Buku ajar kecil 06

Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak

BAB 6Penjadwalan

Kompetensi Dasar :Mahasiswa memahami maksud dari penjadwalan dan dapat menerapkannya pada proyek perangkat lunak.

1. Pentingnya penjadwalan proyek.Banyak proyek teknologi informasi gagal dalam memenuhi proyeksi ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer sering menyatakan bahwa menyampaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi mereka. Para manajer juga menyatakan bahwa jadwal adalah alasan utama terjadinya konflik pada keseluruhan proyek dari siklus hidup proyek. Gambar 6.1. menunjukkan hasil penelitian dari penyebab konflik dalam proyek. Pada gambar ini menunjukkan bahwa, secara keseluruhan, jadwal merupakan penyebab yang paling besar dari konflik yang terjadi pada kehidupan proyek. Ketika pembentukan proyek atau fase konsep, prioritas dan prosedur menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase awal atau fase pengembangan, hanya prioritas yang menyebabkan lebih banyak konflik dari pada jadwal. Ketika fase tengah atau fase implementasi dan fase akhir atau fase penutupan jadwal merupakan penyebab konflik yang dominan.Mungkin sebagian dari alasan masalah jadwal pada umumnya adalah bahwa waktu diukur secara mudah dan sederhana. Sekali jadwal ditetapkan, setiap orang dapat memperkirakan dengan cepat kinerja jadwal dengan mengurangkan waktu perkiraan semula dengan seberapa lama penyelesaian proyek tersebut. Orang sering membandingkan waktu penyelesaian yang direncanakan dengan kenyataan tanpa mempertimbangkan perubahan dalam poyek. Waktu juga satu variabel yang memiliki fleksibilitas terkecil. Waktu berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi dalam proyek.

67


Gambar 6.1. Intensitas konflik dalam siklus hidup proyek.

Manajemen waktu proyek didefinisikan secara sederhana, meliputi proses yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan waktu penyelesaian proyek. Ada 5 proses utama yang termasuk dalam manajemen waktu proyek : Definisi aktifitas meliputi mengidentifikasi aktifitas

tertentu yang harus dikerjakan oleh anggota tim dan stakeholder untuk menghasilkan penyampaian poyek. Sebuah aktifitas atau tugas adalah sebuah elemen kerja secara normal ditemukan pada uraian struktur kerja (Work Breakdown Stucture / WBS) yang mempunyai durasi yang diharapkan, kebutuhan dana dan sumber daya.

Urutan aktifitas meliputi mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara aktifitas proyek.

Memperkirakan durasi aktifitas meliputi memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas individu.

Membangun jadwal meliputi menganalisis urutan aktifitas, perkiraan durasi aktifitas, dan kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.

Kendali jadwal meliputi pengendalian dan mengatur perubahan pada jadwal proyek.

Manajemen waktu proyek dapat ditingkatkan dengan mengerjakan proses-proses ini dengan menggunakan

68


beberapa peralatan dan teknik dasar manajemen proyek. Setiap manajer terbiasa dengan beberapa bentuk penjadwalan, tetapi banyak manajer belum menggunakannya pada manajemen waktu proyek seperti diagram Gantt, diagram jaringan dan analisis jalur kritis.

