bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person...

27
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03 Tanggal Terbit : 2 Juli 2018 Nomor Revisi : 0 Dari Halaman : 1 dari 18 Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi Nama Auditee : Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK), Kedokteran, Profesi Pendidikan Dokter, Kedokteran Gigi Dokter Gigi Dokter Gigi, Keperawatan, Profesi Ners, Farmasi, Profesi Pendidikan Apoteker, Fakultas Pertanian, Agroteknologi, Agribisnis, Fakultas Agama Islam, Pendidikan Agama Islam, Komunikasi dan Penyiaran Islam, Ekonomi Syari’ah, Fakultas Teknik, Teknik Sipil, Teknik Elektro, Teknik Mesin, Teknik Infornatika, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Akuntansi, Manajemen, Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Hubungan Internasional, Ilmu Pemerintahan, Ilmu Komunikasi, Fakultas Hukum, Ilmu Hukum, Fakultas Pendidikan Bahasa, Pendidikan Bahasa Inggris, Pendidikan Bahasa Jepang, Pendidikan Bahasa Arab, Program Vokasi, D3 Akuntansi, D3 Teknik Elektromedik, D3 Teknik Mesin, Pascasarjana, Magister Manajemen, Magister Manajemen Rumah Sakit, Magister Ilmu Hukum, Magister Ilmu Pemerintahan, Magister Keperawatan, Magister Ilmu Agama Islam, Magister Ilmu Hubungan Internasional, Doktor Politik Islam-Ilmu Politik, Doktor Psikologi Pendidikan Islam, Ketua Tim Audit : Anna Nur Nazilah Chamim, S.T., M.Eng Auditor : Dr. Mega Hidayati, M.A., Dr. Quratul Aini, S.KG., M.Kes., Dr. Suswanta, M.Si., Dedi Suryadi, M.Ed., Ph.d., Ir. Anita Widianti, M.T., Sotya Anggoro, S.T., M.Eng., Francy Risvansuna F, S.P., M.P., Nur Azizah Indriastuti, S.Kep., Ns., M.Kep., Ema Waliyanti, S.Kep., Ns., MPH., Reni Budi Setianingrum, S.H., M.Kn., Dina Wahyu Trisnawati, S.P., Tanggal Audit : 18/11/2019 18/11/2019 Tanggal Anna Nur Nazilah Chamim, S.T., M.Eng Dr. Suranto, M.Pol

Transcript of bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person...

Page 1: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 1 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

Nama Auditee : Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK), Kedokteran, Profesi Pendidikan Dokter, Kedokteran Gigi Dokter Gigi Dokter Gigi, Keperawatan, Profesi Ners, Farmasi, Profesi Pendidikan Apoteker, Fakultas Pertanian, Agroteknologi, Agribisnis, Fakultas Agama Islam, Pendidikan Agama Islam, Komunikasi dan Penyiaran Islam, Ekonomi Syari’ah, Fakultas Teknik, Teknik Sipil, Teknik Elektro, Teknik Mesin, Teknik Infornatika, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Akuntansi, Manajemen, Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Hubungan Internasional, Ilmu Pemerintahan, Ilmu Komunikasi, Fakultas Hukum, Ilmu Hukum, Fakultas Pendidikan Bahasa, Pendidikan Bahasa Inggris, Pendidikan Bahasa Jepang, Pendidikan Bahasa Arab, Program Vokasi, D3 Akuntansi, D3 Teknik Elektromedik, D3 Teknik Mesin, Pascasarjana, Magister Manajemen, Magister Manajemen Rumah Sakit, Magister Ilmu Hukum, Magister Ilmu Pemerintahan, Magister Keperawatan, Magister Ilmu Agama Islam, Magister Ilmu Hubungan Internasional, Doktor Politik Islam-Ilmu Politik, Doktor Psikologi Pendidikan Islam, Doktor Manajemen, Badan Penjaminan Mutu, Badan Perencanaan Pengembangan, Lembaga Pengembangan Pendidikan, Lembaga Penelitian, Publikasi dan Pengabdian kepada Masyarakat, Lembaga Kerjasama, Lembaga Pengembangan Kemahasiswaan dan Alumni, Lembaga Pengkajian dan Pengalaman Islam, Biro Administrasi Akademik, Biro Sumberdaya Manusia, Biro Keuangan, Biro Pengembangan Keuangan dan Aset, Biro Sumberdaya Aset, Biro Umum, Biro Hukum, Biro Admisi, Biro Sistem Informasi, Biro Humas dan Protokol, Perpustakaan, Kantor Sekretariat Universitas.

