13

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1 Sistem Temu Kembali Informasi 2.1.1 Pengertian Temu Kembali Informasi

Temu kembali informasi adalah sebuah media layanan bagi pengguna

untuk memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh

pengguna. Sistem temu kembali (information retrieval system) merupakan salah

satu sistem informasi khususnya di perpustakaan. Sistem temu kembali informasi

merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang

relevan dengan kebutuhan pemakai. Sistem temu kembali informasi berfungsi

sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang

tersedia.

Pengertian yang sama mengenai sistem temu kembali informasi menurut

Sulistyo-Basuki dalam artikel penelusuran informasi: sebuah pengenalan,

pengertian sistem temu kembali informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk

menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas

permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Dapat dinyatakan bahwa sistem

temu kembali informasi memiliki fungsi dalam menyediakan kebutuhan informasi

sesuai dengan kebutuhan dan permintaan penggunanya.

Defenisi lain menurut Taque-sutcliffe yang dikutip oleh Lubis (2007:5),

yang mengemukakan bahwa:

Sistem temu kembali informasi adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya, dan sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan pemakai.

Sedangkan menurut Stubiz yang dikutip oleh Barasa (2009:8), sistem temu

kembali informasi merupakan ilmu pengetahuan yang berfungsi dalam

penempatan sejumlah dokumen dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna.

Menurut Hasugian (2006:73), dasar dari sistem temu balik informasi (STBI)

adalah proses untuk mengidentifikasi kecocokan (match) diantara permintaan

(query) dengan representasi atau indeks dokumen, kemudian mengambil (retrieve)

14

dokumen dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan tersebut

STBI pada prinsipnya bekerja berdasarkan ukuran antara istilah query dengan

istilah yang menjadi representasi dokumen. Pengertian lain menurut Ingwerwon

yang dikutip oleh Hasugian (2006:2), yang menyatakan bahwa STBI adalah

proses yang berhubungan dengan representasi, penyimpanan, pencarian, dan

pemanggilan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasi yang diinginkan

pengguna. Pendapat ini menunjukkan bahwa dalam STBI terkandung sejumlah

kegiatan yang meliputi proses identifikasi kecocokan, representasi, penyimpanan,

pengambilan, serta pencarian atau penulusuran dokumen yang relevan atau sesuai,

dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Maksud (purpose) STBI

didesain untuk mengambil dokumen atau informasi yang dibutuhkan (required)

oleh masyarakat pengguna.

Maka dapat disimpulkan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan

sebuah sistem yang berguna dalam memanggil dan menempatkan dokumen

dari/dalam basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Sistem temu kembali

informasi memiliki tujuan akhir, yaitu memberikan kepuasan informasi bagi

pengguna sistem. Jadi, temu kembali informasi merujuk pada keseluruhan.

Kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation),

penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai kepada pengambilan

(access).

2.1.2 Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Informasi Sistem temu kembali informasi merupakan salah satu elemen penting

dalam kegiatan temu kembali koleksi dan informasi yang dibutuhkan pengguna di

perpustakaan. Menurut Lancaster (1979:32), fungsi utama sistem temu kembali

informasi dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Untuk menganalisis isi sumber informasi suatu dokumen. 2. Mempresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang

memungkinkan untuk ditemukan dengan pernyataan (querty pengguna). 3. Mempresentasikan pernyataan (query) pengguna dengan cara tertentu yang

memungkinkan untuk dipertemukan dengan sumber informasi yang terdapat dalam basis data perpustakaan.

4. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.

5. Menemu-balikkan informasi yang relevan.

15

6. Menyempurnakan untuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.

Tujuannya adalah untuk mempelajari proses temu kembali, membentuk,

membangun dan mengevaluasi sistem temu kembali yang dapat memberikan

informasi yang diinginkan secara efektif antara pengarang dan pemakai.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa fungsi yang utama dari suatu sistem

temu kembali informasi adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengidentifikasi informasi yang relevan kepada masyarakat pemakai.

2. Untuk meneliti muatan/indeks dari dokumen. 3. Untuk menghadirkan muatan/indeks dari sumber yang diteliti dengan

pemakai. 4. Untuk meneliti query pemakai dan untuk menghadirkannya dalam suatu

format yang akan menghasilkan temuan dokumen yang sesuai pada basis data.

5. Untuk memenuhi statement pencarian dengan database yang disimpan.

2.1.3 Jenis-Jenis Sistem Temu Kembali Informasi Menurut Hasugian (2009:54), terdapat empat model klasik dalam sistem

temu balik informasi yaitu:

a) Logical models, sejak lama menggunakan boolean magic (and, or, not)

alternatiff temuan hanya dua: cocok atau tidak cocok.

b) Vector processing models, memperlakukan indeks sebagai

multidimensional information space. Dokumen atau query diwakili oleh

nilai-nilai vektor sehingga keduanya memperlihatkan posisi dekat atau

jauh. Non binary, degree of similarity.

c) Probabilistic models. Berasumsi bahwa sistem temu balik informasi

bertugas membuat urutan (ranking) dokumen yang sesuai dengan

kemungkinannya dalam menjawab kebutuhan informasi menggunakan

teori probabilitas untuk menghitung nilai relevansi dokumen; dan

d) Cognitive models, memfokuskan diri pada interaksi antara pengguna

dengan sistem IR. Tidak hanya dalam persoalan dokumen dan query

melainkan lebih mempersoalkan antar-muka (interface) daripada proses

komputasi penemuan dokumen.

