SAMBUTAN
Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi serta arus
globalisasi, sosok aparatur negeri sipil yang melek teknologi merupakan suatu
kebutuhan sehingga kebijakan Badan Kepegawaian Negara yang memanfaatkan
tekonologi informasi dalam pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil
EleKronik (e-PUPNS) harus menjadi pembuktian bagi seluruh aparatur di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia bahwa telah mampu menggunakan
teknologi informasi tersebut dengan baik. Mengingat tahap pemutakhiran data oleh
setiap PNS, sefta validasi dan verifikasi data secara menyeluruh dilaksanakan oleh
Kementerian Hukum dan HAM dan Badan Kepegawaian Negara sesuai dengan
kewenangan yang dimiliki, diharapkan pengisian, verifikasi dan validasi yang menjadi
kewenangan Badan Kepegawaian Negara dan Kementerian Hukum dan HAM
dilaKanakan dengan bertanggungjawab agar keterpaduan dan akurasi data pegawai
Kementerian Hukum dan HAM dalam Sistem Informasi ASN nasional dapat terwujud
guna menjamin efisiensi, efeKivitas, dan akurasi pengambilan keputusan dalam
Manajemen ASN sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014
tentang Aparatur Sipil Negara.
Mari sukseskan e-PUPNS 2015, pastikan seluruh pegawai telah mendaftar dan
mengirimkan datanya dengan lengkap.
br. Bambang Rantam Sariwanto
BUKIJ PANDIJAN il
BUKU PANDUAN 2
DAFTAR ISI
Halaman
SAMBUTAN ................................................................................................ 1
DAFTAR ISI .............................................................................................. 2
I. PENDAHULUAN ........................................................................... 3
A. LATAR BELAKANG ................................................................... 3
B. DASAR HUKUM ........................................................................ 4
C. TUJUAN .................................................................................. 4
D. JADWAL PELAKSANAAN ........................................................... 4
E. CAKUPAN DATA ....................................................................... 4
F. SANKSI ................................................................................... 5
II. TIM PELAKSANA DAN USER APLIKASI E-PUPNS ............................ 5
III. CARA PENGGUNAAN APLIKASI BAGI PEGAWAI ............................. 7
A. ALUR SISTEM .......................................................................... 7
B. REGISTRASI ............................................................................ 8
C. PENGISIAN DAN PENGIRIMAN FORMULIR ................................ 11
IV. CARA PENGGUNAAN APLIKASI OLEH VERIFIKATOR ...................... 40
V. INFORMASI ................................................................................. 45
BUKU PANDUAN 3
I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Untuk menjamin efisiensi, efektivitas, dan akurasi pengambilan keputusan dalam
manajemen ASN diperlukan sistem informasi ASN. Sistem Informasi ASN tersebut
diselenggarakan secara nasional & terintegrasi antar Instansi. Seiring dengan
perkembangan teknologi informasi dan pemekaran wilayah serta adanya
perubahan dalam manajemen kepegawaian termasuk didalamnya manajemen
ASN maka diperlukan pendataan ulang pegawai negeri sipil kembali.
Pelaksanaan PUPNS terakhir kali dilakukan oleh BKN pada tahun 2003 secara
manual yang merupakan bahan dasar Database Nasional yang ada di BKN saat
ini, pada tahun 2015 ini PUPNS dilaksanakan dengan berbasis teknologi informasi
yang meliputi tahap pemutakhiran data oleh setiap PNS, serta validasi dan
verifikasi data secara menyeluruh oleh instansi pusat/instansi daerah sesuai
dengan kewenangan yang dimiliki. Berdasarkan Peraturan Kepala BKN Nomor XX
Tahun 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil
Secara Elektronik Tahun 2015, pemanfaatan teknologi melalui Sistem Pendataan
Ulang Pegawai Negeri Sipil Elektronik, sistem e-PUPNS dibangun oleh Badan
Kepegawaian Negara guna membangun kepedulian & kepemilikan (sense of
awareness/ownership) PNS terhadap data kepegawaiannya & membangun sosok
PNS melek teknologi. Dalam e-PUPNS 2015 ini juga ada kuesioner seperti
mengenai perumahan, kesehatan, asuransi dan pendidikan.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia merupakan salah satu instansi
vertikal yang memiliki jumlah pegawai yang besar dan tersebar sampai dengan
tingkat kabupaten dan kota. Untuk mendukung, mensukseskan dan memastikan
seluruh pegawai mengikuti e-PUPNS, maka perlu melakukan diseminasi kepada
pegawai, menyampaikan buku panduan dan mengupload video tutorial di website
www.kemenkumham.go.id (Banner Dukung E-PUPNS 2015).
BUKU PANDUAN 4
B. DASAR HUKUM
Dasar hukum pelaksanaan e-PUPNS 2015 adalah sebagai berikut.
1. Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara.
2. Perka BKN No. 19 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pendataan
Ulang PNS Secara Elektronik Tahun 2015.
3. Surat Kepala BKN No K.26-30/V 77-4/99 Tanggal 27 Juli 2015 Hal
Implementasi e-PUPNS 2015.