2. Definisi aktifitas.Jadwal proyek berkembang keluar dari dokumen dasar yang memulai sebuah proyek. Perjanjian proyek sering menyebutkan tanggal proyek dimulai dan diakhiri, yang melayani sebagai titik awal suatu penjadwalan yang lebih terperinci. Manajer proyek memulai dengan perjanjian proyek dan membangun pernyataan lingkup proyek secara terperinci dan WBS. Perjanjian proyek harus juga meliputi perkiraan biaya yang harus dialokasikan pada proyek. Dengan menggunakan informasi pernyataan lingkup, WBS dan informasi anggaran, manajer proyek dan timnya mulai membangun jadwal proyek secara terperinci dan perkiraan tanggal penyelesaian. Jika perkiraan tanggal penyelesaian berbeda secara signifikan dari manajemen puncak atau rencana semula pelanggan, manajer proyek harus merundingkan perubahan dalam lingkup atau biaya untuk mendapatkan jadwal yang diharapkan.Orde ketiga materi ini mencerminkan orde dasar dari tiga proses pertama dari manajemen waktu proyek, yaitu : definisi aktifitas, pengurutan aktifitas dan perkiraan durasi aktifitas. Tiga proses manajemen waktu proyek ini adalah dasar untuk membuat jadwal proyek.Definisi aktifitas biasanya dihasilkan dalam tim proyek yang membangun WBS yang lebih detil dan penjelasan pendukung. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan bahwa tim proyek telah memahami secara keseluruhan dari semua pekerjaan yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari lingkup proyek.WBS sering dibahas lebih jauh sewaktu proses definisi aktifitas sebagaimana anggota tim proyek mendefinisikan lebih jauh aktifitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaannya.Sebagaimana telah dinyatakan sebelumnya, bahwa aktifitas atau tugas adalah elemen kerja yang dikerjakan ketika pengkajian proyek, yang mana di dalamnya termasuk durasi yang diharapkan, biaya dan sumber daya yang dibutuhkan. Definisi aktifitas juga dihasilkan dalam detil

69


yang mendukung pada dokumen informasi produk yang penting sebagaimana asumsi dan batasan yang berhubungan dengan aktifitas tertentu. Tim proyek harus meninjau ulang WBS yang telah direvisi dan detil yang mendukung pada stakeholder proyek sebelum bergerak pada langkah berikutnya dalam manajemen waktu proyek. Jika WBS tidak ditinjau ulang, akan dihasilkan jadwal yang tidak realistis dan hasil penyampaian yang tidak dapat diterima.

3. Urutan aktifitas.Setelah mendefinisikan aktifitas proyek, langkah berikutnya adalah mengurutkan aktifitas. Pengurutan aktifitas meliputi peninjauan ulang aktifitas dalam WBS yang terperinci, deskripsi produk terperinci, asumsi dan batasan untuk menentukan hubungan antar aktifitas. Ini juga termasuk mengevaluasi alasan ketergantungan dan tipe lain dari ketergantungan.Ketergantungan.Suatu ketergantungan atau keterhubungan menunjukkan urutan aktifitas proyek atau tugas. Ada 3 alasan dasar untuk membuat ketergantungan di antara aktifitas proyek : Ketergantungan mandatory tidak dapat dipisahkan

dalam lingkungan pekerjaan yang dilaksanakan pada suatu proyek. Kadang-kadang dikenal sebagai hard logic.

Ketergantungan discretionary didefinisikan oleh tim proyek. Ketergantungan discretionary terkadang dikenal sebagai soft logic dan harus digunakan secara hati-hati selama dapat membatasi option penjadwalan nantinya.

Ketergantungan external meliputi hubungan antara aktifitas proyek dan non-proyek. Instalasi sistem operasi baru dan software lain dapat tergantung penyampaian hardware baru dari pemasok luar. Meskipun penyampaian dari hardware baru tidak mungkin di dalam lingkup proyek, ini harus ditambahkan sebagai ketergantungan eksternal, karena keterlambatan penyampaian akan mempengaruhi jadwal proyek.

Diagram jaringan.Diagram jaringan adalah teknik yang disukai untuk menunjukkan urutan aktifitas. Sebuah diagram jaringan proyek adalah tampilan skematik dari hubungan logika diantara aktifitas proyek. Gambar 6.2. menunjukkan contoh

70


diagram jaringan untuk proyek X, yang menggunakan metode diagram anak panah (arrow diagramming method / ADM) atau pendekatan activity-on-arrow (AOA).Bentuk dari jaringan ini menggunakan AOA atau ADM. Satu node adalah titik awal dan akhir sederhana dari satu aktifitas. Node yang pertama berarti permulaan proyek dan node terakhir merepresentasikan akhir proyek.

