DOKUMEN TIDAK TERKENDALI - Universitas Brawijaya...tu (SMM) n Standarisa r : tem Mutu : usun renc tu...

DOKUMEN TIDAK TERKENDALI

UNI

MAN

A

IT TEKNOL

UN

NUAL

AUDIT I

LOGI INFO

NIVERSITA

MA

2

PROS

INTERN

ORMASI DA

AS BRAWI

ALANG

2011

SEDUR

NAL

AN KOMUN

IJAYA

R

NIKASI


U

Ko

Re

Ta

Dia

Dik

Dis

MAN

A

NIT TEKNO

U

ode Dokumen

evisi

anggal

ajukan oleh

kendalikan oleh

setujui oleh

NUAL

AUDIT I

OLOGI INFO

UNIVERSITA

: 0001

: 0

: 23 M

: Mana

R. Ar

: Mana

: Kepa

DR. I

PROS

INTERN

ORMASI DA

AS BRAWIJ

13 05004

Maret 2011

agement Repres

rief Setyawan, S

agement Repres

ala Unit TIK

Ir. Harry Soekot

SEDUR

NAL

AN KOMUNI

JAYA

sentative

ST., MT.

sentative

tjo Dachlan, M.S

ii

R

IKASI

Sc.


iii

DAFTAR ISI

1. Tujuan ............................................................................. 1

2. Ruang Lingkup .................................................................. 1

3. Definisi ............................................................................. 1

4. Rujukan : ......................................................................... 4

5. Garis Besar Prosedur : ....................................................... 4

6. Bagan Alir ...................................................................... 10

1. Audit Internal ........................................................ 10

7. Lampiran ........................................................................ 11

1. Daftar Auditor Internal (00013 05004 01) ................ 11

2. Rencana Jadwal Audit Internal (00013 05004 02) ..... 12

3. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar

Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement-

CAR (00013 05004 03) ........................................... 13

4. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan

(00013 05004 04) .................................................. 14


1.

2.

3.

MANUAL PRO

AUDIT INTER

Tujuan

1. Mela

pene

2. Mela

mem

bagia

Ruang Lin

Semua keg

semua bi

manajemen

Definisi

1. Unit

adala

peng

di lin

2. Audi

mem

deng

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

akukan verif

erapan sistem

aporkan has

madai dan

an terkait ag

ngkup

giatan audit

idang terka

n mutu di Un

Teknologi I

ah unit ya

gelolaan tekn

ngkungan Un

t Internal ad

mastikan kese

gan pelaksan

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

fikasi terhad

m mutu seca

sil audit d

memberikan

gar dapat dila

t internal ya

ait dalam

nit TIK UB.

Informasi da

ng bertang

nologi inform

niversitas Bra

dalah Audit y

esuaian anta

naannya.

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

dap efektif

ra efektif da

dengan dat

n masukan

akukan perba

ang dilaksa

penerapan

an Komunika

ggung jawa

masi dan ko

awijaya.

yang dilakuk

ara keberada

n 1 dari 9

itas dari

n efisien.

ta yang

kepada

aikan.

nakan di

sistem

asi (TIK)

b dalam

omunikasi

kan untuk

aan SPMI


MANUAL PRO

AUDIT INTER

3. Mana

sese

4. Ketid

:

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

agement

orang yang b

Memantau

Sistem Ma

pihak int

kegiatan te

Merencana

rutin tinja

serta perb

Mengkoord

rekaman

Unit TIk U

Membantu

merencana

harapan k

pelanggan

Memantau

indikator

setiap tahu

daksesuaian

Tidak terd

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

Representati

bertugas :

u semua p

anajemen M

ernal dan

erlaksana da

akan dan me

auan manaje

aikan SMM U

dinasi pen

dan sumber

B.

u Top

akan, meru

kepuasan R

n lainnya.

u dan mela

sasaran mu

un.