4. Surat Sekretaris Jenderal No. SEK.DL.01.02-38 Tanggal 31 Juli 2015 Hal
Pelaksanaan e-PUPNS 2015.
C. TUJUAN
Untuk memperoleh data yang akurat, terpercaya dan terintegrasi, sebagai
dasar kebutuhan dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ASN
yang mendukung pengelolaan manajemen ASN yang rasional sebagai sumber
daya aparatur negara.
D. JADWAL PELAKSANAAN
Jadwal pelaksanaan e-PUPNS 2015 adalah sebagai berikut.
1. Persiapan pelaksanaan e-PUPNS 2015 oleh user admin sistem (Biro
Kepegawaian) paling lambat akhir bulan Agustus 2015.
2. Pengisian dan pengiriman formulir e-PUPNS 2015 dilakukan oleh seluruh
pegawai sampai dengan akhir November 2015.
3. Proses verifikasi dilakukan sampai dengan akhir bulan Desember 2015.
E. CAKUPAN DATA
Cakupan data dalam pelaksanaan e-PUPNS 2015 adalah sebagai berikut.
1. Data Pokok Kepegawaian (Core Data).
2. Data Riwayat (Historical Data) seperti kepangkatan, pendidikan, jabatan,
keluarga, dll.
3. Data Sosial Ekonomi (kesejahteraan) PNS seperti pendidikan anak,
perumahan, dll.
4. Stakeholder PNS seperti BPJS, Bapertarum dan KPE.
BUKU PANDUAN 5
F. SANKSI
1. Apabila PNS tidak melaksanakan pemutakhiran data melalui e-PUPNS pada
periode yang telah ditentukan, data PNS tersebut akan dikeluarkan dari
database kepegawaian nasional.
2. Akibat dari data PNS yang dikeluarkan sebagaimana pada poin (1), maka
layanan kepegawaian yang bersangkutan tidak akan diproses.
II. TIM PELAKSANA DAN USER APLIKASI E-PUPNS 2015
Untuk mendukung dan mensukseskan pelaksanaan e-PUPNS 2015 di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dilakukan strategi berupa :
1. Membentuk Tim Pelaksana di masing-masing Unit eselon I dan Kantor
Wilayah, dengan susunan keanggotaan sebagai berikut :
- Penanggung jawab : Eselon I / Kepala Kantor Wilayah
- Ketua : Sekretaris Unit Pusat / Kepala Divisi Administrasi
- Koordinator Jajaran : Eselon II / Para Kepala Divisi
- Sekretaris : Kabag Kepegawaian Unit Pusat / Kepala Bagian Umum
- Koordinator Verifikator : Eselon IV Pengelola Kepegawaian
- Verifikator : Jabatan Fungsional Umum
2. Melaksanakan diseminasi kepada seluruh pegawai Kementerian Hukum dan
HAM. Di tingkat kantor wilayah, diseminasi dilakukan dalam sistem rayon
berdasarkan jumlah pegawai dan kondisi geografis unit kerja. Pelaksanaan
diseminasi dilakukan dalam 3 sesi dan ditargetkan mampu diikuti oleh 225
pegawai/hari. Bagi kantor wilayah yang pelaksanaan diseminasinya
dilakukan pada rentang bulan September s/d Oktober, selesai diseminasi
akan dilanjutkan dengan registrasi e-PUPNS oleh seluruh peserta. Sehingga
hal-hal yang perlu disiapkan oleh masing-masing Kantor Wilayah adalah
sebagai berikut :
a. Memastikan seluruh pegawai telah memiliki email pribadi yang aktif.
b. Menyiapkan minimal 5 unit komputer beserta minimal 2 printer apabila
pelaksanaan diseminasi di Kantor Wilayah dan minimal 3 unit komputer
BUKU PANDUAN 6
beserta minimal 2 printer apabila pelaksanaan diseminasi dilakukan di
UPT dengan kelengkapan peralatan berupa infocus dan sofware berupa
Adobe Reader dan Media Player Classic.
c. Memastikan di tempat dimana diseminasi dilakukan tersedia jaringan
internet.
d. Menyampaikan pembagian rayon dan jumlah peserta setiap rayon
perhari ke email [email protected] paling lambat
tanggal 14 Agustus 2015.
3. Masing-masing tim pelaksana di tingkat Unit Eselon I dan Kantor Wilayah
melaporkan progres pelaksanaan e-PUPNS 2015 ke Biro Kepegawaian
melalui email [email protected] pada awal bulan November
2015 dan awal bulan Desember 2015. Laporan tersebut memuat jumlah
pegawai yang telah melakukan pengisian e-PUPNS 2015, jumlah yang telah
diverifikasi oleh verifikator Unit Eselon I/Kantor Wilayah dan permasalahan /
kendala (jika ada).
