Tata Persuratan

SuratSurat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk berkomunikasiadalah percakapan yang tertulisadalah komunikasi tertulisSifat suratEfektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti (lugas)Praktis: bisa memeuat informasi panjang lebar dan menyimpan rahasia Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah dibanding yang lain

Fungsi SuratSarana komunikasi yang efektif, praktis dan ekonomisMenjadi wakil dari pembuat surat dengan membawa pesanatau informasi ke penerimaDijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai kekeuatan hukummenjADI sumber data yang dapat digunakan sebagai informasiMenjadi surat jaminan surat gadaiMengikat antara dua pihak surat kontrakMenjadi alat promosiMenghemat waktu, tenaga dan biaya

Prinsip SuratRingkasJelas tidak boleh ada dua artia2sSederhanasopan

Selain digunakan sebagai media komunikasi, surat berfungsi sebagai berikut.

Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa hukum. Surat berfungsi sebagai alat pengingat.Surat bisa dijadikan sebagai bukti historisDalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan.Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulis.

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi:

surat undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan, surat permohonan izin, surat perintah, surat perjanjian, surat keputusan, surat pengusulan, surat kuasa, surat berita acara, surat laporan, surat rekomendasi, surat balasan, surat kawat/telegram, memo, dan nota dinas.

Dalam kaitannya dengan urusan bisnis, dikenal adanya;

surat permintaan barang,surat penawaran,surat pesanan,surat penolakan pesanan,surat pengiriman,surat perjanjian.

Dalam kepentingan pribadi/keluarga dikenal;surat lamaran kerja,surat ucapan terima kasih,surat permintaan maaf,surat ucapan bela sungkawa,surat persahabatan.

Berdasarkan kepentingannya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.Surat dinas, yaitu surat yang digunakan dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik dinas pemerintah maupun dinas swasta.Surat niaga, yaitu surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan.Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang digunakan untuk kepentingan keluarga.

Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan atas;Surat biasa adalah surat dari seseorang pada sutau instansi kepada seseorang suatu instansi.Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau beberapa instansi.Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak diterakan secara langsung.

Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan atas;Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca pihak lain tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya.Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya tida boleh diketahui pihak lain kecuali oleh orang yang dimaksud dalam surat tersebut.Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan negara.

Berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya, surat dibedakan atas;Surat biasa, surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat.Surat segera, surat ini menuntut secepatnya diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.Surat sangat segera, surat ini harus sesegera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya.

Syarat Surat yang baikSurat harus disusun dengan teknik yang benarBagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai pedomanDiketik dengan betul dan jelasMenggunkan kertas yang sesuaiMaksud surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisitPenerima dapat memahami isinyaPengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang dikehendakiBahasa yang digunakan adalah bahasa baku sesuai dengan EYD

Format SuratFull block style Bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh pada margin kiriBlock style bentuk lurusSama dengan full bolock hanya saja pada bagian akhir di margin kananIndented style bentuk lekukSemi block style semi lurusOfficial style bentuk resmiHanging intented bentuk alinea bergantungSquare style bentuk persegiBentuk gaya depdiknasBentuk centering penuhBentuk centering/simetris

Bagian-Bagian SuratKepala suratTanggal suratNomor suratLampiranPerihal/halAlamat dalam/alamat tujuanSalam pembukaIsi surat, isi surat terdiri dari :kalimat pembuka Isi surat yang sebenarnya kalimat penutupSalam penutupNama organisasiTanda tangan dan nama jelasJabatanLampiranInisial

Surat DinasSegala komunikasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor/organisasi.Berdasarkan sifatnya dibedakan menjadiSurat tertutupSurat yang harus diterima dalam keadaan tertutupSurat terbukaSurat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan di buka dan di catatBerdasarkan nilai dan kepentingan isinya dibedakan menjadi:Surat pentingBersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut maslaah kebijakan dan bila hilang akan menghambat dan merugikan organisasiSurat biasa/rutinIsinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan jika hilang informasi dapat diperoleh pada bagian lainSurat rahasiaMemerlukan perlindungan karena jika bocor akan menimbulkan kerusakan/kerugian

Langkah-langkah menyusun surat dinas adalah sebagai berikut.

Menentukan perihal suratMenyusun kerangka surat berdasarkan urutanurutan waktu (kronologis)urutan kausalitasurutan familiaritaspola perkenalanpola langsungPengumpulan informasiMengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuhMengetik suratMenyunting surat maksudnya merupakan kegiatan memeriksa surat, baik dari segi tata letak maupun bahasa yang digunakan termasuk menyunting penggunaan ejaannyaMelipat surat dan menyampul suratMembubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan nomor surat dan cap dinas

Surat pemberitahuanSurat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansiDibagi menjadiSurat pengumumanSurat edaran

Surat PemberitahuanSurat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataan-pernyataan berikut.Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa karyawan kami yang bernama....Dengan ini kami beri tahukan bahwa kami menyetujui kebijakan Saudara...Berhubungan dengan surat kami..., dengan ini kami beri tahukan bahwa...Untuk memenuhi permintaan..., dengan hormat kami beri tahukan bahwa....Bertalian dengan surat Saudara nomor..., kami beri tahukan bahwa...

Surat perjanjianSurat yang berisi pernyataan seseorang, dua orang atau lebih yang mengikat dirinya denagn orang lain untuk melakukan suatu kesepakatan hukumKesepakatan tersebut menimbulkan hak dan kewajiban bagi kedua belah pihakJika salah satu melanggar akan di kenai sanksi

Surat PerjanjianSyarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut.Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai.Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela, tanpa paksaan.Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang berjanji.Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda (tidak bermakna ganda).Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma susila yang berlaku.

Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai berikut.Menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak yang berjanji karena terdapatnya kepastian di dalam surat perjanjian.Mengetahui secara jelas batas hak dan kewajiban pihak yang berjanji.Menghindari terjadinya perselisihan/silang pendapat.Penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul sebagai akibat suatu perjanjian.

Surat perjanjian terdiri atas beberapa macam, antara lain tentang jual-beli, sewa beli (leasing), sewa-menyewa, borongan pekerjaan, pinjam-meminjam, dan kerja sama (bagi hasil), serta perjanjian kerja sebagai karyawan.

Surat NiagaSurat-surat yang digunakan di dunai bisnis, niaga atau perdaganganUntuk mendukung kelancaran niagaContohSurat permintaan, surat penawaran, surat jual beli, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat penerimaan barangSurat pengaduan, surat penagihan pembayaran, surat keberatan dan surat penyelesaian pengaduandc

Surat KuasaUntuk menyatakan pengalihan atau pelimpahan kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak dan atau berhak bertindak atas nama pemberi hak kuasa tersebutHal yang perlu diperhatikanDitulis dalam kertas segel atau bermateraiKedua belah pihak dalam kondisi sehatIsi surat harus jelas dan tegas tentang kedua belah pihakIdentitas kedua belah pihak : nama, umur, pekerjaan dan tanda tangan Harus menegaskan hal atau masalah yang dikuasakan, tanggal pembuatan dan masa berlaku

Pengrusan dan Pengendalian SuratKegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluarTujuan Agar surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah.

Prosedur pengurusanSurat pentingDicatat dan dikendalikan dengan menggunakan kartu kendaliSurat biasaDicatat pada lembar pengantarSurat rahasiaDicatat pada lembar pengantar surat

Penanganan SuratCara untuk menangani surat tergantung pada:Besar kecilnya organisasiJumlah staff yang menanganiTipe dari penerimaan surat (internal, external, e-mail)Penggunaan ICT untuk komunikasiRuang yang tersedia untuk peralatanSumber daya yang tersedia di organisasi.

Mail Handlingdalam organisasi kecil:surat biasanya akan ditangani oleh anggota staf sebagai bagian dari rutinitas sehari-hari mereka.

Mail HandlingDi organisasi besar:Volume surat masuk dan keluar yang cenderung tinggiMereka cenderung memiliki departemen surat-menyurat dengan ruang yang terpisahStaf yang bekerja di ruang persuratan akan menangani semua surat organisasi

Mail HandlingPeralatan utama pada bagian surat masuk:FotokopiTempat/kardus untuk setiap orang / departemenTroli untuk tempat surat yang akan diberikan kepada departemenStempel tanggalPembuka suratstepler

Mail HandlingPeralatan utama pada bagian surat keluar:Tas suratForm untuk Posting suratmesin untuk Melipat dan memasukkanTimbangan (Manual atau listrik)PC yang digunakan untuk pencetakan label alamat, memeriksa e-mail.

Mail HandlingBagaimana kita menangani surat yang masuk?Pilah/pidsahkan surat ke dalam: Private/personal/confidentialPentingSpesial (Recorded or Special Delivery)First classSecond class

Mail HandlingBagaimana kita menangani surat yang masuk(2)?Buka surat (not private) Keluarkan isinya..Stempel tanggal pada surat-bukan amplop ( jangan sampai menutupi hal penting)Cek dan pastikan lampiran tersediaPilih/pilah surat per departmentsSurat kemudian di koleksi per depertemen (per waktu)atauKirim ke departments

Mail HandlingProsedur untuk digitalisasi (Scanning) suratBuka surat seperti biasanyaScan surat dan masukkan ke dalam floppy disc/HD atau networkSalin/kirim langsung ke staff mail boxes Surat rahasia di perlakuakn secara normal (tidak dibuka)

Electronic Sources of Incoming MailVoicemailPeriksa secara berkalaPerhatikan pesan pada formulir pesanPilih/pilah pesan ke departemenSampaikan pesan seperti pada prosedur untuk surat masuk

Electronic Sources of Incoming MailE-mailPeriksa pesan secara berkalaCetak jumlah salinan yang diperlukanMenyortir dan menyampaikan pesan ATAURedirect melalui e-mail internal pada kotak surat para staf

Electronic Sources of Incoming MailFaxPeriksa faks yang masuk secara berkalaFotokopi faks jika diperlukanMenyortir dan memberikan faks ke yang bersangkutan

Mail HandlingBagaimana mengelola surat keluarKumpulkan surat dari departemen ATAUStaf mengirim surat keluar ke bagian pengurusan surat dengan waktu yang ditentukanMengurutkan surat ke:

kelas satukedua Kelaskhusus Pengiriman

Mail HandlingHow do we deal with Outgoing Mail (2)Timbang surat atau paketCap amplop / paketMengirim surat ke kantor pos

Electronic Sources of Outgoing MailE-mailBuat pesan baruMasukkan alamat e-mail ke orang yang akan dikirimi pesanKunci pesanperiksa pesanLampiran (jika ada)Kirim pesan

Dafar PustakaSurat-Menyurat, Sonezza Ladyanna, S.S., M.Ahttp://www.lochaber.highland.sch.uk/pupils/BusStuds/Unit%202/Mail.ppt