EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN …

1

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN

Studi Kasus pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Yohana Ida Dewantari Wijayanti

NIM : 142114036

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2019

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i

i


Studi Kasus pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:


NIM : 142114036

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


YOGYAKARTA

2019


ii

ii


iii

iii


iv

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO

Ulangan 31: 8

“Sebab Tuhan, Dia sendiri akan berjalan di depanmu, Dia sendiri akan menyertai

engkau, Dia tidak akan meninggalkan engkau; janganlah takut dan janganlah

patah hati”

PERSEMBAHAN:

Skripsi ini saya persembahkan untuk:

Tuhan Yesus Kristus

Bunda Maria

Bapak dan Ibu tercinta yang telah membimbingku sejak kecil hingga

sekarang, ini adalah persembahan dari anakmu untukmu, semoga dengan

hasil ini adalah salah satu dari sedikit cara untuk membanggakanmu dan

engkau adalah motivasi hidupku.


v

v


FAKULTAS EKONOMI

JURURSAN AKUNTANSI-PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul:


(Studi Kasus Pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta)

dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 18 Januari 2019 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi

ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil

dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol

yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang

saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian

atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan

orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak,

dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil

tulisan saya sendiri. Bila kemudian saya terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya

sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya

terima.

Yogyakarta, 31 Januari 2019

Yang membuat pernyataan,



vi

vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH

UNTUK KEPENTINGAN PUBLIKASI AKADEMIS

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama : Yohana Ida Dewantari Wijayanti

Nomor Mahasiswa : 142114036

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada perpustakaan

Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:


(Studi Kasus Pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta)

beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan

kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan,

mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan

data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau

media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya

maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya

sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Yogyakarta

Pada tanggal 31 Januari 2019

Yang menyatakan,



vii

vii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas

segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini

dengan judul “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (Studi Kasus

pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta Tahun 2018)”.

Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi syarat memperoleh gelar sarjana

ekonomi pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata

Dharma Yogyakarta.

Penyusunan skripsi ini tidak akan selesai tanpa bantuan dari berbagai

pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Maka dari itu, penulis

mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya, terutama kepada yang

terhormat:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Universitas

Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan penulis untuk belajar

serta mengembangkan kepribadian diri.

2. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., CA., selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Universitas Sanata Dharma.

4. YFM. Gien Agustinawansari, Drs., M.M., Ak., CA., selaku dosen

pembimbing akademik yang telah membimbing dan mengajar penulis

selama proses perkuliahan.


viii

viii

5. Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.I.P., M.Sc., Ak, C.A selaku dosen

pembimbing MPAT dan skripsi yang telah bersedia membimbing penulis

dalam menyelesaikan skripsi ini.

6. Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta yang telah memberikan

izin bagi penulis untuk melakukan penelitian serta telah memberikan

kerjasama serta dukungan yang sangat berarti bagi penulis.

7. Kedua orangtua tercinta, yang telah mendidik dan mendoakan dengan

penuh kesabaran serta sebagai motivasi utama penulis dalam menyusun

skripsi ini.

8. Sahabat penulis Sr. Yohana, Agata, Cinta, Fani yang selalu memberikan

semangat serta nasihat kepada penulis selama penyelesaian skripsi ini.

9. Teman-teman MPAT kelas F yang senantiasa memberikan semangat,

kritik dan saran yang sangat bermanfaat bagi penulis.

10. Teman-teman Akuntansi angkatan 2014 yang telah memberikan dukungan

dan semangat bagi penulis.

11. Seluruh pihak yang berjasa dalam proses penulisan skripsi yang tidak

dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kata sempurna, oleh

karena itu penulis sangat terbuka akan adanya kritik dan saran yang

membangun guna menyempurnakan skripsi ini.

Yogyakarta, 31 Januari 2019

Penulis,



ix

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .............................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... iii

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN .............................................. iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ......................... v

HALAMAN PERYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ................................................................ vii

HALAMAN DAFTAR ISI .............................................................................. ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ...................................................................... xii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR .................................................................. xiii

HALAMAN ABSTRAK .................................................................................. xiv

ABSTRACT ..................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................... 3

C. Batasan Masalah ............................................................................ 3

D. Tujuan Penelitian .......................................................................... 4

E. Manfaat Penelitian ......................................................................... 4

F. Sistematika Penulisan .................................................................... 5

BAB II LANDASAN TEORI ......................................................................... 7

A. Evaluasi Sistem ............................................................................. 7

B. Sistem Informasi Akuntansi .......................................................... 7

1. Pengertian Sistem ...................................................................... 7

2. Pengertian Informasi ................................................................. 8

3. Pengertian Akuntansi ................................................................ 8

4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi .................................... 9

5. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ......................................... 9

6. Komponen Sistem Informasi Akuntansi ................................... 11


x

x

C. Sistem Pembelian .......................................................................... 12

1. Pengertian Pembelian ................................................................ 12

2. Tujuan Sistem Pembelian .......................................................... 13

3. Informasi yang Dihasilkan dalam Sistem Pembelian ................ 14

4. Fungsi yang Terkait Sistem Pembelian ..................................... 16

5. Prosedur Transaksi Pembelian .................................................. 17

6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian ........... 18

7. Dokumen dalam Sistem Pembelian .......................................... 20

8. Catatan dalam Sistem Pembelian .............................................. 21

9. Ancaman dan Pengendalian Siklus Pengeluaran

(Pembelian dan Pengeluaran Kas) .......... ……… ……………. 22

D. Diagram Alir Flowchart................................................................ 49

E. Hasil Penelitian Terdahulu ............................................................ 50

BAB III METODE PENELITIAN................................................................... 53

A. Jenis Penelitian ................................................................... ……. 53

B. Tempat dan Waktu Penelitian ...................................................... 54

C. Subjek dan Objek Penelitian ........................................................ 54

E. Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 54

F. Teknik Pengambilan Sampel ........................................................ 57

G. Teknik Analisis Data ................................................................... 57

BAB IV GAMBARAN UMUM ..................................................................... 59

A. Sejarah Perusahaan ....................................................................... 59

B. Visi dan Misi ................................................................................ 60

C. Struktur Organisasi Yayasan TPK................................................ 61

D. Kondisi Aktual Organisasi ........................................................... 64

E. Bidang Usaha ................................................................................ 65

F. Tujuan dan Sasaran Bidang Hasil Pokok ...................................... 69

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ....................................... 73

A. Deskripsi enam (6) Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta .... 73


xi

xi

B. Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Pembelian di Toko

Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta berupa flowchart ...... 87

C. Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian yang

Ada Berdasarkan Temuan di Toko Buku Taman Pustaka

Kristen Yogyakarta .................................................................... . 92

D. Solusi Berupa Rekomendasi Naratif untuk Mengatasi

Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian di Toko

Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta ................................. 96

BAB VI PENUTUP......................................................................................... 99

A. Kesimpulan ................................................................................. 99

B. Keterbatasan Penelitian ............................................................... 100

C. Saran ........................................................................................... 100

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 101

LAMPIRAN ..................................................................................................... 103


xii

xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Simbol Flowchart ............................................................................ 48

Tabel 3.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ......................................... 58

Tabel 4.1 Omzet Penjualan Tahun 2000-2010 ................................................ 66

Tabel 4.2 Data Jumlah Terbitan Buku Tahun 2006-2011 ............................... 68

Tabel 5.1 Data Karyawan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen.................. 74


xiii

xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta .................................................................................. 61

Gambar 5.1 Flowchart sistem pembelian tunai Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta ........................................................ 88

Gambar 5.2 Flowchart sistem pembelian kredit Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta ........................................................ 90


xiv

xiv

ABSTRAK


Studi Kasus Pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta


NIM: 142114036

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2019

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan sistem informasi

akuntansi pembelian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta. Penelitian

ini penting dilakukan untuk memberikan rekomendasi pada Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta tentang sistem pembelian.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Teknik pengambilan sampel yang

digunakan adalah purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan cara

observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisa data yang digunakan

adalah melakukan identifikasi komponen sistem informasi akuntansi terkait sistem

pembelian, menggambarkan sistem pembelian dengan flowchart, mengidentifikasi

kelemahan sistem pembelian yang ada dan memberikan solusi berupa

rekomendasi naratif dalam rangka pengembangan dan perbaikan sistem pada

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

Hasil dalam penelitian ini menemukan beberapa kelemahan dalam sistem

informasi akuntansi pembelian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

Kelemahan terjadi karena sistem komputerisasi yang ada belum di optimalkan.

Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Pembelian.


xv

xv

ABSTRACT

EVALUATION OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS OF

PURCHASING

A Case Study at Taman Pustaka Kristen Book Store of Yogyakarta


NIM: 142114036

Sanata Dharma University of Yogyakarta

2019

This study aims to identify the weaknesses of the accounting information

system at the Taman Pustaka Kristen Book Store of Yogyakarta. This research is

important to provide recommendations for the Taman Pustaka Kristen Book Store

of Yogyakarta about purchasing systems.

This type of research is a case study. The sampling technique used was

purposive sampling. Data collecting was done by observation, interviews, and

documentation. The data analysis technique used were identifying the accounting

information system components related to the purchasing system, describing the

purchasing system with the flowchart, identifying the weaknesses of the

purchasing system and providing solutions in the form of narrative

recommendations in order to develop and improve the system in the Taman

Pustaka Kristen Book Store of Yogyakarta.

The result of this study found several weaknesses in the accounting

information system for purchasing in the Taman Pustaka Kristen Book Store of

Yogyakarta. Weakneses occur because existing computerized systems has not

been optimally untilized.

Keywords: Accounting Information System, Purchasing System.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam era informasi yang terus berkembang, persaingan yang ketat harus

dihadapi oleh setiap perusahaan. Akibatnya perusahaan dituntut untuk

melakukan proses operasional secara efektif untuk membantu para manajer

dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat mempertahankan eksistensinya

di dunia bisnis. Dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan

proses operasional perusahaan, seperti pembelian, penjualan, produksi,

pemasaran, pencatatan akuntansi dan aktivitas operasional lainnya,

diperlukan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Oleh karena

itu, pengelolaan sistem informasi akuntansi yang baik diperlukan (Juwitasari,

Marlene, dan Arya: 2015).

Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan pada setiap perusahaan atau

lembaga yang bergerak dalam dunia bisnis, salah satunya pada perusahaan

yang bergerak dalam penjualan buku. Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta merupakan toko buku yang telah menggunakan sistem informasi

akuntansi. Dalam pengamatan peneliti, toko buku ini menggunakan sistem

komputerisasi serta sistem manual. Sistem informasi akuntansi tersebut

digunakan untuk membantu dalam aktivitas operasional yang dilakukan oleh

toko buku, terutama membantu dalam mengelola aktivitas berkaitan dengan

pembelian.

1


2

Aktivitas pembelian tidak dapat dikesampingkan begitu saja di dalam

aktivitas operasional suatu perusahaan, karena pembelian merupakan suatu

aktivitas pengadaan barang yang dapat digunakan untuk memenuhi

kebutuhan perusahaan. Pada setiap perusahaan, terutama perusahaan dagang

di dalam menjalankan kegiatan opersionalnya selalu memerlukan barang-

barang yang pengadaannya harus dibeli dari pihak pemasok (supplier).

Aktivitas tersebut dilaksanakan untuk menunjang efektivitas kerja setiap

bagian sistem pembelian. Idealnya sistem pembelian melibatkan beberapa

bagian yaitu bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan dan bagian

akuntansi yang menangani pembelian. Apabila setiap bagian tidak bekerja

dengan baik sesuai aturan yang berlaku maka dapat menghambat dan

cenderung akan menimbulkan kesalahan dalam aktivitas terkait sistem

pembelian. Sistem pembelian merupakan bagian dari siklus pengeluaran yang

dialamnya terdapat aktivitas pemesanan, penerimaan, dan aktivitas lainnya.

Oleh karena itu, sistem pembelian yang berjalan dan prosedur pembelian

yang baku sangat penting dalam pelaksanaan aktivitas operasional toko

buku.

Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian pada Toko Buku

Taman Pustaka Kristen Yogyakarta sangat dibutuhkan dalam menghadapi

persaingan global. Setiap toko buku dituntut untuk memberikan informasi

lebih akurat, relevan, dan tepat yang merupakan bagian dari kualitas

informasi, sehingga jika dimanfaatkan dengan baik maka akan menjadi sebuah

keunggulan bersaing bagi toko buku.


3

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kelemahan Sistem informasi

akuntansi pembelian yang ada pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta sehingga diperoleh solusi untuk peningkatan kemajuan dan

perkembangan toko buku. Peneliti memfokuskan evaluasi kelemahan sistem

karena cara yang paling mudah untuk melakukan perbaikan sistem yaitu

dengan menemukan dan memperbaiki terlebih dahulu kelemahan sistem yang

ada. Oleh karena hal tersebut memotivasi peneliti untuk melakukan penelitian

yang berjudul “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada Toko

Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka masalah penting yang

menjadi perhatian utama dalam karya tulis ini adalah “Apa sajakah kelemahan

sistem informasi akuntansi pembelian yang terdapat di Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta?”

C. Batasan Masalah

Beberapa batasan masalah dalam penelitian ini yaitu hanya memberikan

informasi mengenai kelemahan dan solusi tentang sistem informasi akuntansi

pembelian. Solusi yang diberikan tentang sistem informasi akuntansi

pembelian hanya berupa rekomendasi naratif dan bukan merupakan

rekomendasi rancangan sistem. Penelitian ini hanya memberikan informasi

mengenai kelemahan dan solusi dikarenakan dengan mengidentifikasi

kelemahan yang ada peneliti berharap dapat memberikan saran untuk


4

membantu kemajuan dan perkembangan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta.

D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan, tujuan dari penelitian

ini adalah untuk mengidentifikasi kelemahan sistem informasi akuntansi

pembelian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta, sehingga dapat

digunakan sebagai informasi untuk pengambilan keputusan manajemen dalam

mengatasi kelemahan yang ada.

E. Manfaat Penelitian

Penelitian ini dilakukan guna memperoleh manfaat sebagai berikut:

1. Bagi Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

Penelitian ini bisa memberikan informasi dan rekomendasi bagi Toko

Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakata untuk meningkatkan sistem

informasi akuntansi pembelian.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

Penelitian ini dapat memberikan kontribusi dalam pengembangan ilmu

pengetahuan dibidang Akuntansi khususnya sistem pembelian serta dapat

digunakan sebagai referensi bagi penelitian selanjutnya.

3. Bagi Peneliti

Penelitian ini dapat meningkatkan pemahaman peneliti mengenai sistem

informasi akuntansi pembelian yang telah diterapkan di lapangan.


5

F. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Bagian ini membahas mengenai latar belakang, rumusan

masalah, batasan penelitian, tujuan penelitian, manfaat

penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bagian ini menguraikan mengenai teori-teori yang terkait

dengan evaluasi sistem informasi akuntansi pembelian.

BAB III METODE PENELITIAN

Bagian ini menjelaskan jenis penelitian, tempat dan waktu

penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik

pengumpulan data, teknik pengambilan sampel teknik dan

teknik analisis data.

BAB IV GAMBARAN UMUM

Bagian ini menjelaskan tentang gambaran umum Toko

Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta yang terdiri dari

sejarah organisasi, visi dan misi, struktur organisasi,

kondisi aktual organisasi, bidang usaha, tujuan dan sasaran

bidang hasil pokok.

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

Bagian ini menguraikan hasil penelitian mengenai deskripsi

komponen, gambaran bagan alir (flowchart), kelemahan

beserta rekomendasi naratif sistem informasi akuntansi


6

pembelian yang terdapat di Toko Buku Taman Pustaka

Kristen Yogyakarta.

BAB VI PENUTUP

Bagian ini membahas kesimpulan, keterbatasan, dan saran

penelitian yang telah dilakukan terkait sistem informasi

akuntansi pembelian.


7

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Evaluasi Sistem

Menurut Ranatarisza dan Max (2013: 81) Evaluasi sistem merupakan

langkah untuk mendapatkan tanggapan dari penerapan sistem baru, dari

tanggapan yang muncul kita dapat melakukan evaluasi, berikutnya adalah

tindakan pengawasan atas pelaksanaan sistem baru tersebut. Dalam tindakan

pengawasan dimaksudkan untuk melakukan kroscek apakah sistem baru

tersebut dapat berfungsi, atau menjadi masalah baru. Sehingga selama masa

evaluasi inilah dapat dilakukan perbaikan-perbaikan yang disesuaikan dengan

keadaan lapangan.

B. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem

Menurut Widjajanto (2001: 2), “Sistem adalah sesuatu yang memiliki

bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu

melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output.”

Menurut Romney dan Paul (2015: 3), “Sistem (system) adalah dua atau

lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai

tujuan.”

Mulyadi (2016: 2) menyatakan bahwa suatu sistem pada dasarnya

adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang

lainnya, yang berfungsi bersama-sama mencapai tujuan tertentu. Dari

7


8

definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem

sebagai berikut:

a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.

b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang

bersangkutan.

c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan system

d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Setiap sistem dibuat untuk menangani suatu yang berulang atau yang

secara rutin terjadi.

2. Pengertian Informasi

Menurut Widjajanto (2006: 1.6), “Informasi adalah data yang sudah

diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan. Data adalah

representasi dari objek.”

Menurut Romney dan Paul (2015: 4) “Informasi adalah data yang

telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses

pengambilan keputusan. Sebagaimana perannya, pengguna membuat

keputusan yang lebih baik secara kuantitas dan kualitas demi peningkatan

informasi.”

3. Pengertian Akuntansi

Menurut Widjajanto (2006: 18) “Akuntansi adalah proses mencatat

dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-

pihak yang berhak dan berkepentingan. Selain itu, akuntansi juga

menginterpretasikan (membaca) informasi akuntansi yang diterimanya.”


9

4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Widjajanto (2006: 1.9), “Sistem informasi akuntansi adalah

sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data

transaksi, mengolah data, dan menyajikan informasi akuntansi kepada

pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak eksternal (pembeli,

pemasok, kerditur, dan sebagainya).”

Bodnar dan William (2006: 3) menyatakan “Sistem informasi

akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan

peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya

ke dalam informasi.”

Menurut Diana dan Lilis (2011: 4), “Sistem informasi akuntansi adalah

sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta

melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.”

Romney dan Paul (2015: 10) menyebutkan bahwa “Sistem informasi

akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat,

menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi

pengambil keputusan.”

5. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Mardi (2014: 4) terdapat tiga tujuan sistem informasi

akuntansi, yaitu:

a. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang

diberikan kepada seseorang (to fulfill obligation relating to

stewardship). Pengelolaan perusahaan selalu mengacu kepada


10

tanggung jawab manajemen guna menata secara jelas segala sesuatu

yang berkaitan dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Keberadaan sistem informasi membantu ketersediaan informasi yang

dibutuhkan oleh pihak eksternal melalui laporan keuangan tradisional

dan laporan yang diminta lainnya, demikian pula ketersediaan laporan

internal yang dibutuhkan oleh seluruh jajaran dalam bentuk laporan

pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan.

b. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi

pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by

internal decision makers). Sistem informasi menyediakan informasi

guna mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai

dengan pertanggungjawaban yang ditetapkan.

c. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional

perusahaan sehari-hari (to support the-day-to-day operations). Sistem

informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas dalam

berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebih produktif.

Lingkup sistem informasi akuntansi dapat dijelaskan dari manfaat yang

didapat dari informasi akuntansi. Sedangkan menurut Diana dan Lilis

(2011: 5), manfaat atau tujuan sistem informasi akuntansi tersebut adalah

sebagai berikut:

a. Mengamankan harta/kekayaan perusahaan.

b. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan.

c. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal.


11

d. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi.

e. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan).

f. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran

perusahaan.

g. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan

dan pengendalian.

6. Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Al Fatta (2007: 6) menyatakan bahwa “komponen (component)

merupakan kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang

mentranformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output).

Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.”

Sistem informasi akuntansi tersusun dari beberapa komponen utama.

