Buku panduan

Buku PanduanBuku Panduan Konsultan

2012

Menuju K lt P f i l l l iKonsultan Profesional melalui

Peningkatan Kualitas

Bid P d P d liBidang Perencanaan dan PengendalianTELKOM MCC 2012

1

VISION

“To become the most reputable Consultant for client’s value enhancement”

Misi• Meningkatkan Value TELKOMM b ik l i l h i d i l j di ilih

p f

• Memberikan solusi masalah strategis dan operasional yang menjadi pilihan utama manajemen TELKOM dan TELKOM Group.

• Memberikan kontribusi dalam upaya peningkatan kinerja dan daya saing klien melalui layanan jasa konsultansi yang profesionaly j y g p

Sasaran TELKOM MCC 2015• Sebagai Pilihan Utama bagi Manajemen TELKOM dan TELKOMGroup dalam penggunaan

Jasa KonsultansiJasa Konsultansi• Diakui dalam jajaran Utama industri jasa konsultansi nasional dan mampu memasuki pasar

internasional• Menjadikan TELKOM MCC sebagai Pusat Keunggulan Konsultan (“Center of Excellence

Consultant”)Consultant )

Kebijakan Mutu MCC BEST “TELKOM MCC berkomitmen untuk melakukan peningkatan nilai bagi klien dengan memberikan layanan jasa konsultansi manajemen yang sesuai harapan klien dengan kualitas yang handal danlayanan jasa konsultansi manajemen yang sesuai harapan klien dengan kualitas yang handal dan tepat waktu, melalui kemitraan dengan klien, pemasok dan stakeholder, serta melibatkan seluruh karyawan TELKOM MCC dan perbaikan kualitas yang berkesinambungan”

Kata Pengantar

TELKOM MCC merupakan unit bisnis TELKOM yang bertindak sebagai penyelenggara jasa konsultansi manajemen di lingkungan internal dan eksternal TELKOM, menyadari bahwa untuk dapat memenuhi k b t h d k i i kli k t t l l bi i j k lt i f ktif dkebutuhan dan keinginan klien akan menuntut pengelolaan bisnis jasa konsultansi yang efektif dan efisien.

Melalui sistem manajemen mutu TELKOM MCC yaitu MCC BESt (MCC Business Excellent System) yang b b i k SO 9000 2008 k l l O CC did k b i k kberbasiskan ISO 9000:2008 maka pengelolaan TELKOM MCC didasarkan atas best practice praktek manajemen yang unggul meliputi pengelolaan proses berdasarkan analisis persyaratan klien dan dijalankannya proses‐proses yang tepat yang berkontribusi kepada kualitas produk dan layanan jasa konsultansi serta secara konsisten mengendalikan kearah pencapaian keunggulan proses melalui ketepatan waktu proses dan kepastian layanan yang dapat dirasakan secara nyata oleh klienketepatan waktu proses dan kepastian layanan yang dapat dirasakan secara nyata oleh klien.

Buku Panduan Konsultan Telkom MCC disusun sebagai panduan operasional bagi karyawan TELKOM MCC dalam menjalankan tugas‐tugas sebagai Konsultan.

Bandung Nopember 2011Bandung, Nopember 2011

Deddy KurniadiyKAPUS TELKOM MCC

3

Struktur Organisasi

KAPUS MCC

Perencanaan dan Pengendalian

Shared Services

Sekretariat

Kerjasama dan Dalnis

Perencanaan & Pengembangan

Marketing LogisticAdministration & Knowldege

Library

Kelompok Konsultan Manajemen

Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator

Korporasi Bisnis Marketing Keuangan SDMOphartek &

IT

Sumber :• KD. 50/PS150/PRORES‐01/2002 tanggal 19 September 2001 tentang Pembentukan Organisasi Pusat Pelayanan Jasa Konsultansi Manajemen• KD. 05/PS150/CTG‐10/2006 tanggal 13 Januari 2006 Tentang Penambahan Formasi Organisasi Pusat Pelayanan Jasa Konsultasi Manajemen (MCC)

4

Proses Induksi

Konsultan Baru

Diterima Konsultan terkait membuat Curriculum Koordinator Pok. Konsultan terkait dan induksi awal *)

Vitae (CV) **) dan menyerahkannya ke Bag. AKL untuk pencatatan (database) dan Mapping Konsultan

**) CV berisi :d d k• Basic Pendidikan

• Bidang Keahlian / Kompetensi yang dimiliki

• Pengalaman Kerja / Profesional

Koordinator Pok. Konsultan terkait membuat :1. Rencana Pengembangan Kompetensi2 Rencana Penugasan Kajian Mandiri

*) Induksi Awal :• Visi, Misi, dan Sasaran MCC

• Struktur Organisasi Profesional• Proyek yang pernah ditangani

• Pengalaman Publik (Pembicara/Penulisan/Pengajar)

2. Rencana Penugasan Kajian Mandiri atau terlibat ke Proyek Jasa Konsultansi

3. Rencana Pengembangan Karir Konsultan

Struktur Organisasi• Lingkup penugasan• Proses bisnis serta• kebijakan‐kebijakan internal MCC maupun kebijakan eksternal

• Pelatihan & Sertifikasi Profesional serta

• Aktivitas saat ini.

yang terkait

Siap menjadi Konsultan

6

Prom

osi

Seesion

Kegiatan Persiapan Pelaksanaan Joint Planning Session (JPS) PIC

1. Membuat Usulan Pelaksanaan JPS :• Rencana Kerja (waktu, tempat dan tema JPS)• Usulan Tim Pelaksana JPS

M. MarketingSM Prandal

Proses P

Plan

ning

• Usulan Tim Liaison Consultant2. Koordinasi dengan Koord. Pok. Konsultan tentang usulan Pelaksanaan JPS

Menetapkan Pelaksanaan JPS KAPUS

1. Mempersiapkan Katalog Produk, Company Profile, Brosur, Backdrop, ATK, tempat pelaksanaan, dll.2. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan antara lain projector, laptop, Printer, sound system dll.3 b U d k Kli d k fi i k h di kli

Tim Pelaksana JPS

Joint P

3. Membuat Undangan ke Klien dan Mengkonfirmasi kehadiran klien.4. Melaksanakan administrasi yang diperlukan untuk keperluan perjalanan dinas, penyediaan anggaran, dll.

1. Melakukan identifikasi kebutuhan jasa konsultan calon klien berdasarkan data historis dan katalog produk MCC2. Melakukan pendekatan awal ke calon klien untuk identifikasi kebutuhan jasa konsultansi termasuk prakiraan kebutuhan

anggaran dan rencana jadwal pelaksanaannya 3. Melaporkan hasil pendekatan awal ke KAPUS u.p Ketua Tim JPS/SM Prandal

Tim Liaison Consultant

Kegiatan Pelaksanaan JPS PIC

Melaksanakan kegiatan sesuai rencana Tim Pelaksana JPS

1. Membantu calon klien untuk identifikasi kebutuhan jasa konsultansi termasuk prakiraan kebutuhan anggaran dan rencana jadwal pelaksanaannya


2. Membuat Berita Acara Kesepakatan dengan calon klien 3. Melaporkan hasil pekerjaan ke KAPUS u.p Ketua Tim JPS / SM. Prandal

Membuat resume Berita Acara Kesepakatan Tim Pelaksana JPS

Kegiatan PIC g

1. Melakukan identifikasi hasil kesepakatan berdasarkan kelompok konsultansi (Korporasi, Bisnis, Marketing, Ophartek & IT, SDM dan Keuangan) dan jenis konsultansi (survey/riset, assessment / sistem audit, pengembangan sistem, dan asistensi, atau supervisi, serta Business Forum)

2. Mendistribusikan hasil identifikasi ke Koord. Pok. Kons.

M. Marketing, SM Prandal

1. Menindaklanjuti hasil kesepakatan berupa kepastian pelaksanaan program beserta jadwal dan anggaran biaya Tim Liaison

7

2. Memastikan penerimaan Nota Permintaan dan TOR dari klien 3. Melaporkan hasil pekerjaan ke Koord. Pok. Konsultan

Consultant

Mengkompulir dan mengirimkan hasil pekerjaan ke SM Prandal untuk tindaklanjut pelaksanaan proyek Koord. Pok. Konsultan

Prom

osi

ksternal Kegiatan Persiapan Promosi Klien Eksternal PIC

1. Membuat Usulan Pelaksanaan Promosi :• Rencana Kerja (Daftar Calon Klien dan Waktu pelaksanaan)• Usulan Tim Liaison Consultant

2. Koordinasi dengan Koord. Pok. Konsultan tentang usulan Pelaksanaan Promosi


Proses P

Klien Ek Menetapkan Pelaksanaan Promosi Eksternal KAPUS

1. Mempersiapkan Alat Bantu Promosi (Katalog Produk, Company Profile, Brosur)2. Mengusulkan jenis promosi yang akan digunakan, antara lain Kunjungan ke klien, Customer Gathering, Undangan Benchmark dan Forum

Bisnis/Seminar3. Melaksanakan administrasi yang diperlukan untuk keperluan perjalanan dinas , penyediaan anggaran, dll.


1 M l k k id tifik i k b t h j k lt l kli b d k d t hi t i d k t l d k MCC Ti Li i1. Melakukan identifikasi kebutuhan jasa konsultan calon klien berdasarkan data historis dan katalog produk MCC2. Melakukan kajian awal ke calon klien untuk identifikasi kebutuhan jasa konsultansi termasuk prakiraan kebutuhan anggaran dan rencana jangka

waktu pelaksanaannya3. Melaporkan hasil pekerjaan ke KAPUS u.p SM Prandal

Tim Liaison Consultant. Koord. Pok. Konsultan

Kegiatan Program Benchmark, Customer Gathering dan Forum Bisnis/Seminar PIC

1. Membuat usulan pelaksanaan Customer Gathering, Benchmark dan Forum Bisnis/Seminar (Tema, waktu pelaksanaan dan anggaran biaya)2. Melaksanakan administrasi yang diperlukan untuk tempat pelaksanaan, keperluan perjalanan dinas, penyediaan anggaran, dll. 3. Membuat Undangan ke Klien dan mengkonfirmasi kehadiran klien.4. Membuat Undangan ke pembicara dan mengkonfirmasi kehadiran pembicara (untuk Forum Bisnis/Seminar)5. Melaporkan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada KAPUS

M. Marketing, SM. Prandal

1. Menyiapkan bahan benchmark dan Forum Bisnis/Seminar2 Koordinasi dengan pembicara tentang bahan presentasi

Tim Liaison Consultant Koord2. Koordinasi dengan pembicara tentang bahan presentasi

3. Melakukan pendekatan kepada klien pada saat acara benchmark dan Forum Bisnis/Seminar4. Membuat resume hasil benchmark dan Forum Bisnis/Seminar

Consultant, Koord. Pok. Konsultan

Kegiatan Kunjungan ke Klien PIC

Program Penetrasi dan Akusisi : Tim Liaison 1. Bersama Marketing Prandal, melakukan kunjungan awal kepada Calon Klien untuk memperkenalkan TELKOM MCC 2. Menindaklanjuti hasil kunjungan awal menjadi Kajian Kebutuhan Jasa Konsultansi untuk calon Klien3. Melaporkan hasil pekerjaan kepada KAPUS u.p Koord. Pok. KonsultanCatatan : kunjungan dapat dilakukan maksimal 3 kali sampai munculnya Nota Permintaan dan TOR dari Calon Klien

Consultant

Program Retention : 1. Melakukan kunjungan ke klien untuk membina hubungan dan menyampaikan Kajian Kebutuhan Jasa Konsultansi2 Menindaklanjuti hasil kunjungan dengan membantu klien untuk memastikan Kebutuhan Jasa Konsultansi


2. Menindaklanjuti hasil kunjungan dengan membantu klien untuk memastikan Kebutuhan Jasa Konsultansi3. Melaporkan hasil pekerjaan kepada KAPUS u.p Koord. Pok KonsultanCatatan : kunjungan dapat dilakukan maksimal 3 kali sampai munculnya Nota Permintaan dan TOR dari Calon Klien

1. Menyiapkan alat bantu promosi yang diperlukan untuk kunjungan2. Melaksanakan administrasi yang diperlukan untuk keperluan perjalanan dinas, penyediaan anggaran, dll 3. Mengkompulir dan mendokumentasikan hasil pekerjaan Tim Liaison Consultant

M. Marketing, SM Prandal

nProyek

Proyek)

• Surat Permintaan Klien

Markting‐Prandal• Mendistribsuikan ke Koord. Pok

Koord. Pok• Identifikasi TOR• Identifikasi Sumberdaya

Kersa & Dalnis• Membuat Penugasan Tim Inisiasi

aksana

an(Inisiasi • TOR terkait

• Mendokumentasi‐kan

Konsultan• Mengusulkan Tim Insiasi

KAPUS• Menetapkan Tim Inisiasi

Koord Pok + Tim Inisiasi

Pra‐Pela Koord. Pok + Tim Inisiasi

• Mempelajari TOR• Klarifikasi TOR ke klien• Membuat Proposal & RAB

Proses

Marketing• Membuat SPH *)KAPUS• Menetapkan SPH *)

Lanjut ?

Ya

TidakMarketing• Membuat Surat PembatalanKAPUS• Menetapkan Surat Pembatalan

Surat Pembatalan

Menetapkan SPH )

Marketing + Tim Inisiasi• Melakukan Klarifikasi Sepakat

YaTidakMarketing + Tim Inisiasi

• Menerima WO/SPK dan menyerahkan ke Kersa &

Menetapkan Surat Pembatalan

• WO/SPK• Cost plan

dan Negosiasi Proposal & RAB ke klien

?Dalnis• Membuat Cost Plan Proyek dan menyerahkan ke AKL

• Cost plan

9*) SPH : Surat Penawaran Harga

nProyek

Proyek)

• TOR• WO/SPK• Cost Plan

Koord. Pok• Identifikasi Sumberdaya Konsultan

• Mengusulkan

Kersa & Dalnis• Membuat Penugasan Tim Proyek

KAPUS• Menetapkan Tim

Koord. Pok + Tim ProyekMembuat Rencana Kerja Detil dan mengirimkan ke

ngelolaan

ksan

aan • Mengusulkan

Tim Proyek• Menetapkan Tim Proyek

mengirimkan keKersa & Dalnis‐PD

Ext.

Support?

Ext. Expert/ Support?

Tim ProyekMembuat dan Mengirimkan Nota

oses Pen

(Pelak Support?Support?

Kebutuhan ke Logistik

Logistik‐SSMelakukan Pengadaan dan menyerahkan hasil ke Tim Proyek dan

Tim ProyekMelaksanakan Proyek sesuai Rencana Kerja

Pro ke Tim Proyek dan

Kersa & DalnisOn

Progress ?

Tim Proyek

Tim Proyek• Membuat Berita Acara Perubahan dan Side Letter/Amandemen serta mengirimkan ke Y

Tidak Ya

Tidak

Tim ProyekMembuat Laporan Berkala ke Klien dan KAPUS u.p Koord. Pok. *)

Ada

an ?

Ada Perubah‐an ?

serta mengirimkan ke Kersa & Dalnis

• Melanjutkan pekerjaan proyek

Ya

Tid kTim ProyekMembuat Laporan Akhir KAPUS u.p Koord. Pok.

Ok Ok ?

Tim ProyekMelakukan perbaikan Laporan Akhir

Tim ProyekMelaporkan Hasil Akhir ke Klien

Ok Ok ?

Tim Proyek• Membuat BAST Proyek• Melakukan umpan balik klien

Ya

TidakYa

Tidak

• Laporan Akhir• BAST• Umpan Balik

Klien

Tim ProyekMenyerahkan hasil BAST Proyek dan umpan balik klien ke Kersa & Dalnis *) Laporan berkala bisa berupa Presentasi pelaksanaan Proyek

nProyek

Proyek)

• Laporan Akhir• BAST• Umpan Balik

Klien

Kersa & DalnisMenerima BAST, Laporan Akhir dan Umpan Balik Klien

Kinerja Kinerja ?

Personil Personil ?

Tim ProyekMelakukan penilaian Sosiometri dan melaporkan hasilnya

Ya Ya

ngelolaan

ksan

aan

Klien Umpan Balik Klien dari Tim Proyek

melaporkan hasilnya ke Koord. Pok.

Koord. Pok.Kersa & DalnisMelakukan

AKLd k i

Tidak Tidak

oses Pen

ska Pe

lak

Mendokumentasikan dan mengirimkan ke AKL dan Kersa & Dalnis untuk penilaian individu

Melakukan evaluasi SLA Compliance Proyek, Client Cash Outflow & KKI

Mendokumentasikan Laporan Akhir dan BAST Proyek

Pro

(Pa

Kersa & Dalnis• Membuat Surat Apresiasi Tim

k *)AKL

Proyek *)

KAPUS• Menetapkan Surat Apresiasi

• Membuat Dokumen Penagihan untuk klien Eksternal

KAPUS

Dokumen Penagihan

KAPUS• Menetapkan dan Mengirimkan Dokumen penagihan

Surat Apresiasi Tim Proyek

11*) Berisi : Hasil SLA Compliance, CCO, KKI dan Nilai Sosiometri Individu

penagihan

dukung

1. Form Penugasan Tim Inisiasi Proyek Jasa Konsultansi (NOTA DINAS)2. Form Penugasan Tim Proyek Jasa Konsultansi (NOTA DINAS)3 Form Perubahan Penugasan Tim Proyek Jasa Konsultansi/jika diperlukan (NOTA DINAS)

men

Pen

d 3. Form Perubahan Penugasan Tim Proyek Jasa Konsultansi/jika diperlukan (NOTA DINAS)4. Form Jadwal Pelaksanaan Proyek per Task (F/MCC‐PD.X/XX)5. Form Laporan Perkembangan Proyek per Task ( F/MCC‐PD.xx/xx)6. Form Side Letter/jika diperlukan (F/MCC‐PD.xx/xx)7 Form Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Jasa Konsultansi (F/MCC‐PD xx/xx)

en‐dokum

7. Form Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Jasa Konsultansi (F/MCC‐PD.xx/xx)8. Form Umpan Balik Klien (F/MCC‐PD.xx/xx)9. Form Evaluasi SLA Compliance (F/MCC‐PD.x/xx)10. Form Berita Acara Pencapaian SLA antara MCC dengan Klien (F/MCC‐PD.xx/xx)11 Form Evaluasi Eksternal Konsultan/Expert (F/MCC‐PD xx/xx)

Dokum

e 11. Form Evaluasi Eksternal Konsultan/Expert (F/MCC PD.xx/xx)12. Form Daftar Laporan Kontribusi Konsultan Proyek (F/MCC‐PD.xx/xx) 13. Form Sosiometri Kontribusi Konsultan ( F/MCC‐PD.xx/xx)14. Form Laporan Status SDM Konsultan (F/MCC‐PD.x/xx)15 Form Pembubaran Tim Proyek Jasa Konsultansi (NOTA DINAS)15. Form Pembubaran Tim Proyek Jasa Konsultansi (NOTA DINAS)

Keseluruhan Dokumen bisa didapatkan di Bagian Kerjasama dan Pengendalian Bisnis (Kersa & Dalnis)

12

Menuju Konsultan Profesional melalui

Peningkatan Kualitas

13

Buku panduan

Documents

Transcript of Buku panduan