Ketua Tim Audit : Anna Nur Nazilah Chamim, S.T., M.Eng

Auditor : Dr. Mega Hidayati, M.A., Dr. Quratul Aini, S.KG., M.Kes., Dr. Suswanta, M.Si., Dedi Suryadi, M.Ed., Ph.d., Ir. Anita Widianti, M.T., Sotya Anggoro, S.T., M.Eng., Francy Risvansuna F, S.P., M.P., Nur Azizah Indriastuti, S.Kep., Ns., M.Kep., Ema Waliyanti, S.Kep., Ns., MPH., Reni Budi Setianingrum, S.H., M.Kn., Dina Wahyu Trisnawati, S.P., M.Agr., Ph.D.,

Tanggal Audit : 18/11/2019

18/11/2019

Tanggal Anna Nur Nazilah Chamim, S.T., M.Eng Dr. Suranto, M.Pol

Page 2: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 2 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

Audite harus melakukan analisa akar penyebab ketidaksesuaian yang terjadi. Hasil, koreksi, dan tindakan koreksi yang dijelaskan dalam laporan ketidaksesuaian ini harus segera diteruskan kepada ketua tim Audit. Dokumen yang membuktikan penyangkalan terhadap ketidaksesuaian harus dilampirkan.Perhatikan bahwa tindakan untuk ketidaksesuaian harus diambil dan dokumen terkait harus diajukan sampai ................................

Perbaikan dan tindakan perbaikan sesuai. Perbaikan telah diverifikasi, termasuk dokumen yang telah diserahkan.

Dilakukan Re-Audit

18 November 2019

Tanggal, pengolahan auditor

Page 3: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 3 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

1 6.1 Diskusi dengan : 1. Heru Sukamto2. Dr. Titin Purwaningsih, S.IP., M.Si. dan Asad

Ishak, M.Si3. Prof. Dr. Siswoyo Haryono, M.M., M.Pd.Unit/Bagian: 1. Biro Administrasi Akademik2. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik3. Prodi Doktor Manajemen

Ketidaksesuaian:Belum dilakukan identifikasi resiko dan penetapan rencana aksinya yang dituangkan dalam Dokumen Identifikasi Resiko/Peluang dan Penetapan Rencana Aksi.

D Penanggung Jawab:1. Heru Sukamto 2. Dr. Titin Purwaningsih, S.IP., M.Si.3. Prof. Dr. Siswoyo Haryono, M.M.,

M.Pd.Analisa Penyebab:Belum dipahaminya standar Sistem Manajemen ISO 9001:2015.

Penanggung Jawab/Unit.:1. Heru Sukamto 2. Dr. Titin Purwaningsih, S.IP., M.Si.3. Prof. Dr. Siswoyo Haryono,

M.M., M.Pd.Perbaikan:Disusun identifikasi risiko dan penetapan rencana aksinya dalam dokumen yang disahkan dan diberi penomoran

Tanggal Penyelesaian:25 November 2019 30 November 2019

Tindakan Koreksi/Pencegahan :Disosialisasikan kembali standar system manajemen ISO 9001:2015 khususnya klausul 6.1

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

Page 4: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 4 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

2 8.3 Diskusi dengan : Dr. Ramadoni Syahputra, S.T., M.T

Unit/Bagian: Prodi Teknik Elektro

Ketidaksesuaian:Tidak ditemukannya 42 bukti RPS Mata Kuliah dari 77 Mata Kuliah di Prodi Teknik Elektro. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.3

