DAFTAR ISI - ppid.unpad.ac.id

PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN | 1


DAFTAR ISI

Kata Pengantar 2

BAGIAN I PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

UNIVERSITAS PADJADJARAN 3

A. Gambaran Umum Layanan Informasi Publik 3

B. Kebijakan Layanan Informasi Publik 4

C. Struktur PPID Universitas Padjadjaran 4

BAGIAN II LAYANAN PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK 6

A. Mekanisme Memperoleh Informasi Publik 6

B. Permohonan Informasi Publik 6

B.1 Jumlah Permohonan Informasi Publik 6

B.2 Jangka Waktu Pemberian Informasi Publik 7

B.3 Pemenuhan Permohonan Informasi Publik 8

B.4 Jumlah Keberatan dan Sengketa Informasi 9

C. Informasi Berdasarkan Permohonan 9

D. Sarana Pelayanan Informasi Publik 10

E. Sumber Daya Manusia (SDM) 11

F. Anggaran 11

G. Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik 12

BAGIAN III KENDALA LAYANAN INFORMASI PUBLIK 14

A. Kendala Internal 14

A.1 Kendala Teknis 14

A.2 Kendala Substansi 14

B. Kendala Eksternal 15

BAGIAN IV PENUTUP 16

A. Kesimpulan 16

B. Saran 16


KATA PENGANTAR

Universitas Padjadjaran (Unpad) sebagai badan publik yang bergerak di

bidang jasa pendidikan menyadari bahwa keterbukaan informasi publik

merupakan bagian dari pengawasan masyarakat terhadap kinerja institusi.

Hal tersebut mendukung terlaksananya tata kelola pemerintah yang baik dan

bersih (good governance) sehingga akan meningkatkan kepercayaan publik

terhadap institusi.

Walaupun pada tahun 2020 terjadi pandemi Covid-19, bukan berarti

produktivitas layanan menjadi terhambat. Pada tahun ini, Unpad tetap

memberikan pelayanan secara profesional dengan memperkuat layanan

daring melalui laman resmi Unpad dan PPID Unpad. Selain itu, tidak hanya

memberikan informasi umum, PPID Unpad juga memberikan layanan

informasi terkait Covid-19 melalui laman resmi Unpad dan PPID Unpad.

Akhir kata, kami berharap dengan terbitnya Laporan Layanan Informasi

Publik ini tidak hanya menjadi evaluasi tapi sekaligus menjadi motivasi

untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih baik di masa yang akan

datang.

Jatinangor, 23 Februari 2021

Wakil Rektor Bidang Organisasi dan Perencanaan

Selaku PPID Universitas Padjadjaran

Prof. Drs. Yanyan Mochamad Yani, MAIR., Ph.D.

NIP. 196610051992031004


BAGIAN I

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN

DOKUMENTASI UNIVERSITAS PADJADJARAN

A. Gambaran Umum Layanan Informasi Publik

Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, Unpad berkomitmen menjalankannya secara

profesional, akuntabel, simpel, transparan, dan informatif. Untuk itu, Unpad

menyediakan pengelolaan pelayanan informasi publik yang cepat, tepat

waktu, sederhana namun berkualitas. Komitmen ini juga selaras dengan

prinsip zona integritas sebagai badan publik di bawah naungan Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia.

Untuk memenuhi pelayanan informasi publik tersebut, Unpad membangun

dan mengembangkan sistem pengelolaan dan layanan informasi yang efektif

dan efisien berbasis teknologi informasi. Hal ini bertujuan untuk

meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemerintahan melalui optimalisasi

pengelolaan dan pelayanan informasi publik.

Untuk mewujudkan hal tersebut, Unpad senantiasa melakukan berbagai

evaluasi dan inovasi dalam pengembangan layanan informasi dalam berbagai

hal. Tidak hanya dari sisi pelayanan, tapi juga mempersiapkan sarana

prasarana pendukung termasuk regulasinya.


B. Kebijakan Layanan Informasi Publik

Sejak tahun 2010, Unpad telah menerbitkan Surat Keputusan Rektor Unpad

No. 1036/H6.1/Kep/2010 tentang Pendirian Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi (PPID Universitas Padjadjaran.

Pada tahun 2020, Unpad masih menyusun Rancangan Peraturan

Keterbukaan Informasi Publik di lingkungan Universitas Padjadjaran.

Namun, Unpad telah memperbaharui Daftar Informasi Publik yang telah

ditetapkan melalui Keputusan Rektor No. 552/UN6.RKT/Kep/HK/2020

tentang Daftar Informasi Publik pada Universitas Padjadjaran.

Selain itu, Unpad juga telah menerbitkan Keputusan Rektor No.

553/UN6.RKT/Kep/HK/2020 tentang Daftar Informasi yang Dikecualikan

pada Universitas Padjadjaran.

Pada saat pandemi Covid-19 ini, PPID Unpad menetapkan kebijakan layanan

seperti biasa, baik secara daring maupun luring dengan menerapkan

protokol kesehatan yang ketat. Selain itu, PPID Unpad juga menyediakan

layanan informasi khusus terkait Covid-19 pada laman resmi Unpad dan

PPID Unpad.

C. Struktur PPID Universitas Padjadjaran

Pada tahun 2020, pengelola PPID Unpad menyesuaikan dengan Struktur

Organisasi Tata Kelola (SOTK) Unpad terbaru dengan diterbitkannya Surat

Keputusan Rektor Unpad No. 548/UN6.KT/Kep/HK/2020 tentang

Pengangkatan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Universitas

Padjadjaran.


BAGIAN II

LAYANAN PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK

A. Mekanisme Memperoleh Informasi Publik

Selama masa pandemi Covid-19 ini penyelenggaraan layanan informasi

publik masih dijalankan secara luring melalui Unit Layanan Terpadu (ULT)

Unpad dengan pembatasan jumlah layanan dan pengurangan jam layanan

dengan penerapan protokol kesehatan yang ketat.

Selain penyelenggaraan secara luring, PPID Unpad juga tetap membuka

layanan secara daring melalui laman PPID Unpad https://ppid.unpad.ac.id/

dan aplikasi mobile PPID Unpad.

B. Permohonan Informasi Publik

Untuk memperluas akses informasi terkait Unpad, telah disediakan berbagai

media yang dengan mudah dapat diakses oleh siapa saja, baik dari publik

internal maupun eksternal. Walaupun demikian, bagi siapa saja yang masih

membutuhkan informasi tambahan, dapat mengajukan permohonan

informasi dengan mudah pula.

B.1. Jumlah Permohonan Informasi Publik

Sejak bulan Januari hingga Desember 2020, PPID Unpad telah menerima

permohonan informasi publik sebanyak 65 permohonan. Berdasarkan data

tersebut, permohonan informasi paling banyak diterima pada bulan

September sebanyak 11 permohonan. Adapun permohonan yang paling

banyak diminta adalah untuk bidang akademik.

https://ppid.unpad.ac.id/


B.2. Jangka Waktu Pemberian Informasi Publik

Pada tahun 2020, rata-rata lamanya waktu pemberian informasi selama 8

(delapan) hari. Untuk beberapa kasus, kadang kala dibutuhkan waktu lebih

lama untuk memproses permohonan informasi tersebut, terutama bila

melibatkan beberapa unit kerja terkait.

Selain itu, pada tahun 2020 terdapat masalah teknis pada plugin formulir

permohonan informasi di laman PPID yang menyebabkan terganggunya

koneksi pada data pemohon sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk

memenuhi permohonan informasi.


B.3. Pemenuhan Permohonan Informasi Publik

Pada tahun 2020, Unpad menerima 65 permohonan dari berbagai kalangan,

baik dari internal Unpad seperti mahasiswa maupun dari masyarakat umum.

Dari jumlah tersebut, terdapat 6 (enam) permohonan yang tidak dikabulkan

karena data pemohon yang tidak lengkap, mengajukan permohonan untuk

informasi yang dikecualikan dan informasi yang tidak dimiliki atau dikuasai

oleh PPID Unpad.


B.4. Jumlah Keberatan dan Sengketa Informasi

Pada tahun 2020, PPID Unpad tidak menerima permohonan keberatan dari

manapun. Selain itu, tidak ada sengketa informasi yang diajukan kepada

PPID Unpad pada tahun 2020.

