EKMA4157 ORGANISASIPertemuan VII

Modul VIII Teknologi Organisasi

Zulfikar Yurnaidi

PENDAHULUAN

Teknologi? Pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output.

Dalam organisasi: Mesin-mesin Pendidikan Keahlian karyawan Prosedur kerja yang digunakan dalam

pelaksanaan seluruh kegiatan

PERUSAHAAN MANUFAKTUR Joan Woodward (1950an), Pendekatan teori Modern

organisasi: ada bentuk organisasi yang menjamin tercapainya keberhasilan perusahaan, yang berlaku secara universal.

3 tipe teknologi produksi:1. Pembuatan produk tunggal (dalam kelompok ukuran

kecil): bengkel las, batik tulis dan kerajinan tangan. Umumnya tanpa ‘mesin’ automatis.

2. Produksi masal (dalam kelompok ukuran besar): pembuatan barang-barang dalam jumlah besar dan ‘awet’, contoh: spare part, produk rumah tangga dll.

3. Produksi menurut proses: produksi yang terus menerus, contoh: produksi minyak bumi.

TEKNOLOGI DAN PERFORMANSI ORGANISASI

Menurut Woodward: perusahaan yang secara komersial berhasil adalah perusahaan yang menggunakan struktur yang sifatnya sesuai dengan jenis teknologi produksinya. Lihat tabel 8.2.

Keberhasilan perusahaan bisa dibagi 3: perusahaan dengan performansi rata-rata, lebih rendah dari rata-rata (below of average) dan di atas rata-rata (high of average).

Perusahaan jenis 1 dan 3, umumnya organisasi organik (membutuhkan banyak orang), sedangkan perusahaan 2, lebih ke mekanistik (permesinan).

TEKNOLOGI DAN PERFORMANSI ORGANISASI

Zwerman: sepakat dengan Woodward, mengenai organisasi organik dan mekanistik. Selain itu, ia menemukan: perusahaan-perusahaan dengan karakteristik struktur yang sesuai terhadap jenis teknologunya, umumnya dapat mencapai tingkat keberhasilan yang lebih tinggi.

Edward Harvey: jenis teknologi yang digunakan berpengaruh terhadap struktur organisasi. Organisasi yang produknya sering kali berubah cenderung berbentuk organik.

PERUSAHAAN NON-MANUFAKTUR James Thompson: organisasi merupaka sistem

terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi. Menurutnya, teknologi organisasi dapat dibai menjadi 3 jenis:1. Teknologi perantara: para klien dimediasi oleh organisasi

contoh: perusahaan makelar rumah, saham, dlsb.2. Teknologi rangkaian: beberapa organisasi bekerjasama

secara berurutan untuk melayani konsumen: perusahaan asuransi

3. Teknologi intensif: beberapa organisasi, secara pararel melayani klien: rumah sakit dengan spesialisasi tertentu (cek darah, cek urin, fisioterapi dlsb).

PENELITIAN ASTON Sekelompok peneliti dari Unversitas Aston Inggris,

mengklasifikasikan teknologi organisasi:1. Otomatisasi peralatan: seberapa banyak kegiatan yang

dilaksanakan mesin.2. Fleksibilitas aliran kegiatan: menunjukkan hubungan

antara satu proses dengan proses lainnya, yang dibantu oleh mesin.

3. Ketelitian evaluasi proses: menunjukkan tingkat ketelitian yang digunakan dalam mengevaluasi proses yang dilakukan.

Ketiga hal di atas dihubungkan mejadi integrasi aliran kegiatan (workflow integration) dan dijadikan skala pengukuran. Lihat tabel 5.3

PENELITIAN ASTON

Kesimpulan penelitian Aston:1. Perusahaan manufaktur memiliki integrasi aliran

kegiatan yang lebih tinggi daripada perusahaan non manufaktur.

2. Tingkat spesialisasi, standarisasi dan desentralisasi ternyata makin besar jika nilai integrasi aliran bertambah jumlah mandor berkurang.

3. Teknologi hanyalah salah satu faktor yang berpengaruh terhadap struktur organisasi.

4. Pada perusahaan kecil, teknologi lebih terasa pengaruhnya terhadap struktur. Ini disebabkan karena aspek struktur akan menjadi lebih dekat dengan aliran kegiatan produksi.

TEKNOLOGI PADA BAGIAN-BAGIAN ORGANISASI

Charles Perrow: menggunakan skala pengukur teknologi yang bisa digunakan untuk organisasi manufaktur maupun organisasi non-manufaktur.

Ada dua dimensi yang mempunya relevansi terhadap struktur dalam organisasi:1. Variasi Tugas

Menunjukkan banyaknya kekecualian dalam tugas.2. Kemudahan analisi

Pekerjaan yang mudah dianalisis dapat diuraikan menjadi beberapa langkah yang jelas, dan juga bersifat mekanistik sehingg bisa dijalankan dengan prosedur yang bersifat objektif dan terukur secara kuantititaif (bisa dihitung).

PENGKLASIFIKASIAN TEKNOLOGI

Perrow:1. Teknologi Rutin: variasi tugas kecil.2. Teknologi non-rutin: memiliki variasi tugas yang

tinggi dan sulit dianalisis.3. Teknologi craft: pekerjaan dengan latihan yang

lama (kerajinan tangan)4. Teknologi engineering: teknologi tinggi dan

prosedur baku.

TEKNOLOGI DAN RANCANGAN BAGIAN-BAGIAN ORGANISASI

Ada 8 hal yang bisa menjadi karakteristik dalam hubungannya dengan teknologi:

1. Organisasi organik dan mekanik2. Kualifikasi karywan3. Struktur formal4. Rentang kendali5. Sentralisasi6. Komunikasi7. Koordinasi dan kontrol8. Fokus perhatian

IMPERATIF TEKNOLOGI

Imperatif teknologi adalah suatu kondisi yang menyatakan bahwa teknologi adalah sesuatu yang sangat penting dan mempengaruhi struktur organisasi.

Namun menurut Aston: terdapat variabel-variabel lain seperti ukuran ataupun kondisi lingkungan yang diduga lebih berpengaruh terhadap struktur organisasi.

Teknologi terasa berpengaruh besar, pada organisasi kecil atau di bagian tertentu saja di organisasi besar.

SALING KETERGANTUNGAN KEGIATAN James D. Thompson: struktur dan aliran kegiatan

dalam organisasi akan dipengaruhi oleh saling ketergantungan antara tugas.

Oleh karena itu, sifat ini dapat dimanfaatkan untuk merancang bentuk atau struktur internal organisasi, disesuaikan dengan corak aliran kegiatan dan saling ketergantungan tugas yang tejadi dalam aliran kegiatan tersebut.

Saling ketergantungan dapat diartikan: Derajat ketergantungan seorang karyawan atau bagian organisasi terhadap karyawan atau bagian lainnya dalam menyelesaikan tugasnya.

JENIS SALING KETERGANTUNGAN

Thompson:1. Saling ketergantungan mengumpul:

bersama-sama mengerjakan tugas2. Saling ketergantungan berurutan: bekerja

sama dengan adanya urutan kerja.3. Saling ketergantungan bolak balik: setiap

bidang saling memberikan masukan dan menerima umpan balik.

EKMA4157 ORGANISASIPertemuan VII

Modul IX Struktur Organisasi

Zulfikar Yurnaidi

PENDAHULUAN

Struktur Organisasi: bentuk organisasi yang dirancang dengan memperhatikan akibat dari pengaruh keseluruhan faktor-faktor secara keseluruhan. Di mana faktor-faktor tersebut di antaranya: Jumlah bagian dalam organisasi Tingkat sentralisasi Formalisasi Standarisasi dlsb

PENDAHULUAN

Struktur organisasi digambarkan pada peta/skema organisasi.

Ada 4 komponen dasar dalam struktur organisasi:1. Gambaran pembagian tugas dan tanggung jawab2. Hubungan pelaporan antar bidang menurut

hierarki3. Pengelompokan individu ke dalam bagian-bagian

khusus4. Menetapkan sistem hubungan yang mengatur:

komunikasi, koordinasi dan hubungan vertikal dan horizontal.

Catatan: 3 poin pertama bersifat statis, sedangkan poin 4 bersifat dinamis.

PENUGASAN, HUBUNGAN PELAPORAN DAN PENGELOMPOKAN DALAM ORGANISASI

Hubungan pelaporan dinyatakan sebagai garis vertikal, serta menggambarkan lingkup tanggung jawab.

Alokasi tugas dan tanggung jawab: terlihat dari nama jabatan dan garis otoritas.

Pengelompokan menurut fungsi: setiap individu dalam organisasi, terkelompok dalam ‘kotak-kotak’ struktur organisasi.

HUBUNGAN VERTIKAL

Aspek penting yang lain dari dari struktur organisasi adalah: hubungan yang ada antara para karyawan, bagian-bagian serta antara berbagai tingkatan hierarki yang ada dalam organisasi.

Kualitas hubugan vertikal yang dibutuhkan oleh suatu organiasi ditentukan oleh dua faktor: Ukuran organisasi organisasi besar berarti lebih

banyak tingkatan hierarki. Tingkat ketidakpastian yang dihadapi oleh

organisasi tingkat ketidakpastian tinggi, umumnya perubahan di tingkat tinggi lebih mudah terjadi.

ALAT UNTUK MELAKUKAN HUBUNGAN VERTIKAL

1. Hierarki konsep paling utama, menggambarikan hubungan perintah maupun pelaporan.

2. Peraturan dan Prosedur memberikan petunjuk akan apa yang harus dilakukan oleh karyawan.

3. Rencana dan jadwal agar tingkatan hierarki rendah, dapat melakukan aktivitas tanpa terlalu banyak diawasi.

4. Penambahan tingkat/posisi pada hierarki agar informasi dari bawahan dapat dengan mudah disaring, contoh: pengangkatan staff khusus/pertimbangan.

5. Sistem informasi vertikal cara menyampaikan sebuah pesan/komando dalam hierarki.

HUBUNGAN HORIZONTAL

Dalam organisasi bukan hanya hubungan vertikal yang penting, hubungan horizontal penting dalam sebuah kerja sama yang baik.

Kualitas hubungan horizontal ditentukan oleh: tingkat ketidakpastian makin tinggi

ketidakpastian, semakin tinggi derajat saling ketergantungan jenis sasaran biasanya dirumuskan

berdasarkan isu/masalah utama yang dianggap dominan.

Contoh: bagian RnD (litbang) dan pemasaran!

ALAT UNTUK MELAKUKAN HUBUNGAN HORIZONTAL

Sama seperti hubungan vertikal, hubungan horizontal juga memiliki alat yaitu:

1. Dokumen tertulis: laporan, memo, dll2. Kontak langsung3. Penghubung (liason): seorang dengan tugas khusus

menghubungkan dua bagian saja.4. Satuan tugas (task force): komite sementara yang

dibentuk untuk menghubungkan lebih dari dua bagian sekaligus.

5. Tim: bersifat lebih permanen, koordinasi yang ketat.6. Integrator permanen: tingkat tertinggi dalam

koordinasi, namun masih di bawah manager.

STRUKTUR ORGANISASI MENURUT FUNGSI DAN PRODUK

Struktur Fungsional: kegiatan pada selurh tingkatan dikelompokkan berdasakan fungsi, contoh: bagian produksi, bagian pemasaran, bagian keuangan dll. Keuntungan: fokus terhadap materi kerja, efisiensi tinggi,

sesuai untuk organisasi ukuran kecil. Kerugian: sulit komunikasi ke bidang yang lain, inovasi

terbatas. Struktur Produk: Pengelompokan yang dilakukan

berdasarkan produk yang dihasilkan, di mana di dalam bagian tersebut, terdapat struktur fungsional tersendiri. Keuntungan: fokus terhadap produk. Cocok utk organisasi

besar. Kerugian: integrasi ataupun standarisasi produk sulit

dicapai.

STRUKTUR ORGANISASI MENURUT FUNGSI DAN PRODUK

Struktur Dasar yang disesuaikan: Struktur geografis: pembuatan struktur di

daerah. Struktur campuran: pemaduan struktur

fungsional dan struktur produk.

STRUKTUR MATRIKS

Struktur matriks adalah konsep perpaduan yang berusaha mengambil sisi positif dari struktur operasional dan teknis.

Biasanya, pembuatan struktur matriks disebabkan: Permasalahan yang muncul dari sebuah bidang

membutuhkan fokus lebih. Perlunya penggunaan sumber-sumber yang

dimiliki oleh organisasi secara efisien. Lingkungan organisasi bersifat kompleks, penuh

ketidakpastian.

STRUKTUR MATRIKS

Beberapa jabatan penting pada struktur matriks: Pimpinan tertinggi Pimpinan matriks Pimpinan dua atasan

Karakteristik struktur Matriks Keuntungan: koordinasi yang baik pada

perubahan yang tinggi, memanfaatkan karyawan secara fleksibel, dll

Kerugian: kemungkinan munculnya wewenang ganda, menghabiskan banyak waktu untuk pertemuan koordinatif, adanya tuntuntan ganda.

PERBANDINGAN STRUKTUR Ciri-ciri struktur yang tidak sesuai kebutuhan:

Pengambilan keputusan sering kali terlambat ataupun sering kurang baik

Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan

Dalam organisasi sering kali terjadi pertentangan Kesimpulan Bentuk Struktur Organisasi:

1. Struktur organisasi dirancang mengacu pada permasalahan utama yang dihadapi organisasi.

2. Merancang pembagian tugas dan tanggung jawab3. Merencanakanan hubungan horizontal dan vertikal4. Merancang bentuk sertiap bagian organsiasi dengan

memperhatikan pola saling ketergantungan5. Cara mudah dalam mengevaluasi Organisasi