D Penanggung Jawab: Dr. Ramadoni Syahputra, S.T., M.T

Analisa Penyebab:1. Belum dipahaminya bahwa semua

mata kuliah pilihan di dalam kurikulum harus ada RPSnya

2. Baru saja dilakukan perubahan kurikulum sehingga belum ada waktu untuk meyelesaikan RPS nya

Penanggung Jawab/Unit.:Dr. Ramadoni Syahputra, S.T., M.T

Perbaikan:Menyusun RPS untuk mata kuliah yang belum ada RPSnya

Tanggal Penyelesaian:30 November2019

Tindakan Koreksi/Pencegahan :Dilakukan sosialisasi keharusan membuat RPS untuk semua mata kuliah kepada dosen

Tanggal Penyelesaian:30 November2019

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

Page 5: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 5 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

3 7.5.3, 8.2.3

Diskusi dengan : Dr. dr. Wiwik Kusumawati, M.Kes

Unit/Bagian: Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan

Ketidaksesuaian:1. Ada ketidaksesuaian antara data yang

dilaporkan di LEBKD dengan beban mengajar dosen yang ada di SK Rektor tentang penugasan dosen mengajar semester genap tahun 2018/2019. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 7.5.3

2. Ada mahasiswa pendidikan profesi dokter yang ikut kuliah tetapi tidak membayar SPP pada awal semester itu. Hal ini bertentangan dengan klausul 8.2.3

D Penanggung Jawab:Dr. dr. Wiwik Kusumawati, M.Kes

Analisa Penyebab:1. Karena dosen tidak cermat dalam

mengisi LEBKD2. Karena lemahnya mekanisme kontrol

Penanggung Jawab/Unit.:Dr. dr. Wiwik Kusumawati, M.Kes

Perbaikan:1. Akan dipastikan bahwa ada

kesesuaian data antara yang dilaporkan ke LEBKD dengan data sebenarnya.

2. Mahasiswa yang bersangkutan telah diperbolehkan mengikuti ujian dan membayar SPP sebagai jalan keluar darurat.

Tanggal Penyelesaian:

30 November2019

Tindakan Koreksi/Pencegahan :1. Perlu ada pengecekan berlapis

dalam pengisian LEBKD 2. Perlu peningkatan kualitas

mekanisme kontrol melalui sistem terintegrasi.

Tanggal Penyelesaian: 30 November2019

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

Page 6: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 6 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

4 7.1.5 Diskusi dengan : 1. Dr. drg. Erlina Sih Mahanani, M.Kes2. Dr. Maesyaroh, M.A 3. Twediana Hapsari, S.Sos, M.Si, Ph.D 4. Sadam Fajar Shodiq, M.Pd.I 5. Dr. Ahim Abdurahim, S.E., M.Si., Ak., SAS.,

CA6. Dr. Abd. Madjid, M.Ag dan Dr. Aris Fauzan

Unit/Bagian: 1. Program Studi Kedokteran Gigi2. Prodi Ekonomi Syariah3. Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam4. Prodi Pendidikan Agama Islam5. Program Studi Akuntansi (S1)6. S3 Psikologi Pendidikan Islam

Ketidaksesuaian:Semua soal belum diverifikasi dan divalidasi, tidak sesuai dengan klausul 7.1.5

D Penanggung Jawab:1. Dr. drg. Erlina Sih Mahanani,

M.Kes2. Dr. Maesyaroh, M.A 3. Twediana Hapsari, S.Sos, M.Si,

Ph.D 4. Sadam Fajar Shodiq, M.Pd.I 5. Dr. Ahim Abdurahim, S.E., M.Si.,

Ak., SAS., CA6. Dr. Abd. Madjid, M.Ag dan Dr. Aris

Fauzan

Analisa Penyebab:Karena tidak dipahami bahwa setelah pembuatan soal kemudian harus ada proses verifikasi oleh pimpinan unit dan validasi oleh pakar

Penanggung Jawab/Unit.:1. Dr. drg. Erlina Sih Mahanani,

M.Kes2. Dr. Maesyaroh, M.A 3. Twediana Hapsari, S.Sos,

M.Si, Ph.D 4. Sadam Fajar Shodiq, M.Pd.I 5. Dr. Ahim Abdurahim, S.E.,

M.Si., Ak., SAS., CA6. Dr. Abd. Madjid, M.Ag dan Dr.

