DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU (PM-STT-420-00-01)

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU (PM-STT-420-00-01)

BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

(BPMP STT-PLN)

SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN

JAKARTA

G(l;,

\..-.

SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLNYAYASAN PENDIDIKAN DAN KESETAHTERAAN PT. PLN (PERSERO)Kampus : Menara PLN, Jl. Lingkar Luar Barat, Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta Barat.l 17S0Telp. 021 '5440342,5440344 Fax. 021-5440343 Website : www.sttptn.ac.id E-mait : [email protected]

\[, n [nbang

KEPUTUSANKETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK

YAYASAN PENDTDIKAN DAN KESEJAHTERAANPT.PLN (PERSERO)

Nomor : O i3 .SIVZ n?0d-l

Tentang

Penetapan ProsedurMutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN

: a. Bahwa sesuai Manual Mutu salah satu dokumen yang diperlukan untukmelaksanakan Sistem Penjamin Mutu Internal (SpMI) adalah adanyaProsedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

b. Bahrva untuk pemberlakuan prosedur tersebut perlu ditetapkan, yangdituangkan dalam Keputusan Ketua

1. undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003, tentangSistem Pendidikan NasionalPeraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010,tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan pendidikanPeraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor l9 Tahun 2005 tentangStandar Nasional PendidikanPeraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 73Tahun 2009, tentang Perangkat Akeditasi Program Studi Sarjana (S1)Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. oo rahun 1999 tentangPendidikan TinggiKeputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan pr.PLN (Persero) No. 039.I(Pend/YPK-PLNlt99B tanggal I April 1998Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan pr.PLN (Persero) No. 096.K /?EG/YPK-PLN/2010 tanggal r3 Desember2010Statuta STT-PLN Tahun 2011SK Ketua Nomor :37015W2/L1201I tentang Manual Mutu

2.

J.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

MEMUTUSKAN

SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLNYAYASAN PENDIDIKAN DAN KESEIAHTNNEEN PT. PLN (PERSERO)Kampus: Menara PLN, Jl. Lingkar Luar Barat, Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta Barat 117S0Telp' 021-5440342,5440344 Fax. 021-5440943 Website : www.sttptn.ac.id E-mait : [email protected]

llenetapkan

PERTAMA

KEDUA

hTTIGA

hIENIPAT

MEMUTUSKAN

Menetapkan Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu diLingkungan STT-PLN, sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusanini.

Pemberlakuan dan Pelaksanaan Prosedur Mutu Dokumentasi SistemManajemen Mutu dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan

Semua biaya sebagai akibat diterbitkannya keputusan ini dibebankankepada anggaran STT-PLN

Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan, denganketentuan bahwa apabila dikemudian hari ternyataterdapat kekeliruan padapenetapan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkandi : J akartaPada tanggal :Xo Januai}}lZ

Ketua,

LEGINO

l:-:'-san Kepada Yth:

i,:tua YPK-PLNi,:tua BPH STT-PLNL'aket I, II,III, IVK:t'aa Jurusan & Ketua Program DiplomaKepala LembagaKepala Bagian

PROSEDUR MUTU DOKUMENTASI SISTEM

MANAJEMEN MUTU

Kode Dokumen : PM-STT-420-00-01

Revisi ke : 0

Tanggal : 23 Desember 2011

Diajukan oleh : KBPMP

Drs. Prayudi, MM.,MT.

Diperiksa oleh : Wakil Ketua I

Dr. Ir. Uno Bintang Sudibyo

Disetujui oleh : Ketua

Dr. Ir. Supriadi Legino

PROSEDUR MUTU Kode PM-STT-420-00-01

Tanggal 23 Desember 2011

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

Revisi ke 0

Halaman: iv dari viii halaman

KATA PENGANTAR

Sekolah Tinggi Teknik PLN (STT-PLN) mulai tahun 2011 menerapkan Sistem Penjaminan

Mutu Internal mengacu pada standar internasional sistem mutu ISO 9001:2008 dan IWA

2:2007 sebagaimana telah dijelaskan pada Manual Mutu. Berdasarkan manual mutu dan

mengacu pada persyaratan dokumentasi sistem mutu ISO 9001:2008, prosedur sistem

dokumentasi manajemen mutu ini dijelaskan tata cara penerapan dan dokumentasi SPMI di

STT-PLN. Berdasarkan Standar Akademik, Kebijakan Akademik, Manual Mutu dan Standar

Mutu disusun Prosedur Sistem Dokumentasi Manajemen Mutu dimana diantaranya

memuat Prosedur Pengendalian Dokumen Induk, Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu,

dan Prosedur Pengendalian Rekaman.

