Preliminary Surveys

Rencana jangka panjang tahunan berbasis risiko audit serta memo perencanaan tingkat tinggi (High-Level) seharusnya dibuat dengan pengetahuan tentang area atau ruang lingkup yang diharapkan dapat diaudit. Sebagai contoh, manajemen audit akan menyadari bahwa untuk review kantor cabang akan memakan waktu X untuk menyelesaikannya berdasarkan pengalaman sebelumnya. Namun, analisis risiko untuk perencanaan audit tahunan sering harus dilakukan pada tingkat tinggi atau tingkat overview. Sering ada kebutuhan diluar estimasi annual-plan-hours yang sudah dibuat sebelum memulai proses audit yang sebenarnya. Jika rencananya adalah untuk review suatu ruang lingkup yang sebelumnya sudah dilakukan peninjauan, langkah pertama yang tepat untuk dilakukan adalah melakukan survei awal (preliminary surveys) dengan mengumpulkan data mengenai latar belakang entitas yang akan diaudit. Survei awal ini sering menjadi tanggung jawab dari manajemen audit atau yang ditunjuk sebagai in-charge auditor (auditor yang memegang kendali). Jika tersedia, data-data berikut ini harus ditinjau selama proses survei awal audit internal:

A. Review of Prior WorkpapersTujuan dan ruang lingkup audit sebelumnya, kertas kerja audit, dan program yang digunakan harus ditinjau untuk mendapatkan kesesuaian dengan pendekatan yang digunakan dan hasil audit. Kritik terhadap self-assessment audit internal, yang disiapkan pada setiap akhir review, membantu untuk lebih memahami pendekatan tinjauan yang digunakan sebelumnya dan alternatif-alternatif yang tersedia. Perhatian khusus harus diberikan kepada setiap masalah yang dihadapi dalam audit sebelumnya dan metode yang disarankan untuk memecahkan masalah tersebut.Mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan pada audit sebelumnya serta masalah yang dihadapi dapat membantu untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk rencana audit yang sudah dibuat saat ini. Hasil tes sebelumnya harus ditinjau, dengan keputusan yang dibuat apakah harus dikurangi, dihilangkan, diperluas, atau dilakukan pada basis rotasi dalam audit masa depan. Kertas kerja sebelumnya mungkin menunjukkan bahwa sampel besar dari item yang digunakan untuk perhitungan merupakan bagian dari peninjauan persediaan, namun karena prosedur pengendalian internalnya pada umumnya berjalan baik, maka beberapa kendala muncul. Perencanaan untuk audit yang akan datang harus fokus pada apakah prosedur pengendalian yang sama memungkinkan ukuran sampel untuk dikurangi.

B. Review of Prior Audit ReportsTemuan signifikan dan tingkat signifikansinya yang didapat dari proses audit sebelumnya harus dipertimbangkan, serta tingkat komitmen manajemen untuk mengambil tindakan korektif. Untuk menuntun ke area sensitif lainnya, auditor juga harus mempelajari laporan tentang entitas atau fungsi yang sama dengan yang ada di organisasi. Laporan audit internal yang terakhir meliputi cabang-cabang lain mungkin menunjukkan masalah potensial di cabang yang direncanakan untuk ditinjau. Terkait temuan di area lain juga dapat berguna. Khususnya review kertas kerja harus diberikan jika tindakan koreksi substansial diperlukan dalam proses audit terakhir, dan rencana audit yang akan datang harus mencakup pemeriksaan area ini juga. Audit internal juga harus meninjau item yang disengketakan dari laporan sebelumnya. Meskipun manajemen audit memiliki tujuan membersihkan semua item yang disengketakan dalam laporan audit, mungkin ada situasi dimana auditor dan yang diaudit setuju untuk tidak setuju. Auditor harus mencatat setiap area sebagai saran untuk perencanaan audit periode berikutnya.

C. Organization of EntityAuditor harus memperoleh bagan organisasi entitas yang diaudit agar mengerti mengenai struktur dan tanggung jawab masing-masing posisi. Sebagai tambahan, jumlah karyawan dan nama-nama karyawan utama yang berhubungan dengan departemen utama harus didapatkan oleh auditor. Perhatian khusus harus diberikan kepada area-area yang mungkin ada potensi munculnya masalah mengenai pemisahan tugas. Ini harus termasuk, jika memungkinkan, nama orang yang menjadi kunci penghubung selama proses audit yang direncanakan. Jika berlaku, pernyataan misi entitas atau serupa dengan deskripsi fungsional harus diperoleh untuk lebih memahami tujuannya. Data mengenai anggaran dan performa keuangan harus ditinjau sebagai bahan latar belakang. Seorang manajer audit internal mungkin ingin mendapatkan informasi ini melalui telepon atau e-mail dan harus memberitahu pihak yang diaudit bahwa informasi yang diminta digunakan untuk membantu perencanaan audit potensial. Ulasan mengenai area yang ditinjau ketika sudah mendapatkan pemahaman tentang entitas akan sangat bervariasi tergantung pada jenis audit yang direncanakan. Dalam audit operasional area manufaktur, contohnya, internal auditor mungkin ingin memperoleh keseluruhan pemahaman mengenai proses manufaktur. Demikian pula dengan operasi IT yang direncanakan untuk tujuan pemeriksaan umum, dibutuhkan internal auditor untuk mendapatkan beberapa informasi mengenai latar belakang lingkungan operasi, jaringan telekomunikasi, dan aplikasi yang diproses.

D. Other Related Audit MaterialsData pendukung dari proses audit yang telah selesai, direncanakan, ataupun dalam proses juga harus dipelajari. Data ini termasuk masalah yang diidentifikasi oleh eksternal auditor dalam periode sebelumnya berdasarkan ulasan SOX Pasal 404 atau peraturan pemerintah mengenai auditor. Hasil dari peninjauan internal oleh departemen atau pejabat organisasi lain, siaran pers, dan laporan lainnya yang terkait memberikan tambahan bahan latar belakang yang berguna. Semua indikasi mengenai masalah dalam suatu area harus dicatat dalam tinjauan ini. Dalam beberapa kasus, adalah sebuah keuntungan untuk membaca atau meninjau artikel literatur profesional seperti yang dipublikasikan oleh IIA untuk memahami pendekatan yang berhasil digunakan oleh internal auditor lainnya.