Draft communication strategy tools for image building haji (bahasa)

Map/Informasi Segmentasi Informasi Alat/Metode

Details Aktivities

Normatif Inovatif

Kebijakan; (1) Umum dan (2) Teknis

Kebijakan Umum (undang-‐undang); 1. Asas

penyelenggaraan -‐ keadilan -‐ professional -‐ akuntabilitas -‐ nirlaba

2. Tujuan penyelenggaraan; memberikan kepada jemaah (3P): • Pembinaan • Pelayanan • Perlindungan

1. Legislatif 2. Aparat

Pemerintah, termasuk kemenag

3. Pers

1. Melakukan kajian atas kebijakan yang ada dengan melihat kondisi terkini, relevansi &kemampuan kebijakan dalam mengakomodasi pada rencana aksi di tahun-‐tahun berikutnya;

2. Melakukan sosialisasi dgn pihak terkait (implementing) dengan audiens terbatas;

3. Melakukan sosialisasi dgn pihak

terkait (implementing) dengan audiens tak terbatas, dapat diakses oleh publik;

1. Reguler dilakukan Rapat Dengar Pendapat di DPR (vocal point: komisi terkait) dengan Dirjen PHU (counterpart);

2. Inspeksi Reguler Sebelum Pelaksanaan Haji di Jedah/Makkah/Madinah melibatkan DPR (vocal point) dan Kemenag (Dirjen PHU);

3. Inspeksi Mendadak saat

pelaksanaan Haji di Arab Saudi dgn Menteri, DPR, Pers;

4. Rapat Reguler dengan Menteri &

pejabat Eselon 1,2,3 (internal kemenag);

5. Rapat lintas kementerian terkait

persiapan penyelenggaraan haji; 6. Musyawarah Kerja Nasional dengan

Kakanwil Kemenag, pejabat Eselon 1,2,3 (internal kemenag);

1. Dialog di stasiun televisi berita swasta/nasional terkait hasil evaluasi kebijakan, assesment kebutuhan atas sebuah kebijakan yg melibatkan Legislatif, Aparatur Pemerintah, Wakil Masyarakat (IPHI/ PPHU). Program berbentuk built in program, live, minimal 30 menit;

2. Menayangkan hasil inspeksi reguler, inspeksi mendadak, rapat reguler, rapat lintas kementerian, musyawarah kerja nasional dengan bentuk newsticker/berita advertorial (2-‐3 menit) di stasiun televisi berita swasta/nasional. Materi hasil produksi intern kemenag. Ditayangkan di 2-‐3 stasiun televisi, built in dengan program berita (berita pagi/berita siang/berita sore/berita malam);

3. Melakukan siaran berita terbatas dengan metode SMS

pada legislatif, pengamat politik, pengamat perhajian, melalui provider layanan SMS yang mempunyai list number segmented audiens secara reguler terkait isu-‐isu yang muncul terkait dengan kebijakan umum;

4. Secara reguler menginformasikan melalui media

terbatas yang terbit dilingkungan kemenag; 5. Melakukan release pemberitaan secara resmi,

berkoordinasi dengan pihak Humas melalui konferensi pers, ataupun surat pemberitahuan yang dikirim ke media massa;

6. Detail 3P dijelaskan terperinci pada pembahasan

Program Kementerian Agama (PHU).


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Kebijakan Teknis

Standart minimal penyelenggaraan Ibadah Haji Khusus

1. Kanwil Kemenag

2. Stakeholder (PPHU/ IPHI)

3. Calon Jamaah Haji

4. Pers

1. Melakukan identifikasi (assesment) standar minimal penyelenggaraan ibadah haji khusus sesuai hasil perumusan kebijakan di tingkatan pusat dan menentukan isu utama (positioning) yang akan menjadi word of mouth (WOM) dalam melakukan sosialisasi;

2. Melakukan sosialisasi dgn pihak terkait (implementing) dengan audiens terbatas;

3. Melakukan sosialisasi dgn pihak

terkait (implementing) dengan audiens tak terbatas, dapat diakses oleh publik;

1. Rapat lintas kementerian terkait persiapan penyelenggaraan haji;

2. Musyawarah Kerja Nasional dengan Kakanwil Kemenag, pejabat Eselon 1,2,3 (internal kemenag);

3. Penerbitan Surat Edaran Khusus

kepada stakeholder PPHU/IPHI dalam rangka sosialisasi Standar minimal penyelenggaraan Ibadah Haji Khusus;

4. Press Conference dengan materi

lainnya yang relevan (main issue partner)

1. Melakukan siaran berita terbatas dengan metode SMS pada legislatif, pengamat politik, pengamat perhajian, stakeholder terkait melalui provider layanan SMS yang mempunyai list number segmented audiens secara reguler terkait isu-‐isu yang muncul terkait dengan kebijakan umum;

2. Melakukan release pemberitaan secara resmi, berkoordinasi dengan pihak Humas melalui konferensi pers, ataupun surat pemberitahuan yang dikirim ke media massa dengan segmen spesifik (kanwil kemenag, stakeholder, calon jamaah haji dengan ses B+, A, A+);

3. Dinner discussion dengan stakeholder terkait, tokoh

masyarakat dan kalangan pengamat perhajian dalam rangka mencari ide, gagasan baru sekaligus sosialisasi kebijakan terkait standar minimal penyelenggaraan ibadah haji khusus;

4. Menjadikan salah satu isu pelayanan plus yang diberikan

pada penyelenggaraan Ibadah Haji Khusus dalam rangka memendekkan panjang antrian calon jamaah haji di daerah;

