EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT …/Evaluasi... · Visi “Terwujudnya rumah sakit yang...
79
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT PADA RS. NIRMALA SURI SUKOHARJO TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Oleh : WAHYU SUCININGSIH NIM F3307007 PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
Transcript of EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT …/Evaluasi... · Visi “Terwujudnya rumah sakit yang...
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT
PADA RS. NIRMALA SURI
SUKOHARJO
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
WAHYU SUCININGSIH
NIM F3307007
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2010
2
BAB I
PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Sejarah RS. Nirmala Suri Sukoharjo
Rumah Sakit Nirmala Suri Sukoharjo merupakan pengembangan dari
Klinik Spesialis pada tahun 1986. Mengingat kebutuhan masyarakat akan
tempat pelayanan serta terbukti dengan banyaknya jenis penyakit yang
harus ditangani, maka Rumah Sakit Khusus THT Nirmala Suri
dikembangkan ke arah rumah sakit umum.
Untuk mewujudkan hal tersebut, maka didirikanlah Rumah Sakit
Umum Nirmala Suri, pada tanggal 10 Oktober tahun 1989 diresmikan oleh
Gubernur Jawa Tengah. Rumah Sakit Nirmala Suri diresmikan
berdasarkan dengan SK Menteri Kesehatan No.0360/Yanmed/SK/IV/1991
menjadi Rumah Sakit Umum Nirmala Suri dan dengan semakin
berkembangnya pelayanan di bidang kesehatan yang dituntut pelayanan
yang semakin banyak bermunculan pelayanan dasar kesehatan yang
bermutu dan profesional, sehingga pada tanggal 17 Februari 1999 dengan
Keputusan Menteri Kesehatan RS. Nirmala Suri terakreditasi penuh lima
bidang pelayanan dengan tipe atau kelas Pratama. Pada bulan Mei 2005
untuk kedua kalinya RS. Nirmala Suri Sukoharjo telah terakreditasi
dengan lima bidang pelayanan. Lima bidang pelayanan tersebut antara lain
1
3
adalah pelayanan administrasi, pelayanan IGD, pelayanan medik,
pelayanan rekam medik, dan pelayanan keperawatan.
Rumah Sakit Nirmala Suri Sukoharjo merupakan salah satu badan
usaha dari Yayasan Bhakti Mulia yang beralamatkan di Jl. Raya Solo-
Sukoharjo Km. 9 Sukoharjo.
2. Kedudukan dan Status RS. Nirmala Suri Sukoharjo
Rumah Sakit Nirmala Suri Sukoharjo merupakan salah satu badan
usaha dari Yayasan Bhakti Mulia yang bergerak dalam bidang pelayanan
kesehatan dan kegiatan sosial. Segala aktivitas dan kegiatan RS. Nirmala
Suri Sukoharjo dipertanggungjawabkan kepada Yayasan Bhakti Mulia
melalui Badan Pelaksana Pelayanan Kesehatan (BPPK).
Status RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Rumah Sakit Umum Swasta
dengan Tipe Pratama. Rumah sakit umum swasta tipe pratama adalah
rumah sakit swasta yang melakukan pelayanan medik dasar.
3. Profil RS. Nirmala Suri Sukoharjo
a. Kepemilikan : Yayasan Bhakti Mulia Sukoharjo
b. Kelas : PRATAMA
c. Jumlah gedung : 12 Unit
d. Luas Tanah : 6577 m2
e. Luas Bangunan : 3.343,6 m2
f. Kapasitas : 56 Tempat Tidur
4
g. Alamat : Jl. Solo-Sukoharjo Km. 9 Sukoharjo
h. Kecamatan/Kabupaten : Sukoharjo
i. Propinsi : Jawa Tengah
RS. Nirmala Suri Sukoharjo mempunyai jumlah tenaga kerja sebanyak
162 orang yang terdiri dari sebagai berikut:
a. Dokter Umum : 8 Orang
b. Dokter Spesialis : 26 Orang
c. Psikologi : 2 Orang
d. Apoteker : 1 Orang
e. Paramedis Keperawatan : 37 Orang
f. Paramedis Non-Keperawatan : 24 Orang
g. Non Medis : 57 Orang
h. Pekarya Kesehatan : 7 Orang
4. Falsafah, Visi, Misi, Motto, dan Tujuan RS. Nirmala Suri Sukoharjo
a. Falsafah
Rumah Sakit Nirmala Suri Sukoharjo adalah perwujudan dari nilai
ketundukan dan ketaatan terhadap ajaran agama, serta pengabdian
terhadap bangsa dan negara, melalui perjuangan bidang kemanusiaan
dengan seluruh gerak nafas, aktivitas senantiasa diniatkan untuk
mendapatkan ridho Allah SWT.
5
b. Visi
“Terwujudnya rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan
yang terpadu, bermutu, dan mandiri untuk mencapai derajat kesehatan
yang optimal”.
c. Misi
1) Meningkatkan pelayanan kesehatan yang komprehensif, cepat, dan
akurat sesuai dengan standar profesi.
2) Meningkatkan pelayanan kesehatan untuk mencapai kepuasan
pelanggan.
3) Meningkatkan kuantitas dan kualitas sumber daya rumah sakit
yang mampu memberikan pelayanan kesehatan yang optimal.
d. Motto
“Upaya Kesehatan Adalah Bagian dari Ibadah Kami”.
e. Tujuan
1) Terwujudnya pelayanan prima di semua lingkup pelayanan.
2) Meningkatnya pelayanan yang berdaya saing tinggi untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan.
3) Terwujudnya peningkatan sumber daya rumah sakit untuk
meningkatkan pelayanan medis maupun non-medis.
6
5. Kebijakan-Kebijakan RS. Nirmala Suri Sukoharjo
Dalam upaya mendukung tercapainya falsafah, misi, dan tujuan RS.
Nirmala Suri Sukoharjo yang telah ditetapkan, perlu adanya kebijakan-
kebijakan sebagai acuan pelaksanaan tugas atau kegiatan-kegiatan
pelayanan di RS. Nirmala Suri Sukoharjo. Adapun kebijakan-kebijakan
tersebut meliputi:
a. Pelayanan
Kebijakan pelayanan di RS. Nirmala Suri Sukoharjo meliputi:
1) Pelayanan Medis
2) Pelayanan Penunjang Medis
3) Pelayanan Keperawatan
4) Pelayanan Administrasi
5) Pelayanan Non-Medis
b. Administrasi dan Keuangan
Dalam upaya peningkatan pelayanan perlu adanya dukungan dari
Bagian Administrasi. Kebijakan yang diambil dalam upaya
peningkatan mutu pelayanan dilakukan:
1) Peningkatan dan tertib administrasi
2) Terselenggaranya perencanaan dan pengendalian sistem
pengawasan oleh Satuan Pengawas Internal untuk keuangan,
ketenagaan, pengadaan alat dan obat serta pengembangan atau
pembangunan fisik rumah sakit
7
c. Kerjasama dengan Instansi Lain
Rumah Sakit Nirmala Suri Sukoharjo untuk dapat melaksanakan
tugas dan fungsinya yang lebih luas perlu adanya kerjasama dengan
instansi lain untuk kepentingan pelayanan seperti PMI, Laboratorium
Prodia, dan lain-lain yang dituangkan dalam naskah perjanjian atau
kerjasama.
d. Prosedur Tetap (Protap)
Rumah sakit dalam memberikan pelayanan dituntut terciptanya
suatu keserasian dan keseragaman dalam menjalankan tugas-tugas
pelayanan rumah sakit. Hal tersebut akan dapat tercipta apabila ada
prosedur tetap dalam menjalankan tugas tersebut.
Protap-protap yang diberlakukan di RS. Nirmala Suri Sukoharjo
sebagai berikut:
1) Administrasi dan Manajemen
2) Pelayanan Medis
3) Pelayanan Keperawatan
4) Pelayanan Rekam Medis
5) Pelayanan Gawat Darurat
6. Program Pelayanan RS. Nirmala Suri Sukoharjo
RS. Nirmala Suri Sukoharjo mempunyai beberapa program pelayanan,
antara lain sebagai berikut:
a. Rawat Jalan
8
1) Poliklinik Spesialis THT
2) Poliklinik Spesialis Bedah
3) Poliklinik Spesialis Kebidanan dan Kandungan
4) Poliklinik Spesialis Anak
5) Konsultasi Psikologi
6) Konsultasi Gizi
b. Penunjang Medis
1) Rontgen/Radiologi
2) USG/ Ultra Sonografi
3) EKG/Electric Kardiografi
4) Laboratorium
5) Apotek
c. Pelayanan 24 Jam
1) Pelayanan Gawat Darurat
2) Laboratorium
3) Radiologi
4) Apotek
5) Pelayanan Informasi
6) Ambulance
d. Pelayanan Farmasi
1) Pelayanan Obat Apotek 24 Jam
2) Obat pasien rawat inap dengan sistem “Unit Dose Dispensing”
e. Home Care (kunjungan pasien ke rumah pasca perawatan)
9
f. Pelayanan Konsultasi Gizi Rawat Inap dan Rawat Jalan
g. Pelayanan Griya Ibu dan Anak
1) Pelayanan Kesehatan Ibu
a) Kelurga Berencana (KB)
b) Antenatal Care (ANC)
c) Senam Hamil dan Nifas
d) Pemeriksaan deteksi dini kanker leher rahim
2) Pelayanan Bayi dan Anak
a) Imunisasi dasar yang dianjurkan
b) Konsultasi tumbuh kembang anak
c) Fisioterapi dan pijat bayi
d) Konsultasi gizi
h. Pelayanan Psikologi
1) Assesmen untuk recruitment, penempatan, promosi jabatan
2) Personal Development Training
3) Indoor/outdoor training dan outbond anak dan remaja
4) Konseling
5) Family Program
6) Konseling pra persalinan
7) Konseling pasca persalinan (Baby Blues)
8) Penjaringan anak-anak berkebutuhan khusus
9) Pemetaan potensi anak
10
7. Struktur Organisasi RS. Nirmala Suri Sukoharjo
Suatu organisasi akan dapat berjalan apabila di dalamnya terdapat
struktur organisasi yang simpel, efektif, dan efisien yang mendukung
tujuan organisasi. Mengacu pada hal tersebut, berdasarkan Surat
Keputusan Dewan Pengurus Yayasan Bhakti Mulia Nomor: 107 / SK-
YBM/V/2007 tertanggal 28 Mei 2007 ditetapkan struktur organisasi RS.
