CATATAN PERKULIAHAN PERATURAN JABATAN NOTARIS

REFERENSI

a. G.H.S. Lumban Tobing, Peraturan Jabatan Notaris, Penerbit Erlangga, 1983. (Wajib dibaca!)

b. UU Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notarisc. Kuliah yang disampaikan Ibu Chaerunisa Said Selenggang, S.H., M.Kn. pada program studi Magister Kenotariatan FHUI Depok (3 September 2012-selesai).

(Yang mau softcopy Ms Word, bisa email ke : christine_elisia@yahoo.com)

SEJARAH NOTARIAT

- Notariat adalah lembaga kemasyarakatan yang tumbuh karena kebutuhan masyarakat akan alat bukti dalam hubungan hukum yang terjadi antara mereka, baik karena keinginan sendiri maupun ditentukan oleh UU. Pengabdinya disebut dengan notaris.

- Notaris berasal dari kata “notarius”. Nama “notarius” menandakan suatu golongan orang-orang yang melakukan suatu bentuk pekerjaan tulis-menulis tertentu.

- Pada abad ke 11-12 di daerah Italia Utara ada lembaga yang merupakan asal-muasal notariat, yaitu “Latijnse notariaat”. Tanda-tandanya tercermin dalam diri notaris tersebut yang diangkat oleh penguasa umum untuk kepentingan masyarakat umum dan menerima uang jasanya (honorarium) dari masyarakat umum.

Pada tahun 1888 diadakan peringatan delapan abad pendirian sekolah hukum Bologna, yang merupakan universitas tertua di dunia yang didirikan oleh Irnerius. Karya pertamanya adalah mengenai notariat, dengan judul “Formularium Tabellionum”. Seratus tahun kemudian, Rantero di Perugia menulis karya berjudul “Summa Artis Notariae”. Karya lainnya yang dihasilkan oleh Rolandinus Passegeri berjudul “Summa Artis Notariae”.

- Pada abad ke-2 dan 3 Masehi dikenal “notarii”, yaitu orang-orang yang memiliki keahlian untuk mempergunakan suatu tulisan cepat (dalam masa sekarang lebih dikenal dengan “stenografi”). Notarii ini mendapatkan namanya dari perkataan “nota literaria”, yaitu tanda tulisan atau karakter yang mereka pergunakan untuk menuliskan atau menggambarkan perkataan-perkataan. Pada abad ke-5 dan 6 Masehi, kedudukan notarii diberikan secara khusus kepada para penulis pribadi dari Kaisar. Pekerjaan mereka adalah menuliskan apa yang dibicarakan dalam rapat-rapat Kaisar.

- Pada abad ke-3 juga dikenal “tabeliones”, yaitu orang-orang yang ditugaskan bagi kepentingan masyarakat umum untuk membuat akta-akta dan lain-lain surat, walaupun jabatan atau kedudukan mereka itu tidak mempunyai sifat kepegawaian dan juga tidak ditunjuk atau diangkat oleh kekuasaan umum untuk melakukan suatu formalitas yang ditentukan oleh UU. Tabeliones pada jaman itu lebih tepat dipersamakan dengan zaakwaarnemer daripada notaris jaman sekarang. Akta-akta yang dibuat oleh tabeliones sifatnya di bawah tangan saja.

- Selain itu dikenal pula “tabularii” yang memberikan bantuan pada masyarakat dalam pembuatan akta-akta dan surat-surat. Tabularii adalah pegawai negeri yang bertugas mengadakan dan memelihara pembukan keuangan kota-kota dan melakukan pengawasan atas arsip dari magisrat kota-kota di mana resort mereka berada.

- Lama-kelamaan tabellionaat dan notariat bergabung dan menyatukan diri dalam suatu badan yang dinamakan “kolegium”, dan berwenang untuk membuat akta-akta baik di dalam maupun luar pengadilan.

- Lembaga notariat dibawa dari Italia ke Perancis. Dari Perancis inilah, pada permulaan abad ke-19 lembaga notariat mulai meluas dan dibawa ke negara-negara lain, termasuk Indonesia.

- Lembaga notariat hadir Indonesia melalui penjajahan Belanda. Berdasarkan asas konkordansi, peraturan tentang kenotariatan di negeri Belanda berlaku pula di Indonesia. Notaris pertama di Indonesia adalah Melchior Kerchem, yang diangkat oleh Gubernur Jenderal Hindia Belanda. (Catatan : Notaris di Belanda diangkat oleh Ratu Belanda)

- Secara historis seharusnya notaris Indonesia diangkat oleh Presiden sebagai penguasa tertinggi. Akan tetapi di Indonesia, notaris diangkat oleh menteri yang membawahi hukum (Menteri Hukum dan HAM). Kewenangannya sendiri tidak diberikan oleh Menkumham, tetapi oleh UU secara atributif.

- Kewenangan notaris diberikan oleh negara, sehingga ia boleh menggunakan lambang garuda. Dalam PP Nomor 43 Tahun 1958 diatur mengenai siapa saja pejabat yang boleh memakai lambang negara, dan notaris termasuk salah satu di antaranya.

- Siapakah yang menghendaki keberadaan notaris di Indonesia?

Pasal 1868 KUHPerdata :

Suatu akta otentik ialah suatu akta yang di dalam (1) bentuk yang ditetapkan oleh UU, (2) dibuat oleh atau di hadapan pegawai-pegawai umum yang berkuasa untuk itu, (3) di tempat akta dibuatnya.

Pasal 1868 KUHPerdata ini tidak menjelaskan seperti apa bentuk yang dimaksud, siapakah pegawai umum yang berkuasa untuk itu, serta di mana akta tersebut dibuat.

Keberadaan UU Nomor 30 Tahun 2004 menjelaskan ketiga hal ini, bahwa :

- Penguasa umum yang dimaksud adalah notaris (Pasal 1 UUJN).

- Bentuk yang dipersyaratkan UU (Pasal 38 UUJN)

- Dibuat dalam wilayah akta (Pasal 18 UUJN)

Akta tersebut harus dibuat di wilayah jabatan Notaris, yaitu meliputi seluruh wilayah provinsi dari tempat kedudukannya. Sedangkan kedudukan Notaris sendiri ada di daerah kabupaten atau kota.

- Siapakah notaris itu?

Pasal 1 Peraturan Jabatan Notaris (Ord. Stbl. 1860 No. 3, mulai berlaku tanggal 1 Juli 1860) mengatur bahwa :

Notaris adalah pejabat umum yang satu-satunya berwenang untuk membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam suatu akta otentik, menjamin kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan memberikan grosse, salinan, dan kutipannya, semuanya sepanjang pembuatan akta itu oleh suatu peraturan umum tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain.

Jadi, notaris adalah pejabat umum (kewenangannya umum), sehingga ia dapat membuat semua akta otentik kecuali yang memang telah ditunjuk pembuatannya kepada pejabat lain.

Catatan : petugas catatan sipil bukanlah pejabat umum karena ia hanya membuat akta tertentu saja, seperti surat nikah.

- Bagaimana notaris mendapat judul sebagai “pejabat umum” (openbaar ambtenaar)?

Notaris memperoleh kewenangan dari kepala negara, sehingga ia dapat melayani masyarakat dan hasil atau produk buatannya dapat dihargai.

- Syarat-syarat untuk diangkat notaris : (Pasal 3 UU Nomor 30 Tahun 2004)

1. Warga Negara Indonesia

2. Bertakwa kepada Tuhan YME

3. Berusia 27 tahun

4. Sehat jasmani dan rohani

5. ijazah Sarjana Hukum dan lulusan S2 Kenotariatan

6. Telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja sebagai karyawan notaris dalam waktu 12 bulan berturut-turut pada kantor notaris atas prakarsa sendiri atau atas rekomendasi Organisasi Notaris setelah lulus S2 Kenotariatan

7. Tidak berstatus sebagai pegawai negeri, pejabat negara, advokat, atau tidak sedang memangku jabatan lain yang dilarang oleh UU

8. Disumpah (Pasal 4 UU Nomor 30 Tahun 2004)

Ad. 1

Mengapa notaris harus Warga Negara Indonesia?

Karena sebelum menjalankan jabatannya, Notaris wajib mengucapkan sumpah/janji menurut agamanya di hadapan Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Di bagian pertama sumpah tersebut ada bunyi : “Saya bersumpah/berjanji, bahwa saya akan patuh dan setia kepada Negara Republik Indonesia, Pancasila, dan UUD Negara Republik Indonesia Tahun 1945…” (Pasal 4 ayat 2 UU Nomor 30 Tahun 2004). Tidak mungkin seorang asing dapat bersumpah setia kepada negara Indonesia.

Ad. 6 (Kewajiban Magang 1 Tahun)

- Magang sangat penting, karena teori akan berbeda dengan praktek. Jangan Anda hanya meminta surat keterangan saja dari saudara atau kenalan Anda tanpa menjalani praktek karena notaris harus belajar menentukan konstruksi hukum yang tepat.

Ad. 7 (Notaris Tidak Boleh Rangkap Jabatan)

- Hal ini sangat terkait dengan kedudukannya yang independen (tidak memihak salah satu pihak yang datang kepadanya).

- Pasal 11 UU Nomor 30 Tahun 2004 menentukan bahwa notaris yang diangkat menjadi pejabat negara harus mengambil cuti dan menunjuk notaris pengganti. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi benturan kepentingan. Notaris pengganti tersebut dalam menjalankan pekerjaannya akan tetap menggunakan “nama”, plang nama, kantor, dan buku repertorium Notaris yang digantikannya tersebut. Menjadi perdebatan, apakah hal ini akan menimbulkan benturan kepentingan?

