amp Inormalika

pertanyaan

~ Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Untuk Membantu Proses Seleksi

CaJon Kepaa Sekolah

Jurusan Teknik informatika Fakultas Teknik Industri Universitas Widyatama Bandung Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandllng 2)

rijayanawidyatamaacid ) andromeda I 268yahoocom 2)

Abstrak

Bentuk dan digunakan oleh berbagai tingkat pengambilan kcputusan dalam suatu organisasi Karakteristik umum penyelesaian masalah yang dapat dibantu oleh SPK meliputi masalah terstruktur atau semi lerstruktur yang dalam proses penentuan keputusan sangal bergantung pada kelersediaan informasi SPK dapat diterapkan secara luas baik bagi organisasi bisnis maupun organisasi pemerintailan Penerapan SPK melipuli berbagai fungsi dalam organisasi mulai dari fungsi strategi perencanaan hingga operasional Salah satu fungsi yang dapal didukung oleh SPK adalah perencanaan sumber daya manu sian (SDM) yang dapat didukung penyelesaian dengan model taktikal

Pada penelili~n ini akan dicoba merancang SPK untuk mendukllng proses seleksi calon kepala sekolah (CKS) di sebuah Dinas tingkat provillSi Pemilihan pada masalah ini didasari oleh pemikiran bahwa proses seleksi CKS lersebut sudah memiliki aturan yang baku dan terurut sehingga mlldah diikuli dan terstruktur (sruclured) telapi pad a akhimya keputusan finaltetaplah ditentukan oleh pihak manajerial penentu keputusan dengan tetap berpedoman pada data-data aktual dan pel1imbangan-pertimbangan lain (semi srucllIred) Dengan adanya sistem ini meski bentuknya masih sederhana diharapkan dapat memhantuDinas tersebut dalam menjalankan proses seleksi yang lebih efektif dan transparan sehingga prosedur dan ha sil seld~jnya dapat diteillsuri baik oleh pihak internal Dinas maupun para peserta seleksi itu sendiri Fo-us pada transparansi data dan proses penilaian ini dapat meningkatkan citra proses se leksi sehingga mampu mewujudkan proses seleksi yang relatifbersih dan dapat dipertanggungjawabkan Selain itu dengan terkumpllinya data-data calon kepala sekolah akan memudahkan Dinas tersebut untuk memperoleh gambaran potensi sumber daya manusia yang ada dan melaksanakan proses seleksi pada tahapan selanjutnya

Kata Kunci Sisem Pendukung Kepuusan Model Taklikal Perencanaan Sumber Daya Manllsia Seleksi Calon Kepala Sekolah

1 Latar Belakang

Dewasa ini adanya sistem pendukung keputusan (SPK) di sllatu organisasi dapat dipandang sebagai aset penting untuk menunjang kelancaran bisnis dan tercapainya tujllan strategis perusahaan

SPK dapat hadir dalam berbagai bentuk dari mulai bentuk sederhana berupa pengolahan data menggunakan spreadshee hingga bentuk aplikasi yang kompleks dan terintegrasi dapat dimanfaatkan untuk mempercepat dan meningkatkan kualitas proses pembuatan keputusan di suatu organisasi Penggunnan SPK tidak terbatas pada tingkat manajerial telapi dapat meluas mulai dari tingkat strategis hingga operasional tergantung dan ruang lingkup danjenis informasi yang diolah

Penerapan dan bentuk SPK yang fleksibel menyebabkan suatu organisasi dapat saja membangun SPK mereka sendiri yang disesuaikan dengan kepentingan masingshymasing organisasi Penerapan SPK dapal dilakukan hampir pada semua Kmgsi bisnis di organisasi dari mulai fungsi perencanaan produksi maupun keuangan fungsi pelayanan konsumen penjualan maupUl1 pengelolaan sumber daya manusia

Pada Kmgsi pengelolaan sumber daya manusia SPK dapat dimanfaatkan untuk membantu proses l11anajemen sumber daya manusia (SDM) agar lebih mudah dan efektif Penerapan pada bidang ini rnisaJnya meliputi aktlisisi slmber daya manusia baru pengelolaan jenjang karir dan kepal1gkatall peningkatan kualitas sumber daya mal1l1sia dan lain-lain

Salah satu karakterislik keputusan yang dapat didukllng oleh SPK antara lain yaitu keputusan tersebut bersifat terstruktur atau semi terstruktur Terstnrktur dalam artian untuk memperoleh satu keputusan terdapat serangkaian prosedur yang harus diikuti dan criteria untuk masing-masing prosedur ini sudah jelas dan kuantitalif Semi terstruktur artinya meskipun sebagian criteria bersifat jelas dan kuantitatif kadang-kadang pihak pembuat keputusan berhak memasukkan pertimbangan-pertimbangan teltentu yang bersifat subyektif tetapi tetap berdasarkan alasan yang ditlrunkan dari data-data kuantitatif Dalam bidang pengelolan SDM misalnya proses seleksi dapat dibuat terstruktur tetapi ketika sampai pad a kepltusan akhir ada kemungkinan keputusan tersebut diambil dengan didasari oleh pertimbangiln tertentu selain data-data kuantitatif

167

--

Salah satu proses pengelolaan SDM y~ig ~ berpeluang untuk dibantu Olell SPK adalah proses seleksi Biasanya proses seleksi yang sudah distandarisir dengan baik akan terdiri atas serangkaian prosedur dirnana para calon peserta harus melewati sekian lapis tahapan dan memenuhi kriteria le1entu Pada bagian akhir se leks i pihak penentu keputusan berhak memutuskan untuk menerima atau menoJak cajon peserta tersebut baik berdasarkan pertimbangan hasi l seleksi seeara kuantitatif maupun kual itatif dan subyektif

