DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMALDefinisi Organisasi Formal : Sistem Kegiatan yang Terkoordinasi dari Sekelompok Orang yang Bekerja Bersama untuk Mencapai Tujuan di Bawah Kekuasaan dan Kepemimpinan.Organisasi formal ini secara sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun.

Struktur OrganisasiSrtuktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi; hubungan antar fungsi-fungsi,serta wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur mencerminkan mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi-organisasi dikelola.

Variabel kunci yang menentukan desain struktur organisasiStrategi OrganisasiLingkungan yang melingkupinya.Teknologi yang digunakan.Orang-orang yang terlibat dalam organisasi

1. Strategi OrganisasiAlfred D. Chandler mengemukakan bahwa pengubahan-pengubahan strategi mengakibatkan pengubahan-pengubahan desain organisasi. (struktur mengikuti strategi).Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengimplementasikannya maka manajer harus memperhitungkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi.Hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama : 1) Organisasi adalah reaktif terhadap lingkungannya : Proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroperasi pada saat sekarang dan akan beroperasi di waktu yang akan datang.,2) Organisasi adalah proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan di mana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.

Pengaruh strategi pada struktur organisasi :Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional, yg merupakan basis pokok bagi desain organisasi. Contoh Kegiatan-kegiatan dengan kreativitas dan kebutuhan teknis sangat tinggi mungkin memerlukan desain organisasi tipe matriks.Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang- orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dan hal ini selanjutnya mempengaruhi struktur yang sesuai.3. Strategi menentukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan beroperasi, ini juga mempengaruhi struktur

Tipe-tipe lingkungan :Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa pengubahan yang diperkirakan atau tiba-tiba. Cirinya a.l : pengubahan-pengubahan produk tidak sering terjadi, modifikasi-modifikasi dapat direncanakan dengan baik, permintaan pasar tidak begitu berfluktuasi, pengubahan hukum yang mempengaruhi organisasi tidak sering terjadi, dan perkembangan teknologi baru dapat diramalkan 2. Lingkungan berubah, yaitu lingkungan di mana inovasi mungkin terjadi dalam semua bidang produk, pasar, hukum atau teknologi.. Contoh beberapa organisasi yg beroperasi dalam lingkungan berubah a.l : industri jasa dan konstruksi.

3. Lingkungan bergejolak. Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hukum sering diganti, kemajuan teknologi mengubah secara drastis desain produk dan metode-metode produksi, organisasi ada dalam lingkungan bergejolak. Contoh : Perusahaan komputer sekarang ini yang harus berhadapan dengan pengubahan tingkat teknologi dan pasar yang sangat cepat dan terus menerus.

Tom Burn dan G.M Stalker (The Managemen of Innovation, Tavistok London) mengemukakan bahwa : Sistem Mekanistik adalah paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan sistem organik paling sesuai untuk lingkungan bergejolak. Dan organisasi dalam lingkungan berubah dapat menggunakan kombinasi dua sistem tersbut.

Sistem Mekanik :berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. Berbagai sasaran dan wewenang untuk setiap individu dan sub unit ditentukan sepenuhnya oleh para manajer atas.

Sistem Organik : Individu-individu cenderung bekerja dalam suatu kelompok, berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran.

Hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi menurut Joan Woodward.Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Teknologi yang komplek menyebabkan struktur organisasi berbentuk tall dan memerlukan derajat supervisi dan koordinasi yang lebih besar.Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan , semakin besar jumlah staf administratif dan klerikal.

Perusahaan-perusahaan yang ingin sukses harus mempunyai struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.

Orang dan StrukturSikap, pengalaman dan peranan para anggota organisasi juga berhunbungan dengan struktur organisasi.Manajer dan Struktur. Nilai-nilai manajerial merupakan faktor penting dalam penentuan strategi organisasi. Para manajer mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka, selanjutnya pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi, Struktur organisasi juga dipengaruhi secara langsung oleh prefensi pribadi manajerterhadap berbagai tipe organisasi tertentu, terhadap cara-cara berhubungan dengan bawahan, langganan dan manajer lainnya, dan cara-cara pemecahan masalah. Sikap pribadi manajer terhadap wewenang, perhatian atau ketidakperhatiannya terhadap formalitas dan pengalaman-pengalamannya juga berpengaruh terhadap struktur organisasi.

2. Karyawan dan Struktur : Tingkat pendidikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan dan ketersediaan berbagai alternatif di luar organisasi merupakan penentu penentu penting struktur organisasi. Contoh : Individu yang berpendidikan tinggi mempunyai banyak alternatif menarik di luar dan menyenangi bekerja lebih tepat di organisasi dengan struktur organik. Individu dengan pendidikan rendah yang melaksanakan pekerjaan-pekerjaan repetitif dan membosankan mungkin lebih baik dikelola dengan struktur yang mekanik.