Ad. 8 (Kewajiban Notaris Untuk Disumpah)

- Kapan seseorang mulai menjadi notaris? Sejak SK dari Kementerian Hukum dan HAM keluar baginya. Akan tetapi, ia baru boleh membuat akta sejak diambil sumpahnya.

- Bagaimana bila Notaris tersebut belum disumpah tetapi sudah membuat akta dan syarat formalitasnya lengkap? Akta yang dibuatnya tersebut menjadi tidak otentik dan hanya berlaku sebagai alat bukti di bawah tangan saja.

- Sumpah harus diambil dalam jangka waktu 60 hari sejak diberikan SK. (Pasal 4 UU Nomor 30 Tahun 2004)

- Bila dalam jangka waktu 60 hari tidak disumpah, maka SK-nya menjadi dibatalkan. (Pasal 5 UU Nomor 30 Tahun 2004)

- Dalam jangka waktu 30 hari sejak pengambilan sumpah, Notaris wajib : (Pasal 7 UU Nomor 30 Tahun 2004)

a. Menjalankan jabatannya secara nyata

b. Menyampaikan BA sumpah/janji jabatan pada Menteri, organisasi notaris, dan MPD.

c. Menyampaikan alamat kantor, contoh tanda tangan dan paraf, cap jabatan Notaris berwarna merah kepada Menteri, BPN, organisasi notaris, Ketua PN, MPD, dan walikota/bupati di tempat Notaris diangkat.

- Notaris diberhentikan dari jabatannya dengan hormat karena : (Pasal 8 UU Nomor 30 Tahun 2004)

a. Meninggal dunia

b. Telah berusia 65 tahun (namun jabatan notaris dapat diperpanjang hingga 67 tahun dengan memperhatikan kesehatannya)

c. Permintaan sendiri

d. Tidak mampu secara jasmani dan/atau rohani melaksanakan tugas jabatannya secara terus-menerus lebih dari 3 tahun

e. Merangkap jabatan sebagaimana dimaksud Pasal 3 huruf g

- Notaris diberhentikan sementara dari jabatannya karena : (Pasal 9 UU Nomor 30 Tahun 2004)

a. Dalam proses pailit atau PKPU

b. Berada di bawah pengampuan

c. Melakukan perbuatan tercela

d. Melakukan pelanggaran terhadap kewajiban dan larangan jabatan

- Akta ada 3 macam, yaitu :

1. Partij akta, yaitu akta yang dibuat oleh notaris dengan mengkonstantir keterangan dari pihak-pihak yang berkepentingan. Sumbernya adalah perjanjian (diterangkan para pihak pada notaris, kemudian notaris menuangkannya dalam bentuk akta).

Oleh karena itu, notaris harus cerdas dalam menentukan konstruksi hukum. Memang akta-akta tersebut sudah ada formatnya, tetapi isi dari akta tersebut merupakan manifestasi dari isi otak dan kecerdasan notaris yang bersangkutan!

Bagaimana kalau konstruksi hukumnya salah? Akta tersebut tetap otentik, selama masih memenuhi persyaratan.

2. Relaas akta, yaitu akta yang dibuat notaris dalam jabatannya sebagai notaris. Notaris tersebut melihat dan mendengar sendiri perbuatan hukum tersebut. Sumbernya adalah perbuatan (notaris menyaksikan sendiri perbuatan).

Untuk akta seperti ini, tidak bisa dituntut (karena pasti benar), kecuali notarisnya bohong. Tanggal pada relaas akta dijamin kebenarannya.

3. Penetapan, yaitu akta yang wajib dibuat oleh notaris karena UU mewajibkan demikian, seperti SKMHT dan hipotek.

- Syarat Otentisitas Akta :

1. Akta itu sudah harus disusun oleh Notaris sebelum ditandatangani. Jadi, tidak boleh menyodorkan akta kosongan.

2. Dibacakan oleh Notaris kepada Penghadap.

3. Ditandatangani saat itu juga setelah dibacakan.

4. Ditandatangani di wilayah jabatan Notaris

Kalau syarat otentisitas akta dilanggar, maka aktanya berubah menjadi di bawah tangan(pembuktian tidak sempurna). Semua perjanjian baru akan mengikat bila diakui oleh kedua belah pihak.

- Pejabat sementara notaris adalah orang yang untuk sementara menjabat sebagai notaris (karena meninggal dunia, diberhentikan, atau diberhentikan sementara) dan bertugas melaksanakan administrasi kantor yang belum selesai. (Pasal 1 angka 2 UU Nomor 30 Tahun 2004)

- Notaris pengganti adalah orang yang untuk sementara menjabat sebagai notaris (karena cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai notaris). (Pasal 1 angka 3 UU Nomor 30 Tahun 2004)

- Notaris pengganti khusus adalah orang yang diangkat sebagai notaris khusus untuk membuat akta tertentu sebagaimana disebutkan dalam penetapannya sebagai notaris, karena di daerah kabupaten atau kota hanya terdapat satu notaris, sedangkan menurut ketentuan UU ia tidak boleh membuat akta yang dimaksud. (Pasal 1 angka 4 UU Nomor 30 Tahun 2004)

- Kewenangan notaris diatur di dalam Pasal 15 ayat 1 dan 2 UU Nomor 30 Tahun 2004, antara lain sebagai berikut :

1. Notaris berwenang membuat akta otentik tentang perbuatan, perjanjian, ketetapan, yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan, ataupun yang memang diinginkan oleh para pihak.

2. Mengesahkan surat di bawah tangan (legalisasi surat atau waarmerking)

Kekuatan pembuktian surat tersebut tetap berada di bawah tangan. Yang dijamin adalah tandatangan dan tanggalnya, maksudnya ialah : pada tanggal tersebut orang-orang yang bersangkutan dengan akta benar-benar datang kepada Notaris untuk melakukan register dan benar-benar menandatangani akta tersebut. Kebenaran dari isi (materiil) perjanjian tersebut tidak dijamin oleh si Notaris.

Oleh karena itu, INGAT! Jangan mau bila ada orang minta legalisasi suatu surat atau akta, tetapi orang tersebut sudah tandatangan duluan sebelum dilegalisasi di kantor Notaris!

3. Mencatat atau meregister tulisan di bawah tangan dengan mendaftar di buku khusus.

4. Membuat kopi dari asli surat-surat bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan

5. Melakukan pengesahan dengan mencocokkan fotokopi dengan aslinya, kata demi kata.

Notaris sebaiknya jangan menerima hasil fotokopi. Akan lebih aman bila kita meminta aslinya, lalu difotokopi sendiri. Pada pengesahan, sebaiknya dinyatakan “sesuai dengan yang diperlihatkan”. Jangan bilang “sesuai dengan aslinya”, karena kita tidak tahu kebenaran materiil dari surat tersebut.

5. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta.

Hal ini bertujuan untuk menghindarkan persepsi yang salah antara notaris dengan klien.

DUA MACAM KEWAJIBAN NOTARIS

- Dalam melaksanakan jabatannya Notaris memiliki dua macam kewajiban, yaitu kewajiban yang terkait langsung dengan aktanya dan kewajiban administrasi. Hal ini diatur dalam Pasal 16 UU Nomor 30 Tahun 2004.

a. Terkait langsung dengan akta

- Notaris harus bertindak secara jujur, seksama, mandiri, amanah, menghindari sengketa, serta menjaga kepentingan para pihak (karena notaris bekerja dengan tidak memihak).

- Membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari protokol notaris. Akta, tandatangan dan paraf dari Penghadap, saksi-saksi, dan notaris disimpan dan tidak boleh keluar dari kantornya. Kesemuanya ini merupakan bagian dari rahasia jabatan.

Pengecualiannya adalah ketika ia diminta oleh para pihak untuk membuat akta in originali (akta di mana aslinya diberikan kepada para pihak). Yang ada di dalam kantor notaris adalah catatan dalam buku reportorium yang mencatat nomor aktanya.

Sebagai catatan, tidak semua akta dapat dibuat dalam bentuk in originali. Hanya akta-akta yang sifatnya sumir dan sekali pakai saja, contoh : surat kuasa jual dan akta tidak dibayarnya surat berharga.

- Mengeluarkan grosse akta, salinan akta, atau kutipan akta berdasarkan minuta akta.

Ø Salinan akta diberikan dengan sendirinya, bersamaan dengan pembuatan minuta akta. Tidak boleh dikutip tambahan biaya lagi atas pengeluaran salinan akta ini.

Ø Siapa sajakah yang boleh mendapatkan salinan akta? (Pasal 54 UU Nomor 30 Tahun 2004)

1. Para pihak yang berkepentingan langsung

2. Para ahli warisnya

3. Penerima hak (pihak ketiga yang berhak, atas dasar suatu perbuatan hukum tertentu)

Yang boleh mendapatkan salinan akta memang dibatasi untuk pihak-pihak tertentu saja, karena Notaris terikat dengan kewajiban menjaga kepentingan pihak-pihak yang datang padanya.

Ø Salinan akta isinya sama persis dengan minuta. Bedanya hanya di penutup akta sebagai berikut : “Dilangsungkan dengan … perubahan” (bila ada renvoi)

Ø Sedangkan grosse akta dan kutipan akta hanya diberikan berdasarkan permintaan para pihak yang berkepentingan, apabila tidak diminta maka Notaris tidak boleh mengeluarkannya!