Pada penelilian ini akan dicoba merancang sebuah sistem pendulaUlg keputusan untuk membantu proses seJeksi calon kepala sekolah di sebuah inslansi pemerintah yang sudah memiJiki serangkaian prosedw seleksi yang sangat terstnl1ur dan jelas tetapi belum didukung oleh sebuah sislem informasi yang memadai

Has il yang dil13rapkan dan rancangan ini ada lah didapatlaumya sebuah model SPK untuk seJeksi calon kepala sekoJah yang mampu menyediakan data dengan cepat transparan dan membantu mempercepat proses seleksi itu sendiri Selain itu sistem juga diharapkan dapat menjadi semacam bank data profil swnber daya rnanusia khususilya untuk calon kepala sekolah sehingga Dinas tersebut dapat mengetahui kualitas sumber daya niJlusia di daJam wilayah wewenangnya masing-masing Harini akan sangat membantu dalam proses seJeksi periode berikutnya misalnya memperrnudah menentukan calon berdasarkan data calon pelarnar yang sudah pemah mengajukan diri dan memperbaikilmenyempurnakan kriteria seleksi

2 Konsep dan Karakterisktik Sistem Pendukung Keputusan

Pengambilan Keputusan adalah proses untuk memilih salah satu aJtematiftindakan (aksi) yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan merupakan upaya untuk memecahkan persoalan men uju pencapaian suatu tujuan Peogambilan keputusan pada hakekatnya adalah suatu proses manajemen (Planning organizing aClialing and contra ling) dan pengambilan keputusan dilakukan jika ada kejadian tertentu [5]

Pada awal tahun tujuh puluhan banyak perusahaan yang muJa i membangun sistem informasi baru yang berbeda dengan sistem infonnasi tradisional Sistem ini mempunyai cakupan lebill keeil bersifat interaktif dan dirancang untuk membantu pemakai akhlr yaitu pirnpinan memutuskan masalah-masalah semi terstluktur dan tidak terstruktur dengan menggunakan data dan model-model Sistem ini disebut Sistem pendukung keputusan (Decision Support S~5elflDSSl yaitu Sisem yang diperullfukon bogi mrlllojerial wuuk 1flCl1dukung pengambilal kepllntson semi erstl1JlllY DSS merupakan peraogkat bantu bagi para pengambil keputusan untuk meningkatkan kemampuan pengambilan keputusannya tetapi tidak un~

menggantikannya

Sedangkan Peter amp Henderson (J 965) mengartikan DSS adaJah sistem Infomlasi yang relatif lebih keeil (dan segi

biaya dan pekeljaan)imeraktif dan dirancang untuk membantu pemakai akhir menggunakan data dan rnodel shymodel sehingga daoat memutuskan (bukan menyelesaikan) masalah-masalah semi terstruktur dan tidak terstruktur[5]

Dari beberapa definisi dan pengertian DSS diatas maka dapat dib angun sllatu definisi praklis bahwa DSS ada lah[5] Sistem interaktif berbasis komputer yang dibangun untuk mendukung sistem pengambilan keplllUsan untllk masa lah-masalah manajemen semi bertruktur dengan memanfaatkan data dan model shymodel sehingga kua litas keputusan tersebut menjadi lebil cepattepat dan baik

21 Tahapan Pengambilan Keputusan

Dalam memproses pengambi lan keputllsan tidak bisa ditentukan sekaligus tetapi dilaksanakan mela lui beberapa tahapan Pada dasarnya pengambi lan keputusan di lakukan me lalui empat tahap yaitu [5]

Inteligence Mempelajari realitas identifikasi dan mendeftnisikan masa lah Kegiatan meliputi mempelajari tujuan dan obyektif organisasi mempe lajari prosedur kerja mengumpulkan data mengidentifikasi mengelompokan dan mendeftnisikan masa lah Design Membangun model-model yang mewakiJi sistem memvalidas i model dan menentukan kriteria evaluasi altematif-altematif tindakan yang sudah diidentifikasi dengan cara membuat formulasi model mellentukan kriteria pemi lihan mencari altematif-altematif perkiraan dan pengukuran hasil Choice Membuat so lusi lmtuk model-model yang digunakan menguji solusi yang didapat diatas kertas memilih altematif dan tindakan yang paling memungkinkan dengan eara membuat solusi untuk modelmembuai anal isis sensitivitas memilih altematif terbaik merencanakan implementasi dan merancang sistem kenda li Imp lementation Menerapkan solusi yang sudah diputuskan untuk dipilih dan melihat sejauh mana solusi tersebut dapat menyelesaikan masa lah seperti yang diharapkan atau yang menjadi sasaran semula

2_2 Karakteristik dan Kemampuan SPK

Beberapa karak1eristik dan kemampuan yang idealnya dapat dipenuhi oleh sebuah sistem pendukung keputusan antara lain adalah [5] I Menyediakan dukungan terhadap situasi semi

tersbllktur dan tidak terstruktur tennasuk keputusan yang diarnbil dan infonnasi yang diperoleh dati komputer

2 Mendukung berbagai tingkat manajerial dan nendukung keputusan yang diambi l secara individu maupun ke lompok

3 Mendukung rangkaian keputusan dalam bentuk yang sa ling bergantung atau seria l

4 Mend kepUl1

5 Mend penga

6 Bersif mudal

7 Tuj ua keefe~

8 Prose~

oleb p 9 Userc 10 Meng II Meny

fOlma 12 Penga

kepul1 waktu

2_3 Komi

Secara urn komponen t 1 Data

yang a yang ( Mana~

mana facililJ

2 Model menge dalam disedia pacta m

~

t

2

4

168

mncang untuk ala dan modelshymenyelesaikan) le~truktur[51

n DSS diatas II-akti s bahwa asis komputer il pengambilan najemen sem i 1 dan modelshy~ebut menjadi

lutusan

Jsan tidak bisa akan melalui

pengambilan ap yaitu [5] IS identifikasi giatan meliputi [tif orga nisasi mengu mpulkan ompokan dan

