Code of Business Conduct BAHASA-March 2005 · Laporan tersebut dapat diberikan secara anonym....

Edisi 10 Februari 2005

1

I BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Mengapa Etika Penting - Tinjauan Umum

Di Manulife Financial, kita menghargai nama baik kita dan berusaha keras untuk

menerapkan standar integritas yang tinggi terhadap segala sesuatu yang kita lakukan.

Mengapa Etika Penting Bagi Anda dan Perusahaan Beroperasi dengan sikap yang beretika sangatlah penting bagi kesuksesan kita. Para

nasabah, investor dan pemegang saham berharap agar kita berlaku jujur dan terbuka. Kita

harus bertingkah laku sesuai etika di dalam masyarakat tempat kita bekerja dimana

perusahaan beroperasi untuk mempertahankan kepercayaan para pemegang saham,

pemegang polis dan pihak terkait lainnya yang pada akhirnya akan dapat mempertahankan

bisnis mereka. Adalah kepentingan kita untuk menerapkan standar yang tinggi untuk diri

kita sendiri setiap saat.

Tujuan Etika Etika ini memberikan standar untuk tindakan yang beretika ketika mewakili perusahaan dan

saat berhubungan dengan karyawan, agent, klien, supplier, otoritas pemerintah dan

masyarakat.

Penerapan Etika Etika tingkah laku bisnis Manulife Financial adalah untuk para direktur karyawan, supplier,

dan rekan bisnis lain dari Manulife Financial Corporation, anak perusahaan dan afiliasinya.

Agen penjualan dan rekan bisnis juga diharapkan terikat dengan seluruh aturan Kode Etik

dan mematuhi prinsip-prinsip dan nilai-nilai yang tercantum dalam aturan Kode Etik pada

waktu mewakili Manulife dihadapan umum atau melakukan layanan untuk atas nama

Manulife. Untuk tujuan Kode Etik ini, “Manulife Financial”, “Manulife” atau “Perusahaan”

yang dimaksud adalah MFC dan afiliasinya, Etika ini dapat dilihat pada situs perusahaan

dan tersedia dalam bentuk cetakan.

Pengecualian dari etika ini hanya diberikan untuk keadaan diluar kebiasaan. Pengecualian

untuk pejabat eksekutif dan direktur diberikan hanya dengan persetujuan Dewan Direksi

atau Dewan Komite dan setiap pengecualian segera diumumkan sesuai dengan hukum

atau peraturan bursa efek. Setiap pengecualian untuk pejabat, karyawan, perwakilan atau


2

rekanan lain dari Manulife Financial, hanya dapat diberikan dengan persetujuan dari tingkat

manajemen atau senior manajer yang berwenang.

Etika ini dikategorikan menjadi 7 bagian utama:

• Menjalankan Nilai-nilai Manulife Financial

• Etika di tempat kerja

• Etika dalam hubungan bisnis Anda

• Konflik kepentingan

• Penanganan Informasi

• Etika dan Hukum

• Pernyataan Pengakuan atas Etika Tingkah Laku Bisnis dan Pernyataan Keterbukaan akan

Konflik Kepentingan

Pada akhir setiap bagian terdapat daftar kebijakan perusahaan terkait yang harus Anda

jadikan acuan untuk informasi lebih lanjut. Juga terdapat daftar lengkap dari kebijakan-

kebijakan tersebut pada bagian VIII, sebagai tambahan dari salinan Pernyataan atas Etika

Tingkah Laku Bisnis dan Konflik Kepentingan serta pedoman pengisiannya

Bagaimana bila seseorang melanggar Etika ini? Semua aktivitas kita harus dapat menghadapi pengawasan ketat. Untuk melindungi nama

baik Manulife Financial, Perusahaan dapat mengambil tindakan disiplin dan/atau

memberhentikan hubungan kerja atau kerjasamanya dengan Direktor, karyawan,

perwakilan, supplier atau pihak manapun yang melanggar Etika ini atau kebijakan terkait.

Bila melanggar Etika Bisnis ini juga berarti melangar hukum, Anda dapat mengalami

tuntutan hukum.

Ke mana mencari bantuan Sangatlah penting bahwa kita semua yang mewakili Manulife Financial dan anak

perusahaannya menggunakan penilaian yang baik dan akal sehat. Hal tersebut adalah

cara yang terbaik untuk memastikan bahwa Perusahaan kita dapat terus memenuhi

standar Etika Tingkah Laku Bisnis yang tinggi. Karena kita tidak bisa mengantisipasi setiap

situasi yang timbul sehingga penting buat kita untuk memiliki cara bagaimana melakukan

pendekatan dan penanganan. Jika Anda tidak yakin harus melakukan apa dalam situasi

tertentu sebaiknya carilah acuan sebelum melakukan sesuatu. Selalu tanyakan terlebih

dahulu baru bertindak. Jika Anda tidak yakin akan apa yang Anda ingin lakukan,

bicarakanlah dengan orang yang berkompeten untuk hal tsb.


3

Jika Anda memiliki:

• Keraguan terhadap situasi tertentu;

• Pertanyaan tentang praktek bisnis

• Pertanyaan tentang potensi konflik kepentingan; atau

• Kekhawatiran terhadap potensi atau orang yang melakukan tindakan melanggar hukum atau

tingkah laku yang tidak sesuai dengan standar etika.

Sebagai petugas, karyawan, perwakilan atau rekan bisnis lain Manulife, bicarakanlah

dengan manager/atasan Anda, karyawan dari HRD atau Bagian Legal atau Compliance

Officer divisi Anda. Keprihatinan terhadap potensi atau orang yang melakukan tindakan

melanggar hukum atau tingkah laku yang tidak sesuai standar etika sebaiknya di serahkan

kepada HRD atau bagian legal.

