Bagaimana Memimpin Rapat Secara Efektif

Bila Anda sering menghadiri atau memimpin rapat dan waktu sangat berharga bagi Anda, kami sarankan Anda untuk menggunakan metode yang kami sarankan di situs ini. 

Dalam karya Charles Swindol, berjudul 'Come Before Winter and Sharing my Hope,' ia menulis bahwa salah satu pemboros waktu adalah rapat. Anda tentu pernah atau sering mengikuti atau memimpin rapat. Apakah rapat itu di komunitas Anda, assosiasi professi yang Anda ikuti atau  perusahaan, Anda bisa mengetahui seberapa efektif rapat yang Anda ikuti selama ini. Inti persoalan tentang rapat hampir sama; banyak waktu terbuang.   

"Salah satu pemboros waktu adalah rapat."

Sering sekali, peserta rapat bicara bertele-tele. Rapat kadang bahkan sering dilakukan tanpa persiapan. Saya pernah mengalami situasi seperti ini. Pernah bahkan sering CEO tiba-tiba memanggil para manager termasuk saya untuk rapat. Kebanyakan para manager termasuk Vice President tidak tahu apa yang akan dibicarakan. Peserta rapat datang tanpa tahu apa yang harus dipersiapkan. 

Dan bisa ditebak hasilnya. Sering kali, rapat yang diadakan tidak begitu penting. Tidak ada hal yang baru. Bahkan bila dianalisa lebih cermat, untuk rapat demikian tidak perlu mengundang para manager da Vice President. Sebenarnya cukup dua orang yang perlu hadir. Tidak harus semua manager dan Vice President  hadir, yang jumlahnya waktu itu 10 orang.

"Rapat itu perlu. Tapi, bagaimana agar rapat itu efektif dan punya 'added value' bagi perusahaan?"

Rapat bukannya tidak perlu. Dalam banyak hal rapat penting dan perlu diadakan untuk memonitor operasi perusahaan, menginformasikan hal-hal yang perlu dikomunikasikan kepada para manager. Rapat juga penting untuk pengambilan keputusan mengenai kebijakan atau sasaran perusahaan. Rapat juga perlu untuk membicarakan isu-isu yang berkembang di tengah-tengah perusahaan. Dalam banyak hal, rapat masih banyak artinya. 

Yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana memimpin rapat secara efektif? Bagaimana agar waktu yang digunakan setiap peserta rapat bernilai atau ada 'added value' dari sebuah rapat. Perlu dingat bahwa setiap jam peserta rapat adalah pengeluaran perusahaan. Misalkan seorang manager bergaji Rp25 juta per bulan, maka manager tersebut dibayar oleh perusahaan kira-kira Rp104.000 per jam. Jadi, bila seorang manager menghadiri rapat selama dua jam misalnya, manager tersebut menghabiskan pengeluaran sebanyak Rp208.000. Bila rapat berdurasi 2 jam dihadiri para 8 manager dengan gaji Rp25 juta per bulan, maka perusahaan mengeluarkan biaya kira-kira Rp1.7 juta utuk rapat tersebut. Bila rapat tersebut tidak membuahkan hasil yang berarti bagi perusahaan, maka perusahaan rugi Rp1.7 juta.

Anda mungkin bertanya. Kalau demikian, bagaimana agar rapat dilakukan secara efektif? Salah satu metode yang dipilih adalah dengan membuat peraturan seperti berikut:   

Matikan Nada Dering Handphone

Berikan Kontribusi

Hadiri Keseluruhan Rapat

Sikapi Perbedaan dengan Positif

Jangan Melakukan 'Meeting within meeting'

Lakukan Interupsi pada Saat yang Tepat

Ambil Keputusan

Tanggapi Hal-Hal yang Perlu Ditindak Lanjuti

Namun demikian, yang sulit dikontrol adalah pembicaraan bertele-tele, argumentasi yang tidak perlu atau topik beralih dari topik yang satu ke topik yang lain tanpa ada kesimpulan yang jelas. Bagaimana agar setiap peserta rapat tidak memberikan argumentasi yang tidak perlu? Atau bagaimana agar mayoritas

peserta rapat tidak diam saja? Apakah ada metode yang membuat rapat menarik dan tetap berjalan efektif? 

"Solusi terbaik untuk rapat yang efektif adalah 'Effective Meeting with Six Hats.'

Bila Anda belum memiliki metode yang efektif, kami sarankan Anda menggunakan metode yang baru, yaitu Effective Meeting with Six Hats. Ini adalah solusi, barangkali solusi terbaik, agar rapat Anda efektif. Anda tidak lagi mendengar argumentasi yang tidak perlu. Tidak ada lagi peserta yang bicara bertele-tele. Tidak ada lagi peserta yang pasif. Tidak ada lagi topik yang keluar dari agenda rapat. Selain itu, teknik ini mudah digunakan semudah memakai topi. Anda akan langsung merasakan efektifitas rapat Anda dengan menggunakan metode ini. Lebih dari itu, Ada tidak akan memboroskan waktu. Biaya yang dikeluarkan perusahaan tidak terbuang percuma. 

RAPAT YG EFEKTIF DAN EFISIEN

June 28, 2013 · by sadanetadmin · in Buletin

Rapat adalah bagian  dari rutinitas pekerjaan yang jamak dilakukan. Aktivitas ini mempertemukan beberapa 

orang agar tercapai sebuah kesepakatan. Namun banyak terjadi rapat tak berjalan dengn efisien. Berjamjam

dilakukan, tidak membuahkan hasil atau satu pun kesepakatan.

Karena itu, pertimbangkan dulu sebelum merancang sebuah rapat, terlebih bila anda yang memiliki kendali untuk

memutuskan perlu tidaknyas ebuah rapat.

Jangan mengadakan rapat bila anda merasa tidak terlalu membutuhkannya. Mungkin saja pembahasan kali ini

hanya cukup lewat e-mail saja.

Seth Gordin, pengusaha dan pakar public speaker ternama dari Amerika Serikat, mengatakan  bahwa rapat itu

perlu  dilakukan karena tiga alasan, yaitu  menyampaikan informasi penting, diskusi untuk mengembangkan ide

dan membuahkan rencana, dan izin yang membutuhkan keputusanya atau tidak dari peserta rapat.

Pastikan bahwa peserta rapat yang diundang adalah orang yang memiliki kepentingan dengan topic rapat.

Upayakan rapat tidak molor hingga berjam-jam bahkan hingga memakan waktu hingga setengah hari. Idealnya

rapat dikatakan efisien berlangsung sekitar 45 menit hingga satu jam. Jadi, sebaiknya mulailah tepat waktu.

Jika anda menjadi pembicara rapat, persiapkan lebih dulu bahan yang akan dibicarakan dan dipresentasikan.

Pastikan anda mengetahui agenda rapat dengan seksama. Jika memungkinkan siapkan salinan hand-out yang

bisa distribusikan kepada peserta rapat lainnya.

Apabila anda menjadi peserta rapat, jadilah seorang pendengar dan pengamat yang baik. Ubah fitur ponsel ke

mode silent, serta bawalah perlengkapan untuk mencatat poin-poin penting .

Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga

berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam

melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain. Walaupun demikian penting, rapat juga kadang

menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu. Ini terjadi jika rapat tidak berjalan efektif.

Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan

peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang

tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik. Lalu

bagaimana caranya agar rapat dapat terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil? Berikut ini adalah

cara agar rapat dapat berjalan dengan efektif.

1. Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting diketahui, karena sering kali beberapa

permasalahan atau kordinasi dapat diselesaikan melalui diskusi singkat sambil lalu saja. Bila tidak ada yang

sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan

rapat.

2. Tetapkan tujuan atau target rapat. Ini perlu untuk membuat rapat berjalan pada koridornya.

3. Tentukan waktu rapat. Sesuaikan waktu rapat dengan agenda pembicaraan. Jangan sampai waktu rapat jadi

berlama-lama sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.

4. Siapkan agenda atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar acara

rapat secara tertulis. Dalam agenda itu cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam rapat, nama peserta

yang hadir, waktu dan tempat lokasi rapat, dan hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta.

5. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat

sesuai jadwal. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda. Jika ada peserta rapat yang

datang terlambat, peserta yang lain tidak perlu menunggu.

6. Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta tidak lebih dari 6–7

orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.

7. Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan.

Tetaplah berada pada agenda yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.

8. Peserta rapat mungkin memiliki pandangan yang berbeda mengenai sesuatu. Untuk dapat mengakomodasi

kepentingan organisasi, galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat jika semua

topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus dapat mengakomodasi suara semua peserta rapat.

9. Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi perdebatan antarsesama rekan kerja,

pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang bisa bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat

tersebut.

10. Take a break. Kerumitan agenda rapat membuat peserta jenuh atau otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta

untuk keluar, agar sekembalinya mereka dari rehat, rapat dapat dilanjutkan kembali dengan ide-ide segar.

11. Buat kesimpulan hasil akhir rapat. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk membuat catatan hasil rapat.

Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, serta

beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.

12. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan atas strategi yang telah ditetapkan.

13. Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar Anda bisa

mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya di kemudian hari.