Dalam penerapan prosedur mutu ini perlu adanya evaluasi untuk kelancaran, perbaikan

sistem, keamanan, kenyamanan dan tertib administrasi, untuk itu diperlukan saran dan

usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan demi terwujudnya penjaminan mutu

di STT PLN. Adanya prosedur mutu ini, diharapkan semua dokumen dan rekaman di

lingkungan STT-PLN dapat mudah untuk ditelurusi dan dilacak keberadaanya.

Pada akhirnya, semoga Prosedur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ini dapat

bermanfaat bagi pihak-pihak yang melaksanakan sistem penjaminan mutu di lingkungan

STT-PLN.

Jakarta, 23 Desember 2011

Ketua

Dr. Ir. Supriadi Legiono




Revisi ke 0

Halaman: v dari viii halaman

CATATAN PERUBAHAN

No Revisi Halaman Bagian Yang Diubah Disetujui Oleh Tanggal




Revisi ke 0

Halaman: vi dari viii halaman

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

No Pemegang Dokumen Status Dokumen No Copy

1 Sekretariat Sistem Manajemen Mutu (QMR) Master Master

2 Dokumen versi WEB Dikendalikan 00

3 Ketua Dikendalikan 01

4 Wakil Ketua Bidang Akademik Dikendalikan 02

5 Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan

Dikendalikan 03

6 Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan

Kerjasama

Dikendalikan 04

7 Wakil Ketua Bidang Alumni dan Kerjasama Dikendalikan 05

9 Senat STT Dikendalikan 06

8 Ketua Jurusan/Ketua Program Dikendalikan 07-12

10 Sekretaris Jurusan Dikendalikan 13-17

14 Kepala Lembaga Dikendalikan 18-19

15 Kepala Bagian Dikendalikan 20-29

16 Kepala Laboratorium Dikendalikan 30




Revisi ke 0

Halaman: vii dari viii halaman

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL

SK KETUA PENGESAHAN PROSEDUR MUTU i

HALAMAN PENGESAHAN iii

KATA PENGANTAR iv

CATATAN PERUBAHAN v

DISTRIBUSI PEMEGANG COPY DOKUMEN vi

DAFTAR ISI vii

DAFTAR LAMPIRAN viii

I Tujuan 1

II Ruang Lingkup 1

III Referensi 1

IV Istilah dan Definisi 1

V Format dan Identifikasi Dokumen 4

VI Tanggung Jawab dan Wewenang 9

VII Prosedur 11

6.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk 11

6.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu 12

6.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu 13

VIII Kriteria Keberhasilan 14

IV Formulir dan Lampiran 14




Revisi ke 0

Halaman: viii dari viii halaman

DAFTAR LAMPIRAN

Judul Lampiran Halaman

Lampiran 1. Kode Unit Kerja 14

Lampiran 2. Format Halaman Judul 16

Lampiran 3. Format Halaman Pengesahan 17

Lampiran 4. Format Halaman Isi Dokumen 18

Lampiran 5. Borang Daftar Induk Dokumen Internal 19

Lampiran 6. Borang daftar induk dokumen eksternal 20

Lampiran 7. Borang daftar distribusi dokumen 21

Lampiran 8. Borang daftar rekaman mutu 22

Lampiran 9. Formulir catatan perubahan 23

Lampiran 10. Borang Daftar Penarikan Dokumen 24

Lampiran 11. Borang Berita Acara Pemusnahan Dokumen 25

Lampiran 12. Borang Daftar Dokumen Yang Dimusnakan 26




Revisi ke 0

Halaman: 1 dari 26 halaman

I. TUJUAN

1.1. Prosedur ini memberikan pedoman dalam penyusunan dan dokumentasi sistem manajemen mutu untuk memastikan akurasi, konsistensi, dan kelengkapan sistem yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SPMI STT-PLN.

1.2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai.

II. RUANG LINGKUP

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen sistem penjaminan mutu internal STT-PLN. Dokumen yang dimaksud dalam prosedur mutu ini adalah : 2.1. Dokumen induk, yang terdiri atas visi, misi, Rencana Induk Pengengembangan

(RIP), Statuta, Pedoman Peraturan Akademik dan Petunjuk Teknis Kemahasiswaan, Standaa Akademik dan Kebijakan Akademik

2.2. Dokumen Mutu terdiri atas Manual Mutu (MM), Standar Mutu, (SM) Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen eksternal yang berkaitan dengan mutu.

2.3. Dokumen Audit, yang terdiri atas Manual Audit, Prosedur Audit, Borang Akreditasi Program Studi, dokumen eksternal yang terkaiy dengn dokumen audit.

III. REFERENSI

3.1. Manual Mutu STT PLN (MM-STT-01) 3.2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan

Dokumentasi ISO 9001:2008, klausul 4.2.