Menurut Romney dan Paul (2015: 11) suatu sistem informasi akuntansi

terdiri dari 6 (enam) komponen, antara lain:

a. Orang yang menggunakan sistem. Dalam Al Fatta (2007: 10)

disebutkan manusia yaitu personel dari sistem informasi, meliputi

manajer, analis, programmer, dan operator, serta bertanggungjawab

terhadap sistem.

b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan,

memproses dan menyimpan data. Menurut Al Fatta (2007: 10)

menyatakan prosedur merupakan tata cara yang meliputi strategi,

kebijakan, metode, dan peraturan-peraturan dalam menggunakan

sistem informasi berbasis komputer.


12

c. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya. Dalam Al Fatta

(2007: 10) menyebutkan database yaitu kumpulan data dan informasi

yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses

pengguna sistem informasi.

d. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data. Adapun, Al

Fatta (2007: 10) menyebutkan bahwa perangkat lunak yaitu program

dan instruksi yang diberikan ke komputer.

e. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat

peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam

SIA. Menurut Winarno (2006: 2.3) perangkat keras komputer dan

berbagai perangkat pendukungnya, yang semuanya berfungsi untuk

mencatat data, menggolah data, dan menyajikan informasi, baik secara

hardcopy (tercetak) maupun softcopy (tidak tercetak). Jaringan

komunikasi baik dengan kabel, gelombang radio, maupun sarana lain,

yang berfungsi untuk menghantarkan data dan informasi dari satu

tempat ketempat yang lain.

f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan

data SIA. Menurut Winarno (2006: 2.3) Pengendalian berfungsi untuk

menjamin agar setiap komponen sistem dapat berfungsi dengan baik.

C. Sistem Pembelian

1. Pengertian Pembelian

Menurut Diana dan Lilis (2011: 122), “Pembelian barang dagang

adalah barang yang dibeli untuk langsung dijual kembali, tanpa ada

kegiatan untuk memberi nilai tambah pada produk tersebut.”


13

Bondar dan Wiliam (2006: 343) menyatakan bahwa “Prokuremen

adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan

mendapatkan barang atau jasa. Pembelian adalah sinonim untuk

prokuremen.”

Terdapat delapan langkah umum dalam proses prokuremen adalah,

sebagai berikut; menentukan kebutuhan, memilih sumber daya, permintaan

untuk quotation, memilih pemasok, menerbitkan pesanan pembelian,

penerimaan barang, verifikasi faktur dan pembayaran kepada pemasok.

Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa pembelian dan

prokurmen adalah sama. Oleh karena itu, pembelian adalah sekumpulan

perangkat atau komponen sistem yang berfungsi untuk mencatat data

transaksi, mengolah data dan menyajikan informasi akuntansi pembelian

(pengadaan barang) kepada pihak internal maupun eksternal.

2. Tujuan Sistem Pembelian

Menurut Diana dan Lilis (2011: 144), sistem informasi pembelian

dibangun dengan tujuan untuk:

a. Memastikan bahwa perusahaan membeli barang yang dibutuhkan

dengan tepat waktu.

b. Memastikan bahwa perusahaan tidak terlambat membayar utang yang

telah jatuh tempo.

c. Memastikan bahwa perusahaan membayar utang untuk barang yang

benar-benar diterima.


14

d. Memastikan bahwa tidak ada peluang kecurangan dalam siklus

pembelian yang dapat dimanfaatkan oleh karyawan.

3. Informasi yang Dihasilkan dalam Sistem Pembelian

Menurut Diana dan Lilis (2011: 148) salah satu tujuan sistem

informasi pembelian adalah untuk menghasilkan ragam informasi yang

dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan. Berikut ini

beberapa informasi yang mestinya bisa dihasilkan oleh sebuah sistem

informasi pembelian:

a. Saldo utang setiap pemasok

Saldo utang setiap pemasok ini berguna untuk mengetahui saldo

utang kepada setiap pemasok. Informasi ini berguna terutama jika

pemasok menetapkan limit kredit (beberapa kita boleh berhutang ke

pemasok). Apabila utang kita telah mencapai limit dan kita

memerlukan barang tertentu dari pemasok tersebut (karena kita hampir

kehabisan barang), maka sekalipun belum saatnya jatuh tempo,

perusahaan harus melunasi sebagian utang ke pemasok tersebut agar

dapat membeli barang yang dibutuhkan tersebut.

b. Tabel umur utang

Tabel umur utang berguna untuk memantau utang-utang kita.

Jangan-jangan ada utang yang telat belum dibayar. Sangat mungkin,

perusahaan terlewat membayar utang kepada pemasok tertentu, apa

lagi jika pemasok tersebut memasok barang yang bukan favorit

pelanggan. Pemasok barang kurang laris tersebut ada kalanya tahu diri


15

(atau mungkin sadar bahwa posisi mereka lemah karena produk

mereka bukan produk yang cepat perputarannya), dan mereka tidak

berani mendesak perusahaan untuk segera melunasi utang.

c. Utang yang hampir jatuh tempo

Informasi ini berguna untuk memantau utang yang hampir jatuh

tempo. Bagian utang sangat berkepentingan dengan informasi ini agar

tidak ada utang yang terlewat untuk membayar dan setiap utang dapat

dilunasi sebelum atau pada saat tanggal jatuh tempo. Perusahaan perlu

menjaga komitmen dalam pelunasan utang, agar perusahaan dipercaya

oleh pemasok dan tidak mengalami kesulitan untuk mendapatkan

barang.

d. Total pembelian per bulan

Informasi total pembelian per bulan berguna untuk menyusun

laporan laba rugi per bulan. Informasi ini dapat dirinci dengan

melaporkan pembelian untuk setiap kelompok persediaan, seperti total

pembelian barang dagangan dan total pembelian barang habis pakai.

e. Retur pembelian per bulan

Retur pada dasarnya dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu retur

karena produk telah kedaluwarsa dan retur karena barang yang

diterima dari pemasok cacat (tidak memenuhi kualitas yang

disyaratkan). Informasi retur ini diperlukan untuk menilai kualitas

produk. Jika produk serupa dari pemasok lain jarang diretur, maka

perusahaan bisa mempertimbangkan untuk mengambil produk dari


16

pemasok lain dan menghentikan pembelian dari pemasok yang

produknya kurang berkualitas.

4. Fungsi yang terkait Sistem Pembelian

Menurut Mulyadi (2016: 244), ada empat fungsi yang terkait dengan

pembelian, yaitu:

a. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan

untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

Untuk barang-barang yang tidak langsung dipakai (tidak ada

persediaan barangnya digudang), permintaan pembelian diajukan oleh

pemakai gudang.

b. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian berada di

tangan bagian pembelian.

c. Fungsi Penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok

guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak

oleh perusahaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima

barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.


17

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah

fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat

utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam

register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen

sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau

menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi

pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok

persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

5. Prosedur Transaksi Pembelian

Menurut Mulyadi (2016: 244), secara garis besar transaksi pembelian

mencakup prosedur berikut ini:

a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi

pembelian.

b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

c. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok

dan melakukan pemilihan pemasok.

d. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang

dipilih.

e. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok.

f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi

gudang untuk disimpan.


18

g. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi

akuntansi.

h. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar

faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban

yang timbul dari transaksi pembelian.

6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2016: 244), jaringan prosedur yang membentuk

sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Prosedur permintaan pembelian.

Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi

pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk

barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang

mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian

dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat

penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk

memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai

pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.


19

c. Prosedur order pembelian.

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada

unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi

penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatatan

utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh

perusahaan.

d. Prosedur penerimaan barang.

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuanitas, dan mutu barang yang diterima dari

pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk

menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur pencatatan utang.

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen

dokumen yang terkait dengan pembelian (surat order pembelian,

laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok). Dan

menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen

sumber sebagai catatan utang.

f. Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.


20

7. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian

Menurut Mulyadi (2016: 246), dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi pembelian adalah:

a. Surat permintaan pembelian.

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti

dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat

dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi

pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

b. Surat permintaan penawaran harga.

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang (tidak repetitive),

yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

c. Surat order pembelian.

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih.

d. Laporan penerimaan barang.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercatum dalam surat

order pembelian.


21

e. Surat perubahan order pembelian.

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order

pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut

dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,

spesifikasi, penggantian (subsitusi) atau hal lain yang bersangkutan

dengan perubahan desain atau bisnis.

f. Bukti kas keluar.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang

sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai dan makasud pembayaran (befungsi sebagai remittance

advice).

8. Catatan yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2016: 252), catatan yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian adalah:

a. Register bukti kas keluar (voucher register).

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah register bukti kas keluar.


22

b. Jurnal pembelian.

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah jurnal pembelian.

c. Kartu utang.

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account

payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat

utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan

utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang

berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang

belum dibayar.

d. Kartu persediaan.

Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok

persediaan yang dibeli.

9. Ancaman dan Pengendalian Siklus Pengeluaran (Pembelian dan

Pengeluaran Kas)

Adapun ancaman beserta pengendalian dalam siklus pengeluaran

(pembelian dan pengeluaran kas) menurut Romney dan Paul (2015: 469),

masalah-masalah umum keseluruhan siklus pengeluaran adalah sebagai

berikut:

a. Aktivitas Pemesanan

Menurut Romney dan Paul (2015: 472) pemesanan ini terlebih

dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa


23

banyak yang dibeli kemudian memilih dari pemasok mana untuk

membeli. Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan

masalah signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan

sistem profesional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola

persediaan.

1) Data induk yang tidak akurat atau tidak valid

Menurut Romney dan Paul (2015: 467) kesalahan dalam data

induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari pemasok yang

tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior

(rendah), pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman

pembayaran ke alamat yang salah, dan penipuan pembayaran ke

pemasok fiktif. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat

menghasilkan penundaan produksi dikarenakan kurangnya bahan

baku kunci yang tidak diantisipasi atau pembelian yang tidak perlu

dan kelebihan persediaan. Kesalahan dalam data induk pembelian

dapat menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi dan

kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang telah dinegosiasi.

Pengendalian:

a) Pengendalian integritas pemrosesan data

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) untuk

menanggulangi atas data induk yang tidak akurat atau tidak

valid adalah menggunakan pengendalian integritas pemrosesan

data.


24

b) Pembatasan akses terhadap data induk.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) juga penting untuk

membatasi akses data induk siklus pengeluaran dan

mengonfigurasi sistem sehingga hanya pegawai berwenang

yang dapat membuat perubahan atas data induk. Ini

mensyaratkan perubahan konfigurasi dasar atas peran pegawai

dalam sistem ERP untuk secara tepat memisahkan tugas-tugas

yang tidak kompatibel.

c) Tinjauan atas seluruh perubahan terhadap data induk.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) pengendalian

detektif yang penting adalah untuk secara teratur menghasilkan

sebuah laporan atas seluruh perubahan untuk data induk dan

meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database tetap

akurat.

2) Pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) Ancaman umum kedua

adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif,

seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga

khusus yang ditawarkan pemasok yang dipilih.

Pengendalian:

a) Pengendalian akses.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) salah satu cara

untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk


25

mengonfigurasi sistem tersebut guna membatasi kemampuan

pegawai untuk menggunakan kemampuan permintaan yang

melekat sistem tersebut pada tabel dan field tertentu.

b) Enkripsi.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) data sensitif

seharusnya dienkripsi dalam penyimpanan untuk mencegah

pegawai TI yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP

dari penggunaan peralatan sistem pengoperasian untuk

menampilkan informasi sensitif. Informasi dipertukarkan

dengan para pemasok melalui Internet seharusnya juga

dienkripsi selama transmisi.

3) Kehilangan atau penghancuran data.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) ancaman umum ketiga

dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan kehilangan atau

penghancuran data induk.

Pengendalian:

a) Backup dan prosedur pemulihan bencana.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) cara terbaik untuk

menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan

backup dan prosedur pemulihan bencana.

Menurut Romney dan Paul (2015: 357) Prosedur backup

data didesain untuk menghadapi situasi di mana informasi tidak

dapat diakses karena file atau database yang relevan telah


26

menjadi korup/rusak akibat kegagalan perangkat keras, masalah

perangkat lunak, atau kesalahan manusia, namun sistem

informasinya masih berfungsi.

Menurut Romney dan Paul (2015: 359) sebuah rencana

pemulihan bencana (Disaster Recovery Plan atau DRP)

menguraikan prosedur-prosedur untuk mengembaliakan fungsi

TI sebuah organisasi akibat kejadian hancurnya pusat data

karena bencana alam atau tindakan terorisme.

4) Kinerja yang buruk.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) sebuah praktik terbaik

adalah mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian

terpisah. Kejadian pertama disebut sebagai produksi, digunakan

untuk memproses aktivitas harian. Kedua, digunakan untuk

pengujian dan pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya

dipertahankan sebagai backup online terhadap sistem produksi

untuk meyediakan pemulihan secara real time.

Pengendalian:

a) Laporan manajerial.

Menurut Romney dan Paul (2015: 468) kemampuan

pelaporan yang ekstensif sebuah sistem ERP dapat digunakan

untuk mengawasi ancaman kinerja yang buruk. Oleh karena

persediaan menunjukan sebuah investasi yang dapat diukur atas

modal kerja, laporan yang membantu mengelola persediaan


27

sangat berharga. Sebuah ukuran kunci untuk mengevaluasi

manajemen persediaan adalah perputaran persediaan, yang

merupakan rasio dari harga pokok penjualan dibagi dengan

persediaan ditangan.

5) Kekurangan dan kelebihan persediaan.

Menurut Romney dan Paul (2015: 474) Catatan persediaan

yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan

mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan

persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya.

Pengendalian:

a) Sistem persediaan perpetual.

Menurut Romney dan Paul (2015: 474) Metode persediaan

perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa

informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui. Meskipun

demikian, kesalahan entri data dapat menyebabkan catatan

persediaan perpetual tidak akurat karena pengetik ahli juga

membuat kekeliruan.

b) Kode bar atau label RFID.

Menurut Romney dan Paul (2015: 474) Oleh karena itu,

diperlukan penggunaan teknologi informasi untuk

mengeliminasi kebutuhan bagi entri data manual agar dapat

meningkatkan ketepatan pencatatan persediaan perpetual.

Pemberian kode batang adalah salah satu opsi, tetapi ini bukan


28

yang paling ampuh. Kesalahan masih dapat terjadi jika pegawai

berupaya untuk menghemat waktu dengan memindai satu

barang dan kemudian memasukan kuantitas secara manual.

Melekatkan label RFID ke masing-masing produk dapat

mengeliminasi masalah karena pembaca secara otomatis

mencatat setiap barang. Teknologi RFID juga lebih efisien dari

pada kode batang karena tidak perlu manusia untuk

menyelaraskan kode batang pada produk dengan pembaca.

Meskipun demikian, teknologi RFID lebih mahal dibandingkan

kode batang dan tidak dapat digunakan pada setiap jenis

produk.

c) Perhitungan persediaan fisik secara periodik.

Menurut Romney dan Paul (2015: 475) penting juga untuk

menghitung persediaan di tangan secara periodik dan

menyelidiki setiap ketidaksesuaian antar hitungan tersebut dan

catatan persediaan perpetual.

6) Membeli barang yang tidak dibutuhkan.

Menurut Romney dan Paul (2015: 475) Ancaman lainnya

adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan.

Pengendalian:

a) Sistem persediaan perpetual.

Menurut Romney dan Paul (2015: 475) catatan persediaan

perpetual yang akurat memastikan validitas permintaan


29

pembelian yang dihasilkan sistem pengendalian persediaan

secara otomatis.

b) Tinjauan dan persetujuan permintaan pembelian

Menurut Romney dan Paul (2015: 475) Para penyelia perlu

meninjau dan menyetujui permintaan pembelian yang dimulai

dari masing-masing pegawai.

c) Fungsi pembelian tersentralisasi.

Menurut Romney dan Paul (2015: 475) Sebuah masalah

terkait adalah berbagai pembelian barang yang sama oleh

subunit yang berbeda dari perusahaan. Akibatnya, perusahaan

mungkin menyimpan persediaan yang lebih besar dibandingkan

dengan persediaan yang diinginkan dan mungkin akan gagal

dalam memanfaatkan diskon volume yang tersedia. Sebuah

fungsi pembelian tersentralisasi menanggulangi ancaman

semacam ini.

7) Membeli pada harga yang melambung

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) biaya komponen yang

dibeli menunjukan sebuah porsi substansial dari total biaya

beberapa produk yang diproduksi. Oleh karena itu, perusahan-

perusahaan berjuang untuk mengamankan harga terbaik bagi

barang-barang yang mereka beli. Beberapa prosedur dapat

membantu memastikan perusahaan tidak membayar terlalu banyak

untuk produk tertentu.


30

Pengendalian:

a) Daftar harga

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) daftar harga bagi

barang yang sering dibeli seharusnya disimpan dalam komputer

dan dikonsultasikan ketika pesanan dibuat.

b) Penawaran yang kompetitif

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) harga dari barang-

barang berbiaya rendah dapat langsung ditentukan dari katalog.

Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya diminta untuk

produk berbiaya tinggi dan khusus.

c) Tinjauan pesanan pembelian.

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) pesanan pembelian

seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa kebijakan ini

telah diikuti.

d) Anggaran.

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) anggaran juga

membantu dalam mengendalikan biaya pembelian. Pembelian

seharusnya dibebankan ke sebuah rekening yang merupakan

tanggung jawab dari seseorang atau departemen yang

menyetujui permintaan. Biaya sebenarnya (biaya aktual)

seharusnya dibandingkan secara periodik dengan potongan

anggaran. Untuk memfasilitasi pengandalian, laporan ini harus

menekankan setiap penyimpangan yang signifikan dari jumlah


31

yang dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip dari

manajemen dengan pengecualian).

8) Membeli barang yang berkualitas inferior.

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) Dalam upaya untuk

mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya

adalah membeli produk yang berkualitas inferior. Produk dibawah

standar dapat menghasilkan penundaan produksi yang mahal.

Terlebih lagi, biaya scrap dan pengerjaan ulang sering

menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi dibandingkan

jika bahan baku yang berkualitas tinggi dan lebih mahal yang telah

dibeli sebelumnya. Melalui pengalaman, para pembeli biasa

mempelajari pemasok mana yang menyediakan barang berkualitas

terbaik pada harga yang kompetitif. Pengetahuan informal tersebut

harus digabungkan ke dalam prosedur pengendalian formal

sehingga tidak hilang ketika seorang pegawai tertentu

meninggalkan perusahaan.

Pengendalian:

a) Membeli hanya dari pemasok yang telah disetujui

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) salah satu praktik

terbaik adalah menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan

diketahui menyediakan barang dengan kualitas yang dapat

diterima.


32

b) Tinjauan dan persetujuan pembelian dari pemasok baru.

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) Pesanan pembelian

seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para

pemasok yang disetujui ini yang digunakan.

c) Menahan manajer pembelian yang bertanggung jawab untuk

biaya pengerjaan ulang dan scrap.

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) manajer pembelian

harus dimintai pertanggung jawabannya untuk biaya pembelian

yang menyertakan tidak hanya harga pembelian, tetapi juga

biaya kualitas yang berhubungan dengan pengerjaan ulang dan

scrap.

d) Pelacakan dan pemantauan kualitas produk dengan pemasok.

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) selain itu, sistem

informasi akuntansi harus mengumpulkan data kualitas produk

yang detail. manajer pembelian seharusnya secara teratur

meninjau data tersebut untuk memelihara dan merevisi daftar

pemasok yang disetujui. Melakukan hal ini mensyaratkan

desain sistem untuk melacak biaya terakhir, sehingga dapat

dialokasikan kembali ke departemen pembelian.

9) Pemasok yang tidak dapat diandalkan

Menurut Romney dan Paul (2015: 479) Masalah potensial

lainnya adalah kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh pemasok.

Pengendalian:


33

a) Meminta pemasok untuk memiliki sertifikasi kualitas

(misalnya, ISO 9000).

Menurut Romney dan Paul (2015: 479) salah satu cara

untuk mengurangi resiko masalah dengan ketergantungan

pemasok adalah mensyaratkan pemasok tersebut agar

memiliki sertifikasi dengan memenuhi standar kualitas

internasional, seperti ISO 9000.

b) Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pengiriman

pemasok.