4. Apabila dilakukan perubahan data, mengingat pegawai Gol II di Kantor
Wilayah dan UPT, dokumen kepegawaiannya belum diminta/dikirim
sebagaimana pegawai Gol III dan IV pada Surat Sekjen No. SEK.2.KP.07.02-
138 tanggal 13 Juli 2015 dikarenakan melakukan perubahan paling lambat
akhir November, dokumen fisik sebagai data pendukung telah dikirimkan ke
Biro Kepegawaian bagian Tata Usaha Kepegawaian (17 item surat sekjen
SEK.2.KP.07.02-138 tanggal 13 Juli 2015) apabila ada perubahan data
suami/isteri dilampirkan pula akta nikah terbaru dan surat cerai/akta
kematian pasangan yang lama).
5. User Aplikasi dalam pelaksanaan e-PUPNS 2015 adalah sebagai berikut.
a. Admin
User Admin e-PUPNS 2015 adalah pengelola kepegawaian di Biro
Kepegawaian. Admin memiliki tugas sebagai berikut.
- Setting user verifikator dan petugas Help Desk System
- Melengkapi data unit organisasi, fasilitas kesehatan dan pendidikan
- Setting verifikasi pendaftaran PUPNS
BUKU PANDUAN 7
- Setting mulai dan selesai pendataan PUPNS
- Setting verifikator level 1 di aplikasi unor https://hr.bkn.go.id
b. Verifikator Level 1 dan 2
User Verifikator level 1 terdiri dari para pengelola kepegawaian di
tingkat Unit Eselon I dan Kantor Wilayah. Verifikator level 1 memiliki
tugas menyetujui atau menolak registrasi pegawai dan memverifikasi
pengisian formulir e-PUPNS 2015 di masing-masing unit kerjanya.
Dalam melakukan verifikasi terhadap data yang dirubah oleh pegawai,
verifikator wajib melihat bukti fisik sebelum memutuskan menyetujui
atau tidak perubahan tersebut. Verifikator level 1 dapat mengembalikan
(turun status) formulir yang telah dikirimkan untuk diperbaiki kembali
oleh pegawai tersebut. Verifikator level 2 terdiri dari para JFU di
lingkungan Biro Kepegawaian. Verifikator level 2 memiliki tugas
memverifikasi pengisian formulir e-PUPNS 2015 yang telah disetujui
oleh verifikator level 1
c. Eksekutif (Rowai dan BKN)
User Eksekutif mempunyai kewenangan untuk memantau proses e-
PUPNS 2015 beserta permasalahannya.
III. CARA PENGGUNAAN APLIKASI BAGI PEGAWAI
A. ALUR SISTEM
Gambar 3.1. Alur Sistem
BUKU PANDUAN 8
B. REGISTRASI
1. Klik tombol untuk melakukan registrasi e-PUPNS.
Gambar 3.2. Tampilan Awal e-PUPNS
2. Isikan NIP Baru (18 digit), kemudian klik tombol . Maka akan
muncul Nama dan Instansi yang bersangkutan.
3. Isi kolom email dengan alamat email yang aktif. Kemudian klik tombol
Gambar 3.3. Tampilan Registrasi
Apabila terdapat
kesalahan nama /
instansi yang muncul,
segera menghubungi
verifikator level 1
pada unit eselon I
atau kantor wilayah.
BUKU PANDUAN 9
4. Isi kolom kata kunci minimal dengan 8 karakter. Kemudian ulangi
kembali isi kata kunci pada kolom konfirmasi kata kunci.
5. Isi Kolom Nama Ibu Kandung.
6. Pilih atau masukan Pertanyaan Pengaman kemudian isilah kolom
Jawaban Pertanyaan Pengaman yang sesuai.
7. Masukkan kode Captcha yang terlihat, kemudian klik tombol
. Jika kembali ke halaman sebelumnya klik tombol
Gambar 3.4. Tampilan Registrasi Lanjutan
8. Jika registrasi telah berhasil maka akan tampil form bukti registrasi.
untuk mencetak bukti registrasi klik tombol . Untuk kembali ke
menu login, klik tombol
BUKU PANDUAN 10
Gambar 3.5. Tampilan Form Registrasi Sukses
9. Hasil cetak form bukti registrasi seperti gambar berikut:
Gambar 3.6. Tampilan Bukti Registrasi
Tanda bukti registrasi
diserahkan kepada
verifikator level 1
sebagai rujukan
menerima atau
menolak registrasi
pegawai.
BUKU PANDUAN 11
C. PENGISIAN DAN PENGIRIMAN FORMULIR
1. Klik tombol untuk memulai masuk ke sistem e-PUPNS 2015.
Gambar 3.7. Tampilan Awal
2. Masukan kode registrasi dan kata kunci dengan benar. kemudian klik
tombol login untuk masuk ke sistem.
Gambar 3.8. Tampilan Login
BUKU PANDUAN 12
3. Setelah berhasil login, sistem akan menampilkan beberapa tab untuk
form Data PNS. Data yang ditampilkan bersumber dari database SAPK.
Gambar 3.9. Tampilan Data Utama
Data Utama akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini, meliputi :
a. NIP Baru
b. Nama sesuai dengan Database BKN
c. Gelar Depan
d. Gelar Belakang
e. Tempat Lahir
f. Tanggal Lahir (format dd-mm-yyyy)
g. Agama
h. Jenis Kelamin
BUKU PANDUAN 13
i. TMT CPNS
j. TMT PNS
k. Golongan Ruang (dapat diupdate pada Riwayat Golongan)
l. TMT Golongan Ruang (dapat diupdate pada Riwayat Golongan untuk setiap
Golongan)
m. Pendidikan Terakhir (dapat diupdate pada Riwayat Pendidikan)
n. Tahun Lulus (dapat diupdate pada Riwayat Pendidikan untuk setiap
Pendidikan)
o. Kedudukan Hukum
p. Jenis Pegawai
q. Alamat
Klik tombol kemudian kolom isian untuk data perubahan akan muncul.
Isilah perubahan data pada kolom tersebut sesuai dengan berkas pendukung.
4. Pada kolom Jenis Pegawai, terdapat beberapa pilihan jawaban. Setiap
pegawai harus memilih jawaban sesuai dengan kondisi saat pengisian
formulir ini.
Gambar 3.10. Tampilan Jenis Pegawai
BUKU PANDUAN 14
5. Pada kolom kedudukan hukum, terdapat beberapa pilihan jawaban.
Setiap pegawai harus memilih jawaban sesuai dengan kondisi saat
pengisian formulir ini.
Gambar 3.11. Tampilan Kedudukan Hukum
6. Data Posisi
Gambar 3.12. Data Posisi
a. Instansi Induk
Instansi Induk adalah Instansi tempat PNS berasal. Jika terjadi
kesalahan data, untuk melakukan perbaikan data dapat klik tanda
sehingga kolom perbaikan akan ditampilkan.
BUKU PANDUAN 15
b. Lokasi Kerja
Lokasi kerja adalah lokasi tempat bekerja saat ini, yang dapat dipilih
oleh PNS pada saat pengisian formulir e-PUPNS, apakah bekerja di
dalam negeri atau di luar negeri. Jika bekerja di luar negeri maka PNS
dapat mengisi nama negara dan nama kota lokasi atau tempat PNS
tersebut bekerja.
Gambar 3.13. Cari Lokasi
Untuk mengubah lokasi kerja, lakukan langkah berikut ini :
1. Klik kemudian klik tombol
2. Pilih Jenis Lokasi tempat bekerja, apakah di dalam negeri atau di
luar negeri.
3. Jika pilihan lokasi kerja adalah luar negeri, ketik kemudian pilih
nama negara kemudian isilah nama kota.
Gambar 3.14. Cari Lokasi Dalam Negeri
4. Jika pilihan lokasi kerja adalah dalam negeri, ketik kemudian pilih
nama propinsi yang sesuai.
BUKU PANDUAN 16
5. Klik tombol untuk menambahkan kolom isian untuk nama
Kabupaten, Kecamatna dan Desa. Untuk menghapus kolom isian,
klik tombol . Jika pilihan nama Kabupaten atau Kecamatan
atau Desa tidak tersedia, klik tombol untuk menu helpdesk.
c. Satuan Kerja
Jika terjadi kesalahan data, untuk melakukan perbaikan data dapat
klik tanda sehingga kolom perbaikan akan ditampilkan.
d. Unit Organisasi
Jika terjadi kesalahan data, untuk melakukan perbaikan data dapat
klik tanda sehingga kolom perbaikan akan ditampilkan. Kemudian
klik tombol . Kemudian form pencarian nama unit organisasi
akan ditampilkan. Untuk mencari unor, ketikan nama unit organisasi
kemudian klik tombol . Atau pilih nama unit organisasi dari
daftar unit organisasi yang ditampilkan. Kemudian klik tombol
7. Data Riwayat Keluarga
a. orangtua
Gambar 3.15. Data Orang Tua
BUKU PANDUAN 17
Klik tombol untuk menambah atau mengubah data nama
orang tua (Ayah atau Ibu)
Jika Ayah atau Ibu seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS), berilah
tanda checklist pada kemudian masukan NIP Baru (18 Digit)
kemudian klik tombol . Data nama, tanggal lahir dan tempat
lahir akan terisi otomatis sesuai dengan sistem. Kosongkan kolom
PNS jika data orang tua bukan PNS.
Isilah kolom Nama dan Tanggal Lahir.
Ketik dan pilih nama tempat lahir. Jika referensi tempat lahir tidak
ditemukan, klik tombol untuk masuk ke Sistem Helpdesk.
Isilah NIP Baru dan Tempat Lahir kemudian klik tombol
Gambar 3.16. Helpdesk Lokasi
Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan seperti berikut
kemudian klik tombol untuk mencetak bukti tiket pengaduan
permasalahan.
Gambar 3.17. Nomor Tiket Lokasi
BUKU PANDUAN 18
Gambar 3.18. Cetak Nomor Tiket
Pilih Status Hidup / Meninggal
Isilah kolom Nomor BPJS
Untuk menyimpan isian data riwayat, klik tombol . Untuk
membatalkan isian klik tombol . Jika data berhasil akan
muncul konfirmasi berikut ini, kemudian klik tombol untuk
menyimpan atau klik tombol untuk kembali ke form isian data
riwayat.
Gambar 3.19. Simpan Data Orang Tua
Untuk menghapus data riwayat, klik tombol
BUKU PANDUAN 19
b. Suami/istri
Gambar 3.20. Data Suami/Istri
Klik tombol untuk menambahkan atau klik tombol
untuk mengubah data nama Suami/Istri.
Jika Suami/Istri seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS), berilah tanda
checklist pada kemudian masukan NIP Baru (18 Digit) kemudian
klik tombol . Data nama, tanggal lahir dan tempat lahir akan
terisi otomatis sesuai dengan sistem.
Isilah kolom Nama, Tanggal Lahir dan Tempat Lahir, Tanggal
Menikah, Akta Menikah dan Nomor Anggota BPJS. Khusus untuk
tempat lahir jika referensi tempat lahir tidak ditemukan, klik tombol
untuk masuk ke Sistem Helpdesk.
Untuk menyimpan isian data riwayat Suami/Istri, klik tombol
Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika data berhasil
akan muncul konfirmasi berikut ini, kemudian klik tombol
untuk menyimpan atau klik tombol untuk kembali ke form
isian data riwayat.
BUKU PANDUAN 20
c. Anak
Klik tombol untuk menambahkan atau klik tombol
untuk mengubah data nama anak.
Pilih nama Ayah/Ibu, kemudian isilah kolom Nama, Tanggal Lahir
dan Tempat Lahir, Jenis Kelamin dan Status Anak
(Kandung/Angkat/Tiri).
Gambar 3.21. Data Anak
Untuk menyimpan isian data riwayat anak, klik tombol .
Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika data berhasil
akan muncul konfirmasi berikut ini, kemudian klik tombol
untuk menyimpan atau klik tombol untuk kembali ke form
isian data riwayat.
Gambar 3.22. Simpan Data Anak
BUKU PANDUAN 21
Untuk menghapus data riwayat, klik tombol hapus
d. Data golongan
Klik tombol untuk menambahkan atau klik tombol
untuk mengubah data riwayat golongan.
Gambar 3.23. Data Golongan
Pilih jenis golongan kemudian isilah Masa Kerja Tahun dan Bulan,
Nomor SK, Tanggal SK, TMT Golongan, Nomor BKN, Tanggal BKN
dan Jenis KP.
Untuk menyimpan isian data riwayat golongan, klik tombol
Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika data berhasil
akan muncul konfirmasi berikut ini, kemudian klik tombol
untuk menyimpan atau klik tombol untuk kembali ke form
isian data riwayat.
BUKU PANDUAN 22
Gambar 3.24. Simpan Data Golongan
Untuk menghapus data riwayat, klik tombol
e. Data Riwayat Pendidikan
Klik tombol untuk menambahkan atau klik tombol
untuk mengubah data riwayat pendidikan.
Gambar 3.25. Data Pendidikan
BUKU PANDUAN 23
Ketik nama pendidikan sesuai dengan ijazah kemudian pilih. Kode,
Nama Pendidikan dan Tingkat Pendidikan akan otomatis terisi.
Jika referensi nama pendidikan tidak ditemukan, klik tombol
untuk masuk ke Sistem Helpdesk. Isilah NIP Baru dan Tempat
Lahir kemudian klik tombol
Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan seperti
berikut
Gambar 3.26. Helpdesk Pendidikan
Kemudian klik tombol untuk mencetak bukti tiket
pengaduan permasalahan.
Gambar 3.27. Nomor Tiket Pendidikan
BUKU PANDUAN 24
Gambar 3.28. Cetak Tiket Pendidikan
Isi kolom Tanggal Lulus, Tahun Lulus, Nomor Ijazah, Nama
Sekolah, Gelar Depan atau Belakang.
Berikan tanda checklist jika pendidikan yang kita masukan
adalah pendidikan pertama saat pengangkatan sebagai CPNS.
Untuk menyimpan isian data riwayat pendidikan, klik tombol
Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika data berhasil
akan muncul konfirmasi berikut ini, kemudian klik tombol
untuk menyimpan atau klik tombol untuk kembali ke
form isian data riwayat.
Untuk menghapus data riwayat, klik tombol
Riwayat Pendidikan dapat diupdate jika Pendidikan terakhir
ataupun Pendidikan yang sudah dimiliki sebelumnya belum terkini.
f. Data Riwayat Diklat Struktural
Klik tombol untuk menambahkan atau klik tombol
untuk mengubah data riwayat diklat struktural.
BUKU PANDUAN 25
Gambar 3.29. Diklat Struktural
Ketik Nomor, Tanggal, Tahun dan Nama Diklat Struktural. Khusus
untuk nama Diklat Struktural, ketik nama diklat, kemudian pilih
nama diklat struktural yang sesuai setelah tampil daftar nama
diklat.
Untuk menyimpan isian data riwayat jabatan struktural, klik
tombol . Untuk membatalkan isian klik tombol .
Jika data riwayat diklat struktural telah disimpan, akan muncul
konfirmasi seperti berikut ini :
Gambar 3.30. Simpan Data
Klik tombol untuk menyimpan atau klik tombol
kembali ke form isian data riwayat.
