DOKUMEN & FORMULIR

PRETEST

• Apa itu formulir?

• Kapan formulir digunakan?

Formulir

DEFINISI

• Formulir: adl.Secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.

• ( diisi dg tgl penj, nama penj, jenis brg, hg brg dll )

Formulir

• Formulir elektronik: ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik

Formulir

Manfaat pengolahan data elektronik• Tidak pernah kehabisan formulir• Tidak pernah ketinggalan jaman, krn mudah

disesuaikan dg perubahan kebutuhan dan peraturan Ketidakefisienan formlr dpt dihindari

• Tdk mungkin penggunaan formlr yg salah• Kecepatan pengisian formulir• Penangkapan data dilakukan sekali• Tidak ada data yg mengambang• Kemudahan dlm pengelolaan formulir

Formulir• MANFAAT• Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi• Karena setiap transaksi terjadi krn adanya otorosasi dr pejabat yg

memiliki wewenangun melakukan transaksi, dan pelaksanaan wewenang hrs dipertangung jwbkn secara tertulis dg memakai frmulir. Bila ada bbrp pejbt tg bertgjwb maka formlr hrs disediakan bbrp kolom unt tand tngnn

• Merekam data transaksi• Semua data yg diperlukan un indetifikasi transaksi direkam pertama

kali dlm formulir• Mengurangi kemungkinan kesalahan • Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dlm

formulir unt mengurangi kesalahan• Menyampaikan informasi pokok• Berfungsi sbg sarana un menyampaikan infrms secara intern dlm

orgnisasi

GOLONGAN FORMULIRMenurut Sumbernya• Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan

– Contoh : • Surat permintaan pembelian• Memo debit• Memo kredit• Kartu Jam kerja• Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

• Formulir yang dibuat dan dikirim kepada pihak luar perusahaan.– Contoh :

• Faktur Penjualan Tunai• Faktur Penjualan Kredit• S. O. P (Surat Order Pembelian)• B. K. K• S. O. Penjualan• Surat permintaan penawaran harga

• Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.– Contoh :

• Faktur pembelian• Surat order dari pembelian• Bank Statement• Pernyataan piutang yang diterima dari kreditur.

Menurut Tujuan Penggunaannya• Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu

tindakan.– Contoh :

• surat permintaan pembelian• bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

(materials requisition)• surat permintaan penawaran harga (price quatation)• memo kredit dan memo debit

• Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.– Contoh :

• formulir laporan penerimaan barang• formulir penjualan• formulir pembelian• kartu jam kerja• surat muat (bill of lading)• pernyataan piutang (account – receivable statement)

Menurut Pengolahan Data Akuntansi • Dokumen Sumber (Source Document)

– Adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.Contoh : faktur penjualan, faktur pembelian, dsb.

• Dokumen Pendukung (Supporting Document)– Adalah dokumen yang melampiri dokumen

sumber sebagai bukti shahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

Contoh : surat order pengiriman.

Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir

• Sedapat mungkin manfaatkan tembusan / copy formulir• Hindari duplikasi dalam pengumpulan data • Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas• Unsur internal check dalam merancang formulir • Nama dan alamat perusahaan pada formulir• Nama formulir• Nomor indentifikasi pada setiap formulir• Untuk formulir besar → tiap garis diberi nomor urut.• Pencetakan garis pada formulir jika akan diisi dengan tulisan

tangan• Pencatuman nomor urut tercetak• Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda “√”

atau “x”, atau dengan mencantumkan jawaban “ya” atau “tidak”• Susunlah formulir berganda dengan menyisipi karbon sekali pakai

atau karbon yang beberapa kali pakai, kaertas tanpa karbon (carbonless paper).

Kapan Formulir diperlukan ?

• Jika suatu kejadian harus dicatat• Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali• Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu

disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya

• jika diperlukan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir

• Siapa yang memerlukan ?– → Berapa lembar formulir tersebut dibuat

• Adakah formulir lain yang sekarang dirancang / digunakan berisi informasi yang sama ?

– → Jika : Ya → bisa disatuka / tidak– contoh : faktur penjualan, surat muat, slip pembungkus dan

surat order pengiriman jadi satu penulisan.• Elemen-elemen apa yang harus dicantumkan ? dan apakah

elemen tersebut sudah tersusun menurut urutan yang logis• Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan

tangan/mesin/kedua-duanya?– → akan menentukan lebar spasi dan penggunaan baris

• Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta / mesin?

– → akan menentukan jenis dan mutu kertas dan jumlah ruang yang harus disediakan.

• Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam arsip?– → akan menentukan mutu kertas, ukuran kertas

Dokumen Sumber Dan Dokumen Pendukung

• Dokumen Sumber– Adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar

pencatatan ke dalam jurnal / buku pembantu.

• Dokumen Pendukung– Adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber

sebagai bukti shahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

– Contoh : • Faktur penjualan (Dokumen sumber), dokumen

pendukung :– surat order pengiriman

– laporan pengiriman barang

– surat muat (Bill of lading)

Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung

Penjualan Tunai

Penjualan Kredit

Retur penjualan

Pembelian

Retur Pembelian

Penggajian dan Pengupahan

Pemakaian Barang Gudang

Form Penjualan Tunai

Faktur penjualan

Memo kredit

B.K.K

Memo debit

B.K.K

Bukti permintaa dan pengeluaran barang gudang

Pita register kas

Surat order pengiriman

Laporan pengiriman barang

Surat muat

Lap. Penerimaan barang

S.O.P

Lap. Penerimaan barang

Faktur pemasok

Lap. Pengiriman barang

Daftar Gaji

Rekap daftar gaji

-

TERIMA KASIH