dengan sendirinya, tetapi perlu di dukung banyak faktor-faktor yang mampu

menjadikan efektifitas sistem akan tercapai. Kesuksesan pengembangan sistem informasi

sangat tergantung pada kessesuaian harapan antara system analyst, pemakai (user), sponsor

dan customer. Pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan

implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang

dikembangkan (resistance to change). Karena perubahan dari sistem manual ke sistem

komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan prilaku

dan organisasional. Oleh karena itu, dampak utama dari IT dimediasi oleh sejumlah faktor,

banyak yang membutuhkan pemahaman mendalam tentang konteks organisasi dan

perilaku manusia.

Saat ini hampir semua perusahaan melakukan investasi / implementasi IT, untuk

menunjang bisnis mereka. Tidak sedikit perusahaan yang melakukan implementasi hanya

sebatas mengikuti tren tanpa memahami apa tujuan dari implementasi IT tersebut sehingga

menyebabkan kegagalan dalam implementasinya. Namun tidak sedikit pula perusahaan

yang mampu merasakan manfaat melalui penerapan IT sebagai penunjang bisnis mereka.

Untuk itu, makalah ini akan mengulas “Faktor - Faktor yang Mempengaruhi


5

Kegagalan dan Kesuksesan dalam Pembangunan dan Penerapan Sistem Informasi di

Suatu Perusahaan”.

I.2. PERUMUSAN MASALAH

Dengan latar belakang seperti diuraikan diatas paper ini mencoba untuk menjawab

beberapa permasalahan antara lain mengupas apa yang dimaksud dengan Manajemen

Sistem Informasi dan apa saja yang termasuk dalam komponen-komponennya. Selanjutnya

bagaimana keterkaitan antara sistem informasi dengan proses bisnis suatu perusahaan dan

apakah faktor-faktor partisipasi, komunikasi pemakai, dukungan manajemen puncak,

kompleksitas sistem dan struktur organisasi secara signifikan berpengaruh terhadap

efektifitas dalam pengembangan sistem informasi perusahaan. Terakhir paper ini juga

membahas sousi yang bisa di terapkan untuk menanggulangi hambatan dalam penerapan

sistem informasi di perusahaan.

I.3. TUJUAN

Makalah ini bertujuan untuk mengetahui faktor faktor yang dapat mempengaruhi

kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu

perusahaan juga sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Selain itu juga mengkaji keterkaitan antara sitem informasi dengan proses bisnis

perusahaan, mengindentifikasi berbagai faktor pendukung dalam kesuksesan maupun

kegagalan terhadap penerapan sistem informasi tersebut di suatu perusahaan. Selanjutnya

diharapakan dapat menemukan soluis untuk faktor penghambat terhadap pembangunan dan

penerapannya. Terakhir diharapkan dapat memberi masukan bagi para pengembang sistem

informasi tentang faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efektifitas pengembangan

sistem informasi tentang faktor yang mempengaruhi efektifitas pengembangan sistem

informasi agar dapat dapat menjadi pertimbangan dalam pengembangan sistem informasi

perusahaan.


6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

II.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah

suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional,

manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi

Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output)

dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk

memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010).

Tujuan SIM, yaitu:

� Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,

produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

� Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,

pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

� Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan

data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2010) SIM

merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication

network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang

mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada

Gambar 1

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

Sumber: O’Brien (2010)


7

Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :

• Mendukung proses bisnis dan operasional

• Mendukung pengambilan keputusan

• Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi


II.1.1 Teknologi Informasi

a. Definisi Teknologi Informasi

Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau Infotech.

Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa ahli, diantaranya :

• Haag den Keen (1996), Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang

membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang

berhubungan dengan pemrosesan informasi.

• Martin (1999), Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer

(perangkat keras atau lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan

informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan

informasi.

• Williams dan Swayer (2003), Teknologi Informasi adalah teknologi yang

menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan

tinggi yang membawa data, suara dan video.

Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit maupun

eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi telekomunikasi.

Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi

komputer dan telekomunikasi.