Ø Kutipan akta adalah salinan dari sebagian akta, yang berisi kepala akta, komparisi penghadap, dan isinya hanya bagian yang diinginkan saja.

Ø Grosse akta adalah salinan minuta yang memiliki kekuatan eksekutorial dan ada frase “Demi Ketuhanan Yang Mahas Esa” pada bagian kepala akta, yang sama dengan kekuatan putusan hakim berkekuatan hukum tetap (inkracht van bewijsde). Contoh akta yang bisa diberikan grosse akta adalah : akta pengakuan hutang.

Ø Pada bagian minuta akta yang dimintakan grosse akta harus diberikan catatan di bagian renvoi atau penutup aktanya sebagai berikut : (Pasal 56 UU Nomor 30 Tahun 2004)

“Saya yang bertandatangan di bawah ini, atas permintaan dari dan kepentingan Tuan X, berkedudukan di …, pada tanggal …, mengeluarkan grosse akta pertama pada tanggal …”, kemudian di bawahnya ditulis Notaris di …, tandatangan Notaris, nama, dan cap Notaris.

Ø Yang memiliki kekuatan eksekutorial adalah grosse akta, bukan minutanya!

Ø Grosse akta biasanya dimintakan bersamaan dengan permintaan pembuatan akta. Grosse akta pertama dapat dikeluarkan oleh Notaris, sedangankan grosse akta kedua dan seterusnya, dikeluarkan oleh Pengadilan.

Ø Bagaimana bila setelah grosse akta dikeluarkan, ternyata ada perubahan terhadap isi akta? Yang berlaku tetaplah grosse aktanya, kecuali dinyatakan di dalam grosse akta tersebut bahwa yang berlaku adalah “berikut tambahannya” maka barulah perubahan itu juga berlaku.

- Merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali UU menentukan lain.

Notaris terikat kewajiban untuk merahasiakan hal-hal terkait dengan jabatannya. Oleh karena itu notaris harus berkepribadian baik dan memiliki moral yang tinggi!

Hak ingkar notaris = hak untuk mengundurkan diri dari kewajiban member keterangan terkait akta yang dibuatnya. Hal ini berkaitan dengan kewajiban merahasiakan keterangan dalam jabatannya.

- Membacakan akta di hadapan Penghadap dengan dihadiri paling sedikit dua orang saksi dan ditandatangani saat itu juga oleh Penghadap, saksi, dan Notaris.

Akta mutlak harus dibacakan Notaris sendiri di hadapan Penghadap dan saksi-saksi. Tidak boleh dibacakan oleh orang lain, semisal karyawan Notaris. Apabila tidak dibacakan, maka kekuatan pembuktiannya berubah menjadi di bawah tangan (tidak sempurna lagi).

TRIVIA!

Ketika akta dibacakan, apakah harus dibacakan seluruh atau sebagian (poin penting-pentingnya saja) ?

Intinya, Notaris harus berpegang pada prinsip dasar bahwa akta harus dibacakan. Mengenai teknisnya, tergantung bagaimana Notaris tersebut dapat menyiasatinya. Apabila membacakan akta-akta “konveksi” yang sifatnya massal (misalnya akta jual-beli rumah yang jumlahnya banyak dan isinya hampir sama/seragam; hanya beda nama pembeli, objek, dan harganya saja), maka bisa disiasati dengan

melakukan absen nama para Penghadap, tandatangan, dan tanggalnya. Setelah itu pembacaan aktanya dilakukan bersama-sama sekaligus.

b. Administrasi

Seringkali Notaris tidak tahu kewajiban administrasi yang harus ia lakukan, padahal sudah lama berpraktek.

Kewajiban administrasi tidak memiliki batas waktu. Ada atau tidak ada akta yang dibuat, ia tetap harus melaksanakan kewajiban administrasi.

Apa sajakah kewajiban administrasi notaris?

- Menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 bulan menjadi buku (bundel) yang memuat tidak lebih dari 50 akta. Jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku.

- Membuat daftar dari akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga. Hal ini dapat dilaporkan langsung maupun dengan kuasa dari Notaris tersebut.

- Membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan akta setiap bulan. Daftar akta wasiat tersebut dikirimkan ke Daftar Pusat Wasiat departemen yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang kenotariatan pada tanggal 5 setiap bulan. Setelah daftar ini dikirim, tanggalnya harus dicatatkan pada repertorium. Meskipun tidak ada akta wasiat yang dibuat, harus tetap dilaporkan NIHIL.

Bagaimana bila pembuatan wasiat ini tidak dilaporkan? Wasiatnya menjadi gugur. Hal ini tentu merugikan klien, karena keinginan terakhir Pewaris dalam bentuk wasiat tersebut harus dihormati.

- Di dalam UU memang tidak mengenal istilah-istilah seperti waarmerking, legalisasi, dan lain sebagainya, karena memang itu adalah istilah dalam praktek saja.

Kewajiban Mengisi Buku Daftar Akta (Repertorium)

- Notaris memiliki kewajiban mengisi buku daftar akta (repertorium) setiap hari. Buku daftar akta tersebut harus ditandatangani dan diparaf oleh Majelis Pengawas Daerah (sebelum UUJN, ditandatangani oleh Ketua Pengadilan Negeri). Setelah buku daftar akta tersebut ditandatangani, barulah akta-akta yang didaftar di situ menjadi otentik.

- Bagaimana bila bukunya habis? Notaris dapat membelinya di organisasi yang sudah dalam bentuk blanko dengan menunjukkan SK. Notaris harus menghitung lembaran dalam buku repertorium (ditulis

halaman bolak-balik), dan kemudian dinyatakan buku tersebut terdiri dari berapa halaman. Halaman depan, tengah, dan belakang diparaf oleh MPD.

- Apabila bukunya tidak ditandatangani MPD, maka nomor-nomor yang terdaftar di dalamnya menjadi tidak sah. Kebenaran tanggal aktanya juga tidak dijamin.

- Di dalam buku repertorium sudah ada kolom-kolom yang berisi :

1. Nomor urut, yang berlaku seumur hidup selama ia bertugas. Bila notaris itu pindah kedudukan, maka nomornya ganti

2. Nomor bulanan, yang menandakan nomor akta dan tanggal dibuatnya akta tersebut.

3. Sifat akta, contoh : sewa-menyewa, jual-beli, pelepasan hak.

4. Nama-nama penghadap atau yang mewakili, serta keterangan alamat dan kedudukan mereka.

- Buku reportorium merupakan kendali dan nyawa dari notaris tersebut. Dari situ kita bisa mengehtaui apakah benar akta ini dikeluarkan oleh notaris tersebut atau bukan.

- Pada tanggal 15 setiap bulannya, Notaris wajib melaporkan salinan buku daftar akta kepada MPD, baik secara langsung atau dengan kuasa.

TRIVIA!

Bagaimana bila akta sudah didaftarkan / dicatat di buku repertorium / dilaporkan kepada Majelis Pengawas Daerah lalu kemudian dinyatakan hanya berlaku di bawah tangan?

Hal tersebut tidak akan mengubah keberadaan akta tersebut. Hanya fungsi aktanya saja yang berubah menjadi di bawah tangan.

- Kewajiban notaris lainnya adalah mengisi buku klapper, yaitu buku yang memuat nama-nama Penghadap sesuai abjad. Fungsinya adalah kontrol bagi Notaris itu, guna mencari tahu bila ada pihak-pihak yang memerlukan data.

- Larangan bagi notaris : (Pasal 17 UU Nomor 30 Tahun 2004)

a. Dilarang menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya.

Ia tidak boleh membuat akta di luar wilayah jabatannya, baik sekedar pembicaraan, penjelasan, maupun penandatanganannya. Apabila hal ini dilanggar, sanksinya adalah akta tersebut berubah kekuatan pembuktiannya menjadi di bawah tangan.

b. Dilarang meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah.

c. Dilarang merangkap jabatan sebagai PNS, pejabat negara, advokat, pemimpin atau pegawai BUMN, BUMD,atau badan usaha swasta, notaris pengganti, PPAT di luar wilayah jabatan Notaris

d. Dilarang melakukan pekerjaan lain yang bertentangan dengan norma agama, kesusilaan, atau kepatutan yang dapat mempengaruhi kehormatan dan martabat jabatan Notaris.

- Suatu akta menjadi otentik bukan karena penetapan UU, tetapi karena dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu (memiliki kekuasaan umum), sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 1868 KUHPerdata (lebih lengkap silahkan baca halaman 50-51 G.H.S. Lumban Tobing).

- Akta otentik memiliki pembuktian yang sempurna bagi para pihak. Ada tiga segi pembuktian akta otentik, yaitu :

a. Segi fisik : akta otentik tersebut memiliki lambang garuda, bentuk, dan covernya yang sedemikian rupa tersebut menandakan bahwa ia adalah alat bukti yang sempurna.

b. Segi pembuktian formil : akta otentik memang dibuat oleh pejabat umum yang ditunjuk yang memang memiliki kekuasaan untuk itu

c. Segi pembuktian materiil : apa yang tertera dalam akta secara materiil dijamin sesuai dengan keterangan penghadap maupun apa yang notaris lihat dan dengar sendiri.