IV. ISTILAH DAN DEFINISI

4.1. Dokumen mutu adalah sistem dalam bentuk tulisan (hardcopy atau softcopy) yang mengandung ketentuan-ketentuan yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan aktivitas, proses, dan kegiatan terkait dengan layanan akademik yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI.

4.2. Dokumen Internal adalah setiap referensi yang ditetapkan dan diterapkan institusi dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu mencakup antara lain:




Revisi ke 0


4.2.1. Dokumen sistem manajemen mutu 4.2.2. Peraturan akademik 4.2.3. Standar akademik 4.2.4. Kebijakan akademik 4.2.5. Statuta 4.2.6. Rencana Induk Pengembangan 4.2.7. Dll.

4.3. Dokumentasi sistem manajemen mutu STT disusun berdasarkan hierarki sebagai berikut : 4.3.1. Manual Mutu 4.3.2. Standar Mutu 4.3.3. Prosedur Mutu 4.3.4. Instruksi Kerja/ dokumen setara 4.3.5. Borang/Formulir/ lampiran

4.4. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi yang menerangkan tentang kebijakan penetapan, pendokumentasian, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen mutu layanan akademik.

4.5. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk atau layanan akademik yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.

4.6. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).

4.7. Standar mutu (SM) adalah dokumen yang menjelaskan suatu pernyataan berisi kriteria tolok ukur untuk menetapkan dan atau mengevaluasi mutu dari suatu hal.

4.8. Prosedur Mutu (PM) adalah dokumen yang menerangkan tentang tanggung jawab dan tugas fungsi jabatan, kriteria keberhasilan kegiatan dalam sistem manajemen mutu.

4.9. Instruksi kerja (IK) adalah dokumen yang menerangkan secara rinci langkah-langkah teknis dalam suatu kegiatan untuk memastikan hasil efektif dan sesuai dengan yang direncanakan.

4.10. Dokumen setara merupakan dokumen internal yang antara lain terdiri atas : 4.10.1. Pedoman 4.10.2. Satuan Acara Perkuliahan (SAP) 4.10.3. Rencana Kegiatan Pembelajaran Semester (RKPS)




Revisi ke 0


4.10.4. Petunjuk praktikum 4.10.5. Handout / Modul Kuliah 4.10.6. Kaidah penyusunan soal ujian 4.10.7. Dll

4.11. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi 4.12. Formulir/lampiran adalah dokumen rekaman hasil kegiatan penerapan sistem

manajemen mutu. 4.13. Rencana mutu adalah dokumen spesifik terkait layanan akademik yang konsisten

terhadap persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu yang disusun untuk tujuan memastikan tercapainya persyaratan mutu layanan akademik tertentu.

4.14. Dokumen terkendali adalah dokumen yang dalam peredarannya dikendalikan oleh Dokumen Kontrol dan apabila ada perubahan/diganti dengan dokumen baru, maka dokumen lama akan ditarik dari peredaran. Dokumen ini harus dilengkapi tanda tangan Ketua atay Manajer Representatif (MR) dan ditempel STT-PLN

4.15. Dokumen tak terkendali adalah dokumen yang peredarannya tidak dikendalikan oleh Dokumen kontrol dan apabila dokumen lama ada perubahan tidak ditarik kembali. Dokumen yang tidak ada tanda tangan pengesahan dan atau persetujuan Ketua dan stampel STT-PLN dianggap sebagai dokumen tidak terkendali

4.16. Dokumen kontrol adalah dokumen untuk mengendalikan dokumen yang berisi daftar dokumen,distribusi dokumen, revisi dokumen, keterangan terkendali/tidak terkendali

4.17. Pendistribusian Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang Dikendalikan, diberi nomor, serta stempel “ DIKENDALIKAN “, ”No.Copy” (untuk dokumen dalam bentuk hardcopy) dengan warna MERAH di halaman muka. Untuk dokumen dalam bentuk softcopy dapat diakses dengan password dan diberi No Copy 00.

4.18. Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (hardcopy) yang didistribusikan kepada pihak lain yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut distempel “TIDAK DIKENDALIKAN” dengan warna BIRU dihalaman muka. Dokumen Internal SMM (softcopy) yang didistribusikan kepada pihak lain yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut distempel ”DIKENDALIKAN” dengan pemakaian password dan akses yang dibatasi.

4.19. Dokumen (hardcopy) dikendalikan hasil revisi yang telah diberlakukan diberi stempel ”DIKENDALIKAN”, No. Copy, serta dokumen lama harus ditarik dari peredaran dan dinyatakan tidak berlaku diberi stempel “KEDALUARSA” dengan warna merah termasuk Master Dokumen.




