Studi kasus bisnis internasional - Analisa Teori Bisnis Internasional - Pengantar Bisnis
Catatan analisa proses bisnis
-
Upload
lilik-maysarah -
Category
Documents
-
view
1.440 -
download
5
description
Transcript of Catatan analisa proses bisnis
Catatan Mata Kuliah Analisa Proses Bisnis
Lilik Mae Sarah
Semester II
ANALISA PROSES BISNIS
Proses adalah sekumpulan aktivitas yang merubah masukan menjadi keluaran.
Pengertian Proses Bisnis berdasarkan Wikipedia adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan
terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu.
Sedangkan Proses Bisnis itu sendiri adalah Kebijakan, Struktur Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas
yang berjalan teratur pada sebuah organisasi.
Organisasi adalah sekumpulan orang atau bagian-bagian yang mempunyai tujuan yang sama (goal).
Supplier (Pemasok) Pemilik Proses Konsumen
100 +50
Barang => Fisik
Jasa => Pelayanan (karir)
Proses Bisnis
Kebijakan
Struktur Organisasi
Sumber Daya
Aktivitas
Input (masukan)
Proses
Output (hasil)
Informasi
Proses Bisnis = Proses inti/operasi.
Contoh untuk sub proses misalnya Kemahasiswaan, akademik. Aktivitasnya berurutan (ruang &
waktu).
Tujuan (goal)
Terukur
Pembelian Material
...
Produksi Tugas
Distribusi
Tanggung Jawab
Pembayaran
Wewenang
5 M + 1 H
Man ( Manusia )
Money ( Modal )
Machine ( Alat )
Method ( Cara )
Material (Data/Bahan)
Environment / Information ( Informasi )
Proses Bisnis = Industri Perkayuan
QMS (Quality Management System)
Proses Bisnis
Sub Proses
Sub Proses
Sub Proses
Sub Proses
Proses Bisnis
Kebijakan
Struktur Organisasi
Sumber Daya
Aktivitas
EMS (Environment Management System)
Perkembangan Perusahaan
Target Perusahaan
Profit / Untung
Volume Produksi
Sumber Daya Manusia Produktivitas
Proses Informasi
Proses Pendukung :
Personalia (AKD) Rekrut pegawai
Pinjaman Gaji
Information
Keuangan -> Accounting
Proses Manajemen :
Mengambil keputusan
3 Jenis Proses Bisnis Proses Manajemen = Mengendalikan Operasi dari setiap sistem
Proses Operasional = Inti meliputi Bisnis inti, nilai tambah, menciptakan.
Proses Pendukung = Informasi.
Kejadian
Manajemen Event
Operating
Decision
Information
Identifikasi
Proses Bisnis
Tujuan _Bagaiman
Ukuran Keberhasilan _ Standar (target)
Cek ruang lingkupnya
Prihal terlibat
Acuan _ Requirenment gathering
Penanggung jawab utama
Dokumen yang digunakan _data jelas
Kodifikasi
Notasi Diagram
Metode Pemetaan
DO (Deliver Order)
PO (Purchasing Order)
SPP (Surat Permintaan Pembelian)
SPB (Surat Penerimaan Barang)
SOP (Standar Operasional Procedure)
Proses Pembelian Bahan
5 W +1 H
What = 1. Proses Pembelian Bahan
Who = Pemilik Proses : User / Dep. Bagian Purchasing / Procurement
When
Where
Why
How = 2. Urutan Proses
1. Menerima permintaan pembelian SPP
2. Mengecek speifikasi barang/jasa yang diminta ( lengkap / lengkap ) ( jelas / jelas )
3. Mencari supplier atau pemasok barang /jasa yang diminta.
4. Membandingkan mutu/harga barang
5. Menerbitkan DO/PO
6. Membuat surat permintaan pembayaran (Expense Request) -> meminta INVOICE
7. Menerima Barang -> SPB
Proses Pembayaran Pembelian
What (1) PROSES PEMBAYARAN PEMBELIAN
Who (+) Pemilik Proses -> User -> Dep.Bagian Keuangan (FINANCE) ,konsumen = bag.keuangan
When
Where
Why
How (2) Urutan Proses :
1. Menerima lampiran
Surat tagihan (INVOICE ) dari bagian Pembelian
( Expense Request)
Doc
Tagihan/Invoice Pemasok.
