Buku Pedoman E-PUPNS

SAMBUTAN

Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi serta arus

globalisasi, sosok aparatur negeri sipil yang melek teknologi merupakan suatu

kebutuhan sehingga kebijakan Badan Kepegawaian Negara yang memanfaatkan

tekonologi informasi dalam pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil

EleKronik (e-PUPNS) harus menjadi pembuktian bagi seluruh aparatur di lingkungan

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia bahwa telah mampu menggunakan

teknologi informasi tersebut dengan baik. Mengingat tahap pemutakhiran data oleh

setiap PNS, sefta validasi dan verifikasi data secara menyeluruh dilaksanakan oleh

Kementerian Hukum dan HAM dan Badan Kepegawaian Negara sesuai dengan

kewenangan yang dimiliki, diharapkan pengisian, verifikasi dan validasi yang menjadi

kewenangan Badan Kepegawaian Negara dan Kementerian Hukum dan HAM

dilaKanakan dengan bertanggungjawab agar keterpaduan dan akurasi data pegawai

Kementerian Hukum dan HAM dalam Sistem Informasi ASN nasional dapat terwujud

guna menjamin efisiensi, efeKivitas, dan akurasi pengambilan keputusan dalam

Manajemen ASN sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014

tentang Aparatur Sipil Negara.

Mari sukseskan e-PUPNS 2015, pastikan seluruh pegawai telah mendaftar dan

mengirimkan datanya dengan lengkap.

br. Bambang Rantam Sariwanto

BUKIJ PANDIJAN il

blogseo

Typewritten text

NIP. 196012151988021001

BUKU PANDUAN 2

DAFTAR ISI

Halaman

SAMBUTAN ................................................................................................ 1

DAFTAR ISI .............................................................................................. 2

I. PENDAHULUAN ........................................................................... 3

A. LATAR BELAKANG ................................................................... 3

B. DASAR HUKUM ........................................................................ 4

C. TUJUAN .................................................................................. 4

D. JADWAL PELAKSANAAN ........................................................... 4

E. CAKUPAN DATA ....................................................................... 4

F. SANKSI ................................................................................... 5

II. TIM PELAKSANA DAN USER APLIKASI E-PUPNS ............................ 5

III. CARA PENGGUNAAN APLIKASI BAGI PEGAWAI ............................. 7

A. ALUR SISTEM .......................................................................... 7

B. REGISTRASI ............................................................................ 8

C. PENGISIAN DAN PENGIRIMAN FORMULIR ................................ 11

IV. CARA PENGGUNAAN APLIKASI OLEH VERIFIKATOR ...................... 40

V. INFORMASI ................................................................................. 45

BUKU PANDUAN 3

I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Untuk menjamin efisiensi, efektivitas, dan akurasi pengambilan keputusan dalam

manajemen ASN diperlukan sistem informasi ASN. Sistem Informasi ASN tersebut

diselenggarakan secara nasional & terintegrasi antar Instansi. Seiring dengan

perkembangan teknologi informasi dan pemekaran wilayah serta adanya

perubahan dalam manajemen kepegawaian termasuk didalamnya manajemen

ASN maka diperlukan pendataan ulang pegawai negeri sipil kembali.

Pelaksanaan PUPNS terakhir kali dilakukan oleh BKN pada tahun 2003 secara

manual yang merupakan bahan dasar Database Nasional yang ada di BKN saat

ini, pada tahun 2015 ini PUPNS dilaksanakan dengan berbasis teknologi informasi

yang meliputi tahap pemutakhiran data oleh setiap PNS, serta validasi dan

verifikasi data secara menyeluruh oleh instansi pusat/instansi daerah sesuai

dengan kewenangan yang dimiliki. Berdasarkan Peraturan Kepala BKN Nomor XX

Tahun 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil

Secara Elektronik Tahun 2015, pemanfaatan teknologi melalui Sistem Pendataan

Ulang Pegawai Negeri Sipil Elektronik, sistem e-PUPNS dibangun oleh Badan

Kepegawaian Negara guna membangun kepedulian & kepemilikan (sense of

awareness/ownership) PNS terhadap data kepegawaiannya & membangun sosok

PNS melek teknologi. Dalam e-PUPNS 2015 ini juga ada kuesioner seperti

mengenai perumahan, kesehatan, asuransi dan pendidikan.

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia merupakan salah satu instansi

vertikal yang memiliki jumlah pegawai yang besar dan tersebar sampai dengan

tingkat kabupaten dan kota. Untuk mendukung, mensukseskan dan memastikan

seluruh pegawai mengikuti e-PUPNS, maka perlu melakukan diseminasi kepada

pegawai, menyampaikan buku panduan dan mengupload video tutorial di website

www.kemenkumham.go.id (Banner Dukung E-PUPNS 2015).

BUKU PANDUAN 4

B. DASAR HUKUM

Dasar hukum pelaksanaan e-PUPNS 2015 adalah sebagai berikut.

1. Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara.