Sebagai anggota Dewan Direksi Perusahaan, bicarakan kepada Penasihat Umum

Perusahaan. Sebagai tambahan, demi menjaga kemandirian Dewan Direksi, sebaiknya

Dewan Direksi dan anggotanya meminta bantuan penasihat luar jika dianggap perlu.

Masing-masing Direktur diperbolehkan menggunakan jasa penasihat dari luar dengan

biaya perusahaan untuk memberikan saran mengenai setiap hal kepada Dewan Direksi

atau Dewan Komite dengan persetujuan sebelumnya dari Corporate Governance &

Nominating Committee.

Anda dapat melaporkan kecurigaan atau pelaku tindakan yang melanggar hukum atau

tindakan yang tidak etis tanpa merasa takut ada ancaman. Perusahaan tidak mengijinkan

balas dendam atau tindakan apapun terhadap direktur, manager, karyawan, perwakilan

dan rekan bisnis Manulife Financial atas pelaporan dengan niat baik tersebut.

Kemana mencari bantuan – Melaporkan Keluhan/Keprihatinan Mengenai Akuntansi & Auditing

Kekhawatiran yang disampaikan oleh Direktur, manager, karyawan, perwakilan dan rekan

bisnis Manulife Financial:

Direktur, manager, karyawan, perwakilan dan rekan bisnis Manulife Financial sebaiknya

melaporkan hal-hal yang berhubungan dengan masalah akuntansi dan audit kepada

Sekretaris Perusahaan dalam amplop tertutup serta ditujukan kepada Ketua Komite Audit.

Laporan tersebut dapat diberikan secara anonym. Amplop tersebut. sebaiknya ditulis

“Confidential Internal Manulife Concern”. Sistem pengiriman surat internal dapat digunakan

untuk pengiriman kepada Sekretaris Perusahaan untuk memastikan anonimitas.


4

Selanjutnya Sekretaris Perusahaan akan mengirim dalam amplop tertutup rapat kepada

Ketua Komite Audit.

Keluhan yang disampaikan oleh masyarakat:

Semua keluhan atau penyampaian oleh masyarakat tentang akuntansi, kontrol akuntansi

dan hal-hal yang berkaitan audit dapat dikirim kepada Sekretaris Perusahaan. Dan

selanjutnya Sekretaris Perusahaan akan meneruskan keluhan tersebut kepada Ketua

Komite Audit.

Kuiz Singkat Mengenai Etika Etika tingkah laku memang dapat memberikan Anda peraturan yang umum, namun tidak

dapat mencakup semua situasi. Etika kadang-kadang menjadi sesuatu yang berasal dari

keputusan pribadi seseorang. Untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat,

tanyakanlah pertanyaan berikut kepada diri Anda sendiri:

• Apakah hal tersebut legal? Apakah hal tersebut adil?

• Apakah saya ingin orang lain mengetahui yang telah saya lakukan?

• Apakah yang akan saya rasakan bila saya membaca mengenai hal tersebut di koran?

• Apakah yang akan saya pikirkan tentang diri saya sendiri bila saya melakukan hal tersebut?

• Apakah yang akan saya katakan kepada anak saya atau sahabat untuk mereka lakukan bila

dihadapkan pada situasi yang sama?


5

II. BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Menjalankan

Nilai - nilai Manulife Financial

Di Manulife Financial, nilai-nilai Perusahaan mengarahkan segala hal yang kita lakukan,

baik perencanaan strategi, pengambilan keputusan rutin atau cara kita memperlakukan

para klien dan orang lain yang mempunyai andil bagi Perusahaan. Nilai-nilai tersebut

adalah:

Profesionalisme Kita akan dikenal karena memiliki standar profesionalitas tertinggi. Para karyawan dan

perwakilan kita akan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang tinggi untuk kepentingan

para klien kita, investor dan pihak-pihak terkait. Profesionalitas kita akan tampak dalam

setiap aspek perilaku bisnis kita, termasuk tingkah laku, bahasa, penampilan dan atribut

kita.

Nilai Nyata Bagi Nasabah Kita berada di sini untuk memuaskan para klien kita. Dengan menyediakan kualitas produk

terbaik, pelayanan, saran dan nilai yang dapat dipertahankan, kita akan memastikan bahwa

para klien kita menerima solusi yang terbaik yang memenuhi kebutuhan individual mereka.

Integritas Semua transaksi kita mencitrakan tingkat kejujuran dan keadilan yang tertinggi. Kita

mengembangkan kepercayaan dengan jalan mempertahankan praktek etika tertinggi.

Kekuatan di Bidang Keuangan Para klien kita bergantung kepada kita untuk tetap berada di sini di masa yang akan datang

agar dapat memenuhi janji keuangan kita. Kita mendapatkan kepercayaan ini dengan

memelihara kemampuan pembayaran klaim yang solid, cash flow yang sehat, dan hasil

dari kinerja pendapatan investasi yang bagus, yang konsisten dengan filosofi management

investasi yang bertanggungjawab.

Perusahaan Pilihan Karyawan kita akan menetapkan kesuksesan masa depan kita. Untuk dapat menarik dan

mempertahankan karyawan terbaik dan handal, kita akan melakukan investasi dalam


6

pengembangan sumber daya manusia kita dan memberikan penghargaan terhadap kinerja

kerja yang bagus.


7

III BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Etika

di Tempat Kerja

Kita tidak dapat memiliki tempat kerja yang positif dan produktif jika kita tidak

memperlakukan satu sama lain dengan menghormati dan saling dipercaya. Setiap orang

dari kita harus membantu menciptakan dan mempertahankan lingkungan yang sehat dan

aman yang menghargai kontribusi karyawan dan menganjurkan pembelajaran.

