Buku Pedoman Supplier - FINAL Per 20022019...
Transcript of Buku Pedoman Supplier - FINAL Per 20022019...
KOMITMEN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Nama Perusahaan :
Jabatan :
Alamat :
Dengan ini saya atas nama dan atau mewakili Perusahaan tersebut diatas, menyatakan bahwa telah menerima, membaca dan mema-hami Pedoman Etika dalam berhubungan Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) yang termasuk didalamnya Nilai-Nilai Utama PALYJA dan saya siap melaksanakan dan berkomitmen untuk men-jalankan tugas dan tanggung jawab secara penuh.
Saya mengerti dan memahami bahwa saya akan mendapatkan sanksi berupa surat peringatan sampai pemutusan kontrak kerja dengan PALYJA jika melanggar peraturan perundangan yang berlaku.
Jakarta, ___________________
(..................................................)
Nama lengkap dan tanda tangan
Catatan : Komitmen ini harap ditandatangani dan dikembalikan ke Departemen-Procurement PALYJA.
II. Tata Nilai
III. 7 Prinsip
IV. Penjabaran Dari 7 Prinsip
V. PALYJA Whistle Blowing System
DAFTAR ISI
I. Kata Pengantar 2
3
4
5-9
10
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 1
KATA PENGANTAR
Dalam melakukan aktifitas usaha, PALYJA selalu berusaha untuk taat dan sejalan dengan
peraturan yang berlaku serta prinsip-prinsip tindakan yang ditetapkan dalam Buku Pedoman
Berperilaku. Seluruh insan PALYJA harus memahami peraturan dan mentaati peraturan tersebut
dalam seluruh kegiatan profesional mereka.
Dalam upaya menerapkan tata cara dan etika yang lebih jelas bagi seluruh pihak yang terlibat
dalam proses pengadaan barang dan jasa, dengan senang hati kami persembahkan Buku
Pedoman Etika Dalam Berhubungan dengan Para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa). Buku ini
menjelaskan secara detail mengenai tata cara dan etika yang dilaksanakan PALYJA dalam menjalin
hubungan dengan Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) dan Stakeholder terkait.
Setiap orang wajib mematuhi prinsip yang ditetapkan dalam buku pedoman ini. Berbagai keputusan
yang dibuat oleh seluruh bagian perusahaan wajib mematuhi prosedur yang berlaku dan menjamin
bahwa seluruh keputusan yang diambil dapat dipertanggungjawabkan.
Buku Pedoman Etika Dalam Berhubungan dengan Para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa)
merupakan bagian dari pedoman yang lebih luas dan ditujukan kepada seluruh Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa) yang berhubungan dengan PALYJA termasuk para penyusun
spesifikasi, pembeli, mitra pengadaan, pengguna, manajer, petugas proyek dan sebagainya.
Kami berharap agar semua pihak memastikan bahwa baik insan PALYJA maupun para Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa) memahami dan melaksanakan apa yang tercantum dalam Buku
Pedoman Etika dalam Berhubungan dengan para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) ini serta
memiliki semangat yang sama untuk mematuhi peraturan yang tegas terkait dengan etika bisnis,
Jakarta, 1 Pebruari 2019
Robert R. Rerimasie
Presiden Direktur
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 2
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 3
Pelayanan PrimaMemberikan pelayanan prima kepada seluruh pelanggan internal dan eksternal
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan melebihi harapan pemangku kepentingan
serta memiliki penghargaan terhadap individu/lingkungan/masyarakat.
IntegritasBertindak jujur, adil, berkomitmen dan konsisten sesuai dengan tata nilai,
kebijakan dan kode etik perusahaan.
ProfesionalMemiliki kompetensi dan tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan
secara proaktif, mengembangkan dan membagikan pengetahuan serta
mampu bekerjasama.
InovasiSelalu mengembangkan gagasan baru, melakukan tindakan perbaikan,
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman sehingga memberikan nilai
tambah bagi pemangku kepentingan.
Keselamatan KerjaMengutamakan keamanan dan kesehatan karyawan serta rekan kerja dalam
menjalankan pekerjaan sehari-hari di seluruh area kerja sesuai dengan aturan
keselamatan perusahaan untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja ringan
maupun fatal, kerugian aset perusahaan.
