Deddy Kusbianto 2010, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi STMIK Yadika, Bangil

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi

Deddy Kusbianto

Buku ini dirancang dengan format standar sesederhana mungkin agar enak dibaca dan mudah dipahami Dalam buku ini berisi modul-modul yang dapat digunakan sebagai bahan mengajar maupun dipakai sebagai acuan belajar mandiri Materi yang disajikan dalam buku ini adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Pengertian Sistem dan Analis Sistem Analisis Sistem Desain Sistem Secara Umum Pendekatan Perancangan Terstruktur Desain Sistem Terinci Input Output Desain Proses Desain Basis Data Desain Perangkat Jaringan dan Pengendalian Perancangan Berorientasi Obyek Unified Modeling Language

Deddy Kusbianto adalah Dosen Pemegang Sertifikat Kompetensi Internasional bidang Training dan Asesmen, serta berpengalaman mengajar sejak tahun 1986

c) 2010 : STMIK Yadika Bangil

Daftar Isi1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pengertian Sistem dan Analis Sistem Analisis Sistem Desain Sistem Secara Umum Pendekatan Perancangan Terstruktur Desain Sistem Terinci Input Output Desain Proses Desain Basis Data Desain Perangkat Jaringan dan Pengendalian Perancangan Berorientasi Obyek 1 17 27 43 57 70 79 92 104 116

10. Unified Modeling Language

PengantarAlhamdulillahi Robbil Alamin. Sholawat serta salam kusampaikan pada junjunganku Nabi Besar Baginda Rosululloh Muhammad saw. Semoga buku ini menjadi amal jariyah bagiku dan bagi STMIK Yadika Bangil yang menerbitkannya, serta menjadi ilmu yang bermanfaat bagi yang membacanya, amiin. Terimakasih kupersembahkan bagi istriku tercinta Puji Untariani, serta anakku Aji Okta Silamufar, Fariz Novanjaya Silmaufar, dan Sigit Ahmadi Silmaufar Buku ini kutulis berdasarkan pengalamanku mengajar sejak 1986, serta kusesuaikan dengan kaidah standar internasional bidang pengajaran dan asesmen, sehingga buku ini dibagi-bagi dalam bentuk modul-modul agar sesuai dengan sesi jadwal perkuliahan, diawali dengan capaian pembelajaran untuk memulai dengan kesepakatan pembelajaran di setiap awal sesi perkuliahan, dan ditutup dengan evaluasi untuk mendapatkan umpan balik tingkat keberhasilan pembelajaran di setiap akhir sesi perkuliahan. Buku ini hanyalah merupakan kumpulan modul yang relatif singkat, oleh karena itu di setiap modul selalu dilengkapi dengan daftar pustaka sebagai acuan pelengkap untuk pemahaman yang lebih mendalam. Selamat Belajar. Wassalammu

Deddy Kusbianto

Deddy Kusbianto, 2010, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, STMIK Yadika Bangil

MODUL 1 PENGERTIAN SISTEM DAN ANALIS SISTEMMATERI 1. Definisi Sistem 2. Karakteristik Sistem 3. Klasifikasi Sistem 4. Pengertian Pengembangan Sistem 5. Siklus Hidup Pengembangan Sistem 6. Pendekatan Pengembangan Sistem 7. Metodologi Pengembangan Sistem 8. Alat dan Teknik Pengembangan Sistem 9. Fungsi Analis Sistem STANDAR KOMPETENSI Memahami Konsep Sistem Informasi, dan Konsep Pengembangan Sistem CAPAIAN PEMBELAJARAN 1. Mahasiswa akan memahami konsep sistem dan pengertian pengembangan sistem. 2. Mahasiswa mampu menyebutkan karakteristik sistem. 3. Mahasiswa mampu menyebutkan sistem berdasarkan klasifikasi tertentu. 4. Mahasiswa mengetahui siapa saja yang akan terlibat dalam pengembangan sistem

1. Definisi SistemTerdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya

Modul 1 : Pengertian Sistem dan Analis Sistem, halaman :

1


Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistemsubsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

2. Karakteristik SistemKarakteristik sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.


2


Batas Sistem (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mampu mencapai sasaran atau tujuannya.Modul 1 : Pengertian Sistem dan Analis Sistem, halaman :

3


Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah tujuan lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah sasaran yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.

