DOKUMEN SOP - ikmi.ac.idikmi.ac.id/lsp/wp-content/uploads/2016/05/Standar-Operasional... ·...

DOKUMEN SOP Divalidasi Oleh: Manajer Mutu LSP STMIK IKMI CIREBON

Perhatian:

Dokumen ini tidak boleh disalin/dikopi atau digunakan untuk keperluan komersial atau tujuan lain baik seluruhnya

maupun sebagian tanpa ijin sebelumnya darimanajer Mutu LSP STMIK IKMI CIREBON

DAFTAR ISI DAFTAR SOP LSP STMIK IKMI CIREBON .................................................................................................... 0

SOP-4-01: Mengelola ketidak berpihakan ................................................................................................. 1

SOP-4-02: Mengevaluasi Kewajiban dan pembiayaan (Liability and financing) ........................................ 3

SOP-5-01: Mengidentifikasi dan mendokumentasikan ancaman ketidak berpihakan terhadap pelatihan

dalam proses sertifikasi ............................................................................................................................. 5

SOP-6-01: Memonitor kinerja asesor dan reliabilitas keputusan asesor ................................................... 8

SOP-6-02: Sub kontrak sertifikasi .............................................................................................................10

SOP-6-03: Verifikasi TUK ..........................................................................................................................12

Pedoman BNSP 206: 2007: Persyaratan Umum Tempat Uji Kompetensi .......................................12

SOP-6-04: Audit TUK ................................................................................................................................15

SOP-6-05: Surveilan TUK ..........................................................................................................................18

SOP-7-01: Menjaga pemeliharaan, pengeluaran dan keamanan informasi ............................................20

SOP-10-08:Membuat laporan kegiatan LSP STMIK IKMI CIREBON ..........................................................23

SOP-8-01: Mengembangkan dan Memelihara skema sertifikasi .............................................................25

SOP-9-01 Sertifikasi Kompetensi..........................................................................................................28

SOP-9-02: Merencanakan dan mengorganisasikan asesmen ..................................................................30

SOP-9-03: Mengembangkan perangkat asesmen .............................................................................33

SOP-9-04: Melaksanakan asesmen ...................................................................................................35

SOP-9-05: Surveilan Pemegang sertifikat kompetensi......................................................................39

SOP-9-06 Pembekuan, penarikan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi ..................................41

SOP-9-07: Resertifikasi (Perpanjangan Sertifikat Kompetensi)........................................................43

SOP-9-08 Menangani Banding .............................................................................................................45

SOP-9-09 Menangani keluhan .............................................................................................................47

SOP-10-01: Mengendalikan dokumen .....................................................................................................49

SOP-10-02: Mengendalikan rekaman ......................................................................................................53

SOP-10-03 Kaji ulang manajemen ......................................................................................................55

SOP-10-04: Mengelola program audit internal ........................................................................................57

SOP-10-05: Melaksanakan audit internal ................................................................................................59

SOP-10-06 Melakukan tindakan koreksiatas ketidaksesuaian ...........................................................61

SOP-10-07: Mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dan tindakan pencegahan untuk mengeliminasi

penyebab potensial ketidaksesuaian .......................................................................................................65

SOP-JB-i-20: Menangani banding .............................................................................................................67

SOP-JB-i-...: MENJAGA KERAHASAIAAN ...................................................................................................70

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 1 dari 81

Validasi Tgl: 8 Desember 2015

SOP-JB-i-25: Tindakan koreksi ..................................................................................................................72

SOP-JB-i-26: Tindakan pencegahan .........................................................................................................76

MENGELOLA PROGRAM ASESMEN MANAJEMEN TUK ............................................................................80

DAFTAR SOP LSP STMIK IKMI CIREBON

NO. KODE JUDUL

1. SOP-4-01 Mengelola ketidak berpihakan

2. SOP-4-02 Mengevaluasi Kewajiban dan pembiayaan (Liability and financing)

3. SOP-5-01 Mengidentifikasi dan mendokumentasikan ancaman ketidak berpihakan dalam proses sertifikasi

4. SOP-6-01 Memonitor kinerja asesor dan reliabilitas keputusan asesor

5. SOP-6-02 Sub kontrak sertifikasi

6. SOP-6-03 Verifikasi TUK

7. SOP-6-04 Audit TUK

8. SOP-6-05 Surveilan TUK

9. SOP-7-01 Memelihara dan mengeluarkan informasi.

10. SOP-7-02 Melakukan tindakan korektif ketika pelanggaran keamanan terjadi

11. SOP-7-03 Membuat laporan kegiatan LSP STMIK IKMI CIREBON

12. SOP-8-01 Mengembangkan skema sertifikasi

13. SOP-8-02 Memelihara skema sertifikasi

14. SOP-9-01 Sertifikasi Kompetensi

15. SOP-9-02 Merencanakan dan mengorganisasikan asesmen

16. SOP-9-03 Mengembangkan perangkat asesmen

17. SOP-9-04 Melaksanakan asesmen

18. SOP-9-05 Surveilan Pemegang sertifikat kompetensi

19. SOP-9-06 Pembekuan, penarikan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi.

20. SOP-9-07 Resertifikasi

21. SOP-9-08 Menangani Banding

22. SOP-9-09 Menangani keluhan

23. SOP-10-01 Mengendalikan dokumen

24. SOP-10-02 Mengendalikan rekaman

25. SOP-10-03 Kaji ulang manajemen

26. SOP-10-04 Mengelola program audit internal

27. SOP-10-05 Melaksanakan audit internal

28. SOP-10-06 Melakukan tindakan koreksi

29. SOP-10-07 Melakukan tindakan pencegahan

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 1 dari 81


SOP-4-01: Mengelola ketidak berpihakan 1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan pengelolaan ketidakberpihakan adalah

valid dan mampu telusur.

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penetapan komitmen menjaga ketidak

berpihakan, pengorganisasian, dan pengelolaan ketidakberpihakan.

3. Koordinator : Manajer Mutu

4. Acuan : ISO 17024:12

5. Proses Prosedur :

LANGKAH PROSEDUR KELUARAN PENANGGUNG

JAWAB

1. Menetapkan pernyataan komitmen menjaga

ketidakberpihakan, mencegah konflik

kepentingan, dan memastikan objectivitas

sertifikasi.

Instruksi Kerja:

1.1. Tetapkan pernyataan tidak berpihak terhadap

pemohon, kandididat dan person bersertifikat.

1.2. Tetapkan pernyataan bahwa sertifikasi tidak

dibatasi atas dasar yang tidak semestinya

membatasi kondisi keuangan atau lainnya, seperti

keanggotaan dalam asosiasi atau kelompok.

1.3. Pastikan pernyataan memastikan tidak

menggunakan prosedur yang tidak adil

menghambat atau menghambat akses pemohon

dan kandidat.

1.4. Tetapkan pernyaatan bahwa LSP P-I STIKI

bertanggungjawab terhadap ketidakberpihakan

aktivitas sertifikasi dan tidak mengijinkan adanya

pengaruh keuangan komersial atau tekanan untuk

kompromi ketidakberpihakan.

Dokumen Pernyataan Top

Manajemen untuk menjaga

ketidakberpihakan.

(FR-STMIK IKMI CIREBON-

04-01)

Manajer mutu

2. Mengembangkan pengorganisasian sertifikasi

yang terstruktur untuk pengelolaan

ketidakberpihakan.

Instruksi Kerja:

2.1. Susun organisasi yang memastikan dapat

mengatasi ancaman yang muncul dalam aktivitas

sertifikasi, dari lembaga terkait, dari hubungan,

atau dari hubungan personil.

Struktur organisasi yang

menjaga ketidakberpihkan.

Manajemen

mutu

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 2 dari 81


2.2. Pastikan struktur organisasi yang dapat

mengidentifikasi dini potensi konflik kepentingan-

kepentingan yang muncul dari aktivitas proses

sertifikasi.

2.3. Pastikan struktur organisasi dapat mengeliminasi

atau minimalisasi ancaman dan potensi sumber

konflik kepentingan, apakah muncul didalam

organisasi sendiri, atau dari aktivitas orang lain,

lembaga atau organisasi.

3. Identifikasi ancaman terhadap ketidak

berpihakannya dalam proses sertifikasi.

Instruksi Kerja:

3.1. Identifikasi ancaman yang muncul dalam aktivitas

sertifikasi, dari lembaga terkait, dari hubungan,

atau dari hubungan personil.

3.2. Analisa dan mendokumentasikan potensi konflik

kepentingan-kepentingan yang muncul dari

aktivitas proses sertifikasi.

3.3. Eliminasi atau minimalisasi ancaman dan potensi

sumber konflik kepentingan, apakah muncul

didalam organisasi sendiri, atau dari aktivitas

orang lain, lembaga atau organisasi.

Analisa

bahaya/ancaman/pot

ensi

ketidakberpihakan.

Lembar kerja Control

measure

pengelolaan

ketidakberpihakan.

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-04-01)

Manajemen

mutu.

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 3 dari 81


SOP-4-02: Mengevaluasi Kewajiban dan pembiayaan (Liability and financing)

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan evaluasi keuangan dan sumber

pendapatan adalah valid dan mampu telusur.

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak analisa resiko hingga evaluasi keuangan dan

sumber pendapatan.

3. Koordinator : Manajer administrasi

4. Acuan : ISO 17024-2012



JAWAB

1. Mengevaluasi risiko yang timbul dari kegiatan

sertifikasi.

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi resiko biaya yang timbul dari sarana-

prasarana sertifikasi.

1.2. Identifikasi resiko biaya yang timbul dari

pengembangan sistem manajemen sertifikasi.

1.3. Identifikasi resiko biaya yang timbul dari administrasi

operasional sertifikasi.

1.4. Identifikasi resiko biaya yang timbul dari proses

sertifikasi dan audit.

1.5. Identifikasi resiko biaya yang timbul dari kegiatan

surveilan.

Hasil analisa resiko

Liability dan financing.

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-04-02)

Manajer

Administrasi

2. Membuat pengaturan yang memadai untuk

menutupi kewajiban yang timbul dari kegiatan

operasional.

Instruksi Kerja:

2.1. Tetapkan biaya pelaksanaan Sertifikasi Usaha

Pariwisata menjadi tanggung jawab Pengusaha

Pariwisata yang disertifikasi.

2.2. Tetapkan struktur biaya Sertifikasi Usaha Pariwisata

dikoordinasikan oleh Menteri.

2.3. Tetapkan biaya sertifikasi meliputi biaya operasional

penyelenggaraan sertifikasi, fasilitasi penugasan

Auditor, proses audit, dan penerbitan Sertifikat Usaha

Pariwisata.