Penghargaan Terhadap Performa dan Kemampuan Di Manulife Financial, kami menghargai keragaman dan memperlakukan semua individu

dengan martabat. Kami mempekerjakan dan mempromosikan karyawan berdasarkan

kemampuan dan menghargai mereka atas dasar kinerjanya. Kami menghormati hak

individu terhadap privasi dan mentaati peraturan ketenagakerjaan setiap saat.

Perlakukan Orang Lain Dengan Hormat Kita harus memberikan rekan kerja kita penghormatan dan pelayanan yang sama seperti

yang kita berikan kepada para klien. Ketika kita berkomunikasi satu sama lain di dalam

organisasi, kita harus terbuka dan jujur. Hal ini adalah salah satu cara untuk memastikan

kualitas dalam segala hal yang kita lakukan. Dilarang untuk melakukan tindakan

menyalahgunakan wewenang, mengancam dan melakukan tindakan yang curang.

Jaga Agar Tempat Kerja Anda Aman Manulife Financial harus memberikan lingkungan kerja yang aman dan sehat untuk semua

karyawan. Perlindungan kepada para karyawan dari penyakit atau terluka akibat pekerjaan

merupakan komitmen dari perusahaan. Komitmen untuk menjaga kesehatan dan

keselamatan ini melibatkan kerjasama dan dukungan dari setiap manager dan karyawan

yang berada di perusahaan. Anda mempunyai tanggung jawab untuk membantu

memastikan bahwa Perusahaan memenuhi standar perundang-undangan & peraturan

tentang kesehatan, keamanan dan lingkungan tempat kerja dengan melaporkan setiap

kecelakaan, bahaya yang mungkin terjadi dan kekhawatiran yang lain dengan segera

kepada manager Anda atau fihak Management di area anda

Jaga Tempat Kerja Anda Dari Tindakan Kriminal Merupakan hal yang sangat penting bagi kita untuk menjaga aset Perusahaan maupun

aset pribadi. Walaupun Manulife Financial telah mengambil antisipasi namun kita harus


8

mengambil bagian dalam proses menjaga keamanan kita. Bila anda mengetahui situasi

yang memungkinkan terjadinya suatu kehilangan, penyalahgunaan, pencurian atas aset

Perusahaan maupun individu, laporkan segera kepada Manager anda atau bagian

keamanan.

Berlakulah Profesional Setiap Saat Bersikap penuh tanggung jawab adalah penting ketika mewakili Manulife Financial atau

menghadiri acara Perusahaan. Anda harus mewakili Perusahaan dengan sikap positif

ketika berhadapan dengan para klien dan klien yang potensial, dan di segala aktivitas

bisnis. Kepada mereka yang memiliki kebiasaan minum minuman beralkohol pada suatu

acara yang disponsori perusahaan atau acara-acara karyawan lainnya agar tidak

melakukannya dengan sikap dan ukuran yang berlebihan.

Untuk keterangan lebih lanjut

Lihat keterangan berikut sehubungan dengan hal kebijakan:

• Kebijakan dalam menghadapi perbedaan dan pelanggaran kesusilaan.

• Kebijakan tentang kesehatan dan keselamatan kerja

• Kebijakan konsumsi alkohol


9

IV BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Etika

Di Dalam Hubungan Bisnis Anda Bisnis kita tergantung dari hubungan yang baik dengan klien, komunitas dan organisasi

dan fihak terkait lainnya. Memelihara hubungan tersebut berarti menangani dengan sangat

hati-hati ketika memberikan atau menerima hadiah, ketika memproduksi materi untuk klien

dan yang lain dan juga ketika membagi informasi dengan individu dan organisasi di luar

perusahaan.

Perlakukan Klien dengan Jujur dan Adil Kita berada dalam bisnis untuk memuaskan klien. Hal itu berarti memberikan nilai,

menawarkan produk yang berkualitas, pelayanan dan saran dan mendapatkan umpan balik

dari klien sehingga kita dapat terus menerus meningkatkan produk dan pelayanan kita. Kita

harus menetapkan kebutuhan klien, memberikan rekomendasi yang terbaik untuk

memenuhi kebutuhan tersebut dan menyediakan pelayanan dan dukungan selama

hubungan tersebut.

Kita harus memperlakukan para klien dengan standar kejujuran, keadilan dan kesopanan

yang tertinggi. Para klien harus dapat menyatakan keprihatinan mereka dengan mudah dan

kita harus menghadapi keluhan dan perselisihan secara adil dan cepat.

Kita ingin mencapai keberhasilan yang lebih baik dibanding pesaing dengan cara yang jujur

dan adil. Kita ingin bersaing dengan menunjukkan performance kita yang terbaik, tidak

dengan cara-cara praktek bisnis yang tidak etis dan illegal.

Materi yang kita sediakan kepada para klien harus memenuhi standar profesionalitas yang

tinggi. Iklan dan materi penjualan harus faktual, mudah dimengerti dan berdasarkan pada

prinsip transaksi yang adil dan niat baik. Segala usaha promosi, ilustrasi produk dan

konsep marketing harus faktual.

Semua Direktur, karyawan dan perwakilan dari Perusahaan harus berhati-hati agar tidak

memberikan informasi yang salah kepada para klien tentang status keuangan, produk atau

pelayanan Perusahaan atau para pesaingnya. Kita tidak boleh membuat janji yang tidak

dapat ditepati oleh Perusahaan. Tidak boleh seorang Direktur, karyawan , agen atau

bagian lain dari perusahaan mempergunakan kesempatan secara tidak adil termasuk juga


10

terhadap klien, investor, supplier maupun competitor. Yang dimaksud mempergunakan

kesempatan yang tidak adil meliputi manipulasi, penyembunyian, menyalahgunakan

informasi tertentu, memberikan penjelasan yang tidaksesuai atau hal-hal lain yang

dilakukan secara tidak adil.

