Dalam system penggajian atau pengupahan dalam perusahaan. Terdapat beberapa dokumen-dokumen yang diperlukan untuk menunjang system yang telah dibuat tersebut, sehingga tidak terjadi kesalahan ataupun kecurangan.1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upahDokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.2. Kartu jam hadirDigunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.3. Kartu jam kerjaBerbeda dengan kartu jam hadir, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung untuk perusahaan manufaktur. Misalnya untuk pekerja yang lembur dan juga untuk buruh yang dibayar perjam.4. Daftar gaji dan daftar upah .Berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upahDokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.6. Surat pernyataan gaji dan upahDokumen ini dibuat dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Walaupun terkesan sama dengan daftar gaji dan upah tetapi dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.7. Amplop gaji dan upahDi halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8. Bukti kas keluar.Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.Terdapat pola atau siklus dalam proses penggajian tersebut. Apabila digambarkan dalam diagram siklus penggajian dalam perusahaan dapat digambarkan secara umum sebagai berikut.

KaryawanData report gaji

Proses pemerikasaan daftar hadir karyawan Data kehadiranKartu HadirData Kartu hadirData Jam KerjaKartu jam kerja

Proses Pemerikasaan daftar jam kerja karyawanData Karu jam kerjaData terperiksa

Proses perhitungan gaji karyawan Database penggajian Data terperiksa

Proses pembayaran gaji Data perhitungan gaji

Data daftar gaji Data pembayaran gaji

Bagian Keuangan

Dari gambaran umum yang diatas dapat dilihat bahwa seluruh data yang ada yang mempengaruhi keputusan pembayaran gaji diperiksa terlebih dahulu, pada akhirnya keseluruhan keputusan yang akan diperiksa oleh bagian keuangan yang nantinya baru akan disalurkan kepada karyawan. Untuk lebih lengkap dan detailanya akan dijelaskan dalam flowchart. Dalam Flowchart system penggajian terdapat lima bagian yang memiliki fungsi dan tujuan masing- masing dan saling berhubungan.terdapat dua system yakni penggajian dan pengupahan. Berikut flowchart perusahaan dalam hal penggajian dan pemberian upah.Flowchart Penggajian:

1. Manajemen Personalia :Dalam bagian ini manajemen membuat data karyawan dan mencatat absensi, jam lembur, dan prestasi karyawan

2. Departemen Akuntansi:Memeriksa daftar data absensi, lembur, dan tunjangan dan kemudian menghitung dan membuat daftar rencana gaji. Dan yang terkahir membuat surat perintah pemindahan kas ke rekening karyawan. Setelah gaji dibayarkan dan bukti transasksi telah diterima kemudian membuat laporan pembayaran gaji.

3. Manajemen Keuangan:Disini manajemen keuangan hanya memeriksa daftar rencana gaji lalu kemudian dishakan dan diserahkan kembali ke bagian akuntansi.

4. Bank :Tugas bank adalah mengecek saldo perusahaan, memindahkan kas, dan terkahir membuat Bukti Transfer

5. Pegawai :Menerima gaji

6. Pimpinan :Pimpinan akan mengecek dan mengesahkan laporan pembayaran gaji.

Flowchart Pengupahan:

1. Bagian Personalia :Sama dengan system penggajian manajemen personalia akan membuat data karyawan dan kemudian mencatat absensi karyawan.

2. Bagian Akuntansi :Setelah mendapat data dari personalian maka akuntansi akan melakukan penghitungan upah dan emudian membuat laporan pembayaran upah. Setelah mendapat laporan dari bagian kas maka baagian akuntansi akan membuat laporan keuangan.

3. Manajer Keuangan :Memeriksa laporan keuangan dan kemudian mengsahkannya lalu diberikan kepada bagian kas.

4. Bagian Kas :Membuat bukti pengeluaran kas dam membuat catatan pembayaran upah yang kemudian akan dilaporkan ke bagian akuntansi.

5. Karyawan :Menerima uang dan menandatangani surat bukti pembayaran upah

6. Pimpinan :Pimpinan yang terakhir akan mengesahkan Laporan Keuangan yang telah dibuat oleh bagian kauntansi.

Dalam dua system tersebut terdapat perbedaan dalam penyaluran gaji. System penggajian diginakan untuk pegawai tetap yang system penngajiannya ditransfer langsung melalui bank. Sedangkan untuk pekerja kontrak yang mana terikat terhadap jam kerja atau shift system yang digunkan adalah pengupahan yang mana gaji diberikan secara langsung kepada karyawan.

PT. Berasa Bakery

Pegawai

Manajer Keuangan

Manajemen Personalia

Bagian Akuntansi

Bank

Mulai

Membuat data Karyawan

Data Karyawan

Mencataat absensi, jam lembur dan prestasi

2.

1.Data absensi, jam lembur dan prestasi

2.Data absensi, jam lembur dan prestasi

Memriksa data absensi,jam lembur dan prestasi

Membuat perencanaan gaji

2.

1.Data perencaan Gaji

2.Data perencaan Gaji

Memerikasa data perencaan gaji

Data Perencaan Gaji yang disahkan

Data Perencaan Gaji yang disahkan

Membuat surat pemindahan kas ke rekening karyawan

Surat Pemindahan kas kepada karyawan

Surat Pemindahan kas kepada karyawan

Pimpinan

arsip

arsip

Mengecek saldo

Memindahkan kas

Kas

Membuat bukti transaksi

2.Bukti transaksi

1. Bukti transaksi

arsip

1. Bukti transaksi

a

a

Membuat lap. Pembayaran gaji

2.

1.Lap. Pembayaran gaji

arsip

b

b

1.Lap. Pembayaran gaji

Mengecek lap. gaji

Mengesahkan lap.gaji

Laporan Pembayaran gaji yg disahkan

Selesai

setuju

Kas

The height of the text box and its associated line increases or decreases as you add text. To change the width of the comment, drag the side handle.

PT. Berasa Bakery

Bagian Akuntansi

Personalia

Bagian Keuangan

Manajer Keuangan

Karyawan

Pimpinan

Mulai

Membuat Data karyawan

Data Karyawan

Mencatat absensi dan jam kerja karyawan

2Data absensi dan jam kerja karyawan

1Data absensi dan jam kerja karyawan

arsip

1Data absensi dan jam kerja karyawan

Membuat perhutingan upah

2 perhitungan upah

1hasil perhitungan upah

arsip

2 perhitungan upah

Memeriksa hasil perhitungan upah

Hasil perhitungan upah yang sah

Hasil perhitungan upah yang sah

Membuat bukti pengeluaran kas

Bukti pengeluaran kas

Bukti pengeluaran kas

Bukti pengeluaran kas

Bukti pengeluaran kas

Beserta uang

Beserta uang

Mendatangani bukti pengeluaran kas

2Bukti pengeluaran kas

Beserta uang

1Bukti pengeluaran kas

arsip

1Bukti pengeluaran kas

Membuat catatn pembayaran upah

2Catatan Pembayaran upah

1Catatan Pembayaran upah

arsip

1Catatan Pembayaran upah

Membuat lap.pembayaran upah

Laporan pemnbayaran upah

Membuat lap. keuangan

2Lap keuangan

1Lap keuangan

arsip

b

b

2Lap keuangan

Mengesahkan lap keuangan

Lap. Keuangan yang disahkan

Selesai

setuju