DAUR PENYUSUNAN LAPORAN

TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Disusun oleh :

Anik Fitria (0500910023)Anis Wahyu W (0500910024)Eritasari Mawadah (0500910046)Agung Kurniawan (0600910004)Cahya Chandra (0600910025)

DIPLOMA TIGA MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTERFAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS NEGERI BRAWIJAYA

2007

DAUR PENYUSUNAN LAPORAN

Sistem Informasi Akuntansi dapat dibagi menjadi daur operasional dan daur penyusunan laporan,

daur operasional terbagi dalam empat daur yaitu daur pendapatan, daur pengeluaran, daur produksi dan

daur produksi. Daur penyusunan laporan merupakan daur terakhir dalam pengolahan data transaksi.

PENGERTIAN DAUR PENYUSUNAN LAPORAN

Daur penyusunan laporan meliputi berbagai kegiatan pengolahan data yang diperlukan untuk

menyelenggarakan buku besar (general ledger), termasuk buku pembantu (subsidiary ledger) dan

penyusunan laporan keuangan yang memuat ikhtisar hasil-hasil operasi perusahaan. Daur penyusunan

laporan keuangan merupakan pusat dari sistem informasi akuntansi perusahaan, karena daur itu

menghimpun data dari berbagai sumber. Data itu bisa berbentuk :

Data transaksi rutin yang berasal dari daur-daur operasional

Data mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, misalnya penerbitan dan pelunasan instrumen

utang serta pembelian atau penjualan surat berharga yang bersifat investasi yang berasal dari

analisis pada eksekutif keuangan.

Data anggaran yang disusun oleh eksekutif anggaran.

Data mengenai ayat-ayat jurnal penyesuaian yang disusun oleh kontroler.

Data-data diatas digunakan sebagai bahan untuk menyusun berbagai laporan guna kepentingan

intern maupun ekstern. Selain menghasilkan laporan periodik, sistem penyusunan laporan juga harus

didesain sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan informasi yang diminta oleh berbagai jajaran

dalam organisasi. Kebutuhan informasi itu antara lain adalah informasi perbandingan antara realisasi

kinerja dengan yang ditargetkan.

TUJUH SYARAT YANG PENTING DALAM PENYUSUNAN LAPORAN :

1. Laporan tepat pada waktunya

2. Dalam bahasa yang mudah digunakan oleh pemakainya

3. Dalam bentuk yang menarik

4. Berupa standart, terutama laporan yang rutin

5. Bermanfaat bagi pemakai

6. Nilai manfaat lebih besar daripada biayanya

7. Laporan ke atas harus di cek beberapa kali lewat beberapa tingkat untuk menjamin

kebenarannya.

AKTIVITAS DAUR PENYUSUNAN LAPORAN

Daur penyusunan laporan terdiri dari empat aktivitas dasar :

1. Pemuktahiran (updating) buku besar.

2. Pembuatan ayat jurnal penyesuaian.

3. Penyusunan laporan keuangan.

4. Penyusunan laporan manajerial.

Pemutakhiran Buku Pembantu

Proses pemutakhiran buku pembantu merupakan pencatatan ayat-ayat jurnal yang berasal dari dua

sumber, yaitu :

1. Subsistem akuntansi.

Yang dimaksud dengan subsistem akuntansi dalam hal ini subsistem-subsistem yang terkait pada

masing-masing daur operasional. Dalam teori, proses pemutakhiran buku pembantu dilakukan “transaksi-

demi-transaksi”. Artinya, setiap terjadi transaksi, dilakukan proses pemuktakhiran. Namun dalam praktik

biasanya proses tersebut dilakukan secara “kelompok”. Artinya proses itu dilaksanakan dalam bentuk

hasil suatu kelompok dengan menggunakan ayat-ayat jurnal kelompok.