Iyang mewaki li m menentukan lindakan yang ~ara membuat teria pemi lihan rgterkiraan dan

Kiel-model yang didapat d iatas ikan yang pal ing lUat solusi Wltuk vitas memilih nplementasi dan

lusi yang sudah mel ihat sejauh men ye lesaikan

an atau yang

puan SPK

n yang idea lnya m pendukung

p situasi semi nasuk keputusaJl g diperoleh dari

nanajeri al dan jiambil secara

(1 dalam bentuk II

4 Mendukung semua fase dalam proses pengambilan keputusan

5 Mendllkung berbagai jeni s proses dan gaya pengambilan ke putusan

6 Bersifat adap tif dan memiliki antannllka yang mudah digunakan (user friendly)

7 Tujuan lItamanya untuk meningkatkan keefek tifan da lam pengambilan keputusan

8 Proses pengambilan keputusan dikendalikan oleh pen gambil keputusan

9 User dapa t membangun sistem yang sederhana 10 Menggunakan mode l llntuk melaku ka n ana lisis I I Menyediakan akses terhadap berbagai jenis data

format data dan tipe data 12 Pengambil keputusan dapat menghasi lkan

keputusan yang lebih baik konsisten dan pada waktu yang tepa I

23 Komponen DSS

Secara umllm sebllah OSS terdiri atas beberapa komponen berikut[5] 1 Data Management Subsystem adalah sistem

yang akan men ge lola semlla data dan )9fonnasi yang ditampung dan dikelola oleh sislem DOlo Managem ent subsys tem dibagi menj ad i dOlo management system data directory dan query [ocili)

2 Model Mal1agement Subsystem adalah sistem yang mengelo la berbagai jenis model yang dibutuhkan dalam melakukan anatisis terhadap infonnasi yang disediakan oleh sistem Komponen yang terdapat pada model management subsystem adalah

Model Management System mengelo la berbaga i model yang dapat di sediakan oleh sistem Berbagai jenis model ya ng lazim terdapat pada sistem dapat dikelompokkao menjadi 4 ya itu I Strategic Models model yang digwlakan

lmtuk kebutuhan pcngambilan keputusan yang bersifat strategis bagi organisasi Keputusan ini biasanya diambil oleh manajemen tingkat ala rnisalnya strategi bisnis dampak merger perusahaan dan sebagainya

2 Tactical Models model yang digunakan khusus untuk mengatur strategi taktis operas ional tennasuk pada jenis alokllsi dan kontrol sumber daya misa lnya kebu tuhan karyawan promosi karir kenaikan gaji dan sebagianya

3 Operational Models model )dl1g digtmakan untuk kebutuhan rutin opernsional harian rnisa lnya penjadwalan prod uksi kontrol inventory kontrol mutu produk dan sebagainya

4 Model Analitik model yang digtmakan untuk kebutuhan analisis terhadap data untuk menyingkap apa yang tersembwnyi di ba lik data misa~1ya mencari pola tertentu trend tertentu dan sebagainya Tennaslik pada jenis model ini adalah

model-model statistik seperti yang disediakan olch aplikasi SAS SPSS atau aplikas i data mining

Bahasa pemodelan Model direc tory Model execution

3 Knowledge-based (management) subsystem adalah sistem yang mampu menampung pen getahuan dan memfonnalkan pengetahuan tersebut sehingga dapa t diakses dan dimanfaalkan oleh semua pengguna sistem Tersedianya sub sistem ini dapat mendukung terbentukn ya sebuah OSS ya ng bersifut intelligent (dapat melakukan analisis send iii) dan mampu menyelesaikan masalah yang tidak terstnlknlr dan rurnit dan program yang semi terstruktur

4 User [ntelface subsystem adalah sistem yang mengatur antarmuka dengan userlpengguna Biasanya berben tuk tampi lan grafts yang mudah dioperasikan dan mudah dikostumisas i sesuai kebutuhan user

S User pengguna sistem Sebuah OSS biasanya menyediakan antannuka untuk berbagai penggtma misa lnya penampauna dari tingkatan manager maupun decision maker (pengambil keputusan) Oilihat dan tingkatannya middotmaka pengguJla sistem OSS dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian besar sebagai berikut Manojer Sta[ spesialis (yang membantu manager menyediakan data yang diperlukan wntuk mengambil keputusan) dan Intermediaries (orang-orang dengan keahlian teltentu yang diminta untuk melakukan pencarian atau penyajian data sesuai keinginan staf spesia lis)

3 Rancangan SPK untuk Mendukung Seleksi Calon Kepala Sekolah

Obyek pengaOlatan pad a penelitian in i ada lah sebuah instansi pemerintah setingkat Oinas provinsi yang diberi wewenang untuk melaksanakan proses seleksi dan pengangkatan ca lon kepala sekolah di dalam wilayah wewenangnya (setingkat provinsi) Selama ini instansi tersebut te lah memiliki da n menja lan ka n prosedur dan tata cara seleks i dan pengangkatan kepala sekolah sesuai dengan ketentuan dari nega ra da lam hal ini Kementrian Pendidikan Nasi onal ya ng dituangkan dalam bentuk Peraturan Pemerintah dan Instmksi Presiden Tujuannya agar proses seleksi tersebut menj adi tera tur transparan ad il eftsien dan mudah ditelusu ri [I] Oari pengamatan dan stud i lapangan diketahu i bahwa pe laksa naan se leksi calon kepala sekolah di sa lah satu Oinas ini masih di laksanakan secara manual dan konvens ional dalam arti belum memanfaa tkan kemampuan komputer (da lam bentuk sistem informasi) secara utuh sehin gga dirasakan mas ih ditemukan beberapa permasa lahan antara lain I Kesul itan da lam menelusuri data has il se leksi

