AUDIT SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS GUNADARMA MENGGUNAKAN DOMAIN

ACQUIRE AND IMPLEMENT (AI) BERBASIS COBIT 4.1

Disusun Oleh :

1. Erlin Novianty (1C114791)

2. Rizky Noer Muhammad (19114707)

3. Robi Haris (19114756 )

4. Tri Kartika Sari (1A114835)

5. Wida Ramadanti (1C114202)

Dosen : Lily Wulandari

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

2017

ii

ABSTRAK

Buku merupakan jendela dunia dan sumber referensi, utamanya bagi mahasiswa.

Perpustakaan merupakan salah satu tempat mendapatkan buku referensi yang dibutuhkan.

Perpustakaan pada salah satu perguruan tinggi swasta di Jakarta yaitu Universitas Gunadarma

telah menggunakan layanan berbasis web yang bersifat open source. Metode penelitian audit

sistem informasi terdiri dari beberapa tahap, yaitu perencanaan audit, pelaksanaaan audit,

penghitungan maturity level, penentuan hasil audit dan penyusunan laporan hasil audit. Audit

Sistem Informasi pada Universitas Gunadarma dilakukan menggunakan framework Control

Objective for Information and Related Technology 4.1 (COBIT 4.1) pada domain Acquire and

Implement (AI) yang terdiri dari tujuh proses TI (Teknologi Informasi) yaitu AI1 hingga AI7.

Perhitungan Maturity Model berdasarkan framework COBIT 4.1 digambarkan dalam bentuk

grafik. Berdasarkan hasil perhitungan yang diperoleh, menunjukkan bahwa penerapan sistem

tersebut pada perpustakaan telah membantu proses bisnis yang ada secara kontiyu namun

belum ada aturan formal. Diperlukan beberapa perbaikan dalam infrastruktur perpustakaan dan

sistem yang nantinya dapat dikembangkan untuk pengguna generasi yang akan datang.

Kata kunci: Audit Sistem Informasi, COBIT 4.1, Acquire and Implement (AI), Sistem,

Perpustakaan.

iii

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami

panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan

inayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “AUDIT SISTEM

INFORMASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GUNADARMA MENGGUNAKAN

DOMAIN ACQUIRE AND IMPLEMENT (AI) BERBASIS COBIT 4.1” dengan mata kuliah

Softskill yaitu Audit Teknologi Sistem Informasi..

Makalah ini telah disusun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai

pihak sehingga pembuatan makalah ini dapat berjalan dengan lancar dan selesai tepat pada

waktu. Untuk itu Kami menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu

dalam pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh

dari sempurna dan ada kekurangan baik dari segi penyusunan kalimat, tata bahasa ataupun

makalah ini belum memuat secara lengkap mengenai apa yang dibahas. Oleh karena itu dengan

tangan terbuka Kami menerima segala kritik dan saran dari pembaca agar makalah ini dapat

diperbaiki.

Akhir kata kami berharap semoga makalah ini dapat dimengerti dan memberikan

manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca. Wasallam.

Bekasi, Desember 2017

Penyusun

iv

DAFTAR ISI

Hal

Abstrak ....................................................................................................................................... ii

Kata Pengantar .......................................................................................................................... iii

Daftar Isi ................................................................................................................................... iv

1. PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1

1.1 Metode .......................................................................................................................... 3

2. PEMBAHASAN ................................................................................................................. 5

3. PENUTUP .......................................................................................................................... 7

3.1 Kesimpulan .................................................................................................................. 7

3.2 Saran ............................................................................................................................ 7

Daftar Pustaka ............................................................................................................................ 8

1

1. PENDAHULUAN

Buku merupakan jendela dunia dan sumber referensi, utamanya bagi mahasiswa.

Perpustakaan merupakan salah satu tempat mendapatkan buku referensi yang dibutuhkan.

Perpustakaan sebagai pusat pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pelestarian

informasi, penyediaan pemanfaatan informasi, dan penyebarluasan informasi yang relevan

sebagai sumber literatur bagi suatu penelitian.

Kegiatan kerja Perpustakaan meliputi Perpustakaan sebagi pusat pelayanan informasi

untuk program pendidikan dan Pengajaran, pusat pelayanan informasi untuk penelitian, pusat

pemanfaatan dari hasil penelitian, pusat informasi untuk program pengabdian pada masyarakat.