2. Subsistem keuangan.

Untuk memutakhiran buku besar dan buku pembantu, subsistem keuangan menghasilkan ayat-

ayat yang jurnal bersifat individual sehingga dilaksanakan secara “transaksi-demi-transaksi”. Transaksi

yang berasal dari subsistem keuangan pada umumnya adalah transaksi yang bersifat nonrutin, seperti

misalnya penerbitan atau pelunasan surat pengakuan hutang ataupun pembelian dan penjualan surat

berharga.

Ayat Jurnal Penyesuaian

Ayat-ayat jurnal penyesuaian ini dibuat oleh oleh subsistem akuntansi, yaitu setelah neraca saldo

disusun. Ada lima jenis ayat jurnal penyesuaian :

1. Ayat jurnal accruals

Menyatakan peristiwa yang telah terjadi, tetapi penerimaan atau pengeluaran kasnya belum

dilaksanakan.

2. Ayat jurnal defferals

Menyatakan adanya penerimaan atau pengeluaran kas sebelum terjadinya peristiwa atau

transaksi yang terkait.

3. Ayat jurnal estimasi

Perhitungan bagian tahun bersangkutan dari suatu biaya yang mencakup beberapa periode ke

depan.

4. Ayat jurnal revaluasi

Menyatakan selisih antara nilai buku dan nilai sesungguhnya dari suatu aktiva atau perubahan

dalam prinsip akuntansi.

5. Ayat jurnal koreksi

Memperbaiki dampak kesalahan-kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.

Informasi ayat jurnal penyesuaian juga disimpan dalam file voucher jurnal, dan jika semua ayat

jurnal itu sudah diperhitungkan, selanjutnya dapat disusun neraca saldo. Neraca saldo ini akan digunakan

sebagai input bagi tahap selanjutnya, yaitu tahap penyusunan laporan keuangan.

Penyusunan Laporan Keuangan

Dalam penyusunan laporan keuangan, perhitungan rugi-laba disusun terlebih dahulu dengan

menggunakan data dari saldo akun-akun pendapatan dan biaya di neraca saldo. Setelah perhitungan rugi-

laba diselesaikan, baru disusun neraca. Proses ini memerlukan ayat-ayat jurnal penutup untuk menutup

semua akun pendapatan dan biaya lalu memindahkan saldo rugi-laba ke akun Laba Ditahan.

Pada sistem manual, pelaksanaan proses ini biasanya memerlukan waktu yang lebih panjang. Akan

tetapi dalam suatu sistem pengolahan data elektronis, laporan keuangan bisa disusun setiap saat. Laporan

terakhir yang disusun adalah laporan aliran kas. Laporan ini disusun berdasarkan data dari perhitungan

rugi-laba dan neraca ditambah dengan berbagai informasi mengenai kegiatan investasi dan pembiayaan

yang dilaksanakan perusahaan.

Penyusunan Laporan Manajemen

Penyusunan laporan manajemen menghasilkan berbagai jenis laporan manajemen yang pada

umumnya dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis laporan :

laporan kontrol buku besar

laporan yang terkait dengan anggaran

Laporan kontrol buku besar memuat daftar voucher jurnal yang disusun menurut urutan nomor,

nomor akun atau tanggal dan pencatatan saldo akun buku besar, digunakan untuk mengecek kecermatan

proses pencatatan ke buku besar (posting). Laporan-laporan anggaran digunakan sebagai alat perencanaan

dan evaluasi kegiatan.

Beberapa Prinsip Penyusunan Laporan Manajemen

Untuk menyajikan laporan yang efektif untuk manajemen harus diperhatikan beberapa kaidah

tertentu. Prinsip-prinsip tersebut pada umumnya ada lima :

1. Penggunaan prinsip pertanggungjawaban.

Dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting), penyebaran

informasi mengenai pendapatan dan biaya dikaitkan dengan unit atau segmen organisasi yang

dilaporkan. Laporan mengenai pendapatan dan biaya tersebut disusun sedemikian rupa

sehingga pejabat yang bertanggung jawab atas unit organisasi bersangkutan dapat diketahui

prestasi kerjanya secara jelas dan obyektif. Dengan menggunakan sistem ini, pelaporan

pendapatan biaya tidak boleh mencakup unsur-unsur yang tidak menjadi tanggung jawab

pimpinan unit organisasi yang dilaporkan itu.