169

2 Kesulilan men yajikan data hasil seleksi dalam bentuk kuantitatif dan transparan Kebutuhan transparansi ini dirasakan baik oleh peserta maupun panitia se leksi

3 Kesulilan dalam mengambil kepulusan terutama karena kurangnya dukungan data hasil seleksi lahapan-lahapan sebelullmya

4 lal11anya pelaksanalUl dari satu lahapan ke lahapan berikutnya karena kendala kesuli~1n pengelolaan dala

S Kesulitan dalam memherkaskan semua ha si l seleksi dari satu periode untuk bahan evaluasi periocle berikutnya

6 Alur prosedur tersebut tidak 1l1ungkin diubah karena sudah diluangkan dalam sebuah kelen tuan prosed ur telapi mungkin dapal disederhanakan atau dibual seefeklif mungkin agar pro ses nya lid ak lerlalu lama

31 Persyaratan dan Prosedur Seleksi

Prosedur yang harus dilempuh dalarn proses seeksi ini meliplili liga lahap ulama yaitu tahap seleksi kelengkapan administralif seleksi akademik dan kewajiban l11engi-uti pendidikan dan lalihan (Diklal) jika dinya~1kan lol6idalam seleksi administratif dan akadelnik [2] Nilai yang dikllmpulkan diperoleh dal1 nilai seliap persyaratan administratipoundhasil wawancara penilaian makalah clan nilai hasil ujian tertulis (akademik)

Prosedur yang harus dilempllh lersebul adalah sebagai berikul [2] I Kasi Kelenagaan menyusun fonmsi kebutuhan

Kepala Sekolah untuk seko lah yang belu1l1 memiliki KS delinilif(PNS) dan diajukan ke Kadi s

2 Kadis l11empelajari usulan jika disetlljui maka Kasubdi s untuk 1l1embual pengllmU1l1an seleksi Calon Kepala Sekolah (CKS)

3 Kasubdis membual draf pengumuman unluk ditandatangani Kadis dan disampaikan ke sekolah-sekolah lerkait

4 Sekolah-sekolah akan menerima pengumuman tenlang se leksi CKS dan l11enginfon11asikarmya ke guru-guru yang sudah memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku untuk diajukan ke Suhdis

5 Kepala sekolah mendata dan mengirimkan dattar CKS yang akan diikutsertakan dalam seleksi lahap I (se leksi Adminislrasi)

6 Kasi KelenagaanIKasubdis menerima berkasshyberkas dan mempersiapkan se leksi lahap 1 bekerja sama dengan Kasubag Kepegawaian

7 Panilia melaksanaan seleksi lahap I CKS (seleksi Administrasi) dan membuat pengumunnan hasil seleksi CKS yang disanlpaikan ke sekolah-sekolah

8 Sekolah mene(ima hasi l seleksi tahap I dan disa1l1paikan kepacla guru yang lolos seleksi unluk mempersiapkan se leksi berikutnya

9 Kasubdis mengajukan pennohona1 untuk melaksanakan se leksi lahap 2 yaitu seleksi Akademik dan wawancara ke Kadis

10 Kepala Sekolah menerima pengumuman seleksi lahap 2 dan disampaikan kepada yang bersangkulan llntuk mengikllti kegiatan lersebut

II KastlbdisKasi Ketenagaan mempersiapkan dan melaksanakan seleksi lahap 2 bekerjasama dengan berbagai pihak lerkait

12 Kasubdis menyus un has il se leksi dan mengajllkan ke Kadi s unluk ditandatangani kemudian diumumkanke se lu ruh peserta

13 HasiJ seleksi tahap2 dan wawancara yang sudah ditandatangani Kadis clisampaikan ke Balai Pelalillan Guru (BPG) Wltuk dilaksanakan diklat

14 Sekolah menerill1a hasil dan menyampaikannya kepada yang bersangkutan sekalig1lS memberitahukan untuk persiapan diklat

IS I3PG bersama pihak-pihak terkait akan mell1persiapkan dan melaksanakan Diklat Calon Kepala Sekolah

16 BPG menyampaikan hasil diklal dan memilih rangking 10 terbaik ke Kadis dan diumumkan ke se luruh sekolah dan kepada yang bersangklltan

17 Kasubdis dan Kasubag Kepegawa ian merancang penempatan Kepala Sekolah (KS) baru dan mengusulkan kepada Kadis unluk dikeluarkan SK pengangkatannya

32 Solusi

Dari deskripsi prosedur dan identitikasi permasalahan tersebut ll1aka akan dirancang sebuah model SPK llntuk membantll Dinas melaksana kan proses se leksi CKS Karakteri stik minimal yang sebaiknya lersedia pada sistem ini adalah l Data calon peserta mulai pendaftaran sampai

dengan hasil seleksi 2 Data penguji dan pihak yang berperan sebagai

pengesahan atas dokumen alaupun keputusan yang kelak dihasilkan (Panitia Seleksi)

3 Fasililas pengisian data hasil tes akademik wawanca(a Mampu melakukan perhitungan secara kuantitatif lerhadap rekapilulasi nilai yang diperoleh dari berbagai hasil les tersebut

4 Menall1pilkan hasil perhitungan dan komponen penyusun nilainya se hingga dapat menjelaskan cara memperoleh angka perhitungan tersebut dengan iebih transparan

S Mencatat penlbahan atas status kelulusan jika ada yang tidak dilakukan berd asarkan kriteria sistem melainkan berdasarkan pertimbangan kualitatif lertentu

6 Mengeluarkan laporan draft Sural Keputusan untuk selanju tnya dibuatkan SK resmi Sural ini akan disebarkan ke semua pihak yang terlibat dalall1 keputu san tersebut lermasuk peserta seleksi calon kepala

