Definisi Staf

Manajemen Pendidikan

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan makalah ini

dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penyusun tidak akan sanggup

menyelesaikan dengan baik.

Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas wawasan mengenai sebuah

topik yakni ‘’Stuffing (Penyusunan Staf)’’ yang kami sajikan berdasarkan pengamatan

dari berbagai sumber. Makalah ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik

itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh

kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.

Kami sadari bahwa tulisan ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun mohon untuk

saran dan kritiknya. Terima kasih.

Langsa, 14 Oktober 2012

Penulis

1Staffing


DAFTAR ISI

Daftar Isi ......................................................................................................................i

Kata Pengantar ...........................................................................................................ii

A. Definisi Staf.......................................................................................................3

B. Macam-macam Staf.........................................................................................3

1. Staf Penasihat.............................................................................................3

2. Staf Pelayanan............................................................................................4

C. Peranan Staf (Dalam proses manajemen)......................................................4

D. Fungsi-fungsi Staf.............................................................................................6

E. Penyusunan Staf...............................................................................................7

Kesimpulan...................................................................................................................9

Daftar Pustaka ..........................................................................................................10

2Staffing


Stuffing (Penyusunan Staf)

A. DEFINISI STAF

Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang

fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.1 Dimaklumi bahwa

dalam suatu organisasi pimpinanlah yang bertanggung jawab akan pelaksanaan tugas-tugas

organisasi, tapi tidak berarti ia harus mengambil alih semua tugas tersebut. Dalam

pelaksanaan tugas, pimpinan dapat menunjuk staf (orang lain) untuk mengerjakannya

dengan pemberian wewenang dan pembahagian tanggung jawab. Pada waktu-waktu

tertentu pimpinan juga boleh membentuk panitia yang berfungsi sebagai staf atau sejumlah

orang yang diangkat dan dipilih guna mempertimbangkan persoalan yang diajukan

kepadanya (pimpinan).

B. MACAM - MACAM STAF2

Pada dasarnya staf dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu : Staf Penasihat dan Staf

Pelayanan.

1. STAF PENASIHAT

Dibentuk guna memberi saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf

penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang

menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer dapat menunjuk

atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian

motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Agar saran-saran yang diberikan

kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta

diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses.

Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :

1 http://rahmanarruworlds.blogspot.com/2012/03/tulisan-tugas-teori-organisasi-umum.html diakses pada tanggal 13 Oktober 2012

2 Ibid

3Staffing

http://rahmanarruworlds.blogspot.com/2012/03/tulisan-tugas-teori-organisasi-umum.html


1. Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.

2. Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima.

3. Mengadakan evaluasi atau penilaian.

4. Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan.

5. Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik.

6. Membuat kesimpulan.

7. Merumuskan saran-saran/pertimbangan-pertimbangan dalam bentuk tertentu

sehingga mudah dan dipahami oleh pimpinan.

2. STAF PELAYANAN ( Staf Specialis )

Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam

memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf

pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-

kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan.

C. PERANAN STAF (Dalam Proses Manajemen)

Dalam organisasi bentuk lini dan staf ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok

pertama adalah yang bertugas utama menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, lalu

pihak lain bertugas melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda

organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun

kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan

organisasi secara efektif dan efisien.

Peranan staf dalam proses manajemen ialah membahas pentingnya kegiatan-kegiatan

penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, dan juga membahas pentingnya

4Staffing


peranan karyawan staf dalam membantu management members dalam mengambil

keputusan.

Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lower manager

seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut : 3

Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.

Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang

dihadapi oleh organisasi.

Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-

kekuatan yang dimiliki organisasi.

Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal

sehat dari para pelaksana.

Uraian di atas diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan

semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dan dapat dikatakan bahwa keputusan yang

menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan semua pihak belum

tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.

Tugas-tugas yang diberikan kapada staff adalah sebagai berikut4 :

Mengumpulkan data (fakta)

Menginterpretasikan data (fakta)

Mengusulkan alternatif tindakan

Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan

memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana

tersebut ditolak.

Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumen-dokumen lainnya yang

diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari

rencana yang telah ditetapkan.

Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk

rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah

instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.

3 Drs. Nurkolis, M.M, Manajemen Berbasis Sekolah, Cet. IV, Grasindo, Jakarta, 2003, hal. 119. 4 Made Pidata, Manajemen pendidikan Indonesia, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), hal.101

5Staffing


Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas operasional

mengenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.

Memberikan informasi dan nasihat kepada petugas-petugas operasional mengenai

pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staf sebagaimana diketahui bahwa staf yang diinginkan apabila :

Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik.

Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian,

pandangan dan sebagainya.

Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan,

dapat disebabkan:

(1) Bawahan belum mempunyai kemampuan

(2) Secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada

spesialist.

D. FUNGSI-FUNGSI STAF

Fungsi staf menurut bidang yang di layani dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di

perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran

dan staf lain/sebagainya. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan

menjadi5:

1. Staf khusus, staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta

melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus staf spesialis yaitu:

a) Terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan

terhadap elemen-elemen dalam organisasi.

b) Nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi

c) Nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu

5 Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), hal.90

6Staffing


2. Staf pribadi, memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer. Staf

ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam-macam untuk satu atasan dan

biasanya bersifat generalis.Umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top

manajer). Staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu :

a) Staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi

sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-

komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta

mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang

berhubungan dengan tujuan. Staf asisten ini meliputi:

Executive assintants tugasnya memberi bantuan kepada pucuk pimpinan

dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di

perlukan.