Nirmala Suri Sukoharjo. Struktur organisasi RS. Nirmala Suri Sukoharjo
untuk periode 2009-2010 adalah sebagai berikut:
11
GA
MB
AR
I.1
St
rukt
ur O
rgan
isas
i RS.
Nir
mal
a Su
ri
Suko
harj
o P
erio
de 2
009-
2010
12
8. Deskripsi Jabatan
Masing-masing jabatan dalam struktur organisasi yang berlaku di RS.
Nirmala Suri Sukoharjo mempunyai tugas dan wewenang tersendiri. Tugas
dan wewenang tersebut merupakan pedoman bagi pemegang jabatan untuk
dapat melakukan fungsinya dalam perusahaan dengan baik. Berikut ini
adalah deskripsi jabatan yang berlaku di RS. Nirmala Suri Sukoharjo:
a. Direktur
Adalah pejabat struktural tertinggi di RS. Nirmala Suri Sukoharjo,
berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Dewan
Pengurus Yayasan Bhakti Mulia Sukoharjo.
Direktur mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan,
mengawasi kegiatan pelayanan umum, administrasi, pengembangan
SDM, keuangan, serta pengadaan sarana dan prasarana rumah sakit.
b. Komite Medis
Adalah wadah non struktural kelompok tenaga medis yang
bertugas membantu Direktur dalam menyusun dan memantau standar
pelayanan serta mengatur kewenangan profesi anggota SMF, diketuai
seorang dokter senior yang mempunyai kemampuan manajerial.
c. SPI
Berfungsi memberikan penilaian yang bebas dalam suatu
organisasi rumah sakit untuk menelaah atau mempelajari dan menilai
kegiatan-kegiatan rumah sakit guna memberi saran pada menejemen.
13
d. Wakil Direktur
Adalah pejabat struktural di RS. Nirmala Suri Sukoharjo, berada di
bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
Wakil Direktur mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan,
mengawasi kegiatan pelayanan umum, administrasi, pengembangan
SDM, keuangan, serta pengadaan sarana dan prasarana rumah sakit
yang telah dilimpahkan oleh Direktur.
e. Manajer Pelayanan
Merupakan jabatan struktural yang dalam kegiatannya berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur. Manajer Pelayanan
mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan, mengawasi dan
mengendalikan kegiatan keperawatan, pelayanan medis, dan
penunjang medis.
f. Manajer Administrasi Umum
Merupakan pejabat struktural yang dalam pelaksanaanya di bawah
dan bertanggung jawab kepada Direktur. Manajer Administrasi Umum
mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan, mengawasi, dan
mengendalikan kegiatan pengelolaan di Bagian Administrasi Umum,
Pengembangan SDM, Bagian Bina Program dan Pemasaran, Bagian
Umum, untuk meningkatkan citra rumah sakit dalam memberikan
pelayanan.
14
g. Manajer Keuangan
Merupakan pejabat struktural yang dalam pelaksanaanya di bawah
dan bertanggung jawab kepada Direktur. Manajer Keuangan
mempunyai tugas mengkoordinir, melaksanakan, mengawasi dan
mengendalikan kegiatan pengelolaan pendapatan dan belanja rumah
sakit.
h. Kepala Bagian Pelayanan Medis
Merupakan pejabat struktural yang bersifat koordinatif yang dalam
kegiatannya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Manajer
Pelayanan. Kepala Bagian Pelayanan Medis mengkoordinir semua
kebutuhan pelayanan medis, melaksanakan pemantauan, pengawasan,
penggunaan fasilitas kegiatan pelayanan medis serta pengendalian
penerimaan dan pemulangan pasien.
i. Kepala Bagian Keperawatan
Dalam tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur melalui
Manajemen Pelayanan yang mempunyai fungsi untuk menciptakan
pelayanan keperawatan yang efektif, efisien, dan berkualitas serta
bertugas mengatur dan mengendalikan kegiatan pelayanan
keperawatan di rumah sakit.
j. Kepala Bagian Penunjang Medis
Dalam tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur melalui
Manajer Pelayanan. Berfungsi menciptakan kegiatan penunjang medis
untuk mencapai efektivitas, efisiensi, dan kualitas dalam upaya
15
peningkatan mutu pelayanan serta memiliki tugas untuk mengatur dan
mengendalikan kegiatan pelayanan penunjang medis di rumah sakit.
k. Kepala Bagian Pemasaran dan Bina Program
Dalam kegiatannya berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Direktur melalui Manajer Administrasi Umum. Berfungsi dan
bertugas menciptakan kegiatan pemasaran dan program untuk
mencapai efektivitas, efisiensi dan kualitas dalam upaya
penyebarluasan informasi dan citra rumah sakit kepada masyarakat.
l. Kepala Bagian Pengembangan SDM
Dalam kegiatannya berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Direktur melalui Manajer Administrasi Umum. Berfungsi dan
bertugas untuk mengkoordinir, merencanakan, mengawasi,
mengendalikan pelaksanaan dan melakukan evaluasi serta
meninjaklanjuti kegiatan pengembangan SDM rumah sakit dalam
upaya pencapaian efektivitas, efisiensi, dan kualitas yang optimal
dalam upaya meningkatkan administrasi kepegawaian, pendidikan, dan
pengembangan serta kesejahteraan pegawai.
m. Kepala Bagian Umum
Dalam kegiatannya berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Direktur melalui Manajer Administrasi Umum. Mempunyai
tugas dan fungsi dalam merencanakan pelaksanaan, pengaturan sistem
pengadaan dan distribusi, penggunaan, pemeliharaan serta
inventarisasi barang-barang milik rumah sakit, dan evaluasi serta
16
tindak lanjut kegiatan di Bagian Umum dalam upaya pencapaian
efektivitas, efisiensi dan kualitas guna meningkatkan mutu pelayanan
di Bagian Umum.
n. Kepala Bagian Keuangan
Dalam kegiatannya berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Direktur melalui Manajer Keuangan. Kepala Bagian Keuangan
mempunyai fungsi dan tugas mengkoordinir, melaksanakan,
mengawasi, mengendalikan kegiatan di Bagian Keuangan dan
membuat prosedur dan sistem anggaran serta analisa dan desain
anggaran rumah sakit sesuai prosedur yang telah ditetapkan serta
mengumpulkan data-data dari/unit/seksi yang diperlukan untuk
penyusunan anggaran keuangan.
B. LATAR BELAKANG
Pada masa sekarang ini kesehatan merupakan hal yang sangat penting,
sehingga banyak dibangun sektor pelayanan kesehatan berupa rumah sakit.
Secara otomatis hal tersebut menyebabkan persaingan antar rumah sakit
meningkat. Persaingan ini memotivasi mereka untuk secara bertahap
menciptakan strategi dan penyempurnaan kualitas pelayanan. Strategi dan
kualitas pelayanan yang diberikan rumah sakit berbeda-beda, sehingga setiap
rumah sakit mempunyai keunggulan masing-masing.
Usaha yang dapat ditempuh rumah sakit untuk mampu bersaing dengan
para kompetitornya adalah dengan cara memenuhi kelengkapan fasilitas
17
rumah sakit, peningkatan pelayanan yang diberikan kepada pasien, dan
ketersediaan alat-alat penunjang medis yang memadai. Salah satu hal penting
yang pengelolaannya perlu memperoleh perhatian khusus adalah persediaan
obat, karena obat mempunyai peran vital dalam upaya kesembuhan pasien.
Rumah Sakit Nirmala Suri Sukoharjo selalu berupaya untuk mencukupi
persediaan obat yang dibutuhkan oleh pasien agar fungsinya benar-benar
optimal. Persediaan harus direncanakan dan dikelola dengan baik, karena
apabila persediaan tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah akan berdampak
kurang baik untuk rumah sakit. Persediaan yang terlalu besar akan
menyulitkan rumah sakit dari segi biaya penyimpanan, batas kadaluarsa obat,
dan selain itu akan menyebabkan modal kerja yang ditanamkan pada
persediaan obat terlalu tinggi padahal seharusnya modal kerja tersebut dapat
dimanfaatkan untuk keperluan lain. Persediaan yang terlalu sedikit juga dapat
membahayakan, diantaranya kebutuhan obat tidak tercukupi sehingga pasien
bertambah parah atau mungkin tidak dapat diselamatkan.