321 Analisis Sistem

Dan spesi flkasi proses dan prosectur se leksi CKS tersebu~ terWal bahwa karakteristiknya sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan untuk membuat sistem pendukWlg keputusan karena dalam penyelesaian masalah menell1pub saw prosedur yang terstruktur (sflllClured problem) yang pada tahap akhir memerlukan keputusan yang semi terstruktur (semi structured problem) [4] Selain itu pennsalahan yang

dihadapi dap pendekatan lOCI

manusia [4]

Berdasarkan dapat didefiniE akan dibangun

Ana li sis beri dengan mengi Diagram uutll seperti pada G

Imiddotmiddot

Gamb

No I

2

Tabel

Keb OlOrita akses Enll) C Master

3 Enfl)C Hasil S

4 Penenll kelulus seeara kuaoliu

5 Penelus perhilu nilai ke

6 Pemhu undallg sural pember otomati

Proses-proses I pada Tabel 2

Tabel2

No Nal Proses 10 Reg

170

2 Kesulilan men yajikan data hasil seleksi dalam bentuk kuantitatif dan transparan Kebutuhan transparansi ini dirasakan baik oleh peserta maupun panitia se leksi

3 Kesulilan dalam mengambil kepulusan terutama karena kurangnya dukungan data hasil seleksi lahapan-lahapan sebelullmya

4 lal11anya pelaksanalUl dari satu lahapan ke lahapan berikutnya karena kendala kesuli~1n pengelolaan dala

S Kesulitan dalam memherkaskan semua ha si l seleksi dari satu periode untuk bahan evaluasi periocle berikutnya

6 Alur prosedur tersebut tidak 1l1ungkin diubah karena sudah diluangkan dalam sebuah kelen tuan prosed ur telapi mungkin dapal disederhanakan atau dibual seefeklif mungkin agar pro ses nya lid ak lerlalu lama

31 Persyaratan dan Prosedur Seleksi

Prosedur yang harus dilempuh dalarn proses seeksi ini meliplili liga lahap ulama yaitu tahap seleksi kelengkapan administralif seleksi akademik dan kewajiban l11engi-uti pendidikan dan lalihan (Diklal) jika dinya~1kan lol6idalam seleksi administratif dan akadelnik [2] Nilai yang dikllmpulkan diperoleh dal1 nilai seliap persyaratan administratipoundhasil wawancara penilaian makalah clan nilai hasil ujian tertulis (akademik)

Prosedur yang harus dilempllh lersebul adalah sebagai berikul [2] I Kasi Kelenagaan menyusun fonmsi kebutuhan

Kepala Sekolah untuk seko lah yang belu1l1 memiliki KS delinilif(PNS) dan diajukan ke Kadi s

2 Kadis l11empelajari usulan jika disetlljui maka Kasubdi s untuk 1l1embual pengllmU1l1an seleksi Calon Kepala Sekolah (CKS)

3 Kasubdis membual draf pengumuman unluk ditandatangani Kadis dan disampaikan ke sekolah-sekolah lerkait

4 Sekolah-sekolah akan menerima pengumuman tenlang se leksi CKS dan l11enginfon11asikarmya ke guru-guru yang sudah memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku untuk diajukan ke Suhdis

5 Kepala sekolah mendata dan mengirimkan dattar CKS yang akan diikutsertakan dalam seleksi lahap I (se leksi Adminislrasi)

6 Kasi KelenagaanIKasubdis menerima berkasshyberkas dan mempersiapkan se leksi lahap 1 bekerja sama dengan Kasubag Kepegawaian

7 Panilia melaksanaan seleksi lahap I CKS (seleksi Administrasi) dan membuat pengumunnan hasil seleksi CKS yang disanlpaikan ke sekolah-sekolah

8 Sekolah mene(ima hasi l seleksi tahap I dan disa1l1paikan kepacla guru yang lolos seleksi unluk mempersiapkan se leksi berikutnya

9 Kasubdis mengajukan pennohona1 untuk melaksanakan se leksi lahap 2 yaitu seleksi Akademik dan wawancara ke Kadis

10 Kepala Sekolah menerima pengumuman seleksi lahap 2 dan disampaikan kepada yang bersangkulan llntuk mengikllti kegiatan lersebut

II KastlbdisKasi Ketenagaan mempersiapkan dan melaksanakan seleksi lahap 2 bekerjasama dengan berbagai pihak lerkait

12 Kasubdis menyus un has il se leksi dan mengajllkan ke Kadi s unluk ditandatangani kemudian diumumkanke se lu ruh peserta

13 HasiJ seleksi tahap2 dan wawancara yang sudah ditandatangani Kadis clisampaikan ke Balai Pelalillan Guru (BPG) Wltuk dilaksanakan diklat

14 Sekolah menerill1a hasil dan menyampaikannya kepada yang bersangkutan sekalig1lS memberitahukan untuk persiapan diklat

IS I3PG bersama pihak-pihak terkait akan mell1persiapkan dan melaksanakan Diklat Calon Kepala Sekolah

16 BPG menyampaikan hasil diklal dan memilih rangking 10 terbaik ke Kadis dan diumumkan ke se luruh sekolah dan kepada yang bersangklltan

17 Kasubdis dan Kasubag Kepegawa ian merancang penempatan Kepala Sekolah (KS) baru dan mengusulkan kepada Kadis unluk dikeluarkan SK pengangkatannya

32 Solusi

Dari deskripsi prosedur dan identitikasi permasalahan tersebut ll1aka akan dirancang sebuah model SPK llntuk membantll Dinas melaksana kan proses se leksi CKS Karakteri stik minimal yang sebaiknya lersedia pada sistem ini adalah l Data calon peserta mulai pendaftaran sampai

dengan hasil seleksi 2 Data penguji dan pihak yang berperan sebagai

pengesahan atas dokumen alaupun keputusan yang kelak dihasilkan (Panitia Seleksi)