Aris Fauzan

Perbaikan:Semua soal telah diverifikasi dan divalidasi

Tanggal Penyelesaian: 30 November2019

Tindakan Koreksi/Pencegahan :Dilakukan sosialisasi pada dosen dan pimpinan unit tentang perlunya soal diverifikasi dan divalidasi

Tanggal Penyelesaian:30 November2019

Page 7: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 7 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

5 8.3, 6.2.2

Diskusi dengan : Shanti Wardaningsih, S.Kep., Ns., M.Kep., Sp.

Unit/Bagian: Program Studi Keperawatan

Ketidaksesuaian:1. Ada ketidaksesuaian jumlah kehadiran dosen

untuk mata kuliah Komunitas Keperawatan antara di RPS dengan panduan yang dibagikan ke mahasiswa. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.3

2. Terdapat satu dosen yang memiliki dua homebase, yaitu sebagai pegawai tetap PKU Muh dan dosen tetap prodi yang memiliki NIDN. Kondisi ini membuat dosen tersebut tidak dapat

D Penanggung Jawab:Shanti Wardaningsih, S.Kep., Ns., M.Kep., Sp.

Analisa Penyebab:1. Ketidaksesuian jumlah kehadiran

karena belum ada mekanisme pengecekan antara RPS dengan panduan oleh pimpinan unit

2. Adanya dosen dengan dua homebase karena kebijakan jangka pendek untuk memenuhi dosen pembimbing di rumah sakit

Penanggung Jawab/Unit.:Shanti Wardaningsih, S.Kep., Ns., M.Kep., Sp.

Perbaikan:1. Harus ada kesesuaian jumlah

kehadiran dosen dalam mata kuliah Komunitas Keperawatan antara di RPS dengan panduan yang dibagikan ke mahasiswa

2. Harus ada kejelasan status dan homebase dosen yang bersangkutan

Tanggal Penyelesaian: 30 November2019

Page 8: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 8 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

melakukan kegiatan penelitian, publikasi dan pengabdian masyarakat karena bisa menjadi pembimbing di rumah sakit. Hal ini bertentangan dengan klausul 6.2.2

Tindakan Koreksi/Pencegahan :1. Perlu ada mekanisme pengecekan

antara RPS dengan panduan terkait jumlah kehadiran dosen untuk semua mata kuliah

2. Perlu ada usulan dari pimpinan unit ke universitas untuk mempertegas status dan homebase dosen yang bersangkutan

Tanggal Penyelesaian:

30 November2019

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian :

10 10.2 Diskusi dengan : Dr. Danang Wahyu Muhammad, SH, M.Hum

Unit/Bagian: Biro Hukum

Ketidaksesuaian:Adanya pembuatan aturan hukum dengan jalan pintas tanpa melalui SOP prosedur pembuatan

D Penanggung Jawab:Dr. Danang Wahyu Muhammad, SH, M.Hum

Analisa Penyebab:Belum dipahaminya alur prosedur pembuatan aturan hukum oleh beberapa pihak terkait

Penanggung Jawab/Unit.:Dr. Danang Wahyu Muhammad, SH, M.Hum

Perbaikan:Pembuatan aturan hukum harus sesuai SOP

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Page 9: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 9 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

hukum.Contoh : 1. Kaprodi atau person dosen langsung membuat

surat ke rektor tanpa melalui Dekan2. Pimpinan langsung meminta dibuatkan SK

atau surat tanpa melewati prosedur

Tindakan Koreksi/Pencegahan :Perlu sosialiasi intensif alur prosedur pembuatan aturan hukum ke semua pihak terkait

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

11 4.4 Diskusi dengan : 1. Dr. Titin Purwaningsih, S.IP., M.Si.2. Asad Ishak, M.Si.