5. Memetakan informasi sesuai psikologis demografis

masyarakat sasaran, menentukan jenis kegiatan sosialisasi dan media yang tepat dalam rangka memperoleh dukungan positif dari masyarakat Indonesia, terutamanya Pers terkait capaian yang telah dilakukan Kemenag untuk meningkatkan standar mutu penyelenggaraan Ibadah haji Khusus;


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Kuota (penetapan; penambahan; penggunaan sisa)

1. Legislatif 2. Gubernur/

Kanwil, 3. Pers

1. Melakukan evaluasi sistem yang digunakan dalam penetapkan kuota per propinsi, per kota dan/atau kabupaten, minimal dengan metode ilmiah yang terukur dimana turut mempertimbangkan jumlah populasi wilayah, sebaran populasi di wilayah, rentang usia, minimal 3 (tiga) tahun terakhir;

2. Melakukan diskusi terbatas hasil evaluasi dan menjaring ide, gagasan, pendapat dari pers, masyarakat luas melalui survey dengan sampling non obyektif (classification stratafied sampling);

3. Melakukan sosialisasi dgn dengan

audiens terbatas dan/atau audiens tidak terbatas (uji publik) terkait dasar pengambilan kebijakan kuota. Untuk audiens tak terbatas, dapat diakses oleh publik terkait dasar pengambilan kebijakan kuota;

1. Rapat Dengar Pendapat dengan Komisi terkait DPR;

2. Musyawarah Kerja Nasional dengan Kakanwil Kemenag, pejabat Eselon 1,2,3 (internal kemenag);

3. Penerbitan Surat Edaran Khusus

kepada stakeholder PPHU/IPHI dalam rangka sosialisasi dasar penetapan, penambahan, penggunaan sisa kuota haji;

4. Press Conference dengan materi

lainnya yang relevan (main issue partner)

1. Melakukan kajian bersifat konsultatif terkait permasalahan kuota, dengan spesifikasi output dan outcome yang mampu dipertanggungjawab-‐kan secara ilmiah, bersifat gradual dan hasil dari kajian adalah sebuah rekomendasi sistem penetapan, penambahan, penggunaan sisa kuota yang dapat dijadikan pijakan dalam rangka pemosisian (awareness) Kemenag sebagai penyelenggara Haji dan Umrah di mata masyarakat;

2. Melakukan sosialisasi atas hasil kajian kepada counterparts terkait (komisi terkait di DPR, PPH/IPHI, Pejabat daerah, kanwil kemenag);

3. Melakukan media mapping dan segmentasi secara tepat

agar kebijakan yang akan disosialisasikan mendapatkan respon positif dari tokoh masyarakat, counterparts dan stakeholder daerah; hasil dari media mapping adalah penggunaan strategi yang tepat dalam positioning, branding, dan awareness building Kemenag sebagai penyelenggara Haji dan Umrah yang mampu menangkap dinamika pembangunan dan tuntutan daerah serta memberikan win-‐win solution atas permasalahan (laten) kuota;

4. Memberikan alternatif shortcut bagi calon jamaah haji

dalam memilih jenis ibadah haji dan/atau umrah (kebijakan khusus yang sifatnya terstratifikasi/berdasarkan kewilayahan misalnya);

5. Merespon isu-‐isu terkait jual-‐beli kuota secara

akademisi, terukur dan mempunyai alasan yang kuat dalam rangka menjaga awareness kemenag sebagai penyelenggara haji dan umrah.


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Pendaftaran (Prosedur dan persyaratan pendaftaran)

Calon Jamaah Haji

1. Melakukan identifikasi (assesment) kewilayahan dalam menentukan pola kebijakan strategi komunikasi penyebaran informasi yang berkesesuaian dengan kondisi daerah;

2. Melakukan sosialisasi dgn media below the lines;

3. Melakukan sosialisasi dgn media above the lines

Membuat surat edaran terkait mekanisme pendaftaran (prosedur dan persyaratan pendaftaran) untuk dijadikan bahan pengumuman di masing-‐masing kantor dinas kementerian agama di daerah dan/atau Bank mitra kerja

1. Iklan Layanan Masyarakat tentang pendaftaran (prosedur & persyaratan pendaftaran) yang selain dapat ditayangkan di stasiun televisi, juga dapat didistribusikan ke kantor-‐kantor dinas kementerian agama di daerah dan/atau Bank mitra kerja;

2. Pembuatan Poster Skema Pendaftaran (Prosedur dan Persyaratan Pendaftaran) yang digabungkan dengan timeframe (jangka waktu pelayanan) dan ilustrasi yang menarik, yang disesuaikan dengan kultur Indonesia. Konsep Poster bias dibuat interaktif yang dapat diakses oleh public melalui website resmi haji;

3. Pembuatan ILM radio, website, public domain lainnya; 4. Melakukan sosialisasi secara tatap muka melalui

program bersifat eksibition, membuka booth di pusat-‐pusat keramaian/tempat-‐tempat ibadah tertentu;

Paspor Haji Calon Jamaah Haji




Membuat surat edaran terkait mekanisme pembuatan paspor yang disosialisasikan secara terbatas/segmented kepada CJH dan dilakukan oleh petugas di Kantor Dinas Kementerian Agama setempat serta CS Bank Mitra Kerja

1. Bekerja sama dengan kantor Keimigrasian dalam rangka pembuatan materi sosialisasi pembuatan paspor haji Pembuatan ILM radio, website, public domain lainnya;