2. Mencatat dokumen ER kepada bagian accounting.
3. Membuat perintah pembayaran.
4. Melakukan pembayaran.
INPUT PROSES PEMBELIAN PROSES PEMBAYARAN
OUTPUT
Permintaan pembelian PURCHASING FINANCING
Expense Request ACCOUNTING (Pembukuan Biaya)
Pelanggan = Customer
Menyangkut proses dibelakangnya “Next Process is Our Customer”
Filosofi = kepuasan pelanggan.
PEMODELAN PROSES BISNIS
Tujuan atau sasaran
1. Menjelaskan suatu proses bisnis dan identifikasi pada suatu organisasi.
2. Perbaikan
Membagun validasi suatu proses bisnis
Konsep REAL (Resource, Events, Agent, Location)
Resource = Sumber Daya
Event = Kejadian
Agent = Aktor yang terlibat (struktur organisasi)
Location = Lokasi
Cara :
“Mengumpulkan
“Memelihara Data yang diperlukan
“Memproses
Contoh Analisa Proses :
“GOLDEN PIZZA”
Event :
Manajemen (yang mengambil keputusan)
Operasi
Informasi
Manajemen
Operasi
Informasi
Analisa pasar Pesaing Konsumen Menamakan produk
Yang akan ditulis dipaket menu
Prosedur a. cara masak b. cara pemesanan
Sesuai permintaan pemesan
Menerima pesanan (pizza) berdasarkan pelanggan
Membuat pesanan (pizza)
Membungkus Mengirim kepada
pelanggan Menerima
pembayaran
Menghasilkan analisa laporan pelanggan
Menganalisa laporan penjualan
Menganalisa keuntungan
Keluhan pelanggan
REQUIREMENT GATHERING TECHNIQUE
Tekhnik Pendekatan Kebutuhan
Sasaran : “Membangun Solusi Dengan Mengetahui Kebutuhan”
10 TECHNIQUE
1. One on One Interview (Bertanya ke User)
2. Group Interview (Focus on Group)
3. Facilitated Session (Requirement Workshop)
4. Join Application Development (Interface Analysis)
5. Questionnair (Survey)
6. Prototyping
7. Use Cases (Reserve Engineers)
8. Observation
9. Request For Proposal (Document Analysis)
10. Brainstorming
Pimpinan Cabang
Pembelian
Stock User
Marketing Operasi
Requirement Gathering Technique
Kodifikasi analisa bisnis proses
Apa - Produk
Siapa - Aplikasi
Bagaimana - Sistem
Contoh , Pakaian :
Bahan Seragam Sekolah SD,SMP,SMA
Kain Putih,Merah,Biru,Abu-abu
Kodifikasi
Notasi Diagram
DFD
CFFD
Denifitation Validation Analysis Implementasi Test
Metode Pemetaan
Data Flow Diagram
Entitas yang terlibat (data base)
Implementasi Sistem Informasi / Tekhologi Informatika
DFD = Produksi Polywood (kayu lapis)
HPH Produksi Customer
( log source )
Marketing
PO
Swimline
Pemasok Peminta / User Bag. Pembelian Bag.Keuangan
Membuat SPPB
SPPB SPPB
Mengecek Validasi Spesifikasi
Kebutuhan yang diminta user
Menginput ke SMS
Hasil CEK
Membuat OP
OP
SPPB & OP
Menginput data OP & SPPB ke
SMP
Meminta Penawaan
Kepada Supplier
Memilih Supplier
Meminta persetujuan
pembukaan PO
Menyetujui pembukaan PO
Persetujuan
START
Membuka PO kepada Supplier
yang Terpilih
Membuat surat ER
ER
Barang
SPB
Membuat tagihan/invoice
Invoice
PO
Membuat surat pembayaran
FINISH
YA
TIDAK
YA
TIDAK
Membuat SPPB
SPPB SPPB
Mengecek Validasi
Spesifikasi Kebutuhan
yang diminta user
Menginput ke
SMS
Hasil CEK
Membuat OP
OP
SPPB & OP
Menginput data
OP & SPPB ke
SMP
Meminta
Penawaan
Kepada Supplier
Memilih Supplier
Meminta
persetujuan
pembukaan PO
Menyetujui
pembukaan PO
Persetujuan
START
Membuka PO
kepada Supplier
yang Terpilih
Membuat surat ER
ER
Barang
SPB
Membuat tagihan/
invoice
Invoice
PO
Membuat surat
pembayaran
FINISH
Saturday, 2013-04-27
Event / kejadian
================
3 Proses Bisnis (PB)
1.PB Manajemen - proses yang mengendalikan opersional dari sebuah sistem (perusahaan) -
memberiakan keputusan2.