Tunduk Pada Perundang-undangan Setempat. Agar dapat menjadi professional, kita harus mentaati standar perusahaan kita akan etika

tingkah laku bisnis dan pada saat yang sama kita menghargai kebudayaan dan kebiasaan

bisnis dari negara dan masyarakat di mana kita beroperasi. Kita harus memastikan

kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku di daerah jurisdiksi di mana kita

melakukan bisnis.

Membina Hubungan dengan Pihak Pemerintah. Dalam hubungan dengan badan-badan pemerintah, kita harus berhati-hati dalam

menggunakan jabatan kita di perusahaan terutama untuk hal-hal yang berkaitan dengan

politik. Adalah penting untuk mengambil langkah-langkah wajar dalam mengenali dan

mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku ketika menawarkan untuk

memberikan hiburan, makanan, hadiah, tanda terima kasih dan barang-barang berharga

yang lain kepada badan-badan pemerintah.

Sementara Perusahaan menyatakan pendapatnya terhadap isu lokal dan nasional yang

dapat mempengaruhi operasinya, kita tidak dapat menampilkan diri kita sendiri sebagai juru

bicara Perusahaan tanpa otorisasi yang layak dari perusahaan.

Perusahaan menghormati dan mendukung hak untuk berpartisipasi di dalam proses politik.

Namun, Perusahaan tidak akan mengganti kontribusi politik apapun yang telah diberikan.

Waktu kerja dan properti Perusahaan tidak boleh dipergunakan untuk berkampanye bagi

partai politik.

Membagi Informasi dengan Group Industri Secara Bertanggung Jawab Keanggotaan di dalam organisasi bisnis dapat meningkatkan efektivitas individu,

Perusahaan dan industri kita. Perusahaan mendukung keanggotaan di dalam organisasi

tersebut, terutama yang membawa kemajuan bagi Perusahaan.

Adalah hal yang normal dari keanggotaan ini untuk berbagi kumpulan informasi, fakta-fakta

statistik, dan kebijakan. Namun, kita perlu memastikan bahwa kita tidak bertukar informasi

yang dapat membahayakan posisi kompetitif Perusahaan. Kita juga harus menjaga agar

tidak melanggar kerahasiaan dan informasi pribadi para klien, karyawan, perwakilan,


11

distributor, supplier dan hal-hal lain yang telah disepakati untuk dirahasiakan. Untuk itu,

adalah suatu keharusan bagi kita untuk tidak membocorkan informasi pribadi tentang diri

mereka tanpa terlebih dulu mendapat pemberitahuan persetujuan sebagaimana yang

diatur oleh hukum

Sampaikan Pertanyaan Media kepada Departemen Komunikasi Media memainkan peran yang penting dalam membantu memberikan informasi kepada

masyarakat tentang produk dan pelayanan Manulife Financial. Departemen Komunikasi di

dalam setiap divisi atau lokasi geografis bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan

posisi resmi Perusahaan kepada media. Anda harus menyampaikan semua pertanyaan

media ke departemen ini.

Memilih Supplier Melalui Kompetisi yang Adil Manulife Financial mempunyai komitmen terhadap kompetisi yang adil dalam setiap

transaksinya dengan supplier. Adalah penting untuk mengkomunikasikan persyaratan

Perusahaan secara jelas dan seragam kepada semua supplier potensial. Pilihlah supplier

berdasarkan prestasi, kompetitif, harga yang dapat diandalkan dan reputasinya.

Jika supplier meminta Anda untuk mendukung produk atau pelayanannya dengan

menggunakan nama Perusahaan atau posisi Anda sebagai perwakilan Perusahaan,

sampaikan permintaan tersebut kepada Executive Vice President atau Senior Vice

President divisi Anda.


Lihat bagian berikut di dalam Etika ini:

• Konflik Kepentingan

• Menangani Informasi

• Etika dan Hukum


12

V BAGIAN : Perusahaan

SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Konflik

Kepentingan Anda mempunyai konflik kepentingan bila Anda terlibat dalam aktivitas atau pembuatan

keputusan yang dapat menyebabkan Anda bertindak dalam cara yang bukan untuk

kepentingan bagi Perusahaan. Situasi konflik kepentingan bisa timbul pada saat anda

bertindak atau memiliki kecenderungan yang mempersulit untuk menjalankan tugas-tugas

perusahaan secara obyektif dan efektif. Hal ini juga merupakan konflik kepentingan bila

aktivitas di luar mempengaruhi penilaian Anda untuk bertindak demi kepentingan terbaik

para klien.

Konflik kepentingan merusak kepercayaan antara Anda, masyarakat dan Perusahaan.

Untuk membantu mencegah konflik kepentingan, Anda harus melengkapi pernyataan

keterbukaan akan konflik kepentingan. Anda bertanggung jawab untuk memperbaharui

pernyataan tersebut bila kondisi Anda berubah.

Jika konflik kepentingan yang potensial muncul, laporkanlah hal tersebut segera. Jika Anda

memerlukan saran, lihat bagian “kemana Anda mencari bantuan“. Berikut ini adalah

beberapa dari area yang paling banyak menimbulkan konflik kepentingan, tetapi pedoman

yang paling dapat diandalkan adalah akal sehat Anda sendiri.