2. Penggunaan prinsip eksepsi.

Laporan manajemen yang baik hendaknya menekankan hal-hal yang menyimpang dari tingkat

kegiatan yang wajar. Dalam hal ini, laporan harus dapat menonjolkan hal-hal yang dianggap

memuaskan dan hal-hal yang dianggap merugikan karena penyimpangan tersebut. Namun tidak

semua penyimpangan itu harus dianalisis secara mendalam, manajemen harus membuat

semacam batas analisis sehingga laporan yang disajikan tetap efisien namun bermanfaat.

3. Penggunaan prinsip komparasi

Penyajian laporan hendaknya dilakukan secara komparatif. Realisasi biaya dan kegiatan yang

dilaporkan hendaknya disajikan dalam bentuk perbandingan dengan target atau kondisi ideal

yang dijadikan acuan (tolok ukur). Selain itu, jika perlu, laporan juga menyajikan semacam

garis perkembangan (trend) dan hubungan-hubungan antar berbagai variabel terkait.

4. Laporan untuk jenjang manajemen yang lebih tinggi sedapat mungkin dibuat lebih ringkas.

Keringkasan untuk jenjang manajemen yang lebih tinggi sangat diperlukan sesuai dengan

keluasan rentang kendali (span of control) jenjang manajemen tersebut. Laporan untuk direktur

pemasaran dengan sendirinya berbeda tingkat kerinciannya dibandingkan dengan laporan untuk

manajer pemasaran.

5. Laporan harus mudah dipahami dan tidak menyesatkan. Tujuan laporan untuk

mengkomunikasikan gagasan. Penggagas atau pembuat laporan, pada umumnya disiplin

akuntansi namun penerima gagasan atau penerima laporan belum tentu memahami displin

akuntansi. Oleh karena itu, laporan manajemen harus disajikan dengan bahasa yang umum

dalam arti dapat dipahami oleh semua pihak. Pemahaman itu dengan sendirinya harus sama

dengan yang dimaksud oleh penyusun laporan.

PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI

Efisiensi dan efektifitas daur penyusunan laporan dapat ditingkatkan denganmenggunakan teknologi informasi,khususnya dalam hal:

pemutakhiran buku pembantu, proses penutupan,dan penyusunsn laporan keuangan

Tiga aspek diatas merupakan aspek-aspek inti dalam daur penyusunan laporankeuangan perusahaan dan sangat menentukan tingkatefisiensi dan efektifitas penerbitan penggunaan laporan yang dihasilkan. Masing-masingaspek akan diuraikan berikut ini.

PEMUTAKHIRAN BUKU PEMBANTU

Untuk melakukan pemutakhiran (updating) buku pembantu,perusahaan modern padaumumnya menerapkan system on-line. Dengan demikian, proses pemutakhiran itu dapatdilakukan secara seketika, sehingga buku pembantu akan selalu menampilkan posisi palingmutahir. Hal ini akan banyak membantu para pengambil keputusan karena masukan informasiyang diperoleh dan dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan adalah informasi yang segardan relevan.

Di lain pihak, buku besar pada umumnya tidak perlu dimutakhirkan secara cepat. Sebagaicontoh, dalam pengambilan keputusan mengenai penambahan kredit didasarkan pada statusmasing-masing pelanggan serta batas-batas maksimum kredit yang diberikan kepada masing-masing pelanggan, bukan pada status akun piutang secara keseluruhan. Informasi mengenaimasing-masing pelanggan itu diperoleh dari pembantu, bukan dari buku besar yang memuatinformasi mengenai piutang secara keseluruhan.