Mengapa sebegitu kuatnya pembuktian akta otentik ini? Karena notaris adalah pejabat umum yang mendapatkan kewenangan dari negara secara atributif. Oleh karena itu ia memiliki kekuasaan untuk menjalankan sebagian fungsi publik di bidang hukum perdata untuk membuat alat bukti otentik.

- Notaris harus mengenal si Penghadap. Ada beberapa cara kenal :

1. Kenal secara pribadi

2. Kenal, walaupun tidak secara pribadi.

Contoh : Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, di mana masyarakat umum tahu kalau ia adalah SBY, lahir di kota X, jabatannya pada saat itu adalah Presiden.

3. Kenal lewat identitas

Bagaimana bila Notaris tidak bisa meminta identitas? Notaris dapat memakai saksi pengenal, yang berfungsi untuk mengenalkan penghadap tersebut pada notaris.

Tanggung jawab saksi pengenal adalah menjamin bahwa penghadap yang dikenal itu memang benar identitasnya. Bila orang yang dimaksud menyangkal, yang kena adalah saksi penghadap.

Catatan : saksi akta (saksi testamentair) menjamin kebenaran formalitas suatu akta (apakah syarat otentisitas akta sudah dipenuhi oleh Notaris). Sebagai contoh, apakah aktanya memang benar sudah disusun sebelumnya oleh Notaris (tidak boleh menyodorkan akta kosong untuk ditandatangani para pihak).

PROTOKOL NOTARIS; SALINAN/GROSSE/KUTIPAN AKTA; NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI SERTA PEMEGANG PROTOKOL

- Protokol notaris merupakan kumpulan dokumen arsip negara (berarti milik negara). Oleh karena itu tidak boleh ditunjukkan dan dipinjamkan oleh lain, harus melalui prosedur tertentu (hanya boleh pada orang-orang tertentu saja).

- Jadi yang boleh mengeluarkan salinan dan memperlihatkan fotokopi adalah :

1. Notaris sendiri

2. Notaris Pengganti

3. Pemegang Protokol

- Yang berhak mengeluarkan salinan/kutipan/grosse akta, memperlihatkan/menyerahkan fotokopi minuta bilamana diperlukan oleh pengadilan adalah ketiga pihak tersebut.

- Notaris pengganti bukanlah notaris, tetapi menjalankan tugas notaris yang sedang berhalangan. Jadi dia adalah orang dengan syarat-syarat tertentu menjalankan fungsi notaris karena ada notaris yang berhalangan (karena cuti dan skorsing).

- Salinan ditandatangani oleh Notaris saja (para pihak dan saksi-saksi tidak perlu ikut tandatangan), karena ialah pejabat umum yang berwenang mengeluarkan salinan tersebut. Hal ini nampak dari frase : “Diberikan salinan yang sama bunyinya oleh saya, Notaris”.

- Bila pihak yang berkepentingan hendak meminta salinan tapi tidak bisa hadir, dapat meminta surat kuasa notariil atau yang dilegalisasi.

RAHASIA JABATAN

- Menurut Pasal 54 UU Jabatan Notaris, Notaris hanya dapat memberikan, memperlihatkan, atau memberitahukan isi akta, grosse akta, salinan akta, atau kutipan akta kepada :

1. Orang yang berkepentingan langsung pada akta

2. Ahli waris

3. Orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan oleh peraturan perundang-undangan.

Ad.1 Orang yang berkepentingan langsung pada akta, yaitu :

1. Diri sendiri (Penghadap)

2. Penerima kuasa (bukan orang yang secara langsung berkepentingan, misalnya dalam hal Penghadap berhalangan hadir). Penerima kuasa tidak boleh meminta grosse dan salinan akta setelah proses penandatanganan selesai dilakukan.

3. Karena jabatan atau kedudukannya, misalnya karena mewakili badan hukum, seperti PT dan CV. Yang dilihat bukan pribadi orangnya, tetapi orang yang mewakili instansi karena jabatannya, sehingga orang yang meminta salinan tersebut tidak harus selalu sama dari akta ke akta.

Ad.2 Ahli waris

Ad.3 Penerima hak. Hal ini terjadi dalam hal peralihan hak, seperti jual beli saham. A menjual saham kepada B, maka ketika suatu saat saham dijual seluruhnya kepada B, jika B membutuhkan, B boleh menerima salinan akta selama dapat membuktikan bahwa bahwa ia memang penerima hak yang sah.

- Selain pada pihak-pihak di atas, Notaris dilarang memperlihatkan minuta akta bila tidak ada kepentingan, karena di dalamnya terkandung rahasia jabatan (secara implisit terkandung dalam sumpah jabatan Notaris di Pasal 4 UU Jabatan Notaris.)

- Rahasia Jabatan adalah keterangan yang diperoleh dari para pihak untuk membuat akta dan segala sesuatu yang tercantum dalam akta.

- Apakah karyawan Notaris juga termasuk dalam lingkup rahasia jabatan? Karyawan notaris pun sebenarnya tidak boleh tahu keterangan-keterangan yang diperoleh dalam membuat akta, kecuali ia benar-benar dipercaya oleh si Notaris. Meskipun demikian, keterangan tersebut pun harus dipilah/dibatasi.

- Rahasia jabatan terkait erat dengan hak ingkar notaris.

- Hak Ingkar Notaris : kewajiban untuk tidak memberi keterangan (bila ada permasalahan antara para pihak dalam akta, baik sebagian/seluruhnya) untuk membuat atau isi aktanya. Dalam hal ini Notaris wajib terikat pada ketentuan rahasia jabatan, terkait seluruh isi akta maupun keterangan lainnya.

- Menurut keterangan Pasal 1909 KUHPerdata, jika seseorang dipanggil untuk memberikan kesaksian maka ia harus hadir memberikan kesaksian.

Menurut Van Bemellen, ada tiga instansi yang dapat menolak untuk memberikan kesaksian, yaitu :

1. hubungan darah

2. ancaman hukum pidana

3. pekerjaan/jabatan, salah satunya adalah Notaris.

- Notaris wajib merahasiakan keterangan terkait dengan jabatannya demi melindungi kepentingan masyarakat, karena masyarakat telah memberikan kepercayaan kepada notaris.

Ketika diminta memberikan kesaksian, Notaris wajib menjelaskan bahwa keterangan yang termuat dalam akta sudah pasti benar (kecuali disembunyikan oleh para Penghadap). Isinya dijamin dan hakim harus percaya pada isinya. Jika ada yang disembunyikan oleh Penghadap, maka Notaris tidak bertanggung jawab atau berhak ingkar.

- Jika Notaris menjadi Turut Tergugat, maka berlaku pembuktian terbalik (Notaris harus membuktikan bahwa ia tidak bertanggung jawab terhadap hal tersebut)

- Bagaimana dalam hal kasus korupsi?

Pada dasarnya hak ingkar dapat dilampau dalam hal-hal tertentu, misalnya dalam hal-hal khusus seperti korupsi, yang berasal dari kepentingan yang lebih luas dari UU.

AKTA DAN BENTUK AKTA

- Akta harus berbentuk tulisan, yaitu pengemban tanda baca yang mengandung arti yang dipergunakan untuk menggambarkan pikiran seseorang. Dari tulisan ini menjelma suatu akta.

- Akta dalam pengertian umum adalah tulisan yang ditandatangani.

- Agar dapat mengikat para pihak, akta tersebut harus ditandatangani.

- Agar otentik, akta harus dibuat dengan melibatkan penguasa umum, bentuknya ditetapkan oleh undang-undang, dan dibuat di dalam wilayah jabatannya. Sedangkan akta di bawah tangan ditandatangani oleh para pihak, tapi tidak dibuat di hadapan pejabat (penguasa) umum.

- Menurut ketentuan Pasal 38 UU Jabatan Notaris, bentuk akta harus memenuhi ketentuan perundang-undangan yakni yang terdiri dari :

1. Kepala Akta

Memuat : judul akta (perbuatan hukum), nomor akta, jam hari tanggal bulan tahun (waktu pembuatan akta), nama lengkap dan tempat kedudukan Notaris.

2. Badan Akta

Memuat :

1) identitas Penghadap (komparisi), yang terdiri dari nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, pekerjaan, jabatan, kedudukan, tempat tinggal para Penghadap dan/atau orang yang mereka wakili

Catatan : komparisi menunjukkan bahwa Notaris bukanlah pihak dalam akta tersebut. Adanya frase “hadir di hadapan saya..” dalam akta menunjukkan bahwa pembuatan akta adalah atas keinginan sendiri (ius forming) dari para pihak yang hadir. Sedangkan untuk akta relaas, Notaris hanya menyaksikan dilakukannya perbuatan hukum tersebut. Jadi, Notaris harus bisa mengenal para pihak.

2) keterangan mengenai kedudukan bertindak Penghadap

3) isi akta yang merupakan kehendak dan keinginan dari pihak yang berkepentingan

4) identitas saksi, yang terdiri dari nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, serta pekerjaan, jabatan, kedudukan dan tempat tinggal.

Garis Besar Isi Akta :

1. Premise : merupakan “prolog” keinginan para pihak (mengapa mereka ingin membuat akta)

2. Isi : inti dari keinginan para pihak yang sifatnya esensialia. Misalnya perjanjian utang, unsur esensialianya adalah jumlahnya, waktu pelunasannya, dan sebagainya.