Untuk menghapus data riwayat diklat struktural, klik tombol
g. Data Riwayat Diklat Fungsional
Klik tombol untuk menambahkan atau klik tombol
untuk mengubah data riwayat diklat fungsional.
BUKU PANDUAN 26
Gambar 3.31. Diklat Fungsional
Pilih tipe diklat, Formal atau Normal.
Ketik dan pilih Jenis Diklat dan Nama Diklat. Jika nama diklat
fungsional tidak ada dalam daftar, klik tombol untuk masuk
ke Sistem Helpdesk.
Isilah NIP Baru dan Nama Diklat Fungsional kemudian klik tombol
Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan seperti
berikut
Gambar 3.32. Helpdesk Diklat Fungsional
BUKU PANDUAN 27
Kemudian klik tombol untuk mencetak bukti tiket
pengaduan permasalahan.
Gambar 3.33. Nomor Tiket Diklat Fungsional
Gambar 3.34. Cetak Tiket Diklat Fungsional
Isilah kolom Lamanya Diklat, Tanggal Diklat, No Sertifikat, Instansi
dan Institusi Penyelenggara.
Untuk menyimpan isian data riwayat diklat fungsional, klik tombol
. Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika
data riwayat diklat fungsional telah disimpan, akan muncul
konfirmasi seperti berikut ini :
Gambar 3.35. Simpan Diklat Fungsional
BUKU PANDUAN 28
Klik tombol untuk menyimpan atau klik tombol
Untuk kembali ke form isian data riwayat. Untuk menghapus data
riwayat diklat fungsional, klik tombol
h. Data Riwayat Jabatan
Gambar 3.36. Data Riwayat Jabatan
Klik tombol untuk menambahkan atau klik tombol
untuk mengubah data riwayat jabatan.
Pilih Jenis Jabatan : Struktural, Fungsional Tertentu atau
Fungsional Umum.
Kolom Instansi Kerja akan terisi otomatis.
Ketik dan pilih Unit Organisasi atau Unit Kerja. Khusus untuk
Nama Jabatan Struktural dan Eselon akan terisi secara otomatis
setelah memilih Unit Organisasi. Sedangkan untuk mengisi kolom
Jabatan Fungsional atau Jabatan Fungsional Umum. Nama Unor
akan terisi otomatis.
BUKU PANDUAN 29
Jika referensi unit organisasi tidak ditemukan, klik tombol
untuk masuk ke Sistem Helpdesk. Isilah NIP Baru dan Nama Unor
kemudian klik tombol
Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan kemudian
klik tombol Cetak untuk mencetak bukti tiket pengaduan
permasalahan.
Gambar 3.37. Nomor Tiket Jabatan
Isi kolom TMT Jabatan, Tanggal SK, Nomor SK dan TMT
Pelantikan.
Untuk menyimpan isian data riwayat jabatan, klik tombol .
Untuk membatalkan isian klik tombol . Jika data riwayat
jabatan telah disimpan, akan muncul konfirmasi seperti berikut :
Gambar 3.38. Simpan Jabatan
Klik tombol untuk menyimpan atau klik tombol
untuk kembali ke form isian data riwayat.
Untuk menghapus data riwayat jabatan, klik tombol
i. Data Dokter
Data Dokter dapat diisi jika jenis jabatan PNS adalah Dokter. Pada
data dokter, PNS dapat memilih tempat bekerja saat ini seperti
pada gambar berikut ini :
BUKU PANDUAN 30
Gambar 3.39. Data Dokter
Untuk menambahkan riwayat data dokter, lakukan langkah berikut ini :
Klik tombol untuk menambahkan riwayat data dokter.
Klik pilihan jenis unit kesehatan sesuai dengan unit kerja dokter.
Jenis Unit Kesehatan terdiri dari :
- Rumah Sakit
- Puskesmas
- Poliklinik
- Balai
- Kantor Kesehatan Pelabuhan
Ketik nama unit kesehatan kemudian pilih yang sesuai dengan unit
kerja dokter. Jika nama unit kesehatan tidak ditemukan, klik
tombol untuk masuk ke Sistem Helpdesk. Isilah NIP Baru dan
Unit Kesehatan kemudian klik tombol
Gambar 3.40. Helpdesk Kesehatan
BUKU PANDUAN 31
Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan kemudian
klik tombol Cetak untuk mencetak bukti tiket pengaduan
permasalahan.
Pilih jenis dokter, apakah dokter Umum/Gigi/Spesialis.
Ketik dan pilih referensi Bidang Spesialis untuk Dokter. Jika
referensi bidang spesialis tidak ditemukan, klik tombol untuk
masuk ke Sistem Helpdesk. Isilah NIP Baru dan Unit Kesehatan
kemudian klik tombol
Gambar 3.41. Helpdesk Spesialis
Nomor tiket pengaduan permasalahan akan ditampilkan seperti
berikut kemudian klik tombol untuk mencetak bukti tiket
pengaduan permasalahan.
Isilah kolom Jumlah Kemampuan Penanganan Dokter Per Hari.
Klik tombol untuk menyimpan isian, sedangkan untuk
membatalkan input data dokter klik tombol . Untuk
menghapus data dokter, klik tombol . Konfirmasi untuk
penghapusan data akan ditampilkan seperti berikut, klik tombol
untuk mengkonfirmasi penghapusan data dan klik tombol
untuk membatalkan.
j. Data Stakeholder
Dalam aplikasi ini beberapa Stakeholder mempunyai beberapa
kuesioner yang diisikan, Stakeholder tersebut adalah :
BUKU PANDUAN 32
a) BPJS Kesehatan, dimana akan dientri data dari PNS yang sudah
mempunyai Kartu BPJS Kesehatan.
b) BAPERTARUM PNS, dimana akan diberikan kuesioner tentang
pelayanan BAPERTARUM dan pemanfaatan BAPERTARUM oleh
PNS.
c) KPE, dimana akan diberikan kuesioner tentang distribusi KPE
kepada PNS dan pemanfaatan KPE.
Untuk dapat mengisi data Stakeholder, lakukan langkah-langkah
berikut :
Klik tombol untuk menambahkan data Stakeholder.
Untuk BPJS Kesehatan, isi Nomor Kartu Peserta dan Nama Peserta.
Untuk Bapertarum PNS, pilih jawaban untuk isian pertanyaan.
Untuk KPE, pilih jawaban untuk isian pertanyaan.
Untuk menyimpan isian data Stakeholder, klik tombol .
Untuk mengubah isian klik tombol .
Setelah perubahan data PNS disimpan, maka PNS dapat mengirim
perubahan data tersebut ke Instansi masing-masing untuk dilakukan
verifikasi dengan meng-klik tombol . Konfirmasi untuk
pengiriman data akan ditampilkan seperti gambar berikut kemudian klik
tombol
Gambar 3.42. Konfirmasi Kirim Data
Kemudian cetaklah bukti pengisian formulir e-PUPNS dengan cara
meng-klik tombol . Formulir perubahan data e-PUPNS akan
ditampilkan seperti gambar berikut.
BUKU PANDUAN 33
Gambar 3.43. Hasil Cetak Formulir e-PUPNS 2015
BUKU PANDUAN 34
Ketika sudah dikirim, setiap pegawai bisa memonitor sudah sejauh
mana formulir e-PUPNS 2015 telah diverifikator.
Gambar 3.44. Monitor Tahapan Verifikasi
BUKU PANDUAN 35
LUPA NOMOR REGISTER
1. Jika PNS lupa nomor register untuk masuk ke sistem e-PUPNS, klik link Lupa
No. Register, sehingga form isian NIP Baru akan ditampilkan seperti gambar
di bawah ini :
Gambar 3.45. Lupa No Registrasi
2. Kemudian isikan NIP Baru (18 Digit) kemudian klik tombol maka akan
ditampilkan form untuk isian pertanyaan rahasia.
3. Jika lupa jawaban pertanyaan, klik link Lupa Jawaban, form isian untuk
jawaban pertanyaan pengaman akan ditampilkan seperti gambar berikut ini :
Gambar 3.46. Lupa Jawaban
4. Kemudian klik tombol sehingga jawaban pertanyaan pengaman akan
ditampilkan seperti berikut ini :
Gambar 3.47. Jawaban Pertanyaan
BUKU PANDUAN 36
5. Klik tombol untuk kembali ke form login kemudian klik link Lupa
No. Register kemudian isikan jawaban pertanyaan pengaman.
Gambar 3.48. Lupa No Registrasi
6. Untuk bisa melihat nomor registrasi Anda klik tombol
Gambar 3.49. No Registrasi
LUPA KATA KUNCI
1. Jika PNS lupa kata kunci (password), klik link Lupa Kata Kunci kemudian
isikan NIP Baru (18 digit) dan Nomor Register kemudian klik tombol
seperti gambar di bawah ini :
Gambar 3.50. Lupa Kata Kunci
BUKU PANDUAN 37
2. Kemudian isikan jawaban pertanyaan rahasia kemudian klik tombol
maka akan ditampilkan form untuk mengganti kata kunci (password) akan
ditampilkan.
Gambar 3.51. Jawaban Kata Kunci
3. Isilah Kata Kunci dan Konfirmasi Kata Kunci Baru Anda, kemudian klik tombol
.
Gambar 3.52. Kata Kunci Baru
Maka akan ditampilkan konfirmasi bahwa Kata Kunci (Password) telah diganti.
Gambar 3.53. Kata Kunci Berubah
4. Klik tombol untuk kembali ke form login.
BUKU PANDUAN 38
5. Jika lupa jawaban pertanyaan, klik link Lupa Jawaban, form isian untuk
jawaban pertanyaan pengaman akan ditampilkan seperti gambar berikut ini :
Gambar 3.54. Lupa Jawaban
6. Kemudian klik tombol .
Gambar 3.55. Jawaban Pertanyaan
CEK STATUS
Menu cek status berfungsi untuk melakukan pengecekan data pendaftaran dan
laporan permasalahan ke Sistem Helpdesk. Untuk melakukan pengecekan lakukan
langkah-langkah berikut ini :
1. Masuk form login kemudian klik tombol . Akan muncul 2
(dua) tombol untuk menu cek status pendaftaran dan cek status laporan
permasalahan.