2. Pembuatan Poster Skema Pembuatan (Prosedur dan Persyaratan Paspor Haji) yang digabungkan dengan timeframe (jangka waktu pelayanan) dan ilustrasi yang menarik, yang disesuaikan dengan kultur Indonesia. Poster bisa dibuat interaktif & dapat diakses oleh public melalui website resmi;

3. Melakukan sosialisasi secara tatap muka melalui

program bersifat eksibition, membuka booth di pusat-‐pusat keramaian/tempat-‐tempat ibadah tertentu;


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji

Calon Jamaah Haji




Membuat surat edaran terkait keputusan biaya penyelenggaraan haji yang disosialisasikan secara kepada CJH dan dilakukan oleh petugas di Kantor Dinas Kementerian Agama setempat serta CS Bank Mitra Kerja

1. memberikan penjelasan terkait variable yang termasuk dalam biaya penyelenggaraan ibadah haji;

2. memberikan penjelasan teknis terkait setoran awal yang harus dibayarkan kepada jamaah haji agar mendapatkan nomor urut CJH;

3. bekerja sama dengan Bank dalam rangka

menyosialisasikan biaya penyelenggaraan Ibadah haji; 4. melakukan talkshow terkait variable yang masuk dalam

biaya penyelenggaraan ibadah haji (dikomunikasikan kepada public);

5. membuat ILM dengan topic faktor2 yang mempengaruhi

besaran biaya penyelenggaraan ibadah haji.

Program Kementerian Agama (Dirjen PHU)

(I) Pelayanan Haji

• Kuota • Paspor dan dokumen Imigrasi

• BPIH • Pendaftaran

Calon Jamaah Haji

Karena yang disasar adalah masyarakat calon jamaah haji yang mempunyai rentang profiling heterogen, maka perlu dibuat sebuah metode penyampaian informasi yang lugas, sederhana, dan mampu memberikan informasi yang jelas terkait kuota, paspor, dokumen imigrasi, besaran ongkos BPIH dan variable-‐variabel yang ada didalamnya serta bagaimana sebuah proses pendaftaran masyarakat agar menjadi CJH.

(1) Untuk informasi kuota, selama ini hanya menjadi konsumsi politis;

(2) Untuk informasi pembuatan paspor dan dokumen imigrasi adalah menjadi tanggung jawab dari CJH yang biasanya baru mengurus setelah mendapat kepastian tahun/nomor keberangkatan;

1. Melakukan diskusi terkait positioning tematik issu yang akan diangkat dan tagline yang menjadi keyword dalam sosialisasi; dan membuat ILM yang menjelaskan tentang empat hal ini secara kontinu, yang selain dapat ditayangkan di media televise/radio/Koran/website, juga dapat diberikan softcopynya ke stakeholder/counterpart dari Panitia Penyelenggara Haji agar disampaikan secara jelas (tekstual)/ditayangkan secara periodik;

2. Menyebarkan ILM/Informasi pada wilayah/embarkasi

yang dirasa mempunyai kendala penerimaan informasi terkait;

3. Membuka hotline number penginformasian.


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Pengumuman CJH Calon Jamaah Haji

Pengumuman CJH sebenarnya sebuah alat yang tepat bagi Kemenag untuk menyampaikan pesan transparasi, akuntabilitas dalam proses pendaftaran CJH. Hal ini tentunya akan terkait dengan informasi seputar Kuota dan syarat-‐syarat pendaftaran di awal yang telah disampaikan.

1. Pengumuman tidak dilakukan secara personal, melainkan otomatisasi;

2. CJH diumumkan melalui TVRI secara periodik, dengan menyebut nama, propinsi, kloter dan nomor porsi;

1. membangun hotline number yang dalam satu tahun akan bertugas selama kurun waktu tertentu dengan salah satu tugasnya adalah menghubungi para CJH yang mendapat jatah untuk berangkat di tahun (sekarang) dan tahun berikutnya;

2. memastikan CJH yang berangkat di tahun (sekarang) beserta cadangannya dan mengumumkannya di media local secara serentak. Informasi nama diikuti pula dengan serangkaian informasi apa-‐apa yang perlu disiapkan oleh CJH terkait agar dapat berangkat;

3. memberikan prioritas antrian kepada jamaah haji

dengan usia maksimal dan tercatat belum pernah melaksanakan haji sama sekali.


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Penyelenggaraan Ibadah Haji Khusus

Calon Jamaah Haji, masy. Indonesia

1. identifikasi segmentasi CJH di tahun-‐tahun sebelumnya dengan tujuan melihat proporsi CJH berkemampuan secara ekonomi (menengah ke atas; ses B, A) dalam rangka assessment segmentasi informasi Ibadah Haji Khusus;

2. Melakukan sosialisasi Ibadah Haji Khusus kepada segmen tertentu dan menjadikan Ibadah Haji Khusus serta masyarakat yang mengikutinya sebagai sebuah bagian budaya toleransi dari masyarakat Indonesia.

1. sosialisasi dilakukan secara terbatas melalui counterpart (biro travel dan mitra kerja terkait) kepada masyarakat Indonesia tanpa sebuah target yang jelas;

2. sosialisasi tidak dilakukan secara secara massif.