PELAYANAN
PRIMA
INTEGRITAS
PROFESIONAL
INOVASI
KESELAMATAN
KERJA
TATA NILAI
7PRINSIP
1.
2.
Mematuhi Undang-Undang, Peraturan, Standar Inter-
nal & Eksternal, Nilai-Nilai Perusahaan dan Prosedur
Internal.
Bersikap transparan, jujur, adil, dan menerapkan
prinsip kesetaraan terhadap para Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa)
3.
4.
5.
6.
7.
Memastikan komitmen masing-masing Pihak
selalu terjaga.
Menjaga kerahasiaan setiap informasi yang
diberikan.
Memastikan komitmen perusahaan berkenaan
dengan kode etik, perbaikan yang berkesinambun-
gan, dan tanggung jawab perusahaan terpelihara
dan dipahami oleh semua Pihak.
Menghindari konflik kepentingan yang dapat
mengganggu tujuan dan independensi
pengambilan keputusan.
Melaporkan setiap situasi yang merupakan bentuk
pelanggaran terhadap kontrak.
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 4
PENJABARANDARI 7 PRINSIP
Semua Pihak terkait yang bekerja sama dan berhubungan dengan
para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) dan berpotensi mempen-
garuhi keputusan pembelian (para pembuat spesifikasi, pembeli,
mitra pengadaan, pengguna, manajer, petugas proyek dan seba-
gainya) harus bertindak sesuai dengan peraturan, ketentuan dan
standar yang berlaku dalam melaksanakan aktivitas profesional
mereka.
Semua Pihak harus memahami dan mematuhi peraturan/ketentuan
baik yang berlaku di lingkup nasional dan internasional termasuk
mengenai hak asasi manusia, kompetisi yang adil, keselamatan
kerja, kesejah-teraan para pekerja, perlindungan anak, pemberan-
tasan korupsi, dan pemeliharaan lingkungan.
Nilai-nilai PALYJA harus selalu menjadi pedoman bagi setiap
karyawan dalam semua aktifitas mereka.
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 5
1. MEMATUHI UNDANG-UNDANG, PERATURAN, STANDAR
INTERNAL & EKSTERNAL, NILAI-NILAI PERUSAHAAN
DAN PROSEDUR INTERNAL.
Untuk memastikan prinsip transparansi, semua Pihak yang terlibat
harus mendapatkan informasi secara lengkap mengenai prosedur
dan tata cara pemilihan Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) serta
dalam tata cara pelaksanaannya.
Sasaran untuk semua Pihak harus dinyatakan dan dikomunikasikan
secara jelas sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
Untuk menjamin keadilan dan prinsip kesetaraan, semua Pihak
harus mendapat perlakuan yang sama termasuk mengenai pembe-
rian infomasi yang terkait dengan proses pemilihan Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa) maupun pada saat Pemasok (Penyedia
Barang dan Jasa) bekerja sama dengan PALYJA.
Kriteria penilaian dalam proses pemilihan Pemasok (Penyedia
Barang dan Jasa) harus disampaikan secara jelas kepada semua
calon Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa).
Pihak PALYJA wajib untuk memberitahukan informasi mengenai hasil
proses pemilihan , kepada semua Pemasok (Penyedia Barang dan
Jasa) yang mengikuti proses pemilihan Pemasok (Penyedia Barang
dan Jasa).
Komitmen antara PALYJA dan Pemasok (Penyedia Barang dan
Jasa) hanya dibuat berdasarkan hasil proses pemilihan Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa) setelah mendapatkan persetujuan leng-
kap dari BOD (Board of Directors) PALYJA sesuai dengan ketentuan
yang berlaku dan dituangkan dalam bentuk kontrak.
2. BERSIKAP TRANSPARAN, JUJUR, ADIL, DAN MENERAPKAN
PRINSIP KESETARAAN KEPADA PARA PEMASOK (PENYEDIA
BARANG & JASA)
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 6
Setiap Pihak wajib memahami dan menyepakati bersama atas setiap
ketentuan yang berlaku di dalam kontrak.