Gambar 6.2. Contoh diagram jaringan AOA.

Walaupun diagram jaringan AOA atau ADM secara umum mudah dimengerti dan dibuat, ada metode lain yang juga umum digunakan, yaitu metode diagram preseden (Precedence Diagramming Method / PDM). PDM adalah teknik diagram jaringan yang mana di dalam kotak merepresentasikan aktifitas. Terutama berguna untuk memvisualisasikan tipe tertentu dari hubungan waktu.Setelah menentukan alasan ketergantungan antar aktifitas, berikutnya tentukan tipe ketergantungannya. Ada 4 tipe ketergantungan atau hubungan antar aktifitas, yaitu : Finish-to-start. Suatu hubungan di mana suatu aktifitas

harus selesai sebelum aktifitas lain dapat dimulai. Start-to-start. Suatu hubungan di mana suatu aktifitas

tidak dapat dimulai hingga aktifitas lain dimulai. Finish-to-finish. Suatu hubungan di mana suatu aktifitas

harus selesai sebelum sebelum aktifitas lain dapat diselesaikan.

Start-to finish. Suatu hubungan di mana suatu aktifitas harus mulai sebelum aktifitas lain dapat diselesaikan.

71


Gambar 6.3. Tipe ketergantungan tugas

Gambar 6.4. Contoh diagram jaringan PDM.

4. Estimasi durasi aktifitas.Setelah bekerja dengan stakeholder kunci untuk mendefinisikan aktifitas dan menentukan urutannya, proses berikutnya dalam manajemen waktu proses adalah untuk memperkirakan durasi aktifitas. Ini penting untuk menunjukkan bahwa durasi termasuk jumlah waktu kerja aktual pada aktifitas ditambah waktu yang berlalu. Sebagai contoh, meskipun suatu pekerjaan dapat diselesaikan dalam satu minggu kerja atau lima hari kerja, perkiraan durasi bisa jadi dua minggu untuk memungkinkan waktu tambahan yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi luar. Sumber daya yang digunakan pada tugas juga akan berpengaruh pada perkiraan durasi tugas. Berbeda dengan

72


usaha, yang mana adalah jumlah hari kerja atau jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tugas. Satu perkiraan durasi satu hari berdasar pada 8 jam kerja.Ada beberapa input pada perkiraan durasi aktifitas. Daftar aktifitas terperinci dan pengurutan menyediakan satu dasar untuk perkiraan. Ini juga penting untuk meninjau ulang batasan dan asumsi yang berhubungan dengan perkiraan. Informasi historis juga berguna sebagai tambahan untuk meninjau ulang informasi proyek yang telah lalu, tim harus juga meninjau ulang akurasi perkiraan durasi begitu jauh pada proyek.Output dari perkiraan durasi aktifitas meliputi perkiraan durasi untuk tiap aktifitas, satu dokumen yang menjelaskan dasar perkiraan dan update terhadap WBS. Update pada WBS dapat muncul ketika stakeholder mengubah kebutuhan atau ketika anggota tim proyek memutuskan untuk membahas aktifitas tertentu lebih jauh untuk menghasilkan perkiraan durasi yang lebih terperinci.

5. Mengembangkan jadwal.Mengembangkan jadwal menggunakan hasil dari semua proses manajemen waktu proyek terdahulu untuk menentukan tanggal proyek mulai dan berakhir. Seringkali ada beberapa iterasi dari semua proses manajemen waktu proyek sebelum jadwal proyek diselesaikan. Tujuan utama dari pembangunan jadwal adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang menyediakan satu dasar untuk memonitor kemajuan proyek untuk dimensi waktu dari proyek.Beberapa peralatan dan teknik yang membantu dalam proses pembangunan jadwal Diagram Gantt adalah satu peralatan yang umum untuk

menampilkan informasi jadwal proyek. Analisis jalur kritis (critical path analysis) adalah

peralatan yang sangat penting untuk membangun dan mengendalikan jadwal proyek.