3. Penutup Akta

Memuat :

uraian tentang pembacaan akta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf l atau Pasal 16 ayat (7)

uraian tentang penandatanganan dan tempat penandatanganan atau penerjemahan akta apabila ada

nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari tiap-tiap saksi akta

uraian tentang tidak adanya perubahan yang terjadi dalam pembuatan akta atau uraian tentang adanya perubahan yang dapat berupa penambahan, pencoretan, atau penggantian

- Perbuatan peresmian akta (pembacaan dan penandatanganan oleh para pihak, Notaris, dan saksi-saksi harus benar-benar dilaksanakan. Jika tidak dilakukan, maka terjadi pemalsuan akta dan pemalsuan intelektual.

- Penutup akta memuat uraian bawah akta tersebut telah disusun dan “diresmikan”, serta dibuat di dalam wilayah jabatan (wilayah kewenangan Notaris) yang telah ditentukan oleh UU.

- Akta harus dibuat dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian Notaris harus menguasai bahasa Indonesia dan/atau juga bahasa asing lain yang dikehendaki oleh pihak tersebut. Jika notaris tidak paham bahasa asing tersebut, maka harus ada penerjemah tersumpah yang dapat menjelaskannya kepada pihak yang tidak mengerti bahasa Indonesia tersebut.

PENGAWASAN NOTARIS

- Notaris harus diawasi karena sebagai manusia ada kelalaian dan kekhilafan, guna menjamin perlindungan terhadap masyarakat itu sendiri.

- Pada masa lalu, pengawasan Notaris berada di bawah Mahkamah Agung yang didelegasikan kepada Pengadilan.

Namun sejak berlakunya UU Jabatan Notaris yang baru, Notaris diangkat oleh Kementerian Hukum dan HAM; oleh karena itu seharusnya yang mengawasi adalah Menhukham sebagai pengangkat Notaris. Akan tetapi dibentuklah suatu lembaga bernama Majelis Pengawas Notaris sebagai pengawas : a) perilaku, dan b) pelaksanaan jabatan Notaris.

Ad 1. Perilaku itu berkaitan dengan kesusilaan, moral, dan adat istiadat yang ada di tempat notaris itu berada. Notaris adalah pejabat yang dipercaya masyarakat, jika moralnya tidak benar maka dianggap tidak dapat membuat akta yang baik.

Ad 2. Pelaksanaan jabatan adalah bagaimana ia menjalani jabatannya sesuai dengan ketentuan, baik yang berasal dari ketentuan notaris sendiri, maupun ketentuan perundang-undangan lain yang terkait dengan akta yang dibuat.

- Pengawasan : bagaimana Notaris sebanyak-banyaknya memenuhi peraturan perundang-undangan, baik yang terkait langsung maupun tidak dengan jabatan Notaris.

- Unsur-unsur pengawas Notaris terdiri dari tiga instansi yang dianggap capable yaitu : (Pasal 67 ayat 3 UU Jabatan Notaris)

1. Pemerintah yang diwakili oleh Menteri yang mengangkat Notaris itu sendiri (Kementerian Hukum dan HAM)

2. Notaris yang tergabung dalam organisasi (Ikatan Notaris Indonesia) karena dianggap sudah mengetahui betul batasan-batasan bagi Notaris agar tercapai keotentikan yang diharapkan masyarakat.

3. Akademisi yang diharapkan ikut mengembangkan ilmu pengetahuan, ahli di bidangnya sehingga mumpuni untuk mengawasi Notaris.

- Meskipun Notaris cuti, maka tidak serta merta seorang Notaris lepas dari tanggung jawab dalam akta.

Misalnya : Notaris Pengganti bertugas menggantikan seorang Notaris yang berhalangan, tidak menyebutkan dalam akta yang dibuatnya bahwa Notaris yang bersangkutan sedang cuti. Dalam hal tersebut akan dikenakan skorsing.

- Majelis Pengawas terdiri dari : (Pasal 68 UU Jabatan Notaris)

1. Majelis Pengawas Pusat – Pusat

2. Majelis Pengawas Wilayah – Kota

3. Majelis Pengawas Daerah – Kabupaten

CUTI NOTARIS

- Notaris dapat menjabat notaris hingga usia 65 tahun, dan dapat diperpanjang menjadi 67 tahun. (Pasal 8 UU Jabatan Notaris)

- Notaris memiliki hak untuk cuti hingga total 12 tahun.

Sebelum UUJN, hak cuti bisa diambil sekaligus selama 9 tahun, selama masa jabatannya. Menurut pengaturan saat ini, hanya boleh paling banyak 5 tahun sekali, dan boleh diperpanjang hingga 5 tahun kemudian.

- Cuti dimintakan kepada MPD (maksimal 6 bulan), MPW (6 bulan – 1 tahun) dan MPP (lebih dari 1 tahun).

Contoh: Jika notaris cuti 3 bulan, izin ke MPD. Apabila notaris yang diganti sakit lebih dari 3 bulan (lebih dari yang seharusnya), ia bisa meminta perpanjangan cuti (harus dikeluarkan SK baru), maksimal 3 bulan, apabila mengajukannya ke MPD. Dalam kepala akta, kedua SK tersebut harus dicantumkan (SK baru juncto SK lama).

- Bagaimana setelah cuti 3 bulan, diperpanjang 4 bulan? Pengajuan perpanjangan cuti tetap diajukan ke MPD.

- Perpanjangan masa cuti dapat dimintakan oleh suami/istri/keluarga sedarah.

- Surat cuti harus mencantumkan mulai dan hingga kapan notaris mulai cuti.

- Bagaimana bila notaris yang tadi sakit ketika sedang cuti, kemudian meninggal dunia? Apa yang harus dilakukan notaris pengganti? Dalam waktu paling lambat 7 hari Notaris pengganti/keluarga Notaris yang meninggal dunia tersebut harus melaporkan kepada MPD.

Posisi notaris pengganti tadi berubah secara otomatis menjadi Pejabat Sementara Notaris, terhitung sejak tanggal notaris meninggal dunia selama 30 (tiga puluh hari) saja.

Ia berhak membuat akta atas nama dirinya sendiri sebagai pejabat sementara notaris, tanpa menyebutkan nama notaris yang meninggal dunia, dan harus punya alat-alat administrasi sendiri yaitu protokol notaris pada umumnya.

Pejabat sementara notaris juga memiliki kewajiban untuk melaporkan protokol notaris ke badan yang berwenang (MPD, Daftar Pusat Wasiat, dan Kemenhukham) mengenai akta/wasiat yang dibuatnya. Paling lambat 60 hari setelah notaris meninggal dunia, protokol tersebut diserahkan kepada MPD.

- Apabila seorang Notaris pensiun, notaris itu berhak menunjuk sendiri penggantinya. Sedangkan bila Notarisnya meninggal dunia, maka yang berhak menunjuk adalah ahli warisnya.

- Dalam mengajukan permohonan cuti, notaris harus mencantumkan berapa lama dia cuti, dan siapa yang menggantikannya. Permohonan dikirimkan ke Majelis Pengawas yang sesuai dengan berapa lama ia cuti. Selain itu, harus ada berita acara serah terima protokol notaris. Ketika cuti selesai, dilakukan lagi serah terima kembali protokol notaris. Jumlah aktanya dalam protokol notaris akan bertambah, kecuali notaris pengganti tersebut sama sekali tidak membuat akta.

- Berita acara serah terima notaris bukan arsip negara, sehingga tidak perlu dimasukkan ke dalam bundel protokol notaris. Hal ini merupakan administrasi di luar protokol notaris.

- Notaris boleh meninggalkan wilayah jabatannya tanpa cuti, selama tidak lebih dari 7 hari (hari kalender, bukan hari kerja). Misalnya, notaris berangkat pada hari Jumat, maka ia harus kembali sebelum hari Jumat minggu depannya. Jika lebih dari itu, maka akan dihitung sebagai cuti.

PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA

- Notaris boleh mempergunakan lambang negara yang dimuat dalam cap jabatan, yang ditempatkan diatas tandatangan. Untuk pencatatan sisi minuta akta, diatas tanda-tangan, cap dipergunakan untuk keperluan grosse minuta akta. Minuta akta itu tidak pecah, harus selalu dicap ketika ada pengeluaran salinan/grosse akta. Fungsi cap adalah untuk mengingatkan notaris bahwa akta tersebut telah dikeluarkan salinan/grosse aktanya yang pertama (mengingat grosse akta kedua hanya boleh dikeluarkan seizin pengadilan).

- Penggunaan dari lambang Negara juga ada pada kop surat dan surat menyurat resmi dari notaris kepada instansi-instansi pemerintah. Selain itu, lambang Negara juga dipergunakan dalam sampul akta yang dijahitkan menjadi satu.

- Saaset adalah teraan cap, perekat jahitan antara salinan, benang dan sampul akta. Saaset tidak boleh diprint, bolehnya dicapkan ke selembar kertas lalu digunting disisinya, kemudian digunakan sebagai perekat.

- Cap lambang negara tidak boleh digunakan oleh notaris di map, amplop, kwitansi; cukup dengan menuliskan nama notaris dan kedudukan notaris serta nomor SK.

- Minuta akta hanya dicap kalau mengeluarkan grosse akta. Untuk berikutnya harus izin pengadilan.

SAKSI

- Saksi harus ada, dan tidak harus pegawai notaris. Yang penting telah dikenal oleh Notaris. Oleh karena itu jika para pihak membawa saksi sendiri, maka harus diperkenalkan kepada Notaris, tidak boleh semata dipersangkakan. Meski demikian, untuk menghindari keterpihakan, sebaiknya, setiap notaris membawa saksi sendiri.

- Fungsi saksi akta/instrumentair adalah untuk menyaksikan dan menjamin bahwa notaris telah melakukan formalitas pembuatan / peresmian akta dengan benar. Jika dipanggil penyelidik, maka jenis saksi ini dapat dimintakan pertanggung jawabannya atas formalitas notaris, antara lain: akta telah disusun, telah dibacakan dan dijelaskan oleh notaris itu sendiri, dan segera setelah pembacaan akta, perubahan dilakukan ketika tenggang waktu / momentum antara penyusunan hingga penandatanganan. Jumlah perubahan tidak terbatas (bahkan boleh 1 halaman penuh dicoret), selama diubah dan diganti ditempat yang telah ditentukan (renvoi). Selain itu saksi ini juga menjamin adanya penandatanganan

oleh para pihak, termasuk dirinya sendiri. Penandatanganan itu harus dijamin masih dilaksanakan di wilayah jabatannya, meski tidak harus di kantor notaris itu.

- Saksi pengenal / saksi attesterend, yang identitasnya sudah disebutkan diawal sebagai saksi yang memperkenalkan penghadap kepada notaris.

- Berbeda dengan penghadap, ketika penghadap yang tidak dapat membubuhkan tanda tangannya, maka pengganti tanda tangan itu disebut surrogate (pengganti tanda tangan), yang kekuatannya sama dengan tanda tangan, yaitu keterangan dari penghadap (bukan keterangan notaris) yang dituliskan oleh notaris, bahwa ia tidak dapat membubuhkan tanda tangannya karena alasan tertentu yang dinyatakan dengan tegas dalam akta. Dalam hal digunakan surrogate, Penghadap yang tidak dapat menandatangani tersebut harus membubuhkan cap jempolnya.

INGAT! CAP JEMPOL BUKAN SURROGATE!

- Penghadap dapat merangkap sebagai saksi Pengenal.

- Syarat saksi :

a) harus bisa baca tulis

b) mengerti bahasa akta

c) tidak boleh punya hubungan darah dengan Notaris maupun Penghadap (atas, bawah, samping sampai dengan derajat ketiga)

PEMANGGILAN NOTARIS

- Pasal 66 UU Jabatan Notaris

Hakim dan jaksa boleh memanggil Notaris dan mengambil fotokopi (bukan minuta aktanya, berdasarkan Keputusan Menteri Nomor 33 Tahun 2007) kepada notaris untuk keperluan penyelidikan/penyidikan pengadilan, dan sebelum dimintakan kepada notaris, harus mendapat persetujuan dari MPD (karena berisi tanda tangan dari para pihak didalamnya).

- Sebelum MPD mengizinkan pemanggilan dan pengambilan fotokopi tersebut, MPD harus menilai apakah perlu izin tersebut diberikan. MPD harus memperhatikan keadilan bagi para pihak dan kepentingan di pengadilan.

- Ketika seseorang dipanggil untuk memberikan kesaksian, wajib untuk datang, tapi berhak menentukan apakah akan/tidak akan memberikan kesaksian, disebut dengan hak ingkar (berdasarkan ketentuan pasal 1969 KUHPerdata). Hal ini berlaku juga terhadap notaris.

- Notaris diberikan kepercayaan yang luar biasa oleh Negara, karena akta yang dibuatnya sangat diyakini kebenarannya. Notaris harus menjaga kepercayaan tersebut, dengan memperhatikan unsur-unsur keotentikan yang harus dipenuhi dalam membuat akta.

MEMBENARKAN KESALAHAN TULISAN

- Pasal 51 UU Jabatan Notaris memberikan kesempatan bagi Notaris untuk membenarkan minuta akta yang sudah ditandatangani, tapi hanya sebatas hal yang sumir (bersifat teknis, kecil kesalahannya) dan tidak mengubah hal yang sifatnya substansial. Sebagai contoh : salah tulis (typo)

- Para pihak tidak perlu tanda membubuhkan tandatangan, namun harus dibuat berita acaranya.

- Hati-hati dalam melakukan membenarkan kesalahan tulisan dapat terkena pidana pemalsuan surat.

AKTA HARUS DIBACAKAN

- Akta harus dibacakan untuk mengonfrontasi bahwa apa yang ditulis Notaris sudah sesuai dengan keinginan para pihak dan memberi kesempatan para pihak untuk melakukan perubahan pada saat “setengah diresmikan”.

- Akan tetapi akta boleh tidak dibacakan, namun harus ditulis keterangan di dalam aktanya : “..karena menurut keterangannya telah dibaca sendiri”. Ini memberikan kekuatan otentisitas suatu akta.

- Notaris harus membacakan aktanya sendiri dan tidak dapat digantikan oleh asistennya, kecuali oleh notaris pengganti (yang telah disumpah).

- Pada dasarnya notaris lepas dari perselisihan para pihak, misalnya dituntut menjadi tergugat/turut tergugat (biasanya ada klausulnya tersendiri), kecuali ketika notaris dapat dibuktikan telah melakukan kesalahan, misalnya tidak memenuhi syarat otentisitas (tidak dibacakan), atau melakukan pemalsuan surat (menambah, menghapus tanpa seizin para pihak – tidak me-renvoi). Tanggung jawab notaris hanyalah sebatas kebenaran formil, tidak sampai kebenaran materiil, misalnya dengan melakukan pemeriksaan kartu identitas.

- Notaris dianggap membuat akta yang isinya sama dengan keterangan para pihak (dengan demikian, notaris bukan para pihak, yang isi aktanya bukanlah berdasar kepada keterangan notaris). Misalnya tentang surrogate (pengganti tanda tangan) yang kekuatannya sama dengan keterangan orang yang tidak dapat membubuhkan tanda tangannya. Surrogate selalu didasarkan kepada keterangan para pihak, bukan keterangan notaris.

AKTA YANG TIDAK DAPAT DIBUAT OLEH NOTARIS

- Kapan akta tidak bisa dibuat oleh notaris?

· Subjek (orang)-nya, yaitu untuk keluarga notaris berdasar hubungan darah (tidak terbatas ke atas dan ke bawah; terbatas ke samping hingga derajat ketiga).

· Objeknya yang dikecualikan kepada pejabat lain oleh undang-undang, misalnya surat nikah, surat kematian, sertipikat tanah dan sebagainya.

· Di luar wilayah kewenangannya, misalnya dalam hal notaris berhalangan.

NOTARIS SEBAGAI PELAYAN MASYARAKAT

- Notaris harus bekerja kapanpun dibutuhkan untuk melayani masyarakat untuk kepentingan perdagangan dan kekeluargaan. Oleh sebab itu notaris dilarang meninggalkan tempat tanpa cuti lebih dari 7 hari, dan harus selalu siap sedia melayani. Notaris harus mampu melayani kapan saja, bahkan notaris boleh membuat akta tengah malam.

- Notaris memiliki wewenang yang timbul dari kebutuhan masyarakat, yaitu membuat akta tentang semua perbuatan, perjanjian dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan atau dikehendaki yang bersangkutan.

- Jika mengenai perbuatan hukum, maka disebut relaas akta. Misalnya dalam penyelenggaraan RUPS dihadapan notaris yang dimintakan oleh perusahaan itu, agar notaris mencatat apa yang dia lihat, dengar dan saksikan. Karena dia menyaksikan, maka notaris membuat relaas akta, yang aktanya tidak perlu dipersiapkan terlebih dahulu, atas dasar jabatannya sebagai notaris yang akta yang nanti dibuatnya dipercaya dijamin kebenarannya dan menguntungkan para pihak. Untuk akta relaas boleh tidak dipersiapkan terlebih dahulu, namun setidaknya Notaris mengetahui pihak-pihak dalam RUPS dan kewenangan didalamnya, misalnya seperti jumlah RUPS, agenda rapat, jumlah kuorum dan hal-hal lainnya.

- Jika mengenai perjanjian, sifatnya mutlak minimal ada 2 pihak dan aktanya disebut partij akta. Untuk membenarkan keterangan yang dicatatkan oleh notaris, akibatnya akta itu mutlak harus ditandatangani oleh para pihak, saksi dan notaris. Hal ini tentu berbeda dengan akta relaas yang aktanya tidak harus ditandatangani tapi tetap dijamin keotentikannya, karena aktanya dibuat sendiri oleh notaris yang menyaksikan prosesnya. Biasanya dalam relaas yang tanda tangan dulu adalah saksi dan notaris.

- Dalam partij akta, notaris wajib membacakan isi aktanya kepada para pihak, untuk memastikan ada/tidaknya perubahan (dikenal dengan renvoi). Renvoi harus diparaf oleh semua pihak.

- Seorang notaris dalam melaksanakan jabatannya harus memperhatikan dan tunduk di wilayah jabatannya. Misalnya notaris menjabat di Depok, maka notaris harus menandatangani aktanya di wilayah Depok. Hal ini berkaitan erat dengan kode etik notaris yang menjalankan jabatannya sesuai dengan wilayah jabatannya.

- Kewenangan notaris untuk membuat akta berakhir sejak pensiun/diberhentikan. Notaris tetap harus menjaga martabatnya meskipun sudah tidak lagi menjabat.

RANGKUMAN MATA KULIAH

PERATURAN JABATAN NOTARIS

MID SEMESTER

I. SEJARAH NOTARIS

1. Notaris berasal dari daerah ITALIA UTARA pada abad ke XI dan XII dengan nama Latijnse Notariaat. Pada masa ini notaris diangkat oleh penguasa umum, untuk masyarakat umum dan memperoleh uang dari masyarakat umum.

2. Kemudian pada abad ke-13 lembaga notaris dibawa ke PERANCIS di undangkan dan mulai berlaku dengan UU bidang Kenotariatan pada tanggal 6 Oktober 1791. Kemudian diganti dengan UU dari VENTOSE AN XI (16 Maret 1803) pada uu ini para notaris dijadikan Ambtenaar.

3. Dari Perancis kemudian dibawa ke BELANDA dengan 2 Dekrit Kaisar : 8 Nopember 1810 dan 1 Maret 1811, dengan dekrit ini maka di negeri Belanda hanya ada satu peraturan notaris yag berlaku yaitu : Ned. Stb. No. 20 tanggal 9 Juli 1842. UU ini sama dengan VENTOSEWET Prancis.

4. Perbedaan antara Ventosewet Perancis dengan de Notariswet Belanda

Ventosewet (Ventose an XI- Perancis ) De Notariswet (Belanda)

Mengenal 3 Notaris :

1. Hofnotarissen

2. Arrondissementnotarissen

3. Kantonnotarissen

Hanya mengenal 1 (satu) Notaris

Ada Chambres des Notaries yang bertugas sebagai pengawas dan menguji para Notaris

Pengawas diserahkan pada Badan Peradilan dan ujian notaris dijadikan Ujian Negara

Mengharuskan Magang selama 6 tahun bagi para calon notaris

Magang dihapus sebagai gantinya Ujian Negara

Akta Notaris dapat dibuat dengan :

1. dihadapan 2 orang notaris tanpa saksi-saksi

2. dihadapan 1 orang notaris dengan 2 saksi

Akta Notaris dibuat dihadapan seorang notaris dengan 2 orang saksi, kecuali akta superskripsi dan surat wasiat rahasia.

5. Pada Permulaan Abad ke 17 Lembaga Notaris masuk ke INDONESIA pada jaman Republik der Verenigde Nederlanden. Kemudian pada tanggal 27 Agustus 1620 untuk pertama kali diangkat Notaris yang bertugas di Hindia Belanda yaitu Melchior Kerchem. Dengan memberlakukannya UU tentang Peraturan Jabatan Notaris (Reglement op het Notarisambt in Nederland Indie) pada tanggal 26 Januari 1860 dengan Stb. No. 3 tahun 1860 yang merupakan ordonansi tanggal 11 Januari 1860, yang kemudian menjadi Peraturan Jabatan Notaris.

II. PERATURAN JABATAN NOTARIS

1. Sifat Peraturan Jabatan Notaris

a) PJN termasuk dalam ruang lingkup HUKUM PUBLIK karena materi yang diatur dalam ruang lingkup HUKUM PUBLIK, sehingga bersifat memaksa (dwingend recht).

b) PJN mengandung HUKUM FORMIL dan HUKUM MATERIIL

Hukum Materiil mengatur mengenai fungsi dan tugas Notaris, sedangkanHukum Formilnya, karena Akta Notaris merupakan akta otentik maka harus memenuhi form (bentuk) tertentu sesuai dengan aturan Perundang-undangan. Jika tidak maka otentiksitasnya hilang. Pasal 1868 KUH Perdata dan Pasal 1870 KUH Perdata.

Jadi akta otentik berdasarkan pada Pasal 1868 KUH Perdata mengandung 3 (tiga) Unsur yaitu :

1) Harus sesuai bentuk (form) yang ditentukan Undang-undang (Pasal 1 angka 7 UUJN)

2) Akta itu dibuat oleh atau dihadapan pejabat yang berwenang ( Penggolongan akta)

3) Akta itu dibuat oleh atau dihadapan pejabat yang berwewenang untuk membuatnya di tempat dimana akta dibuat, jadi akta itu harus dibuat di tempat wewenang pejabatt yang membuatnya.

2. Pasal 1 Reglement op het Notarisambt in Nederland Indie (Stb. No. 3 tahun 1860) atau PASAL 15 ayat 1 UUJN

Notaris adalah pejabat umum yang satu-satunya berwewenang untuk membuat akta otentik mengenai semua Perbuatan, perjanjian dan Ketetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam suatu akta otentik, menjamin kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan memberikan groose (salinan sah), salinan dan kutipannya, semuanya sepanjang pembuatan akta itu oleh suatu peraturan umum tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain.

a) Notaris adalah Pejabat Umum

· Karena ia diangkat oleh Pemerintah serta diberi wewenang untuk malayani publik tertentu.

· Berwewenang untuk membuat akta otentik dalam arti menyusun, membacakan dan menandatangani akta otentik.

b) Tugas Notaris adalah :

· Membuat akta otentik

· Menyimpan akta/minutanya, termasuk semua protokol Notaria

· Memberikan Groose, salinan dan kutipan

· Melakukan Pendaftaran dan mensahkan surat-surat dan akta-akta yang dibuat dibawah tangan.

· Memberikan Nasehat hukum dan Penjelasan mengenai UU kepada pihak yang bersangkutan

· Membuat Keterangan Hak Waris

c) Wewenang Notaris

Notaris harus berwewenang sepanjang :

· Menyangkut Akta yang dibuatnya, karena tidak semua akta dapat dibuat oleh Natoris;

· Mengenai Orangnya untuk siapa akta itu dibuat;

· Mengenai Tempatnya wilayah dimana akta itu dibuat

· Mengenai waktu pembuatan akta, karena Notaris yang belum disumpah, sedang cuti atau dicabut haknya tidak boleh membuat akta.

Wewenang Notaris bersifat umum, artinya pejabat lain selain Notaris hanya mempunyai wewenang membuat akta otentik yang secara tegas ditugaskan kepada mereka oleh Undang-undang.

Wewenang Utama Notaris adalah membuat akta otentik, yang harus mendapat Stempel Otentisitas mwnurut pAl 1868 KUH Perdata

d) Kekuatan Pembuktian Akta Notaris

1) Kekuatan Pembuktian yang Luar (Lahiriah), artinya :

Syarat formal yang harus dipenuhi agar suatu Akta Notaris dapat berlaku sebagai AKTA OTENTIK, sesuai dengan pasal 1868 KUH Perdata.

2) Kekuatan Pembuktian Formal, artinya :

Akta itu membuktikan kebenaran dari apa yang disaksikan, dilihat, didengar dan dilakukan oleh Notaris sebagai pejabat umum dalam menjalankan jabatannya. Akta menjamin kebenaran mengnai :

a) Tanggalnya

b) Tanda tangan yang terdapat dalam akta

c) Identitas dari orang yang menghadap

d) Tempat dimana akta itu dibuat

3) Kekuatan Pembuktian Materiil , artinya :

Kepastian bahwa apa yang tertuang dalam akta itu merupakan pembuktian yang sah terhadap pihak yang membuat akta atau mereka yang mendapat hak dan berlaku untuk umum, kecuali ada pembuktian materiil.

e) Akta Otentik adalah :

akta otentik dituangkan dalam pasal 1868 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, yang mengatakan bahwa:

“akta otentik adalah akta yang (dibuat) dalam bentuk yang ditentukan oleh undang-undang, dibuat oleh atau di hadapan pegawai2 umum yang berkuasa untuk itu, ditempat dimana akta dibuatnya.”

f) Akta yang dibuat Notaris adalah akta mengenai :

1) Perbuatan

2) Perjanjian

3) Ketetapan

g) Akta Otentik harus memenuhi syarat ssb :

1) Akta itu dibuat (door) atau dihadapan (tenoverstaan) seorang pejabat umum;

2) Akta itu dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh Undang-undang;

3) Pejabat umum oleh, atau dihadapan siapa akta itu dibuat, harus mempunyai wewenang untuk membuat akta itu;

h) Macam Akta Notaris

1) Akta Partij (Partij Akten)

Akta yang dibuat dihadapan (ten overstaan) Notaris. Yaitu akta yang dibuat berdasar keterangan atau cerita dan perbuatan pihak yang menghadap notaris, dan keterangan / perbuatan itu agar dikonstantir(dituangkan) oleh Notaris untuk dibuat akta. Misal : Akta sewa-menyewa dll

2) Akta Relaas atau Akta Pejabat (Ambtelijke Akta) atau Akta Berita Acara atau Notulen

Akta yang dibuat oleh (door) Notaris sebagai Pejabat Umum, yang memuat uraian secara otentik tentang semua peristiwa atau kejadian yang dilihat, dialami dan disaksikan oleh Notaris sendiri. Yang termasuk akta relaas :

· Berita Acara RUPS dalam PT

· Akta Pencatatan Budel

i) Perbedaan antara Akta Partij dengan Akta Relaas

AKTA PARTIJ AKTA RELAAS

UU mengharuskan adanya penanda tangananoleh para pihak, dengan ancaman kehilangan otensitasnya atau didenda. Setidak-tidaknya Notaris mencantumkan keterangan alasan tidak ditandatanganinya akta oleh para pihak yang bersangkutan, sebagai ganti tandatangan (surrogaat tandatangani).

Tidak diharuskan penanda tanganan akta oleh para pihak Notaris cukup menerangkan dalam akta

Terhadap kebenaran isi akta pejabat (aktaRelaas), tidak dapat digugat, kecuali dengan menuduh bahwa akta itu palsu

Terhadap kebenaran isi akta partij, dapat digugat, tanpa menuduh kepalsuannya, dengan menyatakan bahwa keterangan dari para pihak tidak benar.

j) Perbedaan antara AKTA OTENTIK dengan AKTA DIBAWAH TANGAN

AKTA OTENTIK AKTA DIBAWAH TANGAN

Mempunyai tanggal pasti Tidak selalu demikian

Groose dari akta otentik dalam beberapa hal mempunyai kekuatan eksekutorial seperti putusan Hakim

Tidak pernah mempunyai kekuatan eksekutorial

Kemungkinan hilangnya akta lebih kecil dibanding akta dibawah tangan

Kemungkinan hilangnya akta lebih besar dibanding akta otentik

III. KEWENANGAN NOTARIS DALAM HUBUNGANNYA DENGAN AKTA

1. Pasal 52 ayat 1 UUJN menyebutkan Notaris dilarang membuat akta dimana :

1) Dia sendiri

2) Istrinya

3) Keluarga sedarah (semenda) dari Notaris dalam garis lurus tanpa pembatasan derajat, dan garis kesamping sampai derajat ke – 3

Baik secara pribadi ataupun melalui kuasa, bertindak sebagai pihak.

2. Pasal 52 ayat 2 UUJN Larangan tersebut tidak berlaku dalam hal : Dia sendiri, istrinya atau keluarga sedarah/semenda tersebut bertindak sebagai :

1) Pembeli – penyewa –Pengepah – Pemborong – Penjamin dalam akta, di dalam penjualan yang dilakukan di depan umu / lelang. Sepanjang penjualan itu dapat dilakukan dihadapan notaris, persewaan, pengepahan dan pemborongan dikonstatir.

2) Aggota rapat diman dari apa yang dibicarakan oleh Notaris dibuat Berita Acaranya.

3. Pasal 52 ayat 3 UUJN Pelanggaran terhadap ketentuan tersebut mengakibatkan akta kehilangan otententitasnya, dan hanya mempunyai kekuatan sebgai akta di bawah tangan.

4. Notaris tidak boleh membuat akta seperti tersebut diatas karena Notaris tidak boleh menjadi pihak dalam akta yang dibuat oleh Notaris itu sendiri.

5. Seseorang dapat menjadi pihak dalam suatu akta dengan 3 cara, yaitu :

1) Kehadiran Sediri

Pihak yang berkepentingan hadir dan bertindak untuk diri sendiri, apabla :

· Ia dalam akta yang bersangkutan dengan jalan menanda tanganinya memberikan suatu keterangan, atau;

· Dalam akta itu dinytakan adanya suatu perbuatan hukum yang dilakukannya untuk dirinya sendiri dan untuk mana ia menghendaki akta itu menjadi buktina, atau

· Dalam akta itu dinyatkan, ahwa ia ada meminta untuk dibuatkan akta itu bagi kepentingan sendiri.

2) Melalui atau dengan perantara kuasa

Yang bersangkutan dapat mewakilkan dengan perantaraan orang lain, baik dengan kuasa tertulis atau kuas lisan.

3) Dalam jabatan atau kedudukan

Jika seseorang bertindak bukan untuk dirinya sendiri tetapi untuk orang lain sepertu misalkan :

· Oran tua menjalankan kekuasaan Orang Tua atas anak-anaknya yang belum dewasa;

· Wali yang mewakili anak yang berada dibawah perwaliannya

· Kurator / Pengampuan

· Direksi dari suatu Perseroan Terbatas

· Pengurus dari perkumpulan atau yayasan

6. Notaris tidak boleh membuat akta untuk :

Suatu perseroan dibawah Firma, dimana dia menjadi salah satu perseronya, karena para persero dalam firma pasti terdapat perjanjian saling pemberian kuasa, sehingga Notaris adalah pihak da;am perjanjian yang memberikan kuasa kepada orang yang mewakilinya.

7. Dalam hal pada Perseroan Terbatas (PT) dimana Notaris sebagai pemegang saham, maka harus dilihat, sebagai berikut :

1) Jika Perseroan Terbatas SUDAH menjadi Badan Hukum, maka Notaris yang bersangkutan boleh membuat akta untuk Perseroan Terbatas tersebut. Karena Direksi tidak lagi mewakili persero tetapi mewakili Badan hukum yang bersangkutan.

2) Jika Perseroan Terbatas BELUM menjadi Badan Hukum maka Notaris yang bersangkutan TIDAK DAPAT membuat akta untuk Perseroan Terbatas yang bersangkutan.

8. Pasal 53 UUJN Akta Notaris tidak boleh memuat penetapan atau ketentuan yang memberikan sesuatu hak dan/atau keuntungan bagi :

1) Notaris, istri atau suami Notaris

2) Saksi, istri atau suami saksi, atau

3) Orang yang mempunyai hubungan kekeluargaan dengan Notaris atau saksi, baik hubungan darah dalam garis lurus keatas atau ke bawah tanpa pembatasan derajat maupun hubungan perkawinan sampai dengan derajat ketiga.

9. Apa yang bertentangan dengan itu dianggap sebagai tidak tertulis, sedang untuk selebihnya akta itu tetap berlaku sah.

10. Akta tersebut dapat menjadi alat bukti terhadap orang-orang yang disebut dalam pasal 53 UUJN, akan tetapi tidak boleh dipergunakan jadi alat bukti oleh dan bagi kepentingan mereka

11. Ketentuan Pasal 53 UUJN tidak berlaku terhadap ketentuan dalam Surat Wasiat Rahasia dan Surat Wasiat Oligrafis untuk keuntungan Notaris, kepada siapa surat wasiat itu diserahkan untuk disimpan, atau untuk saksi dan orang-orang yang disebut dalam pasal 53 UUJN.

12. Pelanggaran terhadap ketentuan pasal 907 jo. 911 KUH Perdata dan pasal 53 UUJN mempunyai akibat bahwa ketentuan-ketentuan itu dianggap sebagai tidak tertulis.

13. Pelanggaran terhadap ketentuan pasal 944 KUH Perdata mempunyai akibatbatalnya surat wasiat (pasal 953 KUH Perdata)

14. Surat Wasiat Umum mempunyai 2 kualitas :

1) Sebagai SURAT WASIAT (Uiterste Wil), maka kepadanya berlaku ketentuan KUHPerdata;

2) Sebagai AKTA NOTARIS, kepadanya berlaku ketentuan UUJN

15.

IV. SAKSI-SAKSI (PASAL 40 UUJN)

1. SAKSI adalah seseorang yang memberikan kesaksian, baik dengan lisan maupun secara tertulis (yang dimaksud adalah menanda tangani), baik itu berupa Perbuatan atau Tindakan dari orang lain atau suatu keadaanataupun suatu kejadian.

2. Pasal 40 ayat 1 UUJN menyebutkan bahwa Setiap akta yang dibacakan oleh Notaris dihadiri paling sedikit 2 (dua) orang saksi, kecuali peraturan perundang-undangan menentukan lain.

3. Macam-macam saksi yaitu Saksi Intrumentair (Instrumentaire Getulgen) dan saksi Pengenal (Attesterend Getulgen).

4. SAKSI PENGENAL (ATTESTTEREND BETULGEN) Adalah saksi yang bertugas untukmemperkenalakan Para Penghadap kepada Notaris.

5. SAKSI INTRUMENTAIR (INTRUMENTAIRE GETULGEN) adalah saksi yang bertugas sepanjang mengenai AKTA PARTIJ, mereka harus hadir pada pembuatan akta tersebut, dalam arti pembacaan dan penanda tanganan dari akta itu. Serta ikut menanda tangani akta tersebut.

6. Syarat-syarat sebagai saksi diatur dalam Pasal 40 ayat 2 UUJN sebagai berikut :

1) Paling sedikit berumur 18 (delapan belas tahun) tahun atau sudah menikah;

2) Cakap melakukan perbuatan hukum;

3) Dapat membubuhkan tanda tangan dan paraf; dan

4) Tidak mempunyai hubungan perkawinan atau hubungan darah dalam garis llurus keatas atau kebawah tanpa batasan derajat dan garis ke samping sampai dengan derajat ketiga dengan Notaris atau para pihak.

7. Saksi harus dikenal oleh Notaris atau diperkenalkan kepada Notaris atau diterangkan tentang identitas dan kewenangannya kepada Notaris oleh Penghadap.

8. Pengenalan atau pernyataan tentang identitas dan kewenangan saksi dinyatakan secara tegas dalam akta

V. PARA PENGHADAP (PASAL 39 UUJN)

1. Para pihak yang ikut ambil bagian dalam terciptanya suatu akta adalah :

1) Para Penghadap

2) Para Saksi Intrumentair

3) Notaris

2. Pasal 39 ayat 1 UUJN Penghadap harus memenuhi syarat sebagai berikut :

1) Paling sedikit berumur 18 (delapan belas tahun) tahun atau telah menikah; dan

2) Cakap melakukan perbuatan hukum

3. Pasal 39 ayat 2 dan 3 UUJN Penghadap harus dikenal oleh Notaris atau diperkenalkan oleh 2 (dua) orang saksi Pengenal (Attestterend Betulgen) yang berumur paling sedikit 18 (delapan belas) tahun atau telah menikah dan cakap melakukan perbuatan hukum dan atau diperkenalkan oleh 2 (dua) penghadap lainnya. Pengenalan ini dinyatakan secara tegas dalam akta