Revisi ke 0


V. FORMAT DAN IDENTIFIKASI DOKUMEN 5.1. Manual mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut :

5.1.0. Halaman pengesahan 5.1.1. Catatan Perubahan 5.1.2. Kata Pengantar 5.1.3. Daftar Isi 5.1.4. Pendahuluan 5.1.5. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu 5.1.6. Definisi dan Istilah 5.1.7. Sistem Manajemen Mutu 5.1.8. Tanggung Jawab Manajemen 5.1.9. Pengelolaan Sumber Daya 5.1.10. Realisasi Layanan Pendidikan 5.1.11. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu

5.2. Standar Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : 5.2.0. Halaman pengesahan 5.2.1. Visi dan Misi 5.2.2. Rasionale 5.2.3. Pihak yang bertanggung jawab memenuhi standar 5.2.4. Definisi Istilah 5.2.5. Pernyataan Isi standar 5.2.6. Strategi 5.2.7. Indikator 5.2.8. Dokumen terkait 5.2.9. Referensi

5.3. Prosedur Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : 5.3.0. Halaman pengesahan 5.3.1. Catatan Perubahan 5.3.2. Kata Pengantar 5.3.3. Daftar isi 5.3.4. Tujuan 5.3.5. Ruang lingkup 5.3.6. Referensi 5.3.7. Istilah dan Definisi 5.3.8. Tanggung jawab dan Wewenang atau pihak terkait 5.3.9. Prosedur 5.3.10. Kriteria Keberhasilan 5.3.11. Formulir dan Lampiran terkait




Revisi ke 0


5.4. Instruksi Kerja memuat informasi yang disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut: 5.4.0. Halaman Pengesahan 5.4.1. Catatan Perubahan 5.4.2. Kata Pengantar 5.4.3. Tujuan 5.4.4. Ruang Lingkup 5.4.5. Penanggung jawab Pelaksanaan Instruksi kerja 5.4.6. Peralatan dan Bahan (bila dipersyaratkan) 5.4.7. Tahapan dan Target 5.4.8. Formulir Terkait

5.5. Dokumen Setara mengikuti ketentuan format yang berlaku di STT dan Jurusan, 5.6. Penomoran Manual Mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :

MM‐STT‐XX

5.6.1. MM : Manual Mutu 5.6.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.6.3. XX : No. Urut Manual Mutu

5.7. Penomoran STANDAR MUTU mengikuti ketentuan sebagai berikut :

SM-STT-YY-XX 5.7.1. SM : Standar Mutu 5.7.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.7.3. YY : Nomor urut kode standar mutu 5.7.4. XX : No. urut dari sub standar mutu 5.7.5. Nomor urut standar mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :

No Kode Judul Standar

00 Belum ada standar/prosedur wajib

01 Standar Isi

02 Standar Proses

03 Standar Kompetensi

04 Standar Dosen dan Tenaga kependidikan

05 Standar Sarana dan Prasarana

06 Standar Pengelolaan

07 Standar Pembiayaan




Revisi ke 0


No Kode Judul Standar

08 Standar Penilaian Pendidikan

09 Standar Penelitian

10 Standar Pengabdian Kepada Masyarakat

11 Standar Kemahasiswaan

12 Standar Suasana Akademik

13 Standar Sistem Informasi

14 Standar Kerjasama

5.8. Penomoran PROSEDUR MUTU yang mengacu pada standar mutu dan klausul ISO mengikuti ketentuan sebagai berikut :

PM-STT-YYY-KSM-XXX

5.8.1. PM : Prosedur Mutu 5.8.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.8.3. YYY : No. mengacu pada klausul 5.8.4. KSM : Nomor kode standar mutu yang mengacu pada butir 5.7.5 5.8.5. XXX : No. urut prosedur dari klausul bersangkutan

5.9. Penomoran INSTRUKSI KERJA untuk setiap unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

IK-STT-ZZZ-XXX

5.9.1. IK : Intruksi Kerja 5.9.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.9.3. ZZZ : Kode Unit Kerja 5.9.4. XXX : No. urut instruksi kerja 5.9.5. Kode Unit Kerja mengikuti ketentuan sebagaimana pada lampiran

5.10. Penomoran DOKUMEN SETARA atau DOKUMEN INTERNAL unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

DOK-INT-STT-ZZZ -XXX

5.10.1. DOK : Dokumen 5.10.2. INT : Internal




Revisi ke 0


5.10.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.10.4. ZZZ : Kode unit kerja 5.10.5. XXX : no. urut 5.10.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5

5.11. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Prosedur Mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :

FO-STT-PM-XXX-L.YYY

5.11.1. FO : Formulir Mutu 5.11.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.11.3. PM : Prosedur Mutu 5.11.5. XXX : No. prosedur mutu 5.11.6. L : Lampiran 5.11.7. YYY : No. urut formulir.