Perpustakaan pada salah satu perguruan tinggi swasta di Jakarta yaitu Universitas

Gunadarma menggunakan layanan berbasis web yang bersifat open source. Perpustakaan

tersebut juga menyediakan Layanan transaksi (peminjaman dan pengembalian buku), Layanan

referensi koleksi Tugas Akhir (skripsi/tesis), Layanan internet, Layanan Koleksi Tugas Akhir

(skripsi/tesis) dalam bentuk digital, Fasilitas ruang baca, Fasilitas wifi, Fasilitas Catalog Online

(melalui website perpustakaan), Fasilitas e-journal (melalui website perpustakaan).

Peningkatan kualitas informasi di perpustakaan dapat dilakukan dengan mengidentifikasi

kebutuhan informasi, membuat strategi TI (Teknologi Informasi) dan melakukan audit sistem

informasi. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan Audit Sistem Informasi Perpustakaan pada

Universitas Gunadarma menggunakan domain Acquire Implement (AI) Berbasis Control

Ojective for Information and Related Technology 4.1 (COBIT 4.1). Perpustakaan adalah salah

satu unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola dan

mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis untuk digunakan oleh pemakai sebagai

sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar yang menyenangkan.

Audit SI dalam rangka IT Governance merupakan audit operasional (secara khusus)

terhadap manajemen (pengelolahan) sumber daya informasi atau audit terhadap kehandalan

sistem informasi berbasis teknologi informasi, mengenai aspek-aspek: efektivitas

(effectiveness), efesiensi (efficiency, dan ekonomis tidaknya unit fungsional sistem informasi

pada suatu organisasi), data integrity, saveguarding assets, realibility, confidentiality,

availability, dan security. COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI). COBIT

4.1 terdiri dari 34 IT Process yang terdapat pada empat domain yaitu Plan and Organise (PO),

2

Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS), Monitor and Evaluate (ME). Kerangka

kerja COBIT 4.1 secara keseluruhan terdapat pada Gambar 1.

Gambar 1 Kerangka Kerja COBIT

Domain AI memiliki tujuh IT Process terdiri dari AI1 hingga AI7. Domain AI berkaitan

dengan implementasi solusi TI dan integrasinya dalam proses bisnis organisasi untuk

mewujudkan strategi TI yang ada di Perpustakaan Universitas Gunadarma. Selain itu, domain

AI juga meliputi perubahan dan perbaikan yang dibutuhkan sistem yang sedang berjalan untuk

memastikan apakah sistem tersebut tetap terjaga. COBIT 4.1 memiliki tingkat kematangan

manajemen sistem dan teknologi informasi yang dibagi menjadi enam level, yaitu:

1. Level 0 (Nothing), adalah kondisi dimana perusahaan sama sekali tidak perduli terhadap

pentingnya teknologi informasi untuk dikelola secara baik oleh manajemen.

2. Level 1 (Ad-Hoc), adalah kondisi dimana perusahaan secara reaktif melakukan penerapan

dan implementasi teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan mendadak yang

ada, tanpa didahului dengan perencanaan sebelumnya.

3. Level 2 (Repeatable), adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki pola yang berulang

kali dilakukan dalam melakuan manajemen aktivitas terkait dengan tata kelola teknologi

3

informasi, namun keberadaannya belum terdefinisi secara baik dan formal sehingga masih

terjadi ketidak konsistenan.

4. Level 3 (Defined), adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki prosedur baku formal

dan tertulis yang telah disosialkan ke segenap jajaran manajemen dan karyawan untuk

dipatuhi dan dikerjakan dalam aktivitas sehari-hari.

5. Level 4 (Managed), adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki sejumlah indikator

atau ukuran kuantitatif yang dijadikan sebagai sasaran maupun obyektif kinerja setiap

penerapan aplikasi teknologi informasi yang ada.

6. Level 5 (Optimised), adalah kondisi dimana perusahaan dianggap telah

mengimplementasikan tata kelola manajemen teknologi informasi yang mengacu pada “best

practice”.