3 Fasililas pengisian data hasil tes akademik wawanca(a Mampu melakukan perhitungan secara kuantitatif lerhadap rekapilulasi nilai yang diperoleh dari berbagai hasil les tersebut

4 Menall1pilkan hasil perhitungan dan komponen penyusun nilainya se hingga dapat menjelaskan cara memperoleh angka perhitungan tersebut dengan iebih transparan

S Mencatat penlbahan atas status kelulusan jika ada yang tidak dilakukan berd asarkan kriteria sistem melainkan berdasarkan pertimbangan kualitatif lertentu

6 Mengeluarkan laporan draft Sural Keputusan untuk selanju tnya dibuatkan SK resmi Sural ini akan disebarkan ke semua pihak yang terlibat dalall1 keputu san tersebut lermasuk peserta seleksi calon kepala

321 Analisis Sistem

Dan spesi flkasi proses dan prosectur se leksi CKS tersebu~ terWal bahwa karakteristiknya sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan untuk membuat sistem pendukWlg keputusan karena dalam penyelesaian masalah menell1pub saw prosedur yang terstruktur (sflllClured problem) yang pada tahap akhir memerlukan keputusan yang semi terstruktur (semi structured problem) [4] Selain itu pennsalahan yang

dihadapi dap pendekatan lOCI

manusia [4]

Berdasarkan dapat didefiniE akan dibangun

Ana li sis beri dengan mengi Diagram uutll seperti pada G

Imiddotmiddot

Gamb

No I

2

Tabel

Keb OlOrita akses Enll) C Master

3 Enfl)C Hasil S

4 Penenll kelulus seeara kuaoliu

5 Penelus perhilu nilai ke

6 Pemhu undallg sural pember otomati

Proses-proses I pada Tabel 2

Tabel2

No Nal Proses 10 Reg

170

apkan dan kcrjasama

ksi dan ~datangani

rta lang sudah ai Pelatihan

Ipaikannya sekal igns

at ait ak an iklat Calon

n memilih numkan ke ngkulan

merancang baru dan

iikeluarkan

-rmasalahan nodel SPK lses seleksi Iya tersedia

ran sampai

ran sebagai keputusan

i) akademik

perhitun gan tulasi nilai tersebut korriponen nenjelaskan an tersebul

ulusan j ika kan kriteria rtimbangan

Kepulusa n ni Sural ini ang terlibat Ik peserta

KS tersebul kondisi yang Ig keputusan lempuh satu ~) yang pacta ni tcrsbuktur ISa lahan yang

dilladapi dapat diselesaikan dengan menerapkan pendekatan taclical model Wltuk pengelolaan swnber daya manusia [4]

Berdasarkan kebutuhan fungs ional lersebut maka dapal didefini s ikan kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun seperti pada Tabel I

Analisis berikutnya adalah memodelkan sislcm dengan menggunakan Dala Flo Diagram Contex t Diagram untuk sistem di alas dapat digambarkan seperti pad a Gambar I

Cambar Diagram Kanleks SPK-CKS

Tabel I Spcs fLkasi Kebutuhan SPK-CKS

No Kebumhan Keterangan I OlOrilas Hak

akses Membagi akses data dan fungsi sslem berdasa rkan Olontas pengguna

2 Entry Data Masler

FasilitaS entri data peserta data penguji krileria penilaian user pengguna sistem dan bataS minimwn nilai kelulusan

3 Entry Dala Hasil Seleksi

Fasililas entry data hasi l seleksi admin istrasi seleksi akademik dan wa wancara

4 Penen tua n kelulusan secara kuantitalif

Menentukan Stanis kelulusan berdasarkan perllitungan kuantillllifdengan menjwnlahkan semua nilai hasil seleksi dan membandingkannya deogan bataS minimwn nilai kelulusan

5 Penelusuran perhilungan nil ai kelulusan

Menampilkan nncian nilai masing-masing komponen terhadap sam n i lai lolal keseluruhan

6 Pembualan undangan dan surat pemberitahuan atomalis

Mencetak format undan gan otomalis unluk seliap peserta yang din ya lakan lulus unluk seliap tahapan

Proses-proses ulama pada sislem tersebut dapat dilihat pada Tabel 2

Tabel2 Proses-proses Ulama pada SPK-CKS

No Nama Proses DeskripsiProses 10 Regislrasi I pendaftaran para calan

peserta seleksi kepala sekolah entri data peserta dan cheklist kclengkapan administratif peserta

20 Alokosi Tim Seleksi

Mendefinisikan anggo la lim seleks i lllgas dan peranan masing-ma sin g anggota pembagian data pesen3 ya ng harus diuji

30 Pencalalan Has il Seleksi

Menealal skor hasil penilian unluk seliap tahapan se lek si seleksi administraj f wawancara dan akademik I leem li s

40 Membual Ptl1gumuman

Me01bual Sural penglUnwnalv panggilan otomatis berdasarkm hasil seleksi seti ap taha~

50 Membual SK Membual SUfat kep ulusan pengang kalan I penetapan befdasa rkan has il evaluasi keseluruhan

Dari uraian masing-masing proses di alas maka dapal digambarkan diagram ali ran dala leve l 0 unlUk SPKshyCKS seperti pada gambar 2

Berdasarkan idenlifikasi data diperoleh berbagai jenis kebutuhan informasi yang dapat dikelompokkan menjadi dua yaill infonnasi aeuan dan informasi operasional Infoffilasi aeuan yang diperlukan dikelompokkan dalam label-label referen si scbagai berikut Peserta Seleksi Panitia Se leksi Referensi Persyaralan Standarisas i Nilai Minimum Kelulusan Kriteri a Penila ian dan Pengguna sislem