Lembar kerja

pengaturan untuk

menutupi kewajiban

pembiayaan operasi

sertifikasi.

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-04-02)

Manajer

Administrasi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 4 dari 81


2.4. Tetapkan bahwa biaya Sertifikasi dibayarkan kepada

LSU Jasa Boga sebelum pelaksanaan Sertifikasi.

3. Mengevaluasi keuangan dan sumber pendapatan.

Instruksi Kerja:

3.1. Evaluasi keuangan yang bersumber dari pemohon

sertifikasi.

3.2. Evaliasi sumber keuangan pengembangan dari

otoritas.

3.3. Evaluasi sumber keuangan dari sumber lain yang tidak

mempengaruhi ketidakberpihakan.

Lembar kerja evaluasi

keuangan dan sumber

pendapatan.

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-04-02)

Manajer

Administrasi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 5 dari 81


SOP-5-01: Mengidentifikasi dan mendokumentasikan ancaman ketidak

berpihakan terhadap pelatihan dalam proses sertifikasi

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan menjaga pelatihan sebagai ancaman

ketidakberpihakan adalah valid dan mampu telusur.

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak identifikasi ancaman ketidakberpihakan,

analisa dan komunikasi dengan pengelola sertifikasi.

3. Koordinator : Manajer mutu.

4. Acuan :



JAWAB

1. Mengidentifikasi ancaman ketidak berpihakan dalam

proses sertifikasi

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi potensi keberpihakan dalam

hubungannyaSTMIK IKMI CIREBON dalam

penyelenggaraan pelatihan yang akan disertifikasi LSP

STMIK IKMI CIREBON.

1.2. Identifikasi komitmen bahwa kerahasiaan, keamanan

informasi dan ketidak berpihakan tidak dapat

dikompromi;

1.3. Identifikasi komitmen bahwa semua informasi formal

dan tidak formal tidak memberi kesan bahwa dengan

menggunakan jasa lembaga pelatihan tersebut akan

memberikan keuntungan kepada peserta.

1.4. Pastikan komitmen tidak meminta kepada kandidat

untuk menyelesaikan pendidikan atau pelatihan yang

terkait dengan LSP STMIK IKMI CIREBON tersebut

sebagai persyaratan dasar eksklusif ketika terdapat

alternative pendidikan dan pelatihan yang setara;

1.5. Pastikan komitmen bahwa personel sebagai asesor

tidak melayani hanya kandidat tertentu yang mereka

latih untuk periode dua tahun dari tanggal akhir

pelaksanaan pelatihan: interval ini boleh diperpendek

jika LSP STMIK IKMI CIREBON mendemonstrasikan

bahwa tidak ada kompromi ketidakberpihakan.

Daftar ancaman

ketidakomitmen yang

mengatasi ancaman

ketidakberpihakan.

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-05-01)

Manajemen mutu

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 6 dari 81


2. Mendokumentasikan ancaman ketidak berpihakan

dalam proses sertifikasi

Instruksi Kerja:

2.1. Dokumentasikan potensi keberpihakan dalam

hubungannya STMIK IKMI CIREBON dalam


STMIK IKMI CIREBON.

2.2. Dokumentasikan perangkat menjaga kerahasiaan,

keamanan informasi dan ketidakberpihakan adalah

tidak dikompromikan;

2.3. Dokumentasikan bahwa personil tidak memberi kesan

bahwa dengan menggunakan jasa lembaga pelatihan

tersebut akan memberikan keuntungan kepada

peserta.

2.4. Dokumentasikan bahwa personil tidak meminta

kepada kandidat untuk menyelesaikan pendidikan

atau pelatihan yang terkait dengan LSP STMIK IKMI

CIREBON tersebut sebagai persyaratan dasar eksklusif

ketika terdapat alternative pendidikan dan pelatihan

yang setara;

2.5. Dokumentasikan bahwa personel sebagai asesor tidak

melayani hanya kandidat tertentu yang mereka latih

untuk periode dua tahun dari tanggal akhir

pelaksanaan pelatihan: interval ini boleh diperpendek

jika LSP STMIK IKMI CIREBON mendemonstrasikan

bahwa tidak ada kompromi ketidakberpihakan.

2.6. Dokumentasikan pencegahan ketidak berpihakan

pada prosedur-prosedur sertifikasi yang mempunyai

potensi ketidak berpihakan.

Dokumentasikan

potensi ancaman

ketidakberpihakan

dalam setiap langkah

proses sertifikasi dan

analisa tindakan

pencegahan.

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-05-01)

Manajemen mutu

3. Mengkomunikasikan dan melatih pengelolaan dan

mengatasi ancaman ketidak berpihakan dalam

proses sertifikasi

Instruksi Kerja:

3.1. Komunikasikan potensi keberpihakan dalam

hubungannyaSTMIK IKMI CIREBON dalam


STMIK IKMI CIREBON.

3.2. Masukan pencegahan ketidak berpihakan dalam

dokumen SOP yang mempunyai potensi

Pelatihan dan asesmen

pengelola sertifikasi

dalam menjaga

ketidakberpihakan.

Manajemen

mutu

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 7 dari 81


ketidakberpihakan;

3.3. Lakukan pelatihan, atau masukan materi ini dalam

pelatihan personil.

3.4. Pastikan pengelolaan pencegahan ketidakberpihakan

dapat dimonstrasikan.

3.5. Lakukan monitoring ketidakberpihakan.

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 8 dari 81


SOP-6-01: Memonitor kinerja asesor dan reliabilitas keputusan asesor

1. Tujuan : Memastikan Pelaksanaan Kegiatan monitoring kinerja asesor dan

reliabilitas keputusan asesor adalah Valid dan Mampu Telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan tugas monitoring hingga

rekomendasi monitoring.

3. Koordinator : Manajer Mutu.

4. Acuan : PBNSP 216


LANGKAH PROSEDUR MEDIA DAN KELUARAN PENANGGUNG

JAWAB

1. Merencanakan monitoring asesor

kompetensi bersertifikat BNSP dan

teregister STMIK IKMI CIREBON.

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi asesor kompetensi yang akan

dimonitor.

1.2. Identifikasi acuan pembanding.

1.3. Identifikasi metode monitoring.

1.4. Identifikasi perangkat monitoring.

1.5. Menetapkan dan menugaskan tim

monitoring.

Rencana monitoring

(FR-STMIK IKMI CIREBON-06-

01.1)

Manajer Mutu.

2. Menyiapkan Perangkat monitoring

Instruksi Kerja:

2.1. Buat perangkat monitoring dan metode

pengambilan keputusan.

2.2. Lakukan uji coba perangkat monitoring

Perangkat monitoring


06-01.2)

Rekaman hasil uji coba.

Manajer Mutu.

3. Melaksanakan monitoring

Instruksi Kerja:

3.1. Kumpulkan data hasil monitoring.

3.2. Evaluasi data hasil monitoring dengan

perangkat monitoring baik akurasi maupun

reliabilitasnya.

Data Hasil Monitoring


06-01.2)

Rekaman Hasil Evaluasi

Monitoring


06-01.2)

Manajer Mutu.

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 9 dari 81


3.3. Beri rekomendasi setiap peserta kepada

manajemen.

Rekomendasi hasil

Monitoring


06-01.2)

4. Membuat keputusan hasil monitoring

Instruksi Kerja:

4.1. Verifikasi proses dan rekomendasi

monitoring.

4.2. Validasi untuk menetapkan keputusan hasil

monitoring.

4.3. Informasikan hasil monitoring kepada

peserta yang dimonitor.

4.4. Verifikasi hasil tindakan koreksi asesor, bila

diperlukan.

Rekaman Verifikasi dan

validasi hasil monitoring


06-01.2)

Rekaman hasil verifikasi

tindakan koreksi peserta.


06-01.2)

Manajer Mutu.

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 10 dari 81


SOP-6-02: Sub kontrak sertifikasi

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan sub kontrak sertifikasi valid dan mampu

telusur.

2. Ruang lingkup : Mulai dari merencanakan subkontrak, melakukan lelang, membuat

setifikat kemajuan, pembayaran hingga penutupan kontrak.

3. Koordinator : Manajer Administrasi

4. Acuan : BNSP 215: 4.5 / 5.2.1. dan Panduan Mutu PM-STIKI-LSP-01



JAWAB

1. MERENCANAKAN SUB KONTRAK

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi tujuan sub kontrak

1.2. Identifikasi ruang lingkup paket sub kontrak

1.3. Identifikasi jadwal subkontrak

1.4. Identifikasi daftar subkontraktor

Rekaman

Subkontrak

(FR.LSPP-I-STMIK

IKMI

CIREBON.06-2)

Manajer

administrasi

2. Melakukan lelang

Instruksi Kerja:

2.1. Identifikasi periode lelang

2.2. Pembukaan dan analisa lelang

2.3. Negoisasi dan penetapan subkontrak

2.4. Pertemuan dengan subkontraktor

2.5. Revisi dokumen subkontrak

2.6. Identifikasi variasi pekerjaan dan pekerjaan ekstra.

2.7. Identifikasi persyaratan klaim.

2.8. Identifkasi sistem pembayaran.

2.9. Menerbitkan surat perintah kerja.

Rekaman

Subkontrak

sertifikasi

(FR.LSPP-I-STMIK

IKMI

CIREBON.06-2)

Manajer

administrasi

3. MEMBERIKAN SERTIFIKAT/KETERANGAN KEMAJUAN

PELAKSANAAN PEKERJAAN UNTUK PEMBAYARAN(Progress

Payment Certificates)

Instruksi Kerja:

3.1. Lakukan verifkasi hasil pencapaian pelaksanaan pekerjaan

yang telah dilaksanakan.

Rekaman

Subkontrak

sertifikasi

(FR.LSPP-I-STMIK

IKMI

CIREBON.06-2)

Manajer

administrasi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 11 dari 81


3.2. Berikan sertifikat/keterangan pada setiap termin pekerjaan

yang dapat diselesaikan, sebagai lampiran invoice.

4. MELAKUKAN PEMBAYARAN SUBKONTRAKTOR

Instruksi Kerja:

4.1. Pastikan pembayaran berdasarkan persyaratan dan sistem

pembayaran yang disepakati, termasuk perpanjangan

pembayaran.

4.2. Identifikasi kebenaran sertifikat/ keterangan dan invoice.

4.3. Lakukan pembayaran sesuai dengan tata cara LSP.

4.4. Untuk pembayaran akhir, pastikan dilakukan setelah verifikasi

akhir kontrak.

