DESAIN SISTEM AKUNTANSI TERINCI - cicilia_el.staff...

Jogiyanto HM, 2008. 1

Minggu 8

DESAIN SISTEM AKUNTANSI TERINCI

Sub pokok bahasan :

1) Desain Output terinci

a. Bentuk laporan

b. Pedoman desain laporan

c. Alat-alat desain output terinci

d. Mengatur tata letak isi output

e. Penjelasan data di kamus data output

2) Desain input terinci

a. Dokumen dasar

b. Cara mengurangi jumlah masukan

c. Kode

d. Petunjuk pembuatan kode

e. Tipe dari kode

A. Desain Output terinci

Desain output yang akan dibahas ini adalah untuk output berbentuk laporan dimedia

keras.

1. Bentuk laporan

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling

banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk tabel dan

berbentuk grafik atau bagan.

a) Laporan berbentuk tabel

Berikut ini adalah macam – macam laporan yang berbentuk tabel yang

menekankan pada kualitas isi serta kegunaannya :

Notice report

Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan

ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas karena dimaksudkan

supaya permasalahan – permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas

sehingga dapat langsung ditangani. Contoh notice report sebagai berikut :


Equipoised report

Isi dari equispoised report adalah hal – hal yang bertentangan. Laporan ini

biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya

informasi yang berisi hal –hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai

dasar didalam pengambilan keputusan. Contoh equispoised report adalah

sebagai berikut :

Variance report

Laporan ini menunjukan selisih (variance) antara standar yang sudah di

tetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari

variance report sebagai berikut :


Comparative report

Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang

lainnya. Misalnya pada laopran laba/rugi atau neraca dapat dibandingkan

antara nilai – nilai elemen tahun berjalan dengan tahun – tahun

sebelumnya. Contoh dari Comparative report adalah sebagai berikut :

b) Laporan berbentuk grafik

Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan

diantaranya sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan

bagan pastel (pie chart).

Bagan garis (Line chart)

Pada bagan garis variasi dari data ditunjukan dengan suatu garis atau

kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu :

1) Dapat menunjukan hubungan antara nilai dengan baik

2) Dapat menunjukan bebrapa titik

3) Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya

4) Mudah dimengerti


Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan,

yaitu :

1. Bila terlalu banyak garis dan kurva (sekitar lebih dari 4 buah

garis atau kurva) maka akan tampak ruwet.

2. Hanya terbatas pada 2 dimensi

3. Spasi dapat menyesatkan

Bagan batang (bar chart)

Nilai – nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam

bentuk batang – batang vertikal ataupun batang – batang horizontal.

Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut :

1. Baik untuk perbandingan

2. Dapat menunjukan nilai dengan cepat

3. Mudah dimengerti

Kelemahannya :

1. Terbatas hanya pada satu titik saja

2. Spasi dapat menyesatkan

Bagan pastel (pie chart)

Bagan pastel merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai

kue pastel (pie). Tiap – tiap potong dari pie dapat menunjukan bagian

dari data. Kelebihan dari bagan pastel adalah sebagai berikut :

1. Baik untuk perbandingan sebagaian dengan keseluruhan

2. mudah di mengerti

Kelemahannya :

1. Penggunaannya terbatas

2. Ketepatannya kurang

3. Tidak dapat menunjukan hubungan beberapa titik


2. Pedoman desain laporan

Berikut ini adalah pedoman – pedoman di dalam pembuatan suatu laporan,

sebagai berikut :

1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama,

yaitu :

a. Judul laporan

b. Tubuh laporan

c. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan

2. Untuk laporan – laporan yanng penting, gunakanlah kertas yang berkualitas

baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.

3. Untuk tiap – tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm,

sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.

4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.

5. Untuk hal – hal yang ingun di tonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar,

tebal atau di garisbawahi.

6. Gunakanlah huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari

penggunaan font yang sulit dimemgerti.

7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan gunakalah tanda “.” Atau “-“ .

bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan

sajikan dalam urutan yang terpenting.

8. Letakanlah informasi yang mendetail dilampiran dan gunakanlah petunjuk

yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laopran letak dari

informasi detail tersebut.

9. Usahakan didalam laopran berisi keterangan – keterangan yang diperlukan

yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan –

keterangan tersebut tidak ada.

10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring

dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.

11. Laporan harus dibuat dan di distribusikan tepat pada waktunya.

12. Laporan harus sederhana tapi jelas

13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah

dimengerti dan dipahami oleh pemakainya


14. Isi laopran harus akurat

15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk – bentuk laporan

yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang

menggunakannya.

16. Laporan harus berguna

17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.

3. Alat-alat desain output terinci

Dua buah alat desain sistem yang dapat digunakan untuk desain output

terinci, yaitu sebagai berikut :

1. Printer layout atau printer spacing chart atau printer layout chart

merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa

bentuk dari output diprinter.

2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dan arus

data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci

tentang data yang akan disajikan dilaporan.

4. Mengatur tata letak isi output

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari

output untuk dipahami dan dimegerti. Pengaturan tata letak output merupakan

pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem

maupun bagi programmer.

Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output

apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan

digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang

diinginkan.

Programmer membutuhkan desain iutput ini untuk menentukan posisi kolom,

baris dan informasi yang harus disajikan disuatu output. Pengaturan tata letak isi

output yang akan di cetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer

(printer layaout chart) dan kamus data output.


5. Penjelasan data di kamus data output

Desain output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga terutama akan

digunakan oleh programmer didalam membuat program. Programmer perlu

diberi penjelasan yang lebih terinci lagi tentang isi dari output tersebut.

Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus data output. Kamus data

output dibuat berdasarkan kamus data arus data dan desain tata letak dibagan

tata letak printer.

2) Desain input terinci

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan

mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi – transaksi yang

dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk

sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak lepas dari data yang

dimasukan.

Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai

penangkapan input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak di desain

dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang.

Desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode – kode yang

digunakan untuk input.

A. Dokumen dasar

Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan

untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat

didokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi

untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting didalam arus data di sistem

informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu didalam penanganan arus data

sebagai berikut :

1. Dapat menunjukan macam dari data yang harus dikumpulkan dan

ditangkap.

2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.

3. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan

disebutkan satu – persatau didalam dokumen dasarnya.


4. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari

formulir – formulir tersebut dapat diberikan kepada individu – individu

atau departemen yang menbutuhkan.

5. Dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadi suatu

transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail.

6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung dari file

– file data dikomputer.

Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan

baik. Berikut ini merupakan petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar

yang baik, sebagai berikut :

1. Kertas yang dipergunakan

2. Ukuran dari dokumen dasar

3. Warna yang digunakan

4. Judul dokumen dasar

5. Nomor dokumen dasar

6. Nomor urut dokumen dasar

7. Nomor dan jumlah halaman

8. Spasi

9. Pembagaian area

10. Caption

Adalah kata – kata yang dicetak di dokumen dasar untuk menunjukan

siapa yang harus mengisi dan apa yang harus di isikan. Berikut ini

merupakan macam – macam caption yang dapat dipergunakan, sehingga

pengisian data dapat lebih mengena.

a. Box caption

Merupakan caption yang dicetak didalam suatu kotak dan data

harus disikan didalam kotak tersebut juga.

b. Yes/No check off caption

Menunjukan dimana harus mengisikan ya dan dimana harus

mengisikan tidak.


c. Horizontal check off caption

Menunjukan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan

secara mendatar.

d. Checklist caption

Menunjukan daftar pilihan yang dapat dipilih.

e. Blocked space caption

Menunjukan kotak – kotak ruang kosong yang harus di isi dengan

data.

f. Scannabel form caption

Caption yang menunjukan tempat – tempat yang harus di isi pada

formulir yang akan dibaca oleh alat scanner, misalnya oleh OMR

reader. Dokumen dasar yang baik harus bersifat self – insruction,

artinya harus berisi instruksi – instruksi yang jelas bagi pengisi

untuk menuliskan data tanpa harus bertanya lagi.

B. Cara mengurangi jumlah masukan

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi jumlah input

yang akan dimasukan ke sistem tanpa mengurangi kelengkapannya. Cara – cara

yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Menggunakan kode

2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan

3. Jam dan tanggal dapat diambilkan dari sistem

4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem

C. Kode

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data ke

dalam komputer dan untuk mengambil beberapa macam – macam informasi

yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf

dan karakter – karakter khusus (misalnya %, /, -, $, #, &, : dan lain sebagainya).

Kode numerik menggunakan 10 macam kombinasi angka di dalam kode. Kode

alpabetik menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya. Kode alpanumerik


merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter –

karakter khusus.

D. Petunjuk pembuatan kode

Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu

sebagai berikut :

1. Harus mudah diingat

2. Harus unik

3. Harus fleksibel

4. Harus efisien

5. Harus konsisten

6. Harus distandarisasi

7. Spasi dihindari

8. Hindari karakter yang mirip

9. Panjang kode harus sama

E. Tipe dari kode

Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem

informasi, diantaranya adalah :

1. Kode Mnemonik

Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat . kebaikan dari kode ini

adalah mudah diingat dan kelemahanya adalah kode dapat menjadi terlalu

panjang.

2. Kode urut

Disebut juga dengan kode seri merupakan kode yang nilainya urut antara

satu kode dengan kode berikutnya.

Kebaikannya :

a. Sangat sederhana

b. Mudah diterapkan

c. Kode dapat pendek tetapi unik

d. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui


e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif,

sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan

demikian file tidak perlu di index.

f. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah

diketahui.

Kelemahannya :

1. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan

tidak dapat disisipkan

2. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang

diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urutannya saja.

3. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

3. Kode blok

Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang

mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum

yang diharapkan.

Kebaikannya :

a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah

tertentu.

b. Mudah diperluas

c. Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian

d. Proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih

mudah.

Kelemahannya :

a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode

menjadi cukup panjang.

b. Kurang mudah diingat.

4. Kode grup

Merupakan kode yang berdasarkan field – field dan tiap – tiap field kode

mempunyai arti.


Kebaikannya :

a. Nilai dari kode mempunyai arti

b. Mudah diperluas

c. Dapat ditambah atau dibuang sebagian

d. Dapat menunjukan jenjang dari data

Kelemahannya :

a. Kode dapat menjadi panjang

5. Kode desimal

Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka

desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai

dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.

DESAIN SISTEM AKUNTANSI TERINCI - cicilia_el.staff...

Documents

Transcript of DESAIN SISTEM AKUNTANSI TERINCI - cicilia_el.staff...