3. Klasifikasi SistemSistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini : Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem produksi dan sebagainya. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi adalah salah satu contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagianbagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem terbuka harus mempunyai sistem pengendalian yang baik.


4


4. Pengertian Pengembangan SistemPengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini : Adanya permasalahan-permasalahan (problems) Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama yang dapat berupa : o Ketidakberesan Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa : kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin; kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin; tidak efisiennya operasi; tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. o Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahanpermasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut : keluhan dari langganan; pengiriman barang yang sering tertunda; pembayaran gaji yang terlambat; laporan yang tidak tepat waktunya; isi laporan yang sering salah; tanggung jawab yang tidak jelas; waktu kerja yang berlebihan; ketidakberesan kas; produktifitas tenaga kerja yang rendah; banyaknya pekerja yang menganggur; kegiatan yang tumpang tindih; tanggapan yang lambat terhadap langganan;Modul 1 : Pengertian Sistem dan Analis Sistem, halaman :

5


kehilangan kesempatan kompetisi pasar; kesalahan-kesalahan manual yang tinggi; persediaan barang yang terlalu tinggi; pemesanan kembali barang yang tidak efisien; biaya operasi yang tinggi; file-file yang kurang teratur; keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran; bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang); investasi yang tidak efisisen; peramalan penjualan dan produksi tidak tepat; kapasitas produksi yang menganggur (idle capasities); pekerjaan manajer yang terlalu teknis; dll

Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluangpeluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut : o Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. o Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. o Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. o Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangankecurangan yang dan akan terjadi.


6


o Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. o Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Adanya instruksi-instruksi (directives) Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksi dari pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. Baik Pemerintah, organisasi maupun pimpinan akan memberikan instruksiinstruksi berdasarkan prinsip pengembangan sistem sebagai berikut : o Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen o Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi Investasi yang terbaik harus bernilai o Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik o Adanya tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem o Proses pengembangan sistem tidak harus urut o Jangan takut membatalkan proyek o Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

5. Siklus Hidup Pengembangan SistemPengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Salah satu teori siklus pengembangan sistem yang ditulis oleh John Burch, Gary Grudnitski sebagai berikut : Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning). Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.


7


Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini. Untuk itu manajemen puncak perlu dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah (steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut : o Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya. o Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya. o Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem. o Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan. o Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi. Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perlu direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem (systems planning) ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan jangka pendek (shortrange) dan perencanaan jangka panjang (long-range). Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka panjang melingkupi periode sampai dengan 5 tahun. Karena perkembangan teknologi komputer yang sangat cepat, maka perencanaan pengembangan system informasi untuk periode yang lebih dari 5 tahun sudah tidak tepat lagi. Pengembangan sistem (system development) o Analisis sistem (system analysis) Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang system yang baru atau diperbarui o Desain sistem secara umum (general system design) Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. o Penilaian sistem (system evaluation) Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan baru tersebut.


8


o Desain sistem terinci (detailed system design) Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh system baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. o Implementasi sistem (system implementation) Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation) Pemeliharaan sistem (systems maintenance ) dilaksanakan untuk 3 alasan : o Memperbaiki kesalahan Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki. o Menjaga kemutakhiran sistem Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan sosial. o Meningkatkan sistem Saat sistem digunakan, akan ditemukan cara-cara membuat peningkatan sistem. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi sistem sesuai saran tersebut. Pada titik tertentu, modifikasi sistem akan menjadi sedemikian rupa, sehingga lebih baik memulai dari awal. Lalu, siklus hidup sistem akan terulang.

6. Pendekatan Pengembangan SistemTerdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai berikut ini : Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle. Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari systems life cycle.