Kelompok infonnasi yang bersi fa t operasional yang is in ya dipero leh dari pengoperasian sistem di lapangan dikelompokan dalam labe l-tabel lransaksi sebagai berikul Penugasan Kelerangan Persyaralan Cek Persyaralan Hasil Tes Wawaneara dan Akademik Data Penilaian Makalah Perubahan Slatus Kelulusan dan Data Surat Pengumuman

Cambar 2 Diagram Al ir Data Level 0 pada SPK-CKS

322 Rancangan Modul Program

Berdasa rkan uraian spesifikas i kebutuhan maka modul program alau proses ya ng harus lejadi pada program dapat dideskripsikan seperti pada label 3

Tabel 3 Dcskripsi Proses Vlarna pada SPK-CKS

Otoritas Vser Proses Administralor Menambahdata peserta penguji

pengguna sislem data penugasan evaluasi Mellgisi data pengunluman dan menoetak lUl1an

171

Pesert a Mel ihat hasil seleksi Penguji Mengisi data has il evaluasi Validator vlengisi sundar nilai m_inimurn

kelulusan Mengubah sta tus kelulusan dan mengisi data sum pengumwnan dan swat penganampatan

Berdasarkan uraian pada fungsi-fungsi di atas akan dikembangkan struktur menu sistem sepe rti pada gambar 3 Co ntoh implemenlasi rancangan tersebut khususnya untuk proses pen entuan keplltusa n dapat dilihat pada gam ba r 4 dan 5

Gambar 3 Struktur Menu Ap likasi SPK-G~

Sa lah satu fitur yang ters edia pada sistem ini adalah tersedianya fasil ita s bagi pengguna llntuk mengubah krileria mi salnya mengubah balas minimum skor kelulusan seperli pada Gambar 4

Record U~ I

Gambar 4 Penentuan Batas Skor Minimum Kelulu sa n

Selain menentukan kelulusan secara otomalis dengan membandingkan nilai setiap tahapan seleksi lerhadap krileria pad a masing-masing tahapan penggu na sistem (da lam hal ini pengambil keputusan) dapat melakukan keputusan akhir dengan menentapkan kellilusan baik berd asarkan sislem ataupun manual (Gambar 5) Jika dilakukan manual malea keplltusan tersebut bersifat semi lershuktur arlinya keputu sa n yang diambil berdasa rkan data-data se le ksi yang sudah ada dan ditambahkan ala san khusus dari pihak pengambil keputusan (iika temyata hasil nya berbeda denga n saran keputu san dari sistem) Melalui fasi litas ini maka transparansi keputusan dapat diperlanggungjawabkan ba ik oleh pengambil keputusan mau pu n Dinas tersebut serla mendukung transparansi has il terhadap calon peserla

172

-3 VALIDASI NILAJ AKHIR

N D Pesclo ~ Nllfn a

Nle

~Roa[Jua -shy~ -

Skor HasH Evaluasi

fel Ak)(omik

Hdf1 W~wanc1ll ZS To SJro

Sclek$ Adm~hilll ~

S IIIUI l Ul=USshy__

--_

Gambar 5 Proses Validasi dan Pcnent uan Keput usan Ke llliusan

Model ini dapat berperan sebagai kerangka awal unluk mengembangkan sebuah SPK yang lebih len gkap dan representatif se hin gga tujuan akan lransparansi siSlem dan ketersed iaa n data bagi organi sas i (khususnya Dinas terkait) dapat terpen uhi

4 Kesimpulan Dari hasil penel ilian ini dapat di simpu lkan hal-hal sebaga i berikut I Sistem pengambi lall keplltusan dapal dibangun

dalam kondisi dimana parameter-parameter untuk pengambilan keputusan dan kriteria pengambilan keputusan dapat dilentukan secara pasti dan terukur Sislem ini pada dasamya tidak diranca ng untuk memutuskan sendiri tetapi hanya me mberikan rekomendasi alas berbagai peluang keputllsan yang dapa t diambil

2 Sislem seba iknya dilengkapi fasi lita s untuk menentukan atau rnengubah keputusan atas hasil ya ng slldah dite tapkan oleh sislCm untuk menganlisipasi hasi l yang terlalu kuantitatif sehingga dikhawa tirkan akan menutup hasil evalua si yang bersifat kualitatif

3 Model yang digunakan pada sistem ini pada dasamya adaJah model yang sangat sedemana yang mengakwilulasikan keputusan atas dasar pemenuhan berbagai kriteria lertentu Krileria penilaian dibual agar kuantitatif untuk memlldahkan perilinmgan

4 Dengan adanya SPK-CKS ini di harapkan dapat mendukung proses se leksi calon kepa la sekolah yang lebih berkualitas transpara n dan cepa l Manfaat lainnya ada lah tersedianya basis data sumber daya manu sia bagi organisasi terkait

[1) Depdiknas(2003)Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasionaf Balai Pustaka Jakarta

[2) Direktorat PSLB (2003) Program pendidikan Khusus dan Layanan KhususDirektorat PSLB Jakarta

[3) Fathsyahlr (2004) Basis Data Cetakan ke 5 Penerbit Informatika Bandung

[4) Kadarsyah Sliryadi (2000) Sistem Pendukung Keputusan PT Rosda Karya Bandung

[5) Tuman Efraim (2002) Decision Support System and Intelligent System Prenhallindo Jakarta

Sistem Info

Renca na pengemb kebutuhan masi ng daerah agar pertim

Sa lah satu metod ti pologi dan klasif kebutuhan yang re (RPS) dikelompok wil ayah yang hisa suatu kelompok varia bel yang metr