8

b. Pengelompokan Teknologi Informasi

Telah diketahui bahwa teknologi informasi mencakup teknologi komputer dan teknologi

komunikasi. Lebih rinci, teknologi infromasi dapat dikelompokan menjadi 6 teknologi,

yakni teknologi komunikasi, teknologi masukan, teknologi perangkat lunak, teknologi

penyimpanan, dan teknologi mesin pemproses.

1. Teknologi Komunikasi

2. Teknologi Masukan

3. Teknologi masukan (input technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan

peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Piranti masukan yang

lazim dijumpai dalam sistem komputer berupa keyboard dan mouse.

4. Teknologi Mesin Pemroses

Mesin Pemroses (processing machine) lebih dikenal dengan sebutan CPU (Central

Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor. Contoh prosesor yang terkeanl saat

ini, antara lain adalah Intel dan AMD.

5. Teknologi Penyimpanan

Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu memori internal

dan penyimpanan eksternal. Memori internal (biasa juga disebut main memory atau

memori utama) berfungsi sebagai pengikat sementara baik bagi data, program,

maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU. Dua

contoh memori internal yaitu ROM dan RAM. ROM (Read Only Memory) adalah

memori yang hanya bisa dibaca, sedangkan RAM (Read Access Memory) adalah

memori yang isinya bisa diperbaharui.

Penyimpanan eksternal (external storage) dikenal juga dengan sebutan

penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala piranti yang

berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Pengertian permanen disini

berarti bahwa data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan

baik sekalipun komputer sudah dalam keadaan mati (tidak mendapat aliran listrik).

Harddisk, disket, dan flashdisk adalah contoh penyimpanan eksternal.

6. Teknologi Keluaran

Teknologi keluaran (output technology) adalah teknologi yang berhubungan

dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan

sistem. Layar dan monitor dan printer merupakan piranti yang biasa digunakan

sebagai piranti keluaran.


9

7. Teknologi Perangkat Lunak

Perangkat lunak (software) atau dikenal juga dengan sebutan program. Tentu saja

untuk mengerjakan tugas komputer, diperlukan perangkat lunak sendiri. Sebagai

contoh Microsoft Word merupakan contoh perangkat lunak pengolah kata yang

berguna untuk membuat dokumen, sedangkan Adobe Photoshop adalah perangkat

lunak yang berguna untuk mengolah gambar.

c. Komponen Sistem Teknologi Informasi

Yang dimaksud dengan sistem teknologi informasi adalah sistem yang terbentuk

sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Suatu sistem teknologi informasi

pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal yang bersifat fisik, seperti komputer dan

printer, tetapi juga mencakup hal-hal yang tidak terlihat secara fisik, yaitu piranti lunak dan

yang lebih penting lagi adalah orang. Dengan kata lain, komponen utama sistem teknologi

informasi adalah berupa:

1. Data

2. perangkat keras (hardware)\

3. perangkat lunak (software)

4. Perangkat Jaringan (netware)

5. orang (brainware)

Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi



10

Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu

kesatuan untuk mencapai sasaran.

Komponen Input

Komponen Model

Komponen Output

Komponen Teknologi

Komponen Hardware

Komponen Software

Komponen Basis Data

Komponen Kontrol

Komponen Jaringan

Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara

pengklasifikasian. Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT

system, dan general purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis

(sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll),

menurut dukungan terhadap level manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan

transaksi, sistem pendukung keputusan, dan sistem informasi eksekutif), menurut ukuran

dan menurut cara melayani permintaan (klien-server).

II.1.2 E-commerce

E-commerce adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan penjualan barang dan

jasa melalui Internet. Dalam pengertian yang paling umum, hanya menciptakan situs Web

yang mengiklankan dan mempromosikan produk dapat dianggap “e-commerce.” Dalam

beberapa tahun terakhir, bagaimanapun e-commerce telah menjadi jauh lebih canggih.

Bisnis e-commerce sekarang menawarkan toko online yang rumit di mana pelanggan dapat

mengakses ribuan produk, pemesanan, pilih metode pengiriman yang diinginkan dan

membayar untuk pembelian menggunakan kartu kredit mereka.

Sedangkan menurut O’Brien (2011), E-commerce adalah pembelian, penjualan,

pemasaran, dan pelayanan produk, layanan, dan informasi melalui berbagai jaringan

komputer. Banyak perusahaan sekarang menggunakan internet, intranet, extranet, dan


11

jaringan lain untuk mendukung setiap langkah dari proses komersial, termasuk segala

sesuatu dari dukungan iklan, penjualan, dan pelanggan di World Wide Web untuk

keamanan Internet dan mekanisme pembayaran yang memastikan penyelesaian pengiriman

dan proses pembayaran.

Sebagai contoh, sistem e-commerce termasuk situs Web Internet untuk penjualan online,

akses ke database persediaan ekstranet oleh pelanggan besar, dan penggunaan intranet

perusahaan dengan tenaga penjualan untuk mengakses catatan pelanggan untuk

manajemen hubungan pelanggan.

Gambar 4. E-commerce Website Work

Gambar 5. Framework untuk e-commerce


12

II.1.3 E- Business

e-Business atau Electronic business dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang berkaitan

secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran barang dan/atau jasa

dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi dan transaksi ,dan salah satu

aplikasi teknologi internet yang merambah dunia bisnis internal, melingkupi sistem,

pendidikan pelanggan, pengembangan produk, dan pengembangan usaha. Secara luas

sebagai proses bisnis yang bergantung pada sebuah sistem terotomasi. Pada masa sekarang,

hal ini dilakukan sebagian besar melalui teknologi berbasis web memanfaatkan jasa

internet. Terminologi ini pertama kali dikemukakan oleh Lou Gerstner, CEO dari IBM.

Marketspace adalah arena di internet, tempat bertemunya calon penjual dan calon pembeli

secara bebas seperti layaknya di dunia nyata (marketplace). Mekanisme yang terjadi di

marketspace pada hakekatnya merupakan adopsi dari konsep “pasar bebas” dan “pasar

terbuka”, dalam arti kata siapa saja terbuka untuk masuk ke arena tersebut dan bebas

melakukan berbagai inisiatif bisnis yang mengarah pada transaksi pertukaran barang atau

jasa. (http://id.wikipedia.org/wiki/E-business).

E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti

perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan

pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan

data yang telah terkomputerisasi. (Steven Alter. Information System: Foundation of E-

Business. Prentice Hall. 2002)

Gambar 6. Skema Business e-commerce


13

II.2. PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan

dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari

input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem

memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output.

Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian

utama dari sistem informasi:

1. Data yang mendukung informasi

2. Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi

3. Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan

menggunakan sistem informasi

Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis, yaitu :

1. Mendukung proses bisnis dan operasional.

2. Mendukung pengambilan keputusan.

3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif.

Gambar II.7. Tiga Peran Utama Sistem Informasi

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen

dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem

informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi

kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen.


14

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 level manajemen, yaitu :

1. Manajemen Tingkat Atas (Manajemen Strategis), merupakan

manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan

strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan

jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan.

2. Manajemen Tingkat Menengah (Manajemen Taktis), merupakan

keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis

suatu organisasi.

3. Manajemen Tingkat Bawah, merupakan manajemen yang bertanggung

jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus

utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan

koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

4. Pegawai Non-Manajemen, merupakan semua pegawai yang tidak

termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan

horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan

vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan

pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi dan teknologi menjadi

komponen yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organisasi baik bergerak di

bidang bisnis maupun non bisnis. Lebih jauh, saat ini sistem informasi berbasis internet

yang penggunaannya yang semakin luas dan semakin canggih dalam hal kecepatan,

ketepatan dan up-to-date informasi.

Teknologi sistem informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan

bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada

struktur,operasi dan manajemen organisasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :

1. Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi

informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.

2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau

proses.

3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia.


15

Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap

sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang

sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya

kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya,

meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan (R. E. Indrajit, 2000).

Untuk menjawab segala tantangan bisnis dan dalam mengahadapi globalisasi,

sistem informasi menjadi solusi yang tepat bagi para eksekutif dan para mengambil

keputusan dalam membantu proses pengembangan dan memajukan perusahaan. Dalam hal

pengembangan bisnis, seseorang dapat mendesain dan menganalisis suatu permasalahan

suatu aplikasi sistem informasi berdasarkan kebutuhan yang ada.

Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil dan mampu mengatasi

masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini.

Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau

mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan.

Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan

yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis.

Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat

diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus

seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini (O’Brien, 2011) :

Gambar II.8. Siklus Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang

berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para

manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :


16

1. Kurang organisasi yang wajar

2. Kurangnya perencanaan yang memadai

3. Kurang personil yang handal

4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam

merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi

seluruh personil yang terlibat.


17

BAB III

PEMBAHASAN

III.1. PERMASALAHAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Keberhasilan penerapan sistem teknologi informasi tidak semestinya diukur hanya

melalui efisiensi dalam hal menimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya

informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari efektifitas teknologi informasi dalam

mendukung strategi bisnis organisasi , memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan

struktur organisasi dan budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan.

Tantangan utama para manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah mengembangkan solusi

sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis.

Penerapan teknologi informasi yang sesuai di suatu perusahaan bukanlah suatu hal

gampang, Banyak hal yang harus diperhitungkan seperti manajemen perusahaan, budaya

perusahaan, biaya pengadaan perangkat keras maupaun lunak, operator, perawatan dan

masyarakat bila dilibatkan sebagai end user. Dengan adanya komputer untuk membantu

teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar

untuk sistem informasi.

Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang

aktifitas bisnisnya, namun penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali

penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT mengalami kegagalan karena

permasalahan teknis maupun non-teknis. Secara umum, ada 3 isu pokok / hal yang paling

mendasar dalam permasalahn kegagalan dan kesuksesan dalam pengembangan teknologi

informasi di suatu perusahaan, yakni :

1. Tenaga, waktu dan nilai investasi yang sudah ditanamkan perusahan-perusahaan

untuk membangun sistem TI sangat besar namun dalam penerapannya selalu low

utilization atau idle.

2. Penerapan TI yang tepat didunia bisnis akan membawa manfaat yang signifikan.

Terdapat 4 fase yang harus dilalui perusahaan dalam pengelolaan manfaat TI :

� Tahap Visi, pada tahap ini perusahaan harus melihat kembali tujuan

implementasi TI. Untuk itu perusahaan dituntut membentuk arsitektur TI dan

arsitektur bisnis agar keduanya dapat berjalan menuju sasaran yang sama yaitu

untuk mencapai tujuan perusahaan.


18

� Masa Investasi, pada fase ini perusahaan dituntut mampu memisahkan account

TI dengan account lainnya.

� Pengolahan, selain memonitor implementasi dan memperbaiki implementasi TI

yang belum berjalan dengan baik dan sesuai dengan sasaran, perusahaan juga

harus membuat program change management untuk mempersiapkan SDM dari

sisi persepsi, pengetahuan maupun keahlian lewat program pelatihan,

komunikasi maupun team building.

� Saat memanen semua tahap yang telah dilalui, yang diperkirakan dapat terjadi

antara dua hingga tiga tahun.

3. Mulai menurunnya nilai investasi di bidang TI karena rendahnya pemahaman TI

dikalangan pemimpin perusahaan, keterbatasan pendanaan, langkanya tenaga TI

yang berpengalaman dan terampil, lemahnya infrastruktur komunikasi, dan masih

murahnya tenaga kerja manual, Marginal cost cenderung meningkat sementara

marginal revenue tetap (flat).

III.2. KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Secara umum, penilaian kinerja sistem informasi berfokus pada pertimbangan dari

keberhasilan dan kegagalan sistem informasi. Masalah kegagalan sistem informasi dapat

dianalisis dengan mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan sistem informasi akan

memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan,

pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan

sistem informasi dapat diidentifikasi sebagai berikut :

1. Kegagalan Teknis

2. Kegagalan Proyek

3. Kegagalan Organisasi

4. Kegagalan Lingkungan

5. Kegagalan Pembangunan

6. Kegagalan Penggunaan

Tingkat keberhasilan maupun kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan

menjadi 3 tingkat tergantung kepada tingkat keberhasilannya, yaitu :

1. Pertama adalah kegagalan total inisiatif, tidak pernah dilaksanakan atau di mana


19

sistem baru diterapkan tetapi segera ditinggalkan.

2. Kedua adalah kegagalan parsial dari inisiatif, di mana tujuan utama tidak tercapai

atau di mana terdapat hasil yang tidak diinginkan yang signifikan. Terkait dengan

kegagalan parsial adalah kegagalan keberlanjutan mana inisiatif pertama berhasil

tetapi kemudian ditinggalkan setelah satu tahun atau lebih.

3. Ketiga adalah keberhasilan dari inisiatif di mana sebagian besar pemangku

kepentingan mencapai tujuan utama mereka dan tidak mengalami hasil yang tidak

diinginkan.

III.3. FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SI

Ada beberapa faktor penting yang secara langsung mempengaruhi keberhasilan dan

kegagalan proyek sistem informasi. Menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999),

kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena beberapa hal berikut :

1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

2. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus

dilakukan

3. Inkompetensi secara teknologi

4. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi

5. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem

Sementara itu, ada tujuh faktor penentu kesuksesan dalam memformulasikan suatu

strategi TI yang paling efektif, yaitu :

1. Scale dan Scope

2. Necessity dan Speed

3. Principles dan Increments

4. Update dan Review

5. Fit dan Timing

6. Resources dan Skill

7. Support dan Consensus


20

Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan implementasi TI

hampir umum bagi semua perusahaan. Namun prioritas dan pentingnya faktor mungkin

berbeda dari perusahaan ke perusahaan yang lain berdasarkan budaya mereka, wilayah,

struktur organisasi, lingkungan dan bisnis utama yang mereka hadapi. Faktor-faktor yang

mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 5

faktor utama, yaitu :

1. Faktor-Faktor Lingkungan

• Globalisasi

• Lingkungan dinamis

• Kompetisi

2. Faktor Struktur Organisasi Internal

• Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan

struktur dan infrastruktur sistem informasi

• Dukungan dan komitmen manajemen puncak untuk sistem informasi

• Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi

• Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi

• Konteks struktur organisasi

• Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi

3. Faktor Struktur Tim Proyek

• Umpan balik pemimpin proyek untuk tim

• Pengalaman pemimpin proyek

• Pemantauan dan pengendalian proyek

• Pelatihan yang memadai untuk anggota tim

• Peer review atas kemajuan proyek

• Pengalaman anggota tim

• Komitmen anggota tim

• Kontrol diri anggota tim

4. Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek

• Tujuan yang jelas

• Rencana proyek yang detail

• Lingkup proyek yang tepat

• Memanfaatkan metodologi yang efektif


21

• Penggunaan teknologi yang tepat

• Implementasi sistem yang efektif

5. Dukungan Pasca Proyek

• Pelatihan pengguna

• Dukungan software

• Pelatihan staf TI

• Bantuan tepat waktu pada pengguna

Ada hubungan yang erat antara faktor lingkungan dan tingkat keberhasilan dan

kegagalan TI dalam perusahaan karena lingkungan eksternal sering mendorong atau

memaksa perusahaan untuk memanfaatkan aplikasi sistem informasi strategis untuk

bertahan hidup. Dinamika lingkungan merupakan faktor efektif karena ketidakpastian

lingkungan mempengaruhi aplikasi sistem informasi perusahaan. Dalam lingkungan

perusahaan yang stabil dan sederhana umumnya membaca dengan teliti strategi defensif

berdasarkan efisiensi tinggi dan efektivitas biaya. Namun dalam lingkungan yang tidak

pasti suatu perusahaan harus memiliki aplikasi strategis tingkat tinggi agar sistem

informasi sukses karena aplikasi sistem informasi strategis adalah salah satu yang memiliki

efek yang besar terhadap keberhasilan perusahaan dengan mempengaruhi atau membentuk

strategi perusahaan atau memainkan peran langsung dalam pelaksanaan strategi

perusahaan.

Jika perusahaan adalah perusahaan global, maka harus menyesuaikan proyek sistem

informasi aslinya dengan anak perusahaan agar sesuai kondisi anak perusahaan. Jika

perusahaan tidak mampu mencapai sesuai dengan kebutuhan spesifik, proyek sistem

informasi mungkin gagal dengan probabilitas tinggi. Perusahaan menerapkan proyek

sistem informasi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif melalui diferensiasi, inovasi

pengurangan biaya, dan pertumbuhan. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif jika

perusahaan tidak mampu untuk mengembangkan dan menerapkan proyek sistem informasi

yang akan membuat mereka mendapatkan keuntungan kompetitif, perusahaan tidak dapat

mencapai kesuksesan proyek sistem informasi.

Struktur organisasi internal juga mempengaruhi kesuksesan proyek sistem

informasi. Harus terdapat keselarasan antara struktur dan infratruktur perusahaan dengan

struktur dan infrastruktur sistem informasi. Kesesuaian infrastruktur perusahaan dengan


22

infrastruktur sistem informasi adalah tonggak penting dalam menerapkan proyek SI

sebaliknya proyek akan gagal secara dramatis. Kemampuan TI dalam perusahaan harus

sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Jika proyek sistem informasi berada

dibawah kebutuhan perusahaan akan menjadi tidak berguna karena tidak mampu

memenuhi kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, jika proyek sistem informasi berada diatas

kebutuhan perusahaan maka proyek hanya akan mengorbankan waktu dan uang.

Konteks struktural organisasi perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksesan

proyek sistem informasi karena organisasi dengan hirarki tradisional berada dalam

kesulitan besar karena perusahaan lama tidak memadai untuk memproyeksikan secara

rinci. Namun, faktor-faktor ini dapat efektif jika anggota tim memiliki komitmen yang kuat

untuk proyek yang juga membuat mereka memiliki kemampuan kontrol diri. Dengan

kemampuan ini anggota tim dapat memberikan kontribusi yang efektif untuk proyek yang

dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek sistem informasi. Tanpa komitmen

tertentu, anggota tim tidak bisa bekerja dengan keyakinan keberhasilan yang secara

langsung dapat membawa proyek pada kegagalan tertentu.

Ada hubungan yang kuat antara keberhasilan proyek dengan teknologi dan

metodologi yang dipilih untuk mengembangkan dan melaksanakan proyek TI yang

dibutuhkan. Jika perusahaan gagal untuk memilih teknologi dan metodologi yang tepat

sangat mungkin bagi mereka untuk mengalami kegagalan pada akhir proyek. Untuk

mendapatkan keberhasilan perusahaan harus mulai berpikir tentang proyek dengan

mendefinisikan tujuan secara jelas yang juga dapat membantu mereka untuk menentukan

ruang lingkup proyek yang tepat. Dengan tujuan dan lingkup proyek yang didefinisikan

dengan baik, mereka dapat memilih teknologi dan metodologi yang tepat yang disertai

dengan tujuan dan ruang lingkup. Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan

pelaksanaan proyek TI. Namun jika faktor-faktor ini tidak dilengkapi dengan rencana

proyek yang rinci, keberhasilan tidak dapat diperoleh. Setelah memilih metodologi yang

tepat, jika perusahaan berhasil menerapkan proyek TI yang dipilih dapat mencapai tingkat

kesuksesan yang diinginkan.

Menurut Marimin et al. (2006), ada tujuh hal yang harus dihindari dalam

mengembangkan sistem informasi, yaitu sebagai berikut:

1. Tidak berorientasi pada pengguna, meskipun secara teknis sistem canggih.

Sistem seharusnya tidak dinilai atas dasar kecanggihan teknologi yang


23

digunakan, tetapi sejauh mana sistem dapat membantu manajemen dalam

pelaksanaan fungsi-fungsinya. Semakin besar perusahaan, semakin canggih

teknologi informasi yang digunakan. Jika suatu perusahaan ingin

mengembangkan sistem informasi, padahal perusahaannya kecil saja, maka

tidak perlu menggunakan teknologi yang demikian canggih. Cukup

teknologi yang standar atau dapat dibeli di pasar karena standar sistem

informasi sudah banyak diperjualbelikan saat ini.

2. Mencoba melayani semua fungsi manajemen

Pada tahap awal, tim proyek seharusnya tidak berupaya untuk

mengembangkan lebih dari tiga atau empat fungsi manajemen utama, yang

disebut sebagai modul-modul sistem informasi manajemen. Suatu sistem

awal yang terlalu besar akan menambah kompleksitas rancangan,

pengkodean, pelatihan, dan instalasi. Rancangan yang terlalu kompleks

akan memerlukan waktu yang lama untuk membuatnya, karena banyaknya

program yang harus dibuat. Pengkodean yang terjadi juga cukup kompleks.

3. Mengabaikan dukungan manajemen

Dukungan manajemen puncak diperlukan agar proyek sistem berhasil.

Dukungan penuh dari manajemen puncak harus diterima tim, paling tidak

selama masa anggaran proyek sistem informasi manajemen. Hal ini

dikarenakan butuh waktu yang lama bagi sebuah tim untuk menyelesaikan

proyek sistem, dari mulai investigasi sampai implementasi.

4. Semua anggota tim adalah orang ahli komputer

Dalam pelaksanaannya, penyusunan sistem informasi manajemen hanya

ditangani oleh orang yang ahli komputer. Akibatnya, para ahli komputer

tersebut mahir membuat program tapi tidak mengerti program itu akan

digunakan untuk apa oleh perusahaan karena tidak adanya anggota tim yang

memahami fungsi manajemen.

5. Menyepelekan waktu penyelesaian proyek

Lemahnya pengendalian proyek dapat dipecahkan melalui penerapan

manajemen proyek yang baik. Kelemahan umum dari berbagai proyek yang

ada, termasuk proyek pengembangan sistem informasi manajemen, adalah

tidak dapat selesai pada waktunya (on time).


24

6. Menjanjikan pengurangan tenaga kerja pada tahap awal

Kesalahan yang sering diajukan oleh tim proyek pada tahap awal adalah

menjanjikan pengurangan tenaga kerja. Dengan diterapkannya sistem

informasi manajemen, maka beberapa tugas dan pekerjaan mungkin

menjadi hilang. Tetapi, jika pada tahap awal sudah mengisukan akan ada

rasionalisasi, maka tahapan pengembangan sistem selanjutnya akan

mendapat gangguan.

7. Mengembangkan sistem sendiri, padahal dapat dibeli

Sebelum membuat sistem sendiri, organisasi hendaknya

mempertimbangkan alternatif pembelian paket-paket yang ada. Sesudah tim

proyek menentukan spesifikasi sistem, langkah selanjutnya adalah mengkaji

berbagai sistem yang ada di pasar, sebelum membuat keputusan untuk

menyusunnya sendiri di dalam organisasi.

Penerapan metodologi yang dipilih mungkin berhubungan dengan kemampuan

manajerial dan teknis perusahaan serta kemampuan umum dari tim proyek. Agar

memperoleh kesuksesan, perusahaan harus memilih metodologi yang sesuai dengan ruang

lingkup dan kemampuan umum. Metodologi yang hebat dapat membawa mereka pada

kegagalan tertentu jika mereka tidak bisa menerapkannya. Selama pelaksanaan dan setelah

pelaksanaan, perusahaan harus menggunakan teknologi yang tepat guna sesuai yang

dibutuhkan oleh sistem mereka. Hal ini dapat dicapai dengan memilih teknologi yang

fleksibel yang dapat disesuaikan sesuai dengan perubahan kebutuhan perusahaan atau

kebutuhan bagian yang berbeda dari perusahaan.

Siklus hidup proyek sistem informasi tidak berakhir pada tahap implementasi.

Setelah menerapkan sistem informasi proyek pada perusahaan, dukungan dan pelatihan

proyek adalah tahap berikutnya. Pelatihan pengguna adalah masalah penting karena jika

pengguna tidak terlatih dengan baik dan memahami peluang proyek sistem informasi,

mereka akan menolak ke sistem baru dan menolak untuk menggunakannya. Jadi sistem

baru tidak akan digunakan dan dianggap sebagai proyek gagal. Bantuan tepat waktu bagi

pengguna harus didukung oleh anggota proyek sistem informasi sampai pengguna terbiasa

untuk menggunakan sistem.