9


Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem Pendekatan sepotong (piecemeal approach) merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih, dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanya memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Lain halnya dengan pendekatan sistem (systems approach) yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi itu saja. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya. Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler Pendekatan system menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk dikembangkan. Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.


10


Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak mengandung resiko, dan juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk semua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk dikembangkan, karena terlalu komplek. Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi usang.

7. Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi adalah : Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya Metode adalah : Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh : - Penulis buku - Peneliti - Konsultan - Systems house - Pabrik software

Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan o Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional) Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah : - HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) - SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement) - Information-Hiding o Data Oriented Methodologies (Metodologi Orientasi Data) Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu : Data-flow oriented methodologies Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem kedalam modulo-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkahlaku logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistemModul 1 : Pengertian Sistem dan Analis Sistem, halaman :

11


secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah - SADT (Structured Analisys and Design Techniques) - Composite Design - SSAD (Structured Systems Analysis and Design) Data structure oriented methodologies Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Struktur ini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya. Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian dijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah : - JSD (Jacksons systems development) - W/O (Warnier / Orr) o Prescriptive Methodologies Yang termasuk dalam metodologi ini adalah ISDOS (Information Systems Design and Optimization System), Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai 2 komponen : PSL Merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine-readable form, sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman prosedural. PSA Merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, yang disimpan, yang dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan dengan pemanfaatan DBMS dalam penyimpanan datanya.

8. Alat dan Teknik Pengembangan SistemAlat Pengembangan Sistem Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik (nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured english, pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data. Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut ini : o HIPO diagram Hierarchy plus Input-Process-Output, HIPO, adalah alat dokumentasi program yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.Modul 1 : Pengertian Sistem dan Analis Sistem, halaman :

12


o Data flow diagram Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). o Structured chart Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul dengan menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrolnya, sehingga memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya. o SADT Structured Analysis and Design Technique, SADT, memandang suatu sistem terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau perangkat lunak). Menggunakan dua tipe diagram yaitu, diagram kegiatan (activity diagrams, disebut actigrams) dan diagram data (data diagrams, disebut datagrams). o Jacksons diagram Jacksons Systems Development, JSD, membangun suatu model dari dunia nyata (real world) yang menyediakan subyek-subyek permasalahan dari sistem. Teknik Pengembangan Sistem Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut ini : o Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek. o Teknik menemukan fakta (fact finding techniques). Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini diantaranya adalah : wawancara (interview), observasi (observation), angket (questionaires), dan pengumpulan sampel (sampling). o Teknik analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost-benefit analysis). Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan system informasi. o Teknik untuk menjalankan rapat o Teknik inspeksi/walkthrough Penyebab kegagalan pengembangan sistem : Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik


13


9. Fungsi Analis SistemAnalis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis system (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhankebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain untuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst), analis bisnis (business analyst), perancang sistem (systems designer), konsultan sistem (systems consultant) dan ahli teknik sistem (systems engineer). Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Tugas dan tanggungjawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat pada tabel berikut : Pemrogram 1. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer. 2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilities dan bahasa-bahasa pemrograman yang diperlukan. 3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. 4. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) programnya. Analis sistem 1. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. 2. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. 3. Pekerjaaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. 4. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem, pemrogram, tetapi juga pemakai sistem dan manajer.

Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik : o Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer o Pengetahuan tentang bisnis secara umum o Pengetahuan tentang metode kuantitatif o Keahlian pemecahan masalah o Keahlian komunikasi antar personil o Keahlian membina hubungan antar personil


14


Tim Pengembangan Sistem Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim.

Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar-kecilnya ruang-lingkup proyek yang kaan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut ini : o Manajer analisis system (manager of systems analysis) disebut juga sebagai koordinator proyek. o Ketua analis system (lead systems analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisis sistem dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan. o Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman. o Analis sistem (systems analyst) merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior. o Analis sistem yunior (junior systems analyst) merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee). o Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang lainnya. Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis. o Pemrogram aplikasi (applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing secara langsung lagi. o Pemrogram aplikasi yunior (junior applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).


15


EVALUASI1. Jelaskan dan berikan ilustrasi definisi dari sistem, subsistem dan supersistem ! 2. Jelaskan dan berikan ilustrasi perbedaan antara tujuan (goal) dengan sasaran (objectives) 3. Jelaskan hal-hal apa saja yang menyebabkan suatu sistem lama harus diperbaiki atau diganti 4. Sebutkan dan jelaskan beberapa indikator (minimal 5 indikator) bahwa suatu sistem harus segera diperbaiki atau diganti 5. Jelaskan harapan-harapan apa saja setelah suatu sistem baru dikembangkan dalam suatu pengembangan sistem 6. Jelaskan mengenai pentingnya dukungan dari manajemen puncak (top management) dalam suatu pengembangan sistem 7. Sebutkan dan jelaskan alasan suatu pemeliharaan sistem (systems maintenance) harus dilakukan 8. Jelaskan perbedaan utama pendekatan pengembangan sistem klasik dengan pendekatan pengembangan sistem terstruktur 9. Jelaskan apa yang menjadi perbedaan antara seorang analis sistem dengan seorang programmer

DAFTAR PUSTAKABurch, J.G., System, 1992, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company. Jogiyanto, 1990, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, 1979, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons Meilir Page-Jones, 1988, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall I.T. Hawryszkiewycz, 1991, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall Raymond McLeod, Jr, 1979, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall


16


MODUL 2 ANALISIS SISTEMMATERI 1. Pendahuluan 2. Mengidentifikasi Masalah 3. Memahami Kerja Sistem 4. Analisis Sistem 5. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem STANDAR KOMPETENSI Memahami Konsep, Langkah-langkah, Cara Identifikasi Masalah, Kerja dari Sistem, Menganalisis Hasil dan Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem CAPAIAN PEMBELAJARAN 1. Mahasiswa memahami Konsep Analisis Sistem. 2. Mahasiswa memahami cara mengidentifikasi masalah, memahami kerja dari sistem, menganalisis hasil penelitian dan membuat laporan hasil analisis.

1. PendahuluanAnalisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahankelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Sedangkan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan analisis sistem adalah sebagai berikut : Identify, yaitu mengidentifikasi masalah Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada Analyze, yaitu menganalisis sistem Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Modul 2 : Analisis Sistem, halaman :

17


2. Mengidentifikasi MasalahMengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem dapat tercapai atau tidak. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini : mengidentifikasi penyebab masalah mengidentifikasi titik keputusan mengidentifikasi personil-personil kunci Mengidentifikasi penyebab masalah Untuk mengidentifikasi penyebab masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendatsendat. Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan semestinya. Kalau kita akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah ini, maka kita dapat mulai menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran ini, tanpa harus membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan terjadinya masalah. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai misalnya, masalah yang terjadi adalah biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun. Mengapa biaya persediaan meningkat ? adalah analogi dari : mengapa jalannya mobil tersendat-sendat ? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna, demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat.


18


Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini adalah karena : persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan pembelian barang tidak ekonomis. Mengidentifikasi titik keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Contoh bagan alir system informasi Help Desk adalah sebagai berikut :


19


Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang sempurna. Penjelasan dari salah satu titik keputusan dari contoh flowchart di atas antara lain adalah pelayanan yang kurang baik kepada Customer. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini misalnya adalah : Pelayanan Costumer di bagian helpdesk technician. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada Customer kurang baik bila waktu penanganan terlalu lama. helpdesk technician merupakan proses pertama kali yang bersentuhan langsung dengan Costumer. Proses pembuatan tiket di bagian Automated System. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada Customer kurang baik bila proses pembuatan Tiket juga lama. Proses pembuatan Tiket adalah proses membuat dokumen tertulis yang akan diterima langsung oleh Customer. Proses Analisis di bagian Technician. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada Costumer kurang baik bila proses analisis lama dan berbelit-belit. Mengidentifikasi personil-personil kunci Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personilpersonil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description)

3. Memahami Kerja SistemLangkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem belum pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, maka penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey). Dalam analisis sistem perlu dipelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapatModul 2 : Analisis Sistem, halaman :

20


memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, angket dan pengambilan sampel. Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini : Menentukan jenis penelitian Merencanakan jadwal penelitian Membuat penugasan penelitian Membuat agenda wawancara Mengumpulkan hasil penelitian Menentukan jenis penelitian Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sample lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak. Merencanakan jadwal penelitian Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti. Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi : Dimana penelitian akan dilakukan; Apa dan siapa yang akan diteliti; Siapa yang akan meneliti; Kapan penelitian dilakukan. Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal wawancara dapat diatur yang terdiri dari : Tanggal wawancara akan dilakukan; Jam wawancara untuk tiap-tiap harinya; Yang melakukan wawancara; Yang diwawancarai; Lokasi letak wawancara akan dilakukan; Topik dari wawancara yang akan dilakukan.


21


Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri. Membuat penugasan penelitian Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masingmasing anggota tim analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada tiap-tiap peneliti yang bersangkutan. Membuat agenda wawancara Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

Mengumpulkan hasil penelitian Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini : o Membantu kelengkapan (aid to completeness) Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat. o Membantu analisis (aid to analysis) Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis o Membantu komunikasi (aid to communication) Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antar analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai sistem o Membantu pelatihan (aid to training) Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis. o Membantu keamanan (aid to security) Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu


22


dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakankerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan. Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah sebagai berikut ini : Waktu untuk melakukan suatu kegiatan, data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu kegiatan. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama Pengambilan sampel (metode dan hasil) Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama. Elemen-elemen data (tipe dan ukuran) Teknologi yang digunakan di sistem lama (hardware dan software) Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen (hasil angket dan wawancara)

4. Analisis SistemLangkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya. Menganalisis Kelemahan Sistem Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : Apa yang dikerjakan ? Bagaimana mengerjakannya ? Siapa yang mengerjakannya ? Dimana dikerjakannya ? Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Mengapa dikerjakan ? Perlukah dikerjakan ? Apakah telah dikerjakan dengan baik ? Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan daftar tersebut di atas. Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama.


23


Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan criteria penilaian sebagai berikut : Relevance (sesuai kebutuhan) Capacity (kapasitas dari sistem) Efficiency (efisiensi dari sistem) Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi) Accessibility (kemudahan akses) Flexibility (keluwesan sistem) Accuracy (ketepatan nilai dari informasi) Reliability (keandalan sistem) Security (keamanan dari sistem) Economy (nilai ekonomis dari sistem) Simplicity (kemudahan sistem digunakan) Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada. o Menganalisis Distribusi Pekerjaan Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaanpertanyaan berikut ini : Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? Apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi ? dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya. o Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : Apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? Apakah produktifitas karyawan memuaskan ? Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ? Apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ? Apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ? Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ? Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data ? Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?


24


o Menganalisis Keandalan Ketidak andalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaanpertanyaan berikut : Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi telah diminimumkan ? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ? o Menganalisis Dokumen Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ? Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ? o Menganalisis Laporan Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada ? Apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ? o Menganalisis Teknologi Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ? Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahanpermasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

4. Membuat Laporan Hasil Analisis SistemSetelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :Modul 2 : Analisis Sistem, halaman :

25


Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

EVALUASI1. Sebutkan dan jelaskan definisi analisis sistem menurut persepsi anda 2. Sebutkan langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem di dalam tahap analisis sistem 3. Jelaskan dengan ilustrasi mengapa identifikasi penyebab masalah merupakan tahap yang paling penting dalam tahap analisis sistem 4. Jelaskan mengapa memahami kerja sistem yang ada/berjalan diperlukan 5. Jelaskan mengapa penelitian harus direncanakan jadwalnya

DAFTAR PUSTAKABurch, J.G. , 1992, System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company. Jogiyanto, 1990, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, 1979, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons Meilir Page-Jones, 1988, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall I.T. Hawryszkiewycz, 1991, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall Raymond McLeod, Jr, , 1979 Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall


26


MODUL 3 DESAIN SISTEM SECARA UMUMMATERI 1. Pendahuluan 2. Arti Desain Sistem 3. Tujuan Desain Sistem 4. Personil Yang Terlibat 5. Desain Sistem Secara Umum 6. Tekanan-tekanan Desain STANDAR KOMPETENSI Memahami Pengertian, Tujuan dan Tahapan Desain Sistem serta Personil yang terlibat dan Tekanan-tekanan Dalam Desain Sistem CAPAIAN PEMBELAJARAN 1. Mahasiswa memahami konsep desain sistem 2. Mahasiswa mampu untuk memahami tujuan, tahapan desain sistem secara umum mulai dari output, input, proses, database, kontrol sampai arsitektur komputer 3. Mahasiswa memahami tekanan-tekanan dalam desain sistem

1. PendahuluanSetelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (systems design). Desain system dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems design) dan desain sistem terinci (detailed systems design) desain sistem secara umum disebut juga dengan desain secara makro (macro design). Desain sistem terinci disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design) atau desain internal (internal design).

2. Arti Desain SistemDari sekian banyak yang memberikan pengertian mengenai desain sistem, sebagian diantaranya menyatakan bahwa desain sistem dapat diartikan sebagai berikut : Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional Persiapan untuk rancang bangun implentasi Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

Modul 3 : Desain Sistem Secara Umum, halaman :

27


Sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

3. Tujuan Desain SistemTahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai berikut : Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan progam komputernya. Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaransasaran sebagai berikut : Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.

4. Personil Yang TerlibatPekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik lainnya, seperti misalnya spesialis pengendalian (controls specialists), personil penjamin kualitas (quality assurance personil), spesialis komunikasi data (data communications specialists) dan lain sebagainya. Banyak orang yang setuju bahwa keterlibatan pemakai sistem sangat penting selama tahap analisis system, sedangka pada tahap desain ini banyak analis


28


sistem yang mendesain sistem informasi tanpa partisipasi yang berarti dari pemakai sistem. Hasil dari ketidak-terlibatan pemakai sistem ini akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara sistem bekerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai). Oleh karena alasan ini, maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desain sistem. Pemakai sistem paling tidak dapat mengkaji ulang komponen-komponen sistem informasi yang didesain, seperti misalnya : Pemakai sistem seharusnya mengkaji ulang tata letak (layout) dari semua laporan-laporan dan bentuk-bentuk tampilan di layar terminal. Pemakai sistem juga seharusnya menilai arus percakapan dari dialog layar terminal. Pemakai sistem juga seharusnya menilai cara penangkapan data, pengolahan dari data tersebut dan distribusi informasinya.

5. Desain Sistem Secara UmumTujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Sedang desain terinci ditujukan bagi pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah arsitek selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis besar kepada calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon pemakai rumah, bukan kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sipil yang akan membangun rumah ini. Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar dengan ukuranukurannya yang terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini disetujui oleh calon pemakai rumah. Arsitek belum akan menggambar detail bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum bentuk dan susunan rumah itu sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah. Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical systems. Simbol-simbol bagan allir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, laporan-laporan. Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Arus dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data (data dictionary).Modul 3 : Desain Sistem Secara Umum, halaman :

29


Sketsa dari physical systems dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer membutuhkan metode-metode dan prosedurprosedur. Metode-metode dan prosedur-prosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model prosedur) yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu kegiatan. Suatu prosedur merupakan rencana tahap demi tahap untuk menerapkan suatu metode. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer ini. Seringkali gambar bagan alir sistem untuk sistem informasi juga dapat digabung dengan bagan alir formulir dalam perusahaan untuk menunjukkan hubungan dan prosedur antara sistem informasi dengn sistem-sistem lainnya di perusahaan. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah : Desain Output Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Desain Input Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape) dan KTD (key-to-disk). Desain Database Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang


30


mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacammacam di dalam suatu organisasi. Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk Data Flow Diagram. Desain Kontrol Suatu sistem dapat dipandang sebagai subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan dan penyelewenganpenyelewengan umum lainnya. Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi. Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangankecurangan. Apabila sistem tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Suatu sistem harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang baik merupakan cara bagi suatu sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan. Pengendalian dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih lanjut ke dalam pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). o PENGENDALIAN SECARA UMUM Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan data yang terdiri dari : Pengendalian organisasi Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities) yang tegas. Pengendalian dokumentasi Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa : Dokumentasi prosedur Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya. Dokumentasi sistem Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data.


31


Dokumentasi program Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk structured chart serta cetakan program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program. Dokumentasi operasi Berisi penjelasan-penjelasan cara-cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator. Dokumentasi data Berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk kamus data. Dokumentasi data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan pemeriksa sistem. Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut : Mempelajari cara mengoperasikan sistem Sebagai bahan training Dasar pengembangan sistem lebih lanjut Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari Materi acuan bagi pemeriksa sistem Pengendalian perangkat keras Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware mulfunction). Pengendalian perangkat keras dapat berupa : pemeriksaan pariti (parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam (read after write check), pemeriksaan baca ulang (dual read check), pemeriksaan validitas (validity check) dan pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check). Pengendalian keamanan fisik Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat mengakibatkan : menurunnya operasi kegiatan membahayakan sistem hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan hilangnya harta kekayaan milik perusahaan


32


Pengendalian keamanan data Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan untuk maksud ini, diantaranya : dipergunakan data log proteksi file pembatasan pengaksesan (access restriction) data backup dan recovery Pengendalian komunikasi Jika sistem informasi menggunakan suatu network komunikasi untuk mentransmisikan data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus memikirkan pengendalian untuk ini. Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. Pengendalian ini ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan keamanan data sewaktu transmisi. o PENGENDALIAN APLIKASI Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi (application control) dapat dikategorikan ke dalam : Pengendalian masukan (input control) Mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya. Pengendalian pengolahan (processing control) Tujuan dari pengendalian pengolahan ini adalah untuk mencegah kesalahan-kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan. Pengendalian keluaran (output control) Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft copy. Dalam bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak menggunakan alat cetak (printer) dan dalam bentuk soft copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan di layar terminal.

Desain TeknologiTeknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi (humanware atau brainware).Modul 3 : Desain Sistem Secara Umum, halaman :

33


o TEKNOLOGI PERANGKAT KERAS Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari : Alat masukan Alat masukan (input device/input unit/ input equipment) adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan data juga untuk memasukkan program. Alat pemroses Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output. Alat pemroses terdiri dari central processor unit (CPU) dan main memory. Alat output Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan kedalam : Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbolsimbol lain Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar Suara, dalam bentuk musik atau omongan Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form), dalam bentuk simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti komputer. Simpanan luar. Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct-access storage device (DSSD) atau alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential-access storage device (SASD) atau alat simpanan pengaksesan urut. o TEKNOLOGI PERANGKAT LUNAK Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam : Perangkat lunak sistem operasi (operating system) Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari sistem komputer Perangkat lunak bahasa (language sofware) Yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer Perangkat lunak aplikasi (application software) Yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu. o TEKNOLOGI KOMUNIKASI DATA Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi dan alat komunikasi membentuk satu sistem. Dengan network, komputer yang satu dapat menggunakan data di komputer yang lain, dapat mencetak laporan di printer komputer yang lain, dapat memberi berita ke komputer yang lain walaupun berlainan area. Dalam tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan dan jumlahnya yang diperlukan oleh sistem informasi.


34


Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru Untuk teknologi perangkat keras, analis sitem harus menentukan terlebih dahulu peralatan apa yang akan digunakan di masing-masing proses dalam sistem informasi. Untuk perangkat lunak, analis sistem dapat menentukan terlebih dahulu jenis kebutuhan dari system software dan application software. Menentukan jumlah dari teknologi Untuk perangkat keras, jumlah dari teknologi dapat ditentukan dari waktu yang tersedia dan waktu standar masing-masing operasi yang akan menggunakan teknologi ini. Untuk perangkat lunak, jumlah dari teknologi ini dapat ditentukan dari jumlah perangkat keras yang dibutuhkan.

6. Tekanan-tekanan DesainTekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan (forces) yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan design forces yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek sistem informasi. Ambilah contoh desain suatu mobil sebagai analoginya. Semua mobil terdiri dari blok-blok bangunan yang sama, yaitu sebuah bodi mobil, interiornya, instrumen-instrumennya, kendali kemudi (kemudi, pedal rem, pedal gas dan lain sebagainya), roda-roda, gandar-gandar dan suatu mesin yang terbentuk dari suatu unit tenaga, sumber energi, transmisi-transmisi dan geargear. Akan tetapi karena adanya sejumlah tekanan-tekanan desain, bentuk dan isi dari blok-blok bangunan mobil ini telah berubah dari waktu ke waktu. Sebagai misalnya, pengendalian polusi, keamanan yang ditingkatkan dan pemakaian bahan bakar yang harus lebih hemat memaksa mobil untuk didesain kembali keseluruhannya. Beberapa industri mobil beberapa tahun yang lalu kurang memperhatikan pada pemenuhan selera pasar dan banyak yang merancang mobil yang tidak dapat diterima oleh konsumen. Setelah pabrik-pabrik mobil ini berhenti merancang mobil tersebut dan mulai merancang kembali dengan memperhatikan design forces, mereka mendapatkan kembali jalur pemasarannya. Kesadaran akan design forces dan mengikutinya dengan pasti telah mengembalikan pabrik-pabrik mobil ini kepada operasi yang menguntungkan. Integrasi (integration) Sistem informasi harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi. Suatu sistem informasi yang ada di antara unit-unit organisasi atau departemen-departemen harus dapat berhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi komunikasi data dapat diterapkan untuk maksud integrasi ini. Integrasi ini perlu, karena organisasi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasiModul 3 : Desain Sistem Secara Umum, halaman :

35


multilevel, cross-functional, tepat waktu, akurat, relevan kepada semua komponen organisasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang terpadu perlu dirancang di dalam organisasi. Database dan teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk mencapai integrasi ini. Secara ideal, desain dari database harus menyimpan semua data yang ada dalam suatu simpanan yang tunggal untuk keperluan semua orang atau departemen yang mempunyai hak untuk mengaksesnya. Dengan kemampuan teknologi komunikasi yang sekarang ada, maka jumlah data yang besar yang berasal dari lokasi lokal atau lokasi jarak jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan ditransmisikan dengan cepat. Semua data ini kemudian dapat disimpan di database dalam direct access storage device (misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat terminal-terminal baik di lokasi lokal atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen data ini secara logika telah terintegrasi dalam suatu database yang umum. Jalur pemakai/sistem (user/system interface) Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem ini adalah jalur pemakai (user interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal, keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat bertukar input dan output dengan mesin. Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan pemilihan ini tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk hal ini, yaitu sistem harus fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh user. Berikut ini merupakan elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain untuk memenuhi user interface : o Query Secara query, pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya. o Desain Layar Suatu desain layar yang baik harus jelas, tidak melompat-lompat dan tidak berisi dengan informasi yang tidak relevan. o Umpan balik Dalam sistem online, aspek yang penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user memasukkan data dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang sering terjadi adalah response time yang lama, sehingga user menjadi jemu dan kehilangan konsentrasinya. Jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita seharusnya ditampilkan secara periodik yang menunjukkan kepada user bahwa sistem sedang bekerja. Sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan perhitungan yang cukup lama, katakanlah 50 detik, maka sebaiknya ditampilkan berita Tunggu sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik, sehingga user mengetahui bahwa sistem sedang bekerja dan tidak mengira bahwa sistem macet (hang).


36


o Bantuan Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem, seringkali mengalami kesulitan atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya. Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana user dapat meminta bantuan kepada sistem untuk menjelask

Deddy Kusbianto 2010, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi STMIK Yadika, Bangil

Documents

Transcript of Deddy Kusbianto 2010, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi STMIK Yadika, Bangil