Unit/Bagian: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Ketidaksesuaian:1. Maping Bisnis Proses Akademik dan Non

akademik belum ditetapkan. Hal ini bertentangan dengan Klausul 4.4

D Penanggung Jawab:Dr. Titin Purwaningsih, S.IP., M.Si.

Analisa Penyebab:Belum diketahui teknis pembuatan peta proses

Penanggung Jawab/Unit.:Dr. Titin Purwaningsih, S.IP., M.Si.

Perbaikan:1. Penetapan Maping Bisnis Proses

Akademik dan Non Akademik

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Tindakan Koreksi/Pencegahan :Dilakukan sosialisasi mengenai teknis pembuatan peta proses

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Page 10: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 10 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

14 8.3 Diskusi dengan : 1. Haryadi Arief Nuur Rasyid SIP, MSc2. Team Mutu Prodi Ilmu Komunikasi

Unit/Bagian: Prodi Ilmu Komunikasi

Ketidaksesuaian:RPS belum lengkap, SK KPT belum ada dan semua RPS mata kuliah yang sudah dibuat belum disyahkan. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.3

D Penanggung Jawab:Haryadi Arief Nuur Rasyid SIP, MSc

Analisa Penyebab:Dosen belum memiliki rasa tanggungjawab untuk membuat RPS mata kuliah yang diajarkan

Penanggung Jawab/Unit.:Haryadi Arief Nuur Rasyid SIP, MSc

Perbaikan:Melengkapi RPS yang belum lengkap serta mensyahkan RPS yang sudah ada dan membuat SK KPT

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Tindakan Koreksi/Pencegahan :Perlu penekanan dari pimpinan guna membangun kesadaran dosen akan tanggung jawab dalam membuat RPS mata kuliah yang diajarkan.

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

Page 11: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 11 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

15 6.37.5.38.1

Diskusi dengan : Dr. Ahim Abdurahim, S.E., M.Si., Ak., SAS., CA

Unit/Bagian: Program Studi Akuntansi (S1)

Ketidaksesuaian:1. Tidak dapat dibuktikan dokumen Identifikasi

Perencanaan Perubahan untuk kemajuan. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 6.3

D Penanggung Jawab:Dr. Ahim Abdurahim, S.E., M.Si., Ak., SAS., CA

Analisa Penyebab:1. Belum dipahami bahwa identifikasi

perencanaan perubahan harus terdokumentasi.

2. Belum dipahami oleh staf bahwa dokumen perlu diberi daftar

3. a) Kurikulum baru belum selesai diproses ditingkat Rektorat

Penanggung Jawab/Unit.:Dr. Ahim Abdurahim, S.E., M.Si., Ak., SAS., CA

Perbaikan:1. Menyusun dokumen identifikasi

perencanaan perubahan untuk kemajuan.

2. Membuat daftar dokumen-dokumen yang ada.

3. Kurikulum dan RPS segera divalidasi dan diverifikasi

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Page 12: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 12 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

2. Belum dilakukan pengendalian dokumen seperti tidak ada daftar dokumen. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 7.5.3

3. Belum dilakukan validasi dan verifikasi kurikulum dan RPS. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.1

b) Tim validasi dan verifikasi RPS belum bekerja

Tindakan Koreksi/Pencegahan :1. Dilakukan sosialisasi oleh

kaprodi kepada sekprodi dan juga dosen lainnya di dalam rapat rutin bahwa identifikasi perencanaan perubahan harus terdokumentasi.

2. Diberikan pemahaman kepada staf bahwa dokumen yang ada diberi daftar sesuai kategori dokumen

3. a) Melakukan pengecekan proses validasi dan verifikasi kurikulum di Rektorat oleh kaprodi b) Kaprodi menunjuk tim verifikasi dan validasi RPS serta memberikan deadline ketat untuk verifikasi dan validasi.