Informasi pada buku besar hanya digunakan untuk penyusunan laporan periodik ygbiasnya dibuat dalam rentang waktu kurang dari satu tahun untuk kepentingan intern.Sedangkanlaporan tahunan disusun untuk keperluan ekstern. Oleh sebab itu, biasanya system yangdigunakan untuk penyusunan laporan keuangan hanya melakukan pemutakhiran buku besarpaling cepat sebulan sekali. Kebijakan tersebut pada umumnya akan menimbukan dua masalah:

1. Karena informasi yang akurat dan mutkhir hanya dapat diperoleh setelah akhir bulan,maka informasi buku besar tidak dapat digunakan sebagai bahan analisis sensivitas.Dimasa kini informasi semacam itu akan merugikan manajemen karena situasiekonomi dan bisnis berubah dengan cepat dan tak menentu.

2. Apabila pemutakhiran buku besar hanya dilakukan paling cepat sekali sebulan, makapersoalan-persoalan yang timbul pada saat pemutakhiran akan memperlambatpenyusunan laporan keuangan interim.

Dengan adanya dua kemungkinan tersebut, banyak perusahaan menerapkan sistem bukubesar secara on-line seperti terlihat pada peraga di bawah ini. Pada peraga tersebut terlihat bahwamasing-masing subsistem, dengan program aplikasi masing-masing, memasukkan ayat-ayatjurnal kedalam system on-line buku besar setiap hari. Dengan cara demikian, buku besar akanselalu mutakhir sehingga akan meningkatkan manfaatnya sebagai sumber data bagi para manajerguna mengambil keputusan sensivitas di setiap saat terjadi perubahan lingkungan.

PROSES PENUTUPAN BUKU

Proses penutupan buku seringkali memerlukan waktu yang panjang sehingga tidaksebanding dengan periode laporan yang diterbitkan. Informasi yang terdapat pada laporanbulanan yang diselesaikan dalam waktu dua minggu tidak akan banyak bermanfaat untukmengambil keputusan. Oleh sebab itu, jangka waktu penutupan buku harus dikurangi sehinggastaf akuntansi dapat menggunakan sisa waktu yang tersedia untuk mengenalisis data danmemberikan saran kepada para manajer operasional berdasarkan perkembangan-perkembanganyang dicapai dalam periode bersangkutan.

Salah satu cara untuk mempercepat proses penutupan adalah dg mengkolodasikansubsistem-subsistem yang tumpang tindih dalam system informasi akuntansi. Cara lain yangdapat digunakan adalah dengan menggunakan system client-server. Sistem ini jugamempermudah penyebaran laporan kinerja keuangan.

PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN

Untuk menghemat biaya penyusunan dan penyebaran laporan keuangan dapat digunakanteknologi komunikasi. Apabila informasi keuangan perusahaan ditampilkan pada suatu databasepublic di internet, maka setiap orang akan dapat mengakses dan mencetak informasi tersebut.Artinya, biaya percetakan dan pengiriman akan dialihkan kepada pemakai informasi tersebut.

Kesimpulan :Daur penyusunan laporan terdiri dari 4 kegiatan, yaitu:

1. Pemutakhiran buku besar2. Pembuatan ayat jurnal pendahuluan3. Penyusunan laporan keuangan4. Penyusunan laporan manajerial

Ayat – ayat jurnal yang menjadi sumber pemutakhiran data berasal dari1. Subsistem akuntansi2. Subsistem keuangan

Penyusunan laporan keuangan dilaksanakan secara bertahap dengan urutan :1. Penyusunan perhitungan rugi-laba2. Penyusunan neraca3. Penyusunan aliran kas

Laporan manajemen dapat dikelompokkan ke dalam 2 jenis, yaitu:1. Laporan kontrol buku besar2. Laporan yang terkait dengan anggaran

Beberapa Prinsip Penyusunan Laporan Manajemen :

1. Penggunaan prinsip pertanggungjawaban.

2. Penggunaan prinsip eksepsi.

3. Penggunaan prinsip komparasi

4. Laporan untuk jenjang manajemen yang lebih tinggi sedapat mungkin dibuat lebihringkas.

5. Laporan harus mudah dipahami dan tidak menyesatkan.