Batasilah Hubungan dengan Supplier Anda tidak boleh dihubungkan dengan cara apapun dalam perjanjian antara perusahaan

dan supplier atau organisasi manapun di mana Anda atau anggota keluarga langsung

Anda mempunyai kepentingan atau yang mungkin mengakibatkan Anda atau anggota

keluarga Anda mendapatkan keuntungan pribadi.

Suap Menyuap adalah Dilarang Manulife Financial tidak mengijinkan praktek bisnis yang tidak adil seperti memberikan

diskon, atau suap menyuap. Praktek-praktek ini bertentangan dengan kebijakan

Perusahaan di semua tempat di mana kita melakukan bisnis.

Berhati-hati dengan Hadiah Tawaran hadiah dan hiburan adalah hal yang biasa terjadi di antara rekan bisnis. Namun,

tawaran atau menerima hadiah, hiburan atau keuntungan-keuntungan lain dapat

menyebabkan pembayaran yang tidak wajar. Untuk alasan ini, Anda tidak boleh memberi


13

atau menerima hadiah, tanda terima kasih, bantuan atau keuntungan bila hal tersebut lebih

dari sekedar penghargaan nominal atau melebihi dari apa yang secara wajar dapat

dianggap etis dan diterima dalam praktek bisnis, atau dapat mempengaruhi atau tampak

mempengaruhi performa dari tugas anda.

Berhati-hati dengan Keuntungan Pribadi Konflik kepentingan bisa saja terjadi jika Anda, atau salah satu dari anggota keluarga Anda,

menerima pemberian yang bersifat pribadi karena posisi Anda di Perusahaan. Segala

bentuk pemberian yang bersifat pribadi termasuk pinjaman dengan jaminan dari

Perusahaan, harus dilaporkan dalam pernyataan kepada perusahaan tentang Konflik

Kepentingan dan disetujui oleh Perusahaan. Pinjaman pribadi kepada para eksekutif tidak

diperbolehkan kecuali secara khusus diperbolehkan oleh hukum.

Taatilah Kebijakan Perusahaan Dalam Mempekerjakan Anggota Keluarga Dalam situasi tertentu, mempekerjakan atau membawahi anggota keluarga dapat

mengarah kepada terjadinya konflik kepentingan, praktek kerja tidak sesuai etika dan

munculnya perlakuan yang istimewa. Anggota keluarga tidak boleh berada di dalam posisi

yang menjadikan mereka bawahan dari anggota keluarga lain baik yang berwenang

sebagai atasannya langsung maupun tidak langsung. Anggota keluarga terdiri dari,

pasangan(seperti definisi untuk keperluan tunjangan), anak saudara kandung dan orang

tua. Hal ini berlaku bagi semua karyawan, termasuk pekerja tetap dan paruh waktu, kontrak

dan mahasiswa magang. Seluruh sistim penerimaan tenaga kerja di dalam Manulife

Financial harus dijalankan oleh bagian HRD.

Berinvestasi dengan Tingkah Laku Sesuai Etika Para karyawan dan direktur harus dengan ketat mentaati semua hukum dan per-undang-

undangan yang mempengaruhi investasi. Adalah tidak etis dan merupakan hal yang illegal

bagi para karyawan dan direktur untuk membeli atau menjual atau memberikan informasi

kepada orang lain mengenai surat-surat berharga Manulife Financial dengan

memanfaatkan informasi apapun yang belum dipulikasikan secara umum tentang

Perusahaan atau affiliasinya kecuali informasi bisnis biasa. Sebagai tambahan, membeli

atau menjual surat-surat berharga perusahaan lain dengan memanfaatkan pengetahuan

Anda tentang tujuan investasi Perusahaan atau informasi lain yang belum dipublikasikan

untuk umum tentang perusahaan lain tersebut dan yang anda dapatkan dalam masa kerja

anda dengan Manulife Financial juga merupakan sesuatu yang tidak etis dan hal yang

illegal.


14

Para Karyawan dan direktur juga harus berhati-hati terhadap potensi konflik kepentingan

dimana mereka ingin melakukan investasi dalam suatu bisnis yang mereka ketahui

bertransaksi dengan Manulife Financial atau dalam investasi yang telah dilakukan oleh

Manulife.

Bekerja Untuk perusahaan Pesaing Dapat Membahayakan Perusahaan Kecuali telah diberikan ijin sebelumnya oleh senior executive tingkat tinggi, tidak

seorangpun karyawan, direktur, atau agen dapat bekerja untuk organisasi manapun yang

bersaing dengan perusahaan atau mempunyai hubungan bisnis dengan Perusahaan. Hal

itu termasuk bekerja sebagai direktur, komisaris, rekan bisnis, karyawan, konsultan atau

agen.

Berhati-hatilah dengan Posisi Eksternal Pekerjaan di luar atau hubungan keuangan dalam organisasi eksternal dapat mengarah

kepada konflik kepentingan. Hal tersebut dapat mempengaruhi kemampuan Anda untuk

memberikan obyektivitas, perhatian yang penuh terhadap pekerjaan Anda di Manulife

Financial atau hal tersebut dapat merusak nama Perusahaan. Anda tidak boleh terlibat

dengan pekerjaan lain manapun atau pegawai negeri sipil, pemerintahan atau jabatan

politik apapun yang dapat menghalangi performa Anda atau penilaian Anda untuk bertindak

bagi kepentingan terbaik Perusahaan. Anda hanya boleh menjual barang-barang properti

perusahaan dengan kewenangan yang telah diberikan oleh manager Anda atau perwakilan

dari bagian HRD.