2. Perka BKN No. 19 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pendataan

Ulang PNS Secara Elektronik Tahun 2015.

3. Surat Kepala BKN No K.26-30/V 77-4/99 Tanggal 27 Juli 2015 Hal

Implementasi e-PUPNS 2015.

4. Surat Sekretaris Jenderal No. SEK.DL.01.02-38 Tanggal 31 Juli 2015 Hal

Pelaksanaan e-PUPNS 2015.

C. TUJUAN

Untuk memperoleh data yang akurat, terpercaya dan terintegrasi, sebagai

dasar kebutuhan dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ASN

yang mendukung pengelolaan manajemen ASN yang rasional sebagai sumber

daya aparatur negara.

D. JADWAL PELAKSANAAN

Jadwal pelaksanaan e-PUPNS 2015 adalah sebagai berikut.

1. Persiapan pelaksanaan e-PUPNS 2015 oleh user admin sistem (Biro

Kepegawaian) paling lambat akhir bulan Agustus 2015.

2. Pengisian dan pengiriman formulir e-PUPNS 2015 dilakukan oleh seluruh

pegawai sampai dengan akhir November 2015.

3. Proses verifikasi dilakukan sampai dengan akhir bulan Desember 2015.

E. CAKUPAN DATA

Cakupan data dalam pelaksanaan e-PUPNS 2015 adalah sebagai berikut.

1. Data Pokok Kepegawaian (Core Data).

2. Data Riwayat (Historical Data) seperti kepangkatan, pendidikan, jabatan,

keluarga, dll.

3. Data Sosial Ekonomi (kesejahteraan) PNS seperti pendidikan anak,

perumahan, dll.

4. Stakeholder PNS seperti BPJS, Bapertarum dan KPE.

BUKU PANDUAN 5

F. SANKSI

1. Apabila PNS tidak melaksanakan pemutakhiran data melalui e-PUPNS pada

periode yang telah ditentukan, data PNS tersebut akan dikeluarkan dari

database kepegawaian nasional.

2. Akibat dari data PNS yang dikeluarkan sebagaimana pada poin (1), maka

layanan kepegawaian yang bersangkutan tidak akan diproses.

II. TIM PELAKSANA DAN USER APLIKASI E-PUPNS 2015

Untuk mendukung dan mensukseskan pelaksanaan e-PUPNS 2015 di lingkungan

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dilakukan strategi berupa :

1. Membentuk Tim Pelaksana di masing-masing Unit eselon I dan Kantor

Wilayah, dengan susunan keanggotaan sebagai berikut :

- Penanggung jawab : Eselon I / Kepala Kantor Wilayah

- Ketua : Sekretaris Unit Pusat / Kepala Divisi Administrasi

- Koordinator Jajaran : Eselon II / Para Kepala Divisi

- Sekretaris : Kabag Kepegawaian Unit Pusat / Kepala Bagian Umum

- Koordinator Verifikator : Eselon IV Pengelola Kepegawaian

- Verifikator : Jabatan Fungsional Umum

2. Melaksanakan diseminasi kepada seluruh pegawai Kementerian Hukum dan

HAM. Di tingkat kantor wilayah, diseminasi dilakukan dalam sistem rayon

berdasarkan jumlah pegawai dan kondisi geografis unit kerja. Pelaksanaan

diseminasi dilakukan dalam 3 sesi dan ditargetkan mampu diikuti oleh 225

pegawai/hari. Bagi kantor wilayah yang pelaksanaan diseminasinya

dilakukan pada rentang bulan September s/d Oktober, selesai diseminasi

akan dilanjutkan dengan registrasi e-PUPNS oleh seluruh peserta. Sehingga

hal-hal yang perlu disiapkan oleh masing-masing Kantor Wilayah adalah

sebagai berikut :

a. Memastikan seluruh pegawai telah memiliki email pribadi yang aktif.

b. Menyiapkan minimal 5 unit komputer beserta minimal 2 printer apabila

pelaksanaan diseminasi di Kantor Wilayah dan minimal 3 unit komputer

BUKU PANDUAN 6

beserta minimal 2 printer apabila pelaksanaan diseminasi dilakukan di

UPT dengan kelengkapan peralatan berupa infocus dan sofware berupa

Adobe Reader dan Media Player Classic.

c. Memastikan di tempat dimana diseminasi dilakukan tersedia jaringan

internet.

d. Menyampaikan pembagian rayon dan jumlah peserta setiap rayon

perhari ke email [email protected] paling lambat

tanggal 14 Agustus 2015.

3. Masing-masing tim pelaksana di tingkat Unit Eselon I dan Kantor Wilayah

melaporkan progres pelaksanaan e-PUPNS 2015 ke Biro Kepegawaian

melalui email [email protected] pada awal bulan November

2015 dan awal bulan Desember 2015. Laporan tersebut memuat jumlah

pegawai yang telah melakukan pengisian e-PUPNS 2015, jumlah yang telah

diverifikasi oleh verifikator Unit Eselon I/Kantor Wilayah dan permasalahan /

kendala (jika ada).

4. Apabila dilakukan perubahan data, mengingat pegawai Gol II di Kantor

Wilayah dan UPT, dokumen kepegawaiannya belum diminta/dikirim

sebagaimana pegawai Gol III dan IV pada Surat Sekjen No. SEK.2.KP.07.02-

138 tanggal 13 Juli 2015 dikarenakan melakukan perubahan paling lambat

akhir November, dokumen fisik sebagai data pendukung telah dikirimkan ke

Biro Kepegawaian bagian Tata Usaha Kepegawaian (17 item surat sekjen

SEK.2.KP.07.02-138 tanggal 13 Juli 2015) apabila ada perubahan data

suami/isteri dilampirkan pula akta nikah terbaru dan surat cerai/akta

kematian pasangan yang lama).

5. User Aplikasi dalam pelaksanaan e-PUPNS 2015 adalah sebagai berikut.

a. Admin

User Admin e-PUPNS 2015 adalah pengelola kepegawaian di Biro

Kepegawaian. Admin memiliki tugas sebagai berikut.

- Setting user verifikator dan petugas Help Desk System

- Melengkapi data unit organisasi, fasilitas kesehatan dan pendidikan

- Setting verifikasi pendaftaran PUPNS

mailto:[email protected]


BUKU PANDUAN 7

- Setting mulai dan selesai pendataan PUPNS

- Setting verifikator level 1 di aplikasi unor https://hr.bkn.go.id

b. Verifikator Level 1 dan 2

User Verifikator level 1 terdiri dari para pengelola kepegawaian di

tingkat Unit Eselon I dan Kantor Wilayah. Verifikator level 1 memiliki

tugas menyetujui atau menolak registrasi pegawai dan memverifikasi

pengisian formulir e-PUPNS 2015 di masing-masing unit kerjanya.

Dalam melakukan verifikasi terhadap data yang dirubah oleh pegawai,

verifikator wajib melihat bukti fisik sebelum memutuskan menyetujui

atau tidak perubahan tersebut. Verifikator level 1 dapat mengembalikan

(turun status) formulir yang telah dikirimkan untuk diperbaiki kembali

oleh pegawai tersebut. Verifikator level 2 terdiri dari para JFU di

lingkungan Biro Kepegawaian. Verifikator level 2 memiliki tugas

memverifikasi pengisian formulir e-PUPNS 2015 yang telah disetujui

oleh verifikator level 1

c. Eksekutif (Rowai dan BKN)

User Eksekutif mempunyai kewenangan untuk memantau proses e-

PUPNS 2015 beserta permasalahannya.

III. CARA PENGGUNAAN APLIKASI BAGI PEGAWAI

A. ALUR SISTEM

Gambar 3.1. Alur Sistem

BUKU PANDUAN 8

B. REGISTRASI

1. Klik tombol untuk melakukan registrasi e-PUPNS.

Gambar 3.2. Tampilan Awal e-PUPNS

2. Isikan NIP Baru (18 digit), kemudian klik tombol . Maka akan

muncul Nama dan Instansi yang bersangkutan.

3. Isi kolom email dengan alamat email yang aktif. Kemudian klik tombol

Gambar 3.3. Tampilan Registrasi

Apabila terdapat

kesalahan nama /

instansi yang muncul,

segera menghubungi

verifikator level 1

pada unit eselon I

atau kantor wilayah.

BUKU PANDUAN 9

4. Isi kolom kata kunci minimal dengan 8 karakter. Kemudian ulangi

kembali isi kata kunci pada kolom konfirmasi kata kunci.

5. Isi Kolom Nama Ibu Kandung.

6. Pilih atau masukan Pertanyaan Pengaman kemudian isilah kolom

Jawaban Pertanyaan Pengaman yang sesuai.

7. Masukkan kode Captcha yang terlihat, kemudian klik tombol

. Jika kembali ke halaman sebelumnya klik tombol

Gambar 3.4. Tampilan Registrasi Lanjutan

8. Jika registrasi telah berhasil maka akan tampil form bukti registrasi.

untuk mencetak bukti registrasi klik tombol . Untuk kembali ke

menu login, klik tombol

BUKU PANDUAN 10

Gambar 3.5. Tampilan Form Registrasi Sukses

9. Hasil cetak form bukti registrasi seperti gambar berikut:

Gambar 3.6. Tampilan Bukti Registrasi

Tanda bukti registrasi

diserahkan kepada

verifikator level 1

sebagai rujukan

menerima atau

menolak registrasi

pegawai.

BUKU PANDUAN 11

C. PENGISIAN DAN PENGIRIMAN FORMULIR

1. Klik tombol untuk memulai masuk ke sistem e-PUPNS 2015.

Gambar 3.7. Tampilan Awal

2. Masukan kode registrasi dan kata kunci dengan benar. kemudian klik

tombol login untuk masuk ke sistem.

Gambar 3.8. Tampilan Login

BUKU PANDUAN 12

3. Setelah berhasil login, sistem akan menampilkan beberapa tab untuk

form Data PNS. Data yang ditampilkan bersumber dari database SAPK.

Gambar 3.9. Tampilan Data Utama

Data Utama akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini, meliputi :

a. NIP Baru

b. Nama sesuai dengan Database BKN

c. Gelar Depan

d. Gelar Belakang

e. Tempat Lahir

f. Tanggal Lahir (format dd-mm-yyyy)

g. Agama

h. Jenis Kelamin

BUKU PANDUAN 13

i. TMT CPNS

j. TMT PNS

k. Golongan Ruang (dapat diupdate pada Riwayat Golongan)

l. TMT Golongan Ruang (dapat diupdate pada Riwayat Golongan untuk setiap

Golongan)

m. Pendidikan Terakhir (dapat diupdate pada Riwayat Pendidikan)

n. Tahun Lulus (dapat diupdate pada Riwayat Pendidikan untuk setiap

Pendidikan)

o. Kedudukan Hukum

p. Jenis Pegawai

q. Alamat

Klik tombol kemudian kolom isian untuk data perubahan akan muncul.

Isilah perubahan data pada kolom tersebut sesuai dengan berkas pendukung.

4. Pada kolom Jenis Pegawai, terdapat beberapa pilihan jawaban. Setiap

pegawai harus memilih jawaban sesuai dengan kondisi saat pengisian

formulir ini.

Gambar 3.10. Tampilan Jenis Pegawai

BUKU PANDUAN 14

5. Pada kolom kedudukan hukum, terdapat beberapa pilihan jawaban.

Setiap pegawai harus memilih jawaban sesuai dengan kondisi saat

pengisian formulir ini.

Gambar 3.11. Tampilan Kedudukan Hukum

6. Data Posisi

Gambar 3.12. Data Posisi

a. Instansi Induk

Instansi Induk adalah Instansi tempat PNS berasal. Jika terjadi

kesalahan data, untuk melakukan perbaikan data dapat klik tanda

sehingga kolom perbaikan akan ditampilkan.

BUKU PANDUAN 15

b. Lokasi Kerja

Lokasi kerja adalah lokasi tempat bekerja saat ini, yang dapat dipilih

oleh PNS pada saat pengisian formulir e-PUPNS, apakah bekerja di

dalam negeri atau di luar negeri. Jika bekerja di luar negeri maka PNS

dapat mengisi nama negara dan nama kota lokasi atau tempat PNS

tersebut bekerja.

Gambar 3.13. Cari Lokasi

Untuk mengubah lokasi kerja, lakukan langkah berikut ini :

1. Klik kemudian klik tombol

2. Pilih Jenis Lokasi tempat bekerja, apakah di dalam negeri atau di

luar negeri.

3. Jika pilihan lokasi kerja adalah luar negeri, ketik kemudian pilih

nama negara kemudian isilah nama kota.

Gambar 3.14. Cari Lokasi Dalam Negeri

4. Jika pilihan lokasi kerja adalah dalam negeri, ketik kemudian pilih

nama propinsi yang sesuai.

BUKU PANDUAN 16

5. Klik tombol untuk menambahkan kolom isian untuk nama

Kabupaten, Kecamatna dan Desa. Untuk menghapus kolom isian,

klik tombol . Jika pilihan nama Kabupaten atau Kecamatan

atau Desa tidak tersedia, klik tombol untuk menu helpdesk.

c. Satuan Kerja

Jika terjadi kesalahan data, untuk melakukan perbaikan data dapat

klik tanda sehingga kolom perbaikan akan ditampilkan.

d. Unit Organisasi

Jika terjadi kesalahan data, untuk melakukan perbaikan data dapat

klik tanda sehingga kolom perbaikan akan ditampilkan. Kemudian

klik tombol . Kemudian form pencarian nama unit organisasi

akan ditampilkan. Untuk mencari unor, ketikan nama unit organisasi

kemudian klik tombol . Atau pilih nama unit organisasi dari

daftar unit organisasi yang ditampilkan. Kemudian klik tombol

7. Data Riwayat Keluarga

a. orangtua

Gambar 3.15. Data Orang Tua

BUKU PANDUAN 17

Klik tombol untuk menambah atau mengubah data nama

orang tua (Ayah atau Ibu)

Jika Ayah atau Ibu seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS), berilah

tanda checklist pada kemudian masukan NIP Baru (18 Digit)

kemudian klik tombol . Data nama, tanggal lahir dan tempat

lahir akan terisi otomatis sesuai dengan sistem. Kosongkan kolom

PNS jika data orang tua bukan PNS.

Isilah kolom Nama dan Tanggal Lahir.

Ketik dan pilih nama tempat lahir. Jika referensi tempat lahir tidak

ditemukan, klik tombol untuk masuk ke Sistem Helpdesk.

Isilah NIP Baru dan Tempat Lahir kemudian klik tombol

Gambar 3.16. Helpdesk Lokasi

Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan seperti berikut

kemudian klik tombol untuk mencetak bukti tiket pengaduan

permasalahan.

Gambar 3.17. Nomor Tiket Lokasi

BUKU PANDUAN 18

Gambar 3.18. Cetak Nomor Tiket

Pilih Status Hidup / Meninggal

Isilah kolom Nomor BPJS

Untuk menyimpan isian data riwayat, klik tombol . Untuk

membatalkan isian klik tombol . Jika data berhasil akan

muncul konfirmasi berikut ini, kemudian klik tombol untuk

menyimpan atau klik tombol untuk kembali ke form isian data

riwayat.

Gambar 3.19. Simpan Data Orang Tua

Untuk menghapus data riwayat, klik tombol

BUKU PANDUAN 19

b. Suami/istri

Gambar 3.20. Data Suami/Istri

Klik tombol untuk menambahkan atau klik tombol

untuk mengubah data nama Suami/Istri.

Jika Suami/Istri seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS), berilah tanda

checklist pada kemudian masukan NIP Baru (18 Digit) kemudian

klik tombol . Data nama, tanggal lahir dan tempat lahir akan

terisi otomatis sesuai dengan sistem.

Isilah kolom Nama, Tanggal Lahir dan Tempat Lahir, Tanggal

Menikah, Akta Menikah dan Nomor Anggota BPJS. Khusus untuk

tempat lahir jika referensi tempat lahir tidak ditemukan, klik tombol

untuk masuk ke Sistem Helpdesk.

Untuk menyimpan isian data riwayat Suami/Istri, klik tombol

Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika data berhasil

akan muncul konfirmasi berikut ini, kemudian klik tombol

untuk menyimpan atau klik tombol untuk kembali ke form

isian data riwayat.

BUKU PANDUAN 20

c. Anak


untuk mengubah data nama anak.

Pilih nama Ayah/Ibu, kemudian isilah kolom Nama, Tanggal Lahir

dan Tempat Lahir, Jenis Kelamin dan Status Anak

(Kandung/Angkat/Tiri).

Gambar 3.21. Data Anak

Untuk menyimpan isian data riwayat anak, klik tombol .




isian data riwayat.

Gambar 3.22. Simpan Data Anak

BUKU PANDUAN 21

Untuk menghapus data riwayat, klik tombol hapus

d. Data golongan


untuk mengubah data riwayat golongan.

Gambar 3.23. Data Golongan

Pilih jenis golongan kemudian isilah Masa Kerja Tahun dan Bulan,

Nomor SK, Tanggal SK, TMT Golongan, Nomor BKN, Tanggal BKN

dan Jenis KP.

Untuk menyimpan isian data riwayat golongan, klik tombol




isian data riwayat.

BUKU PANDUAN 22

Gambar 3.24. Simpan Data Golongan


e. Data Riwayat Pendidikan


untuk mengubah data riwayat pendidikan.

Gambar 3.25. Data Pendidikan

BUKU PANDUAN 23

Ketik nama pendidikan sesuai dengan ijazah kemudian pilih. Kode,

Nama Pendidikan dan Tingkat Pendidikan akan otomatis terisi.

Jika referensi nama pendidikan tidak ditemukan, klik tombol

untuk masuk ke Sistem Helpdesk. Isilah NIP Baru dan Tempat

Lahir kemudian klik tombol

Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan seperti

berikut

Gambar 3.26. Helpdesk Pendidikan

Kemudian klik tombol untuk mencetak bukti tiket

pengaduan permasalahan.

Gambar 3.27. Nomor Tiket Pendidikan

BUKU PANDUAN 24

Gambar 3.28. Cetak Tiket Pendidikan

Isi kolom Tanggal Lulus, Tahun Lulus, Nomor Ijazah, Nama

Sekolah, Gelar Depan atau Belakang.

Berikan tanda checklist jika pendidikan yang kita masukan

adalah pendidikan pertama saat pengangkatan sebagai CPNS.

Untuk menyimpan isian data riwayat pendidikan, klik tombol



untuk menyimpan atau klik tombol untuk kembali ke

form isian data riwayat.


Riwayat Pendidikan dapat diupdate jika Pendidikan terakhir

ataupun Pendidikan yang sudah dimiliki sebelumnya belum terkini.

f. Data Riwayat Diklat Struktural


untuk mengubah data riwayat diklat struktural.

BUKU PANDUAN 25

Gambar 3.29. Diklat Struktural

Ketik Nomor, Tanggal, Tahun dan Nama Diklat Struktural. Khusus

untuk nama Diklat Struktural, ketik nama diklat, kemudian pilih

nama diklat struktural yang sesuai setelah tampil daftar nama

diklat.

Untuk menyimpan isian data riwayat jabatan struktural, klik

tombol . Untuk membatalkan isian klik tombol .

Jika data riwayat diklat struktural telah disimpan, akan muncul

konfirmasi seperti berikut ini :

Gambar 3.30. Simpan Data

Klik tombol untuk menyimpan atau klik tombol

kembali ke form isian data riwayat.

Untuk menghapus data riwayat diklat struktural, klik tombol

g. Data Riwayat Diklat Fungsional


untuk mengubah data riwayat diklat fungsional.

BUKU PANDUAN 26

Gambar 3.31. Diklat Fungsional

Pilih tipe diklat, Formal atau Normal.

Ketik dan pilih Jenis Diklat dan Nama Diklat. Jika nama diklat

fungsional tidak ada dalam daftar, klik tombol untuk masuk

ke Sistem Helpdesk.

Isilah NIP Baru dan Nama Diklat Fungsional kemudian klik tombol


berikut

Gambar 3.32. Helpdesk Diklat Fungsional

BUKU PANDUAN 27

Kemudian klik tombol untuk mencetak bukti tiket


Gambar 3.33. Nomor Tiket Diklat Fungsional

Gambar 3.34. Cetak Tiket Diklat Fungsional

Isilah kolom Lamanya Diklat, Tanggal Diklat, No Sertifikat, Instansi

dan Institusi Penyelenggara.

Untuk menyimpan isian data riwayat diklat fungsional, klik tombol

. Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika

data riwayat diklat fungsional telah disimpan, akan muncul

konfirmasi seperti berikut ini :

Gambar 3.35. Simpan Diklat Fungsional

BUKU PANDUAN 28


Untuk kembali ke form isian data riwayat. Untuk menghapus data

riwayat diklat fungsional, klik tombol

h. Data Riwayat Jabatan

Gambar 3.36. Data Riwayat Jabatan


untuk mengubah data riwayat jabatan.

Pilih Jenis Jabatan : Struktural, Fungsional Tertentu atau

Fungsional Umum.

Kolom Instansi Kerja akan terisi otomatis.

Ketik dan pilih Unit Organisasi atau Unit Kerja. Khusus untuk

Nama Jabatan Struktural dan Eselon akan terisi secara otomatis

setelah memilih Unit Organisasi. Sedangkan untuk mengisi kolom

Jabatan Fungsional atau Jabatan Fungsional Umum. Nama Unor

akan terisi otomatis.

BUKU PANDUAN 29

Jika referensi unit organisasi tidak ditemukan, klik tombol

untuk masuk ke Sistem Helpdesk. Isilah NIP Baru dan Nama Unor

kemudian klik tombol

Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan kemudian

klik tombol Cetak untuk mencetak bukti tiket pengaduan

permasalahan.

Gambar 3.37. Nomor Tiket Jabatan

Isi kolom TMT Jabatan, Tanggal SK, Nomor SK dan TMT

Pelantikan.

Untuk menyimpan isian data riwayat jabatan, klik tombol .

Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika data riwayat

jabatan telah disimpan, akan muncul konfirmasi seperti berikut :

Gambar 3.38. Simpan Jabatan


untuk kembali ke form isian data riwayat.

Untuk menghapus data riwayat jabatan, klik tombol

i. Data Dokter

Data Dokter dapat diisi jika jenis jabatan PNS adalah Dokter. Pada

data dokter, PNS dapat memilih tempat bekerja saat ini seperti

pada gambar berikut ini :

BUKU PANDUAN 30

Gambar 3.39. Data Dokter

Untuk menambahkan riwayat data dokter, lakukan langkah berikut ini :

Klik tombol untuk menambahkan riwayat data dokter.

Klik pilihan jenis unit kesehatan sesuai dengan unit kerja dokter.

Jenis Unit Kesehatan terdiri dari :

- Rumah Sakit

- Puskesmas

- Poliklinik

- Balai

- Kantor Kesehatan Pelabuhan

Ketik nama unit kesehatan kemudian pilih yang sesuai dengan unit

kerja dokter. Jika nama unit kesehatan tidak ditemukan, klik

tombol untuk masuk ke Sistem Helpdesk. Isilah NIP Baru dan

Unit Kesehatan kemudian klik tombol

Gambar 3.40. Helpdesk Kesehatan

BUKU PANDUAN 31

Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan kemudian

klik tombol Cetak untuk mencetak bukti tiket pengaduan

permasalahan.

Pilih jenis dokter, apakah dokter Umum/Gigi/Spesialis.

Ketik dan pilih referensi Bidang Spesialis untuk Dokter. Jika

referensi bidang spesialis tidak ditemukan, klik tombol untuk

masuk ke Sistem Helpdesk. Isilah NIP Baru dan Unit Kesehatan

kemudian klik tombol

Gambar 3.41. Helpdesk Spesialis


berikut kemudian klik tombol untuk mencetak bukti tiket


Isilah kolom Jumlah Kemampuan Penanganan Dokter Per Hari.

Klik tombol untuk menyimpan isian, sedangkan untuk

membatalkan input data dokter klik tombol . Untuk

menghapus data dokter, klik tombol . Konfirmasi untuk

penghapusan data akan ditampilkan seperti berikut, klik tombol

untuk mengkonfirmasi penghapusan data dan klik tombol

untuk membatalkan.

j. Data Stakeholder

Dalam aplikasi ini beberapa Stakeholder mempunyai beberapa

kuesioner yang diisikan, Stakeholder tersebut adalah :

BUKU PANDUAN 32

a) BPJS Kesehatan, dimana akan dientri data dari PNS yang sudah

mempunyai Kartu BPJS Kesehatan.

b) BAPERTARUM PNS, dimana akan diberikan kuesioner tentang

pelayanan BAPERTARUM dan pemanfaatan BAPERTARUM oleh

PNS.

c) KPE, dimana akan diberikan kuesioner tentang distribusi KPE

kepada PNS dan pemanfaatan KPE.

Untuk dapat mengisi data Stakeholder, lakukan langkah-langkah

berikut :

Klik tombol untuk menambahkan data Stakeholder.

Untuk BPJS Kesehatan, isi Nomor Kartu Peserta dan Nama Peserta.

Untuk Bapertarum PNS, pilih jawaban untuk isian pertanyaan.

Untuk KPE, pilih jawaban untuk isian pertanyaan.

Untuk menyimpan isian data Stakeholder, klik tombol .

Untuk mengubah isian klik tombol .

Setelah perubahan data PNS disimpan, maka PNS dapat mengirim

perubahan data tersebut ke Instansi masing-masing untuk dilakukan

verifikasi dengan meng-klik tombol . Konfirmasi untuk

pengiriman data akan ditampilkan seperti gambar berikut kemudian klik

tombol

Gambar 3.42. Konfirmasi Kirim Data

Kemudian cetaklah bukti pengisian formulir e-PUPNS dengan cara

meng-klik tombol . Formulir perubahan data e-PUPNS akan

ditampilkan seperti gambar berikut.

BUKU PANDUAN 33

Gambar 3.43. Hasil Cetak Formulir e-PUPNS 2015

BUKU PANDUAN 34

Ketika sudah dikirim, setiap pegawai bisa memonitor sudah sejauh

mana formulir e-PUPNS 2015 telah diverifikator.

Gambar 3.44. Monitor Tahapan Verifikasi

BUKU PANDUAN 35

LUPA NOMOR REGISTER

1. Jika PNS lupa nomor register untuk masuk ke sistem e-PUPNS, klik link Lupa

No. Register, sehingga form isian NIP Baru akan ditampilkan seperti gambar

di bawah ini :

Gambar 3.45. Lupa No Registrasi

2. Kemudian isikan NIP Baru (18 Digit) kemudian klik tombol maka akan

ditampilkan form untuk isian pertanyaan rahasia.

3. Jika lupa jawaban pertanyaan, klik link Lupa Jawaban, form isian untuk

jawaban pertanyaan pengaman akan ditampilkan seperti gambar berikut ini :

Gambar 3.46. Lupa Jawaban

4. Kemudian klik tombol sehingga jawaban pertanyaan pengaman akan

ditampilkan seperti berikut ini :

Gambar 3.47. Jawaban Pertanyaan

BUKU PANDUAN 36

5. Klik tombol untuk kembali ke form login kemudian klik link Lupa

No. Register kemudian isikan jawaban pertanyaan pengaman.

Gambar 3.48. Lupa No Registrasi

6. Untuk bisa melihat nomor registrasi Anda klik tombol

Gambar 3.49. No Registrasi

LUPA KATA KUNCI

1. Jika PNS lupa kata kunci (password), klik link Lupa Kata Kunci kemudian

isikan NIP Baru (18 digit) dan Nomor Register kemudian klik tombol

seperti gambar di bawah ini :

Gambar 3.50. Lupa Kata Kunci

BUKU PANDUAN 37

2. Kemudian isikan jawaban pertanyaan rahasia kemudian klik tombol

maka akan ditampilkan form untuk mengganti kata kunci (password) akan

ditampilkan.

Gambar 3.51. Jawaban Kata Kunci

3. Isilah Kata Kunci dan Konfirmasi Kata Kunci Baru Anda, kemudian klik tombol

.

Gambar 3.52. Kata Kunci Baru

Maka akan ditampilkan konfirmasi bahwa Kata Kunci (Password) telah diganti.

Gambar 3.53. Kata Kunci Berubah

4. Klik tombol untuk kembali ke form login.

BUKU PANDUAN 38

5. Jika lupa jawaban pertanyaan, klik link Lupa Jawaban, form isian untuk

jawaban pertanyaan pengaman akan ditampilkan seperti gambar berikut ini :

Gambar 3.54. Lupa Jawaban

6. Kemudian klik tombol .

Gambar 3.55. Jawaban Pertanyaan

CEK STATUS

Menu cek status berfungsi untuk melakukan pengecekan data pendaftaran dan

laporan permasalahan ke Sistem Helpdesk. Untuk melakukan pengecekan lakukan

langkah-langkah berikut ini :

1. Masuk form login kemudian klik tombol . Akan muncul 2

(dua) tombol untuk menu cek status pendaftaran dan cek status laporan

permasalahan.

Gambar 3.56. Pilih Pengecekan

BUKU PANDUAN 39

2. Untuk Cek Status Pendaftaran klik tombol

Kemudian masukan Nomor Registrasi PNS, kemudian klik tombol cek. Maka

status Pendaftaran akan ditampilkan.

Gambar 3.57. Cek Status Pendaftaran

3. Klik untuk Cek Status Pengaduan Permasalahan pada

saat pendaftaran dan pengisian formulir e-PUPNS, maka akan masuk ke

Sistem Helpdesk e-PUPNS.

4. Masukkan Nomor Tiket Pengaduan, kemudian klik tombol cek . Hasil dari

tracking permasalahan akan ditampilkan seperti gambar berikut ini :

Gambar 3.58. Masukan Nomor Tiket

BUKU PANDUAN 40

5. Maka sistem akan menampilkan perkembangan dari pengaduan.

Gambar 3.59. Progress Pengaduan

IV. CARA PENGGUNAAN APLIKASI OLEH VERIFIKATOR

1. Login ke sistem e-PUPNS dengan menggunakan username dan kata kunci

(password) yang sudah diberikan oleh Administrator Instansi. Klik Login.

Gambar 4.1. Admin Panel

BUKU PANDUAN 41

2. Setelah login sistem akan menampilkan 3 menu yaitu : menu verifikasi,

menu registrasi dan menu turun status. Menu verifikasi untuk

memverifikasi data pegawai yang telah dikirim. Menu registrasi untuk

menyetujui atau menolak pegawai yang telah melakukan registrasi dan

menu turun status untuk mengembalikan formulir elektronik kepada

pegawai.

Gambar 4.2. Dashboard Verifikator

3. Di menu registrasi, terdapat 3 status yaitu : Baru, Aktif, dan Tolak.

Status baru ketika pegawai telah melakukan registrasi. Status aktif ketika

verifikator registrasi telah menyetujui registrasi pegawai. Status tolak

ketika verifikator registrasi menolak permintaan registrasi pegawai.

Gambar 4.3. Jenis Status Registrasi

BUKU PANDUAN 42

4. Untuk memverifikasi registrasi, Klik tombol Maka akan muncul

tampilan seperti berikut. Klik tombol Terima untuk menyetujui registrasi

dan Klik Tolak untuk menolak registrasi.

Gambar 4.4. Verifikasi Registrasi

5. Apabila terjadi kesalahan dalam melakukan verifikasi registrasi, verifikator

registrasi dapat menekan tombol UBAH STATUS. Untuk mengubah status

TOLAK menjadi TERIMA atau sebaliknya.

Gambar 4.5. Ubah Status

BUKU PANDUAN 43

6. Semua formulir epupns yang telah dikirim oleh pegawai akan masuk ke

inbox verifikator level 1. Verifikator harus menekan tombol verifikasi

untuk memulai verifikasi. Pencarian dapat dilakukan dengan memasukan

No. Registrasi / NIP Baru / Nama.

Gambar 4.6. Inbox Verifikator

7. Proses verifikasi dimulai dari data utama. Verifikator harus memeriksa

satu per satu item yang terdapat di data utama. Apabila telah sesuai, klik

tombol aksi kemudian klik setuju. Apabila tidak sesuai, klik tombol tolak

dan berikan alasan penolakan.

Gambar 4.7. Verifikasi Data Utama

BUKU PANDUAN 44

Gambar 4.8. Konfirmasi Verifikasi

8. Proses selanjutnya adalah verifikasi data posisi. Pada prinsipnya, sama

dengan proses verifikasi pada data utama. Untuk verifikasi riwayat

golongan, jabatan, pendidikan, diklat struktural, diklat fungsional, data

dokter dan keluarga terdapat tombol detail yang digunakan untuk melihat

lebih detail keterangan pegawai.

Gambar 4.9. Riwayat Golongan

Gambar 4.10. Detail Riwayat Golongan

BUKU PANDUAN 45

9. Di menu turun status, verifikator dapat mengembalikan formulir isian e-

PUPNS kepada pegawai. Caranya adalah dengan mengetikan NIP (18

digit), kemudian klik tombol CARI. Turun status cuma dapat dilakukan

pada tahapan Verifikator level 1.

Gambar 4.11. Menu Turun Status

V. INFORMASI

Pertanyaan dan informasi lebih lanjut tentang e-PUPNS dapat melalui :

1. Email : [email protected]

2. Ibu Novita Ilmaris, S.Kom., S.H (087883001976) atau Bapak Asep

Suderajat, S.H (0817800050)

3. Press Room di Lobby Gedung Sekretariat Jenderal

4. www.kemenkumham.go.id (Banner e-PUPNS 2015) dan

pupns.kemenkumham.go.id (Portal Informasi e-PUPNS Kemenkumham)


http://www.kemenkumham.go.id/

Buku Pedoman E-PUPNS

Documents

Transcript of Buku Pedoman E-PUPNS