C. Informasi Berdasarkan Permohonan

Pemenuhan informasi yang dilakukan oleh PPID Unpad telah sesuai dengan

ketentuan yang tercantum pada Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik. Kategorisasi informasi pada laman resmi

Unpad dan PPID Unpad mengacu antara lain pada Pasal 9 ayat 1 mengenai


informasi yang wajib disediakan dan diumumkan badan publik, Pasal 10

yang menyebutkan bahwa Badan publik wajib mengumumkan informasi

serta merta, dan Pasal 11 yang menyebutkan bahwa Badan Publik wajib

menyediakan informasi publik setiap saat.

Berkenaan dengan pandemi Covid-19, penyediaan informasi publik terkait

Covid-19 khususnya yang berkenaan dengan Unpad, disampaikan pada

menu khusus di laman resmi Unpad dan PPID Unpad dengan tampilan yang

lebih menarik sehingga memudahkan pencarian.

Pada menu Info Covid-19 ini tercantum berbagai kebijakan kampus terkait

protokol kesehatan di lingkungan Unpad, hasil inovasi dan riset yang

dihasilkan para peneliti Unpad, Hotline Layanan Informasi Covid-19 yang

dikelola oleh Satuan Tugas Covid-19 di lingkungan Unpad dan informasi

lainnya.

D. Sarana Pelayanan Informasi Publik

Untuk mengajukan permohonan informasi kepada Unpad, pemohon dapat

datang langsung ke Unit Layanan Terpadu (ULT) yang berlokasi di Lantai 1

Gedung Rektorat Unpad, Jatinangor. Pada masa pandemi Covid-19 ini,

pengelola ULT telah menambahkan sarana pendukung untuk memenuhi

standar protokol kesehatan.

Sarana tersebut antara lain dengan penambahan sekat kaca/akrilik pada

setiap meja layanan, menyediakan handsanitizer dan masker bagi

pengunjung dan memberi tanda penjarakkan tempat duduk. Para petugas

diharuskan menggunakan masker dan faceshield. Para pengunjung pun

sebelum memasuki ruangan diperiksa suhu tubuh dan dipastikan

menggunakan masker dengan benar. Tidak hanya itu, jadwal kunjungan dan

jumlah kunjungan pun dibatasi untuk mencegah penularan Covid-19.


Walaupun demikian, pada tahun 2020 ini, seluruh permohonan yang masuk

disampaikan secara daring melalui laman resmi PPID Unpad

https://ppid.unpad.ac.id/.

E. Sumber Daya Manusia (SDM)

Pengelola PPID Unpad sesuai dengan Keputusan Rektor Unpad No.

548/UN6.KT/Kep/HK/2020 tentang Pengangkatan Pejabat Pengelola

Informasi dan Dokumentasi Universitas Padjadjaran dengan latar belakang

bidang dan unit kerja terkait sesuai dengan tugas dan fungsi yang

dijalankan.

Pengelola ini ada yang ditempatkan di front office seperti petugas Unit

Layanan Terpadu dan Humas, juga di back office sepeti bagian arsip, hukum

dan tata laksana serta bagian IT. Koordinasi antar pengelola ini dilakukan

secara formal dan informal baik dalam forum khusus maupun Whatsapp

group (WAG).

https://ppid.unpad.ac.id/


F. Anggaran

Dalam pelaksanaannya, anggaran layanan informasi publik ini menjadi

bagian dari anggaran Unpad khususnya di bawah naungan Wakil Rektor

bidang Organisasi dan Perencanaan. Angggaran yang digunakan antara lain

untuk keperluan pengembangan laman resmi PPID, penyusunan materi

regulasi dan kebijakan PPID serta kegiatan pendukung lainnya.

G. Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik

Peningkatan predikat Unpad dari tahun ke tahun menjadi motivasi

pengembangan PPID di tahun berikutnya. Upaya tersebut berhasil

mengantarkan Unpad meraih predikat “Informatif” pada Anugerah

Keterbukaan Informasi Publik tahun 2020. Secara peringkat, Unpad berhasil

menduduki peringkat ke-3 untuk kategori Peguruan Tinggi Negeri setelah

Universitas Gadjah Mada dan Universitas Brawijaya.

Penyerahan penghargaan ini dilaksanakan pada tanggal 25 November 2020

secara daring oleh Wakil Presiden RI Ma’ruf Amin dan diterima oleh Rektor

Unpad Prof. Dr. Rina Indiastuti, M.SIE.