(KTS) adala

apat elemen

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

ive (MR)

proses yang

Mutu (SMM)

eksternal

an terpelihara

engkoordina

emen, audit

Unit TIK UB.

gelolaan d

rdaya di lin

p Man

umuskan, m

Rektor dan

porkan kete

tu minimal

ah apabila d

n sistem,

n 2 dari 9

adalah

g terkait

) dengan

sehingga

a.

si jadwal

t internal

dokumen,

ngkungan

nagement

memantau

feedback

ercapaian

dua kali

itemukan


MANUAL PRO

AUDIT INTER

5. Obse

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

Suatu sist

klausul da

Penerapan

konsisten,

Ketidaksem

sistem tela

pelanggan

Tindakan

terpantau

secara ber

Suatu ket

suatu pers

9001 atau

Suatu ket

suatu pe

organisasi

ervation (OB)

Ada asp

dikembang

ini bu

ketidakses

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

em gagal u

ri persyarata

n suatu kla

mpurnaan

ah mengarah

n,

perbaikan ya

dalam dua

rturut-turut,

tidaksesuaian

syaratan dal

dokumen re

tidaksesuaian

ngamatan

.

B) adalah apa

pek yang

gkan tetapi k

ukan m

suaian dalam

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

ntuk memen

an sistem mu

ausul sang

penerapan

h pada ketida

ang tidak ef

a kali audit

n dalam m

lam satu kla

eferensi lain

n yang diam

dari satu

abila ditemuk

disarankan

kondisi yang

merupakan

m sistem mutu

n 3 dari 9

nuhi satu

utu,

at tidak

suatu

akpuasan

fektif dan

internal

memenuhi

ausal ISO

mati dari

prosedur

kan :

n dapat

ada saat

suatu

u.


4.

5.

MANUAL PRO

AUDIT INTER

Rujukan :

1. Manu

2. Manu

Reka

3. Manu

Penc

4. Stan

Mana

9001

Garis Besa

1. Audi

a.

b.

c.

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

ual Mutu Uni

ual Prosedu

aman TIK UB

ual Prosed

cegahan (000

dar Nasion

ajemen Mu

1:2008, Bada

ar Prosedu

t Internal Sis

MR meny

Sistem Mu

bagian min

Perencana

tiap bagia

pada prior

urgensi pe

Beberapa

MR akan

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

it TIK UB (00

ur Pengenda

B (00013 050

dur Tindak

013 05003)

nal Indone

tu (SMM)

an Standarisa

r :

stem Mutu :

yusun renc

utu untuk per

nimal satu ka

aan waktu ya

an setelah s

ritas dengan

elaksanaan a

waktu sebe

menentuka

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

0013 04000)

alian Dokum

001)

kan Korek

esia (SNI)

– Persyara

asi Nasional

cana Audit

riode 12 bula

ali dalam sat

ang ditetapk

sertifikasi, te

n mempertim

udit.

elum dilakuka

an tim aud

n 4 dari 9

men dan

ktif dan

Sistem

atan ISO

Internal

an, setiap

tu tahun.

kan untuk

ergantung

mbangkan

an audit,

dit yang


MANUAL PRO

AUDIT INTER

d.

e.

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

masing-ma

personel

auditor int

dari ba

(independe

sebagai ke

Paling la

tanggal au

dihubungi

audit. Ap

berhalanga

siap atau

MR. Aud

kembali w

Koordinato

Jika terpa

maka aud

ke MR.

Apabila di

peninjau

lain untuk

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

asing terdiri

yang terda

ternal ISO t

agian yan

en). Satu d

etua.

ambat satu

udit, auditor

agar dapat

pabila terda

an, maka ak

langsung a

ditor akan

waktu pelaks

or Bidang

ksa dilakuka

itor harus m

anggap per

dan/atau m

menjadi pen

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

dari 2 ora

aftar dalam

tetapi bukan

ng akan

diantaranya

u minggu

yang ditunj

melakukan p

apat audito

kan dipilih ya

akan diganti

mengkonfi

sanaan audit

yang bersa

an perubahan

melakukan k

lu MR akan

mengundang

ninjau.

n 5 dari 9

ng, ialah

m daftar

n berasal

diaudit

ditunjuk

sebelum

juk harus

persiapan

or yang

ang telah

kan oleh

irmasikan

t dengan

angkutan.

n jadwal,

konfirmasi

menjadi

personil


MANUAL PRO

AUDIT INTER

2. Pelap

a.

b.

c.