Menurut Romney dan Paul (2015: 479) sistem informasi

akuntansi seharusnya juga didesain untuk menangkap dan

melacak tanggal pengiriman aktual versus yang dijanjikan.

Sistem ERP dapat dikonfigurasikan secara otomatis untuk

menghasilkan laporan pesanan pembelian yang belum

dikirimkan dalam periode waktu yang dijanjikan.

10) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

Menurut Romney dan Paul (2015: 479) pembelian dari

pemasok yang tidak diotorisasi dapat menghasilkan berbagai

masalah. Barang-barang mungkin akan berkualitas inferior atau

dihargai mahal. Pembelian mungkin bahkan menyebabkan masalah

hukum. Berbagai badan pemerintahan, seperti Office of Foreign

Asset Control dan Bureau of Industry and Security dalam

Departemen Perdagangan, memelihara daftar individu dan


34

perusahaan dengan siapa itu illegal untuk bertransaksi bisnis

dengannya. Pembayaran ke entitas dalam daftar tersebut dapat

menghasilkan denda yang subtansial dan pidana penjara.

Pengendalian:

a) Mengurus sebuah daftar pemasok yang disetujui dan

mengonfigurasi sistem untuk mengizinkan pesanan pembelian

hanya ke pemasok yang disetujui.

Menurut Romney dan Paul (2015: 479) sistem ERP harus

dikonfigurasikan untuk mencegah penerbitan pemesanan

pembelian ke pemasok yang tidak di dalam file induk yang

disetujui.

b) Tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari pemasok baru.

Menurut Romney dan Paul (2015: 479) seluruh pesanan

pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa

hanya pemasok yang disetujui yang digunakan. Ini penting

terutama untuk membatasi akses terhadap daftar pemasok

yang disetujui dan secara periodik meninjau daftar untuk

semua perubahan yang tidak diotorisasi.

c) Pengendalian EDI secara spesifik (akses, tinjauan pesanan,

enkripsi, kebijakan).

Menurut Romney dan Paul (2015: 421) Electronic Data

Interchange atau EDI penggunaan komunikasi

terkomputerisasi dan skema penyandian standar untuk


35

mengirim dokumen bisnis secara elektronik dalam format

yang dapat diproses secara otomatis oleh sistem penerima.

Menurut Romney (2015: 479) menggunakan EDI untuk

pesanan pembelian memerlukan prosedur pengendalian

tambahan. Akses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan

dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata

sandi (password), ID pengguna, matriks kontrol akses, dan

pengendalian akses fisik. Prosedur untuk memverifikasi dan

mengautentifikasi transaksi EDI juga diperlukan. Sebagian

besar sistem EDI diprogram untuk mengirimkan sebuah

pengakuan transaksi, yang menyediakan sebuah pengecekan

akurasi yang belum sempurna. Perlindungan lebih lanjut

terhadap masalah transmisi, yang dapat menghasilkan

hilangnya pesanan, disediakan pada waktu menstampel dan

penomoran seluruh transaksi EDI. Perusahaan seharusnya

memelihara dan meninjau sebuah log secara periodik atas

seluruh transaksi EDI untuk memastikan bahwa semuanya

telah diproses dan bahwa kebijakan yang ditetapkan diikuti.

Enkripsi dapat memastikan privasi dari transaksi EDI, yang

terutama penting bagi tawaran kompetitif. Tandatangan

digital seharusnya digunakan untuk memastikan autentikasi

(keaslian) dari transaksi.


36

11) Penyuapan

Menurut Romney dan Paul (2015: 480) penyuapan (kickbacks),

yang merupakan hadiah dari pemasok ke agen pembelian untuk

tujuan mempengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok,

adalah ancaman yang lainnya. Bagi penyuapan untuk membuat

alasan ekonomi, pemasok harus mememukan cara untuk

memulihkan uang yang dihabiskan pada sogokannya. Ini bisa

dicapai dengan harga yang melambung pada pembelian berikutnya

atau dengan mengantikan barang berkualitas rendah. Bahkan jika

tidak ada dari masalah ini yang terjadi, penyuapan mengganggu

objektivitas pembeli.

Pengendalian:

a) Melarang penerimaan hadiah dari pemasok

Menurut Romney dan Paul (2015: 480) perusahaan harus

melarang agen pembelian menerima segala hadiah dari

pemasok potensial atau yang sudah ada. (pernak-pernik yang

jelas-jelas benilai rendah mungkin diijinkan). Kebijakan ini

seharusnya menerapkan tidak hanya terhadap hadiah barang

berwujud, tetapi juga terhadap jasa.

b) Rotasi pekerjaan dan liburan wajib.

Menurut Romney dan Paul (2015: 480) rotasi pekerjaan

adalah pengendalian penting lainnya untuk mengurangi risiko

atas penyuapan: Agen pembelian seharusnya tidak berhadapan


37

dengan pemasok yang sama terus-menerus, karena

melakukannya meningkatkan risiko bahwa agen tersebut

mungkin tergoda dengan godaan konstan yang ditawarkan oleh

pemasok yang tidak etis. Jika perusahaan terlalu kecil untuk

merotasi tugas pekerjaan atar agen pembelian yang berbeda, ia

seharusnya secara periodik melakukan sebuah audit yang

mendetail terhadap aktivitas agen pembelian. Agen pembelian

juga harus disyaratkan berlibur untuk mengambil waktu

berlibur yang dialokasikan setiap tahun, karena banyak

penipuan ditemukan ketikan pelaku absen dan tidak mampu

untuk terus menerus menutupi aktivitas yang tidak sah tersebut.

c) Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkap kepentingan

keuangan dan pribadi dalam pemasok.

Menurut Romney dan Paul (2015: 480) agen pembelian

harus disyaratkan untuk menandatangani konflik tahunan atas

pernyataan kepentingan mengungkap setiap kepentingan

keuangan yang mungkin mereka miliki dalam pemasok saat ini

atau potensial.

d) Audit pemasok.

Menurut Romney dan Paul (2015: 480) penyuapan sangat

sulit dicegah, sehingga pengendalian detektif juga diperlukan.

Satu pengendalian deteksi yang efektif adalah audit pemasok.


38

b. Aktivitas Penerimaan

Menurut Romney dan Paul (2015: 480) aktivitas bisnis besar kedua

dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan atas

barang yang dipesan. Menunjukan dua jenis sebagai proses yang

berbeda karena masing-masing dijalankan oleh suatu fungsi organisasi

yang berbeda. Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk

menerima pengiriman dari para pemasok. Departemen penyimpanan

persediaan, yang juga melapor ke manajer gudang, yang bertanggung

jawab untuk menyimpan barang.

1) Menerima barang yang tidak dipesan.

Menurut Romney dan Paul (2015: 482) menerima barang yang

tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya yang terkait dengan

pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian

barang-barang tersebut.

Pengendalian:

a) Mensyaratkan keberadaan pesanan pembelian yang disetujui

sebelum menerima setiap pengiriman.

Menurut Romney dan Paul (2015: 482) prosedur

pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman ini adalah

menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima

hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang

disetujui. Itulah mengapa menunjukan departemen penerimaan

perlu akses untuk membuka file pesanan.


39

2) Kesalahan dalam perhitungan.

Menurut Romney dan Paul (2015: 482) ancaman lain adalah

membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.

Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting

untuk memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini

juga memastikan bahwa perusahaan membayar hanya barang yang

benar-benar diterima.

Pengendalian:

a) Tidak menginformasikan pegawai penerimaan mengenai

kuantitas yang dipesan

Menurut Romney dan Paul (2015: 482) untuk mendorong

petugas penerimaan agar tepat menghitung apa yang

dikirimkan, banyak perusahaan mendesain sistem pemrosesan

permintaan sehingga ketika meninjau pesanan pembelian

terbuka, para pekerja dok penerimaan tidak melihat kuantitas

yang dipesan.

b) Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk menandatangani

laporan penerimaan

Menurut Romney dan Paul (2015: 482) Jika dokumen

kertas masih digunakan, field kuantitas yang dipesan

digelapkan dalam Salinan departemen penerimaan atas pesanan

pembelian. Meskipun demikian, petugas penerimaan masih

mengetahui kuantitas barang yang diharapkan karena pemasok


40

biasanya menyertakan sebuah slip pengepakan dengan setiap

pesanan. Akibatnya ada godaan untuk hanya melakukan

perbandingan visual kilat atas kuantitas yang diterima dengan

yang diindikasikan dalam slip pengepakan, untuk dengan cepat

rute barang ke tempat dimana barang dibutuhkan. Oleh karena

itu, perusahaan harus dengan jelas berkomunikasi pada petugas

penerimaan akan pentingnya menghitung secara cermat dan

akurat seluruh pengiriman. Sebuah komunikasi efektif adalah

mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak hanya mencatat

kuantitas yang diterima, tetapi juga menandatangani laporan

penerimaan atau memasukan nomor ID pegawainya dalam

sistem.

c) Insentif.

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) Beberapa

perusahaan juga menawarkan bonus bagi petugas penerimaan

untuk menangkap ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan

kuantitas aktual yang diterima sebelum orang yang mengirim

pergi.

d) Penggunaan kode batang dan label RFID

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) Penggunaan kode

barang dan label RIFD dapat mengurangi kesalahan yang tidak

disengaja dalam perhitungan secara signifikan.


41

e) Konfigurasi sistem ERP untuk menandai diskrepansi antara

kuantitas dipesan dan diterima yang melebihi toleransi ambang

batas untuk penyelidikan.

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) sistem ERP harus

dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandai

ketidaksesuaian antara hitungan penerimaan dan kuantitas

pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan

sebelumnya sehingga dengan segera dapat diselidiki.

3) Memverifikasi penerimaan jasa.

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) Sejauh ini, diskusi telah

memusatkan pada pembelian barang persediaan. Prosedur-prosedur

yang berbeda diperlukan untuk diperlukan untuk mengendalikan

pembelian jasa, seperti pengecatan dan pemeliaharaan. Tantangan

terbesar dalam area ini adalah menetapkan bahwa jasa ini benar-

benar dianggarkan yang mungkin sulit.

Pengendalian:

a) Pengendalian anggaran

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) Salah satu cara

untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia

yang sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang

dikeluarkan departemen tersebut. Penyelia tersebut perlu

mengakui tanda terima jasa, dan biaya-biaya terkait yang

kemudian dibebankan ke rekening yang ia pertanggung


42

jawabkan. Biaya aktual versus biaya yang dianggarkan

seharusnya secara rutin dibandingkan dan setiap

ketidaksesuaian diselidiki.

b) Audit

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) Sulit untuk

mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu,

pengendalian detektif juga diperlukan. Salah satu teknik yang

paling efektif adalah bagi fungsi audit internal untuk

menjalankan tinjauan mendetail secara periodik atas kontrak

bagi jasa, termasuk audit catatan pemasok.

4) Pencurian persediaan

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) Pencurian persediaan

adalah ancaman lainnya. Beberapa prosedur pengendalian dapat

digunakan untuk mengamankan persediaan terhadap kehilangan.

Pengendalian:

a) Pembatasan akses fisik atas ke persediaan.

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) persediaan

seharusnya disimpan dalam lokasi yang aman dan akses yang

terbatas.

b) Dokumentasi atas seluruh transfer persediaan antara para

pegawai penerimaan dan persediaan.

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) seluruh transfer

persediaan dalam perusahaan seharusnya didokumentasikan.


43

Sebagai contoh, baik departemen penerimaan maupun

departemen simpanan persediaan seharusnya mengakui transfer

barang dari dok penerimaan ke simpanan persediaan

seharusnya mengakui transfer barang dari dok penerimaan ke

dalam persediaan. Dokumentasi tersebut memberikan informasi

yang diperlukan dalam menetapkan akuntabilitas untuk setiap

kekurangan persediaan, dengan demikian mendorong pegawai

untuk mengambil perawatan khusus untuk mencatat segala

pergerakan persediaan secara akurat.

c) Perhitungan persediaan fisik secara periodik dan rekonsiliasi

untuk mencatat kuantitas.

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) penting untuk

menghitung persediaan ditangan secara periodik dan

merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan.

d) Pemisahan tugas: penyimpanan persediaan versus penerimaan.

Menurut Romney dan Paul (2015: 483) pemisahan tugas

yang tepat dapat lebih membantu meminimalkan risiko

pencurian persediaan. Para pegawai bertanggung jawab

mengendalikan akses fisik terhadap persediaan seharusnya

tidak dapat menyesuaikan catatan persediaan tanpa tinjauan dan

pesetujuan. Tak satupun dari pegawai yang bertanggung jawab

atas penyimpanan persediaan maupun yang diotorisasi untuk


44

menyesuaikan catatan persediaan yang seharusnya bertanggung

jawab untuk fungsi penerimaan atau pengiriman.

c. Aktivitas Menyetujui Faktur Pemasok

Menurut Romney dan Paul (2015: 484) Departemen bagian utang

menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Untuk alasan praktis,

meski demikian, sebagian besar perusahaan mencatat utang hanya

setelah peneriamaan dan persetujuan atas faktur pemasok. Perbedaan

waktu ini biasanya tidak penting bagi pembuatan keputusan harian,

tetapi ini memerlukan pembuatan jurnal penyesuaian yang sesuai

untuk menyiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode

fiskal.

1) Kesalahan dalam faktur pemasok

Menurut Romney dan Paul (2015: 485) mengindikasikan

bahwa kesalahan dalam faktur pemasok, seperti ketidaksesuaian

antara harga yang dicantumkan dan harga aktual yang dibebankan

atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo.

Pengendalian:

a) Verifikasi atas keakuratan faktur

Menurut Romney dan Paul (2015: 485) akibatnya,

ketepatan matematis dari faktur pemasok harus diverifikasi dan

harga serta kuantitas yang dicantumkan disana dibandingkan

dengan yang diindikasikan pada pesanan pembelian dan

laporan penerimaan.


45

b) Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk pembelian kartu

pengadaan

Menurut Romney dan Paul (2015: 485) kartu pengadaan

adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para

pegawai hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli

jenis-jenis barang tertentu. Untuk pembelian kartu pengadaan,

para pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti

dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan.

c) ERS

Menurut Romney dan Paul (2015: 485) Evaluated Receipt

Settlement (ERS) adalah sebuah pendekatan tanpa faktur

terhadap utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara

(faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian)

dengan mencocokan dua acara atas pesanan pembelian dan

laporan penerimaan. Mengadopsi pendekatan ERS

mengeliminasi potensi atas kesalahan dalam faktur pemasok

karena perusahaan membayar dengan mencocokan perhitungan

dari apa yang mereka terima dengan harga yang dicantumkan

ketika barang dipesan.

d) Pembatasan akses ke data induk pemasok

Menurut Romney dan Paul (2015: 485) penggunaan ERS

membuatnya penting untuk mengendalikan akses terhadap file

induk pemasok dan mengawasi seluruh perubahan yang dibuat


46

terhadapnya karena file induk pemasok sekarang berisi

informasi mengenai harga dari berbagai barang yang dibeli.

Pada saat entri data mengenai kuantitas barang diterima, sistem

tersebut menggunakan harga-harga tersebut untuk menetapkan

jumlah yang dibayarkan ke pemasok. Jadi, perubahan yang

tidak diotorisasi atas harga tersebut dapat menghasilkan lebih

bayar ke pemasok.

e) Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran

pengiriman yang disetujui

Menurut Romney dan Paul (2015: 486) pengendalian

detektif yang penting adalah memiliki audit internal yang

secara periodik memverifikasi ketepatan atas tagihan

pengiriman dan faktur untuk memastikan bahwa perusahaan

tidak sedang dibebankan untuk biaya transportasi yang

pemasok semestinya bayar.

2) Kesalahan dalam memposting ke utang

Menurut Romney dan Paul (2015: 487) Kesalahan dalam

mencatat dan posting pembayaran ke pemasok menghasilkan

kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja. Pada

akhirnya dapat berkontibusi pada pembuatan keputusan yang

buruk.

Pengendalian:


47

a) Pengendalian edit entri data

Menurut Romney dan Paul (2015: 348) dalam pengendalian

entri data dokumen-dokumen sumber harus dipindai untuk

kewajaran dan kebenaran sebelum dimasukan ke dalam sistem.

Meskipun demikian, pengendalian manual ini harus dilengkapi

dengan pengendalian entri data otomatis seperti pengecekan

field, pengecekan tanda, pengecekan batas, pengecekan

jangkauan, pengecekan ukuran, pengecekan kelengkapan,

pengecekan validitas, tes kewajaran dan verifikasi cek digit.

b) Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun kontrol buku

besar umum.

Menurut Romney dan Paul (2015: 478) pengendalian ini

adalah untuk membandingkan perbedaan dalam saldo rekening

pemasok dengan total jumlah dari faktur yang diproses sebelum

dan sesudah pengecekan pemrosesan. Total dari seluruh saldo

rekening pemasok (atau voucher yang belum dibayar) juga harus

direkonsiliasi secara periodik dengan jumlah dari akun kontrol

utang dalam buku besar umum.

D. Bagan Alir (Flowchart)

Menurut Romney dan Paul (2015: 59) Dokumentasi menjelaskan cara

sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana

entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan sistem


48

pengendalian. Arti popular pendokumentasian sistem meliputi diagram, bagan

alir, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi.

Menurut Romney dan Paul (2015: 67) Bagan alir (flowchart) adalah teknik

analistis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari

sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.

Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir (flowchart)

Simbol Nama Penjelasan

Simbol Input/Output

Dokumen Dokumen atau laporan elektronik

kertas.

Berbagai

salinan

dokumen kertas

Diilustrasikan dengan melebihi

simbol dokumen dan mencetak nomor

dokumen pada muka dokumen

disudut kanan atas.

Output

elektronik

Informasi ditampilkan oleh alat

output elektronik seperti terminal,

monitor, atau layar.

Entri data

elektronik

Alat entri data elektronik seperti

komputer, terminal, tablet, atau

telpon.

Alat input dan

output

elektronik

Entri data elektronik dan simbol

output digunakan bersama untuk

menunjukan alat yang digunakan

untuk keduanya.

Simbol Pemrosesan

Pemrosesan

komputer

Fungsi pemrosesan yang dilakukan

oleh komputer; biasanya

menghasilkan perubahan dalam data

atau informasi.

Operasi manual Operasi pemrosesan yang dilakukan

secara manual.

3 2

1


49

Simbol Penyimpanan

Database Data yang disimpan secara elektronik

dalam database.

Pita magnetis Data yang disimpan dalam pita

magnetis; pita yang merupakan media

penyimpanan backup yang populer.

File dokumen

kertas

File dokumen kertas; huruf

mengindikasikan file urutan

pemesanan, N = secara numerik, A =

secara alphabet, D = berdasarkan

tanggal.

Jurnal/buku

besar

Jurnal atau buku besar akuntansi

berbasis kertas.

Simbol Arus dan Lain-Lain

Arus dokumen

atau

pemrosesan

Mengarahkan arus pemrosesan atau

dokumen; arus normal ke bawah dan

ke kanan.

Hubungan

komunikasi

Transmisi data dari satu lokasi

geografis ke lokasi lainnya via garis

komunikasi.

Konektor

dalam-halaman

Menghubungkan arus pemrosesan

pada halaman yang sama;

penggunaannya menghindari garis

yang melintasi halaman.

Konektor luar-

halaman

Entri dari, atau keluar ke, halaman

lain.

Terminal Awal, akhir, atau titik interupsi dalam

proses; juga digunakan untuk

mengindikasikan pihak luar.

Keputusan Langkah pembuatan keputusan.

N


50

Anotasi (catatan

tambahan)

Penambahan komentar deskriptif atau

catatan penjelasan sebagai klarifikasi.

Sumber: Romney dan Paul (2015: 67)

E. Hasil Penelitian Terdahulu

Peneliti mengambil beberapa referensi penelitian terdahulu yang terkait

sistem informasi akuntansi pembelian. Beberapa penelitian tersebut

diantaranya adalah:

Pertama, penelitian yang berjudul Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian Bahan Habis Pakai secara Kredit (Studi Kasus pada PT.

Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri) yang dilakukan oleh Adiputro

(2013), Mahasiswa Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata

Dharma Yogyakarta. Tujuan dari penelitian tersebut ada dua hal yaitu; Menilai

bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara

kredit dan Menilai apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis

pakai secara kredit yang dilaksanakan sudah sesuai dengan teori. Metode yang

digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian studi kasus, teknik

pengumpulan data menggunakan empat cara yaitu wawancara, observasi,

kuisioner dan dokumentasi. Teknik analisis data yang dilakukan dengan

langkah-langkah sebagai berikut: Pertama, mendeskripsikan sistem informasi

akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit. Kedua, membandingkan

sistem informasi pembelian bahan habis pakai dengan teori sistem informasi

akutansi pembelian yang memenuhi syarat sistem pengendalian intern.


51

Hasil dari penelitian ini sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis

pakai secara kredit yang dijalankan sudah sesuai dengan teori karena fungsi,

dokumen, catatan, jaringan prosedur, dan sistem pengendalian intern sudah

diterapkan perusahaan dengan baik dan sesuai teori.

Kedua, penelitian yang berjudul Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian dan Penjualan pada Nagatomi Baby N Toys Semarang. Penelitian

ini dilakukan oleh Mahrizal (2017), Program Studi Akuntansi S1, Fakultas

Ekonomi & Bisnis, Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Tujuan dari

penelitian yang dilakukan untuk mengevaluasi Sistem Informasi akuntansi

Pembelian dan Penjualan yang diterapkan di Nagatomi Baby N Toys. Metode

yang digunakan adalah deskriptif. Metode pengumpulan data menggunakan

dua acara yaitu studi pustaka dan studi lapangan yang mencakup observasi,

wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data dengan langkah-langkah

survei pendahuluan dengan melakukan wawancara, observasi, dokumentasi,

penjabaran deskriptif hasil penelitian, analisis dari sistem informasi pembelian

yang sudah ada, penarikan kesimpulan dan rekomendasi.

Hasil penelitian menunjukkan ini bahwa pertama, sistem informasi

akuntansi pembeliannya kurang baik, karena ada yang harus diperbaiki pada

fungsi pembelian yang merangkap tugas sebagai fungsi akuntansi dalam

pencatatan pembelian. Kedua, sistem informasi akuntansi penjualannya juga

kurang baik, karena ada yang harus diperbaiki pada fungsi pembelian yang

merangkap tugas sebagai fungsi akuntasi dalam pencatatan penjualan.


53

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta ini adalah studi kasus. Menurut Cresswel, (2013: 135) Penelitian

studi kasus merupakan pendekatan kualitatif yang penelitiannya

mengeksplorasi kehidupan nyata, sistem terbatas kontemporer (kasus) atau

beragam sistem terbatas (berbagai kasus), melalui pengumpulan data yang

detail dan mendalam yang melibatkan beragam sumber informasi atau sumber

informasi majemuk (misanya, pengamatan, wawancara, bahan audiovisual,

dan dokumen dan berbagai laporan), dan melaporkan deskripsi kasus dan tema

kasus. Dengan menggunakan jenis penelitian studi kasus peneliti ingin

memahami dan mendeskripsikan fenomena nyata dalam hal ini berkaitan

dengan aktivitas pembelian yang telah diterapkan pada Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Penelitian dilakukan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta, beralamat di Jl. Dr. Wahidin Sudirohusodo No. 38A

Yogyakarta 55222.

53


54

2. Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan selama kurang lebih 4 bulan, terhitung

sejak penyusunan proposal (rancangan penelitian) pada bulan November

2017 sampai dengan Februari 2018.

C. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian

Menurut Arikunto (2013: 188) subjek penelitian adalah subjek yang

dituju untuk diteliti oleh peneliti. Jika kita berbicara tentang subjek

penelitian, sebetulnya kita berbicara tentang unit analisis, yaitu subjek

yang menjadi pusat perhatian atau sasaran peneliti. Subyek yang dimaksud

dalam penelitian ini adalah:

a. Manajer

b. Bagian Gudang

c. Bagian Pembelian

d. Bagian Penerimaan Barang

e. Bagian Akuntansi

2. Objek Penelitian

Objek penelitian adalah sesuatu yang menjadi pokok pembicaraan

dalam penelitian. Objek dalam penelitian ini adalah sistem pembelian yang

diterapkan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

D. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dapat diperoleh dari hasil observasi, wawancara, dan

dokumentasi (Sugiyono, 2015: 225). Penulis menggunakan ketiga teknik


55

tersebut dalam mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan penelitian

ini.

1. Observasi

Dalam penelitian ini menggunakan observasi partisipatif aktif yaitu

peneliti ikut melakukan apa yang dilakukan oleh narasumber, tetapi belum

sepenuhnya lengkap (Sugiyono, 2015: 227). Observasi dalam penelitian

ini dilakukan dengan bertujuan untuk dapat mengamati secara langsung

tempat, orang dan kegiatan-kegiatan yang terjadi di Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta. Observasi dilakukan dengan ikut melakukan

apa yang dilakukan narasumber seperti menerima barang, mengecek

barang, dan memasukan data faktur dari pemasok kedalam komputer.

Maka data yang diperoleh dari observasi adalah fungsi, prosedur,

dokumen, catatan, dan pengendalian intern terkait sistem pembelian.

2. Wawancara

Pengumpulan data dengan menggunakan teknik wawancara. Dalam

penelitian ini penulis menggunakan teknik wawancara tak berstruktur.

Wawancara tak berstruktur adalah wawancara yang bebas dimana peneliti

tidak menggunakan pendoman wawancara yang telah tersusun secara

sistematis dan lengkap untuk pedoman pengumpulan datanya (Sugiyono,

2015: 233)

Pada saat melakukan wawancara, peneliti menjelaskan sekilas

mengenai gambaran penelitian yang terdiri dari latar belakang, tujuan dan

manfaat penelitian ini. Peneliti menanyakan langsung kepada responden


56

dengan pertanyaan-pertanyaan yang sebelumnya telah dirumuskan.

Selanjutnya wawancara dilakukan secara terbuka. Dalam proses

wawancara tersebut, penulis mewawancarai beberapa karyawan toko buku

yang sudah ditentukan dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut

mengetahui secara baik tentang penerapan sistem informasi akuntansi

pembelian yang ada pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

Wawancara yang dilakukan berfungsi untuk mengkonfirmasi fungsi,

prosedur, dokumen, catatan, dan pengendalian intern.

3. Dokumentasi

Arikunto (2013:201) Dokumentasi, dari asal katanya dokumen, yang

artinya barang-barang tertulis. Dokumen sebagai kumpulan catatan-catatan

peristiwa yang sudah berlalu (Sugiyono, 2015: 240). Dokumen bisa

berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seseorang.

Dalam penelitian ini, dokumentansi yang didapatkan oleh peneliti yaitu

dokumentasi dokumen berupa tulisan, gambar, catatan, laporan maupun

karya yang terdapat pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

Selain itu juga didapatkan sejarah organisasi, visi dan misi, struktur

organisasi, kondisi aktual organisasi, bidang usaha, tujuan dan sasaran

bidang hasil pokok yang diperoleh dari website

(www.tamanpustakakristen.com) yang diakses tahun 2017/2018, buku

rencana strategis (renstra) Yayasan Taman Pustaka Kristen, arsip dokumen

maupun laporan dari Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.


http://www.tamanpustakakristen.com/

57

E. Teknik Pengambilan Sampel

Menurut Sugiyono, (2015: 217) teknik pengambilan sampel adalah

merupakan teknik pengambilan sampel. Untuk menentukan sampel yang akan

digunakan dalam penelitian, terdapat berbagai teknik sampling yang

digunakan.

Dalam penelitian kualitatif ini peneliti menggunakan Teknik pengambilan

sampel purposive sampling. Sugiyono (2015: 218) mengemukakan bahwa

purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data dengan

pertimbangan tertentu.

Purposive sampling merupakan teknik penentuan sampel yang cocok

karena respondennya harus benar-benar orang yang mengetahui topik

penelitian ini yakni mengenai sistem pembelian. Dalam penelitian ini dipilih

beberapa orang karyawan dengan kriteria sampel karyawan yang terlibat

dalam sistem pembelian di Toko Buku Tamam Pustaka Kristen Yogyakarta.

Karyawan tersebut terdiri dari manajer, bagian gudang, bagian pembelian,

bagian penerimaan barang, dan bagian akuntansi yang mengetahui serta

memahami penerapan sistem pembelian tersebut.

F. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah

“Apa sajakah kelemahan sistem informasi akuntansi pembelian yang terdapat

pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta?” yaitu peneliti

menyusun empat langkah tahapan dalam menjawab rumusan masalah tersebut,

langkah-langkah tersebut disusun sebagai berikut:


58

1. Pada langkah pertama, mengidentifikasi serta mendeskripsikan ke 6

(enam) komponen sistem informasi akuntansi berdasarkan teori Romney

dan Paul (2015: 11), ke enam komponen tersebut mencakup:

Tabel 3.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

No. Komponen Sistem Informasi

Akuntansi (SIA)

Teknik Pengumpulan Data

1. Orang Wawancara, Dokumentasi, dan

Observasi 2. Prosedur

3. Data

4. Perangkat Lunak

5. Infrastruktur Teknologi Informasi

6. Pengendalian Internal

Sumber: Romney dan Paul (2015: 11)

2. Langkah kedua, menggambarkan sistem informasi akuntansi pembelian

yang diterapkan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta dengan

menggunakan alat dokumentasi berupa bagan alir (flowchart).

3. Langkah ketiga, mengidentifikasi kelemahan yang terdapat pada sistem

informasi akuntansi pembelian serta potensi pengembangan dengan cara

melakukan identifikasi terhadap temuan kelemahan sistem yang ada pada

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

4. Langkah kempat, memberikan solusi berupa rekomendasi naratif untuk

mengatasi kelemahan sistem informasi akuntansi pembelian atau untuk

mencapai peluang pengembangan pada Toko Buku Taman Pustaka

Kristen.


59

BAB IV

GAMBARAN UMUM

A. Sejarah Organisasi

Toko buku Taman Pustaka Kristen merupakan sebuah badan yang

mengelola pengadaan literatur kristiani. Toko ini didirikan oleh Ds. A. Pos

dari Gereja Gereformeerd dan bertempat di jalan Kwitang 22 Jakarta pada

tahun 1946. Toko Buku Taman Pustaka Kristen didirikan untuk menerbitkan

buku-buku rohani berbahasa Jawa selain itu, mengelola toko buku Kristen

yang menjual buku-buku berbahasa Belanda dan buku-buku berbahasa

Inggris. Pada perkembangannya, tanggal 25 Januari 1952 berdasarkan Notaris

nomor 92 oleh Tan A Sioe, Taman Pustaka Kristen telah dikokohkan menjadi

organisasi yang berbadan hukum dan berbentuk yayasan. Yayasan tersebut

diberi nama Yayasan Taman Pustaka Kristen.

Pada Tahun 1959, Toko Buku Taman Pustaka Kristen berpindah ke

Yogyakarta. Untuk kegiatan pelayanan Taman Pustaka Kristen, toko ini

meminjam tanah milik GKJ Gondokusuman dan GKN menyediakan dana

untuk pembagunan gedung. Tahun 1993, dengan adanya rencana pengelolaan

tanah milik Majelis GKJ Gondokusuman, tanah tersebut diserahkan kepada

Yayasan Sawokembar. Sehingga, Kantor dan Toko Buku Yayasan Taman

Pustaka Kristen dipindahkan ke Jl. Dr. Wahidin Sudirohusodo.

Untuk melanjutkan usaha toko buku dan penerbitannya dilakukan

perjanjian peghibahan bangunan antara Majelis GKJ Gondokusuman dan

59


60

Sinode GKJ dalam proses pemindahan Kantor dan Toko Buku Taman Pustaka

Kristen.

B. Visi dan Misi

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta memiliki visi dan misi

sebagai berikut:

1. Visi:

“Mengembalikan harmoni hubungan antara manusia dengan Allah,

sesama manusia, dan alam, melalui literatur Kristiani yang berkualitas”.

2. Misi

Untuk mewujudkan kondisi dunia yang damai dan penuh kasih, umat

Allah diwajibkan meningkatkan keimanannya. Bacaan merupakan salah

satu sarana untuk mengemban misi Allah melalui Umat-Nya didunia (Misi

Dewan Gereja-gereja Didunia).

Menyadari perkembangan masa kini akan pentingnya pemahaman dan

kesadaran, terutama umat Kristiani tentang tugas dan tanggung jawabnya

sebagai warga negara Indonesia, maka perlu dilakukan peningkatan

pengajaran, pendidikan, dan penyediaan bacaan yang membahas mengenai

tugas dan tanggung jawab orang Kristen dalam bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara. Yayasan TPK meyakini misi Allah melalui bacaan atau

literatur sebagaimana tersirat di dalam Yohanes 17:18, bahwa: “Sama

seperti Engkau telah mengutus Aku ke dalam dunia.” Yohanes 20:21 juga

menyebutkan bahwa: Maka kata Yesus sekali lagi, “Damai sejahtera bagi

kamu! Sama seperti Bapa mengutus Aku, demikian juga sekarang Aku


61

mengutus kamu,” dan Matius 28:20 yang berbunyi: “Dan ajarlah mereka

melakukan segala sesuatu yang telah Kuperintahkan kepadamu. Dan

ketahuilah, aku menyertai kamu senantiasa sampai kepada akhir zaman.”

C. Struktur Organisasi Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen ini mempunyai struktur

organisasi yang membedakan tugas dan tanggung jawab masing-masing

karyawan. Berikut merupakan gambar dari struktur organisasi Toko Buku

Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yayasan TPK

Sumber: Renstra Yayasan TPK Periode 2011-2016

Dari gambar struktur organisasi diatas diuraikan tugas dan wewenang

masing-masing bagian dalam struktur organisasi Toko Buku Taman Pustaka

Kristen Yogyakarta. Berikut tugas dan wewenang masing-masing bagian:


62

1. Manajer

a. Memberikan wewenang dan tanggung jawab staf dan karyawan.

b. Bertanggung jawab membuat program kerja tahunan bersama pengurus

yayasan.

c. Menentukan pembagian tugas dan memberikan pengarahan secara

menyeluruh kepada karyawan.

d. Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan perusahaan sehari-hari dan

terlaksananya program kerja tahunan.

e. Mengatur siswa atau mahasiswi yang melakukan praktek kerja

lapangan (PKL).

2. Bagian Pembukuan

a. Mengerjakan dan menyiapkan faktur-faktur penjualan.

b. Membukukan seluruh pengeluaran TPK.

c. Menangani urusan penjualan kredit dan pelunasan piutang.

d. Membukukan seluruh penjualan tunai maupun kredit.

3. Bagian Administrasi

a. Menarik uang dari bank untuk keperluan pembayaran kewajiban

(hutang dagang), biaya dan lain-lain.

b. Mengurus dan mengatur seluruh pemasokan dan pengeluaran uang.

c. Menerima uang dari kasir dan kemudian menyetorkan ke bank.

e. Membukukan penerimaan hasil penjualan.

4. Bagian Kasir


63

a. Menyetorkan hasil penjualan kepada bendahara, kemudian

mencocokan bukti setoran bank dengan hasil penjualan.

b. Membuat rekapitulasi penerimaan kas pada akhir hari.

c. Menerima pembayaran dari penjualan tunai.

5. Bagian Komputer

a. Membuat surat untuk Yayasan Taman Pustaka Kristen.

b. Membuat surat pemesanan.

c. Membuat surat konsinyasi.

d. Memasukan daftar keluar masuk buku.

e. Membuat daftar konsinyasi.

6. Bagian Pengadaan Barang

a. Memenuhi seluruh persediaan barang di Taman Pustaka Kristen.

b. Mengecek posisi persediaan barang secara rutin.

c. Mengorder seluruh barang di Taman Pustaka Kristen.

7. Bagian Gudang

a. Mengecek dan menyetok barang keluar masuknya di gudang.

b. Menata dan mengatur barang kedalam gudang.

8. Bagian Pramuniaga

a. Menyiapkan barang pesanan pembeli.

b. Bagian penjualan mempunyai tugas menerima order penjualan tunai.

c. Bertugas memberi pelayanan yang baik kepada pembelian.


64

D. Kondisi Aktual Organisasi

Susunan Kepengurusan Yayasan Taman Pustaka Kristen periode 2006-

2011 berdasarkan Anggaran Dasar Yayasan Pasal 26 ayat (20 sebagai berikut:

1. Pembina

a. Ketua : Pdt. Dr. R. Humphrey S. Kariodimedjo, M. Th.

b. Sekertaris : Sih Harris Warsito Utomo, S.H.

c. Anggota : Prof. Dr. Nindyo Pramono, S.H., M. S.

Ir. Soetrisno Kusumohadi

Pdt. Dr. K.H. Soekamta, M.A.

2. Pengurus

a. Ketua : Drs. Atmadi, M.M.

b. Sekertaris : Dina Widyaputri K., S.H., LL.M.

c. Bendahara : Hastiani Iswardani, S.P.

d. Anggota : Drs. Baskoro Daru Tjahyono

3. Pengawas

a. Ketua : Sumandari Samuel Suharto

b. Anggota : Prof. Dr. Ir. Soeprapto Mangoendiharjo

Dra. Herwi Adianti Haryastuti

Supaya lebih intensif dalam mengembangakan unit usaha, maka pengurus

telah melakukan berbagai kegiatan, antara lain:

a. Kunjungan rutin bersama ke unit usaha Toko Buku dan Penerbitan TPK

untuk memantau kegiatan operasional, kemajuan/langkah-langkah lebih


65

lanjut. Selain kunjungan bersama, Pengurus juga melakukan kunjungan

perorangan sesuai dengan kebutuhan unit usaha;

b. Melaksanakan rapat-rapat yaitu: rapat Pengurus, rapat gabungan dengan

Pengawas, rapat gabungan lengkap dengan Pengawas dan Pembina, serta

rapat dengan pihak/lembaga lain;

c. Menyelesaikan proses dokumen hukum Yayasan TPK di Departemen

Hukum dan Hak Asasi Manusia (DepkumHAM) melalui Notaris Dr. H.

Budi Untung, S.H., M.M., dengan Nomor: AHU-734. AH.01.04. Tahun

2010;

d. Untuk memotivasi karyawan dan meningkatkan SDM, Pengurus telah

menyelenggarakan workshop motivasi dan profesionalisme, bagi Pengurus

Yayasan TPK dan karyawan, serta memberikan penghargaan kepada 3

orang karyawan yang telah mengabdi selama 15 tahun.

Selain kegiatan tersebut di atas, Pengurus juga melakukan kegiatan sosial,

antara lain: memberikan bantuan pendidikan ke sekolah BOPKRI di desa

terpencil dan panti asuhan dalam bentuk buku dan alat tulis, menyumbangkan

buku untuk perpustakaan gereja di desa terpencil, memberikan sumbangan

bencana alam, dan dibidang kesehatan dalam bentuk pengobatan gratis didesa

terpencil.

E. Bidang Usaha

Yayasan Taman Pustaka Kristen mempunyai unit usaha yang bergerak

dibidang toko buku dan penerbitan. Kondisi aktual toko buku dan penerbitan

dapat dijelaskan sebagai berikut:


66

1. Toko Buku

Pelayanan kepada konsumen/jemaat semakin baik, hal ini ditunjang

dengan bertambahnya fasilitas toko, antara lain: rak untuk pemajangan

buku/barang yang lebih baik dan menarik, transaksi penjualan dengan

sistem komputerisasi sehingga lebih cepat dan akurat, tersedianya mesin

Electronic Data Capture (EDC) untuk pembayaran sehingga lebih praktis

dan aman. Disamping itu, produk yang dibutuhkan oleh jemaat tersedia

dengan lengkap, hal ini tidak lepas dari peran serta para penerbit dan

supplier yang telah memberikan pelayanan kepada TPK secara baik.

Kondisi tersebut berdampak pada meningkatnya omzet penjualan Toko

Buku TPK dari tahun ke tahun. Pada tahun 2010 mencapai omzet sebesar

Rp1.684.436.306,00.