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

Page 13: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 13 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

16 6.2.2,6.3, 8.1

Diskusi dengan : Dr. Imamudin Yuliadi

Unit/Bagian: S1 Ekonomi Pembangunan

Ketidaksesuaian:1. Program kerja belum dimonitor dengan baik.

Hal ini tidak sesuai dengan klausul 6.2.2 2. Tidak dapat dibuktikan dokumen Identifikasi

Perencanaan perubahan untuk kemajuan (klausul 6.3)

3. RPS belum divalidasi dan diverifikasi. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.1

D Penanggung Jawab:Dr. Imamudin Yuliadi

Analisa Penyebab:1. Belum ada peta proses yang

memperlihatkan plan, do, check, action. Notulen rapat belum mencantumkan rencana tindak lanjut (RTL) dan PIC dari RTL.

2. Prodi melakukan dan menyampaikan identifikasi perencanaan perubahan secara lisan, tidak memahami bahwa identifikasi perencanaan harus terdokumentasi.

3. Tim verifikasi dan validasi RPS

Penanggung Jawab/Unit.:Dr. Imamudin Yuliadi

Perbaikan:1. Kaprodi dan Sekprodi

memonitor secara rutin pelaksanaan program kerja yang telah ditetapkan.

2. Prodi membuat dokumen identifikasi perencanaan perubahan untuk kemajuan.

3. RPS segera divalidasi dan diverifikasi.

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Page 14: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 14 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

belum bekerja Tindakan Koreksi/Pencegahan :1. Prodi membuat peta proses

yang memperlihatkan plan, do, check, action.Sekprodi mencantumkan monitoring tersebut dalam notulen rapat dengan menyebutkan RTL dan PIC

2. Kaprodi meminta sekprodi untuk segera mendokumentasi identifikasi perencanaan perubahan yang telah ditetapkan.

3. Kaprodi segera menunjuk tim verifikasi dan validasi RPS dan menjadwalkan verifikasi dan validasi segera.

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

Page 15: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 15 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

17 6.2.27.2

7.5.38.18.3

Diskusi dengan :

Dr. Abd. Madjid, M.Ag dan Dr. Aris Fauzan

Unit/Bagian:

S3 Psikologi Pendidikan Islam

Ketidaksesuaian:

1. Tidak ada rencana mutu (program kerja) untuk mencapai sasaran mutu. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 6.2.2

2. Tidak tersedia bukti identikasi kebutuhan peningkatan kompetensi Dosen dan Karyawan dan bukti tinjauan/evaluasi keefektifan kegiatan peningkatan kompetensi. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 7.2

3. Dokumentasi belum terkendali dengan baik: belum ada daftar rekaman dokumen sesuai kategori. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 7.5.3

4. Dokumentasi kurikulum belum terverifikasi dan tervalidasi. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.1

5. RPS yang telah tersedia untuk setiap mata kuliah belum diverifikasi dan divalidasi. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.3.

D Penanggung Jawab:

Dr. Abd. Madjid, M.Ag

Analisa Penyebab:

1. Prodi tidak memiliki anggaran untuk membuat program pencapaian sasaran mutu sehingga yang dilakukan berupa tindakan monitoring rutin.

2. Tidak mengetahui jika kebutuhan peningkatan kompetensi Dosen dan karyawan harus diidentifikasi terdokumentasi. Selama ini hanya berfokus pada kebutuhan professor di bidang psikologi pendidikan. Sementara peningkatan kompetensi karyawan hanya mengikuti training atau workshop yang diadakan oleh universitas. Selama ini kegiatan peningkatan hanya mengikuti program dari universitas sehingga tidak ada tinjauan di prodi.