Rincian Penilaian Keterbukaan Informasi Publik Universitas Padjadjaran

Nilai Indikator

1 & 2 (40%)

Nilai Indikator

3 & 4 (40%)

Nilai

Presentasi

(30%)

Nilai

Akhir

Kualifikasi

40

1. Indikator

Pengembangan

Website: 60

37

1. Indikator

Pelayanan

Informasi

Publik: 39

17.03334

Nilai juri 1:

85,3

Nilai juri 2:

100

94,0333 “Informatif”


2. Indikator

Pengumuman

Informasi

Publik: 40

2. Indikator

Penyediaan

Informasi

Publik:53,5

Nilai juri 3:

70,2

Total nilai

presentasi:

85.1667


BAGIAN III

KENDALA LAYANAN INFORMASI PUBLIK

A. Kendala Internal

A.1 Kendala Teknis

Pada tahun 2019 lalu, PPID Unpad mengembangkan aplikasi khusus yang

digunakan untuk mengajukan pemohonan informasi. Namun, ada kalanya

plugin pada aplikasi tersebut tidak berjalan dengan semestinya. Untuk itu

diperlukan pengawasan yang lebih rutin khususnya oleh petugas IT agar

tidak menghambat layanan.

A.2 Kendala Substansi

Untuk memenuhi permohonan informasi yang diajukan, kadang kala

diperlukan koordinasi dengan beberapa unit kerja sehingga membutuhkan

waktu yang lebih lama untuk memprosesnya. Untuk itu koordinasi antar unit

kerja harus ditingkatkan lagi.

Selain itu pemahaman unit kerja dan pimpinan pun masih belum merata

mengenai keterbukaan informasi publik sehingga kadang masih diperlukan

pembahasan yang cukup intensif untuk memenuhi permohonan informasi

yang diajukan.

Hal lain yang harus diperhatikan adalah belum adanya sistem transfer

knowledge yang baik mengenai pengelolaan keterbukaan informasi publik

diantara staf pengelola sehingga kemampuannya tidak merata. Dengan

adanya system yang baik dan merata, kita tidak perlu khawatir bila sewaktu-

waktu ada pengelola yang dimutasi ke unit kerja lain.


B. Kendala Eksternal

Untuk kendala eksternal yang dihadapi, antara lain masih adanya

ketidakpahaman pemohon tentang pengajuan permohonan informasi.

Walaupun secara umum ketentuan pengajuan permohonan informasi sudah

disampaikan secara jelas, tapi beberapa pemohon mengabaikan hal tersebut,

sehingga tidak dapat diproses lebih lanjut.

Dalam menghadapi kasus tersebut, petugas informasi berusaha secara

persuasif untuk meminta pemohon melengkapi persyaratannya terlebih

dahulu agar dapat segera diproses.


BAGIAN IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Layanan informasi publik membutuhkan koordinasi dan kerja sama yang

solid dari berbagai unit kerja. Untuk itu diperlukan pemahaman yang baik

dari seluruh pihak terkait untuk menciptakan sinergitas dalam pemberian

layanan informasi publik ini.

Selain itu, pengembangan dan inovasi dalam berbagai hal patut menjadi

perhatian karena ini menjadi kunci pengelolaan layanan untuk lebih baik di

masa yang akan datang.

B. Saran

Sebagai bentuk tindak lanjut atas evaluasi pengelolaan layanan informasi

publik di Unpad tahun 2020, beberapa hal yang disarankan untuk menjadi

rekomendasi peningkatan kualitas pelayanan informasi bagi PPID Unpad

pada tahun yang akan datang antara lain:

- Penyempurnaan aplikasi PPID Unpad yang disesuaikan dengan

kebutuhan saat ini dan perkembangan teknologi;

- Melakukan diseminasi mengenai keterbukaan informasi publik pada

pimpinan dan unit kerja agar tercipta pemahaman yang sama;

- Peningkatan koordinasi antar unit kerja dalam memberikan layanan

informasi publik.


PPID UNIVERSITAS PADJADJARAN

GEDUNG REKTORAT LANTAI 1

JL. RAYA BANDUNG SUMEDANG KM.21

JATINANGOR

E-mail: [email protected]

Website: http://ppid.unpad.ac.id/

DAFTAR ISI - ppid.unpad.ac.id

Documents

Transcript of DAFTAR ISI - ppid.unpad.ac.id