Rekaman

Subkontrak

sertifikasi

(FR.LSPP-I-STMIK

IKMI

CIREBON.06-2)

Manajer

administrasi

5. MENUTUP KONTRAK

Instruksi Kerja:

5.1. Verifikasi akhir hasil pekerjaan.

5.2. Terbitkan sertifikat/keterangan penyelesaian pekerjaan.

5.3. Lakukan pemutusan hubungan kerja (Release of Liens), yang

dikirim bersama invoice akhir subkontraktor

Rekaman

Subkontrak

sertifikasi

(FR.LSPP-I-STMIK

IKMI

CIREBON.06-2)

Manajer

administrasi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 12 dari 81


SOP-6-03: Verifikasi TUK

1. Tujuan : 1. Memastikan pelaksanaan kegiatan verifikasi TUK adalah valid dan

mampu telusur 2. Prosedur ini memberikan acuan dalam melaksanakan verifikasi untuk

memastikan Persyaratan Good Practice(GMP/CPPOB)TUK dipenuhi dan

di-implementasikan. 2. Ruang lingkup : Prosedur ini mencakup seluruh aktivitas LSP mulai Penerimaan

permohonan verifikasi, rekomendasi untuk ditetapkan status TUK. 3. Koordinator : Manajer sertifikasi 4. Acuan : Pedoman BNSP 206: 2007: Persyaratan Umum Tempat Uji Kompetensi 5. Proses Prosedur :

LANGKAH PROSEDUR MEDIA DAN

KELUARAN

PENANGGUNG

JAWAB

1. Menerima Permohonan Verifikasi

Instruksi Kerja:

1.1. Cek kelengkapan permohonan verifikasi, bila

pemohon belum membawa persyaratan Beri

penjelasan tentang proses lisensi dan pedoman-

pedoman BNSP dan persyaratan LSP untuk TUK, serta

formulir permohonan. Bila sudah

membawa/mengirim surat permohonan cek

kelengkapan administrasi permohonan.

1.2. Bila belum mencukupi, informasikan kekurangan

kelengkapan dokumen.

1.3. Buat rencana asesmen.

1.4. Evaluasi, pilih dan konfirmasi lead asesor lisensi dan

tim asesor

1.5. Lakukan penugasan tim asesor lisensi

Dokumen permohonan

verifikasi TUK.

(FR -STMIK IKMI

CIREBON-06-03.2)

Manajer

sertifikasi

2. Melaksanakan tinjauan dokumen

Instruksi Kerja:

1.1. Lakukan tinjauan dokumen permohonan. Tetapkan

kelayanan asesmen, bila tidak layak sampaikan kepada

TUK pemohon untuk dilakukan tindakan perbaikan.

1.2. Bila hasil tinjauan baik persyaratan dasar maupun

manajemen telah memuaskan dan telah dilakukan

audit internal dan tindakan perbaikan maka dapat

Daftar Isian

Permohonan VErifikasi

TUK

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-06-03.3)

Tim asesor

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 13 dari 81


dilakukan full-asesmen,

1.3. Bila persyaratan dasar dan manajemen telah

memenuhi syarat tapi belum dilakukan audit internal

maka dilakukan pra-asesmen.

3. Melaksanakan Pra-asesmen (bila diperlukan)

Istruksi Kerja:

3.1. Lakukan komunikasi dan konfirmasi dengan tim asesor

dan asesi.

3.2. Laksanakan pra-asesmen (Lihat SOP melaksnakan

asesmen).

3.3. Lakukan verifikasi hasi tindakan koreksi.

3.4. Komunikasikan untuk tindak lanjut asesmen.

Ringkasan LKS,

Tindakan Koreksi, dan

Verifikasi Pemohon

Verifikasi

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-06-03.7)

Kabag Lisensi

Tim asesor

4. Melaksanakan Asesmen

Instruksi Kerja:

4.1. Lakukan komunikasi dan konfirmasi dengan tim asesor

dan asesi

4.2. Laksanakan asesmen (Lihat SOP melaksanakan

asesmen).

4.3. Buat laporan asesmen, asli disampaikan kepada

sekretariat, tembusan disampaikan kepada asesi pada

saat penutupan pra-asesmen.

4.4. Lakukan verifikasi hasil tindakan koreksi. Tetapkan

status tindakan koreksi, bila belum memuaskan,

komunikasikan kepada asesi untuk diperbaiki dan

lakukan verifikasi kembali.

Ringkasan LKS,

Tindakan Koreksi, dan

Verifikasi Pemohon

Verifikasi

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-06-03.7)

Kabag Lisensi

Tim asesor

Tim asesor

5. Evaluasi proses verifikasi

Instruksi kerja:

5.1. Tinjau seluruh proses untuk memastikan seluruh

rencana asesmen telah dilaksanakan.

Evaluasi Hasil

Proses Verifikasi

TUK(FR-STMIK

IKMI CIREBON-06-

03.8)

Rekaman Proses

Pelaksamaam

Verifikasi TUK

Simulasi

(FR-STMIK IKMI

Kabag Lisensi

5.2. Tinjau seluruh ketidaksesuaian telah diperbaiki dan

diverifikasi dengan status memuaskan.

Kabag Lisensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 14 dari 81


CIREBON-06-03.1)

6. Menetapkan keputusan lisensi

Instruksi kerja

2.1. Laksanakan Verifikasi akhir

2.2. Tetapkan Surat keputusan LSP untuk verifikasiLSP.

Evaluasi Hasil

Proses Verifikasi

TUK

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-06-03.8)

Direktur LSP

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 15 dari 81


SOP-6-04: Audit TUK

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan asesmen TUK sesuai dengan standar

dan regulasi

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak inisiasi asesmen sampai melaksanakan tindak

lanjut

3. Koordinator : Manajer Sertifikasi

4. Acuan : ISO 19011

PBNSP 206: 2007



JAWAB

1. Menginisiasi asesmen

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi surat penunjukkan Tim Asesmen.

1.2. Identifkasi tujuan, lingkup dan kriteria asesmen.

1.3. Identifikasi fisibilitas asesmen.

1.4. Konfirmasi tim asesmen sesuai kebutuhan.

1.5. Lakukan kontak dengan asesi.

Dokumen

penunjukan

Tim Asesor

(FR-STMIK

IKMI

CIREBON-06-

03.4)

Konfirmasi

Penunjukkan

Tim Asesor

(FR-STMIK

IKMI

CIREBON-06-

03.5)

Tim Asesor

2. Melaksanakan tinjauan dokumen

Instruksi Kerja:

2.1. Lakukan tinjauan dokumen sistem manajemen TUKyang

sesuai, termasuk rekaman, dan penentuan kecukupannya

terhadap kriteria asesmen dilakukan.

Laporan verifikasi

kelengkapan

dokumen

administrasi

permohonan TUK

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-06-03.6)

Tim Asesor

3. Mempersiapkan asesmen lapang

Instruksi Kerja:

3.1. Lakukan komunikasi dengan asesi.

Evaluasi Hasil

Proses Verifikasi

TUK

(FR-STMIK IKMI

Tim Asesor

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 16 dari 81


3.2. Verifikasi rencana asesmen.

3.3. Identifikasi penugasan tim asesmen.

3.4. Siapkan dokumen kerja.

CIREBON-06-03.8)

4. Melaksanakan asesmen lapang

Instruksi Kerja:

4.1. Lakukan rapat pembukaan (Cek IK Pembukaan)

4.2. Lakukan komunikasi selama asesmen dengan tim asesor.

4.3. Tetapkan peran dan tanggung jawab pemandu dan

pengamat.

4.4. Lakukan pengumpulan dan verifikasi informasi.

4.5. Pastikan hasil asesmen dengan ruang lingkup asesmen.

4.6. Pastikankan perumusan temuan asesmen dengan PLOR.

4.7. Rumuskan kesimpulan asesmen berupa LKS, ringkasan LKS

dan permintaan rencana tindakan koreksi (CAR=Corrective

Action Request).

4.8. Lakukan rapat penutupan sesuai ISO 19011.

Evaluasi Hasil

Proses Verifikasi

TUK

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-06-03.8)

Tim Asesor

5. Menyiapkan, mengesahkan dan menyampaikan laporan

asesmen

Instruksi Kerja:

5.1. Lakukan penyiapan laporan asesmen sesuai dengan formulir

yang telah ditetapkan LSP.

5.2. Lakukan pengesahan dan penyampaian laporan asesmen

pada saat penutupan asesmen. (asli disampaikan kepada

sekretariat LSP, tembusan kepada TUK)

Evaluasi Hasil

Proses Verifikasi

TUK

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-06-03.8)

Tim Asesor

6. Menyelesaikan asesmen

Instruksi Kerja:

6.1. Identifikasi bahwa seluruh rencana asesmen telah

dilaksananakan.

6.2. Distribusikan laporan asesmen yang disyahkan.

Evaluasi Hasil

Proses Verifikasi

TUK

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-06-03.8)

Tim Asesor

7. Melaksanakan tindak lanjut

Instruksi Kerja:

7.1. Identifikasi verifikasi tindakan koreksi.

7.2. Identifikasi status tindakan koreksi.

Rekaman Proses

Pelaksanaan

Verifikasi TUK

Simulasi

(FR-STMIK IKMI

Tim Asesor

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 17 dari 81


CIREBON-06-03.1)

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 18 dari 81


SOP-6-05: Surveilan TUK

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan surveilan adalah valid dan mampu

telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan tugas surveilan hingga

rekomendasi surveilan.

3. Koordinator : Manajer sertifikasi.

4. Acuan : 4.1. Sistem manajemen Mutu LSPPOM yang mampu telusur dengan

Standar Pedomen BNSP

4.2. ISO 19011



JAWAB

1. Merencanakan Surveilan TUK.

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi TUK bersertifikat.

1.2. Identifikasi acuan pembanding

1.3. Identifikasi metode surveilan pada skema

sertifikasi

1.4. Identifikasi perangkat surveilan.

1.5. Menetapkan dan menugaskan tim surveilan.

Rekaman Surveilan TUK

(FR-STMIK IKMI CIREBON-06-05)

Manajer

sertifikasi

2. Menyiapkan Perangkat surveilan

Instruksi Kerja:

2.1. Buat perangkat Surveilan dan metode


2.2. Lakukan uji coba perangkat asesmen



06-05)

Ketua Tim

Auditor

3. Melaksanakan Surveilan

Instruksi Kerja:

3.1. Tinjau pernyataan TUK berkenaan dengan

operasionalnya.