Tabel 4.1 Omzet Penjualan Tahun 2000-2010

Tahun Omzet (Rp) Tahun Omzet (Rp)

2000 704.378.550 2006 1.157.781.080

2001 818.559.450 2007 1.284.513.465

2002 982.414.225 2008 1.359.335.659

2003 955.168.865 2009 1.641.221.261

2004 937.393.100 2010 1.684.436.306

2005 1.049.021.170


Selain melayani konsumen/jemaat di Yogyakarta dan sekitarnya, Toko

Buku TPK juga melayani pembeli luar kota, bahkan luar pulau Jawa

(Kupang, Jayapura, Kalimantan, Medan, Metro, dan lain-lain). Barang

yang dipesan dikirim dengan menggunakan jasa ekspedisi. Selain itu,

Toko Buku TPK juga menjalin kerjasama penjualan konsinyasi dengan

berbagai pihak, antara lain: pemuda gereja dan mahasiswa yang


67

menggalang dana untuk kegiatan rohani mereka, panitia pameran, dan

lain-lain.

Hubungan dengan penerbit buku dan supplier barang berjalan baik,

pembayaran kewajiban hutang bisa dilakukan tepat waktu, sehingga Toko

Buku TPK semakin dipercaya dan memiliki citra yang baik. Selain itu

Toko Buku TPK telah dipercaya untuk kerja praktik/magang dan

penelitian bagi mahasiswa/siswa dari lembaga pendidikan, antara lain:

UKDW Yogyakarta, STIMIK Amikom, Universitas Sarjana Wiyata, SMK

Abdi Pawiyatan Tamansiswa, AMP YKPN, dan UNS Surakarta.

Untuk melengkapi fasilitas toko, telah melakukan kerjasama dengan

beberapa pihak, yaitu:

a. Bank Mandiri dengan menyediakan mesin gesek untuk memudahkan

pembayaran;

b. Perusahaan Teh Tong Tjie, berupa minuman instan;

c. Counter voucher pulsa; dan

d. Perusahaan Tela-Tela, berupa snack dari bahan ketela.

2. Penerbit

Untuk penerbitan buku mulai bangkit lagi sejak tahun 2006, diawali

dengan 2 judul pada tahun tersebut, kemudian mengalami peningkatan dari

tahun 2006 sampai tahun 2010 sebanyak 39 judul (lihat Tabel). Meskipun

peningkatnnya tidak terlalu tinggi, hal ini merupakan perkembangan yang

baik. Karena dalam menerbitkan sebuah buku harus mempertimbngkan


68

kebutuhan pasar, sehingga setiap naskah yang masuk harus diseleksi dan

hanya naskah yang prospektif saja yang diterbitkan.

Tabel 4.2 Data Jumlah Terbitan Buku Tahun 2006-2011

No Jumlah Judul Tahun Terbit

1. 2 2006

2. 4 2007

3. 9 2008

4. 7 2009

5. 11 2010

6. 6 2011

Total 39


3. Kerjasama Penerbit TPK dengan Pihak Lain

Penerbit TPK semakin dipercaya oleh berbagai kalangan, terbukti

dengan semakin banyaknya lembaga-lembaga Kristen yang telah

mempercayakan hasil karyannya untuk diterbitkan oleh TPK. Kerjasama

yang telah dilakukan di bidang penerbitan dengan beberapa lembaga,

antara lain:

a. Kerjasama dengan Sinode GKJ

Upaya untuk mengembalikan citra TPK sebagai penerbit Kristen

milik Sinode GKJ sudah membuahkan hasil. Hal ini dapat dilihat dari

kerjasama antara Penerbit TPK dengan SINODE GKJ yang semakin

intensif dan harmonis, dengan diterbitkannya buku-buku karya Deputat

Kespel Sinode XXIV GKJ pada tahun 2008 sebanyak 2 judul, pada

tahun 2009 karya Deputat Kespel Sinode XXIV GKJ dan PWG Sinode

XXIV GKJ sebanyak 4 judul, serta Bapelsin Bidang Kespel dan

Bidang PWG Sinode XXV GKJ pada tahun 2010 sebanyak 2 judul.


69

Selain itu LSP Sinode juga telah mempercayakan buku hasil karyanya

tentang Sejarah GKJ dan Seri Tokoh GKJ untuk diterbitkan oleh

Penerbit TPK sebanyak 7 judul (tahun 2009-2011).

b. Kerjasama dengan UKDW (Universitas Kristen Duta Wacana)

Yogyakarta melalui:

1) Centre for Business Ethics and Profesionalism, dengan

menerbitkan buku Teologi Kewirausahaan; dan

2) PSAA (Pusat Studi Agama-Agama) dengan menerbitkan buku

Memahami Kebenaran Yang Lain dan buku Misiologi

Konfisialisme.

c. Kerjasama dengan LPPS (Lembaga Pembinaan dan Pengaderan Sinode

GKJ dan GKI SW Jateng), dengan menerbitkan buku berjudul Hari

Raya dan Simbol Gerejawi.

d. Kerjasama dengan Penerbit Capiya, dengan menerbitkan buku Ukuran

Kaki Kebesaran Anda dan buku Meniup Seruling Sorgawi.

e. Kerjasama dengan distributor Gloria Usaha Mulia untuk memasarkan

buku terbitan TPK dengan jangkauan wilayah yang lebih luas.

F. Tujuan dan Sasaran Bidang Hasil Pokok

Bidang hasil pokok yang menjadi tujuan dan sasaran unit usaha TPK,

sebagai berikut:

1. Toko Buku

Toko Buku TPK telah memiliki citra yang baik di mata konsumen.

Selain gedungnya terbesar diantara toko-toko buku Kristen di Yogyakarta,


70

produk yang ditawarkan juga paling lengkap, dan harga produk non-buku

relative lebih murah, serta dikenal oleh kalangan luas (jemaat), baik dalam

maupun luar kota. Untuk mempertahankan kondisi tersebut agar tetap

eksis, maka perlu dilakukan upaya pengembangan, sebagai berikut:

a. Lebih mendekatkan Toko Buku TPK kepada konsumen, dengan

mengembangkan jaringan distribusi, dan memperluas cakupan pasar

secara rasional;

b. Memperluas wilayah pemasaran, dengan aktif mencari informasi

wilayah yang belum dijangkau oleh distributor dan diinformasikan

supaya mengisinya, sehingga buku-buku TPK semakin dikenal

masyarakat luas;

c. Selalu meningkatkan kelengkapan barang-barang yang dijual

disesuaikan dengan selera pasar atau konsumen (market oriented) dan

menjaga kualitas produk.

d. Penataan display yang menarik dan suasana yang nyaman, dengan

penyajian produk yang rapi dan bersih, serta tidak nampak sesak dan

panas;

e. Pelayanan yang baik, ramah, dan cepat; dan

f. Menjadikan Toko Buku TPK sebagai toko buku rohani tujuan, di mana

setiap jemaat yang memerlukan produk rohani, ynag diingat dan dituju

adalah Toko Buku TPK.


71

2. Penerbit

a. Meningkatkan kerjasama dengan gereja, lembaga Kristen, dan penulis-

penulis yang potensial, untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas

buku-buku terbitan TPK.

b. Membina jejaring dengan individu yang memiliki kompetensi di

bidang penyuntingan buku, sehingga TPK mampu menghasilkan buku-

buku berkualitas yang dibutuhkan oleh jemaat maupun masyarakat

umum.

c. Menjadikan buku-buku terbitan Penerbit TPK memiliki citra yang baik

sehingga jemaat tidak ragu-ragu untuk mengoleksi.

d. Mempublikasikan buku-buku terbitan TPK dan informasi buku baru

melalui brosur, Facebook, website, bazar, dan pameran buku; dan

pameran buku.

e. Mendorong gereja-gereja untuk memiliki kolportase, sehingga

memudahkan jemaat untuk mendapatkan buku dan produk rohani

lainnya.

3. Kemitraan

a. Peningkatan kerjasama dengan distributor buku, penerbit buku,

maupun supplier produk rohani;

b. Peningkatan kerjasama dan pelayanan dengan toko buku lain,

kolportase, gereja, lembaga, maupun konsumen perorangan; dan

c. Membentuk jaringan yang dapat mendukung pendanaan untuk

keperluan pendirian percetakan.


72

4. Manajemen dan Sumber Daya Manusia (SDM)

a. Perbaikan mekanisme kerja berdasarkan pedoman kerja yang telah

disusun sebagai kontrol untuk meminimalisir kesalahan kerja;

b. Peningkatan SDM untuk mewujudkan manajemen yang lebih efektif

dan efisien, melalui pembinaan, workshop, dan ikut pelatihan/seminar

sesuai dengan bidang karyawan yang diutus; dan

c. Memberi motivasi kerja dengan memberikan penghargaan kepada

karyawan yang masa pengabdiannya sudah lama (15 tahun dan 25

tahun), sehingga karyawan merasa diperhatikan dan akan semakin

loyal.


73

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan penelitian yang dilakukan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen

di Jl. Dr. Wahidin Sudiro Husodo No. 38A Yogyakarta pada bulan November

2017 hingga Bulan Februari 2018. Hasil yang diperoleh dengan metode

pengumpulan data wawancara, observasi dan dokumentasi. Peneliti menguraikan

data yang diperoleh sebagai berikut:

A. Deskripsi Enam (6) Komponen Sistem Informasi Akuntansi pada Toko Buku

Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

Berikut ini merupakan hasil identifikasi dan deskripsi keenam (6)

komponen sistem informasi akuntansi berdasarkan Romney dan Paul (2015:

11) yang terdapat pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

Keenam komponen yang telah ditemukan dalam Toko Buku Taman Pustaka

Kristen mencakup orang, prosedur dan intruksi, data, perangkat lunak,

infrastruktur teknologi informasi dan pengendalian internal, Keenam

komponen sistem informasi akuntansi tersebut dapat diuraikan sebagai

berikut:

1. Orang

Orang yang dimaksud dalam komponen ini adalah sumberdaya

manusia atau karyawan yang bekerja dan memahami tugas maupun

wewenang masing-masing bagian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta. Hasil penelitian menunjukan bahwa Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta memiliki 11 orang karyawan. Dari

73


74

pengamatan, wawancara, dokumentasi yang dilaksanakan berikut data

karyawan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta:

Tabel 5.1 Data Karyawan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen No Nama Jenis

Kelamin Usia Pendidikan Status

Kepegawaian 1. Ir. Martha K

M, MM P 56 tahun S2 Tetap

2. Uji Lestari, S.E P 46 tahun S1 Tetap 3. Edi Banar W P 47 tahun SMA Tetap 4. Septi S P 60 tahun SMA Pensiun

(dikaryakan)

5. Aris W, STH L 39 tahun S1 Tetap 6. Desti I,S.E P 40 tahun S1 Tetap 7. Jr. Andy W,

S.sos L 44 tahun S1 Tetap

8. Sugih P, S.E L 40 tahun S1 Tetap 9. Handoyo P N L 36 tahun SMA Tetap 10. Tri A, S.H P 42 tahun S1 Tetap 11. Dany Ari W. H L 30 tahun S1 Honorer

Sumber: Data diolah (2018)

Dalam keterlibatannya pada aktivitas pembelian masing-masing

karyawan memiliki tugas dan wewenang yang berbeda. Pada pengamatan

terdapat lima pembagian tugas atau wewenang yang diuraikan menjadi

lima fungsi dalam sistem informasi akuntansi pembelian. Kelima fungsi

tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Bagian Pembelian

Pada bagian pembelian bertugas dalam melakukan pemesanan

barang kepada pemasok (supplier). Pemesanan dilakukan dengan

membuat surat pemesanan, surat pesanan tersebut dapat dikirimkan

melalui beberapa cara yaitu pengiriman surat, email, fax maupun

whatshap (WA).


75

b. Bagian Penerimaan Barang

Bagian penerimaan barang bertugas menerima paket barang beserta

faktur pembelian. Selanjutnya melakukan pengecekan terhadap isi

paket, pengecekan tersebut dilakukan dengan menghitung jumlah

barang yang diterima dengan jumlah yang tercatat dalam faktur

pembelian sesuai dengan nama barang. Terakhir penerima barang

melakukan pengecekan kondisi fisik barang.

c. Bagian Gudang

Bagian gudang bertugas melakukan penyimpanan barang

digudang, melakukan perhitungan stok barang dan melakukan stok

komputer dengan cara menginput data pada faktur pembelian kedalam

komputer dengan menggunakan Software Toko Buku (STBA).

b. Bagian Administrasi Pembelian

Bagian administrasi pembelian bertugas melakukan pencatatan

faktur pembelian kedalam buku jurnal pembelian dan membuat

laporan pembelian selama 1 tahun. Serta melakukan arsip faktur

pembelian yang telah dikelompokan sesuai jenis pembelian yang

dilakukan.

2. Prosedur dan instruksi

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta telah memiliki

prosedur dan intruksi yang dijabarkan secara sederhana. Berikut prosedur

dan intruksi yang terdapat pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta:


76

a. Penawaran barang

Pemasok (supplier) datang ke bagian pembelian menawarkan

barang dengan memberikan katalog barang. Barang yang terdaftar

pada katalog diseleksi oleh bagian pembelian, apakah barang tersebut

memenuhi syarat untuk dipasarkan di toko dan harganya bersaing. Jika

telah sesuai maka bagian pembelian selanjutnya akan menentukan

apakah barang yang dipilih itu bisa dibeli secara sistem tunai atau

sistem kredit.

b. Bagian Gudang

Bagian Gudang melakukan pengecekan persediaan stok barang

yang yang habis digudang maupun dikomputer. Lalu bagian gudang

melaporkan persediaan barang yang akan dipesan ada ke bagian

pembelian. Bagian pembelian selanjutnya melakukan pemesanan

barang kepada supplier yang telah ditentukan. Setelah barang yang

dipesan datang, barang yang diterima oleh penerima barang dicek

kondisi fisiknya dan juga dicocokkan dengan faktur pembelian. Setelah

faktur cocok, dimasukkan stok komputer menggunakan Software Toko

Buku (STBA). Selesai memasukan kedalam buku persediaan maka

bagian gudang atau stok komputer mengisi nama dan tanggal pada

kontrol faktur. Faktur beserta kontrol faktur jadikan satu dan di

arsipkan sementara dalam outner faktur pembelian.


77

c. Pembelian Barang

Berikut prosedur dan instruksi pembelian barang, meliputi 2 jenis

pembelian yaitu;

1) Pembelian Barang secara Kredit:

Mengecek stok barang yang akan dipesan lewat cek komputer

dan cek fisik. Lalu menulis data jumlah pesanan yang akan

dipesan. membuat surat pesanan untuk barang yang perlu

ditambah. Menyerahkan surat pesanan kepada pimpinan/manajer.

Manajer menyetujui dan menandatangani surat pesanan. Surat

pesanan dikirim via WhatsApp (WA), email, fax, pos atau pesan via

telpon. Saat barang yang dipesan datang, penerima barang

mengecek apakah barang yang dikirim sudah cocok dengan faktur.

Faktur ditandatangani dan ditulis tanggal penerimaan barang.

Faktur pembelian akan dibukukan ke buku jurnal pembelian dan

kartu hutang. Saat jatuh tempo, hutang dibayar.

2) Pembelian Barang secara Tunai

Mengecek stok barang yang akan dipesan lewat cek komputer

dan cek fisik. Lalu menulis data jumlah pesanan yang akan

dipesan. membuat surat pesanan untuk barang yang perlu

ditambah. Menyerahkan surat pesanan kepada pimpinan (manajer).

Manajer menyetujui dan menandatangani surat pesanan. Surat

pesanan dikirim via WhatsApp (WA), email, fax, pos atau pesan via

telpon. Saat barang yang dipesan datang, penerima barang


78

mengecek apakah barang yang dikirim sudah cocok dengan faktur.

Faktur ditandatangani dan ditulis tanggal penerimaan barang. Jika

barang sudah cocok dengan faktur, maka barang yang dipesan kita

bayar. Pembayaran yang dilakukan bisa secara tunai atau ditransfer

via bank.

d. Penerimaan Barang

Pemasok (Supplier) mengirimkan paket barang dengan

dilampirkan faktur pembelian. Bagian Penerimaan barang menerima

barang dan menandatangani faktur pembelian beserta nama penerima.

Selanjutnya bagian penerimaan barang mengisikan nama penerima dan

tanggal diterima barang pada kontrol faktur. Paket barang, faktur

beserta kontrol faktur lalu diserahkan pada bagian gudang atau stok

komputer untuk dilakukan pengecekan kondisi fisik dan penginputan

data pada komputer.

e. Administrasi Pembelian

Bagian administrasi pembelian mengambil faktur-faktur pembelian

beserta kontrol faktur yang disimpan dalam outner faktur pembelian

yang ada di bagian gudang atau stok komputer. Lalu mengecek

perkalian angka-angka yang tertulis dalam faktur sudah benar. faktur

buku dicek apakah sudah dimasukkan ke stok komputer dengan

melihat kontrol faktur. Selanjutnya memisahkan faktur antara

pembelian tunai dan kredit. Setelah terkelompok sesuai jenisnya maka

faktur diurutkan berdasarkan tanggal penerimaan barang pada kontrol


79

faktur. Faktur lalu dimasukkan ke dalam buku jurnal pembelian

dimulai dari tanggal yang paling muda. Untuk tanggal yang sama, jika

ada pembelian tunai dan kredit, maka yang ditulis terlebih dahulu

adalah pembelian tunainya.

3. Data

Dalam suatu organisasi bisnis maupun perusahaan tentu membutuhkan

data untuk diolah sehingga dapat mengetahui informasi yang ada.

Kelengkapan data yang dimiliki akan mempengaruhi kualitas informasi

yang diberikan sehingga dapat membantu kelancaran didalam aktivitas

operasional. Data yang dibutuhkan dan digunakan untuk menunjang sistem

pembelian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta yaitu data

yang berasal dari:

a. Katalog Produk

Data pada katalog produk diperlukan Toko Buku Taman Pustaka

Kristen untuk mengetahui informasi mengenai produk buku dan

barang yang ditawarkan oleh pemasok (supplier). Katalog produk

dapat memudahkan dalam memilih buku maupun barang yang

dibutuhkan. Dalam katalog produk berisi data mengenai judul buku

dan daftar harga yang ditawarkan. Selain itu, dari katalog yang ada

dapat mengetahui beberapa produk baru maupun produk unggulan

yang disediakan oleh pemasok (supplier).


80

b. Surat Pesanan

Surat pesanan digunakan dalam melakukan pemesanan buku

maupun barang kepada pemasok (supplier). Dalam Toko Buku Taman

Pustaka Kristen format surat pesanan yang digunakan yaitu berisi kop

surat beserta logo Toko Buku Taman Pustaka Kristen, tempat dan

tanggal pembuatan pemesanan, nomer surat, hal atau tujuan, nama

pemasok (supplier) serta alamat, daftar pesanan yang berisi jumlah

barang yang dipesan, pesanan dan nama item barang, tandatangan

pimpinan dan keterangan tambahan sistem pembelian tunai atau kredit.

c. Faktur Pembelian

Faktur pembelian digunakan sebagai tanda bukti pengiriman

barang dari pemasok (supplier). Pada faktur pembelian data yang

diberikan antara lain nama supplier, nomer faktur, tanggal faktur,

nomer, kode barang, nama barang, jumlah barang, harga, total harga

potongan (diskon), total tagihan, beserta tandatangan pembuat faktur

dan penerima faktur.

d. Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen digunakan

untuk mencatat transaksi pembelian yang telah dilakukan. Jurnal

pembelian berisi data meliputi: bulan beserta tahun pembelian, tanggal,

nomer bukti, uraian, kas, kredit, porto, pembelian (buku agama, buku

sekolah, buku umum, buku terbitan sendiri (BTS), dan barang lain),


81

potongan dan bruto masing-masing kategori pembelian, beserta jumlah

pembelian.

f. Kartu Hutang

Kartu hutang berisi catatan hutang yang terperinci untuk mencatat

hutang kepada pemasok (supplier). Informasi yang didapatkan dalam

kartu hutang di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta antara

lain nama pemasok, alamat pemasok, bank, tabel yang digunakan

untuk mencatat tanggal termin dan tanggal jatuh tempo, no bukti,

keterangan saldo awal, debet, kredit beserta saldo.

g. Laporan Pembelian

Laporan pembelian digunakan untuk melihat total pembelian yang

dilakukan pertahun di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

Laporan pembelian ini berisi mengenai informasi total pembelian yang

dilakukan selama satu tahun. Pada laporan ini berisi nomer, bulan,

buku agama, buku sekolah, buku umum, buku terbitan sendiri (BTS),

digital printing, barang lain, jumlah tunai dan kredit, jumlah perbulan,

konsinyasi, total perbulan dan total selama satu tahun.

h. Kartu Kontrol Faktur

Kartu kontrol faktur berfungsi sebagai alat pengendalian faktur

pembelian. Kontrol faktur ini berisi nomer, pekerjaan (penerima, cek

fisik, menghargai barang, mendisplay barang, stok komputer,

administrasi pembelian), nama, tanggal dan keterangan.


82

4. Perangkat lunak

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta telah menggunakan

perangkat lunak (software) sejak tahun 2005 setelah diterapkannya sistem

terkomputerisasi pada toko buku. Pada awalnya software yang digunakan

adalah ARKOM. Namun setelah perkembangan pada tahun 2013 hingga

tahun 2018 Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta mulai beralih

menggunakan software toko buku (STBA). Software toko buku (STBA)

adalah perangkat lunak komputer yang digunakan khusus untuk toko buku,

Software toko buku (STBA) terdiri dari berbagai menu yang biasa

dibutuhkan dalam toko buku (sumber panduan software Toko Buku

STBA). Pemilihan software STBA yang dilakukan oleh Toko Buku

Taman Pustaka Kristen Yogyakarta dikarenakan beberapa alasan yaitu

Program STBA telah sesuai dengan kebutuhan toko buku, harganya yang

lebih terjangkau, pengoperasiannya lebih sederhana dan perawatannya

lebih mudah. Selain itu, software Toko Buku (STBA) memiliki kelebihan

dapat mengimpor maupun mengekspor data berupa Microsoft Excel. Hal

tersebut dapat memberikan kemudahan dalam menginput data. Di dalam

software Toko Buku (STBA) tersebut terdiri dari 2 ikon utama, yaitu:

a. Transaksi

Merupakan tampilan utama ketika software tersebut dibuka.

Berikut beberapa menu didalamnya yaitu menu pembelian, penjualan,

hutang, piutang, biaya, kas, katalog, dan laporan.


83

b. Master

Merupakan tampilan yang digunakan untuk menginput beberapa

data sesuai klasifikasi menu. Menu tersebut terdiri dari menu barang,

supplier, sales, stock opname, backoffice, kalkulator, password, dan

pengaturan.

5. Infrastruktur teknologi informasi

Pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen terdapat beberapa fasilitas

yang mendukung pekerjaan para pegawai meliputi komputer, perangkat

peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi, Berikut infrastruktur

teknologi yang digunakan:

a. Komputer

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta telah menggunakan

komputer untuk membantu karyawan untuk menjalankan tugasnya.

Komputer yang digunakan di toko buku berjumlah 7 unit komputer

semua komputer ini mengunakan program Windows, berikut data

komputer yang didapatkan yaitu:

1) Komputer kasir 2 unit bermerk Lenovo.

2) Komputer induk 1 unit bermerek Lenovo.

3) Komputer untuk administrasi 2 unit bermerk Lenovo.

4) Komputer digital printing dan gudang 1 unit bermerk LG.

5) Komputer untuk penerbitan 1 unit bermerk Lenovo.

6. Perangkat Peripheral


84

Toko Buku Taman Pustaka Kristen juga memiliki perangkat

peripheral atau perangkat tambahan yang dihubungkan ke komputer

dalam membantu mengolah data yang digunakan untuk menghasilkan

informasi. Perangkat pendukung yang digunakan, meliputi:

a. Printer

Printer merupakan alat yang membantu dalam membuat produk

yang akan dijual (gambar, pembatas buku, kartu) dan mencetak

dokumen, catatan maupun laporan, seperti surat pesanan, laporan

pembelian, dan kartu kontrol faktur. Beberapa printer yang

digunakan pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

adalah sebagai berikut: Printer kasir 2 unit bermerk Epson, Printer

untuk administrasi 2 unit bermerk canon dan Epson, Printer untuk

penerbitan 1 unit bermerk HP, Printer digital printing 1 unit

bermerk Epson.

b. Mouse

Pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen menggunakan

perangkat tambahan berupa mouse pada setiap komputer yang

digunakan dalam menginput data.

c. Keyboard

Perangkat tambahan yang digunakan untuk mengetik data yang

dibutuhkan pada komputer. Setiap komputer di Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta menggunakan satu keyboard sebagai

alat bantu memasukan data.


85

d. Fax

Merupakan perangkat yang digunakan untuk membuat salinan

maupun mengirim informasi. Contohnya pada transaksi pembelian

digunakan untuk mengirim surat pesanan kepada pemasok

(Supplier).

5. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan data.

Pada sistem pembelian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta, terdapat beberapa pengendalian internal yang dilakukan yaitu

dengan menggunakan kartu kontrol, backup data transaksi pembelian

dalam komputer menggunakan Software Toko Buku (STBA), dan

penggunaan kata sandi (password) pada Software Toko Buku (STBA).

a. Kartu kontrol faktur

Berupa kertas berisi tabel aktivitas pekerjaan yang dilakukan,

nama, tanggal, dan keterangan. Terdapat enam pekerjaan yang

tercantum dalam kartu kontrol ini, yaitu: penerima, cek fisik,

memberikan harga pada barang, mendisplay barang, stok komputer,

administrasi pembelian. Pada sistem pembelian terdapat empat

pekerjaan yang mengharuskan mengisi kartu kontrol faktur yaitu;

penerimaan, cek fisik, stok komputer, dan administrasi pembelian.

Selanjutnya kartu kontrol faktur ini akan diisi ketika aktifitas pekerjaan

tersebut telah dilakukan. Pada bagian bawah terdapat kolom

keterangan digunakan untuk memberikan catatan tambahan bila

diperlukan.


86

b. Backup data

Backup data dilakukan dengan mengunakan komputer induk. Data

yang telah diinput pada komputer akan disimpan secara otomatis pada

Software Toko Buku (STBA). Software Toko Buku (STBA) juga

berguna untuk sebagai pengendalian dalam mengecek data.

c. Penggunaan kata sandi (password) pada Software Toko Buku (STBA).

Pengguna yang terkait dalam pengoperasian Software Toko Buku

(STBA) diharuskan login dengan menggunakan kata sandi (password)

yang telah dibuat. Langkah awal pengguna yang menggunakan

Software Toko Buku (STBA) membuka Software Toko Buku (STBA)

lalu menginput nama operator beserta kata sandi (password). Akses

dibatasi dengan beberapa nama operator yang tersedia.


87

B. Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Pembelian di Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta dengan Menggunakan Flowchart.

Pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta terdapat dua

macam sistem pembelian yang digunakan yaitu sistem pembelian tunai

dan sistem pembelian kredit. Sistem pembelian ini memiliki perbedan

antara lain; sistem pembelian tunai dilakukan dengan cara melakukan

pembayaran barang secara langsung (tunai) kepada pemasok. Sedangkan

sistem pembelian kredit dilakukan dengan cara melakukan pencatatan

kedalam kartu hutang dan melakukan pembayaran barang saat jatuh

tempo.

Kedua sistem pembelian pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta ini telah memiliki prosedur namun belum diuraikan secara

jelas dengan gambaran flowchart. Oleh karena itu untuk memperjelas

gambaran sistem pembelian yang diterapkan Toko Buku Taman Pustaka

Kristen Yogyakarta. Maka Peneliti menggambarkan sistem pembelian

tunai dan sistem pembelian kredit menggunakan alat dokumentasi berupa

flowchart (bagan alir) yang diolah berdasarkan data dari hasil wawancara,

observasi dan dokumentasi . Berikut flowchart gambaran sistem pembelian

tunai dan kredit pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta yang

digambarkan menggunakan bagan alir flowchart:


88

1. Flowchart Sistem Pembelian Tunai Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

Gambar 5.1 Flowchart Sistem Pembelian Tunai Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

Sumber: Data Diolah (2018)

88


89

Keterangan:

KF = Kontrol Faktur

SOB = Surat Order Barang

LP = Laporan Pembelian

89


90

2. Flowchart Sistem Pembelian Kredit Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

Gambar 5.2 Flowchart Sistem Pembelian Kredit Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

Sumber: Data Diolah (2018)

90


91

Keterangan:

KF = Kontrol Faktur

SOB = Surat Order Barang

LP = Laporan Pembelian

91


92

C. Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian yang Ada Serta Potensi

Pengembangan Berdasarkan Temuan di Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta.

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dengan melakukan observasi,

wawancara dan dokumentasi di Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta. Ditemukan beberapa kelemahan tekait sistem informasi akuntansi

pembelian ada. Kelemahan tersebut jika tidak diatasi maka dapat menjadikan

ancaman bagi toko buku, kelemahan tersebut antara lain:

1. Keamanan pengarsipan dokumen kertas

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta sebagian aktivitas

operasional terkait pembelian telah menggunakan sistem terkomputerisasi

namun belum sepenuhnya sebagian masih menggunakan sistem manual.

Sistem manual tersebut terlihat dari penggunaan dokumen kertas.

Dokumen kertas tersebut umumnya berisi informasi penting yang

digunakan untuk pengambilan keputusan misalnya seperti katalog, faktur

dari pemasok, buku jurnal pembelian, dan kartu hutang.

Pada toko buku dokumen kertas tersebut diarsipkan berdasarkan

tanggal, bulan dan tahun dari urutan yang paling kecil. Namun, dalam

penyimpanan dokumen kertas tersebut belum disimpan dengan baik dan

tidak ada pengamanan atau ruang khusus yang digunakan untuk

mengarsipkan dokumen kertas. Penyimpanan yang tersebut menyebabkan

karyawan sulit menemukan dokumen kertas, mengakibatkan dokumen


93

kertas memiliki resiko hilang atau tidak dapat bertahan dengan waktu

lama.

2. Tidak adanya tenaga ahli dalam bidang teknologi informasi

Toko Buku Taman Pustaka Kristen telah menggunakan sistem

terkomputerisasi. Penggunaan sistem terkomputerisasi terlihat dari

penggunaan software Toko Buku (STBA) dan komputer beserta alat

pendukung lainnya untuk menyimpan dan menggolah data. Pada

kenyataannya penggunaan sistem terkomputerisasi memiliki kendala

terkadang komputer yang digunakan ataupun alat pendukung lainnya

untuk membantu aktivias operasional Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta mengalami masalah error.

Masalah tersebut dinilai sangat menghambat kelancaran aktivitas

operasional, mengakibatkan semantara waktu karyawan menjadi terpaksa

bekerja secara manual. Tidak adanya tenaga ahli dalam bidang teknologi

informasi membuat Toko Buku Taman Pustaka Kristen masih harus

mendatangkan jasa perbaikan (service) dari luar untuk mengatasi masalah

error yang ada.

3. Penempatan letak gudang yang kurang strategis

Dari pengamatan yang dilakukan di Toko Buku Taman Pustaka

Kristen Yogyakarta, letak penempatan gudang untuk meyimpan

persediaan barang berada di lantai tiga Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta. Sedangkan pada aktivitas penerimaan barang berada pada

lantai satu dan untuk display terletak dilantai satu dan dua. Hal tersebut


94

dapat mempersulit aktivitas penyimpanan barang sehingga karyawan harus

memindahkan barang dari tempat penerimaan barang yang bertempat di

lantai satu ke lantai tiga.

4. Perhitungan barang masih manual

Pada Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta, bagian

penerimaan barang masih melakukan perhitungan fisik barang secara

manual. Bagian penerimaan barang ini bertugas untuk menerima dan

mengecek barang yang telah dikirim oleh supplier. Barang tersebut

dihitung berdasarkan jumlah fisik dengan faktur yang dilampirkan.

Perhitungan ini dilakukan oleh bagian penerimaan barang secara satu

persatu. Perhitungan biasanya melibatkan dua orang pegawai untuk

melakukan pengecekan tersebut.

Aktivitas yang dilakukan secara manual tersebut dapat memberikan

celah dalam melakukan kesalahan perhitungan barang. Selain itu,

Perhitungan yang dilakukan secara satu per satu dapat menghabiskan

waktu yang cukup lama sehingga kurang efisien. Akibat yang lainnya akan

membuat aktivitas kerja karyawan yang kurang maksimal.

5. Tidak dilakukan pemeriksaan secara menyeluruh dan detail pada masing-

masing bagian

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta tidak memiliki bagian

khusus untuk melakukan pengawasan dan pemeriksaan secara rutin di

masing-masing bagian (audit internal). Hal ini, membuat Toko Buku tidak

bisa mendeteksi resiko-resiko yang ada secara lebih menyeluruh dan detail


95

pada masing-masing bagian.

6. Kelebihan dan kekurangan pengiriman barang dari pemasok

Pada bagian penerimaan barang sering mengalami terjadinya kesalahan

pengiriman barang. Jumlah barang yang dikirim oleh pemasok (supplier)

saat dilakukan pengecekan terdapat kekurangan dan terkadang juga

mengalami kelebihan barang.

Ketidaksesuaian jumlah pada faktur dan jumlah fisik barang yang

dikirim ini menjadikan hambatan bagi toko buku. Hal tersebut menjadi

salah satu hambatan yang dialami oleh toko buku yang menyebabkan tidak

tersedianya persediaan barang dan menumpuknya persediaan barang yang

ditidak dibutuhkan.

7. Kurang sumber daya manusia

Pada event tertentu seperti sepanjang waktu menjelang hari Natal

pegawai Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta harus bekerja

lebih ekstra. Tugas dan tanggung jawab masing-masing pegawai

bertambah. Upaya perangkapan tugas dilakukan untuk menyelesaikan

aktivitas yang ada.

Saat event ini, toko buku kekurangan sumber daya manusia untuk

menyelesaikan aktivitas operasional toko buku. Kekurangan sumber daya

manusia ini akan berdampak pada tidak terkontrolnya pengawasan tugas

dan tanggung jawab pokok pegawai sehingga tidak optimal. Resiko

terjadinya kesalahan dalam menggerjakan tugas dan tanggung jawab juga

semakin besar.


96

D. Solusi Berupa Rekomendasi Naratif untuk Mengatasi Kelemahan Sistem

Informasi Akuntansi Pembelian atau Mencapai Peluang Pengembangan di

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

Berdasarkan beberapa temuan kelemahan di Toko Buku Taman

pustaka Kristen Yogyakarta diusulkan solusi berupa rekomendasi naratif

untuk mengatasi kelemahan pada sistem informasi pembelian yang sedang

berjalan. Berikut beberapa rekomendasi yang diusulkan berdasarkan

kelemahan yang ada:

1. Keamanan pengarsipan dokumen kertas.

Dokumen kertas sebaiknya dibuatkan tempat penyimpanan khusus

dokumen kertas yang telah diklasifikasikan agar memudahkan

pencarian informasi, dapat bertahan lama, terhindar dari hilangnya

dokumen kertas dan resiko lain. Penempatannya lebih baik diletakan

pada tempat mudah yang terjangkau oleh karyawan yang

membutuhkan dokumen tersebut. Dokumen setelah digunakan

diarsipkan kembali pada tempat outner yang disediakan secara

berurutan dan ditata rapi. Selain itu Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta dapat membuat prosedur penyimpanan dokumen kertas

untuk karyawan yang dapat mengakses dokumen kertas tersebut.

2. Tidak adanya tenaga ahli dalam bidang teknologi informasi.

Sebaiknya Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

menggunakan tenaga ahli dalam bidang teknologi informasi untuk


97

menangani dan melakukan perbaikan risiko terjadinya error pada

software maupun perangkat komputer yang ada. Selain itu, dapat

dilakukan pelatihan mengenai Teknologi Informasi bagi karyawan

untuk menambah pengetahuan tiap karyawan sehingga pada karyawan

dapat mengantisipasi terjadinya kendala yang timbul akibat terjadinya

error.

3. Letak gudang yang tidak strategis.

Gudang dapat ditempatkan berdampingan dengan tempat

penerimaan dan pendisplayan barang sehingga memudahkan karyawan

dalam menerima, memindahkan dan menyimpan barang setelah

diterima dari pengirim. Selain itu, jika tidak memungkinkan maka

toko buku dapat menggunakan alat bantu untuk membawa persediaan

barang ke lantai tiga. Alat bantu tersebut dapat berupa alat pengangkut

barang sederhana ataupun dapat menggunakan lift barang.

4. Perhitungan barang masih manual.

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta sebaiknya

menyediakan suatu alat yang dapat digunakan untuk menghitung

barang secara otomatis. Alat yang digunakan dapat berupa kode batang

ataupun RFID yang dapat digunakan untuk melakukan mengenali dan

menguraikan data secara otomatis sehingga dapat memudahkan

perhitungan pada setiap item barang. Penggunaan alat tersebut dapat

membantu mempermudah karyawan dalam menghemat waktu, tenaga

dan perhitungan barang yang dilakukan lebih akurat.


98

5. Tidak dilakukan pemeriksaan secara menyeluruh dimasing-masing

bagian.

Perlu dilakukan pengauditan internal yang bersifat rutin pada setiap

bagian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta. Pengauditan

dilakukan oleh bagian audit intenal yang dibentuk oleh Toko Buku

Taman Pustaka Kristen Yogyakarta untuk dapat mendeteksi maupun

menggulangi resiko. Audit menjadi bagian atau fungsi yang dapat

berdiri sendiri dalam melakukan pengawasan dan pemeriksaan di Toko

Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

6. Kelebihan dan kekurangan pengiriman barang dari pemasok

Toko Buku Taman Pustaka Kristen yogyakarta dapat menawarkan

insentif atau bonus pada Pegawai di bagian penerimaan barang untuk

menangkap adanya ketidaksesuaian antara jumlah pada faktur

pembelian dengan jumlah aktual barang yang diterima. Hal tersebut

akan membantu mendeteksi kekeliruan yang ada sehinga bagian

pembelian dapat mengkomunikasikan selisih pengiriman barang yang

diterima dengan pemasok (supplier).

7. Kurangnya sumber daya manusia

Toko Buku Taman Pustaka Kristen dapat menambahkan sumber

daya manusia yang ada untuk membantu saat event-event tertentu.

Selain itu Toko Buku Taman Pustaka Kristen dapat menawarkan

kerjasama sekolah maupun universitas untuk program kerja lapangan.


99

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai sistem informasi

akuntansi pembelian di Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta dapat

disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian yang ada belum

terlaksana dengan maksimal. Hal tersebut terlihat dari ditemukannya beberapa

kelemahan antara lain masih digunakannya sistem manual, pengarsipan dan

keamanan dokumen kertas masih belum baik, sumber daya manusia yang

belum sepenuhnya menguasai teknologi informasi, dan belum adanya

pengawasan terhadap toko buku secara menyeluruh.

Kelemahan sistem yang ada dapat menimbukan kendala yang dapat

menghambat toko buku sehingga aktivitas operasional dan aktivitas

pembelian kurang maksimal serta tidak dapat berjalan dengan lancar. Oleh

karena itu kelamahan tersebut perlu diatasi dengan memaksimalkan sistem

terkomputerisasi yang sudah digunakan, dilakukan pengamanan arsip

dokumen kertas, pemberian pelatihan mengenai teknologi informasi terhadap

sumber daya manusia, dan dilakukan pengawasan dan pemeriksaan secara

rutin oleh bagian audit .

99


100

B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian adalah pada saat peneliti menggumpulkan

data peneliti harus menyesuaikan waktu di Toko Buku Taman Pustaka Kristen

Yogyakarta. Waktu yang ada disesuaikan dengan jadwal narasumber di Toko

Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta.

C. Saran

1. Bagi Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta dapat menerapkan

rekomendasi yang diberikan oleh peneliti antara lain memaksimalkan

sistem terkomputerisasi, penyimpanan dokumen kertas pada tempat folder

dan diklasifikasikan berdasarkan urutan tahun paling kecil, memberikan

pelatihan pemahaman mengenai teknologi informasi kepada karyawan,

Penggunaan lift barang, perhitungan menggunakan alat bantu kode barang

atau RFID, dilakukannya audit secara periodik, pengecekan kembali faktur

pembelian, menjalin kerjasama dengan pihak eksternal (supplier) maupun

pihak internal (karyawan).

2. Bagi Penelitian Selanjutnya

Penelitian selanjutnya diharapkan dapat memberikan rancangan sistem

pembelian atas rekomendasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Rancangan sistem yang dibuat juga diharapkan dapat

diimplementasikan terhadap perusahaan sehingga dapat meningkatkan

potensi pengembangan perusahaan.


101

DAFTAR PUSTAKA

Adiputro, Andreas Setio. 2013. “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Bahan Habis Pakai secara Kredit Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra

Purnabangun cabang Duri”. Skripsi. Universitas Sanata Dharma,

Yogyakarta.

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Arikunto, Prof. Dr. Suharsimi. 2013. Prosedur Penelitian suatu Pendekatan

Praktik. Cetakan ke-15. RINEKA CIPTA, Jakarta.

Bodnar, George H. dan William S Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.

Edisi 9. Penerbit Andi, Yogyakarta.

Cresswell, Jhon W. 2014. Penelitian Kualitatif & Desain Riset. Edisi ke-3.

Pustaka Pelajar, Yogyakarta.

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi I

CV Penerbit Andi, Yogyakarta.

Dr. Mardi, M.si. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Ghalia Indonesia, Bogor.

Juwitasary, Hanny, Marlene Martani dan Arya Nata Gani Putra. 2015. “Analisis

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada PT. XYZ”.

Jurnal ComTech. Vol 6, No 1 Maret 2015: 96-108. Binus University,

Jakarta.

101


102

Mahrizal, Fiki. 2017. “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan

Penjualan pada Nagatomi Baby N Toys Semarang”. Jurnal Universitas

Dian Nuswantoro, Semarang.

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi 4. Salemba Empat, Jakarta.

Ranatarisza, Mirza Maulinarhadi dan Max Advian Noor. 2013. Sistem Informasi

Akuntansi pada Aplikasi Administrasi Bisnis. Cetakan Pertama. UB Press,

Malang.

Renstra Yayasan TPK Periode 2011-2016

Romeney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi.

Edisi 13. Salemba Empat, Jakarta Selatan.

Sugiyono. 2015. Metode penelitian kuantitatif, kualitatif, dan R&D. Cetakan ke

22. Alfabeta, Bandung.

Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga, Jakarta.

Winarno, Wing Wahyu. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 2. UPP STIM

YKPN, Yogyakarta.

Yayasan Pustaka Kristen. 2011-2016. Rencana Strategis (RENSTRA). Taman

Pustaka Kristen, Yogyakarta.


103

LAMPIRAN


104

Lampiran 1: Surat Keterangan Penelitian


105

Lampiran 2: Hasil Wawancara 1

HASIL WAWANCARA 1

Narasumber : Handoyo Priyono Nugroho

Pekerjaan : Bagian Gudang dan Stok Computer

Umur : 32 Tahun

Lama Bekerja : Kurang lebih 10 Tahun

Tempat : Toko Buku Taman Pustaka Kristen Yogyakarta

Hari, Tanggal : Sabtu, 18 November 2017 (12.03)

1. Peneliti : Dibagian pembelian ini terdapat fungsi apa saja yang

terlibat dalam pembelian?

Narasumber : Dari supplier dikirim ke pembeliannya kami cek nanti

kami masukan ke stok komputer.

2. Peneliti : Lalu untuk penerimaan barang dari pembelian barangnya

bagaimana?

Narasumber : Personelnya nanti siapa yang menerima, dibongkar

barangnya, dicek fisik dikroscek fakturnya dan sama

jumlah barang dan juga kelengkapan kerusakan dan lain-

lain, nanti setelah cocok lalu dimasukan ke stok

komputer.

3. Peneliti : Lalu tugas masing-masing bagian itu apa saja?

Narasumber : Kami ada job deskripsinya ada dibagian klien, cek fisik,

ada yang menerima, cek fisik itu harus 2 orang di kami

karena untuk kroscek lebih teliti lebih cepat dan lebih

pasti ada yang menghargai barang juga, dan kalo yang

mendisplay barang juga lebih kenal juga hafal dimana

letak pembagian barangnya mau ditaruh dimana sesuai

dengan jenis barang, distok komputer itu harus ada

adminnya sendiri, jadi memang itu khusus untuk stok

komputer tidak semua karyawan.


106

4. Peneliti : Bagaimana proses pembelian yang dilakukan?

Narasumber : Biasanya prosesnya dari awal ada cek fisik dulu dari toko

kami atau ada pesanan dari konsumen baru kami cek ke

supplier apakah ada stoknya atau apakah ada barangnya

atau tidak, lalu kami lakukan pemesanan di bagian

pembelian juga. Baru nanti dari supplier dikirim ke kami

jadi tergantung ketersediaan ditoko sama pesanan

konsumen.

5. Peneliti : Bagaimana pencatatan yang dilakukan?

Narasumber : Nanti dokumen-dokumennya dibagian pembelian

6. Peneliti : Dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem

pembelian?

Narasumber : Surat pemesanan ke supplier, dari supplier ada faktur

nanti ada pencatatan sendiri di stok komputer dan

penagihan.

7. Peneliti : Bagaimana prosedur yang digunakan dalam sistem

pembelian?

Narasumber : Ada dibagian pembelian kalo dikami hanya di stok

komputer dan penerimaan untuk pencatatan dan dokumen

ke Mbak Uji atau Mbak Desti.

8. Peneliti : Dibagian penerimaan apa saja kendalanya?

Narasumber : Biasanya judul difaktur tidak sama dengan buku distok

komputer, fisiknya rusak atau tidak itu mempengaruhi

stok dan retur.

9. Peneliti : Bagaimana menentukan produk yang dipesan dari

supplier?

Narasumber : Itu dari stok fisik toko dan pemesanan.

10. Peneliti : Cara menentukan atau memilih supplier bagaimana?

Narasumber : Kalo kami bergerak di kerohanian jadi supplier yang kami

pilih kerohani itu lebih ke Lembaga Kristen.


107

Nama : Uji Lestari

Pekerjaan : Bagian Akuntansi, Admin Pembelian

Umur : 45 Tahun

Lama Bekerja : 23 Tahun


Hari, Tanggal : Sabtu, 18 November 2017 (13.58)

1. Peneliti : Bagaimana sistem pembelian di Toko Buku Taman

Pustaka Kristen Yogyakarta?

Narasumber : Pembeliannya kami pesan barang terus dapat faktur

pembelian, itu lalu dimasukan dulu kedalam komputer yang

bawah tadi, lalu sesudah masuk ke komputer lalu ini faktur-

faktur digunakan dimaster, ini ada nomer bukti, uraian, ini

pembelian cash ini pembelian kredit, porto itu ongkos

kirim, terus untuk pembelian di kategorikan jadi 5 bagian

ada buku agama, ada buku sekolah, ada buku umum, ada

buku terbitan sendiri sama barang lain. Nanti sistem

pembeliannya ada 2 macam cash sama kredit, kalo cash

biasanya kadang barang sampai kita bayar ada juga yang

sebelum barang dikirim kita transfer dulu juga ada, itu

sistem cashnya, kalo kredit biasanya 1 bulan baru kita

bayar jangka waktunya 30 hari, biasannya kalo cash itu

nanti ada selisih diskonnya antara tunai sama kredit kalau

umpamanya kredit itu diskonnya 30 tunai 35 kita milih

yang diskonnya lebih banyak. Ini nama supplier, terus

sistemnya tunai apa kredit, kalo tunai ya kita masukan ke

kolom tunai terus ini apa termasuk buku agama, buku

sekolah, buku umum, buku terbitan sendiri atau barang lain

kita pilah-pilah masing-masing seperti itu. Kalo

dibawahkan nggak to langsung dimasukan, kalo di


108

pembukuannya dikategorikan menjadi 5 bagian. (Sambil

menunjukan faktur dan buku jurnal pembelian)

2. Peneliti : Bagian-bagian apa saja yang terlibat dalam pembelian?

Narasumber : Saya.

3. Peneliti : Lalu dokumen yang digunakan apa saja?

Narasumber : Ya dokumennya hanya itu faktur pembelian dari supplier.

4. Peneliti : Apa catatan yang digunakan?

Narasumber : Ya dicatat di buku, bukunya namanya jurnal pembelian.

5. Peneliti : Bagaimana prosedurnya?

Narasumber : Prosedurnya ya hanya kita masukan dari faktur yang

didapat itu langsung kita masukan tunai atau kredit. Kalo

tunai ya kita masukan kekolom tunai kalo kredit ya

kekolom kredit ini terus kita bagi bagi menjadi 5 kategori

ini, itu aja sederhana kok. Secara tertulis pedomannya ada.

6. Peneliti : Bidang yang dikerjakan?

Narasumber : Bagian pembukuan.

7. Peneliti : Kendala yang ada dalam pencatatan?

Narasumber : Kendalanya tidak ada karena ini sudah sangat sederhana.


109

Nama : Edi Banar W

Pekerjaan : Penerima barang dan Pemesan barang

Umur : 47 Tahun

Lama Bekerja : -


Hari, Tanggal : Senin, 18 Desember 2017 (16.28)

1. Peneliti : Bagaimana cara melakukan pemesanan buku?

Narasumber : Pertama saya mengecek stoknya dulu, kok ya masih

tinggal satu sudah kosong. itu baru kami pesan ke

penerbitnya. Kami data dulu jumlahnya berapa judulnya

apa baru diketik.

2. Peneliti : Setelah itu pemesanan melalui apa?

Narasumber : Memesannya biasanya lewat fax, kadang kalo sedikit

lewat WA (WhatsApp).

3. Peneliti : Lalu Apakah ada dokumen yang dikirim ke supplier.

Narasumber : Lah itu pesanannya itu orderan pesanannya itu, kalo di fax

kan ada arsipnya, dokumennya.

4. Peneliti : Biasanya jangka waktu pemesanan hingga barang datang

berapa lama?

Narasumber : Datangnya paling cepat satu minggu tapi bisa lebih.

5. Peneliti : Apakah pemesanan dicatat menggunakan komputer?

Narasumber : Iya nanti diketik pakai komputer, setelah saya cek stoknya

tinggal berapa kemudian saya ketik jumlahnya misalnya

judulnya ini pesen lima eksemplar itu setelah semua (…).

6. Peneliti : Dalam melakukan pemesanan apakah diberikan semacam

katalog?

Narasumber : Ada, biasanya ada lihat katalog. Biasanya buku ini ada

berapa saya lihat jumlahnya berapa.

7. Peneliti : Biasanya apakah katalog dikirim?

Narasumber : Bisanya dikirim, mereka biasanya kirim tiap tahun.


110

8. Peneliti : Bagaimana cara memilih buku-buku yang akan dibeli?

Narasumber : Biasanya kita memilih buku-buku yang sekiranya laku.

Buku yang laku yang sering dicari orang yang kita pesan.

9. Peneliti : Cara menentukan pemasok atau supplier itu bagaimana?

Apakah ada kriteria tertentu?

Narasumber : Maksudnya, oh tidak ada itu kan sudah langganan to ini

suppliernya. Jadi buku ini pesen ke supplier A, buku-buku

ini pesen ke supplier B gitu. Kita sudah ada hubungan lah.

10. Peneliti : Kalau untuk menentukan harga barang itu bagaimana?

Narasumber : Kalau buku itu sudah harga dari sana, kita cuma

mengambil diskonnya. Jadi misalnya, penerbit itu biasanya

ngasih diskon 30 persen. Kalo buku kita tidak menaikan

harga. Kecuali kalau penerbitnya itu netto harganya,

misalnya netto Rp 100.000 ribu kita baru menaikan

harganya. Mereka tidak memberi diskon pokoknya dari

kami Rp 100.000 ribu terserah anda mau menjual berapa itu

baru kita naikkan harganya. Tapi kalau sudah ada

diskonnya ya kita tidak menaikkan harga.

11. Peneliti : Lalu, bagaimana jika barang dipesan namun tetap belum

datang juga?

Narasumber : Biasanya pesen lagi, kami cantumkan lagi. Misalnya bulan

ini yang tidak datang ada lima (5) judul tapi kita pesan lagi

kita tulis lagi. Tapi ada juga yang disusulkan, tapi kalo lama

nggak dikirim-kirim kita pesan lagi.

12. Peneliti : Untuk melakukan pemesanan kembali apakah caranya

juga sama dengan yang awal?

Narasumber : Iya sama seperti awal

13. Peneliti : Waktu pemesanan apakah pernah terjadi kesalahan

pemesanan?

Narasumber : Hampir tidak pernah, cuma kalo kurang jumlahnya sering

ada difaktur 3 tapi bukunya cuma 2 itu ada atau difaktur ada


111

tapi barangnya nggak ada itu sering, tapi cuma seringnya ya

komplit sih.

14. Peneliti : Kalau misal terjadi kekurangan buku seperti itu

bagaimana?

Narasumber : Kita konfirmasi beritahu ke penerbitnya ini bukunya

difaktur 3 tapi kok cuma bukunya 2, ini difaktur tertulis tapi

kok barangnya nggak ada lha itu kan kita telpon ke

penerbitnya baru mereka nanti menyusulkan.


112

Nama : Edi Banar W


Umur : 47 Tahun

Lama Bekerja : -


Hari, Tanggal : Senin, 18 Desember 2017 (16.42)

1. Peneliti : Lalu setelah dilakukan pemesanan bagaimana?

Narasumber : Setelah dikirim, ya sudah kita nunggu barang datang.

setelah barang datang kemudian kita cek jumlah barang

dengan fakturnya cocok atau sama apa tidak, juga harganya

sudah dinaikan belum. Setelah itu diinput ke komputer

dihargai lalu di display.

2. Peneliti : Cek yang dilakukan bagaimana?

Narasumber : Dilakukan cek fisik misal difaktur ada 3 barangnya bener

3 atau tidak.

3. Peneliti : Lalu jika difaktur terdapat barang yang tidak sesuai

bagaimana?

Narasumber : Kita catat jumlahnya ini misal judulnya apa gitu ya

difaktur tertulisnya lima (5) dikirim tiga (3) kekurangan dua

(2). Terus saya lapor ke Bu Uji.

4. Peneliti : Kalau misal barangnya ada yang rusak bagaimana?

Narasumber : Kalo rusak ya kita sisihkan terlebih dahulu tapi kita juga

lapor ke Bu Uji atau Bu Martha dan nanti kalau salesnya ke

sini baru kita tukar atau kalau ndak ya kita kumpulkan

dahulu kalo sudah dirasa cukup banyak kita kirim ke

penerbit untuk ditukar.

5. Peneliti : Misal terjadi penukaran atau pengiriman kembali apakah

barang yang dikirim disertai surat atau dokumen?


113

Narasumber : Iya biasanya ada surat pengantarnya isinya judul buku

yang rusak ini berikut dan jumlahnya udah masukan ke

barang yang mau dikirim ke penerbit.

6. Peneliti : Apakah surat atau dokumen ada yang diarsipkan?

Narasumber : Oh nggak ada, di Bu Marta sendiri itu nanti, ada nggak ya,

kurang tau kalau yang itu. Tapi seringnya itu kita pas

salesnya kesini kita minta ganti. Kan ada beberapa penerbit

yang rutin dua (2) bulan sekali salesnya kesini. Pada waktu

salesnya kesini kalo ada yang rusak kita minta ganti.


114

Nama : Uji Lestari


Umur : 45 Tahun



Hari, Tanggal : Selasa, 19 Desember 2017 (14.32)

1. Peneliti : Jenis yang dijual apa saja?

Narasumber : Buku umum, terbitan sendiri dan barang lain.

2. Peneliti : Apa saja macam produk yang dibeli?

Narasumber : Kalo produk yang ada yaitu buku dan non buku. Buku dan

barang barang rohani. Nah macamnya ada ini buku agama,

buku sekolah, buku umum, buku terbitan sendiri dan barang

lain. Barangnya seperti hiasan-hisan, kartu dan kaset.

3. Peneliti : Bagaimana sistem pembeliannya?

Narasumber : Pembelianya tunai, kredit dan konsinyasi gitu. Kalo kredit

ya barang datang sebulan kemudian baru barang kita bayar

jadi ada tempo dulu 1 bulan. Kalo tunai ada 2 macem kita

transfer dulu sebelum barang baru dikirim atau setelah

barang diterima baru kita bayar.

4. Peneliti : Sistem pembelian yang sering digunakan?

Narasumber : Tunai sama kredit. Tapi posisinya ketiganya sama. Kalau

tunai karena ada selisih diskon. Biasanya umpamanya

kredit diskon 30 persen kalo tunai 35 persen. Kalau

konsinyasi sama dengan kredit minimal 30 persen.

5. Peneliti : Apa keuntungannya?

Narasumber : Keuntungannya ya semuanya ada diskon.

6. Peneliti : Bagian apa saja yang terlibat dalam pembelian?

Narasumber : Maksudnya, bagiannya ya pembeliankan harus

mengetahui stok barangnya ya, jadi ada yang mengecek


115

barang habis baru kita order dianggap bagian gudang gitu

aja ya. Bagian gudang dan administrasi pembelian.

7. Peneliti : Apa job description masing-masing bagian pembelian?

Narasumber : Kalo yang bagian gudang mengecek barang yang perlu

dipesan yang stok nya menipis dan yang harus kita pesan.

Kalo yang bagian admin pembelian ya membukukan ini. ini

program kerja bagaimana ya, ya asalkan ada faktur ya kita

kerjakan yang sudah ada faktur pembelian ya kita bukukan

disini di buku jurnal pembelian.

8. Peneliti : Lalu bagaimana faktur yang sudah dimasukan ke buku

jurnal?

Narasumber : Ya fakturnya lalu disimpan file disini, langsung tidak

secara sementara. (menunjukan file yang digunakan untuk

mengarsipkan faktur yang sudah selesai dimasukan

kedalam jurnal pembelian)

9. Peneliti : Apakah faktur disimpan bersama kartu kontrol?

Narasumber : Ini biasanya kayak gini pembelian kan ada kontrolnya. Oh

pernah mengerjakan dibawah ya to. Jadi pembeliannya ada

yang penerimannya, ada yang mengecek fisiknya, ada yang

menghargai, ada yang mendisplay dan ada yang

memasukan kedalam stok komputer.

10. Peneliti : Untuk faktur yang diarsipkan berapa jumlahnya?

Narasumber : Tergantung pesanan kita sama tergantung masing-masing

supplier, jadi lembarnya nggak bisa ditentukan. Kalo gini

kan kemarin karena kita pesan banyak fakturnya kan

banyak lembar. Kalo sedikit ya cuma satu lembar. Kalo

pesenan banyak ya samapi banyak lembar.

11. Peneliti : Lalu mangarsipkannya bagaimana?

Narasumber : Diurutkannya nomernya 785, 786. Sesuai tanggal dari

tanggal yang paling muda ke tanggal yang paling tua.

12. Peneliti : Catatan apa saja yang digunakan?


116

Narasumber : Inikan ada jurnal pembelian, kalo yang kredit nanti

dibuatkan ke kartu utang. Inikan yang cash kan nggak

masalah ya. Khusus yang kartu kredit nanti kan ada kartu

hutangnya. Jadi nanti tiap supplier ada satu kartu utang.

Kalo kartu persediaan sini hanya baru yang buku terbitan

sendiri aja yang pakai kartu persediaan. Yang lainnya cek

manual hanya dengan cek fisik. Kita hanya ngecek fisik

sama jumlahnya berapa jadi nggak pakai kartu persediaan.

13. Peneliti : Dokumen apa saja yang digunakan dalam pembelian?

Narasumber : Dokumennya cuma faktur aja to mbak faktur pembelian

saja.

14. Peneliti : Apakah ada surat permintaan pembelian?

Narasumber : Oh surat pesenan ya itu ada juga, tapi sekarang kalo

pesen nggak tentu pakai surat biasanya WA (WhatsApp),

sms, atau telpon. Kalau suppliernya barangnya macamnya

cuma sedikit biasanya telpon atau WA (WhatsApp), tapi

kalau yang macamnya banyak memang biasanya pakai

surat pesanan. Jadi untuk melakukan order ada ya biar bisa

dengan surat pesenan bisa telpon atau WA (WhatsApp)

atau email.