25

Proyek sistem informasi perlu diperbarui secara berkala sesuai dengan perubahan

teknologi dan kebutuhan pengguna. Kesalahan pasca pelaksanaan proyek yang tidak

terlihat dalam tahap uji coba dapat dikoreksi dengan membersihkan bug dan membuat

pembaruan yang diperlukan. Staf TI di perusahaan harus dilatih tentang sistem yang baru

dan mampu memberikan bantuan yang diperlukan untuk pengguna akhir.


26

BAB IV

PENUTUP

IV.1. KESIMPULAN

Kesuksesan dan Kegagalan penerapan atau implementasi sistem informasi di suatu

perusahaan mempunyai banyak faktor-faktor yang mempengaruhinya. Hal ini menandakan

bahwa tidak selamanya sistem informasi sesuai dengan apa yang diharapkan oleh

perusahaan sebagaiuser. Terdapat faktor-faktor yang menentukan apakah suatu sistem

informasi bisa berjalan dengan baik atau justru sistem informasi tersebut mengalami

kegagalan dalam implementasinya. Beberapa faktor penentu kesuksesan implementasi

sistem informasi di perusahaan di antaranya adalah keterlibatan pengguna, dukungan

pimpinan (manajemen eksekutif), kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang

tepat, dan harapan yang realistis serta faktor-faktor lainnya.

Kegagalan sistem informasi disebabkan oleh diantaranya : kurangnya input dari

pengguna, kurangnya dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif), tidak lengkapnya

pernyataan kebutuhan dan spesifikasi, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang

senantiasa berubah-ubah, inkompetisi secara teknologi. Serta kondisi yang dapat

menyebabkan suatu sistem informasi dikatan gagal adalah Biaya yang berlebihan sehingga

melampaui anggaran, melalui waktu yang diperkirakan Selain mahal, pengembangan suatu

sistem informasi juga biasanya memerlukan waktu yang lama, kelemahan teknis yang

berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan, Gagal

memperoleh manfaat yang diperkirakan serta faktor-faktor lainnya.Sistem informasi sangat

penting bagi keberlangsungan hidup sebuah perusahaan saat ini. Penerapan sistem

informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil dengan baik. Banyak faktor yang

menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi. Beberapa diantaranya

adalah faktor lingkungan, struktur organisasi internal, struktur tim proyek, teknologi yang

sesuai dan metodologi proyek, serta dukungan pasca proyek.


27

IV.2. SARAN

Pengembangan atau penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan sebaiknya

sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini dikarenakan, apabila tidak sesuai dengan

kebutuhan perusahan akan terjadi ketidakefesienan dan ketidakefektifan informasi, yang

akan menyababkan kerugian perusahaan. Untuk menghindari hal tersebut, maka suatu

perusahaan sebaiknya melakukan evaluasi dahulu atau rencana sebelum menggunakan atau

menerapkan sistem informasi yang mempunyai teknologi informasi yang relatif mahal.


28

DAFTAR PUSTAKA

.

O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth Edition. New

York: Mc.Graw-Hill Companies.I

Ismail, M. 2004. Konsep Sistem Informasi Manajemen. http://www.library.usu.ac.id , diakses pada

tanggal 30 Oktober 2013, 22:48.

Mohammad, A. 2003. AIG Lippo: Investasi Miliaran Tak Sia-sia. Majalah SWA. SWA02/XIX/23 Januari - 5

Februari 2003.

O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12.

Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F.

dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta.

Indrajit. R. E. 2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi

Informasi. Elex Media Koputindo. Jakarta

Yudiman, M, Firdanianty, Akbar F dan Sudarmadi, 2003. Bedah Kasus Kebijakan TI. Majalah SWA. SWA

02/XIX/23 Januari-5 Februari 2003.

Sugiarsono, J. 2003. Poteret Kebingungan Investasi TI. Majalah SWA. SWA02/XIX/23 Januari – 5 Februari

2003.

FAKTOR - FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN · PDF filePROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN...

Documents

Transcript of FAKTOR - FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN · PDF filePROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN...