Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 1

BUKU PANDUAN PENGGUNAAN

APLIKASI SI KePO (Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online)

Level User : Pegawai

Layanan Bantuan Teknis bisa menghubungi Bidang Penilaian Kinerja Aparatur dan Penghargaan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Bali

Telp. 0361-227-217

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 2

1. Masuk ke sistem SI KePO Untuk bisa masuk dan menggunakan aplikasi SIKePO, Anda sebagai pengguna harus mempunyai akun SI KePO. Secara default akun Anda menggunakan NIP sebagai Username dan Passwordnya. Untuk menjamin keamanan data SIKePO masing-masing, Anda disarankan untuk segera mengganti passwordnya ketika pertama kali masuk ke aplikasi SIKePO dan kemudian secara berkala mengganti passwordnya.

Langkah-Langkah : 1. Buka Internet Browser (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera dan yang lainnya). 2. Ketikan URL/alamat SI KePO di https://sikepo.baliprov.go.id 3. Jika tidak ada kendala, maka akan terbuka halaman LOGIN dari SI KePO seperti gambar

di bawah ini :

Gambar 1 : Login Page SI KePO

4. Ketikkan username (NIP) dan password. 5. Untuk isian Kode Captcha, salinlah kode yang muncul di sebelah kirinya. 6. Tekan tombol MASUK SISTEM. 7. Anda akan mendapatkan notifikasi jika Kode Captcha yang Anda masukkan keliru

atau jika terjadi salah password. 8. Jika Kode Captcha, username dan password yang Anda masukkan sudah benar, maka

akan muncul notifikasi untuk melakukan penggantian password seperti gambar berikut.

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 3

Gambar 2. Notifikasi penggantian password

9. Klik “ok”, lanjut untuk melakukan pergantian password dengan mengisi seluruh field

yang disediakan (sebagaimana gambar terlampir). Email dan No Hp wajib diisi dan akan digunakan jika terkendala lupa password.

Gambar 3. Ganti Pasword

10. Pasword baru minimal mengandung 8 karakter, gabungan antara huruf besar, huruf

kecil, angka dan symbol. Cth. Putukarma17@ 11. Jika proses pergantian password telah dilakukan, maka klik “simpan” dan selanjutnya

akan kembali ke tampilan awal untuk kembali melakukan login. 12. Apabila muncul eror, kemungkinan masih ada data SI KEPO tahun 2019 yang masih

aktif atau menggunakan email yang sama dengan orang lain. Jika menemukan kondisi ini, agar menghubungi Bidang Penilaian Kinerja Aparatur dan Penghargaan (BKD Provinsi Bali)

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 4

13. Apabila user, password baru dan kode captcha sudah diinput dengan benar maka Anda akan masuk ke dalam sistem SI KePO dan dapat memulai menggunakannya untuk melakukan pencatatan SKP dan fitur-fitur lainnya.

2. Tahap Penyusunan SKP Menurut Perka BKN No 1 Tahun 2013, Sasaran Kerja Pegawai yang selanjutnya disebut SKP adalah Rencana Kerja dan Target yang akan dicapai oleh PNS. Hal ini berarti sebelum Anda dapat mencatatkan capaian pekerjaan Anda setiap harinya, Anda terlebih dahulu harus membuat perencanaan dan target capaian (tahunan dan bulanan). Perencanaan ini tertuang pada SKP (disebut juga Kontrak Kerja).

2.1 Persiapan : 1. Pastikan Anda sudah berhasil masuk ke aplikasi SI KePO. Silahkan baca kembali topik

“Masuk ke sistem SI KePO” di halaman 1 jika diperlukan. 2. Setelah berhasil masuk, perhatikan layar seperti di bawah ini :

Gambar 4 : Tampilan Menu SKP

3. Pastikan tulisan yang ditunjuk panah nomor 1 di gambar 4 adalah Nama dan NIP Anda.

Cek juga FOTO yang muncul. Jika yang muncul adalah nama orang lain, NIP orang lain, atau foto orang lain, segera hubungi BKD Provinsi Bali.

4. Klik menu “Buat SKP Baru” seperti yang ditunjuk panah nomor 2. Input lokasi pembuatan SKP/lokasi instansi saudara dan tanggal pembuatan SKP (awal tahun/sesuai SPMT), selanjutnya klik “simpan”.

1

2

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 5

Gambar 5. Input Lokasi dan tanggal SKP

5. Selanjutnya UPDATE PROFIL PENILAI dengan menginput NIP atasan langsung. Jika

muncul nama atasan langsung, lanjut klik “simpan”. (abaikan kolom Plt). Jika atasan langsung diduduki oleh Plt, maka klik kolom Plt dan pilih jabatan yang diduduki, lanjut klik “simpan”. Khusus untuk menjadikan Gubernur sebagai Atasan Langsung, ketikkan angka 1. Sedangkan untuk Wakil Gubernur, ketikkan angka 2.

Gambar 6. Update Profil Penilai (atasan langsung)

6. Jika terdapat perbedaan data profil dengan kondisi sebenarnya, maka klik menu

“UPDATE PROFIL PEGAWAI/PENILAI”. Hal ini mengingat database SI KePO terintegrasi dengan SIMPEG. Apabila setelah dilakukan proses update, ternyata profil Anda/profil atasan langsung di SI KePO masih belum berubah atau masih tidak update, maka kemungkinan Data Anda di aplikasi SIMPEG belum di update. Silahkan hubungi admin SIMPEG OPD untuk melakukan update data dan selanjutnya menunggu proses update data (integrase) ke SI KePO.

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 6

2.2 Menambah Uraian Tugas Jabatan SKP : 1. Perhatikan gambar di bawah ini :

Gambar 7. Uraian SKP SI KePO

Untuk memulai menambahkan uraian di SI KePO, Anda bisa menekan tombol TAMBAH URAIAN SKP seperti yang ditunjukkan oleh panah nomor 1.

2. Uraian SKP ini adalah uraian pekerjaan yang menjadi acuan dan target capaian selama setahun oleh ASN yang bersangkutan. Kuantitas Target tahunan masing-masing uraian, selanjutnya akan di breakdown menjadi Kuantitas target bulanan. Perhitungan kuantitas target bulanan berdasarkan asumsi perkiraan beban kerja yang dilaksanakan pada bulan tersebut. Perencanaan penentuan kuantitas target bulanan harus dilakukan dengan tepat. Prosentase realisasi antara capaian dan target setiap bulannya inilah yang akan menjadi salah satu faktor penentu skor kinerja Anda setiap bulannya.

3. Perhatikan isi Tambah Uraian berikut ini :

Gambar 8. Tampilan Tambah Uraian SKP

4. Gambar 8 menunjukkan form isian yang harus diisi untuk menambah uraian SKP.

1

2 3

4

5

6

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 7

Kuantitas diisi dengan banyaknya pekerjaan dengan uraian tersebut, yang direncanakan akan dilakukan selama setahun.

Satuan merupakan satuan keluaran dari uraian, misalkan dokumen (dilarang menggunakan satuan “kegiatan, orang, dan kali”.

Kualitas diisi dengan kualitas hasil pekerjaan sesuai dengan uraian, misalkan 100.

Waktu diisi dengan lama (dalam bulan) pengerjaan, misalkan 12 bulan (dilarang menggunakan satuan waktu “minggu dan hari”).

Biaya diisi dengan nominal anggaran yang digunakan untuk melakukan uraian pekerjaan dimaksud. Biarkan kosong jika memang tidak memerlukan biaya.

Khusus bagi Anda pejabat Fungsional Tertentu (seperti Pranata Humas dan yang lainnya), ada tambahan kolom isian yaitu Angka Kredit (nilai butir kegiatan). Nilai yang dimasukkan adalah nilai butir kegiatannya, tidak perlu dikalikan dengan Kuantitas. Misalkan uraian Mengikuti seminar, lokakarya, pertemuan sebagai peserta, nilai butir kegiatannya adalah 0.01.

5. Anda dapat mencetak dokumen SKP ini dengan menekan tombol CETAK SKP, seperti yang ditunjukkan pada gambar 7 panah nomor 2. Untuk keperluan lebih lanjut, Anda juga dapat mengekspor data SKP Anda ke format Microsoft Excel dengan menekan tombol EXPORT KE XLS, seperti yang ditunjukkan pada gambar 7 panah nomor 3.

6. Yang perlu diperhatikan kembali dalam menambahkan uraian SKP adalah bahwa uraian yang Anda tambahkan tersebut adalah uraian Tahunan. Setiap kali Anda menambahkan uraian baru dengan kuantitas tertentu atau melakukan editing terhadap uraian yang sudah ada, maka uraian bulanan pertama (bulan ke 01) akan disamakan kuantitasnya. Contoh, jika Anda menambahkan uraian SKP dengan kuantitas 10 dokumen setahunnya (atau mengeditnya), maka sistem akan otomatis memberikan kuantitas 10 dokumen sebagai target pada bulan ke-01. Target bulanan ini dapat Anda ubah dengan menekan tombol seperti yang ditunjuk pada gambar 7 panah nomor 4. Jumlah kuantitas setahun SKP Anda tentunya harus sama dengan total jumlah kuantitas bulanan Anda. Kondisi ini akan dicek oleh sistem saat Anda ingin menyimpan data untuk setiap uraian.

Gambar 9. Breakdown kegiatan per bulan

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 8

7. Tombol yang ditunjukkan pada gambar 7 panah nomor 5 berfungsi untuk melakukan edit/mengubah terhadap isi uraian SKP tahunan Anda. Sedangkan tombol pada gambar 7 nomor 6 berfungsi untuk menghapus uraian.

8. Setelah keseluruhan isian SKP sudah Anda lengkapi, lakukan pengecekan sekali lagi untuk memastikan semua uraian pekerjaan sudah terinput dengan benar. Cek lagi nilai butir kegiatan, target bulanan dan sebagainya. PASTIKAN AKUMULASI TARGET SETIAP BULAN DALAM SETAHUN SUDAH TERISI. Jika tidak, maka SKP tidak dapat di confirm.

9. CETAKLAH SKP Anda sehingga Anda dapat melihat dan mengecek lebih detil. SKP yang sudah dicetak (baik melalui tombol CETAK atau melalui XLS) seperti yang dijelaskan pada langkah ke-5, harus Anda tetap proses manual untuk meminta Tanda Tangan persetujuan Pejabat Penilai/Atasan Langsung Anda.

Gambar 10. Form SKP

10. Jika SKP sudah betul-betul Anda anggap benar, silahkan tekan tombol berwarna merah

KONFIRMASI SKP, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah. Menekan tombol konfirmasi ini berarti Anda sudah menyatakan bahwa SKP Anda sudah 100% benar dan sudah siap menjadi acuan pekerjaan Anda setiap harinya. SKP yang sudah dikonfirmasi TIDAK AKAN BISA DI UBAH jika terjadi kesalahan. Untuk itu, agar dipastikan kembali bahwa seluruh data sudah benar termasuk pembagian target bulanan.

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 9

Gambar 11. Konfirm SKP

3. Pelaporan Capaian Tugas SKP : 1. Perhatikan gambar di bawah ini :

Gambar 12. Capaian Tugas SKP

Untuk memulai pelaporan capaian tugas SKP, dapat dilakukan dengan meng klik tanda panah nomor 1 pada gambar di atas.

2. Selanjutnya, lakukan penginputan capaian tugas harian dengan meng klik menu “Tambah Capaian Tugas SKP” tanda panah nomor 2.

2

1 3

4

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 10

Gambar 13. Tambah Capaian Tugas SKP

3. Pilihlah uraian tugas jabatan SKP yang menjadi acuan pelaporan capaian tugas SKP

sebagaimana tertuang dalam kolom “SKP Capaian”. Isi kuantitas target capaian tugas yang dilaporkan serta uraikan pekerjaan yang dilakukan. Tentukan tanggal sesuai dengan waktu pelaksanaan kegiatan dan selanjutnya klik “simpan”.

4. Untuk upload bukti pelaksanaan tugas, dapat meng klik menu “Choose file” pada Gambar 13.

5. Untuk menunjukkan bukti pelaporan capaian tugas SKP, dapat dilakukan dengan meng klik tanda panah nomor 3 pada Gambar 12. Bukti yang diupload harus berbentuk foto.

6. Apabila terdapat permasalahan atau hal yang harus didiskusikan dengan atasan maka dapat dilakukan diskusi melalui menu dialog konsultasi pada tanda panah nomor 4 Gambar 12.

4. Pelaporan Capaian Tugas Tambahan : 1. Perhatikan gambar di bawah ini :

Gambar 14. Capaian Tugas Tambahan

Selain pelaporan capaian tugas SKP, tiap PNS juga dapat melaporkan Capaian Tugas Tambahan. Tugas Tambahan adalah tugas lain atau tugas-tugas yang ada hubungannya dengan tugas jabatan yang bersangkutan dan tidak ada dalam SKP

3 2

1

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 11

yang ditetapkan. Yang dapat diinput sebagai tugas tambahan harus ditetapkan dalam Surat Keputusan.

2. Pelaporan capaian tugas tambahan, diawali dengan meng klik menu “Capaian Tugas Tambahan” (tanda panah no 1) sehingga tampil seperti pada Gambar 14.

3. Selanjutnya, terlebih dahulu harus diinput dasar penetapan pemberian tugas tambahan, bisa berupa SK atau ketentuan lain yang diformalkan melalui menu “Tugas Tambahan” (tanda panah no 2). Setelah muncul SK Tugas Tambahan, lanjut klik menu “Tambah SK Tugas Tambahan”.

Gambar 15. Input SK Tugas Tambahan

4. Isi field sesuai dengan keterangan yang diminta, lanjut klik “Simpan. 5. Pelaporan capaian tugas tambahan dapat dilakukan setelah SK Tugas Tambahan

diinput. Klik menu “Capaian Tugas Tambahan”.

Gambar 16. Pelaporan Capaian Tugas Tambahan

1

2

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 12

6. Setelah itu, maka akan muncul tampilan seperti Gambar 16. Pilih Tugas Tambahan yang akan dijadikan dasar pelaporan capaian tugas tambahan (pada field SK Tugas Tambahan). Uraikan jenis pekerjaan dan pilih tanggal pelaksanaan, lanjut klik “Simpan”. Pelaporan capaian tugas tambahan yang telah diinput akan tampil seperti Gambar 17.

Gambar 17. Pelaporan Capaian Tugas Tambahan

5. Penilaian Capaian Tugas SKP 1. Perhatikan gambar di bawah ini :

Gambar 18. Capaian Bawahan Langsung

Setiap atasan langsung memiliki kewajiban untuk melakukan verifikasi sekaligus memberikan penilaian terhadap kualitas capaian tugas SKP bawahannya. Aktifitas ini dilakukan dengan meng klik menu “Menilai Capaian” tanda panah nomor 1 pada Gambar 18.

1

2

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 13

Verifikasi dan penilaian akan memberikan dampak terhadap capaian kinerja bulanan maupun nilai kualitas pekerjaan tahunan bawahan.

Jika tidak dilakukan verifikasi oleh atasan, maka pelaporan capaian tugas SKP tidak akan dijadikan sebagai realisasi target pada bulan berjalan.

Jika tidak dilakukan penilaian, maka kualitas pekerjaan pada akhir tahun tidak akan memperoleh nilai.

Oleh sebab itu, setiap atasan wajib melakukan verifikasi maupun penilaian yang minimal dilakukan setiap seminggu sekali.

2. Tahapan selanjutnya, untuk memverifikasi dan memberikan penilaian, klik menu aksi pada tanda panah no 2. Selanjutnya akan muncul capaian tugas SKP seperti pada gambar 19.Tanda panah nomor 2 menunjukkan jumlah capaian SKP bawahan yang belum dilakukan verifikasi/penilaian. Jumlah tersebut otomatis akan berkurang setiap dilakukan verifikasi/penilaian oleh atasan.

3. Selanjutnya, Klik menu aksi pada tanda panah merah, untuk melakukan verifikasi dan penilaian kualitas capaian tugas SKP. Isi nilai sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Perka BKN Nomor 1 Tahun 2013. Jika sudah dinilai, klik “Verif”.

Gambar 19. Verifikasi dan Penilaian Capaian Tugas SKP

6. Penilaian Perilaku Kerja 360o Perilaku kerja adalah setiap tingkah laku, sikap atau tindakan yang dilakukan oleh PNS atau tidak melakukan sesuatu yang seharusnya dilakukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Berdasarkan PP 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja PNS, penilaian perilaku kerja PNS dilakukan oleh Atasan langsung, Rekan kerja setingkat dan bawahan langsung.

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 14

6.1 Ajukan Penilaian Perilaku : 1. Perhatikan gambar di bawah ini :

Gambar 20. Pengajuan Penilaian Perilaku 360o

2. Untuk mendapatkan penilaian perilaku baik oleh atasan, rekan setingkat dan

bawahan langsung, setiap PNS wajib mengajukan penilaian perilaku dengan meng klik menu “Ajukan Perilaku 360" (tanda panah no 1). Pengajuan perilaku wajib dilakukan tiap bulan.

3. Setelah muncul daftar nama penilai, maka lanjutkan dengan meng klik tombol “Ajukan” (tanda panah no 2). Maka akan muncul daftar nama penilai seperti gambar berikut.

Gambar 21. Nama Penilai Perilaku 360o

1

2 3

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 15

4. Apabila terdapat kolom penilai yang kosong, maka dapat diulang kembali dengan meng klik tombol “Reload”. Secara otomatis system akan mengacak kembali daftar penilai yang ada dalam satu bidang (tanda panah no 3) pada Gambar 20.