Hubungannya dengan persediaan, RS. Nirmala Suri Sukoharjo melakukan
empat jenis pembelian persediaan, yaitu pembelian obat, pembelian peralatan
medis, pembelian peralatan non-medis, dan pembelian bahan makanan (gizi).
Dalam Tugas Akhir ini, penulis secara spesifik membahas tentang sistem
akuntansi pembelian obat. Perencanaan persediaan obat disusun oleh Instalasi
Farmasi setiap satu tahun berdasarkan data konsumsi tahun sebelumnya.
Pembeliannya direalisasikan secara rutin satu minggu sekali oleh Kepala Unit
Instalasi Farmasi dengan menggunakan sistem pembelian langsung kepada
18
PBF yang telah ditunjuk. Penunjukan pemasok obat tersebut dilakukan setiap
dua tahun sekali.
Diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam prosedur pembelian obat. Hal
ini bertujuan agar pelaksanaannya dapat dijalankan dengan efektif dan efisien.
Selain itu, dalam pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan diperlukan
pengendalian internal yang memadai agar terwujud praktik yang sehat,
terhindar dari pencurian aset, kecurangan, penggelapan dan hal-hal lainnya
yang merugikan rumah sakit. Penting juga bagi rumah sakit untuk secara
berkala mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan yang ada pada sistem yang
dimiliki. Dengan mengenal kelebihannya, rumah sakit dapat mempertahankan
kelebihan tersebut dan semakin menyempurnakannya. Sementara untuk
kekurangannya, rumah sakit dapat melakukan tindakan perbaikan ke arah
yang lebih baik.
Penulis telah melakukan penelitian terhadap penerapan sistem akuntansi
pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo. Penulis menemukan
kelemahan atas sistem akuntansi pembelian obat yang diterapkan, yaitu tidak
adanya pemisahan fungsi yang memadai antara Fungsi Pembelian dengan
Fungsi Penerimaan dan Bagian Utang merangkap sebagai Kasir. Hal ini
mengidentifikasi bahwa telah terjadi praktik yang kurang sehat dalam sistem
yang telah dijalankan. Kelemahan lainnya yaitu belum diselenggarakan
dokumen yang memadai berupa Laporan Penerimaan Obat ketika obat yang
dipesan diterima oleh Apoteker atau Asisten Apoteker. Selain itu, Bagian
Utang belum menyelenggarakan dokumen berupa Bukti Kas Keluar dan
19
catatan akuntansi berupa Kartu Utang yang sebenarnya akan sangat membantu
Bagian Utang dalam mencatat utang dan pelunasannya kepada masing-masing
PBF. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan di atas, maka penulis
tertarik untuk mengetahui secara lebih lanjut dan mengadakan evaluasi tentang
sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo dan
menyusun Tugas Akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN OBAT PADA RS. NIRMALA SURI SUKOHARJO”.
C. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas, pokok permasalahan yang akan
dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah:
1. Bagaimana prosedur pembelian obat yang diterapkan pada RS. Nirmala
Suri Sukoharjo?
2. Apa sajakah kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi pembelian
obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo?
D. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pembelian obat yang diterapkan
pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo.
2. Untuk mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi
pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo.
20
3. Untuk mengevaluasi penerapan sistem akuntansi pembelian obat pada RS.
Nirmala Suri Sukoharjo.
E. MANFAAT PENELITIAN
1. Bagi Penulis
Diharapkan dapat memperdalam ilmu tentang sistem akuntansi pembelian
obat, sehingga lebih memantapkan penerapan teori dalam melaksanakan
praktik di dunia kerja.
2. Bagi Rumah Sakit
Diharapkan mampu memberikan sumbangan ide atau pemikiran dan
mengupayakan solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh rumah sakit.
3. Bagi Pembaca
Diharapkan mampu menambah wawasan dan pengetahuan yang
bermanfaat tentang hasil penelitian dan dapat dijadikan sebagai bahan
acuan penelitian selanjutnya.
21
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Rumah Sakit
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang komplek, menggunakan
gabungan alat ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai
kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani
masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam
maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang
baik (Siregar, 2003).
Pada umumnya tugas rumah sakit ialah menyediakan keperluan untuk
pemeliharaan dan pemulihan kesehatan. Menurut Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 983/Menkes/SK/XI/1992 tugas
rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya
guna dan berhasil guna dengan mengutamakan penyembuhan dan
pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan
peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan.
Guna melaksanakan tugasnya, rumah sakit mempunyai berbagai
fungsi, yaitu menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang
medik dan non-medik, pelayanan dan asuhan keperawatan, pelayanan
rujukan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan, serta
administrasi umum dan keuangan.
20
22
Suatu sistem klasifikasi rumah sakit yang seragam diperlukan untuk
memberi kemudahan mengetahui identitas, organisasi, jenis pelayanan
yang diberikan, pemilik dan kapasitas tempat tidur. Disamping itu agar
dapat mengadakan evaluasi yang lebih tepat untuk suatu golongan rumah
sakit tertentu.
Rumah sakit dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria
sebagai berikut:
a. Klasifikasi rumah sakit berdasarkan jenis pelayanan
Berdasarkan jenis pelayanan, rumah sakit terdiri dari:
1) Rumah Sakit Umum
Rumah sakit umum adalah rumah sakit yang memberikan
pelayanan kepada berbagai penderita dengan berbagai jenis
penyakit, memberikan pelayanan diagnosis dan terapi untuk
berbagai kondisi medik seperti penyakit dalam, bedah, pediatrik,
psikiatri, ibu hamil, dan sebagainya.
2) Rumah Sakit Khusus
Rumah sakit khusus merupakan rumah sakit yang memberikan
pelayanan diagnosis dan pengobatan untuk penderita dengan
kondisi medik tertentu baik bedah maupun non bedah, seperti
rumah sakit kanker, rumah sakit bersalin, rumah sakit psikiatri,
rumah sakit pediatrik, rumah sakit mata, rumah sakit lepra, rumah
sakit tuberkolusis, rumah sakit ketergantungan obat, rumah sakit
rehabilitasi dan penyakit kronis.
23
b. Klasifikasi rumah sakit berdasarkan kepemilikan
Berdasarkan kepemilikan, rumah sakit terdiri dari:
1) Rumah Sakit Pemerintah (Govermental Hospital)
Rumah Sakit Pemerintah yaitu rumah sakit milik pemerintah
baik pusat maupun daerah, departemen maupun badan usaha milik
negara. Misalnya rumah sakit pusat, rumah sakit umum daerah,
rumah sakit angkatan darat, rumah sakit angkatan laut, rumah sakit
kepolisian, rumah sakit pertamina, dan lain-lain.
2) Rumah Sakit Swasta (Non Govermental Hospital)
Rumah sakit swasta adalah rumah sakit milik swasta baik
perorangan maupun yayasan. Misalnya RS. Nirmala Suri
Sukoharjo, RS. PKU Muhammadiyah, RS. Dr. Oen Surakarta, RS.
Islam Surakarta, dan lain-lain.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor: 860b/Menkes/SK/XII/1987, rumah sakit swasta
dibagi menjadi:
a) Rumah sakit swasta pratama adalah rumah sakit swasta yang
melakukan pelayanan medik dasar.
b) Rumah sakit madya adalah rumah sakit swasta yang melakukan
pelayanan medik dasar dan spesialis dasar.
c) Rumah sakit swasta utama adalah rumah sakit swasta yang
melakukan pelayanan medik dasar, spesialistik dan sub
spesialistik.
24
c. Klasifikasi berdasarkan status akreditasi
Berdasarkan status akreditasi, rumah sakit dapat dibedakan menjadi:
1) Rumah sakit yang telah diakreditasi
Rumah sakit yang telah terakreditasi adalah rumah sakit yang
telah diakui secara formal oleh suatu badan sertifikasi yang diakui,
yang menyatakan bahwa suatu rumah sakit telah memenuhi
persyaratan untuk melakukan kegiatan tertentu.
2) Rumah sakit yang belum diakreditasi
Rumah sakit yang belum terakreditasi adalah rumah sakit yang
belum diakui secara formal oleh suatu badan sertifikasi yang
diakui.
2. Pengertian Sistem dan Prosedur
Istilah sistem merupakan istilah yang berasal dari Bahasa Latin
(systēma) dan Bahasa Yunani (sustēma) yang artinya adalah himpunan
bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai
tujuan bersama. Ada beberapa pengertian sistem dan prosedur, diantaranya
adalah sebagai berikut:
a. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur
adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin
25
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang (Mulyadi, 2008: 5).
b. Sistem menurut Steven A. Moscove dalam S.P Hariningsih (2006: 3)
adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
c. Sistem adalah (1) Entitas yang terdiri dari dua atau lebih komponen
atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. (2)
Perlengkapan atau program yang terdiri dari instalasi komputer
lengkap. (3) Program dan prosedur terkait yang menjalankan suatu
tugas dalam sebuah komputer (Marshall B. Romney, 2004: 473).
d. Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-
fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan
organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan
efisien (John Mc. Manama).
e. Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk
melaksanakan seperangkat tujuan (C.W. Churchman).
f. Prosedur menurut W. Gerald Cole dalam S.P Hariningsih (2006: 2)
adalah suatu urut-urutan pekerjaan biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya
perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang sering
terjadi.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, penulis menyimpulkan
bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa bagian
26
yang terkoordinasi dan saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan
tertentu agar mendapatkan hasil yang efektif dan efisien, sedangkan
prosedur adalah urut-urutan kegiatan kronologis yang dilakukan oleh
beberapa bagian untuk menciptakan keseragaman penanganan suatu
kegiatan yang dilakukan berulang-ulang.
3. Pengertian Sistem Akuntansi
a. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan. Dari definisi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok
adalah formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku
pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2008: 3).
b. Sistem akuntansi didefinisikan sebagai organisasi formulir, catatan,
dan laporan yang dikoordinir sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi akuntansi (Indra Bastian, 2006: 5).
c. Sistem akuntansi menurut Howard F. Settler dalam S.P Hariningsih
(2006: 3) adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur,
dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam bentuk
laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi
usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti
pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk
menilai hasil operasi.
27
Berdasarkan beberapa pengertian sistem akuntansi di atas, maka
penulis menyimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi
formulir-formulir, catatan-catatan, dan prosedur-prosedur yang saling
berhubungan untuk diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan
suatu laporan yang dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang
berwenang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian adalah suatu sistem yang digunakan dalam
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua; pembelian lokal dan
pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam
negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri
(Mulyadi, 2008: 299).
a. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian menurut
Mulyadi (2008: 299) antara lain adalah sebagai berikut:
1) Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung
jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang
yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang
28
yang langsung pakai (tidak diselenggarakan barang di gudang),
permintaan pembelian diajukan langsung oleh pemakai barang.
2) Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3) Fungsi penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan
kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan
dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari
pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem
akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggung jawab
untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas
keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti
kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang dan
menyelenggarakan kartu utang sebagai bukti pembantu utang.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan
29
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang
yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
b. Dokumen yang Digunakan
1) Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan
mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan
pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan,
satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip
fungsi yang meminta barang.
2) Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi
(tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang
besar.
3) Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini, terdiri dari berbagai
tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
30
a) Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan sumber pertama surat order
pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order
resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b) Tembusan pengakuan oleh pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada
pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan
dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan
disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok
memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam
dokumen tersebut.
c) Tembusan bagi unit peminta barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta
pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.
d) Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang
diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah
ditetapkan.
31
e) Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk
mencari informasi mengenai pemasok.
f) Tembusan bagi penerima
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang
jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan
buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan
ini diblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan
dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan
yang dikirim ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar
fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan
dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
g) Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu daftar untuk mencatat kewajiban
yang timbul dari transaksi pembelian.
4) Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
32
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan
perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan
surat perubahan order pembelian.
6) Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi
sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada
pemasok dan yang sekaligus sebagai surat pemberitahuan kepada
kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai
remittance advice).
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1) Register bukti kas keluar (Voucher Register)
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
33
2) Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3) Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk
mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam
pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti
kas keluar yang belum dibayar.
4) Kartu persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
1) Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya
untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi
pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
34
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat
pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok
yang ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh
perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang
dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian
dibagi sebagai berikut:
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Perbedaan antara sistem akuntansi pembelian tersebut di atas
terletak pada prosedur pemilihan pemasok.
3) Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan
kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi
penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatatan
utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
35
4) Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang
untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5) Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok)
dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan
dokumen sumber sebagai catatan utang.
6) Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
5. Pengertian Sistem Pengendalian Internal
a. Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh
dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang
dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan
pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi;
keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan
36
peraturan yang berlaku (Dasaratha V. Rama dan Frederick L. Jones,
2008: 132).
b. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi, 2008: 163).
Berdasarkan definisi sistem pengendalian intern tersebut, maka dapat
disimpulkan bahwa tujuan sistem pengendalian intern adalah:
1) Menjaga kekayaan organisasi,
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
3) Mendorong efisiensi, dan
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan
dan biaya.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
37
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem
akuntansi pembelian antara lain meliputi:
1) Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan
barang.
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak
ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh
hanya satu fungsi tersebut.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,
untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi
pemakai barang, untuk barang yang dipakai langsung.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat
yang lebih tinggi.
38
e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar
yang didukung dengan surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
3) Praktik yang sehat
a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
bersaing dari berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan
jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian
dari fungsi pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan
tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan
ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur
tersebut diproses untuk dibayar.
39
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam
buku besar.
i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan
syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan
untuk memperoleh potongan tunai.
j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukung dicap “lunas”
oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim kepada
pemasok.
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Prosedur pembelian obat adalah kegiatan rutin yang dilakukan setiap
periode tertentu oleh RS. Nirmala Suri Sukoharjo. Prosedur pembelian obat ini
dilakukan untuk mencegah kekosongan persediaan obat dan memperlancar
kegiatan pelayanan farmasi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan
perbekalan farmasi di lingkungan RS. Nirmala Suri Sukoharjo demi kepuasan
pasien. Prosedur pembelian obat pada dasarnya meliputi empat tahap kegiatan,
yaitu perencanaan pembelian obat, pengadaan obat, penerimaan obat dari PBF
(Pedagang Besar Farmasi), dan pembayaran utang kepada PBF yang biasanya
disebut dengan istilah “inkaso”.
Di dalam struktur organisasi Instalasi Farmasi RS. Nirmala Suri
Sukoharjo, Apoteker dibantu PFT (Panitia Farmasi dan Terapi) bertugas
membuat dan merancang formularium obat. Formularium adalah daftar
40
kebutuhan obat yang akan digunakan oleh dokter dan petugas medis dalam
kegiatan rumah sakit. Di RS. Nirmala Suri Sukoharjo, pembuatan formularium
dilakukan setiap dua tahun sekali. Metode yang digunakan dalam perencanaan
perbekalan farmasi di RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah menggunakan
metode konsumsi. Metode konsumsi adalah metode perencanaan pengadaan
obat berdasarkan penggunaan obat atau sediaan farmasi tahun sebelumnya.
Perencanaan pembelian obat perlu dilakukan sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk membuat perencanaan kebutuhan obat secara efektif
dan efisien. Kebijakan yang diterapkan pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo
berkaitan dengan perencanaan pembelian obat yaitu perencanaan selama
periode satu tahun dilakukan setiap awal tahun berdasarkan jumlah pemakaian
tahun sebelumnya.
Prosedur perencanaan pembelian obat yang ditetapkan oleh RS. Nirmala
Suri Sukoharjo adalah sebagai berikut:
1) Kepala Instalasi Farmasi menyusun usulan pengadaan obat yang
diperlukan tahun depan berdasarkan hasil stock perbekalan farmasi tahun
lalu (sebelumnya) yang meliputi jumlah barang dan nilainya.
2) Nilai barang yang disusun merupakan akumulasi nilai seluruh obat dengan
harga penyesuaian sebesar 15%.
3) Usulan pengadaan obat berupa jumlah obat yang sudah disesuaikan
dengan penambahan 15% dijadikan sebagai patokan untuk memonitor
pembelian obat apakah sesuai dengan perencanaan atau tidak dalam
pembeliannya.
41
4) Setiap bulan Kepala Instalasi Farmasi memonitor pembelian setiap barang
selama satu bulan tersebut.
5) Hasil akumulasi pembelian tiap barang selama tiga bulan akan
dibandingkan dengan perencanaan triwulan dan hasilnya akan dievalusi.
6) Daftar perencanaan dan evaluasi pengadaan obat disampaikan kepada
Direktur.
7) Selanjutnya pengadaan dilakukan sesuai prosedur pengadaan obat secara
rutin (mingguan).
Prosedur perencanaan pengadaan obat dapat dilihat pada gambar berikut
ini:
42
GAMBAR II.1 Alur Kegiatan Perencanaan Pengadaan Obat pada RS. Nirmala Suri
Sukoharjo
Perencanaan tahunan obat tahun
sebelumnya
Prosedur pengadaan (pembelian) obat
Rekapitulasi pembelian perbekalan farmasi per
bulan
Akumulasi pembelian perbekalan farmasi per
triwulan
Perencanaan pembelian obat per triwulan
Hasil dibandingkan
evaluasi
43
1. Bagian yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Obat pada RS.
Nirmala Suri Sukoharjo
a) Kepala Instalasi Farmasi
Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi dari PBF mengenai harga obat yang telah direncanakan
dalam daftar formularium rumah sakit, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan obat (pemasok dipilih setiap dua tahun sekali
atau dapat berubah sesuai kebutuhan), membuat daftar obat yang akan
dibeli, mengeluarkan order pembelian kepada PBF yang dipilih, dan
menerima obat yang telah dikirm oleh PBF. Sebelum mengirimkan
Surat Pesanan kepada PBF, Kepala Instalasi Farmasi mempunyai
tanggung jawab untuk menyusun rencana pengadaan berbekalan
farmasi untuk waktu satu tahun, kemudian kebutuhan obat tersebut di-
breakdown menjadi perencanaan triwulan dan bulanan baru
pembeliannya direalisasikan setiap satu minggu sekali dan dilakukan
setiap jam kerja.
b) Direktur
Direktur bertanggung jawab untuk menyetujui atau tidaknya
rencana pembelian yang telah dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi,
memberikan otorisasi pada Surat Pesanan yang dikirim ke PBF, dan
bertanggung jawab untuk memberikan otorisasi atas pengeluaran uang,
baik secara tunai atau menggunakan Bilyet Giro (BG) untuk
pembayaran utang kepada PBF apabila telah jatuh tempo.
44
c) Bagian Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri
Sukoharjo, Bagian Gudang bertanggung jawab untuk menyimpan obat
yang sebelumnya telah diterima oleh pegawai Instalasi Farmasi, dan
mengatur distribusi obat ke apotek untuk pelayanan obat pasien, baik
rawat inap atau rawat jalan.
d) Bagian Utang
Bagian Utang bertanggung jawab untuk mencatat timbulnya utang
atas pembelian obat, membuat rekapan utang kepada PBF,
merencanakan pembayaran utang sesuai tanggal jatuh tempo Faktur,
mengajukan persetujuan pembayaran obat kepada Direktur, dan
melakukan pelunasan utang kepada PBF apabila telah jatuh tempo,
baik melalui pembayaran tunai atau dengan Bilyet Giro (BG).
2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian Obat pada
RS. Nirmala Suri Sukoharjo
a) Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat Permintaan Penawaran Harga dibuat oleh Kepala Instalasi
Farmasi setelah diadakan formularium. Surat Permintaan Penawaran
Harga ini hanya dibuat setiap dua tahun sebelum melakukan
penunjukan kepada PBF. PBF dipilih berdasarkan surat balasan (Surat
Penawaran Harga). Dari Surat Penawaran Harga yang dikirimkan oleh
45
PBF, Kepala Instalasi Farmasi dapat melakukan seleksi PBF mana
yang dipilih. PBF yang dipilih adalah PBF yang mampu memenuhi
kebutuhan obat baik dari segi kualitas, harga, dan spesifikasi lainnya
yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Surat Permintaan
Penawaran Harga tidak mutlak dibuat dua tahun sekali, namun
menyesuaikan dengan kebutuhan pelayanan farmasi.
b) Buku Defecta Habis (BDH)
Buku Defecta Habis adalah buku yang digunakan untuk mencatat
persediaan obat yang telah menipis. Buku ini berisi keterangan tentang
jenis obat, sisa stock yang masih ada, harga netto obat, jumlah pesanan,
pemesan, dan penerima obat. Buku ini memberikan informasi jenis
obat apa saja yang telah menipis jumlah persediaanya, sehingga perlu
untuk dilakukan pembelian kembali. Buku ini digunakan oleh Kepala
Instalasi Farmasi sebagai pedoman dalam penyusunan Buku Rencana
Pembelian.
c) Buku Rencana Pembelian (BRP)
Buku ini berisi daftar rencana obat-obatan yang akan segera dibeli
karena persediaanya telah menipis. Buku ini nantinya akan diajukan
kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan atas rencana
pembelian obat.
d) Surat Pesanan (SP)
Dokumen ini dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi untuk
melakukan pemesanan obat kepada PBF. Dokumen ini berisi informasi
46
tentang nama PBF yang dituju, tanggal pemesanan, nomor surat
pesanan yang tercetak urut, nama sediaan obat yang dipesan, paraf
otorisasi dari Direktur, tanda tangan Kepala Instalasi Farmasi, nomor
SIK, dan stempel RS. Nirmala Suri Sukoharjo. Dokumen ini dibuat
rangkap dua, yaitu untuk Surat Pesanan yang asli diserahkan kepada
PBF dan tembusannya digunakan sebagai arsip Instalasi Farmasi.
Tembusan Surat Pesanan tersebut nantinya akan digunakan oleh
Kepala Instalasi Farmasi untuk mencocokkan apakah obat yang
diterima dari PBF telah sesuai dengan obat yang dipesan.
e) Laporan Penerimaan Obat (rekap)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang untuk mencatat seluruh
penerimaan obat yang dikirim oleh PBF. Dokumen ini berisi
spesifikasi obat yang diterima dari PBF dan diinput melalui komputer
gudang. Laporan Penerimaan Obat dibuat secara berkala (satu bulan
sekali) dalam bentuk print out dan merupakan rekaman data lengkap
atas obat yang diterima dan data yang diinput harus sesuai dengan tiap-
tiap Faktur yang diberikan oleh PBF. Data yang perlu diinput dalam
komputer gudang ketika obat diterima antara lain adalah nama PBF,
nomor Faktur, tanggal penerimaan obat, nomor urut dalam komputer
gudang, nama atau jenis persediaan, kuantitas persediaan, harga netto,
nomor batch, tanggal kadaluarsa (ED), diskon harga, PPN, dan total
harga yang harus dibayar.
47
f) Buku Pemasukan Obat (BPO)
Buku ini diisi oleh Bagian Gudang untuk mencatat seluruh
penerimaan obat yang dikirim oleh PBF. Data-data dalam Faktur yang
dicatat dalam Buku Pemasukan Obat antara lain adalah nama PBF,
nomor Faktur, tanggal penerimaan, nomor urutan dalam komputer,
nama atau jenis sediaan, jumlah sediaan, harga netto, nomor batch, dan
tanggal kadaluarsa. Buku Pemasukan Obat ini adalah catatan manual
atas obat yang diterima oleh Bagian Gudang, sedangkan Laporan
Penerimaan Obat merupakan catatan tentang obat yang diterima dari
PBF secara terkomputerisasi.
g) Nota Terima Faktur (NTF)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Utang ketika menerima titipan
Faktur asli dari PBF. Dokumen ini berisi informasi tentang tanggal
Nota Terima Faktur diberikan kepada petugas inkaso, nama PBF,
nomor Faktur, tanggal Faktur, nilai nominal Faktur, tanggal jatuh
tempo Faktur, dan tanda tangan Bagian Utang. Nota Terima Faktur
dibuat rangkap dua, Nota Terima Faktur yang asli diserahkan kepada
petugas inkaso dan tembusannya diarsip oleh Bagian Utang. Dokumen
ini berfungsi sebagai bukti bahwa Bagian Utang telah menerima Faktur
asli dari PBF dan sebagai bukti kesanggupan bahwa utang atas
pembelian obat akan dibayar pada tanggal jatuh tempo.
48
h) Faktur
Faktur merupakan dokumen yang diterima dari pihak luar, yaitu
PBF. Oleh PBF, tembusan Faktur sebanyak dua lembar diserahkan
kepada Kepala Instalasi Farmasi ketika barang dikirim. Kepala
Instalasi Farmasi menyimpan salah satu tembusan Faktur dan
tembusan Faktur yang lainnya diserahkan kepada Bagian Utang. Oleh
Bagian Utang dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk mengakui
timbulnya utang kepada PBF dan setelah utang dilunasi, Faktur asli
dari PBF dicap “lunas” dan dijadikan bukti bahwa utang telah dilunasi.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo
a) Kartu Persediaan Gudang
Dokumen ini digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat
pemasukan obat ketika obat dari PBF telah diterima dan pengeluaran
(distribusi) obat dari gudang ke apotek.
b) Buku Inkaso
Buku Inkaso adalah buku yang digunakan oleh Bagian Utang untuk
mencatat utang kepada PBF beserta rencana pembayaran yang
diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo. Selain itu, Buku Inkaso
juga digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang.
49
c) Jurnal Biaya
Berdasarkan Faktur yang telah dibayar dan dicap “lunas” oleh PBF
tersebut, Bagian Utang mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Jurnal
Biaya.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Obat
pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo
Berikut ini adalah jaringan prosedur yang berlaku dalam sistem
akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo:
a) Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini, Kepala Instalasi Farmasi mengajukan rencana
pembelian dalam Buku Rencana Pembelian. Buku ini berisi daftar obat
apa saja yang akan dibeli. Fungsi pembelian membuat rencana
pembelian tersebut berdasarkan Buku Defecta Habis. Buku Rencana
Pembelian tersebut kemudian diajukan kepada Direktur untuk meminta
persetujuan atas rencana pembelian obat.
b) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, Kepala Instalasi Farmasi mengirimkan Surat
Permintaan Penawaran Harga kepada beberapa PBF untuk
memperoleh informasi mengenai harga obat-obatan, diskon, dan
berbagai ketentuan yang diberlakukan oleh PBF berkaitan dengan
pembelian obat.
50
Berdasarkan balasan (dalam bentuk Surat Penawaran Harga) dari
PBF, Kepala Instalasi Farmasi melakukan penunjukan PBF yang akan
dijadikan sebagai mitra kerja. Prosedur pemilihan pemasok ini
normalnya dilakukan setiap dua tahun sekali (namun ini bukan
merupakan periode yang mutlak). Dalam pelaksanaan pembelian rutin
(setiap satu minggu sekali) Kepala Instalasi Farmasi langsung
melakukan order kepada PBF yang telah dipilih, tidak perlu membuat
Surat Permintaan Penawaran Harga.
c) Prosedur Order Pembelian Obat
Dalam prosedur ini, Kepala Instalasi Farmasi membuat Surat
Pesanan kepada PBF yang telah dipilih. Surat Pesanan tersebut dibuat
rangkap dua dan harus diotorisasi oleh Direktur. Surat Pesanan yang
asli diserahkan kepada PBF, dan tembusannya digunakan sebagai
arsip.
d) Prosedur Penerimaan Obat
Dalam prosedur ini, Petugas Instalasi Farmasi (Apoteker/Asisten
Apoteker/petugas farmasi lainnya) menerima obat yang telah dipesan.
Ketika menerima barang, petugas mencocokkan barang yang diterima
dengan tembusan Surat Pesanan dan Faktur dari pemasok.
Pemeriksaan ini meliputi jenis, kuantitas, dosis atau volume, tanggal
kadalursa (ED), nomor batch, kemasan, diskon, dan apakah obat yang
diterima telah benar-benar sesuai dengan pesanan. Apabila obat yang
dikirim oleh PBF telah sesuai dengan pesanan, maka petugas
51
memberikan paraf atau tanda tangan, nomor SIK, tanggal penerimaan
barang dalam Faktur yang diberikan oleh PBF. Faktur asli diambil
kembali oleh PBF, sedangkan dua lembar tembusannya diserahkan
kepada petugas yang menerima barang.
Petugas penerima barang kemudian melakukan input data dalam
Faktur tersebut ke komputer gudang, Buku Pemasukan Obat, dan
Kartu Persediaan Gudang, kemudian obat menjadi persediaan gudang.
e) Prosedur Penyimpanan Barang
Bagian Gudang menerima obat dan menyimpannya sesuai dengan
prosedur penyimpanan yang berlaku. Penyimpanan persediaan obat
sesuai dengan bentuk persediaan dan mengikuti instruksi penyimpanan
dari pabrik.
f) Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini, Bagian Utang menerima tembusan Surat
Pesanan dan tembusan Faktur dari PBF yang dikirim melalui Instalasi
Farmasi bersamaan dengan diterimanya obat. Biasanya dua minggu
sebelum tanggal jatuh tempo, petugas inkaso dari PBF yang
bersangkutan menyerahkan atau menitipkan Faktur asli kepada Bagian
Utang dan Bagian Utang memberikan Nota Terima Faktur kepada
petugas inkaso. Nota Terima Fakur ini pada akhirnya nanti akan
digunakan petugas inkaso untuk melakukan penagihan utang. Bagian
Utang mencocokkan Faktur asli yang dititipkan petugas inkaso dengan
tembusan Faktur PBF yang diserahkan oleh Kepala Instalasi Farmasi.
52
Apabila Faktur asli telah sesuai dengan tembusannya, maka Bagian
Utang membuat rencana pembayaran dan mengurutkan sesuai dengan
dengan tanggal jatuh tempo
g) Prosedur Pembayaran Utang
Ketika telah mendekati tanggal jatuh tempo Faktur, Bagian Utang
meminta persetujuan kepada Direktur mengenai pembayaran utang
kepada PBF, baik pembayaran tunai atau dengan menggunakan Bilyet
Giro (BG). Pembayaran utang dengan nominal kurang atau sama
dengan Rp 1.000.000,00 dilakukan secara tunai (kas), sedangkan
pembayaran utang dengan nominal lebih dari Rp 1.000.000,00
dilakukan dengan menggunakan Bilyet Giro (BG) yang ditandatangani
oleh Direktur.
Apabila telah jatuh tempo petugas inkaso datang kembali untuk
melakukan penagihan utang dan apabila utang telah dilunasi, maka
petugas inkaso memberikan cap “lunas” pada Faktur.
h) Prosedur Pencatatan
Faktur yang telah dicap “lunas” tersebut digunakan sebagai bukti
pengeluaran kas atas pembayaran inkaso. Pengeluaran kas untuk
pembayaran inkaso tersebut dicatat dalam Jurnal Biaya.
5. Flowchart
Berikut ini adalah Flowchart Sistem Akuntansi Pembelian Obat pada RS.
Nirmala Suri Sukoharjo:
6. Uraian Flowchart
Berdasarkan flowchart pada halaman sebelumnya, berikut ini adalah
uraiannya:
1. Berdasarkan Buku Defecta Habis, Kepala Instalasi Farmasi
menuliskan daftar obat yang akan diadakan ke dalam Buku Rencana
Pembelian. Buku Rencana Pembelian kemudian diajukan kepada
Direktur untuk dimintakan persetujuan. Apabila Direktur menyetujui,
maka Direktur memberikan paraf otorisasi pada Buku Rencana
Pembelian.
2. Buku Rencana Pembelian telah diotorisasi oleh Direktur, kemudian
Kepala Instalasi Farmasi membuat Surat Pesanan rangkap dua lembar
dan diotorisasi oleh Direktur, Surat Pesanan kemudian didistribusikan
sebagai berikut:
a. SP 1 : diserahkan kepada PBF sebagai order obat
b. SP 2 : diarsip sementara berdasarkan nomor urut tercetak.
3. Obat yang dipesan dari PBF datang disertai dengan Faktur dan
tembusannya dan diterima oleh Kepala Instalasi Farmasi. Obat yang
diterima kemudian diteliti dan dicocokkan dengan SP 2 dan Faktur.
Jika obat yang diterima telah sesuai, Kepala Instalasi Farmasi atau
petugas lain yang ditunjuk memberikan paraf atau tanda tangan pada
kolom penerima dalam Faktur, nomor SIK, tanggal terima barang, dan
membubuhkan stempel RS. Nirmala Suri Sukoharjo. Faktur asli
56
57
diminta kembali oleh PBF dan tembusan Faktur sebanyak dua lembar
diserahkan kepada petugas yang menerima obat.
a. Faktur 2 : diserahkan ke Bagian Gudang bersama dengan
obat yang diterima dari PBF.
b. Faktur 3 : diserahkan ke Bagian Utang bersama dengan SP 2
untuk kepentingan inkaso.
4. Bagian Gudang menerima obat dan tembusan Faktur 2 kemudian
menyimpannya sesuai dengan prosedur penyimpanan. Data dalam
Faktur diinput ke dalam komputer gudang, dan dicatat dalam Buku
Pemasukan Obat dan Kartu Persediaan Gudang. Setiap akhir bulan,
data yang diinput dalam komputer gudang akan dicetak dan menjadi
sebuah dokumen berupa print out Laporan Penerimaan Obat (rekap).
5. Setelah selesai melakukan input data, Faktur 2 diserahkan kembali ke
Instalasi Farmasi dan diarsip sesuai nama PBF.
6. Bagian Utang menerima Faktur 3 beserta SP 2 dari Kepala Instalasi
Farmasi. Faktur 3 disimpan oleh Bagian Utang dan setelah diteliti, SP
2 dikembalikan kepada Kepala Instalasi Farmasi.
7. Kepala Instalasi Farmasi menerima SP 2 dan mengarsip sesuai nomor
urut tercetak pada SP.
8. Selang beberapa hari (biasanya dua minggu sebelum jatuh tempo),
petugas inkaso dari PBF menitipkan Faktur asli kepada Bagian Utang.
Bagian Utang menukar Faktur asli tersebut dengan Nota Terima
Faktur.
58
Nota Terima Faktur 1 : diserahkan kepada petugas inkaso.
Nota Terima Faktur 2 : diarsip oleh Bagian Utang sesuai nama
PBF.
Bagian Utang kemudian mencocokkan Faktur asli yang diterima dari
petugas inkaso dengan Faktur 3 yang diterima dari Kepala Instalasi
Farmasi. Apabila telah cocok (sesuai), Bagian Utang membuat rencana
pembayaran yang diurutkan sesuai tanggal jatuh tempo dalam Buku
Inkaso.
Buku Inkaso diajukan kepada Direktur disertai dengan Faktur asli dari
PBF dan Faktur 3 sebagai dokumen pendukung. Rencana pembayaran
dalam Buku Inkaso disetujui oleh Direktur dan Direktur
menandatangani Bilyet Giro atau BG (untuk pembayaran yang
menggunakan Bilyet Giro). Pembayaran dilakukan dengan ketentuan
sebagai berikut:
a. Apabila pembayaran ≤ Rp 1.000.000,00 maka pembayaran
dilakukan dengan menggunakan uang tunai.
b. Apabila pembayaran > Rp 1.000.000,00 maka pembayaran
dilakukan dengan menggunakan Bilyet Giro (BG).
9. Pada saat jatuh tempo, Bagian Utang menerima kembali Nota Terima
Faktur dari petugas inkaso. Nota Terima Faktur tersebut sebagai bukti
penagihan. Bagian Utang menyerahkan uang tunai atau Bilyet Giro
(BG) kepada petugas inkaso, kemudian Faktur asli dicap “lunas” oleh
petugas inkaso dan bersama Faktur 3 diarsip oleh Bagian Utang sesuai
59
dengan nama PBF dan tanggal pembayaran. Pengeluaran uang untuk
pembayaran inkaso dicatat dalam Jurnal Biaya.
C. EVALUASI
1. Fungsi Terkait
Menurut Mulyadi (2008: 299) fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi pembelian adalah Fungsi Gudang, Fungsi Pembelian, Fungsi
Penerimaan, dan Fungsi Akuntansi. Bagian yang terkait dalam sistem
akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Kepala
Instalasi Farmasi, Direktur, Bagian Gudang, dan Bagian Utang. Dalam
sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo
terdapat pemisahan fungsi yang kurang memadai, antara lain Fungsi
Pembelian (Kepala Instalasi Farmasi), selain melakukan pembelian juga
melakukan penerimaan obat yang datang dari PBF. Kurangnya pemisahan
fungsi seperti ini, dikhawatirkan tidak dapat dilakukan pengecekan intern
atas obat yang dipesan. Bagian Utang juga merangkap sebagai kasir yang
mengatur keluar masuk uang kas.
2. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2008: 303) dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian antara lain adalah Surat Permintaan Pembelian, Surat
Permintaan Penawaran Harga, Surat Order Pembelian, Laporan
Penerimaan Barang, Surat Perubahan Order, dan Bukti Kas Keluar.
60
Dokumen yang digunakan dalan sistem akuntansi pembelian obat pada
RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Surat Permintaan Penawaran Harga,
Buku Defecta Habis, Buku Rencana Pembelian, Surat Pesanan, Laporan
Penerimaan Obat (rekap), Buku Pemasukan Obat, Nota Terima Faktur,
dan Faktur. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo kurang memadai, karena belum
diselenggarakan Laporan Penerimaan Obat pada saat obat diterima.
Laporan Penerimaan Obat hanya dibuat pada akhir bulan, yaitu berupa
rekapan print-out data dari komputer gudang. Selain itu tidak ada Surat
Perubahan Order, karena perubahan order hanya dilakukan melalui telepon
dan Bagian Utang belum menyelenggarakan dokumen berupa Bukti Kas
Keluar.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2008: 308) catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian antara lain adalah Register Bukti Kas Keluar,
Jurnal Pembelian, Kartu Utang, dan Kartu Persediaan. Catatan akuntansi
yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala
Suri Sukoharjo adalah Kartu Persediaan Gudang, Buku Inkaso, dan Jurnal
Biaya. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukaharjo kurang memadai karena
Bagian Utang belum menyelenggarakan Kartu Utang yang sebenarnya
61
sangat membantu dalam mencatat utang kepada masing-masing PBF
secara sistematis.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Menurut Mulyadi (2008: 301) jaringan prosedur yang membentuk
sistem akuntansi pembelian adalah prosedur permintaan pembelian,
prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur
order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang,
dan prosedur distribusi pembelian. Jaringan prosedur dalam sistem
akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah
prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga
dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian obat, prosedur
penerimaan obat, prosedur penyimpanan barang, prosedur pencatatan
utang, prosedur pembayaran utang, dan prosedur pencatatan. Jaringan
prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian obat pada RS.
Nirmala Suri telah memadai.
5. Sistem Pengendalian Intern
a. Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi penerimaan
Belum ada pemisahan fungsi yang memadai antara fungsi
pembelian dengan fungsi penerimaan obat. Selain bertugas
melakukan pembelian, Kepala Instalasi Farmasi juga menangani
62
penerimaan obat dari PBF. Hal ini menyebabkan kurang adanya
pengecekan intern terhadap berbagai informasi mengenai obat
yang dibeli.
2) Fungsi pengadaan harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri
Sukoharjo sudah ada pemisahan fungsi yang memadai antara
fungsi pengadaan dengan fungsi akuntansi. Fungsi pengadaan
barang dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi sedangkan fungsi
akuntansi dilakukan oleh Bagian Utang. Kedua bagian tersebut
benar-benar terpisah dan menjalankan tanggung jawab sesuai
fungsi masing-masing. Pemisahan fungsi yang memadai seperti ini
mampu menjaga kekayaan perusahaan, menjamin ketelitian, dan
keandalan data akuntansi.
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan
Fungsi peneriman dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi
sedangkan fungsi penyimpanan dilakukan oleh Bagian Gudang.
Hal ini menunjukkan bahwa telah ada pemisahan fungsi yang
memadai antara fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan.
Pemisahan fungsi ini akan mengakibatkan penyerahan masing-
masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam
bidangnya, sehingga informasi penerima barang dan persediaan
barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan
keandalannya.
63
4) Transaksi pembelian obat harus dilaksanakan oleh lebih dari satu
orang atau lebih dari satu fungsi
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri
Sukoharjo, transaksi pembelian obat dilakukan oleh lebih dari satu
orang atau lebih dari satu fungsi, yaitu oleh Kepala Instalasi
Farmasi, Direktur, Bagian Gudang, dan Bagian Utang. Tidak ada
satupun transaksi yang dilakukan dari awal sampai akhir hanya
oleh satu orang atau satu fungsi saja. Hal ini akan menciptakan
pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh Fungsi Gudang, untuk
barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi
pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri
Sukoharjo tidak terdapat dokumen berupa Surat Permintaan
Pembelian, tetapi diselenggarakan dokumen yang fungsinya
hampir sama dengan Surat Permintaan Pembelian, yaitu Buku
Rencana Pembelian. Buku ini berisi daftar obat yang dibutuhkan
untuk segera dibeli dan dimintakan otorisasi kepada Direktur
sebelum dilakukan order pembelian. Persetujuan untuk melakukan
pesanan pembelian obat diwujudkan dalam bentuk paraf atau tanda
tangan otorisasi dari Direktur. Paraf atau tanda tangan tersebut
merupakan bukti bahwa daftar obat yang diajukan dalam Buku
64
Rencana Pembelian merupakan obat yang diperlukan oleh Unit
Instalasi Farmasi dan telah disetujui oleh Direktur.
2) Surat Order Pembelian diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
Surat Pesanan yang dibuat oleh Fungsi Pembelian
ditandatangani oleh Direktur sebelum dikirim kepada PBF. Surat
Pesanan yang diotorisasi oleh Direktur ini dapat mencegah
diterimanya obat dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan
oleh rumah sakit.
3) Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan.
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri
Sukoharjo belum diselenggarakan Laporan Penerimaan Obat yang
memadai ketika obat diterima dari PBF. Pada saat menerima obat
dari PBF, petugas yang menerima obat menandatangani kolom
penerima dalam Faktur, membubuhkan nomor SIK, stempel RS.
Nirmala Suri Sukoharjo, dan tanggal diterima obat. Tanda tangan
tersebut sebagai bukti bahwa obat telah diterima.
4) Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi atau pejabat
yang lebih tinggi.
Bagian Utang belum menyelenggarakan catatan akuntansi
berupa Bukti Kas Keluar. Untuk merencanakan pembayaran dan
pengeluaran uang kepada PBF, Bagian Utang menggunakan Buku
Inkaso disertai dokumen pendukung berupa Faktur 3 (tembusan
65
Faktur) dan Faktur 1 ( Faktur asli). Seluruh dokumen yang
digunakan untuk merencanakan pengeluaran kas guna pembayaran
utang kepada PBF diketahui dan diotorisasi oleh Direktur. Untuk
pembayaran utang dengan menggunakan Bilyet Giro (BG), Bagian
Utang mengeluarkan Bilyet Giro (BG) berdasarkan persetujuan
dan ditandatangani oleh Direktur.
5) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang
lengkap.
Catatan akuntansi yang digunakan oleh Bagian Utang adalah
Buku Inkaso dan Jurnal Biaya. Buku Inkaso ini berisi daftar
rencana pembayaran utang kepada PBF dan daftar utang yang telah
dilunasi. Pencatatan daftar utang didasarkan atas dokumen sumber
dan dokumen pendukung yang memadai, yaitu tembusan SP dari
Kepala Instalasi Farmasi, Faktur asli dan tembusan Faktur.
Pelunasan utang dicatat ke dalam Jurnal Biaya didasarkan pada
dokumen berupa Faktur asli dari PBF yang telah dicap “lunas”.
6) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi berupa Buku
Inkaso dan Jurnal Biaya dilakukan hanya oleh bagian yang
berwenang, yaitu Bagian Utang. Sementara untuk Kartu Persediaan
Gudang, pencatatannya dilakukan oleh Bagian Gudang.
66
c. Praktik yang Sehat
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
Dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri
Sukoharjo, hanya Surat Pesanan yang menggunakan nomor urut
tercetak. Nota Terima Faktur yang dibuat oleh Bagian Utang tidak
menggunakan nomor urut tercetak.
2) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing
dari berbagai pemasok.
PBF dipilih tidak berdasarkan hubungan istimewa dan pribadi
antara Kepala Instalasi Farmasi dengan PBF. Kepala Instalasi
Farmasi melakukan pemilihan PBF berdasarkan beberapa
pertimbangan dalam segi harga, jenis obat, kualitas obat, dan
ketentuan-ketentuan lainnya. PBF yang dipilih adalah PBF yang
mampu memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi rumah sakit
sesuai kualifikasi yang telah ditetapkan.
3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari
fungsi pembelian.
Kepala Instalasi Farmasi menyimpan tembusan Surat Pesanan
(SP 2) dan ketika menerima obat yang dipesan, Kepala Instalasi
Farmasi memeriksa dan mencocokkan obat apakah telah sesuai
dengan tembusan Surat Pesanan tersebut.
67
4) Fungsi Penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima
dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang
tersebut dan membandingkannya dengan tembusan Surat Order
Pembelian.
Kepala Instalasi Farmasi melakukan pemeriksaan obat yang
diterima dari PBF dengan cara menghitung dan menginspeksi obat
dan membandingkannya dengan tembusan Surat Pesanan untuk
membuktikan bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan
obat yang dipesan.
5) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam Faktur dari pemasok sebelum Faktur tersebut
diproses untuk dibayar.
Bagian Utang melakukan pengecekan harga, syarat pembelian,
dan ketelitian perkalian dalam Faktur, apabila telah benar maka
Bagian Utang mencatat rencana pembayaran obat kepada PBF ke
dalam Buku Inkaso dan mengurutkan sesuai tanggal jatuh tempo.
6) Pembayaran Faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembelian
guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh
potongan harga.
Jangka waktu pembayaran obat biasanya adalah tiga puluh hari.
Beberapa PBF ada yang memberikan diskon pembelian, tetapi ada
juga yang tidak memberikan diskon pembelian, tergantung masing-
masing PBF. Bagian Utang melakukan pembayaran obat secara
68
tepat waktu sesuai tanggal jatuh temponya, kecuali apabila
Direktur tidak menyetujui rencana pembayaran utang sesuai
tanggal jatuh tempo. Hal ini biasanya disebabkan karena rumah
sakit pada periode tersebut mempunyai rencana pengeluaran kas
lainnya yang lebih diprioritaskan.
69
BAB III
TEMUAN
A. KELEBIHAN
Berdasarkan penelitian dan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem
akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo, penulis
menemukan kelebihan sebagai berikut:
1. Bagian yang Terkait
Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian obat pada
RS. Nirmala Suri Sukoharjo telah lengkap, yaitu Kepala Instalasi
Farmasi sebagai pelaksana Fungsi Pembelian dan Fungsi Penerimaan,
Direktur sebagai pelaksana Fungsi Otorisasi, Bagian Gudang sebagai
pelaksana Fungsi Penyimpanan, dan Bagian Utang sebagai pelaksana
Fungsi Akuntansi. Hal ini juga menunjukkan bahwa telah ada pemisahan
fungsi dalam prosedur pembelian yang dilakukan.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat
pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Surat Permintaan Penawaran
Harga, Buku Defecta Habis, Buku Rencana Pembelian, Surat Pesanan,
Laporan Penerimaan Obat (rekap), Buku Pemasukan Obat, Nota Terima
Faktur, dan Faktur. Surat Pesanan telah menggunakan nomor urut
tercetak. Dokumen berupa Surat Pesanan dan Buku Rencana Pembelian
69
70
diotorisasi oleh Direktur, sehingga penggunaan dokumen tersebut dapat
dipertanggungjawabkan.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang telah diselenggarakan dalam sistem
akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo yaitu Kartu
Persediaan Gudang, Buku Inkaso, dan Jurnal Biaya. Pencatatan ke
dalam catatan akuntansi hanya dilakukan oleh bagian yang berwenang.
Pencatatan ke dalam Kartu Persediaan Gudang hanya dapat dilakukan
oleh Bagian Gudang dan pencatatan ke dalam Buku Inkaso dan Jurnal
Biaya hanya dapat dilakukan oleh Bagian Utang berdasarkan dokumen
sumber dan dokumen pendukung yang lengkap.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo telah lengkap, yaitu terdiri dari
Prosedur Permintaan Pembelian, Prosedur Permintaan Penawaran Harga
dan Pemilihan Pemasok, Prosedur Order Pembelian Obat, Prosedur
Penerimaan Obat, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pencatatan
Utang, Prosedur Pembayaran Utang, dan Prosedur Pencatatan.
B. KELEMAHAN
Kelemahan dari sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri
Sukoharjo adalah sebagai berikut:
71
1. Bagian yang Terkait
Kepala Instalasi Farmasi selain melakukan pembelian obat juga
merangkap sebagai Fungsi Penerimaan ketika obat dikirim oleh PBF.
Hal ini menunjukkan bahwa belum ada pemisahan fungsi yang memadai
antara Fungsi Pembelian dengan Fungsi Penerimaan, sehingga tidak
dapat dilakukan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi
pembelian obat. Selain itu, Bagian Utang merangkap sebagai Kasir yang
mengurusi keluar masuknya uang kas.
2. Dokumen yang Digunakan
Kepala Instalasi Farmasi belum menyelenggarakan Laporan
Penerimaan Obat yang memadai pada saat menerima obat dari PBF dan
Bagian Utang belum menyelenggarakan Bukti Kas Keluar.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Bagian Utang belum menyelenggarakan Kartu Utang. Untuk
mencatat timbulnya utang, perencanaan pembayaran utang, dan
pelunasan utang kepada PBF Bagian Utang hanya menggunakan Buku
Inkaso.
72
BAB IV
PENUTUP
A. SIMPULAN
Berdasarkan penelitian dan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem
akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo, penulis
mengambil simpulan sebagai berikut:
1. Prosedur pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah
prosedur pembelian dengan cara penunjukan langsung yang dilakukan
setiap satu minggu sekali berdasarkan keadaan persediaan obat yang telah
menipis.
2. Sistem pembelian obat pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo merupakan
sistem pembelian secara kredit dan pembayaran utang kepada PBF
dilakukan setiap tanggal 7 sampai 21 untuk setiap bulannya.
3. Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian obat pada RS.
Nirmala Suri Sukoharjo adalah Kepala Instalasi Farmasi, Direktur, Bagian
Gudang, dan Bagian Utang.
4. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat pada
RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Surat Permintaan Penawaran Harga,
Buku Defecta Habis (BDH), Buku Rencana Pembelian (BRP), Surat
Pesanan (SP), Laporan Penerimaan Obat (rekap), Buku Pemasukan Obat
(BPO), dan Nota Terima Faktur (NTF), dan Faktur.
72
73
5. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat
pada RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Kartu Persediaan Gudang, Buku
Inkaso, dan Jurnal Biaya.
6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian obat pada
RS. Nirmala Suri Sukoharjo adalah Prosedur Permintaan Pembelian,
Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok, Prosedur
Order Pembelian Obat, Prosedur Penerimaan Obat, Prosedur
Penyimpanan Barang, Prosedur Pencatatan Utang, Prosedur Pembayaran
Utang, dan Prosedur Pencatatan.
B. REKOMENDASI
Sesuai kelemahan atas sistem akuntansi pembelian obat pada RS. Nirmala
Suri Sukoharjo yang telah dikemukakan penulis pada bab sebelumnya, maka
penulis memberikan rekomendasi sebagai berikut:
1. Bagian yang terkait
Sebaiknya penerimaan obat dilakukan oleh Bagian Penerimaan dan
tidak dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi, karena Kepala Instalasi
farmasi telah bertanggung jawab melaksanakan Fungsi Pembelian. Selain
itu, sebaiknya Bagian Utang tidak merangkap sebagai Kasir. Hal ini
bertujuan agar tidak ada jabatan rangkap, sehingga dapat menciptakan
pengendalian intern yang baik.
74
2. Dokumen yang Digunakan
Sebaiknya Instalasi Farmasi menyelenggarakan Laporan Penerimaan
Obat yang memadai guna mendokumentasikan penerimaan obat dari PBF.
Dokumen ini merupakan dokumen yang diisi oleh Fungsi Penerimaan
ketika menerima obat dari PBF. Dokumen ini berisi informasi mengenai
nama PBF, nomor Surat Pesanan, jenis obat, harga, spesifikasi obat,
keterangan lain tentang obat yang dibutuhkan, tanda tangan penerima
obat, tanggal diterima obat, dan tanda tangan petugas pengirim obat.
Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung yang digunakan
Bagian Utang untuk mencatat timbulnya utang setelah obat diterima dari
PBF.
Bagian Utang sebaiknya menyelenggarakan Bukti Kas Keluar. Bukti
Kas Keluar digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi pembelian dan
perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada PBF. Bukti Kas
Keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi
pembayaran utang kepada PBF. Informasi yang dapat dicantumkan dalam
Bukti Kas Keluar antara lain adalah identitas RS. Nirmala Suri Sukoharjo,
nama dokumen, PBF yang dituju, nomor Bukti Kas Keluar yang tercetak
urut, nomor Bilyet Giro (BG), tanggal dibayar, nomor rekening, jumlah
nominal pembayaran, potongan harga, tanggal pencatatan utang, tanggal
disetujui pembayaran, dan tanggal diisinya Bukti Kas Keluar.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
75
Bagian Utang sebaiknya menyelenggarakan Kartu Utang untuk
mencatat transaksi timbulnya utang dan pelunasan utang kepada masing-
masing PBF. Mengingat jumlah PBF tidak terlalu banyak, sehingga hal ini
sangat mungkin dilakukan oleh Bagian Utang agar catatan utang kepada
setiap PBF lebih rapi dan mempermudah Bagian Utang untuk mengelola
catatan utang. Kartu Utang memuat informasi berupa nama kreditur
(masing-masing PBF dibuatkan Kartu Utang tersendiri), alamat PBF,
nomor PBF, keterangan, kolom mutasi debet-kredit, dan saldo.
76
DAFTAR PUSTAKA
Bastian, Indra. 2006. Sistem Akuntansi Sektor Publik. Jakarta: Salemba Empat Ernawati, Dewi& Suminarsih. 2010. “Laporan Praktek Kerja Lapangan di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Nirmala Suri Sukoharjo”. Laporan Praktek Kerja Lapangan pada Program Studi Diploma III Akademi Farmasi Bhakti Mulia Sukoharjo.
Kurniawati, Pipit Novita. 2004. “Evaluasi Prosedur Pembelian Obat pada Rumah
Sakit Umum Daerah dr. Moewardi Surakarta. Tugas Akhir pada Program Studi Diploma III Akuntansi FE UNS
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Pedoman Penulisan Tugas Akhir. 2010. Program Diploma III Akuntansi Fakultas
Ekonomi UNS. Pengertian Sistem Menurut para Ahli. http://www.creativebrain.web.id diakses
Senin 3 Mei 2010 Pukul 11:50 WIB Rama, Dasaratha V&Jones, Frederick. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat. Romney, Marshall B& Steinbart, Paul John. 2004. Sistem Informasi Akuntansi.
Jakarta: Salemba Empat.
77