Lindungi Kesempatan Perusahaan Para direktur, karyawan, perwakilan dan fihak lain dilarang dalam hal (a) mengambil

keuntungan milik perusahaan dengan menggunakan informasi atau jabatan; (b)

menggunakan barang –barang kantor, informasi atau posisi untuk kepentingan pribadi; dan

(c) berkompetisi dengan Perusahaan. Merupakan tugas Anda mengedepankan

kepentingan yang sah apabila kesempatan tersebut muncul.

Lindungi Nama Baik dan Aset Perusahaan Nama Manulife Financial harus digunakan hanya untuk memberikan wewenang dalam

bisnis Perusahaan dan tidak boleh sekalipun untuk aktivitas pribadi. Jangan

memperkenalkan diri Anda dengan menggunakan nama Perusahaan ketika melakukan

aktifitas pribadi, politik atau amal, kecuali bila anda mendapatkan wewenang perusahaan

sebelumnya.


15

Setiap Direktur dan seluruh karyawan yang dipercaya dengan akses untuk atau memegang

kontrol akan transaksi dan asset Perusahaan harus memastikan bahwa setiap asset

digunakan oleh karyawan atas nama Perusahaan diawasi oleh wewenang yang umum dan

spesifik dari management dan secara akurat dan adil dicatat dengan rincian yang wajar di

buku akunting dan catatan Perusahaan.

Kita semua berbagi tanggung jawab untuk melindungi asset Perusahaan. Waktu, property

dan pelayanan Perusahaan, termasuk asset seperti alat tulis kantor, komputer dan jasa

pos, tidak boleh digunakan untuk aktivitas pribadi, kecuali Anda mempunyai ijin spesifik

dari manager. Aktivitas pribadi termasuk politik dan acara amal. Anda tidak boleh

memindahkan atau meminjam properti Perusahaan tanpa ijin. Laporkanlah segala

penyalahgunaan asset Perusahaan kepada manager Anda atau Departemen Internal

Audit.


Lihat bagian berikut yang berhubungan dengan kebijakan:

• Etika Bisnis & kepatuhan Divisi Real Estate

• Etika Tingkah Laku bagi Investasi Pribadi

• Kebijakan karyawan


16

VI BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Menangani

Informasi Informasi adalah salah satu asset vital Perusahaan. Informasi rahasia meliputi suluruh

informasi yan tidak boleh disampaikan yang mungkin dapat digunakan oleh pesaing atau

berbahaya bagi perusahaan atau klien atau pihak-pihak yang berkepentingan apabila

diungkapkan. Adalah penting bagi semua karyawan dan perwakilannya mengerti betapa

sensitifnya informasi ini, dan bagaimana pentingnya untuk persaingan dan privasi individu.

Lindungi Informasi Pribadi dan Rahasia Dalam menjalankan bisnis kita secara wajar, kita mengumpulkan sejumlah informasi

penting tentang calon nasabah, pemegang polis, penerima claim, peminjam, karyawan,

perwakilan dan investor. Kita harus menangani informasi ini dengan cara yang terbaik

untuk menjaga kepercayaan mereka dan melindungi rahasia pribadi mereka.

Informasi pribadi harus disimpan secara aman, dengan keyakinan dan digunakan hanya

untuk tujuan ketika diperlukan. Hal tersebut dapat diungkapkan hanya untuk mereka yang

mempunyai hak akan informasi tersebut atau ketika hukum memerlukannya untuk

diungkap.

Informasi yang rahasia mengenai Perusahaan itu sendiri harus juga dilindungi. Informasi

tentang Perusahaan adalah rahasia jika tidak tersedia secara umum untuk publik. Sebagai

contoh adalah laporan keuangan sebelum dipublikasikan, rencana bisnis, ramalan bisnis,

inisiatif strategi, rencana akuisisi atau divestasi, dan produk yang ada sekarang atau yang

sedang direncanakan. Jika anda mempunyai akses akan informasi rahasia tersebut karena

berkaitan dengan pekerjaan Anda, Anda harus menggunakan segala langkah kehati-hatian

untuk membuatnya tetap rahasia. Merupakan hal yang penting untuk berbicara secara hati-

hati ketika mendiskusikan bisnis Perusahaan di tempat umum seperti restoran dan pesawat

terbang, atau ketika menggunakan telepon umum atau telepon genggam, internet dan

mesin fax. Jika anda dibutuhkan untuk tujuan bisnis yang sah untuk membuka informasi

rahasia kepada seseorang di luar Perusahaan, wewenang harus diperoleh dari manager

Anda.

Anda mempunyai tugas untuk tetap melindungi informasi pribadi dan rahasia bahkan

setelah Anda berhenti dari di Perusahaan. Dalam hal ini, anda tidak boleh membawa arsip

Manulife apa saja yang ada pada anda saat meninggalkan perusahaan.


17

Taati Ketentuan-ketentuan Pengungkapkan Manulife diminta untuk terus melanjutkan keterbukaan secara tepat tanpa harus ragu-ragu

demi masa depan perusahaan. Berikut prinsip-prinsip untuk melanjutkan

keterbukaan/pengungkapan tersebut:

• Seluruh materi harus disampaikan secara luas pada waktu yang tepat

• Pengungkapan harus lengkap, adil, dapat dimengerti dan akurat dan hindari penyajian yang

keliru tentang perusahaan

• Pengungkapan tersebut harus diselesaikan secara konsisten dalam keadaan waktu yang tepat

atau tidak

• Seluruh permintaan informasi yang sah harus diperlakukan secara adil.

Karyawan harus menyampaikan seluruh permintaan dari komunitas keuangan, pemegang

saham dan media kepada juru bicara resmi yang ditunjuk perusahaan.