Administrative assistants bertugas memberikan layanan kepada seorang

pimpinan dalam soal kecil administrasi.

Special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada

pimpinan.

b) Line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada

dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang

menurut fungsinya.

7Staffing


Contoh Bagan Staf

E. PENYUSUNAN STAF

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penyusunan staf, antara lain

sebagai berikut6 :

1. Penyusunan staf berhubungan dengan penetapan orang-orang yang akan

memangku jabatan yang ada dalam organisasi. Penyusunan staf adalah menyusun

tenaga kerja sedemikian rupa sehingga tersedia tenaga kerja dalam kuantitas dan

kualitas yang dibutuhkan

2. Melakukan analisis pekerjaan (job analysis) yang menghasilkan uraian pekerjaan

(job description) dan persyaratan jabatan (job spesification)

3. Uraian pekerjan memuat nama pekerjaan, unit kerja, ikhtisar jabatan, tugas rutin

(harian), tugas berkala (periodik), hubungan jabatan, wewenang, tanggung jawab

dan persyaratan jabatan

6 http://mulyo.blog.esaunggul.ac.id/tag/penyusunan-staf/ diakses pada tangal 13 Oktober 2012

8Staffing


4. Persyaratan jabatan merinci syarat yang diperlukan pemegang jabatan, umumnya

berupa pendidikan dan pengalaman

5. Melakukan analisis tenaga kerja (work force analysis) untuk menentukan jumlah

tenaga yang dibutuhkan dengan menghitung cyclical time, non cyclical time,

fatigue time, personnal time, waktu kerja per hari, hari kerja per bulan dan

prosentasi absensi per bulan

6. Analisis tenaga kerja dimulai dengan menghitung total waktu yang berhubungan

langsung dengan pekerjaan (cyclical time), waktu yang tidak berhubungan

langsung (non cyclical time), waktu yang diperlukan untuk menghilangkan

kelelahan (fatigue time) dan waktu untuk keperluan pribadi (personal time)

7. Hasilnya dibagi dengan hasil kali waktu kerja per hari dengan waktu penyelesaian

kerja per bulan, kemudian hasil pembagian tersebut ditambah dengan prosentase

absensi pegawai per bulan. Hasil perhitungan akhir menunjukkan jumlah tenaga

yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

8. Menentukan sumber tenaga yang diperlukan, baik sumber internal maupun

eksternal

9. Sumber internal : diperoleh dari penataran (up grading), pemindahan (transfering),

pengangkatan (promoting). Lebih disukai karena memberi motivasi kepada

pegawai namun kualifikasi sering tidak terpenuhi

10. Sumber ekternal : berasal dari lamaran pribadi, organisasi karyawan, kantor

penempatan tenaga, lembaga pendidikan, kursus, pesaing, migrasi. Kualifikasi

tenaga yang sesuai sering ditemukan dari sumber eksternal.

11. Menentukan metoda penarikan (recruitment) dan seleksi :

12. Penarikan dilakukan dengan menunggu lamaran, iklan, rekomendasi karyawan,

lembaga pendidikan, serikat pekerja, internet

13. Seleksi meliputi wawancara pendahuluan, pengumpulan data, pengujian (tes tulis,

praktik, integensi, kecakapan khusus), wawancara mendalam, pemeriksaan

referensi/prestasi, pemeriksaan kesehatan, mengambil keputusan (menentukan

calon terbaik), orientasi.

9Staffing


KESIMPULAN

Staf adalah individu/kelompok dalam suatu organisasi yang bertugas memberikan

saran dan pelayanan kepada fungsi lini atas perintah dari pimpinan organisasi. Atau bisa

dikatakan yaitu orang yang diangkat/ditunjuk sesuai dengan keahliannya untuk

melaksanakan suatu tugas yang di-bebankan kepadanya.

Terdiri atas staf penasihat dan staf pelayanan, yang mana keduanya mempunyai

peran masing-masing.

Peranan staf dalam proses manajemen ialah membahas pentingnya kegiatan-

kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, dan juga membahas

pentingnya paranan karyawan staf dalam membantu management members dalam

mengambil keputusan.

Diantara fungsi staf adalah :

1. Dengan makin berkembangnya perusahaan kekompleksan fungsi yang perlu untuk

pelaksanaan tugas berkembang lebih cepat sehingga manajemen perlu bantuan

melalui spesialisasi fungsi yang disebut staf.

2. Penciptaan fungsi staf atau fungsi sekunder ini dengan mendiferensiasikan kegiatan

ke luar dari rantai komando.

3. Fungsi staf membantu dan memperlancar kerja fungsi garis.

4. Agar fungsi staf bermanfaat harus jelas fungsinya, dibatasi jumlahnya, tugas

pimpinan memang meningkat, staf diberi informasi yang diperlukan, dimintai

nasihat, didorong berinisiatif.

10Staffing


DAFTAR PUSTAKA

Drs. Nurkolis, M.M, Manajemen Berbasis Sekolah, Cet. IV, Grasindo, Jakarta,

2003

http://mulyo.blog.esaunggul.ac.id/tag/penyusunan-staf/ diakses pada tangal 13

Oktober 2012

http://rahmanarruworlds.blogspot.com/2012/03/tulisan-tugas-teori-organisasi-

umum.html diakses pada tanggal 13 Oktober 2012

Made Pidata, Manajemen pendidikan Indonesia, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004)

Siswanto, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Bumi Aksara, 2005)

11Staffing



Definisi Staf

Documents

Transcript of Definisi Staf