3.2. Tinjau internal audit dan tinjauan

manajemen,

3.3. Identifikasi review atas upaya



Ketua Tim

Auditor

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 19 dari 81


penyelesaian ketidaksesuaian selama audit

sebelumnya,

3.4. Tinjau penanganan keluhan,

3.5. Identifikasi efektivitas sistem manajemen

berkaitan dengan pencapaian tujuan usaha

jasa boga bersertifikat,

3.6. Identifkasi kemajuan kegiatan yang

direncanakan bertujuan untuk perbaikan

berkesinambungan,

3.7. Tinjau pengendalian operasional,

3.8. Tinjau setiap perubahan, dan

3.9. Identifikasi penggunaan tanda dan / atau

referensi lain untuk sertifikasi.

3.10. Beri rekomendasi setiap peserta surveilan.

4. Membuat keputusan hasil surveilan

Instruksi Kerja:

Verifikasi proses dan rekomendasi surveilan.

4.1. Validasi untuk menetapkan keputusan

hasil surveilan.

4.2. Informasikan hasil surveilan kepada

peserta surveilan.

4.3. Verifikasi hasil tindakan koreksi peserta

surveilan, bila diperlukan.



Manajer

sertifikasi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 20 dari 81


SOP-7-01: Menjaga pemeliharaan, pengeluaran dan keamanan informasi

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan menjaga pemeliharaan, pengeluaran

dan keamanan informasi adalah valid dan mampu telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan tugas surveilan hingga

rekomendasi surveilan.

3. Koordinator : Manajer sertifikasi.

4. Acuan : 4.1. Sistem manajemen Mutu LSP STMIK IKMI CIREBON yang mampu

telusur dengan Standar Pedomen BNSP

4.2. ISO 19011



JAWAB

1. Identifikasi informasi public yang perlu

perlu dipelihara dan dijaga keamanan dan

kerahasiaannya

Instruksi Kerja:

1.1. Lakukan verifikasi informasi apakah

seseorang masih memegang sertifikat yang

masih berlaku, dan ruang lingkupnya, kecuali

dimana perundangan meminta informasi

tersebut tidak boleh dibuka.

1.2. Sediakan publikasi, tanpa permintaan,

informasi yang berkaitan dengan ruang

lingkup skema sertifikasi dan deskripsi umum

proses sertifikasi.

1.3. Semua persyaratan dasar skema sertifikasi

didaftar dan disediakan informasinya tanpa

permintaan.

1.4. Pastikan informasi yang disediakan LSP

STMIK IKMI CIREBON, termasuk promosi,

harus akurat dan tidak menyesatkan.

Menjaga Kerahasiaan

Dokumen


01.1)

Manajer

sertifikasi

2. Menjaga Kerahasiaan

Instruksi Kerja:

2.1. Informasikan kepada seluruh personil,

Menjaga Kerahasiaan

Dokumen


01.1)

Ketua Tim

Auditor

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 21 dari 81


kebijakan dan prosedur terdokumentasi

untuk memelihara dan mengeluarkan

informasi.

2.2. Jaga kerahasiaan semua informasi yang

didapat selama proses sertifikasi, dengan

surat perjanjian legal untuk semua personil.

2.3. Pastikan bahwa semua informasi didapat

selama proses sertifikasi, atau dari sumber

lain selain pemohon, kandidat atau individu

bersertifikat, tidak dibuka kepada pihak

yang tidak berwenang tanpa persetujuan

tertulis dari individu (pemohon, kandididat

atau individu tersertifikasi), kecuali dimana

perundangan meminta informasi tersebut

untuk dibuka.

2.4. Jika diminta oleh perundangan untuk

membuka informasi rahasia, individu terkait,

kecuali dilarang oleh perundangan, harus

dinotifikasi informasi apa yang akan

diberikan.

2.5. Pastikan bahwa aktivitas organisasi terkait

tidak mengkompromikan kerahasiaan.

3. Menjaga keamanan informasi

Instruksi Kerja:

3.1. Identifikasi persyaratan untuk memastikan

keamanan bahan/perangkat asesmen,

dengan mempertimbangkan Lokasi, sifat-

sifat, langkah-langkah asesmen, dan

ancaman yang muncul akibat penggunaan

berulang perangkat asesmen.

3.2. Cegah praktik kecurangan dalam asesmen

dengan:

3.3. Meminta kandidat menandatangani

kesepakatan tertutup atau kesepakatan

lainnya untuk menjaga kerahasiaan

perangkat asesmen;

a. Meminta asesor dan/atau pengawas

untuk hadir;

b. Konfirmasi identitas kandidat;

c. Menerapkan prosedur untuk mencegah

Pernyataan Kesanggupan

Merahasiakan Dokumen


01.2)

Rekaman Tindakan Korektif

Ketika Pelanggaran Keamanan

Terjadi

(FR-STMIK IKMI CIREBON-7-02.1)

Ketua Tim

Auditor

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 22 dari 81


alat-alat bantu yang tidak dibolehkan

dibawa ke tempat uji kompetensi;

d. Mencegah kandidat mendapatkan alat-

alat bantu yang tidak dibolehkan selama

asesmen;

e. Monitoring hasil asesmen bila ada

indikasi kecurangan.

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 23 dari 81


SOP-10-08:Membuat laporan kegiatan LSP STMIK IKMI CIREBON

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan pelaporan LSP STMIK IKMI CIREBON

adalah valid dan mampu telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak pengumpulan data, penyusunan laporan

kegiatan dan laporan penerbitan sertifikat.

3. Koordinator : Manajer mutu LSP STMIK IKMI CIREBON

4. Acuan : Pedoman LEMSAR 101



JAWAB

1. Interpretasi Persyaratan pelaporan kegoiatan LSP

STMIK IKMI CIREBON

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi persyaratan pelaporan LSP STMIK IKMI

CIREBON pada Pedoman PEDOMAN LEMSAR 101.

1.2. Identifikasi kebijakan LSP STMIK IKMI CIREBON

membuat laporan kegiatan dan program LSP STMIK

IKMI CIREBON serta laporan khusus penerbitan

sertifikatpelatihan setiap 6 bulan, pada bulan Januari

dan bulan juli setiap tahun

1.3. Identifikasi tim penyusun laporan operasi LSP STMIK

IKMI CIREBON.

PPEDOMAN

LEMSAR 101

Formulir laporan

LSP STMIK IKMI

CIREBON

Manajer mutu

LSP STMIK IKMI

CIREBON

2. Membuat Laporan Kegiatan dan program

Instruksi Kerja:

3.1. Pastikan Laporan kegiatan dan program kegiatan LSP

STMIK IKMI CIREBON harus mencakupi:

o Kegiatan pengembangan program pelatihan

o Kegiatan pengembangan dan verifikasi standar

kompetensi

o Kegiatan Pelaksanaan pelatihan

3.2. Pastikan laporan kegiatan pengembagan program

pelatihan mencakupi:

o Jenis program pelatihan yang dikembangkan;

o Standar kompetensi yang digunakan dalam

pengembangan program pelatian;

Draft laporan kegiatan

LSP STMIK IKMI

CIREBON

Semua komisi dan

sekretariat

Manajer mutu

LSP STMIK IKMI

CIREBON

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 24 dari 81


o Komunikasi/Harmonisasi pengembangan program

pelatihan dengan para pemangku kepentingan;

o Jumlah penerbitan sertifikat pelatihan untuk mesing-

masing program pelatihan.

3.3. Pastikan Laporan Kegiatan pengembangan dan

verifikasi standar kompetensi mencakupi:

o Lingkup pengembangan dan verifikasi standar

kompetensi;

o Status dan ketelusuran standar kompetensi dari

standar internasional dan standar khusus;

o Tim standardisasi dan verikator yang melakukan

verifikasi,

o Keputusan validasi dari LSP STMIK IKMI CIREBON.

3. Membuat Laporan pelaksanaan program pelatihan

Instruksi Kerja:

3.1. Buat laporan kegiatan dan program kepada LSP STMIK

IKMI CIREBONsetiap kali penerbitan sertifikat.

3.2. Pastikan Laporan kegiatan dan program kegiatan LSP

STMIK IKMI CIREBON mencakupi:

o Jenis dan nomor program pelatihan yang

dilaksanakan.

o Tanggal penerbitan dan masa berlaku sertifikat

pelatihan,

o Perkembangan pelatih dan asesor serta ruang lingkup

kompetensi/bidang pelaksanaan pelatihan.

3.3. Sampaikan laporan kepada LA-LPK, HILSI dan Direktur

LSP STMIK IKMI CIREBON.

Draft laporan

penerbitan sertifikat.

Laporan final LSP

STMIK IKMI CIREBON

Ketua

Manajer mutu

LSP STMIK IKMI

CIREBON

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 25 dari 81


SOP-8-01: Mengembangkan dan Memelihara skema sertifikasi

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan pengembangan skema sertifikasi adalah

valid dan mampu telusur.

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan tugas interpretasi hingga

pemeliharaan skema sertifikasi

3. Koordinator : Kepala Unit Standardisasi

4. Acuan : KODE UNIT: PBNSP 210 Pengembangan skema sertifikasi



JAWAB

1. Menginterpretasi persyaratan pengembangan skema

sertifikasi.

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi Komite Skema pada lembaga sertifikasi

profesi untuk skema sertifikasi unit dan paket

(klaster), dan pada instansi teknis untuk Okupasi

nasional dan KKNI.

1.2. Identifikasi Standar kompetensi yang sah (Standar

Kompetensi Kerja Nasional dan Harmonized

International Standards) dan/atau standar khusus

yang ekivalen,

1.3. Verifikasi Standar kompetensi yang dipilih, diverifikasi

berdasarkan pedoman BNSP;

1.4. Identifikasi Skema sertifikasi profesi dibuat sebagai

jawaban atas persyaratan pemerintah yang spesifik

(misalnya perlindungan masyarakat) atau kebutuhan

pasar (seperti kredibilitas, kepercayaan dan

peningkatan profesi/pekerjaan);

1.5. Identifikasi Informasi dari pihak yang terkait.

1.6. Identifikasi organisasi/badan/atau Profesi yang

bertanggung jawab dalam pengembangan skema

sertifikasi.

Mengembangkan

Skema Sertifikasi

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-08-01.1)

Komite Skema

2. Mengembangkan Struktur Skema Sertifikasi

Instruksi Kerja:

2.1. Identifikasi Struktur skema sertifikasi yang mencakup

persyaratan dasar peserta uji kompetensi,

Struktur Skema

Sertifikasi

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-08-01.2)

Tim Perumus

Skema sertifikasi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 26 dari 81


permohonan, asesmen, keputusan sertifikasi,

program surveilan, sertifikasi ulang, dan penggunaan

sertifikat.

2.2. Identifikasi Uraian rinci yang mutakhir mengenai

proses sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi yang

sesuai (termasuk biaya).

2.3. Identifikasi Dokumen yang memuat persyaratan

sertifikasi, hak pemohon, serta kewajiban profesi yang

disertifikasi termasuk kode etik profesi (term and

conditions).

2.4. Informasikan Standar kompetensi dan metode

asesmen yang digunakan bagi calon peserta baik yang

baru lulus pelatihan maupun profesi yang sudah

pengalaman.

2.5. Jelaskan Keputusan sertifikasi yang ditetapkan untuk

seorang calon oleh PTUK BNSP berdasarkan informasi

yang dikumpulkan selama proses sertifikasi.

2.6. Tetapkan Proses survailen untuk memantau

pemenuhan profesi yang disertifikasi dengan

persyaratan skema sertifikasi yang relevan.

2.7. Tetapkan Persyaratan sertifikasi ulang sesuai dengan

persyaratan kompetensi dan dokumen relevan lain

untuk menjamin bahwa profesi yang disertifikasi selalu

memenuhi sertifikasi yang mutakhir.

2.8. Informasikan Persyaratan bahwa profesi yang

disertifikasi menandatangani persetujuan.

3. Validasi skema sertifikasi

Instruksi Kerja:

3.1. Identifikasi Prosedur validasi skema sertifikasi.

3.2. Validasi Kriteria kompetensi peserta uji kompetesi.

3.3. Verifikasi Semua persyaratan skema sertifikasi secara

objektif dan sistematis dengan bukti terdokumentasi

sehingga memadai untuk menegaskan kompetensi

calon.

3.4. Laporkan Skema sertifikasi yang divalidasi kepada

BNSP.

Laporan Validasi

Skema Sertifikasi

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-08-01.3)

Tim Perumus

Skema,

Komite

Skema.

4. Memelihara skema sertifikasi

Instruksi Kerja:

Kaji Ulang Skema

Sertifikasi (FR-

STMIK IKMI

Komite

skema

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 27 dari 81


4.1. Evaluasi Metode dan prinsip-prinsip asesmen.

4.2. Pertimbangkan Pendapat dari pemangku kepentingan

dalam rekomendasikan perbaikan.

4.3. Berikan Informasi mengenai setiap perubahan di

dalam persyaratan kepada wakil-wakil komite/bidang

sertifikasi dan dewan pengarah kepada pemangku

kepentingan.

4.4. Verifikasi Perbaikan skema sertifikasi profesi dari

usulan pemangku kepentingan berdasarkan pedoman

BNSP.

4.5. IdentifikasiAnalisis pekerjaan/praktek.

4.6. Identifikasi ulasan tentang perbaikan skemai unbtuk

mencapai tranparansi pasar.

CIREBON-08-01.4)

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 28 dari 81


SOP-9-01 Sertifikasi Kompetensi

1. Tujuan : Memastikan Pelaksanaan Kegiatan Sertifikasi adalah Valid dan Mampu

Telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan permohonan hingga terbit

sertifikat.

3. Koordinator : Manajer Sertifikasi.

4. Acuan : PBNSP 216



JAWAB

1. Menerima Permohonan Sertifikasi

Instruksi Kerja:

1.1. Berikan Informasi tentang persyaratan,

bukti-bukti, jenis bukti, aturan bukti, dan

proses sertifikasi kompetensi.

1.2. Berikan Formulir permohonan dan asesmen

mandiri yang harus diisi oleh calon peserta.

1.3. Kaji fisibilitas asesmen.

1.4. Identifikasi tetapkan TUK.

1.5. Pilih asesor dan tugaskan asesor.

1.6. Buat jadwal asesmen dan konfirmasikan

dengan asesor dan asesi.

Brosur Skema sertifikasi.

Sertifikasi Kompetensi


09-01.1)

Formulir permohonan

Asesmen Kompetensi (FR-

APL-01)

Formulir Asesmen Mandiri

(FR-APL-02)

Manajer

Sertifikasi

2. Mengkaji kelengkapan dokumen

persyaratan asesi

Instruksi Kerja:

2.1. Review rekaman formulir permohonan

peserta dan beri rekomendasi tindak

lanjutnya.

2.2. Review Rencana dan pengorganisasian

Asesmen

2.3. Review Perangkat asesmen.

2.4. Lakukan konsultasi pra-uji dengan asesi

2.5. Lakukan penyesuaian yang wajar, bila

diperlukan

2.6. Review hasil asesmen mandiri dan beri



09-01.1)

Formulir permohonan

Asesmen Kompetensi (FR-

APL-01)

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 29 dari 81


rekomendasi tindak lanjut asesmen.

2.7. Lakukan pengorganisasiian dan jadwal

asesmen.

3. Menyelenggarakan asesmen kompetensi

Instruksi Kerja:

3.1. Siapkan sumberdaya asesmen.

3.2. Undang peserta asesmen

3.3. Laksanakan asesmen sesuai SOP-AC-01

Konfirmasi TUK.

Undangan asesi

Perangkat asesmen yang

akan digunakan.(FR-MPA-

01)

Formulir Pelaksanaan

Asesmen

(FR-ASC.01)

Asesor

Kompetensi

4. Menetapkan Keputusan hasil asesmen

Instruksi Kerja:

4.1. Lakukan Umpan balik kepada peserta

4.2. Umpan balik dari peserta

4.3. Catatan Pelaksanaan Asesmen

4.4. Memberikan rekomendasi hasil asesmen

4.5. Kaji Ulang Asesmen

4.6. Sampaikan laporan kepada Manajer

Sertifikasi

Rekaman umpan balik dan

catatan assesmen (FR-ASC-

02)

Rekaman Hasil kaji ulang

asesmen (FR-ASC-03).

Asesor

Kompetensi

5. Membuat Keputusan sertifikat kompetensi

Instruksi Kerja:

5.1. Verifikasi proses, dan rekomendasi hasil

asesmen

5.2. Informasikan penggunaan sertifikasi dan

minta kesanggupan asesi untuk

menandatangani dan mentaati penggunaan

sertifikat.

5.3. Informasikan pemegang sertifikat untuk

mengikuti surveilan.

Sertifikat Kompetensi (FR-

STMIK IKMI CIREBON-09-

05.1).

Rekaman Surveilan

Pemegang Sertifikat

Kompetensi (FR-STMIK IKMI

CIREBON-09-05.1)

Informasi penggunaan dan

pemeliharaan sertifikat.

Manajer

Sertifikasi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 30 dari 81


SOP-9-02: Merencanakan dan mengorganisasikan asesmen

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan perencanaan dan pengorganisasian

asesmen adalah valid dan mampu telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan tugas perencanaan asesmen hingga

mengorganisasikan asesmen.


4. Acuan : TAAASS401C: Plan And Organize Assessment)



JAWAB

1. Menentukan pendekatan asesmen

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi dan konfirmasikan Kandidat

tujuan dan konteks asesmen

ditetapkan/dikonfirmasikan kepada orang

yang relevan sesuai dengan persyaratan

hukum/organisasi/etika

1.2. Peroleh dan gunakan strategi asesmen untuk

memandu pengembangan rencana asesmen,

bila perlu

1.3. Identifikasi dan peroleh tolok ukur

(benchmark) asesmen.

Formulir Rencana dan

ORganisasi Asesmen (FR-

MMA.01)

Asesor

Kompetensi

2. Menyiapkan Rencana asesmen

Instruksi Kerja:

2.1. Interpretasikan tolok ukur asesmen untuk

menentukan bukti dan jenis-jenis bukti yang

diperlukan untuk memperlihatkan

kompetensi sesuai dengan aturan-aturan

mengenai bukti

2.2. Apabila standar-standar kompetensi

digunakan sebagai tolak ukur (benchmark),

semua bagian komponen standar

kompetensi, paparkan dalam menetapkan

dan mendokumentasikan bukti yang akan

dikumpulkan

Hasil interpretasi bukti dan

jenis-jenis bukti, metode-

metode dan perangkat

asesmen,

Bahan spesifik dan sumber-

sumber fisik .

Peran dan tanggung jawab

semua orang yang terlibat

Jangka waktu dan periode

waktu untuk pengumpulan

bukti dan semua informasi

Hasil Konfirmasi rencana

asesmen

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 31 dari 81


2.3. Peroleh dan interpretasikan dokumentasi

terkait apa pun untuk mendukung

perencanaan proses asesmen.

2.4. Pilih dan konfirmasikan metode-metode dan

alat-alat asesmen, yang memaparkan bukti

yang akan dikumpulkan sesuai dengan

prinsip-prinsip asesmen.

2.5. Dokumentasikan bahan spesifik dan sumber-

sumber fisik yang diperlukan untuk

mengumpulkan bukti.

2.6. Setujui dan dokumentasikan peran dan

tanggung jawab semua orang yang terlibat

dalam proses asesmen diklarifikasi.

2.7. Dokumentasikan jangka waktu dan periode

waktu untuk pengumpulan bukti ditentukan

dan semua informasi yang akan dimasukkan

ke dalam rencana asesmen.

2.8. Konfirmasikan rencana asesmen dengan

personel yang relevan

3. Kontektualisasi Dan Review Rencana

Asesmen

Instruksi Kerja:

3.1. Identifikasi/klarifikasi karakteristik kandidat

dan izin apa pun untuk penyesuaian yang

wajar dan/atau kebutuhan-kebutuhan

spesifik dengan orang yang relevan dan

didokumentasikan

3.2. Bila diperlukan, tempatkan standar-standar

kompetensi dalam konteks, untuk

mencerminkan lingkungan operasi dimana

asesmen akan terjadi, sesuai dengan

pedoman penempatan konteks

3.3. Periksa dan sesuaikan metode dan alat

asesmen yang dipilih, bila diperlukan, untuk

memastikan agar penerapan yang

berkelanjutan dapat dipertimbangkan.

3.4. Penempatan konteks apa pun terhadap

standar kompetensi, penyesuaian yang

wajar, bila diidentifikasi, integrasikan

kegiatan-kegiatan asesmen, bila sesuai dan

Karakteristik kandidat dan

penyesuaian.

Kontekstualisasi standar

(dari batasan variabel dan

panduan penilaian).

Hasil kajian Metode dan

perangkat asesmen.

Permintaan

perbaikanmetode dan

perangkat asesmen.

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 32 dari 81


kemampuan praktek untuk mendukung

penerapan atas pengakuan kompetensi saat

ini

3.5. Tinjau perangkat asesmen yang disesuaikan

untuk memastikan spesifikasi standar-

standar kompetensi masih sesuai.

3.6. Up-date rencana asesmen, sebagaimana

diperlukan, untuk mencerminkan kebutuhan

kontekstualisasi yang berkelanjutan,

perubahan apa pun dalam kebutuhan

sumber organisasi atau perubahan-

perubahan sebagai respons terhadap

pelaksanaan asesmen

3.7. Simpan dan telusuri rencana asesmen sesuai

dengan kebijakan dan prosedur sistem

asesmen dan persyaratan

hukum/organisasi/etika

4. Mengorganisasi Asesmen

Instruksi Kerja:

4.1. Atur material yang diidentifikasi dan

kebutuhan sumber fisik sesuai dengan

kebijakan dan prosedur sistem asesmen dan

persyaratan hukum/organisasi/etika

4.2. Organisasikan dukungan spesialis apa pun

untuk asesmen sesuai dengan persyaratan

hukum/organisasi/etika, bila diperlukan

4.3. Atur peran dan tanggung jawab semua orang

yang terlibat dalam proses asesmen.

4.4. Tetapkan strategi-strategi komunikasi yang

efektif untuk mendorong arus komunikasi

yang teratur dan umpan balik (feedback)

dengan orang relevan yang terlibat dalam

proses asesmen

4.5. Konfirmasikan penyimpanan catatan dan

penyusunan laporan untuk asesmen.

Pengaturan sumberdaya

fisik, dukungan spesialis,

peran dan tanggung jawab

semua orang yang terlibat,

Strategi-strategi komunikasi

yang efektif dan umpan balik

(feedback).

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 33 dari 81


SOP-9-03: Mengembangkan perangkat asesmen

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan kegiatan pengembangan perangkat asesmen

adalah valid dan mampu telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan tugas pengembangan perangkat

assmen hingga uji coba perangkat asesmen.


4. Acuan : TAAASS403B: Mengembangkan Perangkat Asesmen



JAWAB

1. Menetapkan Fokus Perangkat Asesmen

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi/klarifikasi kelompok target untuk kandidat

dan tujuan serta konteks penilaian.

1.2. Peroleh dan interpretasikan tolok ukur (benchmark)

yang relevan untuk penilaian untuk menetapkan bukti

yang diperlukan untuk memperlihatkan kompetensi

1.3. Interpretasikan dan kontektualisaikan semua bagian

komponen dari standar kompetensi..

1.4. Identifikasi dokumentasi terkait lainnya untuk

menginformasikan pengembangan alat penilaian

Rencana asesmen

(POA 01)

Identitas acuan

pembanding

(benchmark).

Dokumentasi

terkait lainnya

Asesor

Kompetensi

2. Menentukan kebutuhan perangkat asesmen

Instruksi Kerja:

2.1. Pilih metode-metode penilaian, yang akan mendukung

pengumpulan bukti yang telah ditetapkan, dengan

mempertimbangkan konteks dimana penilaian akan

berlangsung dan memenuhi prinsip-prinsip penilaian

2.2. Pilih metode-metode penilaian yang memungkinkan

kandidat untuk memperlihatkan atau mendukung

permintaan mereka untuk memperoleh pengakuan

atas kompetensi mereka saat ini

2.3. Pertimbangkan perangkat asesmen yang berbeda

untuk metode penilaian yang dipih dengan

menggunakan keterampilan pemikiran yang kritis

Bukti-bukti dan

jenis bukti

Metode-metode

terpilih

Alternatif

Perangkat

asesmen.

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 34 dari 81


3. Merancang dan Mengembangkan Perangkat

Asesmen

Instruksi Kerja:

3.1. Kembangkan perangkat khusus untuk mengevaluasi

bukti yang harus dikumpulkan berdasarkan rancangan

kegiatan penilaian.

3.2. Kembangkan perangkat-perangkat asesmen.

3.3. Tetapkan dan dokumentasikan prosedur-prosedur

yang jelas dan spesifik yang memberikan instruksi

kepada penguji/atau kandidat mengenai pelaksanaan

dan penggunaan instrumen

3.4. Pertimbangkan Persyaratan kebijakan dan prosedur

sistem penilaian yang relevan.

Perangkat asesmen

untuk observasi

mendemostrasikan

, pertanyaan

tertulis dan lisan,

observasi portfolio,

obesrvasi

employability skills,

dll. (varies)

Asesor

Kompetensi

4. Melakukan Ujicoba dan Review Perangkat

Instruksi kerja:

4.1. Periksa draft perangkat asesmen berdasarkan kriteria

evaluasi dan bila perlu diubah

4.2. Ujicoba draft perangkat asesmen untuk memvalidasi

isi dan penerapan

4.3. Kumpulkan dan dokumebtasikan umpan balik dari

orang relevan yang terlibat dalam uji coba.

4.4. Lakukan perubahan-perubahan terhadap perangkat

asesmen final berdasarkan analisis umpan balik, bila

perlu

4.5. Format perangkat asesmen yang direvisi dengan benar

dan arsipkan sesuai dengan kebijakan dan prosedur

sistem penilaian dan persyaratan

organisasi/hukum/etika

Hasil evaluasi

perangkat

asesmen.

Hasil Ujicoba.

Umpan balik dari

orang relevan.

Perubahan-

perubahan

perangkat

asesmen.(varies)

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 35 dari 81


SOP-9-04: Melaksanakan asesmen

1. Tujuan : Memastikan Pelaksanaan Kegiatan Asesmen adalah Valid dan Mampu

Telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan tugas asesmen hingga pelaksanaan

kaji ulang.


4. Acuan : TAAASS402C Melaksanakan Asesmen



JAWAB

1. Menetapkan dan mempertahankan lingkungan

asesmen

Instruksi:

1.1. Interpretasikan rencana asesmen, kebijakan dan

prosedur, sistem asesmen dan persyaratan

organisasi/hukum/etika untuk melaksanakan asesmen

dan konfirmasikan dengan orang yang relevan

1.2. Interpretasikan tolok ukur (benchmark) yang relevan

untuk asesmen dan alat asesmen yang dipilih untuk

mengkonfirmasikan bukti yang akan dikumpulkan dan

bagaimana bukti tersebut akan dikumpulkan

1.3. Lakukan konsultasi pra uji (IK-AC-02)

1.4. Jelaskan rincian mengenai rencana asesmen dan

proses asesmen, bahas dan klarifikasi dengan kandidat

termasuk kesempatan untuk asesmen, penyesuaian

yang wajar, asesmen ulang dan appeal

1.5. Rundingkan usulan perubahan terhadap proses

asesmen dengan kandidat.

1.6. Lakukan asesmen mandiri

1. Formulir

Melaksanakan

Asesmen

FR-ASC.01

2. Hasil asesmen

mandiri.

(FR-APL-02)

Asesor

Kompetensi

2. Mengumpulkan bukti yang berkualitas.

Instruksi kerja:

2.1. Ikuti Rencana asesmen untuk memberikan panduan

dalam melaksanakan asesmen dan metode serta alat

asesmen digunakan untuk mengumpulkan, menyusun

dan mendokumentasikan bukti dalam format yang

sesuai untuk menentukan kompetensi

1. Konfirmasi

kesesuaian

Rencana

Asesmen.

2. Daftar bukti-

bukti yang akan

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 36 dari 81


2.2. Terapkan prinsip-prinsip asesmen dan aturan-aturan

bukti diterapkan dalam mengumpulkan bukti yang

berkualitas .

2.3. Tentukan kesempatan untuk pengumpulan bukti

dalam kegiatan kerja/kegiatan kerja yang

disimulasikan bersama kandidat dan personel yang

terkait .

2.4. Identifikasi kesempatan untuk kegiatan-kegiatan

asesmen terpadu dan modifikasi perangkat asesmen,

bila perlu .

2.5. Bahas kebijakan dan prosedur sistem asesmen yang

diidentifikasi dan persyaratan organisasi/hukum/etika

untuk asesmen.

diases

3. Mendukung kandidat

Instruksi Kerja:

3.1. Bimbing kandidat dalam mengumpulkan bukti mereka

untuk mendukung pengakuan terhadap kompetensi

saat ini

3.2. Gunakan komunikasi yang sesuai dan keterampilan

antar perorangan untuk mengembangkan hubungan

yang profesional dengan kandidat yang

mencerminkan kepekaan terhadap perbedaan

individu dan memungkinkan adanya umpan balik

(feedback) dua arah

3.3. Buat keputusan-keputusan mengenai penyesuaian

yang wajar, bila ada, dengan kandidat, berdasarkan

kebutuhan dan karakteristik kandidat

3.4. Terapkan penyesuaian-penyesuaian yang wajar harus

mempertahankan integritas standar kompetensi yang

relevan dan memungkinkan prinsip-prinsip asesmen

dan aturan-aturan yang berhubungan dengan bukti

secara seimbang

3.5. Peroleh dukungan dari spesialis, bila ada, sesuai

dengan rencana asesmen

3.6. Tanggulangi segera risiko kesehatan dan keselamatan

kerja apa pun terhadap orang atau alat

1. Hasil

penyesuaian

yang wajar.

2. Dukungan

spesialis

3. Kepastian K3

4. Formulir

Melaksanakan

Asesment

(FR-ASC.01)

Asesor

Kompetensi

4. Membuat keputusan asesmen

Instruksi kerja:

Keputusan

asesmen

Umpan balik dan

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 37 dari 81


4.1. Identifikasi batasan-batasan dalam memperoleh dan

mengevaluasi bukti yang berkualitas diidentifikasi dan

upayakan bantuan, bila perlu, dari orang yang relevan

4.2. Evaluaisi bukti yang dikumpulkan untuk memastikan

bahwa bukti tersebut mencerminkan bukti yang

diperlukan untuk memperlihatkan kompetensi.

4.3. Gunakan asesmen untuk menyimpulkan apakah

kompetensi telah diperlihatkan, berdasarkan bukti

yang ada

4.4. Bahas kebijakan dan prosedur sistem asesmen yang

relevan dan pertimbangan-pertimbangan

organisasi/hukum/etika dalam membuat keputusan

mengenai asesmen

4.5. Kembangkan umpan balik (feedback) yang jelas dan

membangun diberikan kepada kandidat mengenai

keputusan asesmen dan rencana tindak lanju, bila

perlu

catatan

asesment

(FR-ASC-02)

5. Mencatat dan melaporkan keputusan asesmen.

Instruksi kerja:

5.1. Catat hasil asesmen dengan cepat dan akurat sesuai

dengan kebijakan dan prosedur sistem asesmen dan

persyaratan organisasi/hukum/etika

5.2. Lengkapi laporan asesmen dan proses sesuai dengan

kebijakan dan prosedur sistem asesmen dan

persyaratan organisasi/hukum/etika

5.3. Serahkan rekomendasi untuk tindak lanjut kepada

orang yang relevan, bila perlu

5.4. Beritahukan pihak-pihak yang terkait lainnya

mengenai keputusan asesmen, bila ada, dan sesuai

dengan ketentuan kerahasiaan

Laporan

Keputusan

asesmen

Asesor

Kompetensi

6. Meninjau proses asesmen

Instruksi kerja:

Tinjau proses asesmen berdasarkan kriteria yang ada

melalui konsultasi dengan orang yang relevan untuk

memperbaiki dan memodifikasi praktek asesmen di

masa yang akan datang

Dokumentasikan peninjauan dan catat sesuai dengan

kebijakan dan prosedur sistem asesmen yang relevan

dan dan persyaratan organisasi/hukum/etika

Formulir Umpan

Balik dan

Catatan

Asesmen

(FR-ASC-02)

Supervisor/Master

Asesor/Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 38 dari 81


Gunakan keterampilan refleksi untuk meninjau dan

mengevaluasi sendiri praktek asesmen

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 39 dari 81


SOP-9-05: Surveilan Pemegang sertifikat kompetensi

1. Tujuan : Memastikan Pelaksanaan Kegiatan Surveilan adalah Valid dan Mampu

Telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan tugas surveilan hingga rekomendasi

surveilan.


4. Acuan : Panduan Mutu LSP P-1 STMIK IKMI CIREBON, ISO 17024:12, PBNSP 216



JAWAB

1. Merencanakan Surveilan pemegang

sertifikat kompetensi.

Instruksi Kerja:

1.1. Identifikasi kelompok pemegang sertifikat

kompetensi peserta surveilan.

1.2. Identifikasi acuan pembanding

1.3. Identifikasi metode surveilan pada skema

sertifikasi

1.4. Identifikasi perangkat surveilan.

1.5. Menetapkan dan menugaskan tim surveilan.

Rekaman Surveilan

Pemegang Sertifikasi

Kompetensi


09-05.1)

Manajer

Sertifikasi.

2. Menyiapkan Perangkat surveilan

Instruksi Kerja:

2.2. Buat perangkat Surveilan dan metode


2.3. Lakukan uji coba perangkat asesmen

Rekaman Surveilan


Kompetensi


09-05.1)

Tim surveilan

3. Melaksanakan Surveilan

Instruksi Kerja:

3.1. Kumpulkan data hasil surveilan

3.2. Evaluasi data hasil surveilan dengan

perangkat surveilan.

3.3. Beri rekomendasi setiap peserta surveilan.

Rekaman Surveilan


Kompetensi


05.1)

Tim surveilan

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 40 dari 81


4. Membuat keputusan hasil surveilan

Instruksi Kerja:

4.1. Verifikasi proses dan rekomendasi surveilan.

4.2. Validasi untuk menetapkan keputusan hasil

surveilan.

4.3. Informasikan hasil surveilan kepada peserta

surveilan.

4.4. Verifikasi hasil tindakan koreksi peserta

surveilan, bila diperlukan.

Rekaman Surveilan


Kompetensi


09-05.1)

Manajer

Sertifikasi.

Manajer PTUK

BNSP .

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 41 dari 81


SOP-9-06 Pembekuan, penarikan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi

1. Tujuan : Memastikan Pelaksanaan Kegiatan Suspensi, penarikan atau pengurangan

ruang lingkup sertifikasiadalah Valid dan Mampu Telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan permintaan suspensi, penarikan

atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi.

3. Koordinator : manajer Sertifikasi.




JAWAB

1. Menerima Permintaan suspensi, penarikan

atau pengurangan ruang lingkup.

Instruksi Kerja:

1.1. Reveiw permintaan suspensi, penarikan atau

pengurangan ruang lingkup, dapat berasal

dari hasil audit, permintaan atau permintaan

masyarakat.

1.2. Identifikasi penyebab permintaan suspansi,

penarikan atau pengurangan ruang lingkup:

o usaha jasa boga bersertifikat tidak

memungkinkan pengawasan atau audit

sertifikasi ulang yang akan dilakukan pada

frekuensi yang diperlukan, atau

o usaha jasa boga bersertifikat telah secara

sukarela meminta suspensi.


Formulir Melakukan

penangguhan, pembatalan,

atau pengurangan ruang

lingkup verifikasi dari ruang

lingkup sertifikasi


09-06.1)

Manajer

Sertifikasi

Asesor

kompetensi

2. Review kondisi pemegang sertifikasi

Instruksi Kerja:

2.1. Lakukan review hasil surveilan terakhir LSP P-

1 STMIK IKMI CIREBON

2.2. Konfirmasi permintaan permintaan suspensi,

penarikan atau pengurangan ruang lingkup

dengan sertifikasi.

2.3. Identifikasi kegagalan untuk menyelesaikan

masalah yang dapat mengakibatkan

suspensi.

2.4. Identifikasi kegagalan untuk menyelesaikan

Formulir Melakukan




lingkup sertifikasi


09-06.1)

Hasil penyesuaian rencana

dan perangkat asesmen, bila

ada.

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 42 dari 81


masalah yang telah mengakibatkan suspensi

dalam waktu yang ditetapkan oleh LSP akan

mengakibatkan penarikan atau pengurangan

ruang lingkup sertifikasi.

2.5. Identifikasi potensi untuk asesmn khusus.

3. Menetapkan keputusan suspensi, penarikan

atau pengurangan ruang lingkup.

Instruksi Kerja:

3.1. Verifikasi seluruh proses identifikasi dan

rekomendasi pemberian sanksi suspensi,

penarikan atau pengurangan ruang lingkup

sertifikasi.

3.2. Buat Surat Peringatan 1

3.3. Verifikasi Tindakan Koreksi hasil Surat

Peringatan 1, bila sesuai maka beri surat

keterangan sertifikat dapat dipertahankan,

bila tidak sesuai/tidak diindahkan Buat Surat

Peringatan 2.

3.4. Verifikasi Tindakan Koreksi hasil Surat

Peringatan 2, bila sesuai maka beri surat

keterangan sertifikat dapat dipertahankan,

bila tidak sesuai/tidak diindahkan buat surat

suspensi,penarikan atau pengurangan ruang

lingkupSertifikat.

Formulir Melakukan




lingkup sertifikasi


06.1)

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 43 dari 81


SOP-9-07: Resertifikasi (Perpanjangan Sertifikat Kompetensi)

1. Tujuan : Memastikan Pelaksanaan Kegiatan Perpanjangan sertifikat kompetensi

adalah Valid dan Mampu Telusur

2. Ruang lingkup : Lingkup proses adalah sejak penerimaan permohonan perpanjangan

sertifikasi, evaluasi dan penrbitan sertifikat perpanjangan.





JAWAB

1. Menerima Permohonan Perpanjangan

Sertifikat

Instruksi Kerja:

1.1. Reveiw sertifikat permohonan

1.2. Review kelengkapan permohonan

perpanjangan sertifikat.

1.3. Identifikasi data hasil surveilan peserta.

1.4. Identifikasi log sheet kegiatan asesi.

1.5. Identifikasi dan penugasan asesor

kompetensi untuk mengases.


Formulir Sertifikat

Kompetensi


09-01.1)

Formulir permohonan FR-

APL 01

Fromulir Rekaman

Surveilan Pemegang



09-05.1)

Surat penugasan asesor

dan Jadwal asesmen.

Manajer

Sertifikasi

Asesor

kompetensi

2. Review hasil surveilan

Instruksi Kerja:

2.1. Identifikasi metode dan perangkat asesmen.

2.2. Sesuaikan perangkat asesmen dengan wajar,

bila diperlukan.

2.3. Review data hasil surveilan peserta.

2.4. Lakukan asesmen mandiri peserta bagi

pemohon.

2.5. Verifikasi dan beri rekomedasi tindak lanjut

hasil asesmen mandiri.

Perangkat asesmen (FR-MPA

01)

Rekaman permohonan (FR-

APL-01)

Relkaman Asesmen Mandiri

rekomendasi asesor (FR-APL-

02)

Hasil kajian fisibilitas

asesmen dan

pengorganisasian asesmen

Master/ Lead/

Asesor

Kompetensi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 44 dari 81


(FR-MMA.01).

Hasil penyesuaian rencana

dan perangkat asesmen, bila

ada.

3. Ases bukti pada asesmen Mandiri

Instruksi Kerja:

3.1. Ases bukti-bukti bermutu dari lampiran hasil

asesmen mandiri.

3.2. Ases bukti baru bila diperlukan.

3.3. Buat rekomendasi perpanjangan kepada LSP

P-1 STMIK IKMI CIREBON.

Rekaman rekomendasi

Asesmen (FR-ASC-01)

Master/ Lead/

Asesor

Kompetensi

4. Membuat Keputusan perpanjangan

sertifikat

Instruksi Kerja:

4.1. Verifikasi proses dan rekomendasi

perpanjangan sertifikat.

4.2. Informasikan penggunaan sertifikasi dan

minta kesanggupan asesi untuk

menandatangani dan mentaati penggunaan

sertifikat.

4.3. Informasikan pemegang sertifikat untuk

mengikuti surveilan.

Sertifikat Kompetensi (FR-

FR-STMIK IKMI CIREBON-09-

01.1).

Informasi penggunaan dan

pemeliharaan sertifikat.

Rekaman kesanggupan

pemegang sertifkat (FR-

STMIK IKMI CIREBON-09-

05.1)

Manajer

Sertifikasi.

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 45 dari 81


SOP-9-08 Menangani Banding

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan penerimaa banding sesuai dengan standar

dan reglasi teknis.

2. Ruang lingkup : Menerima Banding hingga rekomendasi keputusan banding




LANGKAH PROSEDUR

KELUARAN PENANGGUNG

JAWAB

1. Menerima banding.

Instruksi Kerja:

1.1. Terima permohonan banding dari

LPK

1.2. Catat tanggal penerimaan

1.3. Periksa kelengkapan administrasi

pemohon

1.4. Minta persyaratan tambahan apabila

dinyatakan masih kurang lengkap

1.5. Meneruskan permohonan banding

kepada pleno LA-LPK.

1.6. Pastikan bahwa permohonan,

investigasi dan keputusan banding

tidak akan mengakibatkan tindakan

diskriminatif terhadap pemohon.

1.7. Pastikan untuk memberikan

pemohon dengan laporan kemajuan

dan hasilnya

Formulir rekaman

penanganan banding


09-08.1)

Manajer mutu

2. Mengevaluasi banding

Instruksi Kerja:

2.1. Buat surat penugasan asesmen

investigasi

2.2. Lakukan identikasi banding

2.3. Analisa banding

2.4. Investigasi banding

2.5. pertimbangkan hasil banding

sebelumnya yang serupa;

2.6. memastikan bahwa setiap koreksi

yang tepat dan tindakan korektif

yang diambil.

Formulir rekaman

penanganan banding


09-08.1)

Manajer mutu

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 46 dari 81


2.7. Penanganan banding harus dibuat

oleh, atau dikaji dan disetujui oleh,

individu sebelumnya tidak terlibat

dalam subyek banding.

3. REKOMENDASI KEPUTUSAN

BANDING

Instruksi Kerja:

3.1. Adakan rapat pleno

3.2. Catat keputusan rapat

3.3. Buat laporan terhadap hasil

keputusan bandingtermasuk

tindakan-tindakan yang dilakukan

untuk mengatasinya;

3.4. Lakukan pemberitahuan resmi

kepada pemohon banding pada akhir

proses banding penanganan.

Laporan hasil rapat

(DOK.SOP.PM08-001)

Manajer mutu

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 47 dari 81


SOP-9-09 Menangani keluhan

1. Tujuan : Memastikan pelaksanaan sertifikasi sesuai dengan yang diharapkan

dan dalam rangka meningkatkan kepuasan peserta uji kompetensi

yang disesuaikan dengan Pedoman BNSP 201-2006, ISO 17024 dan

Regulasi Teknis terkait

2. Ruang lingkup : Menerima Banding hingga rekomendasi keputusan banding




LANGKAH PROSEDUR

KELUARAN PENANGGUNG

JAWAB

1. Menerima Keluhan.

Instruksi Kerja:

1.1. Tetapkan tanggung jawab untuk

mengumpulkan dan memverifikasi

semua informasi yang diperlukan

untuk memvalidasi keluhan.

1.2. konfirmasikan apakah keluhan

berkaitan dengan kegiatan sertifikasi,

atau berkaitan dengan klien

bersertifikat,

1.3. Rujuk Setiap keluhan tentang

personil bersertifikat yang

bersangkutan pada waktu yang

tepat.

1.4. Pastikan proses keluhan tetap

menjaga kerahasiaan.

Formulir rekaman

penanganan banding


09-08.1)

Manajer Mutu

2. Menangani keluhan

Instruksi Kerja:

2.1. Lakukan validasi keluhan pelanggan,

2.2. selidiki keluhan, lacak dan rekam

keluhan, termasuk tindakan-tindakan

yang dilakukan sebagai tanggapan

kepada mereka;

2.3. Tetapkan tindakan apa yang harus

diambil dalam menanggapi hal itu;

Formulir Rekaman

Penanganan Keluhan


09-09.1)

Tim investigasi

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 48 dari 81


2.4. pastikan bahwa setiap koreksi yang

tepat dan tindakan korektif yang

diambil.

3. REKOMENDASI KEPUTUSAN

BANDING

Instruksi Kerja:

3.1. Bila mungkin, LSP P-1 STMIK IKMI

CIREBON harus mengakui menerima

keluhan, dan harus memberikan

pengadu dengan laporan kemajuan

dan hasilnya.

3.2. Komunikasikan keputusan kepada

pengadu akan dilakukan oleh, atau

dikaji dan disetujui oleh, individu

sebelumnya tidak terlibat dalam

subjek pengaduan.

3.3. Bila mungkin, berikan

pemberitahuan resmi akhir proses

penanganan keluhan kepada

pelapor.

3.4. Tentukan, bersama-sama dengan

pemegang sertifikat dan pihak yang

mengajukan keluhan, apakah dan,

jika demikian sampai sejauh mana,

subyek keluhan dan resolusi harus

dibuat publik.

Laporan hasil rapat

(DOK.SOP.PM08-001)

Paurmin

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 49 dari 81


SOP-10-01: Mengendalikan dokumen 1. Tujuan : Memastikan Pelaksanaan Kegiatan Pengendalian dokumen adalah Valid

dan Mampu Telusur

Prosedur ini sebagai acuan dalam pengendalian Dokumen Sistem

Manajemen Mutu LSP STMIK IKMI CIREBON mencakup : Persetujuan,

Tinjauan dan Pemutakhiran, Perubahan dan Status Revisi,

Ketersediaannya, Dapat dibaca dan mudah dikenali, Pengendalian

Dokumen Eksternal, Pencegahan pemakaian Dokumen yang

Kadaluwarsa serta Keamanan dan Kerahasiaan.

2. Ruang lingkup : Prosedur ini mengendalikan seluruh Data dan Dokumentasi Sistem

Manajemen Mutu pada setiap Unit dan Sekretariat di LSP STMIK IKMI

CIREBON mencakup : Panduan Mutu, SOP (Prosedur Mutu dan Instruksi

Kerja) dan Formulir.

3. Koordinator : Manajer mutu LSP STMIK IKMI CIREBON, yang mengkoordinasikan semua

unit di LSP STMIK IKMI CIREBON bertanggung jawab dalam Pengendalian

Dokumen Sistem Manajemen Mutu di bagiannya masing-masing

4. Acuan : Standar ISO 17024:2012, PBNSP 216.



JAWAB

1. Mengendalikan Dokumen Panduan Mutu

Instruksi Kerja:

Identifikasi dan pelihara dokumen mengikuti:

1.1. Nama Organisasi : LSP STMIK IKMI CIREBON

1.2. No. Dokumen : PM--01

1.3. Judul Dokumen : PANDUAN MUTU

1.4. No.Revisi : 00

1.5. Tanggal : Tanggal-Bulan-Tahun

1.6. Halaman : 1 dari X

1.7. Pembuatan oleh : Tim LSP STMIK IKMI

CIREBON

1.8. Pemeriksaan : Masing-masing manajer

dan sekretariat

1.9. Validasi Sampul Depan : Ketua LSP STMIK IKMI

CIREBON

1.10. Validasi setiap halaman : Manajer mutu LSP STMIK

IKMI CIREBON

Rekaman Pengendalian

Dokumen

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-10-01.1)

Manajer mutu

LSP STMIK IKMI

CIREBON

2. Mengendalikan Dokumen Standard Operating

Procedures (SOP)

Instruksi Kerja:

Dokumen SOP

Manajer mutu

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 50 dari 81


2.1. Identifikasi dan pelihara dokumen SOP yang

merupakan integrasi prosedur dan instruksi kerja,

mengikuti:

2.1.1. Nama Organisasi : LSP STMIK IKMI CIREBON

2.1.2. No. Dokumen : SOP-Kode Bagian-XXX

2.1.3. Judul Dokumen : Nama SOP

2.1.4. No.Revisi : 00

2.1.5. Tanggal : Tanggal-Bulan-Tahun

2.1.6. Halaman : 1 dari X

2.1.7. Pembuatan oleh : Tim LSP STMIK IKMI CIREBON

2.1.8. Pemeriksaan : Masing-masing manajer dan

sekretariat

2.1.9. Validasi : Manajer mutu LSP STMIK IKMI

CIREBON

Rekaman Pengendalian

Dokumen

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-10-01.1)

LSP STMIK IKMI

CIREBON

2.2. Mengendalikan Dokumen Formulir

Instruksi Kerja:

Identifikasi dan pelihara dokumen SOP yang merupakan

integrasi prosedur dan instruksi kerja, mengikuti:

2.2.1. Nama Organisasi : LSP STMIK IKMI CIREBON

2.2.2. No. Dokumen : FR-Kode Bagian-XXX

2.2.3. Judul Dokumen : Nama Formulir

2.2.4. No.Revisi : 00

2.2.5. Tanggal : Tanggal-Nama Bulan-Tahun

2.2.6. Halaman : 1 dari X

2.2.7. Pembuatan oleh : Tim LSP STMIK IKMI CIREBON

2.2.8. Pemeriksaan : Masing-masing manajer dan

sekretariat

2.2.9. Validasi : Manajer mutu LSP STMIK IKMI

CIREBON

Dokumen Formulir

Rekaman

PengendalianDokumen

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-10-01.1)

Manajer mutu

LSP STMIK IKMI

CIREBON

2.3. Mengendalikan Dokumen Pendukung

Instruksi Kerja:

2.3.1. Identifikasi dan pelihara dokumen Pendukung,

mengikuti:

Nama Organisasi : LSP STMIK IKMI CIREBON

No. Dokumen : FR-Kode Bagian-XXX, atau

sesuai dokumen aslinya

Judul Dokumen : Nama Dokumen Pendukung

Halaman : 1 dari X, atau sesuai dokumen

aslinya

Bila dibuat, Pembuatan oleh: Tim LSP STMIK IKMI

Dokumen

Pendukung

Rekaman

Pengendalian

Dokumen

(FR-STMIK IKMI

CIREBON-10-01.1)

Manajer mutu

LSP STMIK IKMI

CIREBON

SOP Rev : Revisi 0

Hal : 51 dari 81


CIREBON

Pemeriksaan : Masing-masing manajer dan

sekretariat

Validasi : Manajer mutu LSP STMIK IKMI

CIREBON

2.3.2. Simpan dan kendalikan Dokumen Eksternal berupa

Peraturan dan Perundangan yang digunakan sebagai

dokumen acuan dalam kegiatan, oleh masing-masing

bagian terkait dan distempel BERLAKU berwarna Biru

dan dicatat didalam Daftar Induk Dokumen Eksternal

(FR-SM-003).

2.4. Mengendalikan distribusi dokumen

Instruksi kerja:

2.4.1. Simpan dokumen master pada Unit Manajemen

Mutu.

2.4.2. Tetapkan setiap status rahasia pada dokumen yang

tidak boleh disebar luaskan.

2.4.3. Distribusikan Dokumen Sistem Manajemen Mutu,

dengan diberi nomor, serta stempel TERKENDALI ,

No.Copy : dengan warna MERAH di halaman

muka.

DOKUMEN SOP - ikmi.ac.idikmi.ac.id/lsp/wp-content/uploads/2016/05/Standar-Operasional... ·...

Documents

Transcript of DOKUMEN SOP - ikmi.ac.idikmi.ac.id/lsp/wp-content/uploads/2016/05/Standar-Operasional... ·...