5.12. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Instruksi Kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

FO-STT-IK-ZZZ-XXX-L.YYY 5.12.1. FO : Formulir 5.12.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.12.3. IK : Instruksi Kerja 5.12.4. ZZZ : Kode unit kerja 5.12.5. XXX : No urut instruksi kerja 5.12.6. L : Lampiran 5.12.7. YYY : No. urut 5.12.8. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5.

5.13. Penomoran Dokumen Eksternal unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

DOK-EKS-STT-ZZZ -XXX 5.13.1. DOK : Dokumen 5.13.2. EKS : Eksternal 5.13.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.13.4. ZZZ : Kode unit kerja 5.13.5. XXX : No. Urut dokumen 5.13.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5.




Revisi ke 0


5.14. Persyaratan keabsahan halaman judul dokumentasi sistem manajemen mutu memuat informasi dengan urutan sebagai berikut : 5.14.1. Jenis Dokumen 5.14.2. Nama dokumen 5.14.3. Nomor dokumen 5.14.4. Logo STT-PLN 5.14.5. Identitas STT-PLN 5.14.6. Tahun persetujuan 5.14.7. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir

5.15. Persyaratan keabsahan halaman pengesahan dokumentasi sistem manajemen mutu memuat informasi dengan urutan sebagai berikut: 5.15.1. Logo STT PLN 5.15.2. Jenis Dokumen 5.15.3. Nama dokumen 5.15.4. Nomor dokumen 5.15.5. Nomor revisi 5.15.6. Tanggal berlaku 5.15.7. Persetujuan pihak berwenang 5.15.8. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir

5.16. Persyaratan keabsahan isi dokumentasi sistem manajemen mutu meliputi harus memuat informasi : 5.16.1. Logo STT PLN 5.16.2. Jenis dokumen 5.16.3. Nama dokumen 5.16.4. Nomor dokumen 5.16.5. Nomor revisi 5.16.6. Tanggal berlaku 5.16.7. Jumlah halaman 5.16.8. Isi dokumen 5.16.9. Format keabsahan halaman isi dokumen terlampir.




Revisi ke 0


VI. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG :

Tanggung jawab dan wewenang tiap fungsi jabatan dalam pembuatan, pemeriksaan, pengesahan dan distribusi dokumen dapat dilihat pada matriks berikut :

Pengendalian

Jenis Dokumen

Manual Mutu Standar Mutu Prosedur Mutu

Instruksi Kerja

PEMBUATAN

[Baru/Revisi] QMR/BPMP

QMR/BPMP/TIM STANDAR MUTU

TIM UJM-TIM ISO

Tenaga Kependidikan

Pada Unit Terkait

DIPERIKSA

[Baru/Revisi]

Pembantu Ketua I Bidang

Akademik

Pembantu Ketua I Bidang

Akademik QMR/BPMP

Kepala Unit Kerja Terkait

DISETUJUI

[baru/Revisi] Ketua Ketua Ketua

Ketua Jurusan/Wakil

Ketua Unit Kerja Terkait

PENYIMPANAN

MASTER BPMP BPMP dan B BPMP BPMP

PENDISTRIBUSIAN

PENARIKAN, dan

PEMUSNAHAN

BPMP dan BSRT

BPMP dan BSRT BPMP dan

BSRT BPMP dan

BSRT

Rincian tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :

6.1. QMR/BPMP/ Tim ISO/Tim UMM

6.1.1. Membuat Manual Mutu/Standar Mutu/Prosedur Mutu yang baru /revisi 6.1.2. Menyerahkan Manual Mutu, Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru

/revisi kepada QMR/Wakil Dekan Bidang Akademik. 6.2. Wakil Dekan Bidang Akademik/QMR/BPMP

6.2.1. Memeriksa Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru /revisi




Revisi ke 0


6.2.2. Menyerahkan Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru/revisi kepada Ketua.

6.3. Tenaga kependidikan pada Unit Kerja 6.3.1. Membuat Instruksi Kerja yang baru /revisi 6.3.2. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru /revisi kepada Kepala Unit Kerja

terkait 6.4. Kepala Unit Kerja

6.4.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/ revisi dari tenaga kependidikan pada Unit Kerja terkait.