Hormati Hal-Hal Yang Berkaitan dengan Hak Cipta Banyak hal yang Anda gunakan selama masa kerja Anda sebagai karyawan atau

perwakilan dari Manulife Financial dilindungi oleh perundang-undangan hak cipta.

Beberapa contoh adalah software komputer, buku, audio dan kaset video, buletin dan

majalah. Bahkan mungkin juga ada hak cipta pada lembar presentasi, materi pelatihan,

model management dan kerangka penyelesaian masalah yang diproduksi oleh konsultan

luar. Adalah illegal untuk mereproduksi, mendistribusikan atau mengubah materi tanpa ijin

dari pemilik hak cipta atau perwakilan resmi.

Anda juga harus patuh dengan hak cipta software yang dipasang di komputer kantor Anda

dan di tempat menyimpan di dalam jaringan komputer area yang Anda kontrol. Anda tidak

boleh mengkopi, menginstal atau dengan kata lain menggunakan software yang melanggar

perjanjian ijin untuk software tersebut.

Menyimpan Arsip yang Lengkap dan Akurat Perusahaan memerlukan arsip yang lengkap dan akurat untuk memenuhi kewajiban legal

dan keuangannya serta untuk mengelola bisnis secara benar. Semua buku Perusahaan,

laporan keuangan, rekening pengeluaran, agenda kerja, catatan administrasi dan dokumen

serupa lainnya harus dilengkapi secara akurat, jujur dan sesuai dengan prosedur

Perusahaan. Membuat catatan palsu, fiktif atau tidak layak sehubungan dengan suatu

transaksi perusahaan atau penggunaan dari asset perusahaan yang ada tidak

diperkenankan dan tidak seorang direktur, karyawan, atau fihak lain manapun

diperbolehkan melakukan transaksi yang mengharuskan atau mempunyai maksud dalam

pembuatan catatan palsu, fiktif dan tidak layak.


18

Anda bertangggung jawab untuk kelengkapan dan ketepatan semua laporan atau file yang

anda harus siapkan dan harus disimpan. Ketidakterbukaan dan ketidaklengapan pelaporan

atas Aset, Kewajiban, Penerimaan dan Pengeluaran adalah terlarang.

Lebih lanjut, semua direktur, karyawan, perwakilan dan fihak-fihak lainnya harus mematuhi

kebijakan penyimpanan catatan Perusahaan. Kebijakan-kebijakan ini menggambarkan

berapa lama dokumen dan catatan (apakah dicetak atau formulir elektronik) harus

dipertahankan untuk memfasilitasi operasi Perusahaan yang sedang berlangsung dan

untuk memenuhi persyaratan keuangan, perundang-undangan dan persyaratan berapa

lama sebuah file harus disimpan. Kebijakan-kebijakan ini juga memberikan pedoman

mengenai penghancuran yang layak dari arsip yang telah disimpan sampai batas waktu

yang ditentukan. Dalam hal proses peradilan atau pengecekan oleh pihak pemerintah

silahkan konsultasikan dengan Bagian Legal.

Pergunakan Sistem Komunikasi Hanya untuk Bisnis Sistem komunikasi Perusahaan hanya untuk kepentingan bisnis Perusahaan. Hal ini

termasuk semua telekomunikasi komputer dan peralatan wordprocessing yang dimiliki atau

disewakan Perusahaan termasuk semua pelayanan remote-computing yang digunakan

Perusahaan, termasuk internet.

Semua surat elektronik dan sistim voice mail Manulife Financial (termasuk data dalam

sistem ini), akses internet dan komputer adalah properti Perusahaan. Karyawan yang

berwenang dapat secara periodik memeriksa sistem tersebut untuk mengkoreksi masalah

jaringan dan memastikan mereka digunakan secara tepat dan aman. Anda tidak dapat

mengharapkan setiap privasi pribadi untuk komunikasi dapat anda kirim, terima atau

simpan di dalam sistem ini.

Untuk informasi lebih lanjut:

Lihat bagian berikut di dalam Etika ini:

• Etika di dalam hubungan bisnis Anda


• Etika dan hukum

Lihat bagian berikut dalam hal kebijakan:

• Kebijakan pengungkapan

• Database Program Informasi Keamanan Management untuk:


19

- Program Informasi Keamanan

- Kebijakan Penggunaan Internet dan frekuensi Tanya jawab kebijakan

penggunaan internet

- Klasifikasi informasi dan standar penanganan

• Etika privasi

• Jadwal otorisasi lamanya penyimpanan data


20

VII BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Etika

Dan Hukum Manulife Financial mempunyai komitmen untuk beroperasi dengan mematuhi perundang-

undangan dan ketentuan hukum yang berlaku dinegara dimana Manulife Financial

beroperasi.

Mengetahui dan Tunduk dengan Hukum Anda seharusnya mengerti mengenai peraturan hukum yang mempengaruhi pekerjaan

Anda. Pastikan praktek bisnis Anda sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.

Laporkanlah pelanggaran dengan segera dan tanganilah hal tersebut dengan tepat bila

pelanggaran itu terjadi di area tugas Anda.

Program kepatuhan management (Compliance Management Program) secara formal telah

diperkenalkan di Manulife Financial. Hal tersebut dibentuk untuk mempromosikan kebijakan

management secara konsisten dan memonitor kepatuhan hukum dan peraturan di semua

daerah operasi Perusahaan. Jika Anda mempunyai kekhawatiran yang berhubungan

dengan kepatuhan tersebut, konsultasikanlah kepada petugas yang dapat anda temukan

pada bagian “Kemana mencari bantuan”.

Jika Anda bergabung pada suatu asosiasi profesional, Anda juga diminta untuk taat dan

bertanggung jawab serta tunduk pada peraturan yang berlaku di asosiasi tersebut.