1.1 Metode

Tahapan penelitian audit sistem informasi Perpustakaan pada Universitas Gunadarma

menggunakan domain Acquire Implement (AI) Berbasis Control Ojective for Information and

Related Technology 4.1 (COBIT 4.1) dapat dilihat pada Gambar 2. Penentuan ruang lingkup

Audit dilakukan dengan wawancara awal kepada karyawan perpustakaan. Penentuan sistem

yang akan di audit dilakukan dengan cara studi literatur mengenai COBIT 4.1, menentukan

domain yang akan digunakan yaitu domain Acquire and Implement (AI) pada proses

pemilihan, pengadaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan. Domain AI terdiri

dari tujuh IT Process, yaitu Identifikasi Solusi Otomatis (AI1), Memperoleh dan

Mempertahankan Aplikasi Software (AI2), Memperoleh dan Mempertahankan Teknologi

Infrastruktur (AI3), Aktifkan Operasi dan Penggunaan (AI4), Pengadaan Sumber Teknologi

Informasi (AI5), Mengelola Perubahan (AI6), dan Memasang dan Mengakreditasi Solusi dan

Perubahan (AI7).

Tahap selanjutnya adalah pembuatan kuisioner, penentuan auditee dan pembuatan

jadwal audit. Auditee dalam penelitian ini adalah 7 (tujuh) orang, terdiri dari dua orang

karyawan Perpustakaan dan lima karyawan DSTI (Departemen Sistem Teknologi dan

Informasi). Penyebarkan kuisioner berisi 10 daftar pertanyaan kepada auditee, wawancara

meliputi seputar sistem yang nanti hasil wawancara akan dirangkum untuk langkah selanjutnya

juga dilakukan observasi dan pengumpulan dokumen bukti audit.

4

Penghitungan nilai maturity level dan analisis hasil pengumpulan data disajikan dalam

bentuk Tabel Maturity Model dan spider chart. Nilai yang diperoleh digunakan sebagai dasar

untuk mengambil kesimpulan dan pembuatan Laporan hasil audit. Penentuan hasil audit

dituangkan dalam bentuk rekomendasi guna perbaikan sistem informasi di kemudian hari.

Langkah terakhir adalah penyusunan laporan hasil audit. Di dalam laporan ini dijelaskan

mengenai keseluruhan proses audit yang telah dilakukan dan rekomendasi lengkap untuk para

pemegang kepentingan yang bekerja pada objek penelitian.

Gambar 2 Bagan Alir Penelitian

5

2. PEMBAHASAN

Proses bisnis yang terdapat pada salah satu Perpustakaan pada Universitas Gunadarma

telah diketahui oleh karyawan perpustakaan. Prosedur-prosedur yang telah dibuat resmi

sudah diketahui oleh pihak yang terkait, terdiri dari :

1. Prosedur Pelayanan Perpustakaan Layanan Transaksi

2. Prosedur Pelayanan Perpustakaan Pendaftaran Anggota Perpustakaan

3. Prosedur Pelayanan Perpustakaan Peminjaman Buku Teks

4. Prosedur Pelayanan Perpustakaan Pengembalian Buku teks dan Perpanjangan

5. Prosedur Pelayanan Perpustakaan Keterlambatan Pengembalian Buku

6. Prosedur Pelayanan Peraturan Perpustakaan

7. Prosedur Pengadaan Koleksi Buku Teks Perpustakaan Melalui Pembelian

8. Prosedur Pemeliharaan Dan Pelestarian Koleksi Perpustakaan

Perpustakaan telah menggunakan sistem yang digunakan untuk menyimpan data-data

peminjaman buku, pengembalian buku dan melihat koleksi-koleksi buku. Adapun kelemahan

dari sistem tersebut yaitu hanya dapat diakses di web browser ”mozilla firefox” agar tampilan

aplikasinya sempurna dan penggunaannya harus selalu terkoneksi dengan internet. Kuisioner

disebarkan kepada tujuh auditee. Selanjutnya dilakuan penghitungan nilai maturity level pada

domain AI berdasarkan jawaban dari kuisioner yang diterima auditor. Hasil perhitungan dapat

dilihat pada Tabel 1 dan disajikan dalam bentuk grafik Laba-Laba yang dapat dilihat pada

Gambar 3.

Tabel 1 Nilai Maturity Level Domain AI

Nama IT Process Nilai IT Process

AI1. Identifikasi Solusi Otomatis 1.01

AI2. Memperoleh dan Mempertahankan Aplikasi Software 1.10

AI3. Memperoleh dan Mempertahankan Teknologi Infrastruktur 3.12

AI4. Aktifkan Operasi dan Penggunaan 2.75

AI5. Pengadaan Sumber Teknologi Informasi 3.35

AI6. Mengelola Perubahan 2.20

AI7. Memasang dan Mengakreditasi Solusi dan Perubahan 3.95

Rata-rata 2.49

6

Gambar 3. Grafik Laba-Laba Nilai Maturity Level

Berdasarkan hasil perhitungan Maturity Model dan menurut framework COBIT 4.1

posisi penilaian dari sistem aplikasi adalah berada di tingkat ke 2.49 dari legend rankings used

yang berarti proses sebuah perusahaan atau sistem mengikuti pola yang sudah diatur sehingga

tidak banyak yang harus diperbaiki. Untuk proses prosedur yang digunakan sudah diikuti oleh

divisi lain namun belum ada pelatihan yang formal atau prosedur standar yang dipakai. Pada

level ini terdapat ketergantungan individual dalam perbaikan sistem atau infrastruktur sehingga

terjadinya kesalahan masih besar kemungkinan terjadi.