16

2.1.4 Efektifitas Temu Kembali Informasi Efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan dengan

memanfaatkan sarana dan prasarana yang tepat untuk mencapai tujuan. Dalam

memanfaatkan efektifitas temu kembali informasi, harus digunakan parameter

untuk mengevaluasinya agar hasil yang diberikan sistem sesuai dengan

permintaan pengguna. Evaluasi dilakukan untuk menjelaskan bagaimana sistem

beroperasi atau mengetahui mengapa sistem berfungsi pada tingkat efisiensi

tertentu. Efektifitas berhubungan dengan pencapaian tujuan yang lebih dikaitkan

dengan hasil kerja.

Menurut pendapat lain efektifitas sistem temu kembali informasi adalah

kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu

database sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua hal penting yang biasanya

digunakan dalam mengukur kemampuan sistem temu kembali informasi yaitu

rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precision). Sulistyo-

Basuki menyatakan bahwa rasio perolehan (recall) adalah perbandingan dokumen

relevan dalam sistem. Sedangkan rasio ketepatan (precision) adalah perbandingan

antara dokumen relevan dengan jumlah dokumen yang ditemu balik dalam

penelusuran.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perolehan (recall) dan

ketepatan (precision) merupakan suatu hal yang sangat bertentangan. Sebab

perolehan merupakan jumlah keseluruhan dokumen yang terpanggil oleh sistem

dan belum tentu relevan dengan permintaan pengguna. Sedangkan ketepatan

merupakan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak

relevan dengan permintaan pengguna. Dengan demikian apabila recall tinggi

maka precision rendah dan jika precision tinggi maka recall rendah. Oleh karena

itu, precision yang biasanya menjadi salah satu ukuran yang digunakan untuk

menilai keefektifan suatu sistem temu kembali. (Zubair,2011:1)

2.2 Program Aplikasi Berbasis Web 2.2.1 Pengertian Aplikasi Berbasis Web

Aplikasi Berbasis Web adalah sebuah aplikasi yang diakses melalui

internet atau internet, dan pada sekarang ini ternyata lebih banyak dan lebih luas

17

dalam pemakainya. Banyak dari Perpustakaan yang menggunakan Aplikasi

Berbasis Web dalam merencanakan sumber daya mereka dan untuk mengelola

perpustakaan mereka.

Aplikasi Berbasis Web dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan

yang berbeda. Sebagai contoh, Aplikasi Berbasis Web dapat digunakan untuk

membuat invoice dan memberikan cara mudah dalam penyimpanan data di

database. Aplikasi ini juga dapat dipergunakan untuk mengatur persediaan; karena

fitur tersebut sangat berguna khususnya bagi mereka yang berbisnis ritel. Bukan

hanya itu, Aplikasi Berbasis Web juga dapat bekerja memonitoring sistem dalam

hal tampilan. Bahkan jumlah dari Aplikasi Berbasis Web sudah tak terhitung lagi,

yakni dapat di desain dan disesuaikan untuk berbagai jenis perpustakaan.

Selain fungsi-fungsi tersebut, salah satu keunggulan kompetitif dari

Aplikasi Berbasis Web adalah bahwa aplikasi tersebut ringan dan dapat diakses

dengan cepat melalui browser dan koneksi internet atau internet ke server. Ini

berarti bahwa pengguna dapat mengakses data atau informasi perpustakaan

mereka melalui laptop, smartphone, atau bahkan komputer PC di rumah mereka

dengan mudah, tidak seperti aplikasi-aplikasi desktop dimana pengguna harus

menginstal perangkat lunak atau aplikasi yang diperlukan hanya untuk mengakses

data/informasi (WEBARQ, 2010:1).

2.2.2 Keunggulan Program Aplikasi Berbasis Web 1. Bisa diakses dari mana saja. Aplikasi terpasang di server, kita bisa

mengakses aplikasi tersebut dari mana saja dan dengan komputer apa saja.

2. Multi platform artinya bisa digunakan pada sistem operasi apa pun. Karena

berbasis Intranet/Internet dan diakses melalui browser, maka kita bisa

mengakses aplikasi tersebut dengan sistem operasi apa pun. Diakses

dengan sistem operasi Linux, Windows atau Mac OS, kita hanya perlu

menggunakan browser dan aplikasi itu akan berjalan dengan sempurna.

3. Program yang kita perlukan hanyalah browser (Mozilla Firefox, Internet

Explorer maupun browser lainnya), tidak perlu menginstall program lain,

yang pasti sudah tersedia langsung di dalam sistem operasi. Tentu ini

memudahkan kita karena tidak perlu lagi menginstall untuk menggunakan

18

suatu aplikasi. Keuntungan ini sangat terasa sekali apabila suatu

perusahaan mempunyai ribuan komputer. Kalau sebelumnya aplikasi

tersebut harus diinstall satu per satu di semua komputer yang digunakan,

sekarang tidak perlu lagi menginstall program apapun.

4. Selalu mendapatkan versi terbaru dari aplikasi. Karena aplikasi tersebut

terpasang di server Intranet/Internet, perusahaan pembuat aplikasi bisa

memperbarui aplikasinya terus-menerus. Begitu kita mengakses aplikasi

itu, yang kita dapatkan pasti adalah versi terbaru. Tidak perlu lagi kita

melakukan upgrade, menginstall service pack, maupun berbagai hal

lainnya yang merepotkan (Fadjar, 2010:1).

Secara sederhana, bahwa Aplikasi Berbasis Web adalah aplikasi yang

dijalankan melalui web browser. Aplikasi berbasis web cukup sekali diinstall pada

web server dan dapat diakses dari manapun, selama terdapat koneksi ke server

(menggunakan intranet atau internet). Bandingkan dengan Aplikasi Desktop,

untuk menggunakannya, Anda harus menginstall aplikasi tersebut berulang kali

pada tiap komputer yang ingin Anda gunakan.

Selengkapnya, keunggulan menggunakan Aplikasi Berbasis Web antara

lain:

1. Platform Independent: artinya aplikasi ini dapat dijalankan dari sistem

operasi windows, linux, BSD, Mac.

2. Untuk dijalankan di banyak komputer, anda tidak perlu install di aplikasi

disetiap komputer, cukup copy script programnya ke server atau salah satu

komputer. Untuk komputer lain yang ingin menjalankan program ini

cukup buka browsernya dan membuka alamat host server dimana program

ini disimpan.

3. Aplikasi ini dapat dijalankan dari jarak jauh dengan menggunakan

internet.

4. Aplikasi dapat dijalankan menggunakan PDA/Smartphone yang telah

menggunakan browser canggih (Jaya, 2010:1).

19

2.2.3 Pengertian Senayan Menurut Wicaksono (2009:13-15) Senayan adalah Open Source Software

(OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library

automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan tur yang cukup lengkap dan

masih terus aktif dikembangkan, Senayan sangat cocok digunakan bagi

perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan

jaringan, baik itu jaringan lokal (in-trane) maupun Internet.

Senayan adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library

management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3.

Aplikasi ini pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan

Kementerian Pendidikan Nasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat,

Kementerian Pendidikan Nasional. Aplikasi Senayan dibangun dengan

menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versit Git. Pada tahun

2009, Senayan mendapat penghargaan tingkat pertama dalam ajang INAICTA

2009 untuk kategori open source.

Ketika dirilis pertama kali, Senayan baru diunduh 704 kali. Angka ini

melonjak menjadi 6.000 kali lebih pada Desember 2007 dan 11 ribu lebih Januari

2008. Adapun pada Oktober lalu program itu sudah diunduh hampir 27 ribu kali.

Dengan demikian, total sudah 250 ribu kali lebih program itu diunduh. Saat ini

Senayan telah digunakan luas oleh berbagai perpustakaan, baik di dalam maupun

luar negeri (perpusdiknas, 2001:1).

2.2.4 Fitur-Fitur Senayan Sebagai sebuah sistem informasi perpustakaan yang lengkap, Senayan

memiliki beragam fitur yang dapat digunakan secara mudah dan cepat. Berikut

beberapa fitur yang ditawarkan sistem informasi perpustakaan open source

berbasis web ini:

1. OPAC (Online Public Access Catalog): untuk mempublikasikan daftar

katalog ke public atau pemustaka.

2. Bibliography: untuk pengelolaan data katalog dan juga items.

3. Circulation: untuk membantu proses pengembalian, peminjaman dan

denda koleksi perpustakaan.

20

4. Membership: unutk pengelolaan data anggota patron perpustakaan.

5. Stock Take: untuk membantu proses Stok Opname koleksi perpustakaan.

6. Master File: untuk pengelolaan data-data master/referensial (master table).

7. System: untuk pengelolaan user aplikasi, grup user, hak akses, bakcup, log

viewer dan juga konfigurasi global sistem.

8. Serial Control: untuk pengelolaan data langganan jurnal, majalah, dan

terbitan berseri lainnya (Mamuaya, 2009:2).

2.3 Katalog Perpustakaan 2.3.1 Pengertian Katalog Perpustakaan

Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan

ketersediaan koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu

daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya. Daftar

tersebut biasanya disebut katalog perpustakaan. Hunter (1991:1) menyatakan

bahwa katalog adalah suatu daftar dari, dan indeks ke, suatu koleksi buku dan

bahan lainnya. Katalog memungkinkan pengguna untuk menemukan suatu bahan

pustaka yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu. Katalog juga

memungkinkan pengguna untuk mengetahui dimana suatu bahan pustaka bisa

ditemukan.

Dengan demikian, katalog adalah suatu sarana untuk menemubalikkan

suatu bahan pustaka dari koleksi suatu perpustakaan. Gates (1989:62) menyatakan

bahwa, katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan

bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan, dengan informasi deskriptif

mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas

bahan dan tempatnya. Pendapat ini menjelaskan apa yang menjadi entri dari suatu

katalog. Katalog memuat informasi deskriptif mengenai berbagai hal, seperti

pengarang, judul, penerbit dan sebagainya. Dengan perkataan lain, pada suatu

katalog dicatat sejumlah informasi bibliografis dari suatu dokumen atau bahan

pustaka.

Pendapat lain menyatakan, katalog perpustakaan adalah susunan yang

sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang merepresentasikan

kumpulan dari suatu koleksi tertentu. Koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis

21

bahan, seperti buku, terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar, notasi musik,

dan sebagainya (Taylor, 1992:6). Uraian ini menekankan keberadaan katalog

perpustakaan yang merupakan representasi dari berbagai bahan pustaka yang ada

di suatu perpustakaan. Jika pengguna ingin mencari suatu dokumen di

perpustakaan, maka ia dapat menggunakan katalog yang tersedia, karena katalog

tersebut adalah representasi dari koleksi yang dimiliki.

2.3.2 Tujuan dan Fungsi Katalog Perpustakaan Tujuan katalog perpustakaan pertama sekali ditemukan oleh Cutter (1867),

yaitu:

1. To enable a person to find a book about which one of the following is

known: the author, the title, the subject.

2. To show what the library has by a given author, on a given subject, in a

given kind of literature.

3. To assist in the choice of a book, as to its edition, as to its character literry

or tropical (Hartley, 1993:320).

Tujuan di atas memberi penekanan yang luas akan fungsi catalog

perpustakaan. Tujuan pertama menyatakan bahwa katalog perpustakaan dapat

digunakan oleh pengguna unbtuk menemukan bahan pustaka yang diinginkannya

berdasarkan pengarang, judul, maupun subjeknya. Pengertian ini menekankan

fungsi katalog perpustakaan sebagai sarana alat bantu dalam temu balik informasi

(informationretrieval) di suatu perpustakaan.

Tujuan kedua menyatakan bahwa katalog dapat menunjukkan dokumen

apa saja yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan. Katalog perpustakaan berfungsi

sebagai suatu sistem komunikasi yang dapat menunjukkan kekayaan koleksi yang

dimilikinya. Artinya, suatu perpustakaan melalui katalognya mengkomunikasikan

kepada pengguna, koleksi apa saja yang dimilikinya, seberapa banyak koleksi

tersebut dan sebagainya. Katalog perpustakaan di satu sisi dapat berfungsi sebagai

sistem komunikasi, dan di sisi lain berfungsi sebagai daftar inventaris dari seluruh

bahan pustaka yang dimilikinya.

22

Tujuan ketiga menyatakan bahwa katalog dapat membantu pada pemilihan

sebuah buku berdasarkan edisinya, atau berdasarkan karakternya - sastra atau

topik.

Uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi katalog perpustakaan

adalah sebagai sarana temubalik informasi, sistem komunikasi dan sebagai daftar

inventaris koleksi di suatu perpustakaan. Katalog perpustakaan berfungsi sebagai

inventaris dokumen sebuah perpustakaan sekaligus berfungsi sebagai sarana temu

balik (Sulistyo-Basuki, 1991:317).

2.3.3 Bentuk Katalog Perpustakaan Bentuk katalog yang digunakan di perpustakaan mengalami perkembangan

dari masa ke masa. Perkembangan katalog perpustakaan nampak dari perubahan

bentuk fisiknya. Sebelum katalog terpasang (online) muncul, telah dikenal

berbagai bentuk katalog perpustakaan, dan bentuk yang paling umum digunakan

ialah catalog kartu (Horgan, 1994:2). Katalog perpustakaan yang ada pada saat ini

terdiri dari berbagai bentuk fisik antara lain, katalog berbentuk buku (book

catalog), katalog berbentuk kartu (card catalog), katalog berbentuk mikro

(microform catalog), catalog komputer terpasang (online computer catalog)

(Taylor, 1992:8).

Katalog berbentuk buku telah lama digunakan di perpustakaan, katalog

tersebut sering juga disebut katalog tercetak (prtinted catalog). Keuntungan dari

katalog berbentuk buku ialah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat

diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain.

Entri pada katalog berbentuk buku dapat ditemukan dengan cepat, mudah

menyimpannya, mudah menanganinya, bentuknya ringkas dan rapi. Kelemahan

dari katalog berbentuk buku ialah cepat usang atau ketinggalan jaman. Hal itu

terjadi karena setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru, berarti katalog

sebelumnya harus diperbaharui kembali, atau setidak-tidaknya membuat

suplemen.

Dengan demikian, katalog berbentuk buku ini tidak luwes. Biaya

pembuatan katalog berbentuk buku cenderung lebih mahal, karena bentuk dan

jumlah cantumannya sering berubah. Karena biaya membuat katalog berbentuk

23

buku cenderung mahal, dan cepat usang, maka perpustakaan meninggalkannya

dan kemudian secara bertahap beralih ke bentuk katalog yang lain, terutama

katalog kartu.

Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaan yang semua deskripsi

bibliografinya dicatat pada kartu berukuran 7.5 x 12.5 cm. katalog kartu disusun

secara sistematis pada laci katalog. Katalog kartu masih banyak digunakan pada

berbagai jenis perpustakaan di Indonesia hingga saat ini. Keuntungan dari katalog

kartu ialah bersifat praktis, sehingga setiap kali penambahan buku baru di

perpustakaan tidak akan menimbulkan masalah, karena entri baru dapat disisipkan

pada jajaran kartu yang ada. Penggunaan katalog kartu tidak dipengaruhi faktor

luar, misalnya terputusnya aliran listrik, dan kemungkinan rusak sangat kecil

terkecuali jika perpustakaan terbakar.

Kelemahannya ialah satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri

saja, sehingga pengguna sering harus antri menggunakannya, terutama bila

melakukan penelusuran melalui entri yang sama. Sulit menggunakannya jika

berada pada jumlah yang besar, karena harus memilah-milah jajaran kartu sesuai

urutan indeksnya.

Bentuk fisik katalog perpustakaan lainnya ialah katalog berbentuk mikro.

Katalog berbentuk mikro semakin terkenal sejalan dengan pengembangan

computer output microform (COM). COM dibuat pada salah satu bentuk

microfilm atau microfiche. Katalog dalam bentuk mikro lebih murah dibanding

dengan katalob berbentuk buku, dan terbukti bahwa biaya pemeliharaannya lebih

murah dari pada katalog kartu. Bentuknya ringkas dan mudah menyimpannya.

Namun di sisi lain, banyak pelanggan menemukan versi microfiche yang tidak

menyenangkan digunakan (Taylor, 1992:11).

Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut

dengan online public access catalogue (OPAC), adalah bentuk katalog terbaru

yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu. OPAC cepat menjadi

pilihan katalog yang digunakan diberbagai jenis perpustakaan. Dari berbagai

bentuk fisik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, ternyata OPAC

dianggap paling luwes (flexible) dan paling mutakhir (Taylor, 1992:11).

24

2.4 Online Public Access Catalog 2.4.1 Pengertian OPAC

Salah satu sarana penelusuran yang ada di perpustakaan adalah katalog

perpustakaan. Melalui katalog perpustakaan, maka pengguna dapat menelusur

informasi maupun koleksi yang tersedia di perpustakaan. Sarana penelusuran

dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sarana dalam bentuk manual seperti

katalog kartu, bibliografi dan lainnya. Sedangkan yang berbentuk digital

(memanfaatkan komputer) yaitu internet dan OPAC.

Pengertian katalog sebenarnya hampir sama dengan bibliografi, hanya

pada katalog, data tentang bahan yang terdaftar lebih lengkap sehingga lebih

mampu menggambarkan bentuk fisik buku atau media yang bersangkutan.

Katalog memuat semua informasi tentang buku, mulai dari nomor buku (call

mamber), nama pengarang, judul buku, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit,

jumlah halaman, keterangan tentang gambar, tabel, ukuran buku, keterangan seri

jika buku yang bersangkutan merupakan karya berseri, dan keterangan lain

tentang buku tersebut yang dianggap perlu.

Di dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :

160), dijelaskan bahwa katalog terhubung adalah sistem katalog terautomasi.

Cantuman katalog disimpan dalam bentuk terbaca mesin, dan dijangkau

terhubung oleh pengguna perpustakaan melalui komputer.

Pendit (2007:93) menyatakan bahwa katalog adalah sistem perwakilan

yang menjadi cara bagi perpustakaan mengatur himpunan pengetahuannya.

Menurut Horgan yang dikutip oleh Hasugian (2009:154), menyatakan bahwa

OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input)

yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks.

2.4.2 Keunggulan OPAC Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog

terhubung adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi.

Akan tetapi perpustakaan masih banyak yang menggunakan katalog kartu.

Adapun alasan menggunakan katalog kartu yaitu: data koleksi lama belum

dimasukkan seluruhnya dalam komputer. Katalog kartu dipertahankan karena

25

mahalnya harga perangkat kerasnya dan kebanyakan perpustakaan belum sanggup

untuk mengadakan komputer dalam jumlah yang sepadan dengan jumlah

pengunjungnya. Akan tetapi katalog yang terautomasi menawarkan lebih banyak

kelebihan bila dibandingkan dengan katalog kartu.

Subsistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengan komputer

dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang

dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi

perpustakaan. Sistem temu balik informasi yang disediakan memberikan

kemudahan kepada para pengguna untuk mendapatkan koleksi-koleksi apa yang

diinginkannya. Pada perpustakaan yang sudah melakukan automasi sistem temu

balik informasi yang digunakan adalah OPAC.

2.4.3 Pemanfaatan OPAC oleh Pengguna Menurut Sukino (2006:14-17), kronologi perkembangan dan pemanfaatan

sistem OPAC adalah sebagai berikut:

1. Tahun 1960-an dan awal tahun 1970-an Pada tahun 1960-an, komputer telah digunakan berbagai perpustakaan umum dan perguruan tinggi untuk membantu membuat katalog. Pada saat itu pengoperasian sistem komputer masih berada pada model atau cara yang sangat bervariasi, sehingga kemungkinan melakukan penelurusan informasi dengan katalog terpasang (online) dianggap masih jauh dari kenyataan.

2. Pertengahan Tahun 1970-an Pada masa ini komputer mulai digunakan untuk proses pengawasan sirkulasi di perpustakaan. Sistem komputer digunakan dengan tujuan pengumpulan data, khususnya pencatatan peminjaman. COM (computer output on microfilm) menjadi model terkenal yang digunakan untuk menghasilkan katalog. Perkembangan pada masa ini, juga ditandai dnegan munculnya sistem kerjasama pengatalogan dan pemanfaatan bersama pada berbagai perpustakaan. Sistem kerjasama ini menghasilkan cantuman katalog pada komputer untuk sejumlah perpustakaan yang berpartisipasi, baik dalam bentuk COM, maupun kartu katalog.

3. Akhir Tahun 1970-an dan awal tahun 1980-an Penggunaan komputer mikro pada masa ini menjadi terkenal karena menyediakan fasilitas untuk melakukan akses secara terpasang (0nline) terhadap berbagai simpanan file dalam sistem sirkulasi. Perkembangan lain yang terjadi pada masa ini, ialah menyediakan paket perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) atau trunkey system untuk perpustakaan oleh beberapa perusahaan. Sistem tersebut menggabungkan sejumlah fasilitas, diantaranya fasilitas penelusuran dan sistem sirkulasi. Karena sistem yang digunakan pada saat itu di perpustakaan mampu

26

menelusur cantuman bibliografi secara online, sehingga sistem itu disebut sebagai sistem OPAC. Munculnya sistem OPAC disejumlah perpustakaan tertentu merupakan perkembangan utama yang terjadi dalam automasi perpustakaan sampai awal tahun 1980-an.

4. Pada pertengahan sampai akhir tahun 1980-an Pada masa ini, perpustakaan yang menggunakan sistem OPAC semakin meningkat. Peamsok mulai menyediakan sistem yang terintegrasi (integrated system) untuk manajemen perpustakaan, mencakup modul atau subsistem yang berbeda seperti pengatalongan, akuisisi, sirkulasi, pengawasan serial, layanan antar perpustakaan dan juga OPAC.

5. Tahun 1990-an Pada tahun 1990-an, perangkat lunak untuk server menyediakan pengelolaan pangkalan data, dan biasanya dioperasikan pada komputer lain. Agar client dan server dapat saling berhubungan tanpa hambatan, maka dalam protokol komunikasi antar client dan server (client server communication protocol) ditetapkan aturan-aturan yang digunakan untuk keperluan tersebut. Contoh protokol semacam ini adalah ISO standar untuk penelusuran dan temu balik (ISO 10162/10163) yang diimplementasikan di Amerika Serikat. Dengan protokol ini maka data katalog perpustakaan tertentu bisa diakses dari internet.

2.5 Koleksi Perpustakaan 2.5.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan

Dalam perkembangan sekarang ini, koleksi/bahan perpustakaan

mempunyai arti yang sangat luas. Secara umum koleksi perpustakaan adalah

sekumpulan rekaman informasi dalam berbagai bentuk baik tercetak maupun

noncetak yang disimpan secara sistematis di perpustakaan.

Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:580), koleksi adalah

kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian. Sedangkan dalam

Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004:3) dinyatakan bahwa

koleksi adalah sejumlah bahan pustaka tentang suatu perkara tertentu, atau jenis

tertentu, yang dikumpulkan dan dikelola untuk dibaca, dipelajari dan dirujuki oleh

seseorang atau suatu perpustakaan.

Koleksi merupakan salah satu bagian yang penting pada perpustakaan

sekolah untuk melayani pengguna perpustakaan sekolah. Kata koleksi berasal dari

Bahasa Inggris yaitu collection yang berarti kumpulan. Dalam Kamus Ilmiah

Populer Kontemporer, kata koleksi berarti pengumpulan; kumpulan (Alex,

2005:321). Pengertian koleksi perpustakaan menurut Juliati (2000:4), Yang

27

dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan perpustakaan yang

dikumpulkan, dioleh dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat, guna

memenuhi kebutuhan akan informasi.

Dari pendapat diatas, bahwa koleksi adalah kumpulan informasi baik

tercetak maupun tidak dicetak yang disimpan secara sistematis di perpustakaan

sehingga dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan.

2.5.2 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan Hal-hal pokok yang harus ditetapkan berkaitan dengan koleksi adalah:

1. Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi :

a. Perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan,

penekanan, penyediaan anggaran.

b. Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pemakai

c. Presentasi bidang-bidang pengetahuan bahan pustaka yang akan

diadakan.

d. Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada katalog

terbitan, brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan, permintaan

pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dan

lain-lain.

2. Menghimpun alat seleksi bahan pustaka

3. Survei minat pemakai

4. Survei bahan pustaka

5. Membuat dan menyusun desiderata

Menurut Siregar, (1999:2) jenis-jenis bahan pustaka di perpustakaan dapat

dikelompokkan sebagai berikut:

1. Karya Cetak

Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam

bentuk cetak, seperti:

a. Buku

Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan

yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan

standar UNESCO tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk

28

kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku

rujukan. Beberapa jenis buku antara lain sebagai berikut: Buku teks

(buku wajig), yang telah digariskan oleh pemerintah.

Contoh: Berbagai buku wajib yang dikeluarkan oleh pemerintah yang

digunakan di SD, SMP, SMA serta penunjang perkuliahan.

b. Buku Penunjang; buku pengayaan yang telah mendapat rekomendasi

dari pemerintah untuk digunakan di sekolah-sekolah, dan buku

penunjang untuk kalangan mahasiswa tentang bidang tertentu.

c. Buku fiksi serta buku bergambar yang dapat mempengaruhi rasa ingin

tahu dan dapat mengembangkan imajinasi anak didik.

d. Buku popular (umum), merupakan buku yang berisi ilmu pengetahuan

secara umum dan popular.

e. Buku rujukan (referensi) merupakan buku yang menggambarkan isi

yang tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi

tertentu saja seperti arti kata. Buku rujukan (referensi) tidak perlu

dibaca secara keseluruhan sehingga cara penyusunannya berbeda

dengan susunan buku.

2. Terbitan berseri

Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan

jangka waktu terbit tertentu. Bahan pustaka yang termasuk terbitan berseri

adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan dan lainnya),

laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan,

tri wulanan, dan sebagainya.

a. Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada katalog

terbitan, brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan, permintaan

pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dan

lain-lain.

b. Menghimpun alat seleksi bahan pustaka

c. Survei minat pemakai

d. Survei bahan pustaka

Menurut Siregar, (1999:2): jenis-jenis bahan pustaka di perpustakaan dapat

dikelompokkan sebagai berikut:

29

3. Karya Dalam Bentuk Elektronik

Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan

ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc.

Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-

ROM player, dan sebagainya.

Karya dalam bentuk elektronik ini biasanya disebut dengan bahan

pandang dengar (audio visual) juga merupakan koleksi perpustakaan.

Bahan pandang dengan memuat informasi yang dapat ditangkap secara

bersamaan oleh indra mata dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang

dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa

ditangkap oleh manusia.

Contoh: video, piringan hitam, CD-ROM, VCD, slide, dan film.

2.5.3 Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan Pemanfaatan koleksi perpustakaan merupakan kegiatan utama di

perpustakaan, yaitu membaca koleksi di perpustakaan maupun meminjam koleksi

dari bagian sirkulasi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Menurut

Lancaster yang dikutip oleh Yulfimar (2003:15), pengertian keterpakaian di ruang

baca dibatasi dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut:

1. Jika koleksi diambil dari rak dan dikembalikan lagi, apakah koleksi itu

sudah dimanfaatkan?

2. Jika koleksi diambil dari rak dan sebagian dibaca, apakah koleksi tersebut

sudah dimanfaatkan?

3. Jika koleksi ada di atas meja/ruang baca dan dibaca sekilas, apakah koleksi

tersebut sudah dimanfaatkan?

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:711), pemanfaatan berasal dari kata

manfaat yang memiliki arti guna, faedah, laba, untung. Sedangkan pemanfaatan

merupakan proses, cara, perbuatan memanfaatkan sumber dan untuk

pembangunan.

Dalam penyelenggaraan perpustakaan, tujuan utama yang ingin dicapai

adalah mengupayakan agar semua koleksi serta layanan dilayankan dapat

dimanfaatkan dengan optimal oleh penggunanya. Akan tetapi, apabila pmanfaatan

30

perpustakaan belum optimal, maka perlu diadakan pendidikan pemakai agar

pengguna lebih memahami fungsi perpustakaan dan diharapkan akan

memanfaatkan koleksi perpustakaan secara maksimal.

2.5.4 Tingkat Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:87), kata tingkat

memiliki arti frekuensi, level, jenjang. Tingkat pemanfaatan memiliki makna

yaitu frekuensi penggunaan.

Setiap sivitas perpustakaan memiliki tingkat pemanfaatan yang berbeda-

beda tergantung oleh kebutuhan masing-masing. Maka dari itu tingkat

pemanfaatannya merupakan indikator untuk mengetahui sejauh mana pengguna

memanfaatkan koleksi perputakaan.

2.5.5 Cara Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan

Untuk pemanfaatan koleksi perpustakaan, pengguna menggunakan cara-

cara dari kebiasaan yang sudah ada. Cara pemanfaatan koleksi bagi setiap

pengguna berbeda-beda. Hal tersebut dikarenakan faktor-faktor tertentu.

Menurut Zulkarnaen (1997:04), cara pemanfaatan koleksi pada

perpustakaan secara umum dikategorikan seperti berikut :

a. Meminjam Biasanya pengguna melakukan peminjaman melalui meja sirkulasi setelah mendapatkan buku yang diinginkan. Dengan melakukan peminjaman, pengguna memiliki waktu yang lebih banyak untuk membaca buku yang ia pinjam. Buku tersebut dapat diperpanjang dan kemudian dapat dikembalikan lagi ke meja sirkulasi

b. Membaca ditempat Bagi pengguna yang memiliki waktu luang cenderung membaca di ruang baca perpustakaan. Pengguna dapat memilih beberapa buku untuk dibaca dan menghabiskan waktunya pada perpustakaan. Cara seperti ini dibatasi oleh jam layanan perpustakaan.

c. Mencatat Informasi dari Buku Terkadang pengguna hanya melakukan pencatatan informasi yang ia dapat dari koleksi. Dengan cara seperti itu, pengguna dapatkan informasi ringkas tentang berbagai masalah dari berbagai buku yang berbeda.

d. Memperbanyak (menggunakan jasa fotocopy) Dengan memanfaatkan fasilitas mesin fotocopy, pengguna dapat memiliki sendiri informasi informasi yang diinginkan. Cara seperti ini biasanya dilakukan oleh pengguna yang memiliki waktu terbatas untuk ke perpustakaan. Bagi

31

perpustakaan dan pengguna terkadang seringkali melanggar hak cipta dengan cara seperti ini.

Dari uraian diatas, dapat dilihat beberapa cara pemanfaatan koleksi yang

sudah biasa dilakukan oleh pengguna. Cara-cara tersebut dipengaruhi oleh faktor-

faktor antara lain waktu, kenyamanan dan materi.

2.5.6 Teknik Mengukur Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan

Perpustakaan sering sekali mendapatkan minimnya pengguna

memanfaatkan koleksi yang disediakan. Hanya sebagian besar saja dari koleksi

yang sering digunakan oleh pengguna. Untuk dapat menemukan koleksi yang

sering dimanfaatkan maupun koleksi yang kurang dimanfaatkan atau yang tidak

dimanfaatkan sama sekali dapat dilihat melalui dua hal evaluasi yaitu pengguna

perpustakaan dan evaluasi koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.

Mount Saint Vincent University Library dalam Yulfimar (2003:11)

mengemukakan bahwa ada beberapa teknik untuk mengevaluasi tingkat

pemanfaatan koleksi, yaitu:

1. Memperhatikan tingkat judul berdasarkan standar umum, dapat dilihat melalui: a. Katalog perpustakaan b. Bibliografi subjek c. Analisis sitasi d. Review essye e. Bibliografi khusus ; dan f. Daftar dari staf pengajar

2. Sistem data perpustakaan Mencakup keseluruhan judul dalan subjek tertentu berhubungan dengan pengadaan, frekuensi sirkulasi peminjaman dan statistik silang layan.

3. Menguji cara langsung ke rak termasuk evaluasi kondisi fisik buku dan 4. Survey penggunaan tentang cakupan, kedalaman kesesuaian dan kemutakhiran

koleksi

Sedangkan menurut George Boon dalam Evans yang dikutip oleh Kosasih

(2009:4) mengemukakan bahwa ada beberapa teknik untuk mengevaluasi

pemanfaatan koleksi, yaitu:

1. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki perpustakaan 2. Pengecekan daftar standar seperti katalog dan bibliografi 3. Pengumpulan pendapat dari pengguna 4. Pemeriksaan koleksi langsung ke rak

32

5. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan menfaat relatif dari kelompok khusus.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa cara mengukur tingkat

pemanfaatan koleksi perpustakaan perlu memperhatikan data statistik

perpustakaan mencakup keseluruhan judul dalam subjek tertentu yang

berhubungan dengan pengadaan. Pengumpulan pendapat seperti survei pengguna

tentang cakupan kedalaman dan kemutakhiran koleksi. Pemeriksaan koleksi

langsung ke rak meliputi pengecekan riwayat sirkulasinya melalui slip

pengembalian yang tercantum didalam buku. Penerapan standar, pembuatan daftar

kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen yang berarti

perpustakaan perlu membuat kuesioner yang disebarkan kepada pengguna untuk

mengetahui seberapa besar perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan pengguna.