2.PB Operasional - proses yang meliputi proses inti & menciptakan aliran nilai utama.(kepuasan
pelanggan)
3.PB Informasi (pendampng) - proses yang mendamping informasi dan data yang di butuhkan
oleh PB 1 & Pb 2.
PROSES BISNIS OPERASI
(Kepuasan Pelanggan)
1. Marketing & Sales -> Mencari pelanggan (pasar)
-> Membuat Kontrak kerja dengan pelanggan
2. Pembuatan dan Produksi -> Menjual Produk/Jasa
-> Merubah bahan baku menjadi bahan yang bisa dijual.
Planning (perencanaan) -> Menetapkan rencana produksi
-> Menyediakan Informasi dan *Sumber Daya - yang dibutuhkan
- yang tersedia.
*Material - Bahan Baku
- Bahan Pembantu
*Mechine
-> Menyusun rencana pengiriman barang
Produksi :
Melaksanakan Rencana Produksi
Menjaga Target Produksi
3. Pembelian ( Procurement/Logistik)
Membeli material yang dibutuhkan
Berhubungan dengan pemasok (supplier)
Menetapkan / memilih supplier
Waktu pengiriman, sesuai dengan kebutuhan
Memilih material yang
Harga yang paling efisien
4. Gudang Material = WHNFG ( Warehouse Non Finish Goods)
Memonitor penyediaan barang yang bersifat rutin.
Memonitor minimal - maksimal sediaan (stock) [Resiko]
Mengatur pengeluaran barang.
Yang masuk dulu harus lebih dulu. FIFO ( first in first out)
Mengontrol umur stock
Fast moving (cepat bergerak) < 3 bulan
Slow moving (lambat bergerak) 3-6 bulan
Death Stock (stok mati) > 6 bulan
5. Gudang Barang Jadi ( Warehouse “Finish Goods” )
Menyimpan dan monitor Stock Barang Jadi (Produk)
Mengeluarkan Barang Jadi .
Mengatur keluar masuknya barang jadi.
Stock awal = 100 pcs
Produksi = 2000 pcs
Penjualan = 1950 pcs
Stock akhir = ( Saw + Produk/Input – penjualan/output )
2. Mengeluarkan barang jadi sesui SI (Shipping Instraction) dari Marketing/Sales
Isi SI
a. No PO -> Nama Pembelian, Waktu Delivery, Spesifikasi Barang, Tujual
b. Jumlahnya
c. Nama Vehicle/ Vesel (mobil/kapal)
d. Marking ( penandaan)
SI (Shipping Instruction )
PO No…
Spesifikasi
Jumlah…
Marketing…
Kapal/mobil
Vehicle
Saturday, May 04 2013
6. Distribution ( Export )
Fungsi -> Departemen / Divisi
1. Marketing
2. Logistik
Sumber daya
Material
a. Procurement ( pembelian )
Input -- Proses -- output
material material
b. GUDANG MATERIAL (WHNFG)
c. GUDANG BARANG JADI (WHFG)
3. Pabriksi (Manufacturing)
a. Production planning & inventory control (PPIC)
b. Produksi
SOP
INK
Pemetaan proses
c.Teknik/Workshop (plan maintenance)
d. Quality Control ( Inspektor ).
4. Sales & Distribution ( Penjualan & Distribusi)
- Cabang / Penjualan
- Berhubungan dengan pembeli atau pabrik ( PO/DO )
Marketing
BRAND
Mau merek apa?
Ukuran
Kepuasan pelanggan – angket/questionair
Promotion
Iklan (audio/video) (TV/Radio)
Promosi pasar – Pameran
5. Finance (Keuangan) Money
Melakukan Pembayaran ke supplier / kontraktor ketika terjadi transaksi pembelian.
Menerima pembayaran dari pebeli ( keluar masuknya uang ).
Dari kita ke pembeli DO/SI
Dari pembeli kita PO
PROSES BISNIS MANAJEMEN (PENDUKUNG)
MENGAMBIL KEPUTUSAN
1. HRD ( Human Resource Development ) –keputusan - SD Manusia
Personalia -> Payroll (penggajian)
No. Pegawai
Data2 Pekerjaan
Fasilitas & Benefit Keuangan
Perumahan
Asuransi
Transportasi
Makan
Pelatihan ( Training Center )
Pengembangan Organisasi Perusahaan
HIP ( Hubungan Industrial Pancasila)
2. INTERNAL AUDIT
Tujuannya untuk melihat apakah suatu difisi tersebut berjalan dengan baik atau tidak.
Mengecek kesesuaian dan keefektifan kebijakan dengan pelaksanaan di salah satu
fungsi proses bisnis
Stock Opname
Tugas Khusus untuk investigasi indikasi penyelewengan
Membantu audit keuangan biasa dilakukan oleh External audit
(Go Public -> Tbk. (terbuka)
3. COMMITTEE
Contoh :
Audit
Quality Assurance – Sertifikasi Sistem /Produk (ISO 900 150-1400 )
Keluhan Pelanggan
CPOC : Corporate Planning Organizing Committee
K3 ( Keselamatan & Kesehatan Kerja )
4. CORPORATE SECRETARY ( KESEKRETARIATAN)
Human & CSR / Community Development
Komunikasi External
5. ENGINEERING (REKAYASA)
6. BUDGET ( ANGGARAN )
PROSES BISNIS INFORMASI
A. Accounting
Mencatat seluruh aktivitas keluar masuknya sumber daya
B. MIS ( Management Information System )
Sistem Iformasi ( Software & Hardware )
Saturday, May 18, 2013
Proses Bisnis Operasi/Operasional
Proses Bisnis Manajemen/ keputusan
Proses Bisnis Informasi
- Departemen Akutansi
- Dep. MIS
Data & Informasi Perencanaan
1. Rencana Sumber Daya / Anggaran / Budgeting
2. Pengeluaran, Pendapatan = untung/selisih/rugi kerja
3. Pengeluaran : tenaga kerja –HRD/PSDM – Database kepegawaian -> Orang, gaji, fasiitas,
asuransi, pajak penghasilan, dll
Data Informasi
Tenaga Kerja HRD/PSDM
1. Data Base Pegawai
2. Sistem Payroll(penggajian)
a. Absensi (S/I/A)
b. Cuti (fasilitas, tunjagan kerja & transportasi)
c. Asuransi ( Jamsostek, Astek)
d. Pajak
3. Pengembangan Karir
- Pendidikan / pelatihan
Mesin - Produksi/ Engineering
1. Kapasitas & Kapabilitas Produk
Rencana Produksi
- Mesin yang butuhkan
- Kebutuhan untuk reengineering (investasi )
2. Kebutuhan TK
3. Biaya Produksi
a. Biaya Bahan Baku (Volume, Harga)
b. Biaya Upah
c. Biaya Bahan Pembantu
d. Energi ( Oil, Fuel )
e. S. Part
f. Biaya tetap lain
Keputusan Mgt
Dana = Uang/Money -> Dept. Budget & Accounting
Investasi -> Persetujuan, Manajemen, Tertinggi -> PIHT (Permohonan Investasi Harga
Tetap)
MATERIAL -> LOGISTIK PROCUREMENT (Pembelian)
1. Sumber Informasi Permintaan
a. SPPB
b. Budget Tahunan
2. Penerimaan Barang (Material ) – SPPB
3. Pengeluaran Barang – SPB
4. Data Sediaan (STOCK)
5. Harga Barang/Material (Invoice / Kwitansi)
6. Data Nilai Sediaan Barang -> STOCK OPNAME
Dept. Audit
Marketing – Sales – Distribution – Gudang FG
PENJUALAN
1. PO
a. Volume
b. Spesifikasi
c. Waktu Pengiriman
d. Harga
2. Laporan Prouksi
Volume produksi
WIP (Work in Process) Bahan Baku-Bahan Jadi
3. Cargo Ready (S/ K)
4. Instansi Pengiriman
(SI/ Shipping Instruction)
5. Laporan Penjualan
Export = Pengapaian
a. PO yang dikirim
Invoice Penjualan
b. Volume berapa?
c. Harga Berapa?
6. Sediaan / Stock Barang Jadi
7. Nilai Stock Barang Jadi
Produksi (+) Masuk
Penjualan (-) Keluar
Nilai Keluar (Out flow)
Nilai Masuk (In flow)
Nilai Sediaan (balance)
Produksi
Engineering
Accounting
Procurement ERP ( Enterprise(Usaha/Bisnis), Resource ( SumberDaya),
Planning(Rencana)
HRD/ Personalia
Distribution
Sales
Oracle/ IFS
Saturday, June 01, 2013
1. Mengenal ( keputusan Management )
2. Operasi
3. Informasi
Operasi - Target
Operasi – Informasi
Regulasi – ACC & MIS
TOP Management ( Keputusan ) -> Perbaikan / Pengembangan
I NFORMASI
SPPB No Kode
-> Dept FINANCE FIN -01-02-13
HRD HRD-
MANUFACTURING PLY-
PUBLIC GAE –GENERAL AFFAIR
PO -> Ref SPPB
SPB -> Surat Penerimaan Barang
Expense Request – Pembayaran - Stock
KOMPONEN ANALISA PROSES BISNIS
1. Kebijakan -> Target
2. Struktur Organisasi
3. Sumber Daya ( 5M + 1I)
4. Aktivitas ( Urutan Proses) -> SOP = Standard Operational Procedure
INK = Intruksi Kerja
Parameter = Ukuran Keberhasilan
Information Engineer -> Membuat Model
Pembelian
1. Validasi Permintaan Pembelian
Pengesahan/Autorisasi
Spek Barang/ Material -> Kode Barang
2. Penawaran Barang
Daftar Supplier (Nama, Alamat, Bisnis Apa?)