Mengelola Aset Secara Benar Para klien mengharapkan uang yang mereka percayakan kepada Perusahaan dapat

dikelola secara bertanggung jawab. Jika Anda mempunyai Akses terhadap dana klien,

Anda harus memastikan bahwa dana tersebut dikelola dengan sikap penuh kepercayaan.

Setiap divisi mempunyai prosedur dan standar untuk membantu melindungi dan mengelola

semua dana di bawah pengelolaannya dan untuk mencegah kecerobohan, pemalsuan atau

ketidakjujuran.

Identifikasi dan Laporkan Pemalsuan dan Pencurian Sebagai penyedia jasa layanan keuangan, Manulife Financial rawan terhadap kerugian

sebagai akibat dari ketidakjujuran dan pemalsuan. Pemalsuan dapat terjadi dalam berbagai

bentuk, dari menyalahgunakan uang, pencurian dana atau properti, pencucian uang,

pembiayaan teroris, mis-representasi dan penyalahgunaan atau pemalsuan dokumen.


21

Ketidakjujuran, menggabungkan dana pribadi dan bisnis, dan pemalsuan adalah hal yang

illegal. Merupakan tanggung jawab management untuk memastikan bahwa ada kontrol

internal yang baik untuk mencegah dan mendeteksi pemalsuan dan aktivitas ketidakjujuran

lainnya, tetapi semua orang di dalam Perusahaan harus membantu. Jika Anda mengetahui

aktivitas yang mencurigakan, Anda mempunyai kewajiban untuk melaporkannya dengan

segera kepada manager Anda dan Departemen Internal Audit atau Divisi Spesial Unit

Investigasi bila ada..

Melaporkan Setiap Tindakan Yang Melanggar Hukum atau Etika Tingkah Laku Yang Tidak Benar Anda diminta untuk berbicara kepada orang yang tepat berkenaan dengan tindakan yang

mencurigakan atau illegal atau tidak etis atau pada saat Anda ragu-ragu tentang hal yang

terbaik apa yang Anda lakukan pada situasi tertentu.

Konsultasikan kepada bagian yang diberikan tanda “ Kemana Anda Harus Minta Bantuan”

berkaitan dengan tindakan yang mencurigakan atau kemungkinan illegal atau tidak etis.

Hal ini merupakan kebijakan dari Perusahaan untuk tidak mengijinkan pembalasan karena

adanya laporan yang dilakukan oleh seseorang dengan niat yang baik apabila ada

pelanggaran kode etik.

Seluruh Direktur,karyawan atau fihak lain diharapkan untuk dapat bekerja sama pada saat

dilakukan investigasi internal akan adanya pelanggaran kode etik ini.

Untuk informasi lebih lanjut

Lihatlah bagian berikut di dalam Etika ini:

• Etika di dalam hubungan bisnis Anda


• Menangani Informasi

Lihatlah kebijakan berikut:

• Kebijakan anti pemalsuan

• Kebijakan manajemen untuk mematuhi perundang-undangan.

• Kebijakan anti Pencucian uang


22

VIII BAGIAN : Perusahaan

SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics – Hal hal

Lain Yang Berkaitan Dengan Dokumen Kebijakan Reputasi Manulife Financial adalah hasil dedikasi, pelayanan kualitas dan transaksi yang

sesuai etika selama 100 tahun lebih. Mempertahankan reputasi kita yang baik tergantung

sepenuhnya dari keputusan yang Anda buat setiap hari.

Etika Tingkah Laku Bisnis ini memberikan standar dan menciptakan harapan yang tinggi

untuk para Direktor, karyawan, suppliers dan fihak lainnya . Namun, seperti yang

ditekankan di dalam etika ini, penilaian baik Anda sendirilah merupakan hal yang paling

penting dalam memastikan Manulife Financial adalah Perusahaan yang mempunyai etika.

Dokumen Kebijakan Lain Perusahaan mempunyai kebijakan yang terkait yang dapat membantu Anda menangani isu

etika. Berikut kebijakan yang digunakan di jajaran Manulife:

• Kebijakan anti-penipuan

• Kebijakan ‘anti pencucian uang’

• Kebijakan manajemen untuk mematuhi perundang-undangan

• Kebijakan pengungkapan

• Kebijakan adanya perbedaan dan kebijakan terhadap pemaksaan kehendak.

• Database Program Informasi Keamanan Management termasuk:

(i) Kebijakan penggunaan internet & Kebijakan frekuensi Tanya jawab

penggunaan internet

(ii) Klasifikasi informasi dan standar penanganan

• “Insider Trading” dan kebijakan pelaporan

• Etika privasi

• Pengaturan menerima dan memperlakukan keluhan sehubungan dengan masalah akunting

atau pemeriksaan keuangan

• Jadwal penyimpanan data

• Kebijakan kepegawaian

Harap juga mengacu kepada divisi Anda untuk tambahan kebijakan divisi seperti:

• Etika bisnis agen

• Kebijakan Tentang Minuman Keras


23

• Etika tingkah laku berinvestasi pribadi

• Kebijakan kesehatan dan keamanan tempat tinggal

• Etika bisnis & kepatuhan divisi real estate

• Kebijakan travel dan entertainment (T&E Policy)

Di Amerika Utara, Anda dapat mengakses masalah kebijakan tersebut pada @mfc. Atau

hubungi bagian HRD Anda.

Code of Business Conduct BAHASA-March 2005 · Laporan tersebut dapat diberikan secara anonym....

Documents

Transcript of Code of Business Conduct BAHASA-March 2005 · Laporan tersebut dapat diberikan secara anonym....