3. Prodi tidak mengetahui jika harus ada daftar rekaman dokumen, mengira dokumen dan rekaman

Penanggung Jawab/Unit.:

Dr. Abd. Madjid, M.Ag

Perbaikan:

1. Prodi membuat rencana mutu (program kerja) untuk mencapai sasaran mutu.

2. Prodi menyediakan bukti identifikasi kebutuhan peningkatan kompetensi dosen dan karyawan dan tinjauan/evaluasi keefektifan kegiatan peningkatan kompetensi

3. Prodi segera membuat daftar dokumen dan rekaman sesuai dengan kategori.

4. Dokumentasi kurikulum segera diverifikasi dan divalidasi.

5. RPS semua mata kuliah diverifikasi dan divalidasi.

Tanggal Penyelesaian:30 November 2019

Tindakan Koreksi/Pencegahan :

1. Prodi mengajukan anggaran untuk rencana program kerja

Tanggal Penyelesaian:30

Page 16: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 16 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

cukup tersusun di lemari dokumen4. Dokumen masih di Rektorat untuk

proses validasi dan verifikasi.5. Proses kelengkapan RPS untuk

semua mata kuliah baru saja selesai.

atau prodi dapat bekerjasama dengan prodi lain di bawah anggaran pascasarjana untuk mencapai sasaran mutu.

2. Mensosialisasikan dalam pertemuan bahwa prodi perlu mengidentifikasi kebutuhan kompetensi dosen dan karyawan secara terdokumentasi, meskipun kegiatan diadakan universitas, evaluasi keefektifan harus dilakukan supaya prodi mengetahui mana yang efektif dan mana yang tidak diperlukan dalam peningkatan kompetensi dosen dan karyawan.

3. Mensosialisasikan kepada dosen untuk membuat soal atau tugas dan mengingatkan bahwa ini untuk memastikan kesesuaian antara RPS dan pelaksanaan

4. Kaprodi segera mensosialisasikan kepada staf perlunya daftar dokumen dan rekaman.

5. Prodi segera melakukan pengecekan proses verifikasi dan

November 2019

Page 17: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 17 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian:

19 8.1, 8.3 Diskusi dengan : Dr. Arni Surwanti, M.Si

Unit/Bagian: Magister Manajemen

Ketidaksesuaian:1. Tidak ditemukannya bukti validasi dokumen

kurikulum di Prodi Magister Manajemen. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.1

2. Tidak ditemukannya bukti dokumen RPS pada sebagian mata kuliah di Prodi Magister Manajemen. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 8.3

D Penanggung Jawab:Dr. Arni Surwanti, M.Si

Analisa Penyebab:1. Pengajuan usulan SK kurilukum

belum dilakukan karena proses penyelesaian kurukulum dan RPS tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan

Tim penyusun RPS belum menyelesaian pembuatan RPS sesuai dengan waktu yang ditentukan

Penanggung Jawab/Unit.:Dr. Arni Surwanti, M.Si

Perbaikan:1. Mengajukan usulan ke

pimpinan universitas agar dapat diterbitkan SK rektor tentang pengesahan kurikulum.

2. Membuat RPS sesuai dengan jumlah mata kuliah

Tanggal Penyelesaian: 30 November 2019

Tindakan Koreksi/Pencegahan :1. Menyelesaikan pembuatan RPS

prodi tepat waktu.2. Membuat taskforce penyusunan

RPS untuk kurikulum yang baru.

Tanggal Penyelesaian: 30 November 2019

Page 18: bpm.umy.ac.idbpm.umy.ac.id/wp-content/uploads/2019/11/REKAP-FORM... · Web viewKaprodi atau person dosen langsung membuat surat ke rektor tanpa melalui Dekan Pimpinan langsung meminta

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Nomor Dokumen : FM/UMY/02/03

Tanggal Terbit : 2 Juli 2018

Nomor Revisi : 0

Dari Halaman : 18 dari 18

Ketidaksesuaian, Koreksi dan Tindakan Koreksi

No Ref Ketidaksesuaian[Diskusi dengan siapa, dan dimana?]

Proof Analisa Penyebab[Oleh siapa?]

Perbaikan dan Tindakan Perbaikan[Oleh Siapa?]

Tanggal Penyelesaian

Tinjauan Keefektifan Tindakan Perbaikan/Pencegahan:

Tanggal Penyelesaian: