Manajemen Proyek Sistem InformasiDAY-7

Wiratmoko Yuwono, ST

Menyiapkan Proposal Sistem

Metode yang tersedia

Proposal sistem adalah suatu penyulingan dari apa yang telah penganalisis sistem mempelajarinya tentang perusahaan serta mengenai apa yang diperlukan untuk meningkatkan kinerjanya.

Untuk mengarah syarat-syarat informasi secara memadai, penganalisis harus menggunakan metode-metode yang sistematis untuk mendapatkan perangkat lunak dan perangkat keras, mengedentifikasi dan memproyeksikan biaya dan keuntungan dimasa mendatang, serta menampilkan analisis biaya-keuntungan. Semua metode ini digunakan dalam menyiapkan bahan-bahan proposal sistem.

Langkah-langkah dalam mendapatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer

MenginventarisasikanPerangkat keras komputer

MengestimasiBeban kerja

MengevaluasiPerangkat Keras Mengevaluasi

Perangkat Lunak

Memilih Vendor

MendapatkanPeralatan Komputer

Menginventarisasikan Perangkat Keras Komputer. Dimulai dengan menginventarisasi

perangkat keras komputer apa yang tersedia dalam organisasi.

Jika perangkat keras komputer yang sudah diperbaruhi tidak tersedia, penganalisis sistem perlu menyusun satu perangkat keras komputer dengan cepat dan menjalankannya.

Menginventarisasikan Perangkat Keras Komputer Maka anda perlu mengetahui hal-hal sebagai berikut :1. Jenis peralatan tersebut:nomor model, pembuat.2. Status operasi peralatan tersebut:baru dipesan,sedang

beroperasi,disimpan,perlu diperbaiki.3. Perkiraan usia peralatan tersebut.4. Proyeksi masa hidup peralatan tersebut.5. Lokasi fisik peralatan tersebut.6. Bagian atau orang-orang yang dianggap bertanggung

jawab atas peralatan tersebut.7. Persiapan biaya untuk peralatan

tersebut:dimiliki,sewa-kontrak,sewa

Menginventarisasikan Perangkat Keras Komputer Mengetahui ketersediaan perangkat keras yang ada

akan menghasilkan proses pembuatan keputusan yang lebih keras ketika akhirnya keputusan-keputusan perangkat keras tersebut dibuat, karena sebagian besar perkiraan mengenai apa yang ada akan dieliminasi.

Selama wawancara anda sebelumnya,kuesioner, dan riset mengenai data arsip, anda mengetahui berapa orang yang ada untuk memproses data berikut kemampuan dan keahlian mereka. Gunakan informasi ini untuk memproyeksikan seberapa baik kebutuhan-kebutuhan untuk perangkat keras baru bisa dipenuhi.

Mengestimasi Beban Kerja

Langkah berikutnya dalam upaya mengetahui kebutuhan-kebutuhan perangkat keras adalah mengestimasi beban kerja. Jadi penganalisis sistem harus merumuskan angka-angka yang merepresentasikan beban kerja saat ini dan beban kerja hasil perkiraan untuk sistem tersebut sehingga apapun perangkat keras yang diperoleh akan memiliki kemampuan menangani beban kerja saat ini dan beban kerja dimasa yang akan datang.

Mengestimasi Beban Kerja

Sistem yang sudah ada Sistem yang diusulkan

Metode Manual KomputerPersonalia Manajer distribusi Komputer-operator

TugasRangkuman bulanan pengiriman kegudang-gudang distribusi

Sama

Kapan dan Bagaimana

Harian : Memasukkan nota- nota pengiriman kedalam file-file untuk setiap gudang

Bulanan : Merangkum record-record harian menggunakan kalkulator serta menyiapkan laporannya

Harian :Menjalankan program-program yang menjumlahkan keseluruhan pengiriman dan menuliskannya kedalam disket.Bulanan:Menjalankan program yang merangkum laporan dan mencetaknyaHarian:4 menit Bulanan:4 JamHarian : 5 Detik Bulanan : 1 Menit

Waktu manusia yang diperlukanWaktu komputer yang diperlukan

Tidak Ada

Harian : 20 menit Bulanan: 8 Jam

Perbandingan beban kerja antara sistem yang sudah ada dengan sistemYang diusulkan

Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer Mengevaluasi perangkat keras komputer adalah

tanggung jawab bersama antara pihak manajemen, pengguna, dan penganalisis sistem. Meskipun vendor akan menyediakan detail-detail mengenai penawaran khusus mereka, penganalisis perlu mendidik pengguna dan pihak manajemen mengenai kelebihan-kelebihan serta kekurangan-kekurangan umum perangkat keras sebelum mereka dapat mengevaluasinya.

Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer Berdasarkan atas inventaris terbaru peralatan komputer

serta estimasi yang tepat beban kerja saat ini dan beban kerja dimasa yang akan datang, langkah berikutnya dalam proses tersebut adalah mengamati jenis-jenis peralatan yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperkirakan.

Informasi dari vendor mengenai sistem-sistem yang memungkinkan dan konfigurasi sistem menjadi lebih berkaitan pada tahap ini dan bisa direvisi oleh pihak manajemen dan pengguna.

Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer Kriteria dimana penganalisis sistem dan pengguna bisa

menggunakannya untuk mengevaluasi kinerja atas perangkat keras sistem yang berbeda mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Waktu yang diperlukan untuk rata-rata transaksi (termasuk berapa lama waktu yang diperlukan untuk memasukkan data-data dan berapa lama waktu yang diperluakn untuk menerima hasil keluaran)

2. Kapasitas sistem keseluruhan (berapa banyak yang bisa diproses pada saat yang sama sebelum suatu problem meningkat)

3. Waktu nggangur central processing unit (CPU)4. Ukuran memori yang tersedia.

Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer Ukuran dan kegunaan komputer : Kemajuan

teknologi yang semakin pesat menuntut penganalisis sistem meneliti jenis-jenis komputer yang tersedia dalam kurun waktu tertentu dimana pada saat itu proposal sedang ditulis. Ukuran komputer bermacam-macam, mulai dari komputer notebook terkecil sampai dengan superkomputer seukuran ruangan, masing-masing memiliki atribut yang berbeda dan perlu dipertimbangkan saat memutuskan menerapkan suatu sistem komputer.

Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer Penambahan peralatan komputer :

terdapat tiga pilihan utama untuk mendapatkan peralatan komputer yaitu : membeli,sewa-kontrak,sewa. Ada beberapa kelebihan dan kekurangannya, yang dinyatakan dari tabel sebagai berikut

Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer

Kelebihan Kekurangan1. Biaya awal yang tinggi2. Resiko kekunoan

2. Kemampuan mengubah sistem

1. Tidak ada modal yang terikat2. Tidak memerlukan dana

1. Tidak ada modal yang terikat2. Tidak memerlukan dana3. Mudah mengubah sistem

Sewa

Sewa-Kontrak

Membeli 3. Menampilkan kelebihan pajak dari depriasi terakselerasi

4. Pengontrolan penuh

1. Lebih murah daripada sewa kontrak atau sewa jangka lama

3. Resiko tertipu jika pilihannya salah4. Tanggung jawab penuh

1. Perusahaan tidak bisa memiliki sendiri sistem tersebut saat masa sewa-kontrak berakhir.2. Biasanya ada penalti saat menghentikan sewa-kontrak3. Sewa kontrak lebih mahal daripada membeli

3. Pembayaran sewa-kontrak lebih rendah daripada pembayaran persewaan

1. Perusahaan tidak bisa memiliki sendiri sistem tersebut saat masa sewa-kontrak berakhir.2. Biayanya sangat tinggi karena vendor mengasumsikan kerugian (Pilihan paling mahal)

4. Pemeliharaan dan asuransi biasanya juga tercakup

Perbandingan kelebihan dan kekurangan mendapatkan perangkat keraskomputer

Mengevaluasi Perangkat Keras Komputer

Persewaan

Persewaan bulanan $ 170

X 36 Bulan $ 6120

Sewa Kontrak

Persewaan bulanan $ 150

X 36 Bulan $ 5400

Pembayaran Awal $ 500

Total $ 5900

Membeli

Harga Beli $ 5500

Memilih Vendor

Ada beberapa area utama yang harus dievaluasi saat mempertimbangkan layanan pendukung yang tersedia untuk perusahaan dari vendor. Sebagian besar vendor menawarkan ujicoba perangkat keras atas pengiriman dan garansi 90 hari untuk beberapa faktor tertentu seperti cacat atau rusak, tetapi anda harus memastikan apa lagi yang ditawarkan vendor selanjutnya, satu vendor biasanya menawarkan layanan pendukung yang berbeda dari vendor-vendor lainnya.

Memilih Vendor

Petunjuk untuk memilih vendor

Layanan Vendor Penawaran khusus dari vendor1. Full line perangkat keras2. Kualitas produk3. Garansi1. Melengkapi kebutuhan kebutuhan perangkat lunak2. Menyesuaikan pemrograman sesuai pesanan3. Garansi1. Komitmen terhadap jadwal2. Pelatihan in-house3. Bimbingan teknis1. Prosedur pemeliharaan rutin2. Menentukan waktu respons untuk keadaan darurat3. Pinjaman peralatan lain selagi diperbaiki.

Instalasi dan pelatihan

Pemeliharaan

Dukungan perangkat lunak

Dukungan perangkat keras

Evaluasi perangkat lunak

Perangkat lunak yang dimaksud adalah perangkat lunak yang mendukung aplikasi software yang dibuat.

Seperti halnya Operating System, Office, Microsoft Access, Oracle, SQL Server, Visual Basic.

Evaluasi perangkat lunak Uji perangkat lunak

1. Mampu menampilkan semua tugas-tugas yang diperlukan2. Mampu menampilkan semua tugas-tugas yang diharapkan3. Layar tampilan yang dirancang dengan baik4. Kapasitas yang memadai1. Waktu respon yang cepat2. Masukan yang efisien3. Keluaran yang efisien4. Penyimpanan data yang efisien5. Backup yang efisien1. Antarmuka pengguna yang memuaskan2. Menu-menu bantuan yang tersedia3. File-file readme untuk menit-menit terakhir perubahan4. Antarmuka yang fleksibel5. Umpan balik yang memadai6. Perbaikan kesalahan yang baik1. Pilihan-pilhan untuk masukan2. Pilihan-pilihan untuk keluaran3. Bisa digunakan dengan perangkat lunak lainnya1. Pengaturannya yang baik2. Tutorial online yang memadai3. Web site dengan FAQ1. Teknologi yang mendukung hotline2. Newsletter/email3. Web site dengan produk-produk terkini yang bisa didownload

Kualitas dokumentasi

Dukungan manufaktur

Keefektifan kerja

Efisiensi kerja

Kemudahaan penggunaan

Fleksibilitas

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan

Biaya dan keuntungan sistem komputer yang diajukan harus selalu dipertimbangkan bersama-sama, karena keduanya saling berhubungan satu sama lain dan seringnya tidak bisa dipisahkan.

Keuntungan dan biaya bisa dianggap nyata dan tidak nyata, baik keuntungan serta biaya nyata dan tidak nyata harus dipertimbangkan saat sistem diamati.

Biaya dan keuntungan dilihat dari sisi client pengguna sistem informasi yang kita buat.

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan(Keuntungan nyata) Keuntungan nyata adalah keuntungan-keuntungan yang

diukur dalam mata uang yang bertambah, sumber daya dan penghematan waktu untuk organisasi melalui penggunaan sistem informasi.

Contoh keuntungan nyata adalah meningkatnya kecepatan pemrosesan, akses ke informasi-informasi pada basis yang lebih tepat waktu dibanding kemungkinan sebelumnya, kelebihan daya penghitung komputer yang lebih baik, serta menurunnya jumlah waktu pegawai yang dibutuhkan untuk melengkapi tugas-tugasnya, dan masih banyak yang lain.

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan(Keuntungan tidak nyata)

Keuntungan tidak nyata adalah keuntungan yang tidak bisa diukur.

Seperti meningkatnya proses pembuatan keputusan, meningkatnya keakuratan, lebih kompetitif dalam hal pelayanan, memelihara citra bisnis yang baik, serta meningkatnya kepuasan kerja para pegawai dengan mengeliminasi tugas-tugas yang membosankan.

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan(Biaya nyata)

Biaya nyata adalah biaya-biaya yang secara akurat bisa diproyeksikan oleh penganalisis sistem dan oleh orang-orang dibagian akunting.

Seperti biaya peralatan (komputer, terminal), biaya sumber daya (biaya waktu penganalisis sistem,biaya waktu pemrogram,gaji para pegawai lainnya).

Biaya-biaya ini biasanya sudah ditetapkan dengan baik atau bisa ditemukan dengan mudah, serta merupakan biaya-biaya yang mengeluarkan uang cash perusahaan tersebut.

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan(Biaya tidak nyata) Biaya-biaya tidak nyata sangat sulit diukur dan tidak bisa

diketahui dengan pasti. Atau hal-hal yang mencakup dampak kerugian perusahaan dapat dihilangkan

Seperti hilangnya sudut kompetitif, hilangnya reputasi menjadi yang pertama dalam hal inovasi atau pemimpin suatu bidang tertentu, menurunnya citra perusahaan yang berkaitan dengan meningkatnya ketidakpuasan pelanggan, serta ketidakefektifan pembuatan keputusan yang berkaitan dengan informasi yang tidak tepat waktu dan tidak akurat.

Seperti yang dapat anda bayang pada contoh diatas, contoh diatas tidak bisa diukur dalam matauang untuk mengatasi problem diatas. Untuk membantu para pembuat keputusan menilai sistem-sistem yang diajukan berikut semua dampaknya, anda harus memasukkan biaya-biaya tidak nyata meskipun tidak bisa dihitung.

Membandingkan biaya dan keuntungan Ada beberapa teknik yang sudah dikenal untuk

membandingkan biaya dan keuntungan sistem yang diajukan. Mencakup

1. Analisis titik impas (break-even)2. Pengembalian (payback)3. Analisis arus uang (cashflow)4. Analisis nilai sekarang (present value) Semua teknik diatas menampilkan cara-cara yang

bermanfaat menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan mengenai kegunaan sistem yang diajukan.

Membandingkan biaya dan keuntungan(1. Analisis titik impas)

Dengan membandingkan biaya sendirian, penganalisis sistem bisa menggunakan analisis titik impas untuk menentukan kapasitas titik impas dari sistem informasi yang diajukan. Poin dimana total biaya dari sistem yang ada dan sistem yang diajukan saling berpotongan menandakan poin titik impas, poin dimana keuntungan mulai mendatangi perusahaan tersebut untuk mendapatkan sistem informasi yang baru.

Membandingkan biaya dan keuntungan(1. Analisis titik impas)-contoh

Peralatan milik Annie

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

0 200 400 600 800 1000 1200

Unit-unit yang terjual

Bia

ya Biaya sistem yang

diusulkan

biaya sistem yangsudah ada

Titik Impas

Membandingkan biaya dan keuntungan(2. Pengembalian)

Pengembalian adalah cara yang mudah untuk menilai apakah suatu perusahaan sebaiknya berinventasi pada sistem informasi yang diajukan, sistem informasi yang didasarkan atas berapa lama waktu yang diperlukan untuk menghasilkan keuntungan kembali dari biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkannya.

Singkatnya, metode pengembalian menentukan jumlah tahun-tahun operasi dimana sistem informasu tersebut perlu mengembalikan biaya investasi.

Membandingkan biaya dan keuntungan(2. Pengembalian)-contoh tabel

Tahun Biaya Biaya Kumulatif Keuntungan Keuntungan Kumulatif0 30000 30000 0 01 1000 31000 12000 120002 2000 33000 12000 240003 2000 35000 8000 320004 3000 38000 8000 400005 4000 42000 10000 500006 4000 46000 15000 65000

Membandingkan biaya dan keuntungan(2. Pengembalian)-contoh grafik

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

0 1 2 3 4 5 6

Tahun

Bia

ya Biaya

Keuntungan

Membandingkan biaya dan keuntungan(3. Analisis arus uang) Analisis arus uang memperhatikan arah, ukuran, dan pola

arus uang yang dihubungkan dengan sistem informasi yang diajukan.

Jika anda sedang mengajukan penggantian sistem informasi yang lama dengan yang baru dan jika sistem informasi baru tersebut tidak bisa menghasilkan kas tambahan untuk perusahaan, maka hanya pengeluaran saja yang akan dihubungkan dengan proyek.

Jika hal ini penting, sistem yang baru tersebut tidak akan ditetapkan atas dasar pendapatan yang dihasilkan serta harus diperhatikan dengan lebih cermat untuk menemukan keuntungan-keuntungan tidak nyata lainnya saat diikuti lebih jauh.

Membandingkan biaya dan keuntungan(3. Analisis arus uang)-Contoh

Tahun 2Kuartal 1 Kuartal 2 Kuartal 3 Kuartal 4 Kuartal 1

Pendapatan 5000 20000 24960 31270 39020

BiayaPengembangan perangkat lunak 10000 5000Pelatihan personel 8000 8400 8800 9260 9700Sewa peralatan 4000 4000 4000 4000 4000Persediaan 1000 2000 2370 2990 3730Pemeliharaan 0 2000 2200 2420 2660

Total Biaya 26000 27400 17370 18670 20090Arus uang -21000 -7400 7590 12600 18930Arus uang kumulatif -21000 -28400 -20810 -8210 10720

Tahun 1

Membandingkan biaya dan keuntungan(4. Analisis nilai sekarang) Analisis nilai sekarang membantu penganalisis

sistem menyediakan nilai waktu investasi bagi pembuat keputusan didalam sistem informasi serta aliran dana (cash flow).

Nilai sekarang adalah suatu cara menilai semua keluaran ekonomis dan pendapatan dari sistem informasi selama masa hidup ekonomis serta untuk membandingkan biaya saat ini dengan biaya dimasa mendatang serta keuntungan saat ini dengan keuntungan masa datang.

Membandingkan biaya dan keuntungan(4. Analisis nilai sekarang) Rumus menghitung nilai sekarang.

Pv=Fv/(1+r)n

Ket :Pv=present valueFv=future valuer=rate/suku bungan=tahun

Membandingkan biaya dan keuntungan(4. Analisis nilai sekarang)-contoh

1 2 3 4 5 6 TotalBiaya 40000 42000 44100 46300 48600 51000 272000Keuntungan 25000 31200 39000 48700 60800 76000 280700

Tahun

• Dalam gambar, total biaya sistem sebesar $272000 selama lebih dari enamTahun dan total keuntungannya sebesar $280700

Membandingkan biaya dan keuntungan(4. Analisis nilai sekarang)-contoh Mengetahui present value dari future value sebuah investasi dari sebelumnya,

dengan suku bunga bank tiap tahun 12 %

  Tahun  

  1 2 3 4 5 6 Total

Biaya              

Future Value 40000 42000 44100 46300 48600 51000  

Present Value 35600 33600 31311 29632 27702 26010 183855

               

Keuntungan              

Future Value 25000 31200 39000 48700 60800 76000  

Present Value 22250 24960 27960 31168 34656 38760 179484

Petunjuk analisis

Penggunaan metode yang diuraikan sebelumnya tergantung metode tersebut diterima didalam organisasi itu sendiri, untuk petunjuk-petunjuk umum, disebutkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Gunakan analisis titik-impas jika proyek tersebut perlu ditegaskan dalam hal biaya, bukan keuntungan, atau jika keuntungan secara substansial tidak bisa meningkat bersama dengan sistem yang diajukan.

2. Gunakan pengembalian jika peningkatan keuntungan nyata membentuk suatu argumen yang meyakinkan untuk sistem yang diajukan tersebut.

Petunjuk analisis

3. Gunakan analisis arus uang jika proyek relatif mahal untuk ukuran perusahaan atau bila kegiatan usaha secara signifikan dipengaruhi oleh aliran dana keluar (meskipun bersifat sementara)

4. Gunakan analisis nilai sekarang saat periode pengembalian sangat lama atau ketika bunga bank/biaya pinjaman sangat tinggi