1. Bekerja sama dengan biro travel, mitra kerja dengan target tertentu dan pemberian intensif yang menarik bagi masyarakat Indonesia yang mengikuti Ibadah Haji Khusus (subsidi biaya, keleluasaan pengaturan cicilan haji dengan mempertimbangkan keinginan tahun berangkat dari masyarakat yang mendaftar);

2. Memberikan apresiasi tersendiri bagi masyarakat yang ikut program Ibadah Haji Khusus melalui media massa (ucapan terima kasih, penghargaan setinggi-‐tingginya atas upayanya memeratakan ibadah haji di Indonesia);

3. Menayangkan ILM atau membuat sebuah produksi

sinetron yang diwakili oleh talent dengan representasi segmentasi informasi yang dituju) dengan tujuan memberikan informasi terkait Ibadah Haji Khusus, memberikan saran agar mereka yang telah pergi haji untuk ikut Ibadah Haji Khusus atau Umrah, dsbnya;

4. Talkshow terkait Informasi Penyelenggaraan Ibadah Haji Khusus.


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Transportasi Calon Jamaah Haji, masy. Indonesia

1. menginformasikan tentang mekanisme pemilihan transportasi yang dipilih (maskapai penerbangan/angkutan darat/selama ditanah suci) kepada masyarakat;

2. menginformasikan tentang transportasi yang akan digunakan dan kloter yang menggunakan; rute dan teknis pemberangkatan;

3. menginformasikan kendaraan yang akan digunakan mengangkut CJH ke bandara/embarkasi, vice versa;

4. menginformasikan transportasi yang akan disediakan di tanah suci berdasarkan jarak tempat penginapan dan sebagainya;

1. mekanisme lelang pemilihan tidak pernah diberitahukan secara terbuka kepada masyarakat, berikut kriteria penilaiannya;

2. Jika sudah didapat pemenangnya, maka Informasi diberikan secara tertutup, oleh aparatur kementerian agama propinsi/kabupaten/kota kepada CJH;

3. Untuk transportasi yang akan

digunakan di lokasi, akan diberikan diskripsi secara sekilas di Indonesia, dan lebih detail akan disampaikan kepada Pimpinan Kloter/petugas kloter untuk diturunkan kepada CJH kloter masing-‐masing;

4. Melakukan standarisasi pelayanan

transportasi yang akan digunakan dengan mengacu pada manajemen kendali mutu/survey kepuasan masyarakat (pelanggan/CJH)

1. Melakukan evaluasi atas kinerja pelayanan maskapai yang ditunjuk ditahun sebelumnya berbasis apa kepuasan CJH saat menggunakan maskapai tersebut;

2. Membuat pengumuman terkait mekanisme pemilihan transportasi yang akan digunakan, hasil pemenangnya di media massa, dengan sebelumnya melakukan sosialisasi terkait mekanisme pemilihan dan kriteria yang akan digunakan sebagai basis penilaian;

3. Melakukan kategorisasi jam berangkat transportasi,

terutamanya di lokasi (tanah suci) dengan memperhatikan faktor safeguard yang menjadi prinsip dasar pelaksanaan penyelenggaraan haji dan umrah; setelah seluruh informasi dan manajemen system transportasi selesai dibuat, maka menjadi kewajiban penyelenggara untuk mengumumkannya kepada CJH tanpa terkecuali;

4. Menyosialisasikan aturan-‐aturan CJH dalam

menggunakan fasilitas transportasi, termasuk didalamnya kewajiban CJH dan sanksi (punishment) terhadap CJH yang tidak mematuhi code of conduct tersebut.

5. Rangkaian sosialisasi dapat pula dengan hotline number

yang memberi informasi seputar hal terkait dengan menyederhanakan materi dan mengklasifikasikan materi tersebut, mana yang akan dipublikasikan dan mana yang tidak dan dapat diperoleh tidak melalui hotline number (misalnya tata cara pemilihan maskapai penerbangan, tata cara pemilihan perusahaan otobus yang digunakan dan tata cara pemilihan transportasi di lokasi).


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Akomodasi (embarkasi, debarkasi, akomodasi di tanah suci)

Calon Jamaah Haji, masy. Indonesia

menginformasikan tentang akomodasi (embarkasi, debarkasi, akomodasi di tanah suci) kepada CJH dan masyarakat Indonesia, plus minus, dasar pengkategorian dan fasilitas yang ada dan diperoleh oleh CJH;

1. terkait akomodasi embarkasi/debarkasi biasanya sudah dijelaskan kepada CJH saat pertemuan antar kloter;

2. belum pernah diumumkan bagaimana teknis akomodasi di tanah suci, variable pembiayaan ibadah haji dihitung berdasarkan apa (proporsi kamar digunakan, luas kamar, jumlah CJH per kamar, dsbnya);

3. mengundang legislatif (perwakilan)

untuk melakukan kunjungan dalam rangka appraisal kesiapan lokasi yang akan dijadikan akomodasi di tanah suci dan/atau aparatur serta fasilitas embarkasi dan debarkasi dalam melayani CJH.

1. membuat ILM/sebuah sinetron yang menggambarkan manajemen embarkasi/debarkasi dalam melakukan pelayanan kepada CJH;

2. pencitraan positif dengan mempublikasikan features yang mengangkat upaya petugas embarkasi/debarkasi dan aktifitasnya dalam melayani CJH;

3. melakukan dialog publik terkait mekanisme akomodasi

yang akan diberlakukan beserta kebijakan yang dibuat, terutamanya untuk akomodasi di tanah suci;

4. menyosialisasikan code of conduct/SOP dalam

menggunakan fasilitas akomodasi, termasuk didalamnya kewajiban CJH dan sanksi (punishment) terhadap CJH yang tidak mematuhi code of conduct tersebut.

5. Melakukan kategorisasi dan pembagian akomodasi di

tanah suci sesuai dengan manajemen mutu, dan menginformasikan kepada CJH terkait tempat yang akan menjadi lokasinya, berikut hal-‐hal terkait didalamnya (4);

6. Menyiarkan secara live kegiatan kunjungan legislatif di

lokasi embarkasi, debarkasi dan juga akomodasi di tanah suci kepada masyarakat Indonesia dalam rangka mendapatkan dukungan atas kebijakan yang telah ditempuh oleh kemenag;

7. Talkshow terkait sosialisasi Akomodasi dan hal-‐hal yang

menjadi faktor pemilihan, jenis pelayanan dan lokasi kepada masyarakat Indonesia;

8. Hotline number yang menginformasikan kloter, lokasi

akomodasi di tanah suci, jarak dengan tempat ibadah, transportasi yang tersedia dan sebagainya.


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Konsumsi Calon Jamaah Haji, masy. Indonesia

menginformasikan tentang konsumsi yang akan diberikan kepada CJH, mulai di embarkasi, lokasi tanah suci dan debarkasi.

1. Tidak dilakukannya sosialisasi safeguards terkait konsumsi yang akan diberikan oleh CJH. Konsumsi disediakan secara general dan tidak mengakomodir CJH yang membutuhkan perlakuan khusus dalam memenuhi kebutuhan konsumsinya;

2. Inspeksi mendadak pejabat dan penyelenggara Haji didampingi oleh legislatif guna melihat kesiapan perusahaan di tanah suci dalam memenuhi kebutuhan konsumsi CJH Indonesia dan bagaimana mekanisme pengolahannya.

1. Menyosialisasikan bagaimana nantinya menu untuk CJH akan disajikan, berdasarkan apa, bagaimana safeguardnya, jika memang tidak sesuai dengan apa yang dijanjikan CJH berhak mendapatkan apa, dan sebagainya melalui media diskusi publik, press release, ILM dan sebagainya;

2. Memberikan daftar menu yang akan dikonsumsi oleh CJH di tanah suci, per harinya, dan memperhatikan pula CJH yang membutuhkan perlakukan khusus untuk mengkonsumsi makanan sesuai dengan rekomendasi dari ketua kloter dan/atau petugas kesehatan kloter;

3. Menyosialisasikan kepada khalayak di Indonesia terkait

porsi konsumsi dalam ONH, dan siapa yang akan menjadi pelaksananya, standar apa yang digunakan dalam menyusun menu;

4. Menyiarkan secara langsung/recording hasil inspeksi

mendadak pejabat dan penyelenggara Haji yang didampingi legislatif agar masyarakat Indonesia mengerti dan tahu bagaimana sebenarnya kesiapan tim penyelenggara haji terutamanya dalam rangka penyediaan konsumsi bagi CJH saat di Tanah Suci.

5. Melakukan lesson learned atas penyelenggara konsumsi

(transportasi, akomodasi), terutama yang di tanah suci dalam rangka memperbaiki system penyelenggaraan haji di tahun berikutnya dan menjaring aspirasi CJH terkait kepuasan mereka terhadap layanan konsumsi (transportasi, akomodasi) yang telah disediakan oleh penyelenggara haji beserta masukan dan kritikannya.


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Pelayanan Kesehatan Petugas Kesehatan, Calon Jamaah Haji, masy. Indonesia

menginformasikan tentang pelayanan kesehatan yang akan diberikan kepada CJH, mulai di embarkasi, lokasi tanah suci dan debarkasi.

1. menyediakan layanan klinik di perwakilan Indonesia di lokasi;

2. memberikan pendamping untuk masing-‐masing kloter satu/dua petugas pelayan kesehatan;

3. memberikan informasi kepada CJH

agar membawa obat-‐obatan tertentu yang dirasa diperlukan dan tidak ada di lokasi, jika dirasa memang CJH ada yang bermasalah kesehatannya.

1. Menyosialisasikan pelayanan kesehatan yang akan diberikan kepada CJH semenjak mulai dari embarkasi, di tanah suci dan juga saat debarkasi;

2. Menginformasikan SOP dalam menghadapi kondisi

darurat, terutamanya tentang meeting point, tindakan yang harus diambil CJH dan hal-‐hal lainnya terkait dengan kesehatan dari CJH, terutamanya di lokasi;

3. Menayangkan video pelatihan yang dilakukan kepada

petugas kesehatan melalui media televisi/massa lainnya, yang nantinya akan mendampingi CJH di masing-‐masing kloter, dalam rangka memperoleh dukungan positif terkait upaya kemenag meningkatkan pelayanan pelaksanaan ibadah haji;

4. Membuat talkshow dengan menghadirkan mereka eks

pendamping kloter bidang kesehatan, suka dukanya dan bagaimana usaha yang dilakukan oleh kemenag dalam rangka pengembangan kapasitas mereka sebelum pemberangkatan kloter ke tanah suci;

5. Membuka kesempatan kepada masyarakat Indonesia

yang ingin menjadi pendamping kloter bidang kesehatan dengan requirement tertentu, dan system seleksi yang sepenuhnya menggunakan guidelines, code of conduct yang telah ditetapkan di pusat. ini dapat dilakukan dalam rangka mendongkrak pencitraan positif kinerja kemenag meningkatkan mutu pelayan kesehatan Jamaah Haji.

(II) Bimbingan Haji


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Bimbingan ibadah sebelum ke tanah suci

Calon Jamaah Haji, Masyarakat Indonesia

1. Melakukan assessment materi dan melakukan klusterisasi tematik terkait kebutuhan CJH sebelum ke tanah suci;

2. memberikan pemahaman tentang pentingnya persiapan CJH sebelum berangkat ke tanah suci;

3. memberikan pemahaman terkait hal-‐hal yang berkenaan dengan kebutuhan CJH sebelum berangkat ke tanah suci;

1. manasik haji melalui KBIH terdekat;

2. acara rutin berupa bimbingan haji di stasiun televisi nasional dan swasta;

1. pembuatan program interaktif manasik haji yang dapat diunduh secara gratis di website resmi haji kemenag;

2. replikasi program interaktif manasik haji yang dapat disebarkan kepada khalayak umum melalui perwakilan kantor kemenag di daerah, bank mitra kerja). Selain berisi program interaktif manasik, dalam CD tersebut dapat diikutsertakan beberapa informasi seputar persiapan pelaksanaan ibadah haji yang dilakukan oleh kemenag;

3. melakukan training satuan gugus tugas fasilitator yang

siap menjadi narasumber tematik bimbingan ibadah haji sekaligus membuat modul kurikulum per tematik;

4. membuat materi secara in house, yang dapat digunakan

tidak hanya dalam waktu satu tahun anggaran, dapat ditayangkan di media televisi secara regular dimana materi, konsep dan bentuk tayangan relevan dengan kondisi yang ada saat ini di lokasi tanah suci dan/atau berkesesuaian dengan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh CJH dalam rangka persiapan menuju tanah suci;

5. membuat tayangan dengan tujuan menjadi katalis

pengembalian jati diri umat Islam Indonesia, disiarkan melalui media televisi pada jam dan waktu yang tepat, tidak berdurasi lama, dengan materi-‐materi membumi yang dapat diterima oleh masyarakat Indonesia dan diharapkan mampu menjadi bahan renungan;


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Bimbingan ibadah selama di tanah suci


2. Masyarakat Indonesia

1. Melakukan assessment materi dan melakukan klusterisasi tematik terkait kebutuhan CJH saat di tanah suci;

2. memberikan pemahaman tentang hal-‐hal yang harus dilakukan CJH saat berada di tanah suci;

3. memberikan pemahaman terkait hal-‐hal yang berkenaan dengan kebutuhan CJH saat berada di tanah suci;

1. bimbingan dilakukan oleh petugas haji yang mendampingi masing-‐masing kloter;

2. bimbingan dilakukan by proggraming sesuai dengan SOP yang telah disepakati oleh panitia penyelenggara haji

1. Melakukan pengembangan kapasitas coordinator kloter agar mampu menjadi pembimbing ibadah bagi anggotanya saat berada di tanah suci dan dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

2. kerja sama dengan provider selular dengan memberikan layanan bimbingan secara bertingkat (gratis, premium content member) dengan model sms;

3. bekerja sama dengan provider selular untuk membuka hotline centre yang dapat diakses 24 jam oleh jamaah haji dengan materi terprogram yang telah ada dan dapat diakses oleh seluruh masyarakat Indonesia juga (secara premium) dan atau secara gratis oleh CJH yang telah memperoleh nomor porsi (misalnya);

4. melakukan siaran dengan tematik terkait Ibadah Haji

yang memperhitungkan pula waktu dan jenis Ibadah yang dilakukan Jamaah Haji di tanah suci. Pemilihan stasiun televisi yang tepat, waktu penayangan yang sinkron dengan waktu istirahat jamaah haji menjadi sebuah pertimbangan selain modul materi yang sistemik dan dapat diterima oleh jamaah haji tanpa terkecuali;

5. Pembuatan video manasik haji, mulai dari persiapan

begitu sampai di tanah suci, masuk ke tempat penginapan, transportasi dan sebagainya yang disajikan selain dengan live show juga dapat dibuat dalam bentuk interaktif dan dapat diakses oleh masyarakat Indonesia secara luas;


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Pengawasan dan pengontrolan ibadah haji

1. Legislatif, 2. Eksekutif, 3. Calon Jamaah

Haji 4. Masyarakat

Indonesia 5. Insan Pers, 6. Stakeholder

terkait

1. Melakukan assessment materi dan melakukan klusterisasi tematik terkait dasar aktifitas hingga pelaksanaan teknis pengawasan dan pengontrolan ibadah haji;

2. Melakukan tabulasi isu-‐isu terkait pengawasan dan pengontrolan ibadah haji dan melakukan pemetaan segmentasi;

3. Memilih media yang tepat dengan

segmen yang akan dibidik untuk menyosialisasikan pesan/informasi yang akan disampaikan;

1. kepada legislatif dan eksekutif diberikan pemahaman dasar aktifitas pengawasan dan pengontrolan ibadah haji dan bagaimana teknis pelaksanaan pengawasan dan pengontrolan ibadah haji dilaksanakan;

2. melakukan pemantauan saat hendak keberangkatan menuju embarkasi, saat hendak berangkat ke tanah suci, tiba ditanah suci, saat hendak pulang ke Indonesia, tiba di debarkasi terutamanya terkait dengan dokumen-‐dokumen penyerta jamaah haji dan barang bawaan.

1. press release/diskusi publik di media massa/pers yang bersifat informatif, menyampaikan berbagai hal terkait persiapan CJH menjelang musim haji tiba, paparan tentang konsep pengawasan dan controlling penyelenggaraan ibadah haji di masa persiapan;

2. press release/diskusi publik di media massa/pers saat pelepasan kloter pertama. Bersifat informative dan memaparkan tentang bagaimana kesiapan kemenag dan petugas di lokasi dan teknis mekanisme pengawasan dan pengontrolan saat CJH melakukan ibadah haji;

3. press release/diskusi publik bersifat regular (per minggu)

yang isinya memaparkan informasi aktifitas Jamaah Haji Indonesia di Arab Saudi, dan hal-‐hal apa saja yang telah terjadi pada mereka;

4. press release/diskusi publik menjelang kedatangan

kloter pertama ke tanah air hingga kloter terakhir yang sifatnya memaparkan informasi aktifitas Jamaah Haji Indonesia dalam persiapannya menuju tanah air dan hal-‐hal apa saja yang terjadi pada mereka;

5. press release/diskusi publik yang bersifat closing event,

yang memberikan paparan terkait penyelenggaraan ibadah haji, mulai dari persiapan hingga pemulangan. Sifat dari release adalah melakukan distribusi informasi berdasarkan data yang dihimpun oleh penyelenggara ibadah haji;

6. membuat tools pengawasan dan pengontrolan yang

mudah dipahami dan dapat diaplikasikan untuk semua unsur yang terlibat dalam penyelenggaraan ibadah haji;


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Penyuluhan jemaah haji


2. Masyarakat Indonesia

1. melakukan assessment penyuluhan jemaah haji yang difasilitasi secara organisasi (baik struktural maupun non struktural), oleh media-‐media (below/above the lines);

2. melakukan evaluasi terkait hasil penyuluhan Jemaah haji yang telah dilakukan dan juga berusaha mengukur efektifitas dari penyuluhan melalui media/lembaga tertentu tersebut; tepat sasarankah atau tidak.

1. penyuluhan Jemaah haji menggunakan KBIH, Media massa dan media elektronika yang cenderung bersifat dua arah dan membatasi interaksi;

2. penyuluhan Jemaah haji bersifat kewilayahan, dimana menjadi tugas dari kantor kementerian agama propinsi/kabupaten/kota untuk memastikan penyuluhan yang diberikan kepada CJH sesuai dengan kebutuhan mereka.

1. pembuatan materi penyuluhan (kurikulum) yang disusun dengan memperhatikan muatan local dan hasil needs assessment masing-‐masing daerah;

2. penyuluhan yang diberikan kepada CJH dibuatkan semacam instrumen yang mampu mengukur tingkat penerimaan materi yang diberikan secara sederhana (pra test dan post test);

3. membuka semacam hotline number, hotline email yang

dapat diakses 24 jam oleh CJH sebagai sebuah sarana interaksi antara penyelenggara serta seluruh komponen yang ada dalam penyelenggaraan ibadah haji;

4. Bekerja sama dengan pihak counterparts untuk

membuat acara tentative yang isinya memberikan motivasi dan bimbingan rohani kepada CJH, baik yang bersifat nasional (dilakukan siaran langsung, secara live di studio/outdoor area kemenag), atau bersifat lokal, yang dapat disiarkan secara nasional (live/recording);

5. Ad insert pada jeda waktu sholat, berisi renungan yang

dapat memberikan ‘sesuatu’ kepada pemirsa dan memberikan sebuah motivasi terkait persiapan CJH berangkat ke tanah suci;

6. Penggunaan media massa yang tujuannya memberi

ruang publik interaksi terkait hal-‐hal penyelenggaraan ibadah haji;

7. Penggunaan social media dan teknologi informasi

lainnya yang dapat diupdated materi2 singkat tentang hal-‐hal yang terkait dengan penyelenggaraan ibadah haji. Hal ini efektif karena sifatnya yang B2B dan langsung ke segmen sasaran.

(III) Perlindungan Haji


Details Aktivities

Normatif Inovatif

• Perlindungan sebagai Warga Negara Indonesia

• Jaminan Keselamatan dan keamanan selama melaksanakan ibadah Haji

1. Legislatif, 2. Eksekutif, 3. Calon Jamaah

Haji 4. Masyarakat

Indonesia 5. Insan Pers, 6. Stakeholder

terkait

1. melakukan assessment definitif atas kata “perlindungan” dan frase “jaminan keselamatan dan keamanan”;

2. melakukan uji materiil dari masing-‐masing tahapan yang ada dalam proses penyelenggaraan haji apakah memenuhi prinsip dasar yang terdapat pada definisi (1);

Setahu saya hal ini belum ada

1. melakukan kajian atas poin-‐poin perlindungan kepada calon Jemaah haji sebagai implementasi dari UUD 45 dan menjadikan hal ini sebuah safeguard dan environmental protection, dimana dalam penentuan semua tahapan yang ada dalam penyelenggaraan ibadah haji, baik itu mulai tahapan persiapan, hingga pemulangan.

2. Mengangkat isu ini sebagai salah satu poin untuk mendapatkan dukungan dari masyarakat terkait profesionalisme dari penyelenggara haji atas upayanya meningkatkan pelayanan kepada CJH dan masyarakat Indonesia;

3. Mengadakan workshop/seminar terkait upaya

pembuatan framework dan modul-‐modul teknis yang dapat dipergunakan dalam rangka menjamin keselamatan dan keamanan serta memberikan proteksi kepada CJH tanah air;

4. Mengadakan diskusi publik yang disiarkan di media

televisi, dengan program insert atau khusus, yang salah satunya mengangkat isu safeguard dan environmental protection sebagai salah satu hal yang menjadi dasar pengambilan kebijakan penyelenggaraan haji setiap tahunnya;

5. Menyosialisasikan hasil workshop, pembuatan modul

dan aspek-‐aspek safeguard dan environmental protection yang menjadi dasar / prinsip pertimbangan pengambilan kebijakan penyelenggaraan haji kepada masyarakat. Sebagai noted; hal ini nantinya pastinya akan menyentuh juga pada issue gender mainstreaming yang dalam tatanan kelembagaan di Indonesia juga menjadi satu hal yang harus diperhatikan saat sebuah institusi membuat kebijakan yang bersifat publik.


Details Aktivities

Normatif Inovatif

Hasil Pelaksanaan Kegiatan

Kebijakan Umum Tujuan Penyelenggaraan Kebijakan Teknis Program Kementerian Agama

1. Melakukan riset berdasarkan data-‐data yang ada di tahun-‐tahun sebelumnya, sesuai dengan topic/informasi yang akan disampaikan; dan memilah serta menganalisis kelompok sasaran (segmentasi informasi)

2. Menentukan tujuan khusus yang diharapkan tercapai dalam memberikan paparan terkait informasi/issue.

3. Menentukan tema dari paparan serta bentuk yang akan

menjadi alat (tools/iklan) penyampai informasi; 4. Menentukan anggaran iklan yang diperlukan; 5. Melakukan perencanaan media yang meliputi; (a)

identifikasi media yang ada dan tersedia, (b) memilih media yang cocok dan dapat digunakan, (c) menentukan waktu dan frekuensi penayangan

6. Menciptakan word of mouth yang terdiri dari headline,

sub headline, bodycopy, artwork dan tanda/logo secara bersama-‐sama agar menarikdan memelihara perhatian segmen informasi

7. Melakukan evaluasi terhadap hasil paparan melalui

serangkaian kegiatan. Evaluasi diakukan sebelum, selama dan sesudah pesan ditayangkan/disampaikan.

1. tidak pernah dilakukan riset yang mendalam terkait hasil dokumentasi dari masing-‐masing issue yang akan dijadikan tematik tayangan;

2. tujuan khusus tidak ada, yang ada adalah tujuan umum, yaitu melakukan pencitraan yang positif pada kemenag, sementara fungsi public services kerap ditinggalkan;

3. Tematik dari paparan cenderung

bersifat sporadis, tidak mempunyai kontinuitas isu yang mampu menjadi bridging yang baik dalam menyampaikan informasi;

4. Anggaran iklan ditentukan

berdasarkan tarif iklan yang direlease oleh media massa/advertising/agency. Harusnya anggaran iklan ditentukan berdasarkan kebutuhan dalam melakukan penyebaran informasi dan sejauh mana informasi tersebut diharapkan mampu dijangkau oleh masyarakat sasaran (segmentasi informasi);

5. Identifikasi media terkadang dipilih

karena unsur ‘titipan’ atau perintah dari pejabat berwenang. Demikian pula dengan waktu dan frekuensi penayangan yang dipilih, terkadang hanya melihat pada pertimbangan non teknis semata;

1. mengumpulkan data terkait kebijakan umum yang pernah diberlakukan dan bagaimana perjalanannya hingga saat ini serta harapannya dimasa mendatang;

2. mengumpulkan data terkait penyelenggaraan kebijakan teknis, bagaimana potret lima tahun terakhir, dan progress yang telah dicapai hingga saat ini serta harapannya di masa mendatang;

3. melakukan identifikasi program kementerian agama

yang bersifat supporting terhadap upayanya meningkatkan pelayanan penyelenggaran ibadah haji, mulai dari training pengembangan kapasitas pendamping kloter, mekanisme pengurusan paspor, besaran ONH dan variable yang ada didalamnya, dan hal-‐hal lain terkait program dari kementerian agama yang terkait dengan penyelenggaraan ibadah haji.

4. Hasi identifikasi disusun dalam bentuk display grafis

statistika yang mampu memberikan sebuah diskripsi bagaimana sebuah upaya peningkatan pelayanan tersebut dijalankan dan dalam bentuk apa saja peningkatan pelayanan tersebut terjadi.

5. Menyusun seluruh hasil pengumpulan data tersebut

dalam sebuah tulisan/script yang dapat ditayangkan di media massa/media elektronika ataupun menjadi bahan dalam diskusi publik yang kesemuanya secara teknis akan disesuaikan dengan segmen informasi (masyarakat sasaran yang akan dicapai);

6. Melakukan eksplorasi terkait word of mouth yang

menjadi konsep dari masing-‐masing tematik, inline isu yang akan menjadi dasar dan template dalam setiap penayangan program dengan mempertimbangkan kelompok sasaran yang akan menjadi target dari


Details Aktivities

Normatif Inovatif 6. Word of mouth seringkali tidak

inline dan asal buat dengan meminggirkan kaidah seni dan tujuan penyampaian informasi;

7. Tidak pernah dilakukan sebuah

metode evaluasi yang mampu memotret secara pasti bagaimana tahapan-‐tahapan dalam pelaksanaan sebuah kegiatan aktivasi komunikasi dipersiapkan, dijalankan dan mendapatkan hasil sesuai dengan target dan harapan yang ingin dicapai.

penayangan hasil pelaksanaan kegiatan; 7. Menentukan metode evaluasi yang akan digunakan

dalam kegiatan aktivasi komunikasi, yang bersifat independen dan mampu memotret secara jujur bagaimana pelaksanaan program dan response masyarakat terkait kegiatan, jika perlu hingga outcome dari program.

Draft communication strategy tools for image building haji (bahasa)

Documents

Transcript of Draft communication strategy tools for image building haji (bahasa)