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

poran Hasil A

Setelah

menyiapka

ketidakses

mengguna

Ketidakses

Dalam me

Borang La

harus m

disediakan

ketidakses

mengusah

tercakup d

Disk

conf

Buk

ketid

Aspe

Keti

terte

Laporan a

Ketua Aud

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

Audit

melaksanaka

an lap

suaian yang

akan B

suaian (0001

enuliskan ke

aporan Ketid

melengkapi

n dan

suaian yang

akan 4 u

dalam lapora

kripsi dari k

formance)

ti nyata (obj

daksesuaian

ek/proses ke

daksesuaian

entu.

udit internal

ditor sebelum

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

kan audit,

poran

ditemukan,

Borang

13 05003 01)

etidaksesuaia

daksesuaian,

kolom-kolom

mendis

g ditemui

nsur temua

n tersebut, y

ketidaksesua

jective evide

etidaksesuaia

dengan

l ditandatang

m diserahkan

n 6 dari 9

auditor

terhadap

, dengan

Laporan

).

an dalam

, Auditor

m yang

skripsikan

dengan

an yang

yaitu :

ian (non

ence) dari

an

dokumen

gani oleh

n kepada


MANUAL PRO

AUDIT INTER

d.

e.

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

Koordinato

kesepakata

penentuan

pencegaha

bagian yan

Apabila

melakukan

dari ket

salinannya

perubahan

karena ala

bukti oby

karena

ketidakses

Selama

terhadap h

pencegaha

Ketua Au

terhadap

yang tela

diserahkan

dibuatkan

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

or Bidang

an terhada

n tindaka

an yang ha

ng bersangku

dianggap

n perubahan

idaksesuaian

a, baik per

n terhadap k

asan kurang/

yektif, atau

telah

suaian yang d

belum ter

hasil audit da

an dari bid

uditor masih

status pela

ah diangga

n kepada M

salinan untu

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

yang diaud

ap ketidaks

an koreks

arus dilakuk

utan.

perlu MR

n terhadap

n sebelum

rubahan red

kategori, pe

/tidak diduk

perubahan

digabung

dikategorikan

rdapat kes

an tindakan

dang terkai

h bertanggu

poran. Dan

ap memad

MR untuk d

uk didistribus

n 7 dari 9

dit untuk

sesuaian,

si dan

kan oleh

R dapat

deskripsi

dibuat

daksional,

mbatalan

kung oleh

n jumlah

dalam

n major.

epakatan

koreksi /

it, maka

ungjawab

laporan

ai akan

ikaji dan

sikan.


MANUAL PRO

AUDIT INTER

f.

g.

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

Apabila bid

melaksaka

pencegaha

disepakati,

memberita

verifikasi.

informasi

status tind

maka MR

waktu yan

Dan apa

pencegaha

yang disep

sebagai p

bagiannya

tertulis me

dilakukan

perbaikan.

selanjutny

juga mel

pencegaha

Ketidakses

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

dang yang d

an tindaka

an sebelum

, maka bid

ahukan MR

Apabila MR

dari bagia

dakan korek

akan melak

g disepakati

abila tinda

an belum di

pakati, maka

penanggung

harus mem

engapa tinda

dan m

. Apabila p

ya (waktu ya

akukan tind

an tersebut,

suaian untuk

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

diaudit terse

an koreks

tanggal ya

dang terseb

R untuk d

R tidak men

n tersebut

ksi dan pen

kukan verifik

.

akan korek

ilakukan pad

a Koordinato

jawab si

mbuat alasa

akan terseb

menentukan

pada saat

ng disepaka

dakan kore

maka MR m

k kasus yang

n 8 dari 9

but telah

si dan

ang telah

but akan

dilakukan

dapatkan

tentang

cegahan,

kasi pada

ksi dan

da waktu

or Bidang

istem di

n secara

ut belum

waktu

verifikasi

ti) belum

eksi dan

membuat

sama.


MANUAL PRO

AUDIT INTER

h.

i.

j.

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

Apabila

mengusulk

terhadap

pencegaha

Koordinato

dengan b

mendukun

Laporan a

salah satu

Manajeme

Jika ada

dari aud

temuan

langkah-la

internal.

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

dianggap

kan tindaka

tindakan

an yang

or Bidang

beberapa p

ng penerapan

audit ini ak

u kajian da

en.

saran atau

itor ekstern

dan tangg

ngkah sep

00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman

perlu, MR

an atau pe

koreksi

diusulkan

yang bersa

pertimbangan

n sistem mut

kan dijadika

alam Rapat

permintaan

nal, maka

gapannya m

perti pada

n 9 dari 9

R dapat

erubahan

atau

n oleh

angkutan,

n untuk

tu.

an dasar

Tinjauan

n koreksi

laporan

mengikuti

a audit


6.