6.2 Penilaian Perilaku Kerja :

1. Penilaian perilaku kerja dapat dilakukan jika system menunjuk PNS sebagai salah satu penilai baik selaku atasan langsung, rekan setingkat maupun bawahan langsung.

2. Untuk melakukan penilaian, maka PNS dapat meng klik menu “Menilai Perilaku 360” (tanda panah no 1). Selanjutnya, untuk memberikan penilaian, maka klik menu aksi yang ada di sebelah kanan tanda panah no 2.

Gambar 22. Menilai Perilaku Kerja

3. Range penilaian perilaku kerja mengacu pada Perka BKN Nomor 1 Tahun 2013

dengan angka dan sebutan sebagai berikut: a. 91 – 100 : sangat baik b. 76 – 90 : baik c. 61 – 75 : cukup d. 51 – 60 : kurang e. 50 ke bawah : buruk

Gambar 23. Penilaian Perilaku Kerja

2

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 16

7. Rekap Laporan 7.1 Rekap Capaian : Untuk mengetahui realisasi kinerja atau rekap capaian kinerja tiap PNS, maka klik menu

“Rekap Capaian” (tanda panah merah). Melalui rekap tersebut, terlihat grafik kuantitas capaian per tahun maupun per bulan. Berdasarkan rekap tersebut, akan diketahui prosentase capaian kinerja pada bulan berjalan. Prosentase capaian kinerja per bulan akan dijadikan dasar dalam pembayaran TPP.

Gambar 24. Rekap Capaian Tugas SKP

7.2 Rekap perilaku : Rekap perilaku merupakan gambaran terhadap rata-rata nilai perilaku per bulan yang

diperoleh dari gabungan nilai yang diberikan oleh masing-masing penilai, baik oleh atasan langsung, rekan setingkat maupun bawahan langsung. Rekap perilaku ini akan berdampak terhadap nilai perilaku pada akhir tahun. Untuk mengetahui rekap perilaku tersebut, klik menu “Rekap Perilaku 360” (tanda panah no 1), maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah. Apabila muncul notifikasi seperti tanda panah no 2, maka terdapat penilai yang belum memberikan penilaian pada bulan berjalan.

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 17

Gambar 25. Rekap Perilaku Kerja 360o

7.3 Rekap Absensi : Rekap absensi merupakan gambaran terhadap prosentase kehadiran yang dicapai PNS

berdasarkan absensi yang dilakukan melalui aplikasi absensi berbasis pengenalan wajah (face detector). Untuk mengetahui prosentase kehadiran, maka klik menu “Rekap Absensi” (tanda panah no 1).

Data prosentase kehadiran pada aplikasi SI KePO diambil langsung dari database

aplikasi absensi karena kedua aplikasi ini telah terintegrasi. Mengingat proses pengambilan data membutuhkan waktu yang cukup lama (+ 40 s/d 60 detik), maka tiap PNS wajib secara rutin untuk melakukan update kehadiran dengan meng klik menu warna biru (tanda panah no 2). Proses ini wajib dilakukan untuk memperbaharui prosentase kehadiran yang akan berpengaruh terhadap Rekap TPP .

Gambar 26. Rekap Tingkat Kehadiran

1

2

2

1

Sistem Informasi Kinerja Pegawai Online – Pemerintah Provinsi Bali 18

7.4 Rekap TPP : Rekap TPP merupakan menu yang memberikan gambaran besaran Tambahan

Penghasilan Pegawai (TPP) yang diterima setiap bulan. Besaran TPP yang diterima diperoleh berdasarkan perhitungan yang dilihat dari prosentase kehadiran (bobot 40%) dan prosentase capaian kinerja (bobot 60%) terhadap Besaran TPP normal.

Untuk memperoleh besaran TPP 100%, maka tiap PNS wajib merealiasikan target yang telah ditetapkan tiap bulan dan selalu melakukan absensi face detector (tidak terlambat maupun pulang cepat).

APABILA DALAM IMPLEMENTASI APLIKASI SIKEPO INI DITEMUKAN KENDALA ATAU PERMASALAHAN, AGAR DAPAT

MENGHUBUNGI BIDANG PENILAIAN KINERJA APARATUR DAN PENGHARGAAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI BALI.

KONTAK PERSON KOORDINASI DAN KONSULTASI APLIKASI SI KEPO:

RENI ARLENI HP. 0819-3702-1302 IZA HP. 0878-2120-7913 WIDA HP. 0822-6628-7545