15. Peneliti : Apakah ada surat permintaan penawaran harga?

Narasumber : Dari supplier bisa juga, penawaran barang to maksudnya.

Biasanya dari sana mbak kan sini yang minta, kan kita biar

tau barang yang ditawarkan itu apa aja dan tau hargannya.

Semacam katalog gitu to.

16. Peneliti : Apakah terdapat laporan penerimaan barang?

Narasumber : Ya seperti tadi itu, barang datang dicek dikontrol faktur.

Ada yang ngecek siapa, yang menerima siapa, yang

memasukan loker siapa gitu.

17. Peneliti : Apakah terdapat surat perubahan order?

Narasumber : Biasanya nggak.


117

18. Peneliti : Apakah terdapat bukti kas keluar?

Narasumber : Bukti kas keluar ada, bukti kas keluar pakai kwitansi kan

dan jurnal pengeluaran kas seperti ini. jadi urut tanggal

yang paling muda juga nanti kita bukukan nanti dikasih

nomor kwitansi narik cek sekian untuk bayar apa untuk

bayar utang sekian untuk bayar pembelian tunai sekian

untuk bayar biaya sekian dan difilekan disini serta

diarsipkan.


118

Nama : Uji Lestari, Admin Pembelian

Umur : 45 Tahun



Hari, Tanggal : Selasa, 19 Desember 2017 (14.36)

1. Peneliti : Bagaimana pembelian secara kredit?

Narasumber : Kalo pembelian secara kredit barang datang kemudian

sebulan kemudian baru kita bayar. Pembayaran bisa lewat

internet banking atau kadang supplier datang kesini juga

ada. Bisa transfer lewat bank atau kita bayar. Bisa juga kita

ke datang toko atau kesana bayar bisa juga kalo yang luar

kota transfer lewat bank.

2. Peneliti : Lalu bagaimana dengan kartu utang?

Narasumber : Kartu utang tiap supplier punya kartu sendiri-sendiri terus

kalo ada pembelian kredit kita, masukan ke kartu. Misalnya

kita suppliernya A nanti supplier A kita masukan ke kartu

utang atas nama A contohnya gini tapi ini yang kartu

piutang kalo yang kartu utang kebalikannya ini. jadi nanti

ada kartu utang tahun sekian gitu ya terus ada nama-

namanya setiap supplier 1 nama terus nanti ada tanggal,

nomer, debet, kredit. Umpamanya BPK Gunung Mulia ini

kan namanya BPK Gunung Mulia ya terus nanti tanggalnya

tanggal berapa terus nomernya berapa terus kita bukukan di

kredit nanti sebulan kemudian kalo waktunnya bayar utang

kita rencanakan transfer apa kita bayar.

3. Peneliti : Apakah pembayaran yang dilakukan harus tepat pada

waktunya?

Narasumber : Oh nggak enggak tepat tepat amat kok, masih 2 hari atau

seminggu gitu.


119


HASIL WAWANCARA 2

Narasumber : Martha Krisdesia Marmiati

Pekerjaan : Manajer

Umur : 56 th

Lama Bekerja : 32 th


Hari, Tanggal : Senin, 4 Juli 2018

1. Peneliti : Dilihat dari sejak berdirinya TPK sudah ada sejak tahun

1946, sudah 72 tahun. Dalam lamanya waktu tesebut

mengalami pasang surut dalam pembelian. Apakah ada

perbedaan sebelum dan sesudah menggunakan sistem

informasi akuntansi?

Narasumber : Ada

2. Peneliti : Dalam sistem informasi akuntansi terdapat beberapa

komponen antara lain orang, prosedur, data, software atau

perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi dan.

pengendalian internal. Lalu Bagaimana koordinasi yang

telah dilakukan agar semua komponen dapat bersinergi

dengan baik dan dapat mencapai tujuan perusahaan?

Narasumber : Di Toko Buku TPK sudah dibuat prosedur kerja. Jadi

setiap komponen harus melakukan pekerjaan sesuai dengan

prosedur masing-masing. Prosedur kerja di TPK sudah

saling besinergi antara komponen satu dengan yang lain,

sehingga memudahkan dalam koordinasi.

3. Peneliti : Dalam hal apa saja, perusahaan ini merasa menerapkan

sistem informasi akuntansi jauh lebih efektif dan efisien

dalam mencapai tujuan TPK?


120

Narasumber : Dalam hal pembelian, pengelolaan stok barang, penjualan,

pembayaran ke supplier.

4. Peneliti : Bagaimana perbandingan omset pembelian dan penjualan

setelah menggunakan sistem informasi akuntansi?

Narasumber : Setelah menggunakan SIA omset pembelian dan

penjualan meningkat.

5. Peneliti : Bagaimana dengan pencapaian target di TPK ini? Apakah

selalu meningkat, stabil atau menurun?

Narasumber : Meningkat.

6. Peneliti : Sejauh pengalaman faktor internal dan eksternal apa saja

yang mempengaruhi?

Narasumber : Terdapat dua (2) faktor internal dan faktor eksternal.

Faktor internal terdiri dari ketersediaan barang yang dijual,

sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien,

Kemampuan SDM yang memadai, dan promosi. Faktor

eksternal terdiri dari pesaing yang sedikit, letak toko yang

stategis dan harga barang yang murah.

7. Peneliti : Bagaimana tata cara kerja dan koordinasi antar devisi atau

bagian dalam TPK untuk mencapai target?

Narasumber : Saling bersinergi.

8. Peneliti : Apakah sistem informasi akuntansi berpengaruh pada

pengendalian dan evaluasi di TPK ini?

Narasumber : Ya.

9. Peneliti : Kemudahan apa saja yang didapatkan ketika menerapkan

sistem informasi akuntansi?

Narasumber : Pekerjaan lebih cepat diselesaikan, lebih efektif, baik

waktu dan tenaga, memudahkan dalam melakukan

pekerjaan.

10. Peneliti : Secara operasional hal-hal apa saja yang berpengaruh

cukup penting ketika menggunakan sistem informasi

akuntansi, misalnya dalam mengambil keputusan,


121

koordianasi pegawai (personalia), pengadaan barang

(pembelian), pengelolaan kas?

Narasumber : Komunikasi antar komponen dan kemampuan SDM

(Sumber Daya Manusia) dalam menguasai IT.


122

Narasumber : Handoyo Priyono Nugroho

Pekerjaan : Bagian Gudang dan Stok Komputer

Umur : 32 Tahun

Lama Bekerja : Kurang lebih 10 Tahun



1. Peneliti : Sudah berapa lama bekerja sebagai kepala gudang?

Narasumber : Kurang lebih sekitar 5 tahun terakhir.

2. Peneliti : Boleh dijelaskan tugas dan wewenang sebagai kepala

gudang?

Narasumber : Mengatur keluar masuk barang dan mencatat stok barang

di gudang.

3. Peneliti : Dalam hubungan dengan pembelian kapan melakukan

transaksi pembelian?

Narasumber : Disaat stok barang mulai menipis dan disaat pesanan atau

permintaan barang dari customer.

4. Peneliti : Setelah barang dibeli dalam penyimpanan barang

bagaimana melakukannya?

Narasumber : Barang diterima dengan baik, cek fisik barang terkait

kondisi dan jumlah barang, barang disimpan dan beberapa

didisplay, dan penyimpanan barang dari gudang

disesuaikan dengan jenis barang.

5. Peneliti : Bagaimana menyimpan barang yang tidak langsung

dijual? Dan bagaimana barang yang langsung dijual karena

tidak punya stok digudang?

Narasumber : Penyimpanan barang yang tidak langsung dijual disimpan

berdasarkan jenis barang serta barang yang langsung dijual

didisplay di toko stok gudang yang habis segera melakukan

orderan.


123

6. Peneliti : Dokumen apa saja yang harus bapak miliki di bagian

pergudangan?

Narasumber : Faktur pembelian atau tanda terima barang, kontrol faktur

dan flowchart atau dokumen keluar masuk barang.

7. Peneliti : Darimana cara mengetahui suatu barang tertentu harus

diorder?

Narasumber : Dari stok barang dicek rutin, stok barang yang mulai

menipis, stok barang yang best seller atau laris terjual, stok

barang yang ada pesanan atau permintaan.

8. Peneliti : Apakah penerapan sistem informasi akuntansi yang telah

diterapkan sudah efektif dan efisien dalam informasi?

Narasumber : Untuk saat ini belum sempurna dan akan disempurnakan

terus, tapi sudah mendekati.

9. Peneliti : Dokumen-dokumen yang dapat dibawa sebagai pelengkap

penelitian?

Narasumber : Ada.


124

Nama : Uji Lestari


Umur : 45 Tahun




1. Peneliti : Berapa lama bekerja sebagai admin pembelian?

Narasumber : 15 Tahun.

2. Peneliti : Bagaimana dalam mengorder barang dari luar? Darimana

informasi tentang harga barang didapatkan?

Narasumber : Stok barang dicek dulu untuk barang yang stoknya minim

diorder. dibuatkan surat pesanan lalu dikirim ke supplier

via email, fax, telpon atau WA (WhatsApp). Dari

katalog/daftar harga yang diberikan supplier.

3. Peneliti : Informasi Pemasok barang darimana saja yang banyak

diterima?

Narasumber : Dari supplier yang menawarkan barang ke toko, bisa

datang langsung atau via telpon atau email atau WA

(WhatsApp).

4. Peneliti : Atas dasar apa mengharuskan order pembelian?

Narasumber : Stok barang yang menipis dan pesanan dari customer.

5. Peneliti : Apakah sistem informasi akuntansi yang sudah diterapkan

sangat membantu pekerjaan bapak?

Narasumber : Ya.

6. Peneliti : Dokumen apa saja sebagai bukti petanggung jawaban atas

pekerjaan bapak?

Narasumber : Buku jurnal pembelian dan buku pengeluaran kas.


penelitian?

Narasumber : Bisa difotocopy.


125

Nama : Edi Banar W


Umur : 47 Tahun

Lama Bekerja : -



1. Peneliti : Berapa lama bekerja sebagai penerima barang?

Narasumber : 20 Tahun

2. Peneliti : Apa tugas dan wewenang bapak sebagai penerima barang?

Narasumber : Menerima, cek fisik semua barang yang datang.

3. Peneliti : Tugas bapak adalah menerima, memeriksa, jenis, mutu

dan jumlah barang yang diorder. Bagaimana bapak

melakukannya sesuai dengan sistem informasi akuntansi?

Narasumber : Ya, sesuai prosedur.

4. Peneliti : Bagaimana retur dikelola?

Narasumber : Setiap barang yang cacat atu rusak atau tidak terjual

diretur dan dilakukan deviasi atau pengurangan stok.

5. Peneliti : Apa saja yang berhubungan dengan dengan pekerjaan

bapak?

Narasumber : Penerimaan barang dan cek fisik.


penelitian.

Narasumber : Ada


126


Umur : 45 Tahun




1. Peneliti : Kalau boleh tau apa saja yang ibu kerjakan sesuai dengan

tugas dan wewenang?

Narasumber : Mencatat dan membukukan jurnal pembelian dan jurnal

pengeluaran kas.

2. Peneliti : Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi

bagaimana ibu melakukan pekerjaan yang berhubungan

dengan pencatatan transaksi kedalam register bukti kas

keluar?

Narasumber : Setiap ada pengeluaran kas, buktinya dibukukan lalu

disimpan, diurutkan sesuai tanggal dan nomor bukti

pengeluaran.

3. Peneliti : Bagaimana mengarsipkan seluruh dokumen sesuai dengan

sistem informasi akuntansi?

Narasumber : Disimpan dengan cara diurutkan dari tanggal yang terkecil

dan diberi nomor bukti pengeluaran.

4. Peneliti : Bukti atau dokumen apa saja sebagai pertanggung

jawaban?

Narasumber : Dokumen pembelian (berupa faktur pembelian dari

supplier) dan dokumen kas keluar berupa kwitansi atau

bukti pembayaran.


127


HASIL WAWANCARA 3

Nama : Desti Istriningsih, SE


Umur : 40 Tahun



Hari, Tanggal : Sabtu, 10 November 2018

1. Peneliti : Bagaimana perangkat yang digunakan, seperti jumlah

komputer, merek komputer dan tahun pembelian?

Narasumber : Komputer kasir 2 unit: Lenovo, Komputer Induk 1 unit:

Lenovo, Komputer untuk Administrasi 2 unit: Lenovo,

Komputer Digital Printing dan Gudang 1 unit: LG,

Komputer untuk penerbitan 1 unit: Lenovo, Printer Kasir 2

unit: Epson & Canon, Printer Penerbitan 1 unit: HP, Printer

digital printing 1 unit: Epson.

2. Peneliti : Pada TPK menggunakan software Toko Buku (STBA).

Apa alasan memilih software Toko Buku (STBA)?

Narasumber : Alasan TPK memakai software Toko Buku STBA adalah

karena perkembangan zaman dan program yang paling

sesuai dengan yang kami butuhkan di toko. Program STBA

mudah untuk digunakan, mudah perawatannya

(maintenancenya, serta murah harganya).

3. Peneliti : Apa saja alat pembayaran yang digunakan di TPK?


128

Narasumber : Alat pembayaran yang digunakan di TPK ada 3 yaitu tunai,

mesin gesek atau EDC (2 unit sejak tahun 2013) serta

transfer bank.

4. Peneliti : Pembayaran pembelian dilakukan melalui bank apa saja?

Narasumber : Mesin EDC dari Bank Mandiri tetapi mesin EDC ini bisa

digunakan untuk semua kartu ATM baik kartu kredit

maupun kartu debit asalkan berlogo visa atau mastercard.

5. Peneliti : Sejak kapan Toko Buku Taman Pustaka Kristen

menggunakan komputer?

Narasumber : TPK menggunakan komputer sejak tahun 2005 dengan

menggunakan ARCOM.

6. Peneliti : Berapa jumlah pegawai yang bekerja pada TPK, tingkat

pendidikan, usia, jenis kelamin, status kepegawaian?

Narasumber : Jumlah pegawai sebanyak 11 orang

No Nama Usia Tingkat

Pendidikan

Status

kepegawaian

1 Ir. Martha Kridesia M, MM 56 thn S2 Tetap

2 Uji Lestari, S.E 46 thn S1 Tetap

3 Edi Banar Widyastro 47 thn SMA Tetap

4 Septi Suwarsih 60 thn SMA Pensiun

(masih berkarya)

5 Aris Wijayanto,Sth 39 thn S1 Tetap

6 Desti Istriningsih, SE 40 thn S1 Tetap

7 Jr. Andy Wardana, S.sos 44 thn S1 Tetap

8 Sugih Prabowo, SE 40 thn S1 Ttetap

9 Handoyo Priyo Nugroho 36 thn SMA Tetap

10 Tri Atmajani, SH 42 thn S1 Tetap

11 Dany Ari Wibowo.H 30 thn S1 Tidak tetap

(Honorer)


129

7. Peneliti : Bagaimana alur pembelian pada TPK?

Narasumber : Lihat stok (habis) – order (membuat surat orderan barang)

– dikirim ke supplier- barang datang- dicocokan antara

faktur barang dan fisik barang (DK)- masuk input daftar

gudang dan stok- dijual.

8. Peneliti : Kendala-kendala apa saja yang dialami para pegawai saat

bekerja di Toko Buku Taman Pustaka Kristen?

Narasumber : Intern: kurang komunikasi antar karyawan, komputer

error, karyawan bekerja secara manual, SDM yang kurang

cakap, baik dari segi kemampuan, ketelitian dan

pengalaman.

Ekstern: Tidak tersedia barang yang dibutuhkan dari

supplier, keterlambatan pengiriman barang ke toko.

9. Peneliti : Bagaimana cara Toko Buku Taman Pustaka Kristen

mengatasi komputer yang error?

Narasumber : Cara mengatasi komputer yang error yaitu langsung

memanggil tukang servis atau programernya.

10. Peneliti : Apakah semua karyawan dapat mengakses komputer?

Narasumber : Semua karyawan di TPK dapat mengakses komputer

sesuai dengan bidangnya masing-masing.

11. Peneliti : Keluhan-keluhan apa saja yang ada di TPK?


130

Narasumber : Keluhan yang ada di toko buku adalah banyaknya

pekerjaan yang sulit di prediksi karena sering kali sifatnya

mendadak dan dalam tempo yang sama.

12. Peneliti : Apakah di TPK masih mengalami kekurangan fasilitas

dan tenaga kerja?

Narasumber : Untuk event-event tertetu seperti Natal TPK mengalami

kekurangan tenaga kerja sedangkan hari-hari biasa tanpa

event karyawan sudah cukup.

13. Peneliti : Bagaimana cara TPK menyimpan arsip dokumen?

Narasumber : Cara menyimpan arsip dengan menggunakan hardcopy

disimpan difile outner diberi label sesuai dengan isi

dokumen. Labelnya berupa nama file, bulan, tahun.

Penyimpanan arsip dokumen juga menggunakan softcopy

disimpan di folder diberi nama sesuai nama file, bulan,

tahun (di input ke komputer).

14. Peneliti : Kenapa penempatan gudang pada TPK di lantai III?

Narasumber : Gudang diletakan di lantai III karena memanfaatkan

tempat yang ada karena untuk lantai I dan lantai II sudah

tidak memungkinkan untuk dijadikan gudang karena sudah

penuh.

15. Peneliti : Kenapa ketika membayar buku dilakukan di kasir lantai 1

dan barang-barang yang lain di bayar di kasir lantai II?


131

Narasumber : Karena kasir buku dan non buku dipisah karena selain

tempatnya terpisah yaitu lantai bawah untuk buku dan

lantai atas untuk non buku, juga untuk memudahkan

pelaporan.

16. Peneliti : Bagaimana cara mengetahui apabila stok buku telah

habis?

Narasumber : Untuk melihat stok buku atau barang yang telah habis

dengan cara melihat komputer dulu setelah itu cek fisik atau

secara manual.

17. Peneliti : Apakah karyawan diberikan pelatihan untuk

mengoperasikan komputer dan menggunakan software?

Narasumber : Karyawan sebelumnya melaksanakan pekerjaannya

terlebih dahulu dilatih untuk menggunkan komputer sesuai

dengan bidangnya. pelatihannya sifatnya tidak rutin

tergantung situasi dan kondisi.

18. Peneliti : Sejak kapan Toko Buku TPK memakai kontrol faktur?

Narasumber : Taman Pustaka Kristen memakai kontrol faktur sejak

tahun 2005 bersamaan dengan komputerisasi.

19. Peneliti : Bagaimana cara Toko Buku TPK membackup data yang

ada?

Narasumber : Cara membackup data pada TPK adalah dengan cara

setiap bulan di backup secara otomatis dari program

STBA.


132

20. Peneliti : Bagaimana prosedur ketika pembelian dilakukan secara

kredit dan tunai?

Narasumber : Prosedur pembelian secara kredit: order barang – barang

dikirim ke toko-barang datang- dicocokan faktur dan fisik –

fakturnya dibukukan ke jurnal pembelian kolom pembelian

kredit- masuk kartu utang-setelah jatuh tempo- melakukan

pembayaran.

Prosedur pembelian secara tunai: order barang- barang

dikirim ke toko- barang datang – dicocokan faktur dan fisik

barangnya- faktur dibukukan ke jurnal pembelian kolom

pembelian tunai- melakukan pembayaran.

21. Peneliti : Berapakan jumlah pengunjung yang datang pada TPK

dalam 1 hari?

Narasumber : Jumlah pengunjung rata-rata tanpa even 100 orang dan

Jumlah pengunjung rata-rata harian even 150-200 orang.


133

Lampiran 5: Hasil Observasi

Buku yang didisplay berdasarkan kategori atau jenis buku di lantai 1

Penggunaan hardware dan perangkat pendukung (komputer, printer, keyboard)

Penggunaan software STBA untuk penyimpanan data maupun penggolahan data

pembelian


134

Lampiran 6: Katalog Buku

DOKUMENTASI


135

Lampiran 7: Contoh Surat Pesanan Buku


136

Lampiran 8: Faktur Pembelian


137

Lampiran 9: Kartu Kontrol Faktur


138

Lampiran 10: Jurnal Pembelian


139

Lampiran 11: Laporan Pembelian


140

Lampiran 12: Kartu Stok Opname


EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN …

Documents

Transcript of EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN …