1.1.1 Konsep E-Procurement

Applegate et al, (1996, hal.32) mendefinisikan e-procurement sebagai

penggunaan teknologi internet dalam proses pembelian termasuk penggunaan

teknologi jaringan komunikasi dalam berbagai kegiatan atas dan bawah rantai nilai

tambah di dalam maupun luar organisasi. Menurut Neef, Dale (2001), e-

procurement adalah aplikasi sistem informasi untuk mengkoordinasikan proses

pembelian pengiriman, pengelolaan inventory, pemilihan supplier, dan proses

persetujuan dari bisnis penting dengan organisasi yang berkaitan menggunakan

internet atau intranet. Deshmukh (2006, p.193) menyebutkan bahwa e-procurement

mengacu pada penggunaan internet dalam pengadaan bahan langsung atau tidak

langsung". Sedangkan Chaffey menyatakan (2007) e-procurement merupakan

integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk

permintaan pembelian, pemberian hak, pemesanan, pengantaran dan pembayaran

antara pembeli dengan pemasok. Secara sederhana, e-procurement adalah solusi

teknologi yang memfasilitasi pembelian perusahaan menggunakan internet.

E-procurement melibatkan transfer data elektronik untuk mendukung

pengadaan operasional, taktis dan strategis sehingga e-procurement telah ada lebih

lama dari pertama kali munculnya istilah itu sendiri setelah terbentuknya internet

pada 1990-an. Dari tahun 1960-an sampai pertengahan 1990-an, utamanya e-

procurement berupa pertukaran data elektronik atau Electronic Data Interchange

(EDI) (pph). EDI atau pertukaran data elektronik yang memfasilitasi transfer

transaksi antara dua mitra bisnis dengan mengintegrasikan database menggunakan

format standar merupakan peningkatan dari pertukaran informasi berbasis kertas

secara tradisional dengan memungkinkan pembeli meneruskan informasi penting

terkait pembelian secara langsung ke sistem pemasok. Saat ini, e-procurement

kerap didukung dengan teknologi internet dan menjadi lebih umum. Sejarah dari e-

procurement ditunjukkan dalam grafik di bawah ini :

E-procurement meliputi sejumlah elemen tertentu, yaitu e-sourcing, e-

coordination, dan e-communities. E-sourcing terdiri dari pelelangan maju dan

mundur secara elektronik, tender atau yang disebut juga sebagai permintaan

elektronik untuk kuotasi atau proposal (eRFx) dan penawaran online. Teknologi e-

coordination mengotomatisasi proses bisnis baik di dalam organisasi dan antara

pembeli dan pemasok yang ada. Contohnya termasuk sistem elektronik order

pembelian, katalog online dan hubungan online dengan pemasok untuk bertukar

informasi mengenai kegiatan pemenuhan kebutuhan (misalnya, ketertiban dan

informasi persediaan barang). Sedangkan e-communities cukup sulit untuk

diartikan, namun secara luas dapat disebut sebagai jenis partisipan dan berbagai

kepentingannya. Penelitian telah mengidentifikasi setidaknya terdapat tiga model

e-communities, yakni e-marketplaces publik atau pasar online tempat terjadinya

jual beli publik; e-marketplaces yang disponsori industri atau pasar online tempat

terjadinya jual beli yang disponsori industri; dan pertukaran pribadi yang kadang-

kadang disebut sebagai intranet dan ekstranet (de Boer et al. 2001).

E-procurement dalam siklus pengadaan. Gambar di bawah menunjukkan

enam bentuk e-procurement digambarkan dalam proses pengadaan

Masing-masing bentuk dapat dijelaskan sebagai berikut:

E-sourcing mendukung fase spesifikasi; mengidentifikasi pemasok yang dapat

digunakan dalam tahap seleksi.

E-tender mendukung tahap seleksi; itu memfasilitasi REOI dan kegiatan ITB /

RFP, biasanya termasuk dukungan untuk kegiatan analisis dan penilaian.

lelang E-balik mendukung fase kontrak; memungkinkan menutup kesepakatan

dengan pemasok;

E-pemesanan dan berbasis web ERP adalah proses menciptakan dan menyetujui

permintaan resmi pengadaan, menempatkan pesanan pembelian, serta menerima

barang dan jasa memerintahkan, dengan menggunakan sistem perangkat lunak

berbasis di Internet.

E-menginformasikan tidak langsung berhubungan dengan fase dalam proses

pengadaan; itu adalah proses pengumpulan dan penyebaran informasi pengadaan

baik dari dan kepada pihak internal dan eksternal dengan menggunakan teknologi

Internet.

E-sourcing

E-sourcing mendukung fase spesifikasi; dapat digunakan untuk pra-kualifikasi

pemasok dan juga mengidentifikasi pemasok yang dapat digunakan dalam tahap

seleksi. Pemasok manfaat adalah: "pemasaran" dan untuk organisasi membeli

manfaat yang memfasilitasi sumber pemasok.

PBB Pasar Global Place (UNGM www.ungm.org) adalah contoh dari E-sourcing

E-menginformasikan

E-menginformasikan tidak langsung berhubungan dengan tahapan dalam proses

pengadaan; itu adalah proses pengumpulan dan penyebaran informasi pengadaan

baik dari dan kepada pihak internal dan eksternal dengan menggunakan teknologi

Internet

E-tender

E-tender mendukung tahap seleksi dan bertindak sebagai platform komunikasi

antara organisasi pengadaan dan pemasok. Ini mencakup proses tender lengkap

dari REOI melalui ITB / RFP untuk kontrak, biasanya termasuk dukungan untuk

kegiatan analisis dan penilaian; tidak termasuk menutup kesepakatan dengan

pemasok tetapi memfasilitasi sebagian besar dari proses pengadaan taktis. Hasilnya

perlakuan yang sama dari pemasok; proses seleksi yang transparan; pengurangan

(hukum) kesalahan; percobaan audit yang jelas; efisiensi yang lebih dalam proses

pengadaan taktis dan meningkatkan manajemen waktu prosedur tender. Beberapa

organisasi PBB seperti UNDP-IAPSO dan UNHCR telah menggunakan E-tender

dalam perumusan perjanjian jangka panjang untuk kendaraan, tenda, sepeda motor

dan obat-obatan melalui sebuah portal tender di-rumah dikembangkan.

E-lelang

E-melelang mendukung tahapan kontrak. Hal ini memungkinkan penutupan

kesepakatan dengan pemasok jika pihak menyepakati harga. Mereka beroperasi

dengan atas atau ke bawah mekanisme harga misalnya e-lelang dengan mekanisme

harga ke atas untuk organisasi penjualan dan e-terbalik melelang dengan

mekanisme harga ke bawah untuk organisasi membeli. Mereka dapat dibuat sesuai

dengan tradisional ITB / RFP. Mereka berbasis internet menggunakan sistem

terbuka atau tertutup.

E-pemesanan dan berbasis web ERP

E-pemesanan dan berbasis web ERP adalah proses menciptakan dan menyetujui

permintaan resmi pengadaan, menempatkan pesanan pembelian, serta menerima

barang dan jasa memerintahkan, dengan menggunakan sistem perangkat lunak

berbasis di Internet.

Metode e-procurement dapat diorganisasikan dalam empat segmen 1. beli di website sendiri

2 beli di toko penjual

3 beli di bursa

4 beli di situs e-pasar lain

1.1.2 Proses-Proses dalam E-procurement

Baik secara aktual maupun implementasi setiap proses sistem e-

procurement meliputi aspek subproses berikut yang ditunjukkan juga dalam bentuk

gambar :

a. Contract Management (Manajemen Kontrak) : mengelola perjanjian komersial

antara pembeli dan pemasok yang berkaitan dengan paket produk dan prosedur

yang harus diadopsi.

b. Catalogue Management (Manajemen katalog) : mengelola produk dan layanan

informasi berbagai pemasok

c. Authorisation (Otorisasi): menetapkan peran, tanggung jawab dan tingkat

otorisasi untuk karyawan dan berolahraga kontrol atas ini (penciptaan 'profil

pengguna')

d. Product Selection (Pemilihan Produk) : memungkinkan pengguna untuk

memilih produk dan dalam beberapa kasus untuk mengkonfigurasi produk atau

jasa

e. Ordering (Pemesanan) : menempatkan pesanan dan bertukar pesan tentang

status pesanan

f. Delivery (Pengiriman) : menggabungkan dan menyampaikan barang,

pelaporan dan pengarsipan status order dan fisik mengelola arus barang dan

jasa.

g. Invoicing & Paying (Pembuatan Faktur dan Pembayaran) : bertukar faktur,

membuat mereka dibayar dan membayar.

h. Technical Management (Manajemen Teknis) : menjaga ketersediaan

infrastruktur e-Procurement, keandalan dan keefektifan menjaga keamanan;

i. Management Reporting (Pelaporan Manajemen) : melaporkan komersial,

material, kinerja logistik dan operasional disampaikan, dan penebangan dan

pelaporan penyimpangan dan keluhan.

Menurut Turban proses E-procurement terbagi menjadi 2 yaitu Pre-

Purchase dan After Purchase Activities dengan aktivitas yang berbeda seperti yang

tertera dalam gambar berikut :

Dalam aktivitas sebelum pembelian (Pre-Purchase Activities) terdapat 5 sub

aktivitas yaitu :

1. Search vendor and products : pencarian vendor dan produk yang dilakukan

oleh perusahaan, aktifitas pencarian ini bisa didapat melalui e-catalogs, brosur,

melalui telepon atau kunjungan.

2. Qualify vendors : memilih vendor mana yang dapat diajak bekerjama dengan

melakukan riset stabilitas keuangan dan riwayat kredit dari vendor tersebut

3. Select a market mechanism : kemudian perusahaan memilih mekanisme pasar

yang akan disepakati. Dalam subaktivitas ini dapat dilakukan dengan beberapa

macam cara seperti publik, pribadi, pelelangan, barter dan lain sebagainya

4. Compare and negotiate : kemudian perusahaan melakukan negosiasi dan

membandingkan harga, kualitas dari produk yang dimiliki vendor.

5. Make a purchase : kemudian perusahaan akan melakukan pembelian terhadap

produk atau tender yang telah di negosiasikan harganya

Sedangkan dalam aktivitas setelah pembelian (After Purchase Activities) terdapat 3

sub aktivitas yaitu :

1. Initiate a purchase order (PO) : melakukan pemesanan pembelian dengan

mengisi formulir electronik atau formulir berupa kertas.

2. Arrange a pick – up or receive (shipment) : kemudian dilakukan pengantaran

pemesanan oleh vendor tersebut termasuk aktivitas pemeriksaan dokumen

pengiriman, penagihan dan kualitas

3. Make payment : dan aktivitas terakhir adalah perusahaan melakukan

pembayaran terhadap vendor, dengan mentransfer sejumlah uang sesuai

dengan total harga pembelian.

Proses dasar e-procurement yang dikemukakan oleh Enporion dan Sourcing

Innovation pada gambar berikut membantu untuk memperjelas letak titik-titik

kunci integrasi antara berbagai komponen dari platform e-procurement, platform

pendamping berupa e-sourcing, dan platform lainnya yang mungkin digunakan

oleh suatu organisasi.

Proses dimulai dengan pembuatan permintaan, yang kemudian diteruskan

pada otorisasi persetujuan jika permintaan untuk pembelian telah habis kontraknya

atau di luar batas pengeluaran pemohon dan diteruskan pada pemesanan pembelian

jika permintaan tersebut berada pada kontrak, RFx atau lelang jika permintaan

tersebut berupa barang atau jasa baru yang tidak terdapat kontrak atau kebijakan

pembeliannya. Permintaan tersebut dapat dibuat dengan bantuan sistem manajemen

katalog sehingga pengguna dapat melakukan penelurusan untuk mengidentifikasi

barang dan jasa dalam permintaan.

Setelah pemesanan pembelian dibuat, proses berhenti sampai pesanan

diterima dan pengguna melakukan goods receipt. Kemudian, faktur yang biasanya

tiba diantara pengiriman dan pengeposan goods receipt diproses dan direkonsiliasi

dengan goods receipt, pemesanan pembelian dan kontrak asli jika diperlukan.

Secara otomatis akan ditandai untuk pembayaran jika faktur tersebut benar dalam

toleransi. Jika tidak, faktur akan masuk antrian untuk diproses manual yang

nantinya dapat ditolak dan dikembalikan ke pemasok, diterima dengan koreksi,

atau diterima dan ditandai untuk pembayaran setelah proses manual tersebut selesai

dilakukan.

Selanjutnya mesin pembayaran secara otomatis akan menjadwalkan kapan

faktur harus dibayar sesuai dengan tanggal yang diutamakan atau memilih sendiri

tanggal pembayaran yang dilakukan oleh ahli anggaran atau manajemen kas

berdasarkan ada tidaknya diskon pembayaran awal, potensi kerugian akibat

fluktuasi mata uang, atau denda keterlambatan pembayaran. Jika faktur berisi satu

atau komponen pajak lebih, rincian akan dikirim ke pelacakan pajak dan modul

reklamasi dalam paket akuntansi. Setelah pembayaran dilakukan, rincian transaksi

lengkap akan ditambahkan ke gudang data yang digunakan untuk metrik generasi,

pelaporan, dan analisis.

Berdasarkan penjelasan proses dasar e-procurement diatas dapat

diidentifikasi poin integrasi internal dan eksternal yang harus diaktifkan oleh end-

to-end platform e-procurement terintegrasi seperti yang tertera pada gambar x

dimana sistem e-procurement menjadi hub pusat dari arsitektur teknologi rantai

pasokan perusahaan

INTERNAL POIN INTEGRASI:

• manajemen Katalog dengan permintaan dan manajemen pemesanan pembelian:

Seorang pengguna harus mampu membuat permintaan dalam sistem manajemen katalog.

• pengolahan Faktur dengan pesanan, penerimaan, dan repositori data harga kontrak:

Hal ini diperlukan untuk pencocokan multi-arah dan rekonsiliasi yang tepat.

• Pembayaran dengan aturan mesin, faktur, dan repositori data pesanan pembelian:

Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa setiap pembayaran tepat diidentifikasi dan

dibuat untuk jumlah yang benar.

EKSTERNAL POIN INTEGRASI:

• manajemen Katalog dengan manajemen kontrak:

Sistem katalog harus dapat manampilkan harga saat ini dan harga setiap saat untuk mengisi

atau memverifikasi harga katalog.

• E-Payment dengan piutang, hutang, dan pengolahan pajak:

Integrasi dengan piutang untuk mencatat pengembalian dana dan rabat pembayaran hutang

untuk memudahkan pelacakan oleh bagian pengadaan; integrasi dengan hutang untuk

mencatat pembayaran hutang; dan integrasi dengan sistem pelacakan pajak dan reklamasi

untuk mengisi rincian transaksi yang bersangkutan secara otomatis.

• Analisis dan pelaporan dengan manajemen kontrak dan mengeluarkan analisis:

Analisis dan pelaporan dengan manajemen kontrak memungkinkan profesional pengadaan

untuk memiliki visibilitas ke kontrak yang berakhir, dan dengan pengeluaran analisis

memastikan bahwa data selalu segar dan akurat.

• Permintaan dan pembelian manajemen pemesanan dengan e-RFX dan e-auction:

Seorang pengguna harus dapat mengekspor data yang diperlukan untuk menghasilkan RFX

atau garis lelang dari permintaan dan kemudian mengimpor data dari FINAL e-RFX atau e-

auction ke dalam sistem eProcurement dan secara otomatis menghasilkan pesanan pembelian.

• manajemen Penerimaan dengan gudang / sistem menerima:

Sistem e-procurement harus dapat menarik penerimaan dari gudang / sistem penerimaan,

bahkan jika itu hanya melalui ekspor / proses impor batch yang sehari-hari

1.1.3 Jenis-Jenis E-procurement

Menurut Neef, Dale (2001),) terdapat tujuh jenis utama dari e-procurement

ada berbagai jenis sistem pengadaan e berbasis di jenis kegiatan yang dilakukan,

perangkat dan teknologi yang digunakan, model bisnis dll :

Web based ERP : membuat dan menyetujui permintaan pembelian,

menempatkan purchase order dan menerima barang dan jasa dengan

menggunakan sistem software berbasiskan teknologi Internet. Sebuah sistem

berbasis perangkat lunak berbasis pada internet dan jaringan teknologi untuk

menghasilkan bahan atau layanan permintaan, menyetujui, menempatkan

pesanan pembelian, penerimaan dan jasa terkait lainnya

e-MRO (Maintenance, Repair and Operating) : Sejenis dengan web-based ERP

terkecuali barang dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk yang

berkaitan dengan MRO. sistem berbasis perangkat lunak berbasis di internet

dan jaringan teknologi untuk pengadaan barang MRO

e-sourcing : mengidentifikasi supplier baru untuk kategori tertentu dari

keperluan pembelian menggunakan teknologi Internet. penggunaan teknologi

internet untuk mencari pemasok baru bahan atau jasa

e-tendering : mengirimkan permintaan untuk informasi dan harga kepada

supplier dan menerima balasan dari supplier menggunakan teknologi Internet.

proses menggunakan untuk mengirimkan permintaan untuk informasi dan

harga bahan atau jasa kepada pemasok dan mendapatkan respon yang sama

e-reverse auctioning : menggunakan teknologi Internet untuk membeli barang

dan jasa dari supplier yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya.

penggunaan teknologi internet untuk pengadaan barang atau jasa dari pemasok

e-informing : mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian dari

dan ke pihak internal dan eksternal menggunakan teknologi Internet.

pertukaran informasi pengadaan terkait antara pihak inter dan eksternal

menggunakan teknologi internet

E-marketsites: Perluasan dari Web berbasis ERP untuk membuka rantai nilai.

Beli masyarakat dapat mengakses pilihan pemasok produk dan layanan,

menambahkan ke shopping cart, membuat permintaan, meminta persetujuan,

terima pesanan pembelian elektronik dan memproses tagihan dengan integrasi

kepada pemasok rantai suplai dan pembeli sistem keuangan.

1.1.4 Manfaat E-Procurement Partisipan dalam penelitian Aberdeen patokan dilakukan pada tahun 2004 menunjukkan

bahwa e-procurement menghasilkan pengurangan biaya, produktivitas yang lebih tinggi,

dan peningkatan pengeluaran di bawah manajemen. Sederhananya, eProcurement secara

konsisten memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Responden survei

patokan melaporkan peningkatan kepatuhan, pengurangan off-kontrak ("maverick")

pengeluaran, penurunan permintaan-to-order siklus dan biaya, dan persentase dari total

perusahaan menghabiskan bawah manajemen pengadaan.

Contoh praktek terbaik dalam laporan ini telah meraih manfaat ini. Beberapa dari mereka

juga melaporkan manfaat yang mereka anggap paling berharga: Penggunaan sistem e-

procurement telah membebaskan manajemen pasokan dan personil lainnya untuk fokus

pada menciptakan nilai bagi perusahaan.

Pengurangan biaya

E-procurement tidak hanya mengurangi biaya transaksi, juga meningkatkan efisiensi

proses dan dapat mengurangi biaya administrasi dan lainnya. Manual (telepon dan fax)

komunikasi dikurangi atau dihilangkan, seperti faktur kertas dan biaya yang terkait.

Produktivitas yang lebih tinggi

Perusahaan-perusahaan yang menerapkan e-procurement laporan bahwa pengadaan,

akuntansi, dan fungsi perusahaan lain yang lebih produktif sekarang daripada dengan

metode pembelian tradisional. Sistem E-procurement memberikan pendekatan standar

untuk meluncurkan proses yang efisien untuk tidak hanya pengadaan tetapi semua

departemen yang terlibat dalam proses transaksi dan keuangan pencatatan.

Potensi eProcurement telah terbukti dalam sejumlah studi (Aberdeen, 2001; Eyholzer dan Hunziker,

2000; Andersen, 2001). Menurut studi ini, eProcurement memungkinkan perusahaan untuk

mendesentralisasikan proses pengadaan operasional dan sentralisasi proses pengadaan strategis sebagai akibat

dari lebih tinggi rantai pasokan transparansi yang disediakan oleh sistem eProcurement. Biasanya, fungsi

pengadaan perusahaan dibagi ke dalam proses strategis dan operasional sejak kegiatan dan prioritas dalam dua

daerah ini sama sekali berbeda (Kaufmann, 1999; Lamming, 1995). Manajemen pemasok, penyatuan

permintaan pembelian dan pengembangan produk pengadaan berorientasi tugas yang biasanya ditugaskan untuk

pengadaan strategis. Sebelum eProcurement, pengadaan strategis sering harus berurusan dengan pekerjaan rutin

administrasi juga, seperti transaksi individu, mengubah permintaan pembelian ke pesanan pembelian atau

memastikan alokasi yang benar dari faktur diterima. Aspek strategis sering diabaikan dalam proses, dengan

pembeli memiliki sedikit pengaruh atas pilihan pemasok dan produk yang dibeli. Penggunaan teknologi internet

dalam pengadaan ditujukan untuk mewujudkan lebih cepat dan lebih efisien proses pengadaan operasional yang

memotong bagian pembelian dan memungkinkan orang-orang untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas yang lebih

strategis (Giunipero dan Sawchuk, 2000; lihat Gambar 1). Di eProcurement, pemohon cari langsung dan

memilih produk dalam katalog elektronik yang berwenang dan dinegosiasikan oleh pengadaan strategis di

muka.

manfaat

Manfaat tertentu e-procurement dalam sektor publik dianggap termasuk lebih besar

transparansi dalam pengadaan melalui penerbitan elektronik dari pemberitahuan tender dan

penghargaan kontrak.

Hal ini pada gilirannya cenderung meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi kasus korupsi.

Ketika mengembangkan kasus bisnis untuk mengadopsi atau meningkatkan alat e-

procurement, penting untuk menilai manfaat dasar dan biaya yang terkait dengan proses atau

proses yang akan otomatis untuk memahami kemungkinan hasil adopsi atau perangkat e-

procurement. Pada intinya, adalah penting untuk memahami apa yang akan berubah dan

bagaimana hal itu akan berubah ketika alat e-procurement dilaksanakan.