MANUAL PRO

AUDIT INTER

Bagan Ali

1. Aud

Kepala Sub

Ketua Tim AIntern

Tim AudIntern

Kepala Sub

Ketua Tim AIntern

Audite

Audite

Tim AudIntern

Ketua Tim AIntern

Ketua Tim AIntern

Kepala Sub

Kepala Sub

OSEDUR

RNAL

Do

Rev

Ta

r

it Internal

Mulai

Menetapkan jadwal pelakinternal untuk semua

Menetapkan Tim Auditor distribusinya

Mengkoordinasikan Tim Auuntuk persiapan pelaksa

internal dan menginformaAuditee

Selesai

b Unit

Auditor nal

Melaksanakan audit intmasing‐masing Sub

Membuat Laporan Ketidakmengkonfirmasikannya ke

Menerima dan mengklarifketidaksesuaian dan menga

tindakan perbai

Melaporkan hasil audit inverifikasi tindakan perbaika

Melakukan verifikasi terhadhasil tindakan perbaikan da

yang telah dilaku

Memantau tindakan perpencegahan yang di

itor nal

Melakukan tindakan perpencegahan atas temuan

Internal

Melakukan verifikasi terhaperbaikan dan pencegaha

dilakukan

Melaporkan hasil audit intkeseluruhan dalam rapa

manajemen

b Unit

Auditor nal

ee

ee

itor nal

Sesuai

Ya

Tidak

Auditor nal

Auditor nal

b Unit

b Unit

k. No. : 0

v. No. : -

nggal :

sanaan audit Wakabid

Internal dan

uditor Internal anaan audit asikan kepada

ernal pada b Unit

ksesuaian dan epada Auditee

fikasi temuan ajukan rencana kan

Daftar Auditor In00013 05004 01

nternal dan an kepada MR

ap efektivitas an pencegahan kan

rbaikan dan lakukan

Borang Laporan ADaftar Ketidakses00013 05004 03

rbaikan dan Tim Auditor

dap tindakan an yang telah

ternal secara at tinjauan

Jadwal Audit Inte00013 05004 02

Jadwal Audit Inte00013 05004 02

Checklist Audit In

Borang Klarifikasi00013 05004 04


Borang Klarifikasi00013 05004 04



00013 05004

-

23 Maret 2011

Halaman 1

nternal

Audit Internal dan esuaian

ernal

ernal

nternal

si


si



10 dari 9


Halaman 11 dari 9

7. Lampiran

1. Daftar Auditor Internal (00013 05004 01)

No. Nama Auditor Internal Sub Unit

1. DR. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.

2. R. Arief Setyawan, ST., MT.

3. DR. Eng. Agus Naba, S.Si, ST.

4.


Halaman 12 dari 9

2. Rencana Jadwal Audit Internal (00013 05004 02)

No. Kegiatan Tahun ……..

Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Audit Internal I

Realisasi

2. Surveillance

Realisasi

3. Audit Internal II

Realisasi

4. Surveillance

Realisasi

Malang, ………………………………………..

Dibuat oleh,

(__________________)

Disetujui oleh,

(___________________)

Kepala Unit TIK


Halaman 13 dari 9

3. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action

Requirement-CAR (00013 05004 03)

Audit ke- :

Bulan :

No

Temuan

Tanggal

Temuan

Kategori

Temuan

Status

Temuan Auditor Teraudit

Bidang/

Dokumen

yang diaudit

Uraian

Ketidaksesuaian

Tindakan

Perbaikan

Target

Waktu

Selesai

Verifikasi Status

Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Tanda tangan MR

.............................

(1) Nomor temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, Open, Closed (5) Nama Auditor (6) Personil

/unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal

waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed


Halaman 14 dari 9

4. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan

Pencegahan (00013 05004 04)

Bidang /Jenis yang diaudit : Auditor :

Tgl Audit

Internal

:

No. Temuan :

Uraian Temuan: Kategori:

1. KTS

2. Observasi

Penyebab/Akar Masalah:

Tanda tangan

Kepala Sub Unit/MR

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan

Auditee:

Target Waktu Selesai

Verifikasi:

Status CAR Tanda tangan Kepala

Unit TIK

1. OPEN 2. CLOSED

DOKUMEN TIDAK TERKENDALI - Universitas Brawijaya...tu (SMM) n Standarisa r : tem Mutu : usun renc tu...

Documents

Transcript of DOKUMEN TIDAK TERKENDALI - Universitas Brawijaya...tu (SMM) n Standarisa r : tem Mutu : usun renc tu...