Penjadwalan rantai kritis (critical chain scheduling) adalah satu teknik yang meliputi batasan sumber daya dan menggunakan proyek dan mengumpan buffer.

Analisis PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah satu alat-alat untuk mengevaluasi risiko jadwal pada proyek.

73


6. Pengendalian perubahan pada jadwal proyek.Ada beberapa isu yang termasuk dalam pengendalian perubahan pada jadwal proyek. Ini penting sekali untuk memastikan bahwa jadwal proyek realistis. Beberapa proyek, khususnya dalam teknologi informasi, memiliki pengharapan jadwal yang sangat tidak realistis. Ini juga penting untuk menggunakan disiplin dan kepemimpinan untuk menekankan kepentingan dari terpenuhinya dan tindak lanjut jadwal proyek. Meskipun berbagai peralatan dan teknik membantu dalam membangun dan mengatur jadwal proyek, manajer proyek harus mengatur beberapa orang. Manajer proyek dapat mengerjakan sejumlah cek kenyatan akan membantu dalam mengatur perubahan pada jadwal proyek. Beberapa keterampilan membantu manajer proyek mengendalikan perubahan jadwal sehubungan isu orang-orang.Yang pertama dari cek kenyataan manajer proyek harus membuat tinjauan ulang draft jadwal biasanya termasuk dalam perjanjian proyek. Meskipun draft jadwal hanya berisi tanggal proyek mulai dan berakhir, perjanjian proyek menentukan beberapa harapan awal jadwal proyek. Berikutnya manajer proyek dan timnya harus mempersiapkan jadwal yang lebih terperinci dan mendapatkan persetujuan stakeholder. Untuk menetapkan jadwal, ini penting untuk mendapatkan keterlibatan dan komitmen dari semua anggota tim proyek, manajemen puncak, pelanggan dan stakeholder kunci lain.Tipe lain dari cek kenyatan datang dari terpenuhinya kemajuan dengan stakeholder. Manajer proyek bertanggung jawab untuk menjaga proyek pada jalurnya dan stakeholder kunci suka diberitahukan, sering melalui tinjauan ulang tingkat tinggi. Para manajer suka melihat kemajuan yang dibuat kira-kira setiap bulan. Manajer proyek sering mengilustrasikan kemajuan dengan melacak diagram Gantt yang menunjukkan kunci penyampaian dan aktifitas-aktifitas. Manajer proyek perlu untuk mengerti jadwal dan mengapa aktifitas-aktifitas tidak pada jalurnya dan mengambil pendekatan proaktif untuk memenuhi harapan stakeholder.

Rangkuman

74


Manajemen waktu proyek didefinisikan secara sederhana, meliputi proses yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan waktu penyelesaian proyek. Ada 5 proses utama yang termasuk dalam manajemen waktu proyek :o Definisi aktifitas meliputi mengidentifikasi aktifitas tertentu

yang harus dikerjakan oleh anggota tim dan stakeholder untuk menghasilkan penyampaian poyek. Sebuah aktifitas atau tugas adalah sebuah elemen kerja secara normal ditemukan pada uraian struktur kerja (Work Breakdown Stucture / WBS) yang mempunyai durasi yang diharapkan, kebutuhan dana dan sumber daya.

o Urutan aktifitas meliputi mengidentifikasi dan mendokumen-tasikan hubungan antara aktifitas proyek.

o Memperkirakan durasi aktifitas meliputi memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas individu.

o Membangun jadwal meliputi menganalisis urutan aktifitas, perkiraan durasi aktifitas, dan kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.

o Kendali jadwal meliputi pengendalian dan mengatur perubahan pada jadwal proyek.

Latihan/Tugas/Test Mandiri

1. Jelaskan mengapa penjadwalan diperlukan ?2. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah yang dilakukan

dalam penjadwalan !3. Dari judul proyek yang sudah ditetapkan sebelumnya,

lanjutkan ke proses penjadwalan !4. Buat penjadwalan ini di MS Project !

75

Buku ajar kecil 06

Documents

Transcript of Buku ajar kecil 06