Model-Model Struktur OrganisasiModel Tradisional. (Bentuk Piramida).Model Hubungan Manusiawi.Model Sumber Daya Manusiawi,

a.d. 1 Model Tradisional. Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah piramid. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen struktur (satuan kerja, departemen, divisi, bagian dan sebagainya) dan hubungan-hubungan pekerjaan-atasan. Organisasi Tradisional dan Lingkungannya. Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan uang stabil dan pengubahan-pengubahan di dalamnya dapat diperkirakan. Struktur tradisional akan efisien dalam kondisi lingkungan yang stabil

a.d. 2.Model Hubungan Manusiawi Model hubungan manusiawi mengusulkan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik, dan perilaku-perilaku struktural.Pertama : model hubungan manusiawi mempersilahkan para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi diantara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antar para anggota organisasi bertanggungjawab kepadanya.Kedua : pendekatan hubungan manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan bahwa ia memberikan tanggapan kooperatif. Manajer disarankan untuk mengenal dan menaruh kepercayaan pada pemimpin informal, memanfaatkan saluran komunikasi informal, memelihara hubungan-hubungan perorangan yang mungkin terbentuk diantara para bawahannya. Bekerja melalui pemimpin-pemimpin informal dapat meningkatkan prestise mereka dan membuat mereka dan para pengikutnya lebih kooperatif.

Ketiga : pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi dan kewenangan departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota.

Organisasi hubungan manusiawi dan lingkungannya. Teori-teori hubungan manusiawi tidak menolak secara mendasar bentuk sepert mesin pada struktur tradisional. Pemikiran-pemikirannya ditujukan terutama pada proses penyediaan minyak pelumas pada mesin-mesin tersebut.

a.d. 3 Model Sumber Daya Manusia. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi. Konsep model sumber daya manusia ini mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi-posisi yang berinteraksi, sehingga anggota-anggota organisasi mempunyai : 1) Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama. 2) jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horizontal yang relevan. 3) kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dan efisien.

Dimensi-Dimensi Dasar Struktur OrganisasiPembagian Kerja.2. Berbagai Fungsi yang melekat pada Organisasi3. Departemensasi

a.d. Pembagian Kerja Pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau keterampilan-keterampilan khusus, dan gerakan-gerakan atau perpindahan percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Pembagian kerja juga mengarahkan pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktivitas. Pembagian kerja juga berpengaruh pada perilaku karyawan, seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterikatan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yang mengarah kepada ketidakefisienan

a.d. 2. Berbagai fungsi yang melekat pada struktur organisasiWewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.Kekuasaan kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasiTanggung jawab adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu (tugas atau fungsi organisasi)Akuntabilitas adalah faktor di luar individu dan perasaan pribadinya. Contoh bila seorang manajer menghendaki pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dikatakan akuntabilitas terjadi. 5) Komunikasi dalam Organisasi. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal

6). Hubungan Lini dan Staf. Wewenang lini adalah memberikan perintah-perintah atau melaksanakan kegiatan. Sedangkan wewenang staf adalah memberi bantuan dan nasehat tetapi tidak memberi perintah.7) Rentang Kendali adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Struktur flat (datar) dan tall (tinggi) digunakan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen. Struktur tall mempunyai rentang kendali sedikit atau sempit, sedangkan struktur flatt mempunyai rentang kendali melebar atau banyak.

8) Sentralisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi terjadi. Sebaliknya dalam organisasi di mana wewenang dipegang atau I dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang,kondisi sentralisasi nampak.Rantai wewenang skalar, menentukan perbedaan tingkatan wewenang dalam organisasi, semakin tinggi tingkatan semakin besar wewenang.Kesatuan perintah. Kesatuan terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.

a.d. 3 Departementasi Departementasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokkan kegiatan-kegiatan organisasi. 1. Waktu dapat dibagi menjadi shif pertama , shif kedua dan shif ketiga. 2. Pelayanan (service) yang mungkin mencerminkan kelas pertama, kelas kedua dan seterusnya. 3. Langganan dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer dan konsumen akhir. 4. Peralatan dapat diperinci . Mis : di dalam kelompok produksi menjadi departemen pemotongan, perakitan dan pembungkusan. 5. Urutan angka dapat digunakan dalam pelayanan telepon, mis nomor-nomor 0000-50000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomor-nomor 50001-99999 ditempatkan di departemen lain.

*