Semua Pihak harus memahami dan menghormati strategi pembelian
yang dilakukan oleh PALYJA demi mencegah munculnya ketergan-
tungan terhadap salah satu Pihak.
Pihak PALYJA wajib memberitahukan kepada Pemasok (Penyedia
Barang dan Jasa) secara rutin dan sesegera mungkin atas informasi
yang terkait dengan situasi dan kondisi Perusahaan yang berpotensi
mempengaruhi hubungan dengan Pemasok (Penyedia Barang dan
Jasa).
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 7
3. MEMASTIKAN KOMITMEN-KOMITMEN MASING-MASING
PIHAK SELALU TERJAGA.
Semua Pihak harus memenuhi kewajibannya dengan niat baik dan
saling bekerja sama untuk mencapai kualitas hubungan yang baik.
PALYJA memiliki komitmen yang tinggi terhadap ketepatan pemba-
yaran kepada Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) apabila seluruh
dokumen terkait proses penagihan telah dilengkapi oleh Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa).
Semua Pihak menyadari dan menyetujui segala bentuk penalti atas
kegagalan dalam mencapai tujuan setelah dilakukan proses verifi-
kasi dan disetujui secara bersama.
Setiap keputusan pembelian dan kerja sama antara PALYJA dengan
Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) mencakup seluruh komitmen
timbal balik yang dibuat oleh para Pihak.
Apabila terdapat perselisihan, semua langkah harus diambil secara
bersama dengan semangat untuk menyelesaikan masalah secara
cepat dengan cara yang adil berdasarkan perjanjian dan peraturan
yang berlaku.
Demi kepentingan kedua belah pihak terhadap perlindungan
karyawan masing-masing, maka PALYJA mempersyaratkan
pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) berkomitmen tinggi terhadap
penerapan Keselamatan Kerja dan Pencegahan Pencemaran Ling-
kungan dan menjaga Sumber Daya Alam.
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 8
4. MENJAGA KERAHASIAAN SETIAP INFORMASI YANG
DIBERIKAN.
Beberapa diantara informasi yang diberikan antara PALYJA dan
Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) atau yang mungkin timbul
saat pengawasan terhadap kontrak tender adalah bersifat rahasia.
Informasi tersebut merupakan modal intelektual yang dimiliki baik
oleh Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) dan PALYJA. Apabila
ada Pihak yang mengetahui kerahasiaan informasi tersebut, maka
harus memastikan bahwa kerahasiaan informasi tersebut tetap
terjaga.
Setiap kegagalan dalam menjaga kerahasiaan dapat membahaya-
kan kepentingan Para Pihak, secara keseluruhan dan dapat men-
gakibatkan kerugian baik finansiil dan non-finansiil secara kompetitif.
Memelihara hubungan yang efisien dengan Pemasok (Penyedia Barang
dan Jasa) memerlukan akses untuk pertukaran informasi, termasuk terha-
dap pengetahuan atas kemampuan dan keahlian mereka. Semua Pihak
harus menyepakati prinsip-prinsip kerahasiaan atas semua informasi
yang diberikan.
5. MEMASTIKAN KOMITMEN PARA PIHAK BERKENAAN DENGAN
STANDAR ETIKA BISNIS, PERBAIKAN YANG BERKESINAM-
BUNGAN SERTA TANGGUNG JAWAB PERUSAHAAN DIKE-
TAHUI DAN TERPELIHARA OLEH PARA PIHAK.
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 9
Semua Pihak yang berhubungan dengan Pemasok (Penyedia
Barang dan Jasa) harus memastikan bahwa semua Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa) memahami Pedoman Etik PALYJA.
Dalam proses pemilihan Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa),
Pihak yang terlibat dalam proses pembelian harus mempertimbang-
kan track record dan reputasi para Pemasok (Penyedia Barang dan
Jasa) untuk melaksanakan perbaikan yang berkesinambungan dan
bersama sama mendukung tanggung jawab sosial perusahaan.
Para pembeli harus memberlakukan syarat dan ketentuan kontrak-
tual pada Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) yang terpilih men-
genai keharusan untuk mematuhi semua peraturan nasional dan
internasional mengenai hak asasi manusia, keselamatan kerja,
kesehatan para pekerja, perlindungan anak, pemberantasan korupsi
dan pemeliharaan lingkungan.
Setiap Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) yang berhubungan
dengan PALYJA baik secara langsung maupun tidak langsung atau-
pun melalui Pihak ketiga dilarang untuk mempekerjakan tenaga di
bawah umur (buruh anak), buruh illegal, koruptor, pelaku tindak
pidana atau tindakan diskriminasi tidak berhak menerima kontrak.
Hubungan dengan para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) tidak
boleh menimbulkan situasi yang berpotensi untuk mengganggu komitmen
Perusahaan.
10Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 10
Semua Pihak yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan
pembelian harus memastikan bahwa mereka tetap bersikap jujur dan
tidak memihak disetiap waktu.
Semua Pihak yang terlibat harus menjaga setiap situasi dimana
kepentingan sekunder yang terpisah dari kepentingan perusahaan
dapat mempengaruhi profesionalisme mereka.
Untuk Pemberian fasilitas yang diberikan oleh Pemasok (Penyedia
Barang dan Jasa) masih sejalan dengan kepentingan perusahaan
dan undangan nasional dari Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa)
untuk menghadiri acara bisnis atau kunjungan yang bersifat teknis,
masih diperbolehkan sepanjang pemberian tersebut bersifat satu kali
dan tidak berkelanjutan serta diijinkan / ditunjuk oleh BOD (Board of
Directors) PALYJA.
Seluruh karyawan PALYJA tidak diperbolehkan menerima hadiah
dalam bentuk apapun, dari individu atau organisasi yang mempunyai
potensi konflik kepentingan.
Semua Pihak yang terlibat dalam proses pembelian harus menghindari
terjadinya tekanan dan permintaan.
6. MENGHINDARI KONFLIK KEPENTINGAN YANG DAPAT MENG-
GANGGU TUJUAN DAN INDEPENDENSI PEMBUAT KEPUTU-
SAN.
10Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 11
Semua Pihak berusaha untuk mencapai tujuan perusahaan dan pen-
gadaan dari kontrak dan tidak akan pernah membenarkan kegagalan
dalam mematuhi setiap peraturan yang dinyatakan berkaitan dengan
perilaku masing-masing Pihak.
Setiap karyawan yang mencari opini atau saran atau berkeinginan
menyoroti masalah tertentu terkait hubungan dengan Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa) dapat menghubungi Direktur terkait
atau BOD (Board of Directors).
Apabila terdapat keraguan mengenai kebijakan yang harus diikuti,
atau bilamana perilaku atau tindakan yang diambil dianggap sebagai
pelanggaran terhadap prinsip dan prosedur yang diuraikan dalam
Buku Pedoman Etika dalam Berhubungan dengan Para Pemasok
(Penyedia Barang dan Jasa), maka setiap kejadian tersebut harus
dilaporkan kepada Direktur terkait atau BOD (Board of Directors)
PALYJA.
Aktifitas Pembelian melalui proses pemilihan Pemasok (Penyedia Barang
dan Jasa) membutuhkan pengawasan secara teliti dalam melindungi
kepentingan baik individu dan reputasi PALYJA.
7. MELAPORKAN SETIAP SITUASI YANG MERUPAKAN PELANG-
GARAN TERHADAP KONTRAK.
Whistleblowing SystemLayanan anonim, 24 jam, 7 hari seminggu
Melalui telepon (toll free)
0800 1 401700
Melalui SMS/ WhatsApp
0811 9200 074
Melalui email
Melalui internet
https://palyja.whistleblowing.link
PT PAM Lyonnaise Jaya menggunakan sistem saluran swakelola PALYJA
Whistleblowing System yang memungkinkan pelaporan aktivitas yang aman,
terpercaya, dan terjaga kerahasiaannya. Aktivitas yang dilaporkan umumnya
meliputi kesalahan, kecurangan, penyalahgunaan, dan pelanggaran lainnya
terhadap kebijakan perusahaan.
Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA
11
12