6.4.2. Memeriksa Instruksi Kerja yang baru / revisi 6.4.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang telah diperiksa kepada Ketua Jurusan/

Wakil Ketua terkait 6.5. Ketua Jurusan/Wakil Ketua

6.5.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/revisi dari Kepala Unit Kerja terkait 6.5.2. Menyetujui Instruksi Kerja baru/ revisi 6.5.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru/ revisi yang telah disetujui kepada

QMR/Sekretariat BPMP. 6.6. Ketua

6.6.1. Menerima Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru/revisi dari Wakil Ketua Bidang Akademik/QMR/BPMP

6.6.2. Menyetujui Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu baru/revisi 6.6.3. Menyerahkan Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang

baru/ revisi yang telah disetujui kepada QMR/Sekretariat BPMP. 6.7. Senat

6.7.1. Ketua Senat bertanggungjawab mengesahkan dokumen induk 6.7.2. Sekretaris Senat bertanggung jawab menentukan masa berlakunya

dokumen induk 6.7.3. Sekretaris Senat mengendalikan dokumen induk sesuai prosedur

Pengendalian Dokumen Induk 6.8. Sekretariat BPMP

6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai prosedur Pengendalian Dokumen Mutu

6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

6.9. Sekretariat BSRT 6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai

prosedur Pengendalian Dokumen Mutu 6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai

prosedur Pengendalian Rekaman Mutu




Revisi ke 0


VII. PROSEDUR

7.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk

Kegiatan Pihak terkait

Sekretaris Senat

Ketua Ketua Senat

Waktu Dokumen yang digunakan

Mengusulkan dokumen

baru/revisi

Menyerahkan dokumen baru/revisi lengkap identitasnya

FO-STT-PM-420-00-01-L.03

Menerima dan mengkaji

dokumen baru/revisi

FO-STT-PM-420-00-01-L.03

Mengesahkan atau persetujuan dokumen baru/revisi

FO-STT-PM-420-00-01-L.03

Menerbitkan dokumen : stempel ASLI, menggadakan: SALINAN

FO-STT-PM-420-00-01-L.05

Mendistribusikan dokumen dengan memberikan tanda dokumen terkendali

FO-STT-PM-420-00-01-L.07

Menerima dan menyimpan dokumen baru/revisi yang telah disyahkan

FO-STT-PM-420-00-01-L.07

Mengendalikan dokumen dengan dokumen kontrol

FO-STT-PM-420-00-01-L.08

Mengkaji ulang dan merevisi dokumen secara periodik

Melakukan revisi dokumen baru dengan masukan pihak terkait

FO-STT-PM-420-00-01-L.09

Mengendalikan dokumen mencegah pemakaian dokumen lain

FO-STT-PM-420-00-01-L.05

5

6

8

1

2

3

7 7

4

10 9 11

12

13




Revisi ke 0


7.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu

Kegiatan Pihak terkait

BPMP Wakil Ketua I/ MR

Ketua Waktu Dokumen yang digunakan

Mengusulkan dokumen baru/revisi

Menyerahkan dokumen baru/revisi lengkap dengan identitasnya

FO-STT-PM-420-00-01-L.03 FO-STT-PM-40-00-01-L.04

Menerima dan mengkaji dokumen baru/revisi

Mengesahkan atau persetujuan dokumen baru/revisi

FO-STT-PM-420-00-01-L.03

Menerbitkan dokumen baru atau revisi : stempel ASLI dan menggadakannya : SALINAN

FO-STT-PM-420-00-01-L.05

Mendistribusikan dokumen dengan memberikan tanda dokumen terkendali

FO-STT-PM-420-00-01-L.07

Menerima,menyimpan dan mengganti dokumen baru/revisi yang telah disyahkan


Mengendalikan dokumen dengan dokumen kontrol

FO-STT-PM-420-00-01-L.08

Mengajukan usulan revisi bila ada perubahan

Mengkaji ulang dan merevisi dokumen secara periodik

Melakukan revisi dokumen dari masukan pihak terkait

FO-STT-PM-420-00-01-L.09

Mengendalikan revisi dokumen mencegah pemakaian dokumen lain

FO-STT-PM-420-00-01-L.05

1

2

3

4

7 7 7

8

5

6

11

9

10 12

13

14




Revisi ke 0


7.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

Kegiatan Unit terkait

BPMP BSRT Wakil Ketua I/MR

Waktu Dokumen yang digunakan

Menerima dokumen baru/revisi

Menyimpan dokumen sesuai daftar distribusi

FO-STT-PM-420-00-01-L.08

Mengendalikan rekaman dokumen dan kegiatan lengkap dengan identitasnya

Melaporkan rekaman dokumen dan kegiatan dalam hradcopy dan soft copy ke BPMP

FO-STT-PM-420-00-01-L.08

Meneriman dan menyimpan rekaman dokumen baru/revisi

FO-STT-PM-420-00-01-L.08

Mengkaji ulang rekaman setiap 6 bulan dan musnahkan bila kadaluarsa yang dipantau oleh Waket I

6 bulan sekali


Mengolah data rekaman setiap 6 bulan dengan BSRT

FO-STT-PM-420-00-01-L.05

Menerima laporan borang pengendalian rekaman

FO-STT-PM-420-00-01-L.12

1

2

5

3

4

6 6 6

7 7

8




Revisi ke 0


VIII. KRITERIA KEBERHASILAN

7.1. Kemudahan dokumen untuk dipahami,diterapkan dan dikembangkan.

IX. FORMULIR DAN LAMPIRAN TERKAIT

Lampiran 1. : KODE UNIT KERJA FO-STT-PM-420-00-01-L.01

Kode Unit Kerja Nama Unit Kerja

100 Ketua 101 Wakil Ketua Bidang Akademik 102 Wakil Ketua Bidang Administrasi dan Keuangan 103 Wakil Ketua Kemahasiswaan 104 Wakil Ketua Alumni dan Kerjasama 201 Jurusan Teknik Elektro S1 202 Jurusan Teknik Mesin S1 203 Jurusan Teknik Sipil S1 204 Jurusan Teknik Informatika S1 205 Program D.III Teknik Elektro 206 Program D.III Teknik Mesin 301 Lembaga Penelitian dan Perpustakaan 302 Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat 303 BPMP 304 BPSI 305 Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 306 Bagian Akuntansi dan Keuangan 307 Bagian Sumber Daya Manusia 308 Bagian Sekretariat dan Rumah Tangga 309 Bagian Koordinasi Kegiatan Kemahasiswaan 310 Pusat Jasa Teknik Kelistrikan 311 Proyek Studi Kelistrikan 401 Seksi Pengajaran 401 Seksi Pengolahan Data Akademik 402 Seksi Perpustakaan 403 Seksi Administrasi Penelitian 404 Seksi Anggaran dan Keuangan 405 Seksi Akuntansi 406 Seksi Perencanaan Pegawai dan Fasilitas 407 Seksi Administrasi Sumber Daya Manusia 408 Seksi Perkantoran 409 Seksi Rumah Tangga 410 Seksi Pemeliharaan Fasilitas




Revisi ke 0


Kode Unit Kerja Nama Unit Kerja 411 Seksi Pembinaan Kegiatan Mahasiswa 412 Seksi Konseling Mahasiswa 413 Seksi Administrasi PKM 414 Seksi Pengumpulan Data 415 Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan 501 Laboratorium Fisika Dasar 502 Laboratorium Kimia Dasar 503 Laboratorium Bahasan Inggris 504 Laboratorium Sains dan Teknologi 511 Laboratorium Dasar Teknik Elektro 512 Laboratorium Elektronika Industri 513 Laboratorium Mesin-mesin Listrik 514 Laboratorium Sistem Pengukuran dan Kontrol 515 Laboratorium Jaringan Tenaga Listrik 521 Laboratorium Konversi Energi 522 Laboratorium Fenomena Dasar Mesin 523 Laboratorium Proses Produksi 524 Laboratorium Ilmu Logam 531 Laboratorium Ukur Tanah 532 Laboratorium Mekanika Tanah 533 Laboratorium Ilmu Beton 541 Laboratorium Komputer Dasar 542 Laboratorium Multimedia 543 Laboratorium Linux 544 Laboratorium Simulasi dan Pemodelan 551 Bengkel Teknik Elektro 561 Bengkel Teknik Mesin 562 Studio Gambar 601 Kompartemen Matematika 602 Kompartemen Fisika 603 Kompartemen Bahasan Inggris 604 Kompartemen Kimia 605 Kompartemen Bahasa Indonesia




Revisi ke 0


Lampiran 2 : FORMAT HALAMAN JUDUL FO-STT-PM-420-00-01-L.02

JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI – 30)

(MANUAL MUTU, PROSEDUR MUTU, INSTRUKSI KERJA)

JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI FONT 30)

LOGO STT PLN

IDENTITAS UNIT KERJA HURUF CALIBRI-FONT 18

SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN JAKARTA

TAHUN XXXX HURUF CALIBRI FONT-24




Revisi ke 0


Lampiran 3 : FORMAT LEMBAR PENGESAHAN FO-STT-PM-420-00-01-L.03

JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI – FONT 26) JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI – FONT 26)

JENIS HURUF CALIBRI FONT 14

Kode Dokumen : Diisi kode dokumen

Revisi ke : Diisi revisi ke-xx

Tanggal : Diisi tanggal persetujuan

Disusun oleh : Ketua Tim Pembuat/SPMI

Tanda tangan

Nama Penyusun

Diperiksa oleh : Jabatan pemeriksan

tanda tangan

Nama Pejabat Pemeriksa

Disetujui oleh : Jabatan yang menyetujui

Tanda tangan dan cap

Nama Pejabat Yang Menyetujui




Revisi ke 0


Lampiran 4 : FORMAT HALAMAN ISI DOKUMEN FO-STT-PM-420-00-01-L.04

FORMAT HEADAR

JENIS DOKUMEN MUTU HURUF CALIBRI FONT 16

BLOD

Kode ISI KODE DOKUMEN

Tanggal TANGGAL PENGESAHAN

JUDUL DOKUMEN MUTU HURUF CALIBRI FONT 14

BOLD

Revisi ke 0

Halaman: XX dari yy halaman

ISI DOKUMEN MUTU Sub Judul : Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 14 BOLD Spasi antara sub judul dengan isi 2 spasi Isi Dokumen : Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 12 Jarak spasi antar baris spasi 1. Paragraf rata kanan kiri Cara pengetikan : Lihat Format dan Identifikasi Dokumen




Revisi ke 0


Lampiran 5 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL FO-STT-PM-420-00-01-L.05

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

TAHUN XXXXX No Judul

Dokumen Kode Dokumen

Revisi ke-

Persetujuan Tanggal terbit

Jumlah halaman

Masa simpan

Keterangan

Yang mengesahkan Yang membuat Ketua/Wakil Ketua/MR BRST/BPMP (...................................) (.................................)




Revisi ke 0


Lampiran 6 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL FO-STT-PM-420-00-01-L.06

DAFTAR INDUK DOKUMEN ENTERNAL TAHUN XXXXX

No Judul


Pembuat/ Pengarang

Penerbit Tanggal terbit

Jumlah halaman

Masa simpan

Keterangan

Yang mengesahkan Yang membuat Ketua/Wakil Ketua/MR BSRT/BPMP (...................................) (.................................)




Revisi ke 0


Lampiran 7 : BORANG DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN FO-STT-PM-420-00-01-L.07

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN Nama Dokumen/Borang : .................................................................................... Nomor Kode : .................................................................................... Bentuk dokumen : .................................................................................... Revisi ke- : .................................................................................... Tanggal terbit : ....................................................................................

Copy ke- Unit Kerja yang Menerima

Tanggal Tanda tangan Penerima

Menyetujui, Petugas BSRT/BPMP yang mendistribusikan

(...................................) (.......................................)




Revisi ke 0


Lampiran 8 : BORANG DAFTAR REKAMAN MUTU FO-STT-PM-420-00-01-L.08

DAFTAR REKAMAN MUTU TAHUN XXXXX

No Judul


Revisi Filling (Lokasi Penyimpanan)

Retensi (Masa Berlaku)

Metode Penyimpanan

Keterangan

Yang mengesahkan Yang membuat Ketua/Wakil Ketua/MR BSRT/BPMP (...................................) (.................................)




Revisi ke 0


Lampiran 9 : BORANG CATATAN PERUBAHAN FO-STT-PM-420-00-01-L.09

CATATAN PERUBAHAN Jenis Dokumen : .............................................................................................. Nama Dokumen : .............................................................................................. Kode Dokumen : ..............................................................................................

No Revisi Halaman Bagian Yang Diubah Disetujui Oleh Tanggal

`




Revisi ke 0


Lampiran 10 : BORANG DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN FO-STT-PM-420-00-01-L.10

DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN Nama Dokumen/Borang : .................................................................................... Nomor Kode : .................................................................................... Bentuk dokumen : .................................................................................... Revisi ke- : ....................................................................................

Copy ke- Unit Kerja yang Menyerahkan

Tanggal Tanda tangan Yang Menyerahkan

Menyetujui, Petugas BSRT/BPMP yang menarik dokumen (.......................................) (........................................)




Revisi ke 0


Lampiran 11 : BORANG BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN FO-STT-PM-420-00-01-L.11

BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN Pada ini .......................... tanggal ..................... bulan ...................... Tahun ..... yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Nama : ............................................................................................. Jabatan : Ka Seksi Rumah Tangga di BSRT 2. Nama : ............................................................................................. Jabatan : Ka. Seksi Sekretariat BPMP 3. Nama : .............................................................................................. Jabatan : Wakil Manajemen/Wakil Ketua I/Kabag Terkait Bahwa berdasarkan penilai kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen yakni : Nama Dokumen : .............................................................................................. Kode dokumen : .............................................................................................. Revisi ke- : .............................................................................................. Tanggal terbit : .............................................................................................. Yang sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnaskan/Diserahkan terlampir sebanyak ....................................... lembar, penghancuran secara total dengan cara ...................................................... Saksi-saksi Ka. Unit Terkait Ka.Seksi Sekreratiat BPMP Ka. Seksi Rumah Tangga BSRT (.................................................) (.................................................) Wakil Manajemen/Waket/Kabag Terkait (..................................................)




Revisi ke 0


Lampiran 12 : BORANG DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN FO-STT-PM-420-00-01-L.12

DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN No Judul


Revisi Tanggal terbit dokumen

Unit Kerja Metode Pemusnahan

Tanggal pemusnahan

Tanggal Wakil Manajemen (.........................................)

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU (PM-STT-420-00-01)

Documents

Transcript of DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU (PM-STT-420-00-01)