Proses sebuah perusahaan atau sistem mengikuti pola yang sudah diatur sehingga tidak

banyak yang harus diperbaiki dan sebagain sudah didokumentasikan ataupun

dikomunikasikan, tetapi sebagian juga ada yang belum didokumentasikan dan

dikomunikasikan. Untuk itu, direkomendasikan agar sistem berada di tingkat yang diinginkan.

Peran yang harus dilakukan ialah lebih mendetail untuk mendokumentasikan setiap kali

melakukan sebuah kegiatan baik diluar Perpustakaan mupun didalam Perpustakaan yang

tentunya melibatkan sistem.

Kemudian lebih detail dikomunikasikan sehingga perusahaan atau sistem tugas

utamanya hanya perlu mempertahankan sistem yang sudah ada agar bisa dikelola menjadi jauh

lebih baik lagi. Mengelola dan mengatur dengan baik dan sesuai prosedur maka suatu sistem

akan berjalan dengan memenuhi standar. Segala kebaikan sistem keuntungannya untuk di

perusahaan atau sistem yang dimiliki, dengan adanya sistem yang baik tentunya juga bisa

meringankan beban pekerjaan yang dikerjakan menghemat waktu. Data-data jadi lebih efektif

disimpannya dan kemungkinan untuk erorr juga sangat jarang terjadi.

Keterangan :

Skala terkecil yaitu 0, skala

berikutnya bertambah 0,5 hingga

skala ke 4.

7

3. PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil audit sistem informasi perpustakaan pada Universitas

Gunadarma diperoleh nilai rata-rata maturity level pada domain AI sebesar 2.49. Angka

tersebut menunjukkan bahwa penerapan sistem pada perpustakaan telah membantu proses

bisnis yang ada secara kontinyu namun belum ada aturan formal. Ada sebagian aturan yang

telah didokumentasikan dan dikomunikasikan. Proses pematangan merupakan proses

perbaikan dan penyempurnaan yang harus diupayakan secara terus menerus dan

berkelanjutan, serta merupakan proses pembelajaran yang mana tiap tingkatan kematangan

harus dilalui. Perbaikan pada sistem masih harus dilakukan untuk bisa mencapai hasil

sistem yang diharapkan.

3.2 Saran

Beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan lebih lanjut, yakni sebagai

berikut :

1. Diperlukan beberapa perbaikan dalam infrastruktur perpustakaan yang nantinya dapat

dikembangkan untuk pengguna generasi yang akan dating.

2. Suatu sistem akan dapat berjalan dengan baik apabila mempunyai suatu prosedur atau

aturan yang dapat mengolah secara utuh. Maka dari itu diperlukan prosedur atau aturan

yang mendetail guna menutupi prosedur yang kurang.

3. Pengontrolan TI perlu dilakukan secara lebih detail dokumentasi pada setiap IT Process

yang sedang berjalan.

4. Menanamkan kesadaran kepada seluruh karyawan Perpustakaan agar tidak selalu

bergantung pada divisi TI hal ini bertujuan untuk lebih mengoptimalkan kinerja TI.

5. Memberikan pelatihan formal secara berkala tentang penggunaan dan kemajuan TI

untuk meningkatkan kualitas karyawan di Perpustakaan.

8

DAFTAR PUSTAKA

[1] Gondodiyoto, Sanyoto.2007. Audit Sistem Informasi + Pendekatan CobIT. Edisi Revisi.

Jakarta : Mitra Wacana Media.

[2] H. d. A. W. Jogiyanto. 2011. “Sistem Tata kelola Teknologi Informasi”, Yogyakarta:

Andi.

[3] Arens, A. A & Loebbeck, J.K. 2003. Auditing: Pendekatan Terpadu. Jakarta: Salemba

Empat.

[4] Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Grmedia Pustaka Utama