Da lam implemenl informasi yang lel( sekolah karena rer suatu program keb

Kata Kunci K-Me

1 Pendahulll

Program MonilOri Sekolah) merupak Pem binaan SMP mutu kinerja Kepa berbasis sekolah Pengembangan Se Renca na Pengeml sekolah peserta pel

Sosia li sas i telah peserta telah men Rencana Pengemb yang dibuat ole seh ingga Dinas P c dalam pengelolaa masing RPS sang dik lasi fik asikan

Program Rencam segera dijalankan akan digunakan u pentin g bagi Di menyediakan webs terse but yang dida sudah dibakukan t ma sing sekolah u

Pesert a Mel ihat hasil seleksi Penguji Mengisi data has il evaluasi Validator vlengisi sundar nilai m_inimurn

kelulusan Mengubah sta tus kelulusan dan mengisi data sum pengumwnan dan swat penganampatan

Berdasarkan uraian pada fungsi-fungsi di atas akan dikembangkan struktur menu sistem sepe rti pada gambar 3 Co ntoh implemenlasi rancangan tersebut khususnya untuk proses pen entuan keplltusa n dapat dilihat pada gam ba r 4 dan 5

Gambar 3 Struktur Menu Ap likasi SPK-G~

Sa lah satu fitur yang ters edia pada sistem ini adalah tersedianya fasil ita s bagi pengguna llntuk mengubah krileria mi salnya mengubah balas minimum skor kelulusan seperli pada Gambar 4

Record U~ I

Gambar 4 Penentuan Batas Skor Minimum Kelulu sa n

Selain menentukan kelulusan secara otomalis dengan membandingkan nilai setiap tahapan seleksi lerhadap krileria pad a masing-masing tahapan penggu na sistem (da lam hal ini pengambil keputusan) dapat melakukan keputusan akhir dengan menentapkan kellilusan baik berd asarkan sislem ataupun manual (Gambar 5) Jika dilakukan manual malea keplltusan tersebut bersifat semi lershuktur arlinya keputu sa n yang diambil berdasa rkan data-data se le ksi yang sudah ada dan ditambahkan ala san khusus dari pihak pengambil keputusan (iika temyata hasil nya berbeda denga n saran keputu san dari sistem) Melalui fasi litas ini maka transparansi keputusan dapat diperlanggungjawabkan ba ik oleh pengambil keputusan mau pu n Dinas tersebut serla mendukung transparansi has il terhadap calon peserla

172

-3 VALIDASI NILAJ AKHIR

N D Pesclo ~ Nllfn a

Nle

~Roa[Jua -shy~ -

Skor HasH Evaluasi

fel Ak)(omik

Hdf1 W~wanc1ll ZS To SJro

Sclek$ Adm~hilll ~

S IIIUI l Ul=USshy__

--_

Gambar 5 Proses Validasi dan Pcnent uan Keput usan Ke llliusan

Model ini dapat berperan sebagai kerangka awal unluk mengembangkan sebuah SPK yang lebih len gkap dan representatif se hin gga tujuan akan lransparansi siSlem dan ketersed iaa n data bagi organi sas i (khususnya Dinas terkait) dapat terpen uhi

4 Kesimpulan Dari hasil penel ilian ini dapat di simpu lkan hal-hal sebaga i berikut I Sistem pengambi lall keplltusan dapal dibangun

dalam kondisi dimana parameter-parameter untuk pengambilan keputusan dan kriteria pengambilan keputusan dapat dilentukan secara pasti dan terukur Sislem ini pada dasamya tidak diranca ng untuk memutuskan sendiri tetapi hanya me mberikan rekomendasi alas berbagai peluang keputllsan yang dapa t diambil

2 Sislem seba iknya dilengkapi fasi lita s untuk menentukan atau rnengubah keputusan atas hasil ya ng slldah dite tapkan oleh sislCm untuk menganlisipasi hasi l yang terlalu kuantitatif sehingga dikhawa tirkan akan menutup hasil evalua si yang bersifat kualitatif

3 Model yang digunakan pada sistem ini pada dasamya adaJah model yang sangat sedemana yang mengakwilulasikan keputusan atas dasar pemenuhan berbagai kriteria lertentu Krileria penilaian dibual agar kuantitatif untuk memlldahkan perilinmgan

4 Dengan adanya SPK-CKS ini di harapkan dapat mendukung proses se leksi calon kepa la sekolah yang lebih berkualitas transpara n dan cepa l Manfaat lainnya ada lah tersedianya basis data sumber daya manu sia bagi organisasi terkait

[1) Depdiknas(2003)Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasionaf Balai Pustaka Jakarta

[2) Direktorat PSLB (2003) Program pendidikan Khusus dan Layanan KhususDirektorat PSLB Jakarta

[3) Fathsyahlr (2004) Basis Data Cetakan ke 5 Penerbit Informatika Bandung

[4) Kadarsyah Sliryadi (2000) Sistem Pendukung Keputusan PT Rosda Karya Bandung

[5) Tuman Efraim (2002) Decision Support System and Intelligent System Prenhallindo Jakarta

Sistem Info

Renca na pengemb kebutuhan masi ng daerah agar pertim

Sa lah satu metod ti pologi dan klasif kebutuhan yang re (RPS) dikelompok wil ayah yang hisa suatu kelompok varia bel yang metr

Da lam implemenl informasi yang lel( sekolah karena rer suatu program keb

Kata Kunci K-Me

1 Pendahulll

Program MonilOri Sekolah) merupak Pem binaan SMP mutu kinerja Kepa berbasis sekolah Pengembangan Se Renca na Pengeml sekolah peserta pel

Sosia li sas i telah peserta telah men Rencana Pengemb yang dibuat ole seh ingga Dinas P c dalam pengelolaa masing RPS sang dik lasi fik asikan

Program Rencam segera dijalankan akan digunakan u pentin g bagi Di menyediakan webs terse but yang dida sudah dibakukan t ma sing sekolah u