3. Pemilihan Supplier
-Biaya & Waktu -> PIC ( Person in Charge ) (Actor)
4. Pelepasan/Penerbitan PO =Validasi
5. Penerimaan Barang
6. Proses Pembayaran
SPPB
Penawaran
Pemilihan
Supplier
Penerimaan PO
Tagihan
an
Penerimaan
Finish
Accounting
Laporan Penjualan (Marketing) TOP MANAGEMENT (CPOC)
Laporan Pembelian ( Procurement ) BUDGET
Laporan Stock Gudang (Logistic ) Monthly Review
Laporan Produksi ( Manufacturing) 1.Tindakan Koreksi
Laporan Loss & Profit ( Budget ) 2.Usulan Penambahan SD
Laporan Keluhan Pelanggan 3.Perubahan/Penyesuaian
` Rencana Tahunan ( Annual
Planning )
Annual Planning
1.Menyusun Rencana TahunDepan
2.Melihat Realisasi Tahun Berjalan & Potensi Tahun Depan
3.Sumber Daya
TK :
50 org Pensiun ( 50 x Rp. 100.000.000 ) = Rp 5 M
100 org -> 10 tahun ( Cicin Penghargaan ) = Rp 250 Jt
= 100 x 5 gr x Rp 500.000
5 Years Planning (IND. REPELITA)
1.Kebijakan Strategis
2.Visi
3.Brand Baru –Biaya R&B
Biaya Market Research
Perubahan - sangat cepat
CHANGE -> Selangkah Didepan Perubahan -> Info Lebih Cepat ( Forecasting ) -> Strategi Jangka
Panjang
Kayu -> tahun 80-an 22 PRSH ( 220.000 m2/bln)
2010 5 Perusahaan ( 20.000 m2/bln)
Jan Feb Mar
Target Produksi : 1.000
Seller : 1.000
Profit : $100.000
Realisasi Produksi : 900 m3
Seller : 750 m3
Profit : $60.000
Varian Produksi : 100 m3
Seller : 250 m3
Profit : $10.000
Pendidikan
I. Akademik – Operasi
II. Keuangan – Informasi
III. Kemahasiswaan – Operasi
IV. Pengabdian Masyarakat – Management
ERP ( Enterprise Resource Planning )
Software
Oracle
Sap
Ifs
Altius
Saturday, June 08, 2013
ERP = Enterprise Resource Planning
Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Turunan : MRP II
Manufacturing Resource Planning
Produksi / Pabrikan
Input Process Output
Material Material
(Bahan) (Produk)
100 20 50
SCM = Supply Chain Management
Suplai Rantai Manajemen
Manajemen Rantai Suplai
Proses 1
Informasi Proses 2 Informasi
(Masukan) Proses 3 (Keluaran)
Proses 4
Saturday, June 08, 2013
Modul ERP :
1. Operasional
MRP (Pabrikasi)
SCM ( Hubungan Logistik-Pabrik-Distribusi
2. Keuangan
Financial Mgt.
Pembukuan ( Accounting )
3. Tenaga Kerja
Project Mgt.
HR Mgt.
ERP _Tertutup_ Back Office System -> Customer & Public ≠ Terlibat
Front Office System -> Customer & Public = Terlibat.
E- Commerce
CRM ( Customer Relationship Mgt )
e-Government.
ERP CRM
Manufacturing Warehouse Sales
Purchasing Material Mgt. Order Mgt. Web Store
Global Finance Service
Customer
History
Auto 2000
1. Nama Pelanggan : Dodo
2. Mobil : Fortune -> 10.000 Km -> Service, 500.000
20.000 Km -> ==== 700.000
3. No. Pol : KT – 1000 - DA
4. Tahun Mobil : 2013
5. Pembelian : 20 Mei 2013
Auto – 2000 -> SMS
Keuntungan ERP Aktor Proses Bisnis
Integrasi Data Keuangan Kontrol Kerja Keuangan
Standarisasi Proses Operasi Best Practice
Meningkatkan Produktivitas
Penurunan Inefisiensi ( cost mistakes )
( Biaya Kesalahan )
Peningkatan Mutu Produk
Standarisasi Data & Informasi Kesamaan Laporan
Efisiensi – Mutu Standar – Biaya Murah
Daya Saing Perusahaan
Yang Mempengaruhi Biaya Produksi
Level Inventory : Minimal/ Turun
Tenaga Kerja : Turun
Service Level : Mutu Naik
A : 100 % A : 90 %
Jual = 100 unit = produk 100/100% = 100 &100/90% = 110
Kontrol Keuangan : Meningkat
Waktu Informasi : Lebih Cepat
Kontrol
1. Cost cc : Volume >>
TIC cc.
RF ( Efisiensi Bahan Baku )
Quality A = 99 %
R = 1% (rejected ) R = 0 %
Zero Deffect
Memilih ERP
Ingat !!!
Investasi ERP Sangat Mahal
Kemampuan ERP Penerapan di satu perusahaan Perusahaan yang lain
Syarat Sukses Untuk Memilih
Pengetahuan
Pngalaman
Proses Selseksi ERP
5-6 Bulan
Organized, Focused C , Simple
Software ERP Oracle & SAP, IFS , aLTiUs