Gambar 3.56. Pilih Pengecekan
BUKU PANDUAN 39
2. Untuk Cek Status Pendaftaran klik tombol
Kemudian masukan Nomor Registrasi PNS, kemudian klik tombol cek. Maka
status Pendaftaran akan ditampilkan.
Gambar 3.57. Cek Status Pendaftaran
3. Klik untuk Cek Status Pengaduan Permasalahan pada
saat pendaftaran dan pengisian formulir e-PUPNS, maka akan masuk ke
Sistem Helpdesk e-PUPNS.
4. Masukkan Nomor Tiket Pengaduan, kemudian klik tombol cek . Hasil dari
tracking permasalahan akan ditampilkan seperti gambar berikut ini :
Gambar 3.58. Masukan Nomor Tiket
BUKU PANDUAN 40
5. Maka sistem akan menampilkan perkembangan dari pengaduan.
Gambar 3.59. Progress Pengaduan
IV. CARA PENGGUNAAN APLIKASI OLEH VERIFIKATOR
1. Login ke sistem e-PUPNS dengan menggunakan username dan kata kunci
(password) yang sudah diberikan oleh Administrator Instansi. Klik Login.
Gambar 4.1. Admin Panel
BUKU PANDUAN 41
2. Setelah login sistem akan menampilkan 3 menu yaitu : menu verifikasi,
menu registrasi dan menu turun status. Menu verifikasi untuk
memverifikasi data pegawai yang telah dikirim. Menu registrasi untuk
menyetujui atau menolak pegawai yang telah melakukan registrasi dan
menu turun status untuk mengembalikan formulir elektronik kepada
pegawai.
Gambar 4.2. Dashboard Verifikator
3. Di menu registrasi, terdapat 3 status yaitu : Baru, Aktif, dan Tolak.
Status baru ketika pegawai telah melakukan registrasi. Status aktif ketika
verifikator registrasi telah menyetujui registrasi pegawai. Status tolak
ketika verifikator registrasi menolak permintaan registrasi pegawai.
Gambar 4.3. Jenis Status Registrasi
BUKU PANDUAN 42
4. Untuk memverifikasi registrasi, Klik tombol Maka akan muncul
tampilan seperti berikut. Klik tombol Terima untuk menyetujui registrasi
dan Klik Tolak untuk menolak registrasi.
Gambar 4.4. Verifikasi Registrasi
5. Apabila terjadi kesalahan dalam melakukan verifikasi registrasi, verifikator
registrasi dapat menekan tombol UBAH STATUS. Untuk mengubah status
TOLAK menjadi TERIMA atau sebaliknya.
Gambar 4.5. Ubah Status
BUKU PANDUAN 43
6. Semua formulir epupns yang telah dikirim oleh pegawai akan masuk ke
inbox verifikator level 1. Verifikator harus menekan tombol verifikasi
untuk memulai verifikasi. Pencarian dapat dilakukan dengan memasukan
No. Registrasi / NIP Baru / Nama.
Gambar 4.6. Inbox Verifikator
7. Proses verifikasi dimulai dari data utama. Verifikator harus memeriksa
satu per satu item yang terdapat di data utama. Apabila telah sesuai, klik
tombol aksi kemudian klik setuju. Apabila tidak sesuai, klik tombol tolak
dan berikan alasan penolakan.
Gambar 4.7. Verifikasi Data Utama
BUKU PANDUAN 44
Gambar 4.8. Konfirmasi Verifikasi
8. Proses selanjutnya adalah verifikasi data posisi. Pada prinsipnya, sama
dengan proses verifikasi pada data utama. Untuk verifikasi riwayat
golongan, jabatan, pendidikan, diklat struktural, diklat fungsional, data
dokter dan keluarga terdapat tombol detail yang digunakan untuk melihat
lebih detail keterangan pegawai.
Gambar 4.9. Riwayat Golongan
Gambar 4.10. Detail Riwayat Golongan
BUKU PANDUAN 45
9. Di menu turun status, verifikator dapat mengembalikan formulir isian e-
PUPNS kepada pegawai. Caranya adalah dengan mengetikan NIP (18
digit), kemudian klik tombol CARI. Turun status cuma dapat dilakukan
pada tahapan Verifikator level 1.
Gambar 4.11. Menu Turun Status
V. INFORMASI
Pertanyaan dan informasi lebih lanjut tentang e-PUPNS dapat melalui :
1. Email : [email protected]
2. Ibu Novita Ilmaris, S.Kom., S.H (087883001976) atau Bapak Asep
Suderajat, S.H (0817800050)
3. Press Room di Lobby Gedung Sekretariat Jenderal
4. www.kemenkumham.go.id (Banner e-PUPNS 2015) dan
pupns.kemenkumham.go.id (Portal Informasi e-PUPNS Kemenkumham)
Top Related